Khái niệm về gian lận chi phí Gian lận về chi phí là một loại gian lận trên báo cáo tài chính mà các nhà quản lý, chủ sở hữu đơn vị được kiểm toán vì lợi ích riêng cho chính đơn vị mà đ
Phân loại gian lận về chi phí
Có nhiều hình thức gian lận về chi phí
Vốn hóa chi phí (Capitalizing Expenses)
Trì hoãn chi phí (Deferring Expenses)
Không ghi nhận chi phí (UnrecordedExpenses): chi phí kiện tụng, tranh chấpMua hàng ảo
Các loại gian lận về chi phí
Thông thường, chi phí được ghi vào mục chi phí và giá vốn hàng bán trong báo cáo hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, với thủ thuật này, chi phí lại được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán Các dự án không thành công chưa đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản do không mang lại lợi ích trong tương lai.
Từ đó khiến cho chi phí giảm, lợi nhuận tăng, nguồn vốn và tài sản tăng do chuyển đổi chi phí thành tài sản.
Gian lận trong vốn hóa chi phí phát triển tài sản cố định vô hình:
Khoản chi phí phải đáp ứng tất cả các điều kiện sau để đủ điều kiện vốn hóa chi phí phát triển tài sản cố định vô hình.
Chắc chắn mang lại lợi ích trong tương lai cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có dự định hoàn thành để sử dụng hoặc bán nó
Doanh nghiệp có đủ nguồn lực để hoàn thành
Doanh nghiệp có năng lực để hoàn thành và sử dụng hoặc bán nó
Doanh nghiệp có đủ tính khả thi về mặt kỹ thuật để hoàn thành
Chi phí bỏ ra có được đo lường chính xác và đáng tin cậy.
Chi phí phát triển chỉ được vốn hóa và ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán khi đáp ứng đủ 6 điều kiện vốn hóa đã được quy định.
Công ty Vinamilk đang nghiên cứu phát triển một loại sữa tiệt trùng mới với tổng giá trị 10 triệu USD, dự kiến sẽ tăng doanh thu khoảng 2 tỷ USD nếu có đủ nguồn lực hoàn thành Vinamilk có thể vốn hóa khoản chi phí này vào bảng cân đối và khấu hao trong thời gian sử dụng hữu ích của hệ thống Tuy nhiên, nếu không đủ nguồn lực nhân lực để hoàn thành, công ty sẽ phải ghi nhận 10 triệu USD này là chi phí giảm trừ vào doanh thu trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Hiện tại, lợi nhuận trước thuế của Vinamilk là 8 triệu USD, chưa tính đến khoản đầu tư này.
Vinamilk sẽ không ghi nhận khoản chi phí phát triển vào báo cáo thu nhập, mà thay vào đó sẽ ghi nhận nó là tài sản cố định vô hình trên bảng cân đối kế toán Hành động này nhằm mục đích duy trì lợi nhuận cao, làm đẹp báo cáo tài chính và giữ giá cổ phiếu ổn định trên sàn chứng khoán.
Gian lận trong vốn hóa chi phí lãi vay:
Chi phí đi vay được vốn hoá khi có đủ các điều kiện quy định sau:
Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang;
Chi phí đi vay được vốn hoá khi doanh nghiệp chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó;
Chi phí đi vay có thể xác định được một cách đáng tin cậy.
Gian lận có thể xảy ra khi doanh nghiệp vay một khoản lớn cho đầu tư xây dựng và hoạt động kinh doanh, với 90% giá trị khoản vay được sử dụng cho sản xuất kinh doanh và chỉ 10% cho đầu tư xây dựng Thay vì ghi nhận chi phí vốn hóa theo tỷ lệ lãi vay đúng cho hoạt động đầu tư xây dựng (10%), doanh nghiệp có thể vốn hóa toàn bộ chi phí đi vay (100%) để gian lận và làm tăng lợi nhuận.
Ví dụ: Công ty Vinamilk vay một khoản trị giá 20 triệu USD với lãi suất 8% năm để đầu tư xây dựng một nhà xưởng sản xuất A
Khoản vay 20 triệu USD này đáp ứng đầy đủ các điều kiện vốn hóa, trong đó 15 triệu USD liên quan trực tiếp đến đầu tư xây dựng nhà xưởng A Chuyên gia xác định rằng nhà xưởng sẽ mang lại lợi ích trong tương lai, do đó, chi phí lãi vay 1,6 triệu USD mỗi năm sẽ được vốn hóa vào nguyên giá của nhà xưởng A.
Vinamilk chỉ được phép vốn hóa 1,2 triệu USD chi phí lãi vay liên quan đến hoạt động kinh doanh thông thường từ số tiền 5 triệu USD, trong khi 0,4 triệu USD còn lại sẽ được ghi nhận là chi phí kinh doanh trong kỳ trên Báo cáo Thu nhập.
Vinamilk đã ghi nhận toàn bộ chi phí lãi vay 1,6 triệu USD như chi phí vốn hóa để làm đẹp Báo cáo Tài chính, nhằm che mắt nhà đầu tư và ngân hàng trong trường hợp gian lận làm tăng lợi nhuận Đồng thời, công ty cũng trì hoãn việc ghi nhận chi phí để cải thiện hình ảnh tài chính.
Trì hoãn thanh lý tài sản không còn nhu cầu sử dụng hoặc các khoản đầu tư không hiệu quả có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp Việc thanh lý sớm là giải pháp tối ưu, mặc dù có thể dẫn đến lỗ trong năm hiện tại Nếu lợi nhuận không đạt kỳ vọng, lãnh đạo có thể ngần ngại thanh lý, nhưng điều này sẽ phát sinh chi phí bảo quản và cản trở không gian sản xuất Giữ lại các tài sản và khoản đầu tư không hiệu quả càng lâu chỉ làm tăng tổn thất cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần hạch toán phân bổ chi phí cho các kỳ, và có thể kéo dài thời gian phân bổ chi phí trả trước cùng với thời gian khấu hao tài sản Điều này giúp giảm chi phí ghi nhận trong năm hiện tại, mặc dù tổng chi phí phân bổ không thay đổi Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận trong năm hiện tại.
Công ty A sở hữu một tài sản cố định phục vụ cho sản xuất sản phẩm B, nhưng hiện tại tài sản này không được sử dụng Khi lập báo cáo tài chính, lợi nhuận năm nay không đạt kỳ vọng, khiến lãnh đạo công ty do dự trong việc thanh lý tài sản, mặc dù việc trì hoãn này có thể gây thiệt hại như chi phí bảo quản tăng và hạn chế không gian sản xuất Tuy nhiên, để cải thiện hình ảnh báo cáo tài chính, công ty không muốn thực hiện việc thanh lý tài sản.
Không ghi nhận chi phí là một hành vi gian lận trong báo cáo tài chính, nhằm tăng lợi nhuận của công ty Khi tổng chi phí không được phản ánh, lợi nhuận trước thuế sẽ tăng lên, dẫn đến việc công bố lợi nhuận sai lệch Kỹ thuật này dễ thực hiện và khó bị phát hiện hơn so với việc khai khống chi phí.
Không ghi nhận chi phí là hành vi cố tình không hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí trong sổ sách kế toán, thường thông qua việc giấu hoặc hủy các chứng từ liên quan Hành động này dẫn đến việc lợi nhuận trước thuế tăng lên tương ứng với số chi phí không được ghi nhận.
Ví dụ: Vốn hóa lãi vay, chi phí “vô hình” cỉa các doanh nghiệp bất động sản:
Hiện nay, với lãi suất cho vay trung bình trên 10%/năm, các doanh nghiệp bất động sản phải trả khoảng 100 tỷ đồng lãi vay cho mỗi 1000 tỷ đồng nợ vay Tuy nhiên, khi xem xét báo cáo tài chính của các doanh nghiệp này, nhiều nhà đầu tư sẽ ngạc nhiên khi thấy tổng nợ vay có thể lên đến hàng ngàn tỷ đồng, nhưng lãi vay chỉ ghi nhận vài chục triệu đồng hoặc thậm chí không có.
Người gian lận thường lập ra một nhà cung cấp giả mạo, thường là công ty do chính họ sở hữu Họ sẽ tạo ra các hóa đơn cung ứng hàng hóa, dịch vụ để nhận tiền thanh toán từ doanh nghiệp, trong khi thực tế hàng hóa, dịch vụ không được cung cấp hoặc giá trị thực tế thấp hơn nhiều so với khoản thanh toán từ công ty.
Các hoạt động, biện pháp kiểm soát của doanh nghiệp
Gian lận trong việc vốn hóa chi phí thường khó phát hiện do phụ thuộc vào ý chí chủ quan của doanh nghiệp Để nhận diện các hành vi gian lận nhằm tăng lợi nhuận, nhà đầu tư cần so sánh doanh nghiệp với các chu kỳ kinh doanh trước đó theo quý và theo năm, cũng như xem xét bối cảnh toàn ngành và các doanh nghiệp cùng lĩnh vực để có cái nhìn khách quan hơn.
Chi phí lãi vay trong các dự án đầu tư xây dựng cơ bản thường được vốn hóa vào giá trị công trình trong giai đoạn trước khi công trình đi vào hoạt động Sau khi công trình chính thức hoạt động, chi phí lãi vay sẽ được ghi nhận vào chi phí kinh doanh Doanh nghiệp có thể vốn hóa một phần chi phí lãi vay, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận sau thuế Để đưa công trình vào hoạt động, doanh nghiệp cần trải qua các bước kiểm nghiệm, chạy thử và bàn giao.
Biện pháp kiểm soát gian lận trong vốn hóa chi phí phát triển tài sản cố định vô hình:
Kiểm tra chi tiết tăng, giảm TSCĐ: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi nhận đúng đắn, hợp lý
Kiểm tra chi tiết số dư các TK TSCĐ
Kiểm tra chi phí khấu hao TSCĐ b) Trì hoãn chi phí
Gian lận này có thể thực hiện bằng cách chuyển chi phí vào các niên độ sau.
Doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí phát sinh ngay tại thời điểm giao dịch xảy ra, thay vì trì hoãn đến khi chi tiền Việc này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Gian lận trong việc trích trước các khoản chi phí theo kỳ hạn là một vấn đề nghiêm trọng, khi mà đến thời điểm thanh toán vẫn chưa phát sinh chi hoặc số tiền chi không đạt yêu cầu, dẫn đến việc không có khoản tiền hoàn lại.
Khi nhân viên đã được phê duyệt chi phí, cần yêu cầu xem xét sổ sách để đảm bảo tính tương thích với doanh thu và khoản chi ứng trước Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định chính xác chi phí thực tế dựa trên hóa đơn và chứng từ hợp pháp Đối với các khoản chi không sử dụng hết, cần có chứng từ rõ ràng về mục đích chi và số tiền cụ thể, phần còn lại cần được hoàn trả vào quỹ tiền mặt Việc không ghi nhận chi phí có thể dẫn đến những vấn đề tài chính nghiêm trọng.
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho tổ chức phải ghi nhận doanh thu tính thuế và thuế giá trị gia tăng vào ngày nghiệm thu dịch vụ hoàn thành Tuy nhiên, việc treo khoản chi phí tương ứng với doanh thu có thể dẫn đến sai sót trong tính toán chi phí thuế Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện ghi nhận chi phí một cách chính xác và kịp thời, đảm bảo rằng mọi chi phí liên quan đều được phản ánh đúng trong báo cáo tài chính.
Chi phí có thể được chi ra nhưng lại không được ghi nhận hoặc không được sử dụng đúng mục đích hoặc có thể bị đánh cắp.
Để quản lý tài chính hiệu quả, cần thiết lập một hệ thống sổ quỹ, trong đó thủ quỹ sẽ ghi chép chi tiết các khoản tiền đã chi hàng ngày Ngoài ra, việc rút tiền mặt từ quỹ chỉ được thực hiện khi có phiếu chi đã được phê duyệt, và mọi giao dịch chi tiền mặt phải kèm theo phiếu chi đó.
Để quản lý chi phí hiệu quả, doanh nghiệp nên thiết lập một hạn mức thanh toán tiền mặt, và mọi khoản thanh toán vượt quá mức này cần được thực hiện qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khóa.
Khi chi tiền cho một giao dịch, việc ghi nhận tiền mặt phải được thực hiện bởi một nhân viên độc lập, người không có quyền truy cập vào tiền mặt hoặc trách nhiệm quản lý tiền Nếu cần chi phí trong ngày, số dư tiền mặt trên sổ cái cần được đối chiếu rõ ràng với sổ của thủ quỹ.
Các khoản tiền được chi ra nhưng lại bị chặn hoặc giao dịch có lỗi nhưng vẫn mất tiền.
Biện pháp quan trọng trong quản lý tài chính là yêu cầu kế toán ngân hàng đối chiếu số dư trên sổ phụ của ngân hàng với sổ sách của công ty Công việc này cần được thực hiện bởi một người có thẩm quyền, không tham gia vào hạch toán chi tiền, và nên được tiến hành định kỳ hàng tháng Mọi khoản chênh lệch tiền cần được đối chiếu với các khoản tiền gửi ngân hàng chưa được xử lý Nếu phát hiện khoản chi đã được chi ra nhưng chưa được ghi nhận, cần báo ngay cho kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính để kịp thời xử lý.
Nhân viên có thể tự ý chuyển khoản hoặc rút tiền mà không được sự cho phép, gây ra rủi ro khi họ báo cáo chi phí cho người có thẩm quyền phê duyệt nhưng không được chú ý Điều này dẫn đến việc khoản tiền không được ghi nhận vào chi phí trong kỳ kiểm tra.
Công ty cần thiết lập quy trình yêu cầu chi tiêu vượt mức, trong đó mọi yêu cầu phải có chữ ký của nhiều người có thẩm quyền Mọi chuyển khoản chi phí chỉ được thực hiện khi có sự rõ ràng và minh bạch trong quy trình này.
Chứng từ chứng minh đã chi ra khỏan chi phí đó( nếu mua hàng phải có phiếu mua hàng)
Chi phí vận chuyển hàng hóa( phải có chứng từ chứng minh của bên mà doanh nghiệp thuê để vận chuyển hàng hóa). d) Mua hàng ảo
Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
Rủi ro: Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.
Công ty cần chuẩn hóa và đánh số các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban để kiểm soát hiệu quả các đơn hàng, đảm bảo rằng hàng hóa được đặt và nhận chính xác Phiếu đề nghị phải có chữ ký của người có thẩm quyền và được đối chiếu với tài khoản trên sổ cái, nhằm đảm bảo người đề nghị mua hàng chịu trách nhiệm về ngân sách chi tiêu Việc thực hiện mua hàng chỉ được phép khi có phiếu đề nghị được ủy quyền.
Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
Rủi ro trong quy trình mua hàng có thể phát sinh khi nhân viên gian lận, ví dụ như đặt hàng cho mục đích cá nhân và sau đó trình hóa đơn để nhận thanh toán cho những giao dịch không có thật.
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng để đảm bảo quy trình mua sắm hiệu quả Tất cả các hoạt động mua hàng cần được thực hiện bởi phòng thu mua, và phòng này phải hoạt động độc lập với các phòng ban khác để tránh xung đột và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý mua sắm.