Tiểu luận - Lưu trữ tài liệu nghe nhìn - Đề Tài - PHÂN BIỆT TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHỮ VIẾT VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE NHÌN

Môn: Lưu trữ tài liệu nghe nhìn

Đề Tài: PHÂN BIỆT TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHỮ VIẾT VÀ TÀI LIỆU LƯU

TRỮ NGHE NHÌN PHÂN BIỆT TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE NHÌN VÀ TÀI LIỆU CHỮ VIẾT

Tài liệu lưu trữ là một nguồn tài liệu có giá trị nhằm phục vụ cho hoạt động lâu dài cho mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân và lớn hơn là phục vụ cho hoạt động của quốc gia, dân tộc Trong tài liệu lưu trữ thì chúng ta đặc biệt chú ý đến 2 loại tài liệu là nguồn tài liệu chữ viết và tài liệu nghe nhìn

Tài liệu chữ viết là loại tài liệu xuất hiện từ rất sớm và được sử dụng phổ biến hơn Tuy xuất hiện muộn ( khoảng TK XVIII – XIX) và gắn liền với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nhưng tài liệu nghe nhìn cũng đã có những bước phát triển vượt bậc và dần đã trở thành một loại tài liệu mang tính nghệ thuật cao, thể hiện 1 cách chính xác và điển hình tài liệu mang tính các sự kiện, hiện tượng trong

tự nhiên và xã hội Tài liệu nghe nhìn không chỉ mang tính chất bổ trợ, minh họa cho tài liệu chữ viết mà nó còn là nguồn sử liệu độc lập, độc đáo về mặt hình thức nhiều khi không thể có ở các loại tài liệu khác

1.Khái niệm.

a Tài liệu nghe nhìn

“ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình – ghi âm được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin, tuyên truyền, các cơ quan quản

lý Nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh, quay phim và ghi âm, ghi hình – ghi âm nghiệp dư có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không phân biệt thời gian, địa điểm sản sinh và vật liệu mang tin, được nộp lưu vào các kho ( Viện) Lưu trữ Nhà nước theo các chế độ nhất định được gọi là tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, ghi hình ( tài liệu lưu trữ nghe –

nhìn)”

( PGS.TS Đào Xuân Chúc: Lưu trữ tài liệu nghe – nhìn, Hà Nội, 2006)

Có thể hiểu một cách đơn giản: TLNN là những hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh và tên những vật liệu mà nó mang tin, được nộp lưu vào các kho, viện LT theo một chế

độ nhất định

b Tài liệu chữ viết

Là những tài liệu dùng ký hiệu ngôn ngữ để phản ánh nội dung của sự kiện, hiện tượng chủ yếu được viết trên giấy, khắc lên gỗ, đá Tài liệu chữ viết được hình thành từ những hoạt động mang tính chất chính trị của các triều đại, cơ quan,

tổ chức, cá nhân có ý nghĩa về văn hóa, xã hội, chính trị

2 Đặc điểm.

( Theo Luận Văn: công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các đài truyền hình – thực trạng và giải pháp của Nguyễn Thị Thúy Bình T24)

Tài liệu nghe nhìn về bản chất khác nhiều so với tài liệu giấy:

- Tài liệu nghe nhìn được chế tạo trên những vật mang tin khác nhau, về kỹ thuật chế tác và khả năng phản ánh, chứa đựng thông tin cũng như điều kiện bảo quản cũng khác nhau

- Tài liệu nghe nhìn không chỉ có khả năng cung cấp thông tin như tài liệu trên giấy mà còn có khả năng làm tái hiện được các sự kiện, hiện tượng đúng như

nó xảy ra trong quá khứ Đây là đặc trưng ưu việt mà trên tài liệu giấy không thể

có được

- Tài liệu nghe nhìn đặc biệt hay được sử dụng trong các dịp lễ hội nhằm ghi lại những sự kiện quan trọng vì những tài liệu này có thể cho ta biết con người, địa điểm và những điều kiện mà chúng ta không được tận mắt chứng kiến

- Tài liệu nghe nhìn không chỉ cung cấp những thông tin đơn thuần mà nó còn

là loại hình tài liệu mang tính nghệ thuật cao

- Khác với tài liệu chữ viết , tài liệu nghe nhìn không phản ánh trực tiếp hoạt động của người quay, người chụp hoặc cơ quan làm ra tài liệu Vì vậy, giá trị của tài liệu nghe nhìn phụ thuộc vào ý nghĩa của các sự kiện, hiện tượng mà chúng phản ánh

- Tài liệu nghe nhìn không được sản sinh ra ở mọi cơ quan như tài liệu chữ viết Đối với tài liệu nghe nhìn không có khái niệm tài liệu của cơ quan cấp dưới

bị bao hàm bởi tài liệu của cơ quan cấp trên Giá trị của tài liệu nghe nhìn không phụ thuộc vào vị trí của cơ quan sản sinh ra nó, vì nó không chỉ phản ánh hoạt động của cơ quan đó mà còn phản ánh gần như mọi mặt hoạt động của xã hội

- Tài liệu nghe nhìn có khả năng tuyên truyền, giáo dục hiệu quả hơn nhiều so với tài liệu chữ viết Bởi những hình ảnh, âm thanh sống động đưa lại cho người xem lượng thông tin gọn nhẹ, súc tích và mau chóng nhất Những hình ảnh và âm thanh sẽ dễ đi vào lòng người, dễ thuyết phục người nghe và gây lòng tin mạnh mẽ cho người xem

Tài liệu nghe nhìn được chứa đựng trên những vật mang tin khác nhau Một khi ta hiểu được những vật mang tin đó thì sẽ giúp chúng ta có thể sử dụng, bảo quản và quản lý loại hình tài liệu này được hiệu quả

3 Tính chất

Điểm giống:

- Tính chất của Tài liệu Lưu trữ chữ viết và nghe nhìn:đều mang tính chất khoa học ,tính cơ mật,tính xã hội

+ Tính khoa học:Tài liệu Lưu trữ chữ viết và tài liệu lưu trữ nghe nhìn đều thuộc khoa học Lưu trữ,một ngành khoa học nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ như : thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu ,xác định giá trị tài liệu ,xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ,chỉnh lí tài liệu,bảo quản tài liệu , khai thác và sử dụng tài liệu ,ứng dụng thông tin trong công tác lưu trữ,

+ Tính cơ mật:Tài liệu lưu trữ là bản chính ,bản gốc của tài liệu Nội dung thông tin có trong tài liệu mang độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác Vì là bản chính bản gốc nên tài liệu lưu trữ có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề ,một sự vật ,hiện tượng

Một số tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những thông tin bí mật của đất nước, của quốc gia ,đây là những nội dung hết sức cơ mật cần được bảo vệ một cách cẩn thận

+ Tính xã hội: Tài liệu Lưu trữ ngoài việc phục vụ cho việc nghiên cứu lịch

sử ,còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị ,hoạt động quản lí nhà nước ,hoạt động ngoại giao,hoạt động truy bắt tội phạm

và nhiều hoạt động khác trong xã hội.Tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua tài liệu lưu trữ

có thể làm sáng tỏ mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể.Nó tác động lớn đến ý thức hệ của một tầng lớp xã hội nhất định

Điểm khác:

Tiêu chí

phân biệt

Tài liệu lưu trữ chữ viết

Tài liệu lưu trữ nghe –nhìn 1.Tính

thông tin

Cung cấp một khối lượng lớn thông tin, chiếm đại đa số nguồn thông tin đại chúng

Hệ thống thông tin về các

sự kiện, chương trình được lưu giữ hàng loạt các sự kiên quan trong, mang tính lịch sử được tái hiện…hỗ trợ cho công tác tuyên truyền, giáo dục…

2.Tính phản

ánh

-Các thông tin được phản ánh một cách đầy đủ, thuận lợi cho vấn đề tra cứu ,khai thác ,sử dụng tài liệu

-Kiểu chữ ,văn phong ,ngôn từ ,chữ kí cũng

là căn cứ để xác định niên đại

Phản ánh trực tiếp

sống động về sự kiện Đây

là đặc tính quan trọng, đăch trưng nổi bật mà chỉ tài liệu nghe nhìn mới có được

-Chất lượng hình

nhờ tính thời đại của ngôn ngữ

-Xác định tuổi thọ văn bản và mối quan hệ giữa các thế hệ văn bản bằng cách so sánh sự thay đổi kiểu dáng và

cổ tự

ảnh,âm thanh,công cụ ghi âm, phản ánh sự hình thành và phát triển của tài liệu nghe nhìn,đánh dấu từng mốc phát triển của loại hình tài liệu này qua từng thời kì lịch sử

3.Tính đa

dạng

Tài liệu chữ viết tồn tại chủ yếu dưới dạng giấy, tre ,nứa,đá,…

Tồn tại dưới nhiều dạng:từ ghi âm ,ghi hình,băng đĩa từ , phục

vụ những nhu cầu khác nhau của mỗi người,

4.Tính kĩ

thuật

-Cần có kĩ năng viết ,xử lí thông tin trên văn bản sao cho hợp lí và cân đối

Chuyên môn hóa cao,đòi hỏi phải có kĩ năng xử lí hình ảnh,âm thanh,… mới có thể làm được.Cần phải sử dụng công nghệ thông tin làm

hệ thống hỗ trợ

5.Tính phổ

biến

Thường được sử dụng nhiều trong mọi lĩnh vực

Sử dụng nhiều để tái hiện lại lịch sử,hay sử dụng tư liệu để làm

4 Phân loại.

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

a Phân loại tài liệu nghe nhìn:

Phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn là căn cứ vào các đặc trưng (dấu hiệu) chung của chúng để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ, nhằm tổ chức khoa học và nghiên cứu, sử dụng một cách có hiệu quả nhất phông lưu trữ đó

Tuy nhiên, tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết là chúng không phản ánh trực tiếp các hoạt động của người quay phim, chụp ảnh hoặc của cơ quan tạo ra tài liệu nghe nhìn, nên giá trị của chúng không phụ thuộc vào vị trí của cơ quan sản sinh ra nó, mà phụ thuộc vào ý nghĩa của các sự kiện, hiện tượng mà chúng phản ánh Vì thế, phông lưu trữ không thể là cơ sở để phân loại cho tài liệu nghe nhìn ở các kho lưu trữ (trong khi đó, phân loại tài liệu chữ viết trong các kho lưu trữ theo các phông lưu trữ)

Muốn phân loại tài liệu nghe nhìn, người ta phải căn cứ vào các đặc trưng của chúng để phân loại Đặc trưng để phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn có những điểm khác với đặc trưng của tài liệu chữ viết như theo đặc trưng vật mang tin, đặc trưng chuyên đề, đặc trưng đối tượng được ghi hình, ghi âm Trong khi đó, khi phân loại tài liệu chữ viết để xác định ra hệ thống mạng lưới các kho lưu trữ thì người ta phải căn cứ vào đặc trưng thời kỳ lịch sử, đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và

ý nghĩa địa phương của tài liệu, đặc trưng lãnh thổ hành chính và đặc trưng về kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu; hoặc khi phân loại tài liệu trong một phông

lưu trữ chữ viết, thì được vận dụng các đặc trưng như: cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, đề mục-vấn đề, tác giả, địa dư, tên gọi, cơ quan giao dịch…

Tài liệu nghe nhìn thường có 3 thành phần chính: tài liệu hình ảnh động, tài liệu ghi âm và tài liệu ảnh

(1) Phân loại tài liệu hình ảnh động: gồm các bước:

B1 Phân loại theo hình thức vật mang tin: phim nhựa, các băng từ tính (video), băng VCD-DVD )

B2 Phân loại theo kích cỡ vật mang tin: phim nhựa 16cm, 35cm hay băng 30p, 60p,90p

B3 Phân loại theo màu sắc: phim đen trắng, phim màu

B4 Âm bản, dương bản: Âm bản hình và tiếng, dương bản

B5 Phân loại theo nước sản xuất: phim việt nam, phim nước ngoài

(2) Phân loại tài liệu ảnh: gồm các bước: phân loại theo chủ đề, sự kiện => phân loại theo vật mang tin (âm bản, dương bản) => phân loại theo màu sắc ( ảnh đen trắng, ảnh màu) => phân loại theo bản gốc, bản sao

(3) Phân loại tài liệu ghi âm

Gồm các bước:

- Phân loại theo vật mang tin ( băng cối, băng DAT, băng cassette, đĩa, đĩa CD)

- Phân loại theo thể loại sản xuất ( theo chuyên đề): thời sự, ca nhạc, tường thuật trục tiếp

- Phân loại theo nước sản xuất : băng việt nam, băng nước ngoài

- Phân loại theo thời lượng phát thanh: băng 60p, băng 90p

b Phân loại tài liệu chữ viết:

- phân loại dựa theo nội dung tài liệu: kinh tế, văn hóa, giải trí, thông tin kinh

tế, lịch sử, địa lí…

- Phân loại dựa theo thời gian: chia tài liệu thành tài liệu trước, sau…thời kì cách mạng tháng tám năm 1945 thời kỳ đổi mới, thời kỳ kháng chiến…

- Phân loại dựa theo vật mang tin: tre, nứa, gỗ, giấy…

- Phân loại dựa theo tính chất quan trọng của tài liệu: mật, tối mật, tài liệu hạn chế đối tượng tiếp xúc…

Tóm lại, phân loại tài liệu nghe nhìn khác hẳn với phân loại tài liệu chữ viết vì tài liệu nghe nhìn không phụ thuộc vào vị trí cơ quan sản sinh ra nó, mà chủ yếu phụ thuộc vào ý nghĩa các sự kiện, hiện tượng mà chúng phản ánh Hơn nữa, tài liệu nghe nhìn có những đặc trưng hoàn toàn khác so với tài liệu chữ viết, cho nên khi phân loại tài liệu này phải nghiên cứu nắm vững các đặc trưng kỹ thuật của chúng mà có cách đối xử thích hợp

5.Bảo quản tài liệu.

(1) Chế độ bảo quản tài liệu nghe nhìn.

(T.21: Tổ chức và quản lý tài liệu phim - ảnh – ghi âm ở nước ta hiện nay của

Lê Thị Vân Anh)

Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp , trong

đó chủ yếu là cac biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai

Tài liệu nghe nhìn được cấu thành bởi những chất liệu đặc biệt nên chế độ bảo quản cũng phức tạp hơn so với việc bảo quản tài liệu chữ viết:

- Trong kho bảo quản tài liệu phim, ảnh và ghi âm cần được giữ chế độ nhiệt

và độ ẩm thích hợp Nếu đảm bảo trong kho có chế độ nhiệt thường xuyeen từ 15 –

19 độ C và độ ẩm tương đối của khôn gkhis tuf 45 – 55% thì bộ phim có thể được giữ khoảng 50 năm Với chế độ bảo quản trên thì một bộ phim có thể chiếu được

250 lần

- Đối với phim và ảnh mầu thì cần được bảo quản với chế độ nhiệt độ thấp hơn ( từ 6-10 độ C0 nhưng cùng một chế độ nhiệt độ và độ ẩm như trên Đối với nguyên bản kim loại của tài liệu ghi âm đòi hỏi nhiệt độ cao hơn cần bảo quản ở chế độ nhiệt độ ở 20 độ C và 50% độ ẩm

- Đối với băng ghi âm từ nhất thiết phải bảo quản với nhiệt độ tuừ 15-17 độ C

và độ ẩm tương đối từ 50-65%

- Âm bản của ảnh có thể thích nghi với môi trường nhiệt độ từ 14-17 độ C và

độ ẩm tương đối của không khí là 65-70%

- Đối với phim ngoài chế độ về nhiệt độ và độ ẩm trên thường có thể bảo quản với chế độ và nhiệt độ thấp hơn, từ 12-14độ C và độ ẩm tương đối của không khí

có thể cao hơn, tức là từ 60-70%

- Nhà kho bảo quản tài liệu phim cần thiết kế khoa học, các cửa sổ và cửa ra vào cần tránh ánh sáng chiếu thẳng vào nơi để tài liệu vì những tia sáng trực tiếp

sẽ gây tacs hại đối với phim

+ trong kho cần trang bị hệ thống làm lạnh, lò sưởi và hệ thống thông gió tự nhiên để có thể giữ được chế độ về nhiệt độ và độ ẩm thích hợp trong kho Trong thời kỳ mùa đông, không khí khô ráo, khi có sự tăng độ ẩm tương đối của không khí vượt quá tiêu chuẩn quy định hoặc cao hơn độ ẩm không khí bên ngoài thì cần tăng cường thông gió trong kho Còn những mùa khác, ở nước ta độ ẩm không khí thường rất cao nên phải tiến hành giữ kín cửa kho và điều chỉnh độ ẩm bên trong + trong trường hợp độ ẩm tương đối của không khí bị hạ thấp hơn mức quy định thì cần phải làm ẩm nhân tạo, có thể tiến hành bằng cách chuyển gió có hơi

ẩm vào trong kho thông qua máy làm ẩm không khí đặc biệt, đồng thời có thể tẩm nước rửa nền nhà, đặt cacs chậu nước vào dướ các giá đựng tài liệu

+ khi nhiệt độ trong kho cao hơn tiêu chuẩn đã quy địn, đặc biệt là trong mùa

hè thì phải hạ thấp nhiệt ddoooj bằng các biện pháp như:truyền không khí qua quạt

làm giảm nhiệt độ của không khí, đặt trong các kho những chậu nước đá, tưới nước từng đợt lên mái nhà kho

+ ngoài ra, cần dọn vệ sinh kho để không khí trong kho luôn sạch sẽ, thoáng khí

- Xuất phát từ đặc điểm về cấu tạo của tài liệu lư trữ băng phim, ảnh, ghi âm

để tạo điều kiện thích hợp lưu trữ tài liệu này cần chú ý:

 Phải có các loại nhà kho và phòng làm việc như:

+ nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ phim, ảnh, ghi âm riêng

+ Phòng làm việc riêng và có những thiết bị cần thiết để làm việc voái từng loại tài liệu như: đối với phim chiếu bong thì phong làm việc cần phải có bàn dựng phim, máy nối phim, kính lúp, thước đo độ giãn nở của phim hay để làm việc với tài liệu ghi âm thì phải có các thiết bị về âm thanh như: máy thu-phát âm thanh, băng ghi âm

+ xưởng thí nghiệm cần có các thiết bị để in, rửa phim, ảnh, phục chế, sửa chức tài liệu phim, ảnh và ghi âm khi cần thiết

+ phòng đọc nghiên cứu, phong để xây dựng dụng cụ tra tomg khoa học cần thiết như: bộ thẻ, mục lục, ảnh mẫu

+ phong chiếu phim cho độc giả nghiên cứu ( phim chiếu bóng)

 Nhà kho để bảo quản các loại tài liệu bằng phim, ảnh và ghi âm phải đảm bảo các yêu cầu thích hợp như:

+ phải hoàn toàn cách biệt với phòng làm việc, phòng đọc và xưởng thí

nghiệm trong nhf kho phải thiết kế sao cho có thể chống hỏa hoạn và cách ly được với độ ẩm môi trương tự nhiên bên ngoài, có hệ thống thông gió Bên trong nhà kho dung để bảo quản phim ảnh, ảnh và ghi âm dễ cháy cần phải xây dựng các ngăn cách biệt nhau, có thể tích không quá 1000 đơn vị bảo quản ( hộp) trong mỗi ngăn ( trong hệ thống bảo quản bằng giá)cửa sổ và của nhà kho phải tối và có đệm bằng cao su chắn hơi nước và độ ẩm lọt vào