Tiểu luận - quản trị chất lượng - đề tài - THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÁC CỬA HÀNG XĂNG DẦU THUỘC PETROLIMEX

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI CÁC

CỬA HÀNG XĂNG DẦU THUỘC

PETROLIMEX

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

I Cơ sở lý thuyết về 5S

1 Khái niệm 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: nếu làm việc trong môi trường sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện áp dụng thoải mái hơn.

5S là chữ cái đầu tiên của các từ:

Theo tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seison, Seiketsu, Shitsuke

Theo tiếng Việt: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng

5S khác với công việc vệ sinh truyền thống lau chùi, dọn dẹp, …

► Làm cho nơi làm việc

phiền, tai nạn tăng

hoặc nơi làm việc bị

mất trật tự …

► Mang tính bị động.

► 5S tập trung nhiều hơn vào việc tạo một môi trường làm việc thuận tiện, giúp tăng năng suất, tiết giảm lãng phí.

► 5S chỉ thực hiện vệ sinh sau khi đã sàn lọc, loại trừ các vật dụng không cần thiết và sắp xếp chúng vào đúng vị trí.

► 5S là chương trình liên tục, thực hiện dù nơi làm việc sạch sẽ hay dơ bẩn, khách đến thăm hay không.

► 5S làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý

và giám sát vì không còn vật thừa, lộn xộn.

► Việc đặt để sai chỗ, hành vi không tuân thủ, … sẽ

dễ nhìn thấy.

► Mang tính chủ động.

I Cơ sở lý thuyết về 5S

1 Khái niệm 5S

I Cơ sở lý thuyết về 5S

2 Mục tiêu chính của chương trình 5S

I Cơ sở lý thuyết về 5S

3 Tác dụng

4 Phương pháp cơ bản của 5S

► Là phân loại những thứ cần thiết và không

cần thiết (không dùng hoặc chưa dùng

trong hiện tại).

► Loại bỏ những thứ không cần thiết

► Xác định “đủ số lượng” đối với những thứ

Thấy ngay Lấy ngay Trả về ngay

Ở đâu ? Cái gì ? Bao nhiêu ?

Vị trí cố định Vật cố định

► Là làm vệ sinh hàng ngày.

Mục đích:

► Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ

► Hạn chế nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi

► Lau chùi có “Ý thức”

Phương châm:

“Làm vệ sinh không chỉ là chùi sạch bụi bẩn mà chính là để kiểm tra”

Có 3 nơi cần làm sạch:

► Nơi cất giữ: Kho, kệ, tủ, bàn, …

► Nơi để thiết bị: máy móc, thiết bị, dụng cụ, đồ nghề, …

► Nơi phụ cận: lối đi, nhà vệ sinh, khu vực công cộng, …

4 Phương pháp cơ bản của 5S

► Là luôn duy trì sự sạch đẹp, ngăn nắp nơi làm việc bằng cách thực hiện 3S trên hàng ngày, mọi lúc, mọi nơi.

SÀNG LỌC

SẠCH SẼ SẮP XẾP

Tiêu chuẩn hóa công việc

SĂN SÓC Bằng các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công

việc, biểu mẫu, bộ chuẩn 5S, …

4 Phương pháp cơ bản của 5S

► Là tạo thói quen

giữ gìn vệ sinh nơi

làm việc cho mọi

4 Phương pháp cơ bản của 5S

SÀNG LỌC

SẠCH SẼ SẮP XẾP

Cải tiến liên tục

SĂN SÓC SẴN SÀNG

3 Phương pháp cơ bản của 5S

5 Điều kiện áp dụng 5S thành công

Điều kiện cần & đủ bao gồm:

► Sự quyết tâm của đội ngũ CBCNV trực tiếp

► Sự ủng hộ mạnh mẻ của lãnh đạo các cấp từ Công ty đến đơn vị

► Chính sách khen thưởng, chế tài để thu hút sự tham gia của tất cả mọi người

► 5S phải được áp dụng rộng rãi để tạo sự đồng thuận, đồng điệu trong thực hiện

1 Giới thiệu công ty

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty

3 Quá trình thực hiện Mô hình 5S

4 Khó khăn, Giải pháp

II Thực trạng áp dụng 5S tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu

1 Giới thiệu công ty

 Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu (XNBL) là đơn vị trực thuộc Công

ty Xăng dầu Khu vực II - TNHH Một thành viên (Petrolimex Sài Gòn)

 Có nhiệm vụ bình ổn, đảm bảo an ninh năng lượng tại địa bàn

TP Hồ Chí Minh, là kênh phân phối trực tiếp của Petrolimex Sài Gòn với các sản phẩm hóa dầu và dịch vụ

 Mạng lưới 70 Cửa hàng xăng dầu trực thuộc và 80 đại lý

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty?

2.1 Vấn đề?

► Nơi làm việc chưa được sắp xếp ngăn

nắp.

► Nhân viên thường làm việc theo thói

quen, chưa chủ động sắp xếp công việc cho phù hợp và khoa học,

► Khu vực bán hàng chưa phân luồng hợp lý, hệ thống các biển báo còn phức tạp.

► Chưa tạo được ấn tượng cho khách hàng, tính chuyên nghiệp còn thấp.

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty?

► Khu vực rửa xe kém mỹ quan.

► Nước thoát tràn đỗ, trơn trượt có

thể gây tai nạn lao động

► Xe đậu cản trở lối thoát, cản trở

2.1 Vấn đề?

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty?

2.1 Vấn đề?

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty?

2.1 Vấn đề?

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty?

2.1 Vấn đề?

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty?

Có 4 loại lãng phí vô hình (chi phí ẩn) tồn tại trong công ty.

2.2 Vấn đề ít ai biết đến !!!

1 Lãng phí do vận chuyển » Công nhân di chuyển xa trụ bơm.

2 Lãng phí về không gian » Nhà kho không có kệ chất đồ.

3 Lãng phí về thời gian » Chờ đợi thủ tục hành chính.

4 Lãng phí do phải kiểm tra

nhiều lần » Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phải kiểm tra đi, kiểm tra lại

2 Tại sao cần áp dụng 5S tại công ty?

3 Quá trình thực hiện 5S

Bước 1 Chuẩn bị

Bước 2 Thông báo chính thức của lãnh đạo

Bước 3 Đào tạo 5S

Bước 4 Thực hiện sàn lọc – sắp xếp – sạch sẽ

Bước 1: Công ty đã thành lập một Ban nghiên cứu quy trình, cách thức, các

bước áp dụng thực hiện để đề xuất lên ban lãnh đạo Công ty Sau khi được duyệt, Tổ kiểm tra 5S được thành lập, trong đó xác định rõ chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của các thành viên của Tổ

Bước 2: Công ty thông báo chính thức tới toàn bộ nhân viên công ty

Bước 3: Đào tạo 5S

Bước 4: Nhân viên ở các cửa hàng xăng dầu thực hiện sàng lọc- sắp xếp- sạch

sẽ

3 Quá trình thực hiện 5S

bỏ thì phí

Hủy ngay

Tìm người mua Tìm cách …

Thường dùng Thỉnh thoảng dùng

Không dùng nhưng phải giữ

Sắp xếp

3 Quá trình thực hiện 5S

Phân loại tất cả đồ vật

theo từng chủng loại:

Máy móc? dụng cụ? vật dụng? hàng hóa? bao bì? …

Nguyên tắc sắp xếp:

► Theo phương pháp FIFO đối với các vật lưu trữ.

► Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn.

► Mọi vật dụng kèm theo địa chỉ được phân, đều có gắn nhãn theo hệ thống.

► Đặt vật dụng sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm.

► Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng.

► Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với các dụng

cụ được dùng phổ biến.

► Đặt các dụng cụ thường được sử dụng bên cạnh người sử dụng

3 Quá trình thực hiện 5S

Có một quy tắc định chuẩn 5S được gọi là quy tắc 30 giây Quy tắc này phát biểu rằng:

“Trong vòng 30 giây phải có khả năng lấy được bất kỳ vật dụng, hồ sơ,

công cụ, báo cáo, hoặc bất kỳ tài liệu nào Nếu không thực hiện được thì có nghĩa là nơi làm việc của bạn là không được gọn gàng, ngăn nắp”.

QUY TẮC 30 GIÂY

Chương trình 5S và quy tắc 30 giây vẫn áp

dụng được trong thời đại điện tử ngày nay Nếu

không thể truy xuất được một tập tin hoặc tài

liệu điện tử trong vòng 30 giây thì có nghĩa là

hệ thống lưu trữ thông tin lộn xộn, và cần phải

làm "vệ sinh" ngay cả với hệ thống lưu trữ điện

tử của mình

3 Quá trình thực hiện 5S

3 Quá trình thực hiện 5S

3 Quá trình thực hiện 5S

3 Quá trình thực hiện 5S

TRƯỚC SAU

3 Quá trình thực hiện 5S

Xác định vị trí hợp lý

để mọi đồ vật nằm đúng vị trí của nó

SÀNG LỌC SẮP XẾP

3 Quá trình thực hiện 5S

Quy định làm sạch:

► Lập danh mục tất cả các công việc cần làm sạch

► Chọn người & phân công làm vệ sinh

► Lập thời gian biểu phân công & thông báo cho mọi người

► Cần lưu ý: Các góc, chân từng & chung quanh các cột; Bụi bặm & vết bẩn bám trên tường, cửa sổ, cửa ra vào, …; tẩy sạch hoàn toàn các vết bẩn, rác, phế liệu, vết dầu, gỉ sét, …

► Làm sạch cho đến khi trở về ban đầu;

► Mọi người cùng tham gia, giúp nhau làm sạch

3 Quá trình thực hiện 5S

Mỗi ngày dành 5-10 phút cuối ca để

3 Quá trình thực hiện 5S

Hai chữ S cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng người lao động tạo được thói quen luôn săn sóc, thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ hàng ngày, để mọi thứ xung quanh sẵn sàng cho quá trình thực hiện công việc đạt chất lượng tốt nhất, hiệu quả nhất.

S4 - Săn sóc: Duy trì 3S trên hằng ngày, mọi lúc, mọi nơi.

- Duy trì và nâng cấp 3S đã thực hiện.

- Duy trì điều kiện tốt.

- Thiết lập hệ thống kiểm tra đánh giá định kỳ và đột xuất.

- Tổ chức thi đua giữa các phòng ban, bộ phận Đề xuất khen thưởng những cá nhân, tập thể thực hành tốt.

S5 - Sẵn sàng : Thuận tiện, hiệu quả nhất trong công việc.

- Tạo thói quen tốt, mọi người tự giác thực hiện 4S.

- Tổ chức kiểm tra đánh giá định kỳ và đột xuất.

- Nguyên tắc của sẵn sàng là tìm kiếm một đồ vật; truy xuất một tài liệu, hồ sơ

không quá 30 giây

3 Quá trình thực hiện 5S

=> Để nâng cao chất lượng hiệu quả việc thực hành 5S, Ban 5S của Xí nghiệp

bán lẻ xăng dầu thực hiện đánh giá định kỳ hàng quý tại các địa điểm đã được xác định trong chương trình đánh giá Tuyên dương khen thưởng những cá nhân, tập thể đã tích cực thực hiện 5S tốt, có sự khắc phục cải tiến

Một số hình ảnh 5S

4 Những khó khăn và giải pháp thực hiện

4.1.Khó khăn

Diện tích cây xăng nhỏ khiến cửa hàng đôi lúc không duy trì được việc

“săn sóc” thường xuyên

Cây xăng nằm bên ngoài đường lộ, chịu tác động trực tiếp của môi trường như nắng, gió, đôi khi mưa bão sẽ làm hư hỏng cửa hàng, phá hủy các vật dụng, khiến cho việc giữ cho cửa hàng sạch sẽ, đúng chuẩn 5S khó khăn

Số lượng nhân viên lớn thay đổi liên tục, làm cho việc duy trì nhận thức

và thói quen của thực hiện 5S của người lao động bị gián đoạn

4.2 Giải pháp

Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất đối với các CHXD xuống cấp cũ kỹ

Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá, nhắc nhở kịp thời để các cửa

hàng cải tiến theo chuẩn quy định

Thường xuyên mở các lớp đào tạo 5S

Thời tuyên dương các cá nhân thực hiện tốt công tác 5S hoặc có sáng

kiến mới cải tiến