Hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác là quá trình xác địnhmục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách, phương tiện, nhân sự và các hoạtđộng liên quan đến chuyến đi công tác, c
Trang 1BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Trang 2TP.HCM, ngày 15 tháng 02 năm 2025
Trang 3BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
7 Nguyễn Thị Quỳnh Linh 22719021
Trang 4NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
Tp HCM, ngày 15 tháng 02 năm 2025
Giảng viên giảng dạy
Nguyễn Thị Thu Hà
Trang 5LỜI MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài
Chuyến đi công tác là một hoạt động phổ biến và quan trọng trong nhiều tổ chức,doanh nghiệp hay cá nhân Chuyến đi công tác có thể mang lại nhiều lợi ích như tăngcường hợp tác, trao đổi kinh nghiệm, học hỏi kiến thức, mở rộng mối quan hệ, thúcđẩy sáng tạo hay nâng cao hiệu quả công việc Tuy nhiên, để có được những lợi íchnày, việc hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác một cách khoa học, hợp lý và hiệuquả là rất cần thiết Hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác là quá trình xác địnhmục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách, phương tiện, nhân sự và các hoạtđộng liên quan đến chuyến đi công tác, cũng như phân công trách nhiệm, phối hợp,giám sát, đánh giá và báo cáo kết quả của chuyến đi công tác
Thực tế cho thấy, công tác hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác thường gặpphải nhiều khó khăn và thách thức Một số vấn đề thường gặp bao gồm: thiếu thôngtin, thiếu thời gian, thiếu ngân sách, thiếu nhân lực, thiếu sự thống nhất, thiếu sự linhhoạt, thiếu sự chuẩn bị, thiếu sự kiểm soát, thiếu sự đánh giá và thiếu sự hỗ trợ Nhữngvấn đề này có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực như: lãng phí tài nguyên, mất cơhội, mất uy tín, mất niềm tin, giảm hứng thú, mất tập trung, giảm hiệu quả và giảmchất lượng công việc Do đó, việc tìm ra các giải pháp để khắc phục những vấn đề này
là vô cùng cấp thiết và ý nghĩa
Nghiên cứu này đề xuất một khung tham chiếu mới để hoạch định và tổ chứcchuyến đi công tác một cách toàn diện, linh hoạt và hiệu quả Khung tham chiếu nàybao gồm các bước sau: phân tích nhu cầu, xác định mục tiêu, lựa chọn phương án, lập
kế hoạch, triển khai, giám sát, đánh giá và cải tiến Khung tham chiếu này cũng xemxét đến các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến chuyến đi công tác, đồngthời đưa ra các tiêu chí đánh giá dựa trên nguyên tắc SMART (Specific, Measurable,Achievable, Relevant, Time-bound) Nghiên cứu này cũng sẽ áp dụng khung thamchiếu vào một trường hợp thực tế để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của nó
Trang 61.2 Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Nghiên cứu này được tiến hành tại một công ty du lịch có trụ sở tại
Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Công ty này chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức cácchuyến đi công tác cho đa dạng đối tượng khách hàng, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức
và cá nhân, cả trong và ngoài nước
Thời gian: Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến
tháng 6 năm 2025, bao gồm cả thời gian lập kế hoạch, thu thập dữ liệu, phân tích dữliệu, viết báo cáo và bảo vệ tiểu luận
Nguồn dữ liệu: Nghiên cứu sử dụng hai loại dữ liệu là dữ liệu thứ cấp và dữ liệu
sơ cấp Dữ liệu thứ cấp là những dữ liệu đã được công bố trước đó bởi các tác giảkhác, ví dụ như các sách, báo cáo, tạp chí, luận văn, luận án hay các trang web liênquan đến chủ đề nghiên cứu Dữ liệu sơ cấp là những dữ liệu do cá nhân tự thu thậpbằng cách phỏng vấn, khảo sát hay quan sát các đối tượng liên quan đến chuyến đicông tác, ví dụ như nhân viên, khách hàng, đối tác hay cơ quan quản lý của công ty dulịch
1.3 Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu của nghiên cứu:
+ Phát triển một khung tham chiếu mới, toàn diện, linh hoạt và hiệu quả để hoạchđịnh và tổ chức các chuyến đi công tác
+ Kiểm tra và đánh giá tính khả thi cũng như hiệu quả của khung tham chiếu mớithông qua việc áp dụng vào một trường hợp thực tế
+ Đưa ra các khuyến nghị và định hướng phát triển cho công tác hoạch định và tổchức chuyến đi công tác trong tương lai
- Phạm vi:
+ Nghiên cứu chỉ tập trung vào việc hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác,không bao gồm những hoạt động khác liên quan đến du lịch như quảng bá, bán hàng,dịch vụ hay chăm sóc khách hàng
+ Nghiên cứu chỉ áp dụng cho các chuyến đi công tác có thời gian từ một ngàyđến một tuần, không áp dụng cho các chuyến đi công tác dài hạn hay liên tục
Trang 7+ Nghiên cứu chỉ áp dụng cho các chuyến đi công tác có quy mô từ một đếnmười người, không áp dụng cho các chuyến đi công tác có quy mô lớn hơn.
- Lý do và ý nghĩa của việc đặt ra những mục tiêu này:
+ Việc xây dựng một khung tham chiếu mới sẽ góp phần nâng cao chất lượnghoạch định và tổ chức chuyến đi công tác, giúp giải quyết các vấn đề thực tế cũng nhưkhắc phục những hạn chế của các nghiên cứu trước đây
+ Đánh giá tính khả thi và hiệu quả của khung tham chiếu mới không chỉ giúpkiểm chứng các giả thuyết và tiêu chí đánh giá đã đề ra mà còn cung cấp bằng chứngthực nghiệm để củng cố những đóng góp của nghiên cứu
+ Việc đề xuất các khuyến nghị và định hướng phát triển sẽ hỗ trợ các nhànghiên cứu, nhà quản lý, nhà tổ chức cũng như những người thực hiện chuyến công táctrong quá trình áp dụng, điều chỉnh, cải tiến hoặc mở rộng khung tham chiếu mới theonhững xu hướng và yêu cầu thay đổi của thực tiễn
1.4 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu: Nghiên cứu sử dụng hai phương pháp chính để
thu thập dữ liệu: phỏng vấn và khảo sát Phỏng vấn là phương pháp thu thập dữ liệuthông qua việc đặt câu hỏi trực tiếp hoặc gián tiếp (qua điện thoại, email, mạng xã hội)với các đối tượng liên quan đến chuyến đi công tác, bao gồm nhân viên, khách hàng,đối tác và cơ quan quản lý trong ngành du lịch Khảo sát được thực hiện bằng cáchphát bảng câu hỏi có sẵn đến các đối tượng liên quan và thu thập câu trả lời dựa trên ýkiến của họ Trong nghiên cứu này, phương pháp phỏng vấn được sử dụng để thu thập
dữ liệu định tính, giúp khai thác sâu các quan điểm, cảm xúc, kinh nghiệm cá nhân và
ý kiến chi tiết của đối tượng nghiên cứu Trong khi đó, phương pháp khảo sát được ápdụng để thu thập dữ liệu định lượng, giúp phản ánh xu hướng chung, thái độ, hành vi
và mức độ hài lòng của các đối tượng trên phạm vi rộng
Phương pháp xử lý dữ liệu: Nghiên cứu áp dụng hai phương pháp chính để xử
lý dữ liệu: mã hóa và thống kê Mã hóa là quá trình phân loại, gán nhãn, sắp xếp vàtổng hợp dữ liệu định tính theo các chủ đề, ý tưởng, khái niệm hoặc mô hình được pháthiện trong quá trình phân tích Thống kê được sử dụng để xử lý dữ liệu định lượng
Trang 8thông qua các phép tính toán, biểu diễn, so sánh và kiểm định bằng các chỉ số, biểu đồ,bảng số liệu hoặc công thức toán học nhằm hỗ trợ quá trình phân tích.
Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng hai phương pháp chính để phân tích
dữ liệu là phân tích nội dung và phân tích định lượng Phân tích nội dung là phươngpháp phân tích dữ liệu bằng cách diễn giải, giải thích, đánh giá và suy luận các dữ liệuchất lượng theo các khung tham chiếu, lý thuyết, mô hình hay giả thiết mà tôi đưa ratrong nghiên cứu Phân tích định lượng là phương pháp phân tích dữ liệu bằng cáchkiểm tra, kiểm định, so sánh và kết luận các dữ liệu số lượng theo các phép thống kê,phép kiểm định, phép đo lường hay phép ước lượng mà tôi sử dụng trong nghiên cứu
1.5 Cấu trúc của đề tài
Đề tài này được chia thành bốn phần chính: Giới thiệu, Nội dung, Kết luận và Tàiliệu tham khảo
Phần Giới thiệu gồm năm mục nhỏ: Lý do chọn đề tài, Mục tiêu nghiên cứu,
Phạm vi nghiên cứu, Phương pháp nghiên cứu và Cấu trúc của đề tài Phần này giớithiệu về đề tài, lý do chọn đề tài, mục tiêu và ý nghĩa của nghiên cứu, phạm vi vàphương pháp nghiên cứu, cũng như cách bố trí các phần của đề tài
Phần Nội dung là phần chính của đề tài, gồm Chương 1, 2 và 3: Chương 1: Cơ
sở lý luận về công tác hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác Chương 2: Phân tích thực trạng công tác hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác Chương 3: Đề xuất và
giải pháp cải thiện công tác hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác
Phần Kết luận gồm hai mục nhỏ: Tổng kết nội dung nghiên cứu và Đưa ra nhận
xét, đánh giá và kiến nghị Phần này tóm tắt lại những nội dung chính của đề tài, đánhgiá mức độ đạt được mục tiêu nghiên cứu, nhận xét về những ưu điểm và hạn chế của
đề tài, cũng như đưa ra những kiến nghị cho việc tổ chức và hoạch định chuyến đicông tác trong tương lai
Phần Tài liệu tham khảo liệt kê các nguồn tài liệu mà tác giả đã tham khảo
trong quá trình nghiên cứu và viết đề tài, bao gồm các sách, báo, tạp chí, luận văn, báocáo, trang web và các nguồn khác
Trang 9CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
VÀ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
1.1 Khái niệm về hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác
1.1.1 Khái niệm hoạch định
Hoạch định là quá trình thiết lập kế hoạch trước khi thực hiện một việc gì đó.Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì tất cả các hoạt động đều cầnđược kế hoạch hoá
Theo Harold Koontz Cyril O'donnell "Hoạch định là xác định mục tiêu, quyếtđịnh phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu"
Ngoài ra còn một số quan điểm về hoạch định như sau:
Hoạch định là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và
do ai làm.Hoạch định là việc xác định rõ công việc phải làm (tổ chức, lãnh đạo, kiểmtra) và tiền hành thực hiện, cách thức thực hiện và các nguồn lực cần huy động thựchiện mục tiêu
Từ định nghĩa trên, ta có thể thấy:
Hoạch định là quá trình lao động trí óc đặc biệt Hoạch định cũng là một quátrình liên tục gồm hàng loạt các hành động và việc tạo lập quan hệ nhịp nhàng giữa cáchành động và quyết định để đạt được kết quả mong muốn
Hoạch định đòi hỏi các nhà quản trị phải tích cực can thiệp làm thay đổi xuhướng vận động, thúc đẩy sự vận động cho phù hợp với mục tiêu đã xác định của tổchức, tìm mọi biện pháp để có thể đạt được mục tiêu đó
1.1.2 Khái niệm về tổ chức chuyến đi công tác
Tổ chức chuyến đi công tác là quá trình chuẩn bị và triển khai các hoạt động cầnthiết để thực hiện chuyến đi nhằm đạt được mục tiêu công việc Điều này bao gồmviệc lên kế hoạch, phân công công việc, lựa chọn phương tiện di chuyển, xác định thờigian, chuẩn bị các tài liệu liên quan, và giải quyết các vấn đề pháp lý, tài chính liênquan
Trang 101.2 Các hoạt động để hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác
Để tổ chức một chuyến đi công tác tốt, bộ phận văn phòng, thư ký hoặc trợ lýphải biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau:
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ và chuẩn bị tài liệu liên quan
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Chuẩn bị điều kiện làm việc, ăn và nghỉ
- Chuẩn bị kinh phí
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Kiểm tra
1.3 Tầm quan trọng của công tác hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác
Hoạch định chính xác mục tiêu giúp người tham gia chuyến đi xác định rõ ràngnhững công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành Điều này giúp tránh lãng phí thời gian
và tài nguyên vào những hoạt động không cần thiết Tổ chức chặt chẽ lịch trình vàcông việc giúp các cuộc họp, sự kiện, hay các nhiệm vụ được tiến hành đúng kế hoạch,mang lại kết quả tốt nhất Chuyến đi công tác giúp doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội kinhdoanh mới, mở rộng thị trường và tìm kiếm đối tác tiềm năng Giúp gặp gỡ và giao lưuvới đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và người đồng nghiệp tại địa phương giúp xâydựng mối quan hệ chặt chẽ và tin cậy Hơn thế nữa việc nghiên cứu thị trường: Chuyến
đi công tác cung cấp cơ hội để nghiên cứu thị trường địa phương, hiểu rõ văn hóa, xuhướng và yêu cầu của khách hàng địa phương Cũng là cơ hội để quảng bá thươnghiệu và sản phẩm của doanh nghiệp tại địa phương, tạo ra sự nhận biết và tăng cường
uy tín
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức chuyến đi công tác
* Yếu tố khách quan
Trang 11- Mục tiêu của chuyến đi: Mục tiêu chuyến đi càng phức tạp, càng đòi hỏi sựchuẩn bị kỹ lưỡng và chuyên nghiệp hơn.
- Thời gian và địa điểm: Thời gian gấp rút, địa điểm đến phức tạp (vùng sâu vùng
xa, điều kiện đi lại khó khăn, ) sẽ gây khó khăn cho việc tổ chức
- Ngân sách: Ngân sách hạn hẹp có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương tiện
di chuyển, chỗ ở, các hoạt động,
- Quy định và chính sách: Các quy định của công ty, chính sách của nhà nước vềcông tác (ví dụ: quy định về chi tiêu, thủ tục xuất nhập cảnh, ) cũng tác động đến quátrình tổ chức
- Các yếu tố bất khả kháng: Thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, bạo loạn, có thểlàm gián đoạn hoặc hủy bỏ chuyến đi
* Yếu tố bên ngoài
- Đối tác, nhà cung cấp: Chất lượng dịch vụ của đối tác, nhà cung cấp (ví dụ:hãng hàng không, khách sạn, công ty du lịch, ) có thể ảnh hưởng đến sự thành côngcủa chuyến đi
- Môi trường làm việc: Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ lẫn nhau giúpcho công tác tổ chức diễn ra thuận lợi hơn
- Sự hỗ trợ từ công ty: Sự quan tâm, hỗ trợ từ lãnh đạo và các bộ phận liên quantrong công ty là yếu tố quan trọng để đảm bảo nguồn lực và điều kiện tốt nhất chochuyến công tác
Trang 12* Yếu tố công nghệ
- Ứng dụng và phần mềm: Sử dụng các ứng dụng, phần mềm hỗ trợ việc đặt vé,đặt phòng, quản lý lịch trình, tính toán chi phí, giúp cho công tác tổ chức trở nên dễdàng và hiệu quả hơn
- Internet và thông tin: Khả năng truy cập internet và tìm kiếm thông tin nhanhchóng giúp người tổ chức nắm bắt được các thông tin cần thiết về địa điểm đến, cácdịch vụ, các chương trình khuyến mãi,
1.5 Các nguyên tắc và tiêu chí đánh giá hiệu quả của chuyến đi công tác1.5.1 Các nguyên tắc đánh giá hiệu quả của chuyến đi công tác
Các nguyên tắc tính rõ ràng và cụ thể trong mục tiêu: Chuyến đi công tác cần
phải có mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu Việc đánh giá hiệu quả sẽ căn cứ vào mức độ hoàn thành các mục tiêu đã được đề ra
Tính toàn diện: Đánh giá hiệu quả không chỉ dựa trên kết quả công việc mà còn
cần xem xét toàn diện các yếu tố như chi phí, thời gian, sự chuẩn bị, môi trường làm việc và sự hài lòng của những người tham gia
Tính linh hoạt trong quá trình thực hiện: Trong quá trình chuyến đi, có thể phát
sinh các thay đổi hoặc tình huống bất ngờ Việc đánh giá hiệu quả cần phải linh hoạt
để bao gồm khả năng ứng phó với các tình huống ngoài dự tính
Sự hợp tác và tương tác hiệu quả:Đánh giá hiệu quả không chỉ căn cứ vào các
mục tiêu công việc mà còn phải xem xét sự phối hợp, giao tiếp và hợp tác giữa các bênliên quan trong chuyến đi
Tính bền vững và lâu dài: Các kết quả đạt được từ chuyến đi công tác phải có tác
động lâu dài và đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức hoặc quan hệ đối tác
1.5.2 Xác định tiêu chí đánh giá
1.5.2.1 Đánh giá sự hài lòng của nhóm
- Thu thập ý kiến về mức độ hài lòng của nhóm đối với điều kiện làm việc, chấtlượng dịch vụ, và hỗ trợ từ đội ngũ quản lý
- Sử dụng cuộc khảo sát để xác định những vấn đề cụ thể và cách khắc phục
Trang 13- Đánh giá khả năng dự đoán và đồng bộ giữa lịch trình dự kiến và thực tế.
- Xác định những vấn đề về quản lý thời gian cần được cải thiện
1.5.2.3 Phân tích phản hồi công việc
- Đối chiếu phản hồi về chất lượng công việc so với tiêu chí đã đặt ra.
- Xác định những khía cạnh cụ thể cần được nâng cao
Trang 14CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
2.1 Xác định mục đích, nội dung, thời gian và địa điểm của chuyến đi
2.1.1 Mục đích của chuyến đi công tác
Chuyến đi công tác thông thường có nhiều mục đích quan trọng, không chỉ nhằmthực hiện các nhiệm vụ quản lý mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và nghềnghiệp của từng nhân viên:
+ Giải quyết công việc cụ thể: chuyến đi công tác cũng giúp giải quyết nhữngcông việc cụ thể nằm trong kế hoạch công tác hàng năm của tổ chức Đây là thời điểm
để các nhóm làm việc cùng nhau, tương tác và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng
+ Khích lệ và động viên nhân viên: tổ chức chuyến công tác cho nhân viên không
chỉ tạo cơ hội để họ thư giãn mà còn khích lệ tinh thần làm việc Điều này giúp nhânviên cảm thấy được động viên, sảng khoái và sẵn lòng trở lại công việc với năng suấtcao hơn
+ Phát triển kỹ năng: đối với những nhân viên tiềm năng, chuyến công tác có thể
là dịp để họ rèn luyện kỹ năng lãnh đạo và quản lý thông qua các tình huống thực tế.Những trải nghiệm này sẽ giúp họ tự tin hơn trong các vai trò lãnh đạo trong tương lai.+ Mở rộng mối quan hệ: chuyến đi công tác còn mở rộng các mối quan hệ bênngoài tổ chức bao gồm: đối tác, khách hàng và các bộ phận khác trong công ty Việcgiao lưu này tăng cường sự hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm quý báu
2.1.2 Nội dung của chuyến đi công tác
Chuyến đi công tác là một cơ hội quý giá để mọi người có thể mở rộng kiến thức
và kỹ năng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp Nội dung của chuyến đi côngtác rất đa dạng và phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi, nhu cầu của công ty, tổ chức
và của những người tham gia như:
+ Tham gia các cuộc họp, hội thảo: Tham gia các cuộc họp, hội thảo để trao đổithông tin, đàm phán, ký kết hợp đồng,