nguyên tắc cơ bản trong làm việc nhó

Làm việc theo nhóm giúp chúng ta học hỏi thêm được nhi ãi kiến thức tử những người trong nhóm của mình, không những thế mà làm việc theo nhóm giúp chúng ta nâng cao hiệu quả công việc..

LY THUYET

1.1 Sự c3n thiết của làm việc theo nhóm

Làm việc theo nhóm, là một việc rất tốt và cn thiết không chỉ ở môi trưởng học mà còn ở cả

môi trưởng làm việc, nó mang lại cho chúng ta những hiệu quả bất ngờ Dù là yếu tố tính chất công việc có yêu câI cao hay chỉ là những công việc phổ thông, thì sự cân thiết của làm việc theo nhóm là không thể thiếu Làm việc theo nhóm giúp chúng ta học hỏi thêm được nhi ãi kiến thức tử những người trong nhóm của mình, không những thế mà làm việc theo nhóm giúp chúng

ta nâng cao hiệu quả công việc

Thành công trong công việc là kết quả mà mỗi thành viên trong một nhóm làm việc đ ân

mong muốn có được Để có được những thành công này, những người trong nhóm cñ phải phát huy hết khả năng của mình Tham khảo ý kiến với nhau, cùng nhau bàn bạc công việc và cùng

nhau đưa ra một cái kết luận cuối cùng, r ` cùng nhau thực hiện nó Đây chính là quá trình làm

việc theo nhóm, nhưng không phải cứ làm việc theo nhóm là các bạn có thể thành công Các bạn phải biết hỗ trợ lẫn nhau trong công việc để tạo nên thành công ấy

O Kết luận: Như vậy chúng ta đã thấy được hiệu quả mà làm việc theo nhóm mang lại, nó rất cần thiết trong công việc, cũng như trong học tâp, nó sẽ giúp các bạn học sinh, sinh viên hiểu biết rộng hơn vềvấn đ êdang thắc mắc Những lý do trên đã ph nào chứng minh rằng làm việc theo nhóm là rất quan trọng Đi âi nay không chỉ giúp mọi người gắn

kết với nhau mà còn tạo ra một môi trưởng làm việc mới giúp hiệu quả công việc ngày càng cao

1.2 Nguyên tắc cơ bản trong làm việc nhóm

- Có mục tiêu chung

O Để đạt được mục tiêu chung trong cả nhóm thì cn đưa trọng tâm rõ ràng Ví dụ với QA team thì mục tiêu chung chính là chất lượng của dự án được đảm bảo Vì vậy, các thành viên đãi nhận thức được những mục tiêu của cả team và cùng nhau cố gắng đạt được mục tiêu đó

[1 Muốn làm được như vậy, Cả nhóm phải luôn bám sát mục tiêu của mình đưa ra để thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân thì thống nhất một quan điểm chung để làm việc

- Phân công hiệu quả

O Phân công trách nhiệm cũng ng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc Vì vậy cn phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm

O Phân công công việc cn phải rõ ràng cụ thể với trách nhiệm từng cá nhân trong nhóm

dựa vào điểm mạnh của từng cá nhân

- Tôn trọng ý kiến của các thành viên

[1 Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trưởng làm việc theo nhóm, sự tôn trọng là yếu tố rất quan trọng Đó là một nhu cân thiết yếu của mỗi cá nhân

[1 Nếu bạn biết tôn trọng ý kiến của người khác, đúc rút những điểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn

- Lắng nghe và thấu hiểu

O Không phải cứ nói nhỉ âi mới thể hiện mình thông minh tài giỏi mà bạn c3n phải lắng nghe ý kiến của các thành viên để biết họ nghĩ gì, muốn gì, ý kiến của họ ra sao [ Lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương mà còn góp ph 3n tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm với nhau Đi lâi này tưởng chừng như đơn

- Sự tin twéng

O Môi trưởng làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý

trong giao tiếp ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động Các thành viên trong nhóm

tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau

O Việc đặt ni ền tin vào các thành viên của mình, là một động lực rất lớn để họ cố gắng công việc Làm các thành viên có ý thức tự giác trách nhiệm với công việc được giao

hơn

- Giao tiếp hiệu quả

O Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng

tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau

và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chi ân Đi ân này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đ`êềnảy sinh một cách nhanh chóng nhất

[1 Giao tiếp cởi mở trung thực và tôn trọng Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tỉ ần năng để giải quyết vấn đê Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác dng nghiệp của họ

- Quản lý xung đột

[1 Ngay cả đối với những vấn đ quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn Không nên để những ý kiến bất đâng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm

[1 Nhóm c3 thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đ`ề trong nhóm cũng như những xung đột Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc

chia bè kết phái khi xảy ra xung đột Thay vào đó, các thành viên nhóm c ân hướng đến một giải pháp chung

- Khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lòng

Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đãi khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của

mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như

cuộc sống, tử đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân

- Đừng quên giao tiếp bằng văn bản

Một nghiên cứu cho thấy có ít nhất 80% thởi gian của làm việc nhóm dùng giao tiếp bằng lởi Tuy nhiên cũng đừng quên 20% còn lại với việc giao tiếp bằng văn bản

O Ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong văn bản cẦn sự chuẩn mực và chính xác Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ đa nghĩa hoặc thiếu chuẩn xác thì người nhận có thể không hiểu hoặc hiểu

sai vấn đềềvà gây nên những hậu quả khôn lưỡng Đi âi này sẽ gây khó chịu cho chính thành viên trong nhóm và kết quả làm việc sẽ giảm sút nghiêm trọng

- Tránh tiêu cực

[L1 Tránh cảm xúc tiêu cực, đố ky hoặc ác ý Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận

không hiệu quả hoặc không lành mạnh

[1 Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác

- Gan kết

chung Cả tổ chức c ñ có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến,

và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cưởng kết nối trong nhóm

[LI Trong nhóm càng đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án

càng cao hơn

- ĐÐềcao vai trò cá nhân

Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm quan

điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế Mục đích thành lập nhóm chính là để tận

dụng lợi thế của sự khác biệt đó

L1 Kết luận: Như vậy, ta sẽ biết làm thế nào để chúng ta có thể làm việc với nhau một cách

tốt nhất Ðông thời, nếu chúng ta làm được, chúng ta sẽ cảm thấy vui khi được làm việc

trong một môi trưởng vì lợi ích chung cùng nhau đạt được hiệu quả cao

1.3 Lợi ích của làm việc nhóm

- Tối ưu hóa thời gian và tiết kiệm thời gian; nhận ra điểm mạnh L] phát huy; có thêm kiến thức

- _ Phát huy hết khả năng kỹ năng cá nhân, thu nhập những kiến thức mới, học hỏi thêm cho bản thân

- Rén luyén kỹ năng giao tiếp, tương tác; tăng cao khả năng hợp tác tạo nên hiệu quả công việc

- Mang lại hiệu quả cao

1.4 Vai trò của thành viên trong nhóm

Khả năng chia sẻ của các thành viên trong nhóm nhằm hoàn thành các yêu c1 công việc

của họ

* Phân loại vai trò

- Vai trò hướng đến công việc: tập trung vào những cách cư xử liên quan trực tiếp dến việc thiết lập và đạt được các mục tiêu của nhóm

- Vai trò hướng đến các mối quan hệ: thể hiện bởi cách cư xử tốt và phát triển quan hệ cộng

d “ng trong nhém

- Vai trò hướng tới bản thân: Những thành viên theo đuổi vai trò này có khuynh hướng tim kiếm sự đáp ứng nhu cầi và mục tiêu của cá nhân mà không tính đến các nhu câi của cả

nhóm Ảnh huởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động nhóm

Nhóm làm việc hiệu quả: là nhóm phát huy được toàn bộ sức mạnh của mỗi thành viên trong nhóm

- Tạo danh sách các chi tiết cơ bản của dự án — tên, mục tiêu cấp cao, tiến trình, v.v

- Tạo khung cho kế hoạch làm việc

- Vạch ra mục tiêu

- Dự trữ các ngu ân lực nhóm bạn sẵn có

- Vạch ra những trở ngại bạn phải vượt qua để đạt được công việc này

- Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm

* Lợi ích của làm việc nhóm:

-Tăng năng suất làm việc

- 'Thành viên hỗ trợ lẫn nhau; thúc đẩy tư duy sáng tạo

- Thu hút người có năng lực

- Kết nối các mối quan hệ

- Làm việc linh hoạt

- Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đ`ề

- Hỗ trợ phát triển sự nghiệp cá nhân

1.QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC TỐT HƠN

» _ Mỗi nhóm khi được thành lập và hoạt động thưởng sẽ có những quy định, cam kết riêng

» _ Mỗi thành viên sẽ làm việc dựa trên những quy chế, kỷ luật đã được thống nhất

+ _ Mỗi người sẽ chịu sự quản lý của người quản lý nhóm, phối hợp và làm việc với

nhau

¢ - Khi hoạt động nhóm, các đi mục công việc sẽ được liệt kê, phân bổ, tử đó giúp

cá nhân cũng như tập thể quản lý và kiểm soát công việc tốt hơn

2.TĂNG SÁNG TẠO, Ý TƯỞNG ĐỘT PHÁ

-_ Trong quá trình làm việc nhóm, mỗi thành viên sẽ đóng góp những suy nghĩ, ý kiến riêng

- Điâi này đ ng nghĩa với việc, ngu ồn thông tin, ý trởng của nhóm sẽ rất phong phú Rất nhi â1 ý tưởng đột phá, sáng tạo nảy sinh tử quá trình làm việc nhóm

- Nhém sẽ có lựa chọn nhi âi hơn cho những vấn đ ềtrước khi đưa ra quyết định cuối cùng

3 GIẢM TẢI ÁP LỰC, TĂNG HIỆU SUẤT, HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Bởi lúc này, khối lượng công việc đã được chia nhỏ cho từng đ 3 người Áp lực công việc giảm,

các thành viên cũng đỡ stress hơn nhỉ ôn, hiệu suất làm việc được tăng lên

4.TRUY EN CAM HUNG

* Gitip truy & cam hing cho người kia Tỉnh thần làm việc của người này cũng sẽ giúp khuấy động tinh thẦn của người khác, không khí nhóm

» _ Thêm nữa, khi bàn bạc, làm việc cùng nhau, ý tưởng, hành động của người này có thể sẽ giúp người kia nảy sinh ra những đi âi hay ho, mới mẻ khác

5 PHÁT HUY TIỀM NĂNG MỖI NGƯỜI

¢ - Một trong những cách hữu hiệu để biết mình có điểm mạnh, điểm yếu gì, cẦn

khắc phục những gì chính là làm việc nhóm

® - Với teamwork, mỗi người sẽ có vai trò riêng, được phát huy thế mạnh riêng để đạt hiệu quả chung

» - Trong quá trình làm việc, mỗi thành viên cũng sẽ đưa ra các ý kiến Nhiệm vụ của những người khác là lắng nghe, nhận xét, đánh giá Thông qua đó, bạn sẽ biết

mình đang mạnh, thiếu sót gì để cải thiện bản thân

6.HO TRO, HOC HOI LAN NHAU

* Khi lam viéc cùng nhau, mọi người sẽ biết cách hỗ trợ lẫn nhau Nếu bạn được làm việc trong một nhóm tốt, bạn sẽ thấy mình tiến bộ lên trông thấy Bạn sẽ được

hễ trợ tối đa, học hỏi được nhi êu đi `â1 hay tử mọi người

Sự hỗ trợ lẫn nhau, tỉnh thần đồng đội cũng chính là điểm được mọi người yêu

- thích khi làm việc chung Đây được coi là đặc tính quan trọng trong teamwork

năng tạo lập mối quan hệ trong giao tiếp

« _ Nhóm là nơi tập hợp nhỉ i cá nhân Ở đó, mỗi người sẽ sở hữu kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ khác nhau Không chỉ trong công việc mà cả trong đời sống

OD &g thời, đây cũng là cân nối để mọi người phát triển mối quan hệ của mình

8 REN LUYEN KY NANG GIAO TIEP HIEU QUA

* Méi nhom sẽ thưởng có những buổi họp, thảo luận với nhau

+ - Trong mỗi buổi này, mỗi người sẽ đưa ra những ý kiến, chất vấn, thuyết phục

L]l tích lũy thêm nhi `âi kiến thức v`êkỹ năng giao tiếp cơ bản

TỔ CHƯC - PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

* _ Phân công công việc là vô vùng quan trọng Mỗi cá nhân trong nhóm đ'âi có thế mạnh và

điểm yếu riêng nên cn phân công hợp lý

» _ Việc tổ chức, phân chia công việc hợp lý sẽ giúp từng cá nhân phát huy tốt các điểm

mạnh Ðông thời việc kết hợp giữa các thành viên sẽ nhanh chóng khớp nhau hơn, đạt mục tiêu nhanh hơn

» Các thành viên trong nhóm cùng trao đổi để phân công công việc và giải quyết các vấn đ`ề

phát sinh trong nhóm, phân chia khối lượng công việc đ ông đồi giữa các thành viên và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ

HOẠCH ĐỊNH

» - Kế hoạch dưa ra phải hoàn hảo và việc phân chia, sắp xếp công việc cho mỗi người cũng

phải hợp lý, logic Đây là một kỹ năng quan trọng mà bạn c ân học hỏi và trau dã

* Néu muốn giải quyết vấn đề không thể ngẫu nhiên tập hợp mọi người lại và để mỗi người nói v`êmột thứ

HCn có một kế hoạch chu toàn nơi mọi thành viên có thể dễ đàng hiểu được mục đích của nhóm, cập nhật thông tin, và thực thi nhiệm vụ của tửng người

KY NANG LAP KE HOACH

O Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một người trong việc căn cứ vào một mục tiêu đã

được xác định trước, mà lập ra chiến lược, phương pháp, quy trình nhằm hiện thực hóa mục tiêu đó trong một thời gian nhất định Kỹ năng này sẽ vạch ra một lộ trình cụ thể—

có thể ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi bắt đ`â triển khai

O Thể hiện qua các khả năng sau:

- _ Xác định rõ mục tiêu và thời gian cn hoàn thành

- _ Đềra chiến lược và phương pháp khả thi để hiện thực hóa mục tiêu

- _ Sấp xếp các hành động theo quy trình từng bước nhằm thực hiện mục tiêu đ ềra đúng hạn

O Lợi ích khi có kỹ năng lập kế hoạch

» - Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc

» _ Sấp xếp công việc theo trình tự, khoa học và tránh ch ông chéo

» _ Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc

» _ Tận dụng hiệu quả các ngu 3n lực

» _ Chủ động trong việc phát triển của bản thân

s - Quản lý thời gian & rủi ro hiệu quả

O Cac bước chỉ tiết lập kế hoạch hiệu quả

«Ö _ Lên kế hoạch theo ngày/ tu tháng/ năm

» _ Xác định mục tiêu (Bạn có thể tham khảo mô hình SMART để có thể đễ dàng hơn trong việc xác định mục tiêu.)

« Lập danh sách những việc cần làm

» _ Sấp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thoi gian

s Phan chia ngu ôn lực nhân sự

¢ - Tập trung triển khai theo kế hoạch da dra

¢ - Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch

* Kiém tra, đánh giá năng lực sau mỗi tu ân

O Meo nang cao kỹ năng lập kế hoạch công việc

s Tất cả mọi ngươi nên đềng lòng hướng v`êềmục tiêu

» - Ưu tiên thực hiện việc quan trọng trước

» Lập kế hoạch rõ ràng trên sổ hoặc phẦn m`ền

O Sai lần đề gặp khi rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch

* _ Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng

» - Đặt mục tiêu mơ h ôvà không tập trung

e - Lập kế hoạch quá chung chung

* Coi nhe qua trinh mà chỉ hướng đến kết quả

» _ Không chuẩh bị các phương án dự phòng

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO

°® - Người khởi xướng

»® - Người cung cấp thông tin

°® - Người đit hành

® - Người hỗ trợ

°® - Người giám sát và đánh giá

HOẠCH ĐỊNH

¢ Hoạch định là một cách để tìm ra những gì cẦn phải được thực hiện trong tương lai g3, tử đó làm cho mọi thứ hoạt động tốt hơn

» Đó là việc lập một kế hoạch mang tính lâu đài , bất đ`âi từ những ý tưởng ,r ổ đánh giá tác động của môi trường bên ngoài, yết tố con người,

KỸ NĂNG TỔ CHƯC, PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

* Nhà lãnh đạo là người xây dựng kế hoạch, phân bổ công việc và kiểm tra tiến độ

công việc

¢ Là một nhà lãnh đạo không có nghĩa là bạn sẽ nhận hết mọi công việc khó mà

phải xác định được điểm mạnh, yếu của thành viên để phân chia hợp lý

¢ Ky nang phan b6 céng việc sẽ khiến cho các thành viên có ý thức tự giác, chịu

trách nhiệm với công việc được giao, tạo cơ hội để họ phát huy sở trường của mình

Xây dựng môi trưởng làm việc

¢ - Đặt ra mục tiêu chung

s Phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ

» _ Làm việc nhóm trên tinh thần gắn kết

¢ - Có trách nhiệm với công việc được giao

Kỹ năng lập hệ thống kiểm soát công việc

O đòi hỏi ngưởi đứng đầi phải nắm chắc kỹ năng quản lý và kiểm soát công việc không chỉ

cho các thành viên khác, mà còn cho chính bản thân họ

L1 Biết cách giải quyết các vấn đ`ềphát sinh, không làm gián đoạn công việc chung của nhóm

O Trưởng nhóm phải là ngưởi nấm rõ tình hình các công việc mà các thành viên đang triển

khai, tiến độ, thời gian hoàn thành, việc nào c ân được ưu tiên hoàn thành trước CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM

5 giai đoạn

1 Hinh thành: nhóm được thành lập

- Các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm với nhau

- Các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm

- Hiếm có các xung đột gay gất do mọi người vẫn còn đè đặt với nhau

- Tâm lý chung: hào hứng với công việc mới và dè dặt khi tiếp cận các thành viên khác Vai trò của người lãnh đạo nhóm sẽ c:

1 Giúp các thành viên nắm rõ mục đích của nhóm và xác lập các mục tiêu cụ thể

2 Thống nhất các quy tắc chung đảm bảo hoạt động nhóm

3 Quan sát, đánh giá các thành viên và có sự phân công nhiệm vụ phù hợp Phân tích nhân sự, giao việc và xác định mức độ cân bằng

[ Xung đột: xảy ra khi các thành viên bất đ`ầ: bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tắc

của nhóm đã được thiết lập từ đ ân (giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm, dễ dẫn đến kết

quả xấu)

- - Nguyên nhân

+ Phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi v`êcác vấn đ`Êhay giải pháp, văn hóa, + Các thành viên cũng có thể không hài lòng v`Êcông việc của nhau, dễ có các so sánh

giữa mình với người khác

L Nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đ ông thuận

Vai trò của người lãnh đạo nhóm sẽ cân:

-_ Giúp nhóm vượt qua giai đoạn này bằng cách đảm bảo mọi người lắng nghe nhau, hiểu quan điểm của nhau và tôn trọng sự khác biệt của nhau

- _ Tạo điâi kiện cho các cuộc trao đổi trong các cuộc họp nhóm để giữ cho

nhóm đi đúng hướng

H Ondinh: chấp nhận, giải quyết mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của mỗi thành viên và tôn

trọng lẫn nhau

o_ Các thành viên bất đần trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau

và yêu c3 sự trợ giúp khi c3n thiết

o C6 thé bat đần có các ý kiến mang tính xây dựng

o_ Mọi người bắt đầi nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong

o_ Các quy tấc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không

gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác

Ngược lại, giai đoạn xung đột và giai đoạn ổn định trong thời điểm này có thể tiếp tục

xuất hiện và xen kế nhau vì khi có công việc mới hình thành thì sẽ tục có mâu thuẫn Khi

đó hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao vì các thành viên đã sẵn sàng giải quyết và

hướng đến mục tiêu chung

H_ Hoạt động trôi chảy: giai đoạn đạt được hiệu quả cao nhất Sự công tác diễn ra đễ dàng

mà không có bất cứ sự xung đột nào Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được

Ở giai đoạn này:

» _ Các thành viên sẽ cảm thấy thoải mái khi làm việc nhóm

» Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng cảm thấy hòa nhập và làm việc

hiệu quả

» Su nhiét tinh va cam kết của các thành viên với mục tiêu chung là không còn nghi

ngờ gì nữa

s Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng

» Tinh th %n cht đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần đng đội

O Ngưng lại: xảy ra khi dự án kết thúc hoặc phần lớn thành viên quyết định rời nhóm để tiến đến các vị trí khác phù hợp với năng lực

o_ Đối với một số thành viên tâm huyết với nhóm thì đây sẽ là một giai đoạn mang

tính "tiếc nuối" và "dau thương”

o_ Một số thành viên chưa nhìn thấy được một tương lai tốt đẹp hơn cũng sẽ có cảm giác tương tự

2 Phân tích nội dung xây dựng và phát triển nhóm

a) Quy trình xây dựng và phát triển đội nhóm

s® - Bước l: Hình thành

°® - Bước 2: Công phá

° - Bước3: Ổn định

« - Bước 4: Hoàn thiện

b) Những kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu

- Tổ chức hoạt động: nguyên lý 5W + 1H

* What: Muc đích của kế hoạch để làm gi?

»« - Where: Kế hoạch đó xuất phát tử đâu, thực hiện ở đâu?

« - When: Khi nào thực hiện kế hoạch?

« - Who: Ai sẽ là ngươi thực hiện kế hoạch?

»« Why: Tại sao cần phải thực hiện bản kế hoạch này?

¢ How: Cách thức thực hiện kế hoạch này như thế nào?

- Giao tiếp: c3 nhi ai ky năng

» _ Lắng nghe: Tiếp nhận thông tin và phân tích, phản h 'ổ bằng thái độ tôn trọng

người đưa ra ý kiến

bản chất vấn đề loại bỏ các yếu tố cá nhân hoặc “cái tôi” cá nhân Chất vấn đòi

hỏi mức độ tư duy cao đồng thời cñn có sự khéo léo

» - Thuyết phục: Trao đổi để dưa ra những ý kiến đúng, bảo vệ những quan điểm chính xác, lập luận và thuyết phục mọi người đ ông tình với ý kiến đúng để dẫn dất đội nhóm đi đúng hướng

» _ Hỗ trợ: Các thành viên c3 có sự hỗ trợ để đẩy mạnh những mặt ưu điểm, tích cực, lấp đ% những khiếm khuyết của từng cá nhân

» - Chia sẻ: Chia sẻ các kinh nghiệm, kiến thức của bản thân để hỗ trợ các thành viên khác trong đội nhóm nâng cao khả năng, cùng nhau phát triển vì công việc chung 1.1 VAITRO CUA NGUOI PIEU HANH

Người tổ chức c`®n sắp xếp hoặc thoả thuận vê

- Mục tiêu

- _ Thời gian và địa điểm

- Thành phần

- - Nội dung

- - Hiến độ

- _ Thực hiện chương trình

- _ Quản lý sự kiện diễn biến

- _ Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng

Nguyên tắc cơ bản

- _ Có trách nhiệm làm cho moi người

- Hiểu rõ mục tiêu cuộc họp

- _ Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng các thành viên khác

- Nên có hội ý và thông nhất trong đi âi hành, không giải quyết vấn đêphát sinh một mình

- Tạo môi trưởng mọi người cùng tham gia -> có nhi 1 ý tưởng hay

- Làm đúng chức năng ph %h viéc theo kế hoạch đã thống nhất

- _ Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viên

khác nhau

Nhiệm vụ chính

- Tuyên bố lý do - Giới thiệu

- Khai mạc

- Cung cấp chương trinh,yêu c`âi và phương pháp làm việc

- Đi âi hành cuộc họp

- Bám sát CT (tránh lan man)

- Duy trì kỷ luật

- Hướng dẫn thảo luận (chung/nhóm)

- Đánh giá kết quả cuộc họp

Nấm rõ mục đích cuộc họp

Xác định được phương hướng và các công việc c ñn làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc họp

Soạn thảo trước vấn đế mục tiêu cụ thể mà bạn muốn nói cùng với một bản thảo luận chi tiết

» _ Thông báo trước nội dung, ngày giở và địa điểm cuộc họp với nhân viên thông qua các

biện pháp giao tiếp nội bộ trong công ty

Mời đúng đối tượng cuộc hop

» _ Bất gặp những đối tượng đến cuộc họp không biết để làm gì vì chuyên môn của họ không giúp ích hay đóng góp được gì cho cuộc họp nàykhiến ta không thể có một cuộc họp thành công được

* Nên mời những thành viên quan trọng và liên quan đến cuộc họp

» Những người có thể đưa ra các ý kiến để giải quyết vấn đ`ềtrong cuộc họp đó

s Một nhóm họp hiệu quả chỉ nên có khoảng tử 5 — 7 người

Đúng giở

» - Đảm bảo tính đúng giở: Người đi âi hành cn đảm bảo rằng toàn bộ buổi họp diễn ra đúng giờ và có sự tham gia đ% đủ của các thành viên

» Việc đúng giờ sẽ khiến những ai tới họp sớm cảm thấy được tôn trọng và người đến dự

trễ tự nhận biết được lỗi và sửa chữa cho những L3 sau

* Một cuộc họp nếu không có vấn đ ềgì quá lớn chỉ nên gói gọn từ 30 — 45 phút Luôn bám sat cht dé

» _ Là yếu tố cực kỳ quan trọng làm nên một buổi họp thành công

»® - Ngươi đit hành cẦn tóm tất công việc và mục đích của cuộc họp cho các thành viên tham dự

»© - C3 ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục thảo luận cùng với một lịch

trình hợp lý Như vậy, mọi người sẽ có thời gian chủ động chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ

liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn

» Trong một số trưởng hợp, việc thảo luận quá sôi nổi hoặc nhi âi nhân viên đang có những

mối bận tâm riêng sẽ khiến cuộc họp bị lệch sang một hướng khác Khi đó, người lãnh đạo c3 khéo léo cất đi những lu ông tư tưởng lan man, nhac lai một l 3n nữa mục tiêu của

buổi họp hôm nay

Kết nối các thành viên trong nhóm

» _ Phụ thuộc rất nhi vào tinh thần đ`ng đội, sự ăn ý, và cộng tác của mỗi thành viên + _ Cân thấu hiểu mỗi cá nhân, tính cách, nguyện vọng, và công việc của họ

+ - Sự kết nối giúp các thành viên tương trợ lẫn nhau sẽ đem lại hiệu quả công việc hơn là canh tranh đấu đá

LỢI ÍCH CỦA LÀM VIỆC NHÓM

O Doanh nghiệp

- _ Nâng cao năng suất công việc

- La chọn được phương án tối ưu

- Tao nên văn hóa doanh nghiệp

- _ Hình thành sức mạnh của tổ chức

Ll Cá nhân

- _ Rèn luyện, cải thiện kỹ năng m`ềần

- Trau đ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc

- Tạo nên sự gắn kết thông qua việc hỗ trợ lẫn nhau

- _ Phát triển tư duy sáng tạo mang lại những đ xuất đột phá

- _ Nâng cao tinh thẦn kỷ luật

- _ Nâng cao tinh thẦn kỷ luật

Kỹ năng giải quyết vấn đ`êvà mâu thuẫn: kỹ năng m`ên L] giải quyết, xử lý vấn đề

Quy trình giải quyết vấn đ`ề