Kiểm soát nội bộ kiểm soát mua hàng – tồn trữ thanh toán

Và cửa hàng bán lẻ hoạt động khắp TP HCM - Hoạt động mua hàng thường xuyên, giá trị lớn bao gồm nội địa và nhập khẩu - Số lượng hàng tồn kho lớn, việc nhập – xuất hàng diễn ra hàng ng

KIỂM SOÁT NỘI BỘ KIỂM SOÁT MUA HÀNG – TỒN TRỮ - THANH TOÁN

Giảng viên: TS Nguyễn Thị Thu Hiền

CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

TẠI SIÊU THỊ FARMERS MARKET

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY

II ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO

IV CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT

V NHẬN XÉT THỦ TỤC KSNB TẠI CÔNG TY

VI KẾT LUẬN

CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

TẠI SIÊU THỊ FARMERS MARKET

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH FARMERS MARKET VIỆT NAM

1 Hồ sơ công ty

Tên quốc tế: FARMERS MARKET VIETNAM COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: FMV LTD

Mã số thuế: 0317753203

Địa chỉ: 104-104B Hai Bà Trưng, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Người đại diện: ĐỖ DUY HẢI

 Điện thoại: 028 7309 8166

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH FARMERS MARKET VIỆT NAM

bổ sung vi chất dinh dưỡng;

Bán buôn cà phê, sữa và các

sản phẩm từ sữa, mứt, bánh

kẹo và các sản phẩm chế

biến từ ngũ cốc, bột, tinh

bột, mỳ sợi, bún, bánh phở,

miến, mỳ ăn liền; Bán buôn

trái cây, rau, củ quả

phê

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH FARMERS MARKET

VIỆT NAM

3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

II ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

1 ĐẶC ĐIỂM:

- Công ty cung cấp các mặt hàng cho người tiêu dùng thông qua các nền tảng mạng xã hội shopee, tiktok,

internet, Và cửa hàng bán lẻ hoạt động khắp TP HCM

- Hoạt động mua hàng thường xuyên, giá trị lớn bao gồm nội địa và nhập khẩu

- Số lượng hàng tồn kho lớn, việc nhập – xuất hàng diễn ra hàng ngày nên hệ thống lưu kho bày trí khoa học, có

hệ thống quản lý chuyên nghiệp

- Việc Mua hàng – Tồn trữ - Thanh toán được thực hiện bởi các phòng ban riêng biệt, nhân sự có chuyên môn cao thực hiện dựa trên quy trình được ban hành theo quy định của công ty đảm bảo đúng pháp luật.

II ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

2 HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG – TỒN TRỮ - THANH TOÁN

• Nhập kho, xuất kho

• Dự trữ, bảo quản

• Kiểm kê

• Thanh toán qua ngân hàng

• Thanh toán tiền mặt

Nhận hàng từ nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển…

TỒN TRỮ

NỢ PHẢI TRẢ

QUY TRÌNH MUA HÀNG

07 BƯỚC

07

THANH TOÁN NHÀ CUNG CẤP KIỂM 06

TRA HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

05

NHẬN HÀNG

VÀ NHẬP KHO

04 LẬP HỢP ĐỒNG MUA HÀNG VỚI NCC

03.GỬI BÁO GIÁ

VÀ LỰA CHỌN NCC

02 PHÊ DUYỆT YÊU CẦU MUA HÀNG

01 TẠO YÊU CẦU MUA HÀNG

Bộ phận kho vận Phòng ban có nhu cầu

Nhân viên thu mua

Trưởng BP thu mua

BP thu mua Ban Giám Đốc Bộ phân thu mua

Bộ phận kho vận

Kế toán công nợ

Kế toán thanh toán

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

1 TẠO YÊU CẦU MUA HÀNG

Kiểm tra tồn kho

Xác định nhu cầu thực tế

Tạo đề xuất mua hàng

Duyệt đề xuất mua hàng

Các phòng ban có nhu cầu Trưởng bộ phận

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

1 TẠO YÊU CẦU MUA HÀNG

• Mua hàng thừa/ thiếu so

nhu cầu

• Mua hàng cho mục đích

cá nhân

Sai phạm tiềm tàng

• Tăng chi phí bảo quản, lưu kho

Mục tiêu kiểm soát

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

2 PHÊ DUYỆT YÊU CẦU MUA HÀNG

Nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các phòng ban

Kiểm tra tồn kho từ hệ thống SAP

Duyệt đề xuất mua hàng

NV CUNG ỨNG TP CUNG ỨNG/ BGĐ

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

2 PHÊ DUYỆT YÊU CẦU MUA HÀNG

• Mua hàng không kịp

thời

Sai phạm tiềm tàng

• Hàng không kịp dẫn đến thất thoát doanh thu

Rủi ro

• Đảm bảo mua hàng kịp thời,

có sự tương tác giữa các bộ phận tránh bị sót thông tin.

• Duy trì mức tồn kho hợp lý

để tránh không dư thừa, thiếu hụt Mục tiêu

kiểm soát

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

3 GỬI BÁO GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Tìm kiếm

NV THU MUA TP CUNG ỨNG BAN GIÁM ĐỐC

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

3 GỬI BÁO GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

• Hàng không đúng chất lượng làm giảm uy tín của công ty

• Hàng chưa bán kịp hết hạn

sử dụng dẫn đến tiêu hủy lãng phí

Rủi ro

• Đảm bảo tiếp cận những NCC có chất lượng và giá cả hợp lý

• Đảm bảo NCC đạt chuẩn VSATTP

Mục tiêu kiểm soát

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

4 LẬP HỢP ĐỒNG MUA HÀNG VỚI NCC

Nhận Hợp đồng từ NCC

Kiểm tra điều khoản hợp hồng

Ký kết hợp

đồng

PHÒNG CUNG ỨNG BAN GIÁM ĐỐC

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

4 LẬP HỢP ĐỒNG MUA HÀNG VỚI NCC

• Thực hiện mua hàng trước ký

hợp đồng sau

• Điều khoản hợp đồng chưa rõ

ràng, không điền ngày tháng năm

và tự ý thay đổi thông tin nhưng

không ký PLHĐ

• Không làm hợp đồng với các đơn

hang có giá trị cao

Sai phạm tiềm tàng

• Không có cơ sở pháp

lý dẫn đến tranh chấp quyền và nghĩa vụ

• Chất lượng và điều kiện hàng hóa không đảm bảo

Rủi ro

• Cung cấp bằng chứng pháp lý ( GPKD…)về quá trình giao dịch mua bán

• Chứng minh quyền và nghĩa

vụ tránh xảy ra tranh chấp

• Đảm bảo ký PLHĐ khi có thay đổi về SL, ĐG… đúng quy định

Mục tiêu kiểm soát

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

5 NHẬN HÀNG VÀ NHẬP KHO

Nhận

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

5 NHẬN HÀNG VÀ NHẬP KHO

• Hàng không đúng quy cách , chất lượng,

số lượng, bị ẩm móc, hết hạn sử dụng

• Nhận thiếu hoặc thừa hàng hóa

• Hàng hóa có thể bảo quản không đúng

cách, không tuân thủ các yêu cầu về

nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hay cách sắp

xếp trong kho

• Không ký tên xác nhận, hoặc ký nhưng

không ghi rõ họ tên, ngày nhận

• Không nhập kho lên hệ thống

Sai phạm tiềm tàng

• Khai khống hàng tồn kho

• Nhận và biển thủ hàng không nhập kho

• Rủi ro về thất thoát hoặc mất mát hàng hóa

Rủi ro • Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa

nhận được phù hợp với đơn hàng hoặc hợp đồng

• Hàng hóa nhận phải trong tình trạng nguyên vẹn, không bị hư hỏng, móp méo hoặc bị mất mát

• Phải ghi rõ họ tên chức danh dưới chữ ký

• Đảm bảo nhận hàng phải nhập kho vào hệ thống theo thời gian quy định

• Hàng tồn kho được trình bày chính xác khớp thực tế trên bảng CĐKT

Mục tiêu kiểm soát

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

6 KIỂM TRA HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

NCC

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

6 KIỂM TRA HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

• Không kiểm tra thông tin trên hóa đơn

• NCC mua hóa đơn khống

• Hồ sơ, chứng từ chưa được ký xét duyệt

• Thiếu biên bản bù trừ/cấn trừ công nợ đối

với các hợp đồng có thực hiện việc bù trừ

giữa khoản phải thu và khoản phải trả

Sai phạm tiềm tàng

• Phản ánh chi phí không đúng

kỳ dẫn đến Báo cáo KQKD chưa chính xác.

• Các khoản chi phí bị loại không được tính vào chi phí hợp lý

• Bị phạt hành vi mua khống hóa đơn

Rủi ro • Đảm bảo NCC không nằm

trong danh sách rủi ro về thuế

• Nghiêm cấm mua hóa đơn hợp thức hóa chứng từ

• Đảm bảo hóa đơn được lập đúng kỳ tuân thủ quy định pháp luật.

• Đảm bảo chi phi phải được ghi nhận đúng kỳ , phản ánh chính xác trên BCKQKD

Mục tiêu kiểm

soát

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

III MỤC TIÊU KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

7 THANH TOÁN

• Hồ sơ thanh toán không

đầy đủ, làm giả chữ ký,

con dấu

• Thanh toán cho NCC bằng

TK cá nhân với giá trị trên

20 triệu

• Thanh toán sai thông

tin NCC, sai số tiền

Sai phạm tiềm tàng

• Vi phạm quy định về thuế, bị loại chi phí thuế TNDN

Mục tiêu kiểm soát

LƯU ĐỒ QUY TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ – THANH TOÁN

• Khi mua hàng hóa

Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).

• Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).

TÀI KHOẢN HẠCH TOÁN

IV CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

THỦ TỤC KIỂM SOÁT

Phân chia trách

nghiệm Kiểm soát chứng

Bảo vệ tài sản Kiểm tra vật chất Phân tích rà soát

Đối chiếu công nợ

Lập bảng chỉnh hợp

NPT Phân tích rà soát

IV CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

1 THỦ TỤC KIỂM SOÁT KHÂU ĐẶT HÀNG

PHÂN CHIA TRÁCH

NHIỆM

KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ ỦY QUYỀN XÉT DUYỆT

Tổ chức bộ phận mua hàng độc lập Phiếu đề xuất mua hàng phải được

kiểm tra và ký duyệt Trưởng các bộ phận ký duyệt

Tách biệt chức năng đặt hàng, nhận

hàng và thanh toán Đơn mua hàng đầy đủ thông tin như trên hợp đồng

Bảng báo giá ghi rõ SL, đơn giá Danh mục NCC được duyệt

Trưởng phòng cung ứng và Giám Đốc duyệt

Thực hiện thủ tục pháp lý cần thiết

(hợp đồng) Hợp đồng phải đầy đủ thông tin về giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng,

chữ ký của 2 bên

Giám Đốc ký duyệt

IV CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT KHÂU NHẬN HÀNG

PHÂN CHIA TRÁCH

NHIỆM

KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ PHÂN TÍCH RÀ SOÁT

Tổ chức bộ phận nhận hàng độc lập Phiếu đề xuất mua hàng phải được

kiểm tra và ký duyệt Rà soát lại những đơn đặt hàng NCC chưa giao hàng đốc thúc giao hàng

đúng điều khoản hợp đồng Tách biệt chức năng đặt hàng, nhận

hàng và thanh toán Đơn mua hàng đánh số liên tục Kiểm tra chứng từ tài liệu giữa đơn mua hàng, biên bản giao hàng có khớp

số lượng thực tế nhận hàng không.

Nhân viên kho nhận hàng ghi rõ số

lượng chủng loại, chất lượng hàng đã

nhận

Phiếu nhập kho đánh số liên tục Biên bản giao hàng phải được ghi rõ số lượng nhận, chữ ký 2 bên

IV CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH

TOÁN

2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT KHÂU TỒN TRỮ

BẢO VỆ TÀI SẢN KIỂM TRA VẬT

CHẤT

PHÂN TÍCH RÀ SOÁT

Có khóa, camera giám sát Kiểm kê hàng tồn kho định

kỳ và bất thường Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng chậm luân chuyển để có giải pháp phù hợp

Có thẻ từ ra vào cho nhân viên phụ trách

hạn chế người không phận sự tiếp cận

kho

Kiểm tra tài sản, thiết bị đảm bảo sử dụng đúng mục đích Rà soát lại hàng có xuất kho đúng quy định, đảm bảo hàng nhập trước phải xuất trước, không để

tồn đọng lâu dẫn đến hư hỏng

Có nhân viên bảo vệ 24/7

Mọi trường hợp xuất kho đều có phê

duyệt của trưởng Kho

IV CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ- THANH TOÁN

3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT KHÂU NỢ PHẢI TRẢ VÀ THANH TOÁN

ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ LẬP BẢNG CHỈNH HỢP NPT PHÂN TÍCH RÀ SOÁT

Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp công nợ

đảm bảo ghi chép chính xác các khoản

thanh toán đã được thực hiện

Lập biên bản bù trừ/ cấn trừ công nợ phải thu, phải trả có xác nhận đại diện pháp lý của 2 bên để làm chứng từ thanh toán

Rà soát với báo cáo ngân hàng và giao dịch: Đảm bảo rằng các khoản nợ đã

được ghi nhận đầy đủ trong báo cáo tài chính và các khoản thanh toán đã thực hiện được phản ánh chính xác

Đối chiếu công nợ phải trả với bộ phận

mua hàng

Định kì lập biên bản đối chiếu công nợ

với NCC Xác minh thông tin công nợ: Kiểm tra và đối chiếu và công nợ phải trả (các

khoản tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp) với các chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính

Cuối quý lập báo cáo phân tích công nợ

V NHẬN XÉT THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

- Xây dựng quy trình mua hàng,

thanh toán rõ ràng, minh bạch

- Có các công cụ, phần mềm hổ

trợ hiệu quả , ít tốn thời gian

- Luôn đảm bảo nguồn cung cấp

kịp thời và ổn định không bị

gián đoạn trong hoạt động kin

doanh.

- Đội ngủ nhân viên giàu kinh

nghiệm giải quyết vấn đề kịp

thời, đàm phán giá cả hiệu quả,

tối ưu chi phí cho công ty.

- Nhân viên kho vận được đào tạo

thường xuyên trong khâu nhận hàng, luân chuyển hàng hóa

- Hàng hóa được nhận đúng yêu cầu

về chất lượng và số lượng giúp cho việc kinh doanh của

công ty diễn ra liên tục, không bị gián đoạn vì thiếu hụt hàng hóa.

- Hệ thống kho bày trí khoa học, thuận tiện cho việc nhập và xuất kho nhanh chóng

- Không gian lữu trữ được tối

ưu hóa giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ

- Thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và báo cáo

số liệu minh bạch

- Có hệ thống quản lý kho, camera giám sát và bảo vệ 24/7 tăng cường khả năng kiểm soát và giám sát hàng hóa, giảm thiểu thất thoát và gian lận trong kho

- Có đủ nhân sự làm việc và gắn bó lâu năm nắm được quy trình vận hành và

chuyên môn nghiệp vụ cao.

- Kiểm soát chính xác thời gian và số tiền phải thanh toán cho các nhà cung cấp từ đó lên kế hoạch chi tiết

hơn cho dòng tiền tránh việc thiếu hụt tiền mặt và duy trì sự

ổn định tài chính

- Quản lý hồ sơ thanh toán đầy đủ, kịp thời nâng cao uy tính với nhà cung cấp

V NHẬN XÉT THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

V NHẬN XÉT THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY



THANKS

YOU