Bài giảng - QUẢN TRỊ TIỆC ( combo full slides 10 bài , 4 chương )

Trang 1

QUẢN TRỊ TIỆC

BÀI GIẢNG

Trang 2

NỘI DUNG HỌC PHẦN

 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TIỆC

 CHƯƠNG II: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC & ĐIỀU HÀNH TIỆC

 CHƯƠNG III: QUẢN LÝ CHI PHÍ & DOANH THU TIỆC

 CHƯƠNG IV : TỔ CHỨC PHỤC CÁC LOẠI TIỆC

Trang 3

NỘI DUNG HỌC PHẦN

 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TIỆC

 BÀI 2: ĐÀM PHÁN VÀ CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG ĐẶT TIỆC

 BÀI 3 LẬP KẾ HOẠCH PHỤC VỤ TIỆC

 BÀI 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ DOANH THU

 BÀI 5: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC BUFFET

 BÀI 6: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC COCKTAIL

 BÀI 7: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC NGỒI

 BÀI 8: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC TRÀ HỘI NGHỊ

 BÀI 9: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI

 BÀI 10 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ PHỤC VỤ TIỆC

Trang 4

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TIỆC

Trang 5

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Sau khi kết thúc bài học này, người học có khả năng:

- Trình bày được các khái niệm về tiệc

- Giải thích được các đặc điểm của tiệc

- Phân biệt được các loại hình kinh doanh tiệc

- Chỉ ra được lợi ích của hoạt động kinh doanh tiệc

- Vẽ được sơ đồ cơ cấu tổ chức và nêu được nhiệm vụ các chức danh trong bộ phận phục vụ tiệc

Trang 6

NỘI DUNG BÀI HỌC

I Khái niệm, đặc điểm và

các loại hình tiệc

II Lợi ích của kinh doanh tiệc

III Cơ cấu tổ chức bộ phận tiệc

Trang 7

* Khái niệm tiệc: Tiệc là một hình thức ăn uống đặc

biệt (long trọng và thịnh soạn), thường kèm theo những

nghi lễ nhất định, có ý nghĩa rõ ràng và có sự tham gia

của nhiều người.

* Các đặc điểm của tiệc

Trang 8

Các loại hình tiệc:

Tiệc ngồi

Khung cảnh một bữa tiệc ngồi.

Tiệc ngồi là loại tiệc phổ biến hơn cả Khi tham dự tiệc

khách sẽ được mời ngồi hoặc bố trí chỗ ngồi và được phục vụ hoàn toàn khi ăn uống.

Thời gian phục vụ, chương trình nghi lễ được ấn định

trước có sự thống nhất giữa chủ tiệc và người quản lý tiệc

Thực đơn tiệc ngồi được lựa chọn cố định và phục vụ

theo trình tự từ các món khai vị đến các món chính và cuối cùng là các món tráng miệng

Trang 9

Tiệc tự chọn (Buffet)

Một bữa tiệc tự chọn (buffet)

Tiệc Buffet là loại tiệc tự chọn có thể được tổ chức

đứng hay ngồi

Tiệc buffet được sử dụng cho cả tối (Buffet dinner) và

bữa trưa (Buffet- lunch) - Tiệc tự chọn dùng dao nĩa – ngồi ăn (tiệc Buffet ngồi)

- Tiệc tự chọn dùng đĩa (buffet ăn đứng)

Trang 10

Tiệc Cocktail

Một bữa tiệc cocktail

Tiệc cocktail thường được gọi là tiệc rượu, thường

được tổ chức ở dạng tiệc đứng Trong bữa tiệc cocktail thì thức uống là chủ yếu còn thức ăn chỉ là phụ

Thời gian tổ chức tiệc cocktail thường từ 18h đến

20h, thực đơn không có những món cầu kỳ, chủ yếu là các loại hạt và quả khô (hạt dẻ, hạnh nhân, ô liu ), phô mai, bánh mặn, nước chấm, dưa bắp cải muối, các loại thịt nguội và xúc xích

Trang 11

Tiệc trà/cà phê (tea/coffee break)

Tiệc trà/cà phê

Tiệc trà/cà phê thường được tổ chức phục vụ trong

giờ nghỉ giải lao của các cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Thời gian phục vụ trong các giờ giải lao của hội nghị

hội, thảo nên thời gian diễn ra tiệc này thường rất ngắn (khoảng 15 phút)

Trang 12

Lợi ích của kinh doanh tiệc:

* Tăng nguồn thu và lợi nhuận

* Chi phí đầu tư ban đầu thấp

* Dễ kiểm soát giá thành

* Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng

* Quảng bá thương hiệu

Trang 13

Cơ cấu tổ chức bộ phận tiệc:

Trang 14

THANK YOU

Trang 15

BÀI 2: ĐÀM PHÁN VÀ CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG ĐẶT TIỆC

Trang 16

- Trình bày được các yêu cầu về việc tiếp nhận yêu cầu đặt tiệc và quy trình nhận đặt tiệc

- Nhận diện được các đoạn thị trường mục tiêu của tiệc

- Thực hiện được việc soạn thảo và ký kết hợp

đồng đặt tiệc

Trang 17

I Tiếp nhận yêu cầu

về đặt tiệc

II Đàm phán và ký hợp

đồng đặt tiệc

Trang 18

I Tiếp nhận yêu cầu về đặt tiệc

- Thông tin từ Ban giám đốc qua các mối quan hệ với đối tác, với các cơ quan, đơn vị và cá nhân.

- Thông tin từ bộ phận lễ tân tiếp nhận khách hàng đặt tiệc.

- Thông tin qua mail hoặc website.

Trang 19

Theo các bạn thông tin cần thiết khi nhận yêu cầu đặt tiệc gồm ?

BÀI 2: ĐÀM PHÁN VÀ CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG

ĐẶT TIỆC

Trang 20

- Theo dõi lượng khách và thời

gian khách đặt tiệc trong ngày,

tuần, tháng.

- Làm cơ sở cho việc bố trí và sắp

xếp các nguồn lực cần thiết cho

- Những yêu cầu liên quan đến bữa tiệc.

- Sổ đặt tiệc có thể thiết kế theo dạng các cột

NỘI DUNG

Trang 21

Một số dạng sổ theo dõi đặt tiệc:

ĐẶT TIỆC

Trang 22

Đàm phán và ký hợp đồng đặt tiệc: Thực chất là công tác tư vấn và thỏa thuận, thống nhất với

khách hàng về những thông tin liên quan đến tổ chức tiệc.

ĐẶT TIỆC

Công việc phận tiệc thực hiện với những nội dung gì ?

Trang 23

THANK YOU

Trang 24

BÀI 3 LẬP KẾ HOẠCH PHỤC VỤ TIỆC

Trang 25

- Lên được dự toán cho một bữa tiệc

- Lựa chọn được không gian/mặt bằng phù hợp cho từng loại hình tiệc

- Lập ra được thực đơn cho các loại hình tiệc

khác nhau

- Lập kế hoặc phù hợp về nhân sự và trang

thiết bị.

Trang 26

I Dự toán ngân sách cho

bữa tiệc

II Lựa chọn địa điểm tổ

chức tiệc

III Xây dựng thực đơn

VI Lựa chọn loại hình phục vụ

V Lên kế hoạch về nhân sự

IV Kế hoạch về trang thiết bị

Trang 27

I Dự toán ngân sách cho bữa tiệc:

- Phải xác định rõ ngân sách sử dụng cho bữa tiệc là

bao nhiêu để có kế hoạch chi tiêu hợp lý cho các

khoản phải chi

- Bao gồm: chi phí nguyên liệu thức ăn, giá vốn đồ

uống, chi phí nhân sự phục vụ, chi phí khấu hao, chi

phí cho giải trí (nhạc công, âm thanh ) nếu có

- Xác định rõ với chủ tiệc các gói dịch vụ trong bữa tiệc

để dự trù ngân sách phù hợp cho các khoản cần chi

tiêu

- Cộng thêm một khoản chi phí nhỏ có thể phát sinh

vào ngân sách bữa tiệc

Trang 28

Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc

I Loại hình tiệc

II Loại hình phục vụ

III Số lượng khách dự tiệc

Trang 29

Xây dựng thực đơn

Lựa chọn món ăn cho bữa tiệc

Lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc

Khi lựa chọn món ăn cho thực

đơn của một bữa tiệc,

chúng ta cần chú ý những gì ?

Trang 30

Đối với thực đơn tiệc Buffet cần lưu ý thêm những điều quan trọng như sau:

- Chi phí cho tổng khẩu phần.

- Số lượng khẩu phần thức ăn.

- Số lượng thức ăn khả thi.

- Số lần thêm thức ăn.

- Sự duy trì chất lượng món ăn.

- Dụng cụ phục vụ.

- Dụng cụ ngăn chặn thức ăn bị nhiểm khuẩn hay giữ nhiệt.

- Số lượng nhân viên phục vụ.

- Khả năng sử dụng thức ăn còn thừa.

Trang 31

Lựa chọn loại hình phục vụ

- Loại hình phục vụ là cách thức, phương pháp phục

vụ các món ăn trong thực đơn

- Những loại hình phục vụ này gồm: Phục vụ theo dĩa

(kiểu Mỹ), phục vụ kiểu gia đình (kiều truyền thống),

phục vụ gắp chia thứ ăn tại bàn (kiểu Nga), phục vụ

từ xe đẩy (kiểu Pháp), phục vụ tự chọn (kiểu Buffet)

- Khi lựa chọn loại hình phục vụ cần căn cứ vào loại

hình tiệc và phương pháp chế biến món ăn.

Trang 32

Lên kế hoạch về nhân sự

Trang 33

Kế hoạch về trang thiết bị

Để chuẩn bị cho bữa tiệc tổ chức thành công, việc chuẩn bị và tập hợp thiết bị phải được tính toán hợp lý

Kế hoạch thiết

bị, dụng cụ bao gồm

những gì

Trang 34

BÀI 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ DOANH THU

Trang 35

• Nhận biết được các công việc liên quan đến

quản lý chi phí, giá cả và doanh thu và các

biện pháp quản lý chi phí.

• Lập được dự toán chi phí thức ăn, đồ uống, chi phí nhân công cho một bữa tiệc.

• Dự toán được doanh thu và tính được lợi

nhuận do hoạt động kinh doanh tiệc mang lại.

Trang 36

Quản lý chi phí

Quản lý doanh thu

Dự toán lợi nhuận

Trang 37

Quản lý chi phí

Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.

 Dự toán chi phí nguyên liệu thức ăn

 Dự toán chi phí thức uống

 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu

 Lập bảng kê chi tiết mua hàng

 Dự toán chi phí cố định

 Kiểm soát chi phí nhân công

Trang 38

Dự toán chi phí nguyên liệu thức ăn: Chi phí thức ăn là loại chi phí trực tiếp và biến

đổi theo mức hoạt động tăng giảm Nghĩa là một bữa tiệc có số lượng khách đông sẽ

có chi phí thức ăn cao và ngược lại

Chi phí nguyên liệu thức ăn = Doanh thu thức ăn x Tỷ lệ

chi phí tiêu chuẩn

Trong đó, Doanh thu thức ăn = số lượng suất ăn x giá 1 suất ăn

(chưa thuế)

Trang 39

Chi phí đồ uống là số tiền dành cho việc sự dụng đồ uống trong bữa tiệc Căn cứ vào

chủng loại đồ uống và số lượng của từng loại đồ uống dự kiến sử dụng cho bữa tiệc để lập

dự toán chi phí đồ uống ( chủ yếu là các loại rượu, bia và nước giải khát chế biến sẵn)

C = Q 1 x G 1 + Q 2 x G 2 + Q n x G n

Trong đó:

- C: Chi phí đồ uống

- Q 1: Số lượng loại đồ uống thứ nhất

- Q 2: Số lượng loại đồ uống thứ hai

- Q n: Số lượng loại đồ uống thứ n

- G: Giá vốn loại đồ uống

- Gn: Giá vốn loại đồ uống thứ n

Trang 40

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu : Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng trong bữa tiệc

chiếm một tỷ trọng cao nhất trong tất cả các chi phí Quyết định hiệu quả, lợi nhuận đạt được thông qua phục vụ tiệc vừa ảnh hưởng đến chất lượng món ăn và đồ uống

Trang 41

Lập bảng kê chi tiết mua hàng :Bảng kê chi tiết

hàng hóa là bảng tổng hợp nhu cầu nguyên vật

liệu về đồ uống và thức ăn của bữa tiệc

khi lập bảng kê chi tiết hàng hóa,

cần dựa vào những yếu tố nào để dự tính thành

phần và định lượng từng loại ?

Trang 42

Dự toán chi phí cố định : Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi khi công suất hoạt

động của khách sạn, nhà hàng tăng hoặc giảm trong một phạm vi thời gian nhất định

f = F/Q

Trong đó:

- f: Chi phí cố định một bữa tiệc

- F Tổng chi phí cố định trong kỳ

- Q: Số lượng bữa tiệc phục

vụ trong kỳ

Trang 43

Kiểm soát chi phí nhân công : là chi phí lao động trực tiếp, tiền lương và các khoản liên quan trả

cho công nhân lao động trực tiếp mà chúng có thể được phân bổ toàn bộ theo lượng thời gian đã sử dụng để tạo ra một đơn vị sản phẩm hoặc để cung cấp một dịch vụ cụ thể

Để kiểm soát chi phí nhân công, các nhà

quản trị cần thực hiện một số

chỉ tiêu gì ?

Trang 44

- Doanh thu tiệc: Tiêu thụ sản phẩm là quá trình nhà hàng, khách sạn bán và nhận được tiền

bán, phục vụ một bữa tiệc theo hợp đồng thỏa thuận giữa nhà hàng, khách sạn cung cấp dịch vụ tiệc và khách hàng đặt tiệc

Để tránh thất thu cho khách sạn, tránh tăng thêm chí phí cho khách hàng, cần thực hiện những biện

pháp kiểm soát nào ?

Quản lý doanh thu

- Kiểm soát doanh thu tiệc: Hầu hết các bữa tiệc lớn đều đã được ký hợp đồng Song

doanh thu của bữa tiệc không chỉ đơn thuần đúng chính xác như dự toán ghi trong hợp đồng

Trang 45

 Dự toán doanh thu một bữa tiệc:

Doanh thu một bữa tiệc = doanh thu thức ăn + doanh thu đồ uống + doanh thu từ dịch

vụ khác (nếu có)

Trong đó: Doanh thu thức ăn = số lượng khách của bữa tiệc x giá suất ăn

Doanh thu đồ uống, thông thường = 30% doanh thu thức ăn

Dự toán doanh thu của một tháng:

S = Q x e

Trong đó: S: Doanh thu, Q: số lượng khách, e: giá 1 suất ăn bình quân.

Trang 46

Lợi nhuận :hay còn gọi là lãi của một bữa tiệc là số chênh lệch giữa doanh thu với giá trị vốn

của hàng bán, chi phí tiêu thụ, chi phí quản lý

Trang 47

Ví dụ: Doanh thu tiệc của một tháng hoạt động là 110 triệu Chi phí trực tiếp nguyên

vật liệu là 40%; chi phí hỗ trợ tiêu thụ 10%; chi phí quản lý 30% doanh thu Tính lợi nhuận!

Bài giải:

 Doanh thu sau khi đã trừ thuế = Doanh thu / 1 + thuế VAT = 110/1 + 10% = 100 triệu.

 Chi phí nguyên vật liệu = 40% x 100 = 40 triệu

 Chi phí hỗ trợ tiêu thụ = 10% x 100 = 10 triệu

 Chi phí quản lý = 30% x 100 = 30 triệu

 Giá thành = 40 + 10 + 30 = 80 triệu

 Lợi nhuận = 100 – 80 = 20 triệu.

Trang 48

THANK YOU

Trang 49

BÀI 5: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC BUFFET

Trang 50

• Trình bày được quy trình tổ chức và phục vụ

tiệc buffet

• Nắm vững các tiêu chuẩn về quầy buffet và

tiêu chuẩn đặt bàn ăn buffet

• Có khả năng tổ chức một bữa tiệc buffet theo đúng quy trình và tiêu chuẩn đã được học

Trang 51

Chuẩn bị quầy buffet

Trang 52

Vị trí và kích thước quầy Buffet : Vị trí và kích thước quầy Buffet rất quan trọng, có

tác dụng làm tăng thêm tính hấp dẫn của bữa tiệc Buffet

Khi lựa chọn vị trí và kích thước của quầy cần chú trọng những nguyên tắc cơ bản nào ?

Trang 53

Thiết kế quầy Buffet : là công việc quan trọng đảm bảo nhiều tiện ích cho tất cả các

hoạt động của khách sạn, nhà hàng và khách hàng

K hi thiết kế cần tuân theo một số nguyên tắc và tiêu chuẩn nào ?

Trang 54

Trang trí trên mặt quầy Buffet : Quầy Buffet được trang trí đẹp sẽ tạo nên tính hấp

dẫn, thể hiện năng lực tổ chức kinh doanh của khách sạn, nhà hàng

Khi trang trí cần chú ý một số tiêu chuẩn nào ?

Trang 55

BÀI 5: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC

BUFFET

Trang trí trên mặt quầy Buffet : Quầy Buffet được trang trí đẹp sẽ tạo nên tính hấp

dẫn, thể hiện năng lực tổ chức kinh doanh của khách sạn, nhà hàng

Khi trang trí cần chú ý một số tiêu chuẩn nào ?

Điểm trọng tâm: Là điểm nổi bật của quầy tiệc trước tầm nhìn của mọi người Đó có thể là những món ăn độc đáo, cũng có thể sử dụng các hình khối tạc đá hoặc khắc bơ.

Trang 56

Chuẩn bị bàn khách ăn

Set up trên bàn ăn cũng phải tuân thủ các

nguyên tắc như khi đặt

bàn thông thường cho

dao, nĩa, ly, khăn ăn để

tạo ấn tượng cho khách

về công tác chuẩn bị bàn

tiệc của nhà hàng.

Trang 57

Tiêu chuẩn phục vụ quầy buffet

Tiêu chuẩn quầy thức ăn nóng: Thức ăn nóng gồm nhiều món chính và được khách

hàng quan tâm nhiều nhất

Tại quầy thức ăn nóng nhân viên cần lưu ý những điểm nào ?

Trang 58

BUFFET

Tiêu chuẩn quầy Salad :Gồm các món nguội, salad, rau, củ, quả,… thông thường phục

vụ ở nhiệt độ lạnh hoặc nhiệt độ phòng

Yêu cầu:

- Luôn giữ gọn gàng sạch sẽ; bổ sung salad thường xuyên; và thay dụng cụ cho từng món nếu khách để nhầm.

- Không nên đổ đầy vào bát hay bổ sung vào đĩa tại quầy

- Giữ cho quầy Salad gọn gàng, ngăn nắp trong suốt quá trình phục vụ

- Thường xuyên kiểm tra quá trình cung cấp bổ sung vào bát và đĩa nếu cần thiết

Trang 59

BUFFET

Tiêu chuẩn quầy thức uống

- Căn cứ vào số lượng nhiều hay ít và yêu cầu của chủ tiệc để sắp đặt bàn thức uống chi phí phù hợp và tiện lợi

- Các loại đồ uống nên sắp xếp theo chủng loại kèm theo các loại ly chuyên dụng.

- Các loại rượu phải có nhân viên mở sẵn và rót cho khách khi có nhu cầu

- Cần đảm bảo luôn có đủ ly cho khách sử dụng (nếu ly không được đặt trên bàn mà đặt tại quầy)

Tiêu đề	Bài Giảng Quản Trị Tiệc
Thể loại	Bài Giảng

Định dạng
Số trang	104
Dung lượng	10,44 MB