Để theo dõi tất cả các chương tiếp theo trong cuốn sách này, bạn sẽ cần có quyền truy cập vào Microsoft Power Apps. Nếu hiện tại bạn không có quyền truy cập vào Power Apps, chẳng hạn như quyền truy cập thông qua công ty của bạn, bạn vẫn có thể đăng ký gói Power Apps Developer. Gói này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập đầy đủ vào Power Platform, với một số ngoại lệ hạn chế, mà không phải trả phí thuê riêng. Bạn có thể đăng ký Gói Developer miễn phí của mình. Ngoài ra, xin lưu ý rằng một số lĩnh vực được đề cập trong các chương sắp tới có thể là tính năng "cao cấp". Chúng tôi sẽ xác định chúng khi chúng phát sinh.
Trang 21 Hiểu yêu cầu và lập kế hoạch dự án
Yêu cầu kỹ thuật
Để theo dõi tất cả các chương tiếp theo trong cuốn sách này, bạn
sẽ cần có quyền truy cập vào Microsoft Power Apps Nếu hiện tại bạn không có quyền truy cập vào Power Apps, chẳng hạn như quyền truy cập thông qua công ty của bạn, bạn vẫn có thể đăng
ký gói Power Apps Developer Gói này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập đầy đủ vào Power Platform, với một số ngoại lệ hạn chế,
mà không phải trả phí thuê riêng Bạn có thể đăng ký Gói Developer miễn phí của mình Ngoài ra, xin lưu ý rằng một số lĩnh vực được đề cập trong các chương sắp tới có thể là tính năng "cao cấp" Chúng tôi sẽ xác định chúng khi chúng phát sinh
Nhận Gói dành cho nhà phát triển
Nếu hiện tại bạn không có quyền truy cập vào Power Apps, Microsoft cung cấp Developer Plan miễn phí có thể được sử dụng cho mục đích phát triển và thử nghiệm Gói này cũng bao gồm quyền truy cập vào các ứng dụng khác, chẳng hạn như Power Automate, mà chúng ta sẽ sử dụng sau trong sách
Để nhận gói miễn phí, chỉ cần truy cập
https://powerapps.microsoft.com/en-us/developerplan/ để đăng
ký, như thể hiện trong Hình 1.1 Xin lưu ý rằng địa chỉ email cá nhân (Gmail, Yahoo, Hotmail, v.v.) không được phép Yêu cầu phải có địa chỉ email hợp lệ của cơ quan hoặc trường học
Trang 3Khi chúng ta khám phá quá trình mua Power Apps Developer Plan, điều cần thiết là phải hiểu các khả năng của Microsoft Power Apps liên quan đến phát triển ứng dụng kinh doanh Để bắt đầu, trước tiên chúng ta hãy có cái nhìn tổng quan về Power Apps
Tổng quan về Power Apps
Microsoft Power Apps là giải pháp hàng đầu trong thế giới phát triển ứng dụng kinh doanh, mang đến sự linh hoạt và hiệu quả vô song Nền tảng sáng tạo này trao quyền cho người dùng, bất kể trình độ chuyên môn kỹ thuật của họ, để tạo các ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của họ Bằng cách
sử dụng giao diện kéo và thả trực quan, khái niệm mã thấp/không
mã và các mẫu dựng sẵn mạnh mẽ, Power Apps đơn giản hóa quy trình phát triển ứng dụng, cho phép triển khai nhanh chóng và
Trang 4tiết kiệm chi phí đáng kể Tích hợp liền mạch với các dịch vụ Microsoft khác và nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài giúp nâng cao hơn nữa chức năng của ứng dụng, đảm bảo môi trường kinh doanh gắn kết và kết nối Sự nhấn mạnh của nền tảng vào việc dân chủ hóa phát triển ứng dụng phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng về các giải pháp nhanh nhẹn, phản hồi và có thể tùy chỉnh trong bối cảnh kinh doanh năng động Do đó, Power Apps nổi lên như một công cụ vô giá đối với các doanh nghiệp đang tìm cách đổi mới, tối ưu hóa quy trình làm việc và thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số một cách hiệu quả
Power Apps cung cấp giải pháp mã thấp/không mã, trong đó các ứng dụng có thể được phát triển nhanh chóng với ít hoặc không cần mã hóa Trên thực tế, một cách tuyệt vời để bắt đầu học cách
sử dụng Power Apps là xây dựng một ứng dụng bằng cách sử dụng phương pháp này và sau đó thiết kế ngược ứng dụng để hiểu chức năng Tuy nhiên, để khai thác hoàn toàn sức mạnh của Power Apps, bạn sẽ cần vượt ra ngoài khái niệm ít mã/không mã,
và trong suốt cuốn sách này, chúng tôi hướng đến mục tiêu đó Chúng tôi sẽ đề cập đến các chủ đề khác nhau phát sinh trong suốt quá trình phát triển tổng thể, bắt đầu từ ngay từ đầu, khi một khái niệm tổng thể đang được xác định, sau đó xem xét các
kỹ thuật nâng cao sẽ giúp bạn mở rộng khả năng của ứng dụng
và kết thúc bằng cách duy trì ứng dụng của bạn Với nhiều dự án, cho dù bạn đang xây dựng ứng dụng, tạo trang web hay thậm chí phát triển sản phẩm mới, bước đầu tiên hầu như luôn là hiểu nhu cầu chung là gì
Trang 5Hiểu yêu cầu của khách hàng
Trong hầu hết các trường hợp, động lực cơ bản để xây dựng Power App là đáp ứng một số loại nhu cầu Cho dù đó là phát triển ứng dụng cho một nhóm nhỏ để cập nhật danh sách dữ liệu đơn giản thành ứng dụng toàn doanh nghiệp, thì mọi dự án đều sẽ có một hoặc nhiều người dùng cuối Do đó, việc hiểu rõ mục đích dự định, đối tượng, nguồn dữ liệu khả dụng và các yếu tố khác sẽ góp phần tạo nên một dự án thành công hoặc một dự án nằm trên kệ phủ bụi
Xây dựng Power Apps có thể là một nỗ lực thú vị và hấp dẫn Không có gì lạ khi các nhà phát triển háo hức lao vào và bắt đầu xây dựng ứng dụng trước khi hiểu đầy đủ nhu cầu của khách hàng Cũng có thể là nhà phát triển cho rằng họ biết khách hàng muốn gì Một tình huống khác có thể là công việc bắt đầu phát triển, nhưng nhà phát triển không hiểu đầy đủ các quy trình, yêu cầu hoặc dữ liệu tổng thể Phần này sẽ đề cập đến tất cả các yếu
tố chính để hiểu các yêu cầu của khách hàng, bao gồm cả việc tương tác với khách hàng và xác định phạm vi dự án tổng thể Tương tác với khách hàng là tất cả về việc hiểu đầy đủ nhu cầu tổng thể Và khi nhu cầu đó được xác định, bước tiếp theo là phát triển phạm vi dự án được xác định rõ ràng Chúng tôi sẽ đề cập đến cả hai phần tiếp theo
Tương tác với khách hàng
Một trong những bước đầu tiên là tương tác với người dùng cuối càng sớm càng tốt Cuộc thảo luận này không chỉ dừng lại ở việc
"cho tôi biết bạn muốn gì" mà phải đi sâu vào mọi khía cạnh Sau đây là một số lĩnh vực được khuyến nghị để cân nhắc.:
Trang 6- Mục tiêu kinh doanh: Mục tiêu bao quát mà khách hàng muốn đạt được với Power App là gì? Điều này có thể bao gồm cải thiện hiệu quả, tăng cường sự tương tác của khách hàng hoặc tự động hóa các quy trình cụ thể
- Nhu cầu và kỳ vọng của người dùng: Xác định nhu cầu và kỳ vọng của người dùng cuối sẽ tương tác với Power App và thành công đối với họ trông như thế nào Xem xét các kỹ năng kỹ thuật, quy trình làm việc của họ và cách ứng dụng sẽ giải quyết vấn đề của họ hoặc cải thiện quy trình làm việc của họ Bạn cũng nên tìm hiểu về cách nhu cầu của họ liên quan đến bất kỳ mục tiêu và tầm nhìn nào của công ty/tổ chức để có thể dự đoán những cải tiến trong tương lai Cuối cùng, hãy hiểu đối tượng người dùng sẽ
là ai Điều này có giới hạn ở một nhóm người dùng cụ thể, một bộ phận hay toàn bộ tổ chức không?
- Yêu cầu chức năng: Tìm hiểu về những khả năng chức năng mà Power App phải có Điều này có thể bao gồm dữ liệu đầu vào và đầu ra, tích hợp với các hệ thống khác, các tính năng giao diện người dùng và bất kỳ chức năng cụ thể nào dành riêng cho hoạt động của khách hàng
- Quản lý dữ liệu: Hiểu cách dữ liệu sẽ được xử lý trong ứng dụng Điều này bao gồm thu thập, lưu trữ, truy xuất và bảo mật dữ liệu Thảo luận về các nguồn dữ liệu, định dạng dữ liệu và bất kỳ yêu cầu tuân thủ nào đối với việc xử lý dữ liệu
- Yêu cầu tích hợp: Xác định xem Power App có cần tích hợp với các hệ thống hoặc nền tảng hiện có mà khách hàng sử dụng hay không, chẳng hạn như hệ thống CRM, cơ sở dữ liệu hoặc các ứng dụng Microsoft 365/của bên thứ ba khác
Trang 7- Yêu cầu tuân thủ và bảo mật: Thảo luận về bất kỳ yêu cầu tuân thủ pháp lý, quy định hoặc chính sách của công ty nào Ngoài ra, hãy hiểu các nhu cầu bảo mật của ứng dụng, bao gồm cả việc có cần xác thực người dùng hay bảo mật bất kỳ dữ liệu cụ thể nào không Ví dụ: một số dữ liệu nhất định sẽ chỉ có thể được một số người dùng nhất định xem không?
- Khả năng mở rộng và khả năng thích ứng trong tương lai: Xem xét cách ứng dụng có thể mở rộng quy mô để phù hợp với sự phát triển hoặc thay đổi trong tương lai trong hoạt động kinh doanh của khách hàng Thảo luận về các kế hoạch cập nhật, mở rộng hoặc các tính năng bổ sung có thể được yêu cầu trong tương lai Phạm vi mở rộng là một hiện tượng phổ biến Một ví dụ là nếu bạn đang xây dựng một ứng dụng cho một phòng ban cụ thể trong tổ chức của mình và các tổ chức khác sẽ muốn sử dụng ứng dụng trong tương lai, việc có thông tin này ngay từ đầu có thể giúp bạn lập kế hoạch phù hợp
- Giao diện người dùng và trải nghiệm: Thảo luận về các khía cạnh thiết kế và khả năng sử dụng của Power App Điều này bao gồm bố cục, điều hướng, khả năng truy cập và trải nghiệm người dùng tổng thể Đảm bảo cân nhắc mọi mối quan tâm về khả năng truy cập mà người dùng khiếm thị, khiếm thính hoặc các khiếm khuyết khác có thể gặp phải Ngoài ra, hãy thảo luận về cách người dùng sẽ truy cập vào chính ứng dụng Ứng dụng sẽ được nhúng trong Microsoft Teams hay trang SharePoint? Người dùng
sẽ được cung cấp siêu liên kết để truy cập chứ?
- Triển khai và bảo trì ứng dụng tổng thể: Thảo luận về cách ứng dụng sẽ được triển khai cũng như bảo trì Ứng dụng sẽ là một phần của giải pháp tổng thể chứ? Cũng cần phải xác định môi
Trang 8trường nào sẽ được sử dụng Chúng tôi sẽ đề cập đến các giải pháp và môi trường tương ứng trong Chương 2 và Chương 3 Các thành phần khác có được tích hợp không, chẳng hạn như luồng Power Automate? Việc hiểu các chi tiết kỹ thuật này sẽ giúp ích cho giai đoạn lập kế hoạch tổng thể
- Báo cáo và phân tích: Xác định bất kỳ khả năng báo cáo hoặc phân tích nào mà khách hàng có thể muốn Điều này có thể bao gồm theo dõi hoạt động của người dùng, tạo báo cáo hoặc cung cấp thông tin chi tiết dựa trên mức sử dụng ứng dụng Chúng tôi
sẽ đề cập đến việc nhúng báo cáo Power BI trong Chương 10
- Ngân sách và hạn chế thời gian: Làm rõ xem có bất kỳ giới hạn ngân sách nào không và mốc thời gian cho việc phát triển và triển khai Power App Điều này giúp điều chỉnh phạm vi dự án theo kỳ vọng về tài chính và lịch trình của khách hàng
- Nhu cầu đào tạo và hỗ trợ: Xác định xem có yêu cầu đào tạo người dùng và hỗ trợ liên tục sau khi triển khai ứng dụng hay không Điều này bao gồm việc chuẩn bị hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn trợ giúp hoặc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật
- Quy trình phản hồi và lặp lại: Thiết lập quy trình phản hồi và lặp lại liên tục của khách hàng Phát triển Power Apps thường liên quan đến phát triển nhanh nhẹn, lặp lại, do đó, việc đặt kỳ vọng cho các vòng lặp phản hồi và cập nhật là rất quan trọng
Lưu ý quan trọng
Một câu châm ngôn khi mua bất động sản là "Vị trí, Vị trí, Vị trí" Khi phát triển Power Apps, đây phải là "Tài liệu, Tài liệu, Tài liệu" Nói cách khác, việc duy trì tài liệu tốt trong toàn bộ vòng đời Power App là vô cùng quan trọng Và không có nơi nào tốt hơn để bắt đầu hơn là những lần tương tác sớm nhất với người dùng cuối
Trang 9Chúng tôi cũng đề xuất một vị trí chung để lưu trữ tài liệu mà các thành viên nhóm/cộng tác viên khác có thể truy cập
Xác định phạm vi dự án
Sau khi thu thập các yêu cầu của khách hàng, việc xác định phạm
vi dự án có lẽ là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quá trình phát triển Power Apps Nó đặt nền tảng cho mục đích
dự kiến và các yêu cầu chính của dự án Nó cũng đặt ra kỳ vọng ban đầu cho khách hàng Một số khía cạnh của phạm vi dự án bao gồm:
- Mục tiêu: Mục đích chung dự kiến của Power App là gì? Phần Hiểu các yêu cầu của khách hàng và cụ thể là biết các mục tiêu kinh doanh chung sẽ giúp thúc đẩy điều này
- Các mục tiêu có thể giao: Chi tiết những gì dự án sẽ giao sau khi hoàn thành Ngoài Power App, dự án cũng sẽ có các thành phần khác, chẳng hạn như các nguồn dữ liệu cơ bản, Luồng Power Automate được kết nối, tài liệu kỹ thuật, v.v
- Ranh giới dự án: Xác định những gì được bao gồm và quan trọng không kém là những gì bị loại khỏi dự án Điều này giúp quản lý
kỳ vọng của khách hàng và ngăn ngừa hoặc giảm thiểu tình trạng
mở rộng phạm vi
- Các mốc quan trọng và mốc thời gian: Phác thảo các mốc quan trọng và mốc thời gian cho dự án Điều này bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc cũng như các điểm kiểm tra chính trong suốt quá trình Các dự án lớn có thể yêu cầu các cuộc họp của ủy ban điều hành/chỉ đạo để theo dõi tiến độ chung và xác định mọi rủi ro và
sự không chắc chắn có thể phát sinh
Trang 10- Yêu cầu: Chỉ định các yêu cầu của dự án, bao gồm các yêu cầu
về kỹ thuật, người dùng và chức năng Điều này phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng
- Nguồn dữ liệu và các yêu cầu kỹ thuật khác: Xác định rõ ràng nơi dữ liệu sẽ lưu trú Bạn có quyền truy cập vào dữ liệu hay bạn
sẽ cần cộng tác với những người khác? Có bất kỳ yêu cầu kỹ thuật nào khác (chẳng hạn như các yêu cầu bảo mật dữ liệu quan trọng
mà bạn có thể cần giải quyết) không?
- Các ràng buộc và giả định: Xác định bất kỳ hạn chế nào (chẳng hạn như ngân sách, nguồn lực và quy định) và các giả định (chẳng hạn như tính khả dụng của công nghệ hoặc nguồn lực) có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án
- Quản lý rủi ro: Làm nổi bật các rủi ro tiềm ẩn và các chiến lược giảm thiểu chúng Điều này bao gồm các rủi ro liên quan đến phạm vi, nguồn lực, mốc thời gian và các yếu tố bên ngoài
- Phân tích các bên liên quan: Xác định tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án, vai trò của họ và cách họ sẽ tham gia Điều này bao gồm khách hàng, thành viên nhóm, nhà cung cấp và những người khác có mối quan tâm đến dự án Biểu đồ RACI, còn được gọi là ma trận trách nhiệm, là một cách phổ biến để theo dõi các vai trò và trách nhiệm của tất cả các thành viên trong nhóm RACI là từ viết tắt của bốn lĩnh vực chính:
+ Có trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm cho dự án và/hoặc nhiệm vụ? Vai trò này là người ra quyết định
+ Chịu trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm cho dự án hoặc nhiệm vụ?
+ Được tham vấn: Ai là chuyên gia về chủ đề sẽ được tham vấn để biết thông tin?
Trang 11+ Được thông báo: Ai cần nhận thông tin liên lạc và cập nhật
về dự án hoặc nhiệm vụ?
- Phân bổ nguồn lực: Chi tiết các nguồn lực (con người, tài chính
và công nghệ) cần thiết cho dự án và cách phân bổ chúng
- Quản lý chất lượng: Xác định các tiêu chuẩn và số liệu chất lượng mà các mục tiêu của dự án phải đáp ứng
- Quy trình quản lý thay đổi: Phác thảo quy trình xử lý các thay đổi
về phạm vi, bao gồm cả người có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi và cách chúng sẽ được ghi chép và truyền đạt
- Tiêu chí chấp nhận: Thiết lập các tiêu chí để chấp nhận các mục tiêu, bao gồm cả người sẽ ký vào chúng và cách chúng sẽ được thử nghiệm hoặc xem xét
- Tài liệu và báo cáo: Xác định tài liệu nào sẽ cần thiết (kế hoạch
dự án, báo cáo tiến độ) và cách thông tin sẽ được truyền đạt cho các bên liên quan
Bạn đã gặp người dùng cuối và hiểu rõ hơn nhiều về mục tiêu chung của họ Ngoài ra, bạn đã nêu rõ phạm vi công việc chung Cuối cùng, bạn thậm chí đã bắt đầu sắp xếp và ghi chép các ghi chú của mình Đã đến lúc nhảy vào và bắt đầu phát triển Power App, đúng không? Không nhanh như vậy đâu Cũng giống như việc bắt đầu một chuyến đi đường dài được mong đợi từ lâu, bước đầu tiên quan trọng là lập kế hoạch cho lộ trình của bạn Điều này cũng đúng với quá trình phát triển Power App Chắc chắn, bạn có thể nhảy vào xe và bắt đầu lái xe, và bạn vẫn có thể đến đích Tuy nhiên, nếu mục tiêu của bạn là đến nơi hiệu quả nhất có thể và không dừng lại không cần thiết, thì bạn phải có kế hoạch Phần tiếp theo sẽ xem xét lĩnh vực này
Trang 12Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch dự án
Như câu nói cũ, "Nếu bạn không lập kế hoạch, bạn đang lập kế hoạch cho sự thất bại" Việc lập kế hoạch phù hợp rất quan trọng đối với thành công chung vì nó giúp xác định toàn bộ dự án Điều này bao gồm các lĩnh vực như phạm vi chung với các yêu cầu được xác định rõ ràng, xác định các nguồn lực cần thiết và xác định vai trò và trách nhiệm, xác định mốc thời gian cũng như xác định bất kỳ rủi ro hoặc thách thức tiềm ẩn nào
Cuốn sách này không nhằm mục đích đề cập đến các khía cạnh chuyên sâu của quản lý dự án Tuy nhiên, có một số lĩnh vực chung của quản lý dự án mà chúng tôi tin rằng các nhà phát triển cần phải nhận thức được Với nhiều dự án, có các vai trò, phương pháp quản lý dự án và công cụ khác nhau Chúng tôi sẽ đề cập đến các khía cạnh khác nhau của từng lĩnh vực này
Các vai trò quản lý dự án
Trong quy trình quản lý dự án, có nhiều vai trò khác nhau có thể được yêu cầu Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi nỗ lực của bạn, điều quan trọng là phải cân nhắc xem vai trò nào trong số những vai trò này có thể có lợi:
- Quản lý dự án: Người lãnh đạo chính của dự án, chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện và hoàn thành dự án Họ giám sát mọi khía cạnh của dự án, quản lý nhóm và đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đáp ứng
- Thành viên nhóm: Những cá nhân làm nhiều nhiệm vụ khác nhau trong dự án Chuyên môn và nỗ lực của họ rất quan trọng đối với việc hoàn thành các nhiệm vụ của dự án Những người này
có thể bao gồm nhà phát triển Power App, quản trị viên cơ sở dữ