Đây là được xem là “cửa ngõ” của mọi cơ quan, hằng ngày sẽ tiếp xúctrực tiếp với nhiều đối tượng, thường xuyên phải tổ chức các cuộc hội họp, buổi lễ kỷniệm của cơ quan...Vì vậy, kỹ năng
Mục đích nghiên cứu
Để thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả, việc tìm hiểu các lý thuyết khái niệm về thuyết trình và cấu trúc bài thuyết trình là rất quan trọng Điều này giúp người thuyết trình có cái nhìn cơ bản và nền tảng vững chắc để thực hiện công việc của mình một cách chuyên nghiệp.
Khám phá những hạn chế còn tồn tại, lợi ích và tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình.
Xác định mức độ ảnh hưởng của những hạn chế và cách khắc phục.
Để cải thiện và phát triển kỹ năng thuyết trình cho sinh viên, cần đề xuất các bước thực hiện cụ thể và một số giải pháp hiệu quả Nghiên cứu cho thấy rằng việc hiểu rõ về thuyết trình và cách trình bày vấn đề sẽ giúp sinh viên tự tin hơn và nâng cao khả năng giao tiếp của mình.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp lịch sử học và logic là hai phương pháp chính trong việc nâng cao kỹ năng thuyết trình Bằng cách chú trọng vào thực tế lịch sử và những thông tin mới, từ các số liệu và sự kiện cụ thể, phong phú, đa dạng, người học có thể phân tích và vận dụng lý luận cùng phương pháp luận dựa trên kỹ năng giao tiếp và kinh nghiệm cá nhân Qua đó, họ có thể rút ra những đánh giá và kết luận cần thiết để hoàn thiện kỹ năng thuyết trình của mình.
Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được chú trọng bao gồm phân tích, tổng hợp, so sánh, mô hình hoá, nội - ngoại suy, khảo sát thực tế và áp dụng kinh nghiệm trong kỹ năng giao tiếp.
Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã nỗ lực hoàn thiện thông qua việc tham khảo tài liệu và tiếp thu ý kiến đóng góp, tôi nhận thức rằng vẫn có thể có những sai sót Vì vậy, tôi rất trân trọng và cảm ơn những ý kiến đóng góp quý báu từ các Thầy, Cô và bạn đọc.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Khái niệm
Thuyết trình là quá trình trình bày một vấn đề một cách có tổ chức và hệ thống trước một nhóm người nhằm cung cấp thông tin và kiến thức cần thiết cho người nghe.
* Kỹ năng thuyết trình là gì?
Kỹ năng thuyết trình là khả năng nhận diện nhanh chóng các biểu hiện bên ngoài và dự đoán diễn biến tâm lý bên trong của người nghe Ngoài ra, người thuyết trình cần sử dụng hiệu quả cả ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, đồng thời biết cách định hướng để điều chỉnh và kiểm soát quá trình giao tiếp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Cấu trúc bài thuyết trình
Kết cấu là yếu tố then chốt trong xây dựng, quyết định sự bền vững và khả năng tồn tại của công trình theo thời gian Tương tự, một bài thuyết trình thuyết phục và hấp dẫn phụ thuộc vào cấu trúc chặt chẽ của nó.
Bài thuyết trình được cấu trúc thành ba phần chính: mở bài, thân bài và kết bài, mỗi phần đảm nhiệm một vai trò riêng biệt Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một bài thuyết trình hấp dẫn và ấn tượng, với những điểm nhấn nổi bật để thu hút sự chú ý của người nghe từ đầu đến cuối.
Phần mở đầu của bài thuyết trình đóng vai trò quan trọng nhất trong việc tiếp xúc với khán giả, vì đây là cơ hội đầu tiên để tạo ấn tượng Việc gây ấn tượng tốt trong phần này không chỉ giúp thu hút sự chú ý mà còn ghi điểm trong mắt thính giả Mục tiêu chính là tìm ra cách hiệu quả để gây ấn tượng mạnh mẽ với khán giả ngay từ những giây phút đầu tiên.
- Giới thiệu ý tưởng/ thông điệp chính
- Giới thiệu tóm tắt những điểm chính
- Chỉ ra các lợi ích của bài thuyết trình
Để thu hút sự chú ý của khán giả, việc mở đầu bài thuyết trình là rất quan trọng và có thể thực hiện theo hai cách: mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp Mở đầu trực tiếp là khi người thuyết trình giới thiệu ngay chủ đề và nội dung bài nói, thường áp dụng cho những bài ngắn hoặc có tính chất thông báo Ngược lại, mở đầu gián tiếp cho phép người thuyết trình tạo ấn tượng và dẫn dắt khán giả đến với chủ đề thông qua một lập luận nào đó, giúp lôi cuốn sự chú ý của người nghe hơn.
Sử dụng khiếu hài hước.
Hỏi một câu hỏi hùng biện.
Phát một đoạn video ngắn.
Đưa ra tuyên bố mạnh mẽ hoặc bất ngờ.
Yêu cầu thực hiện hành động cụ thể.
Sử dụng sự hồi hộp.
Khi bắt đầu thuyết trình, việc chia sẻ cảm tưởng cá nhân có thể tạo ra sự đồng cảm với thính giả Ngoài ra, chúng ta có thể sáng tạo nhiều phương pháp khác nhau, hoặc kết hợp các cách thức lại với nhau để thu hút sự chú ý của người nghe vào phần thân bài.
Bất kỳ nội dung bài phát biểu nào cũng cần phải có sự logic và trình bày một cách rõ ràng với thông tin đầy đủ:
1 Giới hạn thân bài từ 3-4 ý chính, các ý này đã được xác định trong phần phác thảo đề cương thuyết trình Người thuyết trình cần bám sát vào dàn ý trong đề cương để soạn thảo nội dung.
2 Phác thảo nội dung chi tiết bài thuyết trình: Đầu tiên bạn hãy hình dung ra những từ mà bạn muốn khán giả nghe, viết ra tất cả những điều bạn muốn đưa vào trong bài thuyết trình
3 Hoàn chỉnh nội dung bài thuyết trình: sau khi có được bản phác thảo nội dung đầu tiên bạn nên đọc lại bản thảo một lượt để chắc rằng các dữ kiện được sắp xếp theo trật tự hợp lý, logic và mọi thông tin cần thiết đã được đưa vào Bạn nên chỉnh đi chỉnh lại cho đến khi hài lòng với nó Phân bổ thời gian thuyết trình cho hợp lý, đảm bảo thời lượng đủ cho việc truyền tải thông tin ở cả ba phần mở đầu, thân bài, kết thúc Để có thể soạn thảo nội dung bài thuyết trình được tốt nhất bạn cần lưu ý:
Trong bài thuyết trình, hãy tránh đưa vào những thông tin rườm rà và không cần thiết Thay vào đó, tập trung vào những thông tin quan trọng đã được thu thập và chọn lựa từ quá trình nghiên cứu Có ba mức độ ưu tiên cho thông tin: thông tin phải biết, thông tin nên biết và thông tin cần biết, giúp tăng tính hấp dẫn và hiệu quả cho bài thuyết trình.
Để triển khai nội dung hiệu quả, hãy đặt ra các câu hỏi như "Tại sao?" và "Như thế nào?" Việc tự đặt câu hỏi và trả lời sẽ giúp bạn dự đoán được những thắc mắc và tình huống cần thiết trong bài thuyết trình, từ đó tạo ra một bài thuyết trình mạch lạc và cuốn hút hơn.
Để diễn đạt một ý tưởng, bạn nên tìm kiếm nhiều cách và ý tưởng khác nhau Sau đó, hãy chọn phương pháp mà bạn cảm thấy tự nhiên nhất khi trình bày Đồng thời, việc sử dụng cấu trúc câu đơn giản và dễ hiểu cũng rất quan trọng để truyền đạt ý nghĩa một cách rõ ràng.
Mục tiêu: Làm thế nào để làm rõ cho thông điệp chính?
Nội dung: Sử dụng những lập luận chặt chẽ như:
- Phù hợp: Lập luận phải gắn với kết luận, không chỉ cho phạm vi tranh luận chung
- Đồng nhất với các lập luận khác, tránh trường hợp “ ông nói gà, bà nói vịt”
- Giải thích đầy đủ: Khi nêu lập luận thì cần giải thích rõ
- Lý giải đầy đủ: Nếu có lý luận nào của bạn gây ra tranh cãi hãy lý giải , nếu không dễ bị phía bên kia phản bác
Trong phần thân bài, cần xác định rõ thông tin quan trọng cần truyền đạt, bao gồm thông tin bắt buộc, thông tin cần thiết và thông tin nên biết Theo thứ tự ưu tiên, thông tin bắt buộc sẽ được sắp xếp trước, tiếp theo là thông tin cần thiết và cuối cùng là thông tin nên biết, dựa trên thời gian cho phép Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình là giới hạn các điểm chính để đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong bài thuyết trình.
Mình có phần mở đầu lôi cuốn, hấp dẫn nhưng phần kết mờ nhạt thì liệu có đọng lại được trong khán giả cái gì không?
Kết luận trong thuyết trình đóng vai trò quan trọng, giúp tóm tắt những ý chính mà người thuyết trình đã trình bày Trong quá trình thuyết trình, người nghe có thể mất tập trung và không tiếp thu hết thông tin, vì vậy một kết luận rõ ràng sẽ giúp họ ghi nhớ thông điệp cuối cùng Thông điệp này không chỉ củng cố nội dung mà còn tạo sự liên kết cho toàn bộ bài thuyết trình, giúp thính giả dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn về chủ đề đã được đề cập.
- Mục tiêu: Làm thế nào để tóm tắt những điểm chính?
+ Kết lại vấn đề đã trình bày
+ Để lại cho người nghe một thông điệp ấn tượng Để kết thúc phần trình bày ấn tượng bạn cần:
Để thu hút sự chú ý của khán giả vào phần kết thúc bài thuyết trình, bạn nên sử dụng những cụm từ như “Về ý cuối cùng” hoặc “để kết luận” Những cụm từ này sẽ giúp khán giả nhận biết rằng bạn sắp tóm tắt lại những điểm chính đã trình bày, từ đó họ sẽ tập trung hơn để nắm bắt lại những thông tin quan trọng mà có thể đã bỏ sót.
Trước khi kết thúc bài thuyết trình, hãy thông báo rõ ràng để khán giả nắm bắt được thời điểm kết thúc Bạn có thể sử dụng các cụm từ như “tóm lại” hoặc “tổng kết lại” để giúp người nghe dễ dàng theo dõi và ghi nhớ nội dung.
“cuối cùng” để cho khán giả biết rằng đây là phần kết thúc bài thuyết trình.
Các bước thuyết trình
Trước khi báo cáo, người thuyết trình cần phải tar lời thỏa đáng 6 câu hỏi sau đây (
1 WHO? (Ai?) = Cử tọa là ai?
2 WHAT? (Cái gì?) = Nội dung gì?
3 WHY? (Tại sao?) = Tại sao phải báo cáo?
4 WHEN? (Khi nào?) = Thời điểm?
5 WHERE? (Ở đâu?) = Nơi, bối cảnh?
6 HOW? (Làm thế nào?) = Cách tốt nhất để trình bày báo cáo?
Người thuyết trình nên lựa chọn đề tài phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của mình Việc thuyết trình về một vấn đề mà bạn không nắm vững hoặc không đủ khả năng sẽ không mang lại hiệu quả cao.
Vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình:
- Analyse- Phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình Trên cơ sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp.
- Brainstorm: động não suy nghĩ về nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh và nguồn tài liệu cần thiết.
Lựa chọn thông tin là bước quan trọng trong quá trình biên soạn nội dung Dựa trên các số liệu và tài liệu hiện có, bạn cần xác định và chọn lọc những thông tin tốt nhất, phù hợp nhất Hãy chú trọng vào những điểm nhấn quan trọng, cần thiết để đảm bảo nội dung của bạn có giá trị và dễ dàng tiếp cận với độc giả.
Để truyền đạt thông điệp hiệu quả, việc tìm hiểu thính giả là rất quan trọng Cần xem xét trình độ văn hóa và quan điểm của người nghe, cũng như dự đoán phản ứng của họ trước những vấn đề nhạy cảm Điều này sẽ giúp tạo ra một bầu không khí tích cực cho buổi thuyết trình.
Có bốn nhóm chính trong giao tiếp giữa thính giả và diễn giả Đối với thính giả biết ít và diễn giả biết ít, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng với các ý tưởng rõ ràng và thảo luận nhóm để mang lại nội dung mới mẻ Trong trường hợp thính giả biết ít nhưng diễn giả biết nhiều, vấn đề cần được trình bày một cách đơn giản và dễ hiểu, đồng thời cần nhớ rằng thính giả không có kiến thức như mình Khi thính giả biết nhiều mà diễn giả biết ít, cần tránh tình huống này bằng cách tìm hiểu nhu cầu của thính giả và tổ chức thảo luận nhóm Cuối cùng, nếu cả thính giả và diễn giả đều có kiến thức phong phú, khả năng tranh cãi sẽ cao, nên cần kích thích ý tưởng mới và sử dụng phương pháp thảo luận nhóm để tạo ra một cuộc trao đổi hiệu quả.
Để thành công trong buổi thuyết trình, việc xác định đối tượng nghe là rất quan trọng Có thể chia thành các nhóm: Người phản đối mạnh mẽ, sẵn sàng chống lại và kêu gọi người khác phản đối; Người không thân thiện, không đồng ý nhưng cũng không hành động chống lại bạn; Người trung lập, hiểu vai trò nhưng không thể hiện sự ủng hộ hay phản đối rõ ràng; Người ngoài cuộc, không có ý kiến về vai trò của bạn do thiếu thông tin; Người ủng hộ, hiểu và ủng hộ bạn nhưng chưa hành động; và cuối cùng là Người ủng hộ mạnh mẽ, không chỉ hiểu rõ vai trò của bạn mà còn sẵn sàng hành động để hỗ trợ bạn.
Để người nghe tiếp nhận đầy đủ nội dung bài thuyết trình, cần chú ý đến ngôn ngữ thể hiện, sử dụng lối văn nói trong bài thuyết trình.
Bắt tay vào soạn thảo
Sau khi phác thảo đề cương thuyết trình, hãy bắt đầu soạn thảo chi tiết Hãy hình dung những từ ngữ mà bạn muốn gửi đến cử tọa và dành thời gian suy ngẫm về nội dung Sau đó, hãy viết lại toàn bộ những ý tưởng mà bạn muốn truyền đạt.
Bước 1: Soạn lời giới thiệu
Viết từ 1 đến 3 câu nêu bật chủ đề thuyết trình.
Trong phần này cần có:
Có các mở đầu trong phần nay như sau:
Mở đầu trức tiếp: giới thiệu trực tiếp vấn đề mà nội dung bài nói hướng đến.
Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình.
Có thể sử dụng hình ảnh, âm thanh, mẩu truyện, để kích thích và tăng dấn sự chú ý của người nghe như không được lạm dụng.
Trong phần này mục tiêu cần đạt được:
- Thu hút sự quan tâm, tập trung của người nghe.
- Tạo cảm giác thoải mái, sẵn sàng tiếp thu.
- Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội hay giải quyết.
Bước 2: Giới thiệu nội dung
Giới thiệu số lượng và trình tự những nội dung sẽ trình bày Các nội điểm nội dung sẽ được sắp xếp theo mức độ quan trọng.
Ví dụ: Tôi xin trình bày 3 vấn đề:
Bước 3: Soạn phần chính phần thuyết trình
Chiếm từ 80-90% thời gian bài thuyết trình.
Cần nêu lên được các điểm nội dung chính, như:
III . Đây là phần quan trọng nhất, cần phải đảm bảo yêu cầu khi triển khai thân bài như sau:
Đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của thính giả, chúng tôi cung cấp những yêu cầu mới nhất bao gồm sự kiện, câu chuyện thú vị, và những màn biểu diễn hấp dẫn Tất cả được trình bày bằng hình ảnh sinh động nhằm thuyết phục và thu hút sự chú ý của người nghe.
Lập luận sắc bén nhưng rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi.
Gây sự chú ý của thính giả bằng cách: Trao đổi Đặt câu hỏi, yêu cầu người nghe tham gia vào các mục biểu diễn.
Luôn liên hệ vấn đề với sự hiểu biết hay kiến thức của thính giả.
Tuyệt đối không nói chung chung.
Dừng lại một chút sau mỗi ý trước khi chuyển sang ý sau.
Nên có sưj chuyển ý giữa mở bài và thân bài.
Kiểm tra phản hồi của thính giả để biết thính giả đã nắm được vấn đề, đã hiểu đúng vấn đề chưa.
Mang tính cấp thiết, phản ánh được vấn đề của buổi thuyết trình.
Sử dụng hình ảnh minh họa và các phương tiện hỗ trợ như số liệu, dữ liệu và biểu đồ sẽ giúp trình bày trở nên sinh động và dễ hiểu hơn, thay vì chỉ viết quá nhiều chữ.
Bước 4 : Soạn phần kết luận
Trong phần kết luận, người thuyết trình cần:
Tóm tắc nội dung chính, nhấn mạnh điểm cốt lõi
Kết thúc bằng một nhận xét tích cực
Kết thúc đúng lúc, không dông dài và cảm ơn thính giả
Sau khi hoàn thành bản thảo đầu tiên, bạn cần tiến hành chỉnh sửa thông tin trong bài viết Hãy đọc lại bản thảo để đảm bảo rằng các thông tin được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hợp lý và tất cả các thông tin cần thiết đều được đưa vào Đồng thời, hãy bổ sung những ví dụ phù hợp để làm nổi bật các ý chính.
Khi bạn cảm thấy tự tin và thoải mái với những câu từ mình trình bày, đó chính là dấu hiệu cho thấy bạn đã có một khởi đầu thuận lợi, báo hiệu cho sự thành công của buổi thuyết trình.
Thời gian đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của buổi thuyết trình Những giây phút im lặng cũng có giá trị, giúp người nghe cảm nhận sự tĩnh lặng và tập trung hơn vào nội dung Do đó, khi chuẩn bị bài thuyết trình, hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để tạo ra sự kết nối hiệu quả.
Chuẩn bị mẩu giấy ghi chú
Ngoài bản chính, việc bổ sung các mẩu giấy nhỏ ghi lại những ý chính sẽ giúp bạn tránh việc đọc bài một cách máy móc và là công cụ nhắc nhở hiệu quả khi bạn quên các vấn đề cần trình bày.
Số lượng slide: o 6-12 slide cho 10 phút thuyết trình o 30-70 slide cho 1 tiếng thuyết trình
Để tạo một bài thuyết trình hiệu quả, cần chú ý đến hình thức slide: sử dụng cỡ chữ từ 28 trở lên, với tiêu đề lớn hơn; mỗi slide nên có từ 5-8 dòng; tối đa 2 kiểu chữ trên mỗi slide; tuyệt đối tránh lỗi chính tả và ngữ pháp; nên chọn phông nền tối giản, có độ tương phản cao giữa nền và chữ, phù hợp với nội dung bài thuyết trình.
Tránh sử dụng những hiệu ứng đặc biệt vì sẽ làm người nghe mất tập trung vào bài thuyết trình
Chuẩn bị nơi thuyết trình
Thiết kế không gian bao gồm : vị trí, tiếng ồn , ánh sáng, nhiệt độ, cửa sổ, trang trí, âm thanh
Trước buổi thuyết trình, cần đảm bảo chỗ ngồi được sắp xếp ngăn nắp và đầy đủ, phòng phải đủ ánh sáng và sạch sẽ để mọi người có thể nhìn rõ bạn và màn hình Ngoài ra, cần kiểm tra có đủ ổ cắm điện và vị trí thuận tiện, xác định xem phòng có cách âm tốt hay không, và đảm bảo hệ thống âm thanh hoạt động hiệu quả.
KẾ HOẠCH RÈN LUYỆN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG TƯƠNG LAI
Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình
Thuyết trình tốt là yếu tố quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống, giúp tạo dựng vị thế và sự kính nể từ người khác Trong chính trị, những nhà thuyết trình xuất sắc như Barack Obama, Fidel Castro, Martin Luther King, John Kennedy và Hồ Chí Minh đều là những lãnh đạo nổi bật Tương tự, trong lĩnh vực kinh tế và quản lý, một giám đốc thành công không chỉ cần có tầm nhìn chiến lược và ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà còn phải sở hữu khả năng thuyết trình hiệu quả, giúp nhân viên hiểu và thực hiện các chiến lược mà họ đề ra.
Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng quan trọng nhất, vì nó tổng hợp nhiều yếu tố khác như sự tự tin, ngôn từ, ngôn ngữ cơ thể, lập luận chặt chẽ và sự sáng tạo Câu nói "Bạn nói trước đám đông như thế nào thì cuộc đời của bạn cũng thế" nhấn mạnh tầm quan trọng của kỹ năng này trong việc đạt được thành công Mặc dù thuyết trình là một kỹ năng khó, nhưng nó hoàn toàn có thể được rèn luyện để trở nên hiệu quả hơn.
Thuyết trình có 3 vai trò quan trọng sau:
- Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả
- Thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân.
- Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao.
Dù bạn là ai hay làm công việc gì, khả năng truyền đạt ý tưởng là yếu tố quyết định thành công Rèn luyện kỹ năng thuyết trình hàng ngày sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình Kỹ năng thuyết trình tốt không chỉ giúp bạn thuyết phục người khác mà còn là một đặc điểm quan trọng của những người lãnh đạo thành công.
Những sai lầm khi thuyết trình
Các bài thuyết trình không thành công, cơ bản người trình bày đã phạm phải một hay nhiều lỗi sau đây:
Thiếu tự tin là một trong những yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả thuyết trình Người thuyết trình thiếu tự tin thường lúng túng, nói không rõ ràng và có những hành động như gãi đầu hay sờ mũi, khiến bài thuyết trình trở nên khó hiểu và kém thuyết phục Nguyên nhân có thể do vấn đề tâm lý hoặc chưa nắm vững nội dung Khi thuyết trình nhóm mà không chuẩn bị, sự thiếu tự tin càng rõ rệt, thể hiện qua việc không biết bắt đầu nói từ đâu hoặc không kiểm soát được tốc độ nói Một vấn đề khác là việc chỉ chăm chăm đọc nội dung đã chuẩn bị mà không tương tác với khán giả, dẫn đến sự nhàm chán Ít giao tiếp với khán giả là một sai lầm nghiêm trọng; việc đặt câu hỏi và trò chuyện với họ sẽ tạo ra không khí thoải mái và giúp buổi thuyết trình thành công hơn.
Nhiều bài thuyết trình không đạt hiệu quả vì khán giả thường ra về mà không nhớ nội dung nào từ diễn giả Nguyên nhân chính là do các diễn giả thiếu kỹ năng xây dựng nội dung và truyền tải thông điệp, dẫn đến việc lạc đề, lan man và thiếu sự tập trung.
Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò quan trọng trong một bài thuyết trình hiệu quả, kết hợp với ngôn từ và giọng điệu Việc lạm dụng lời nói và sử dụng ngôn từ khô khan sẽ hạn chế tác động đến người nghe Ánh mắt của diễn giả cũng phản ánh sự tự tin và kết nối với khán giả; ánh mắt đảo liên tục hoặc nhìn lên, xuống, trái, phải có thể biểu hiện sự thiếu kinh nghiệm, kiêu ngạo, xấu hổ hoặc hoảng hốt Do đó, việc duy trì ánh mắt giao tiếp tốt là cần thiết để thu hút sự chú ý và tạo sự kết nối với người nghe.
Chuẩn bị là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công trong thuyết trình Việc không chuẩn bị đồng nghĩa với việc chuẩn bị cho thất bại, vì thuyết trình thường gặp nhiều tình huống phát sinh cần xử lý linh hoạt Khi chuẩn bị kỹ lưỡng, tỷ lệ rủi ro giảm và cơ hội thành công tăng cao Những bài thuyết trình thiếu cấu trúc logic dễ gây hiểu lầm cho khán giả, làm giảm tính thuyết phục Hầu hết các bài thuyết trình thành công đều được chuẩn bị chu đáo, và việc ứng khẩu thường không mang lại hiệu quả cao Do đó, càng chuẩn bị nhiều, bạn càng tự tin hơn và khả năng thành công trong thuyết trình sẽ cao hơn.
Những kĩ năng cần có khi thực hiện bài thuyết trình
3.3.1 Kĩ năng chuẩn bị các công cụ hỗ trợ thuyết trình a) Kĩ năng thiết kế slide Power Point:
Hiện nay, để nâng cao hiệu quả thuyết trình tại doanh nghiệp và trường học, việc sử dụng thiết bị trình chiếu projector kết hợp với phần mềm Power Point trở nên phổ biến Ấn tượng đầu tiên của người nghe thường đến từ những gì hiển thị trên màn hình, vì vậy một slide đẹp và chuẩn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho bài thuyết trình Đây là phần mà chúng ta có thể chuẩn bị kỹ lưỡng và chủ động đầu tư thời gian.
Theo Guy Kawasaki, một chuyên gia từ Apple, khi thiết kế slide PowerPoint, bạn nên giới hạn số lượng slide tối đa là 10, thời gian trình bày không vượt quá 20 phút và sử dụng kích thước font chữ ít nhất là 30 điểm để đảm bảo nội dung dễ đọc và thu hút sự chú ý của người nghe.
30 Điều này rất quan trọng để bạn không đưa quá nhiều thông tin Việc đưa quá nhiều thông tin trên mỗi slide sẽ khiến người xem bị rối và không nắm được thông tin chính trên mỗi slide Một slide hiệu qủa là càng ít thông tin càng tốt, bởi vì người diễn giả mới là người truyền tải chứ không phải là Slideshow Tuy nhiên, nếu bạn có 20 slides không hẳn bạn đã có một bài thuyết trình – mà chỉ là một loạt slides Để có một bài thuyết trình tốt, đòi hỏi bạn phải rèn luyện và thực tập rất nhiều.
Vậy, khi thiết kế slide phục vụ buổi thuyết trình, bạn cần nắm nguyên tắc:
- Số lượng slide: càng ít càng tốt.
Hình thức trình bày slide nên sử dụng ít chữ và nhiều hình ảnh biểu đồ để thu hút sự chú ý Kích thước chữ cần đủ lớn, từ 28 trở lên, để người xem ở cuối thính phòng có thể dễ dàng nhìn thấy Đặc biệt, kích thước chữ cho tiêu đề nên lớn hơn để tạo sự nổi bật.
- Mỗi slide nên có khoảng dưới 6 dòng, nguyên tắc 6x6 là mỗi dòng không quá 6 chữ và mỗi slide không quá 6 dòng.
- Tuân thủ nguyên tắc tương phản: nền sáng – chữ tối hoặc ngược lại.
- Tuyệt đối tránh mọi lỗi chính tả và ngữ pháp b) Công cụ trực quan khác:
Máy chiếu và PowerPoint là những công cụ hỗ trợ đắc lực trong thuyết trình, nhưng để truyền đạt thông điệp hiệu quả, người trình bày cần kết hợp cả năm giác quan: nghe, nhìn, đụng chạm, ngửi và nếm Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan cùng với phương tiện nghe nhìn hiện đại sẽ giúp nâng cao trải nghiệm thuyết trình và tạo ấn tượng sâu sắc hơn cho người nghe Các phương tiện nghe nhìn ngày nay ngày càng phong phú và tiên tiến, góp phần làm cho buổi thuyết trình trở nên sinh động và hấp dẫn.
- Bảng đen sử dụng phấn trắng, phấn màu.
- Bảng trắng với các bút viết nhiều màu khác nhau
- Bảng ghim, bảng lật để có thể đính kèm các hình vẽ.
- Flip chart ghi chú những từ khóa.
- Phim nhựa, băng video, máy projector, overhead, máy chiếu vật thể, datashow.
- Các loại bút chì, bút điện tử hỗ trợ trình chiếu khi sử dụng máy chiếu.
- Các hình vẽ màu sắc.
- Các mô hình mô phỏng. Điều cần lưu ý sau khi đã lựa chọn được các công cụ trình bày hiệu quả
Khi đã xác định được phương tiện nghe nhìn phù hợp cho bài thuyết trình, bạn cần chú ý đến một số điểm quan trọng để tăng tính thuyết phục và hiệu quả truyền đạt thông tin.
- Chọn vị trí thích hợp đặt phương tiện hỗ trợ đảm bảo mọi người đều nhìn thấy.
- Các phương tiện hỗ trợ nhìn phải được giải thích rõ ràng và chính xác.
- Hãy đảm bảo tất tất cả thính giả đều thấy được công cụ hỗ trợ thuyết trình
- Dành thời gian luyện tập trình bày các phương tiện hỗ trợ nghe nhìn.
- Khi không còn sử dụng nữa thì hãy cất chúng đi.
3.3.2 Kỹ năng kiểm soát căng thẳng và lo lắng a) Hiện tượng run sợ khi nói trước đám đông
Sợ hãi khi nói trước đám đông là tâm lý phổ biến mà nhiều người trải qua Trong khi một số cá nhân cảm thấy thoải mái và thậm chí thích thú khi thuyết trình trước khán giả, thì phần lớn còn lại, đặc biệt là những người thiếu tự tin trong giao tiếp, lại cảm thấy lo lắng và sợ hãi hơn cả những nỗi sợ khác.
Hầu hết mọi người đều trải qua cảm giác căng thẳng khi lần đầu tiên thuyết trình trước đám đông Tâm lý này có thể ảnh hưởng đến sự tự nhiên trong các hoạt động của bạn.
Để đạt hiệu quả cao nhất khi thuyết trình, bạn cần kiểm soát cảm xúc bản thân và nhận diện các triệu chứng căng thẳng như nôn nao, miệng khô, tay run và lòng bàn tay đổ mồ hôi Giảm thiểu những sự cố ngoài ý muốn bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn trước khi thuyết trình Điều này giúp bạn có thời gian tập trung và tự tin hơn, đồng thời khuyến khích bản thân rằng bạn đã chuẩn bị chu đáo cho buổi thuyết trình, tránh lãng phí thời gian cho những suy nghĩ tiêu cực.
- Có lẽ mình không nên nhận lời mời thuyết trình thì hơn
- Mình đang nhận làm một công việc nguy hiểm đây
- Có lẽ mình chuẩn bị như thế vẫn chưa đủ
- Từ trước tới giờ, mình không thể trình bày được những ý tưởng hay.
- Ước gì bây giờ mình có thể từ chối buổi thuyết trình ngày mai nhỉ.
Thay vì suy nghĩ tiêu cực bạn hãy nghĩ tới những điều tích cực:
Mọi người đều có những điểm không hoàn hảo và cảm giác lo lắng là điều bình thường trong nhiều tình huống Việc cảm thấy hồi hộp khi phải thuyết trình là một trải nghiệm mà ai cũng có thể gặp phải.
Khi thuyết trình, bạn không chỉ là người cung cấp thông tin mà còn là người diễn giải về chủ đề đó Dù bạn có thể am hiểu sâu sắc về chủ đề hơn thính giả, nhưng việc thính giả có chuyên môn vượt trội ở những lĩnh vực khác là điều hoàn toàn bình thường.
Để đạt được thành công trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống, việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho bài thuyết trình là rất quan trọng Công sức và thời gian đầu tư vào việc chuẩn bị sẽ giúp bạn tự tin hơn và tạo ấn tượng tốt với người nghe.
Để thuyết trình hiệu quả, bạn cần duy trì thái độ thực tế và tránh sự cầu toàn Hãy thực hành thư giãn bằng cách hít thở sâu và hình dung bản thân là một người tự tin khi đứng trước khán giả Kiểm soát nỗi sợ và lo lắng trong quá trình thuyết trình là yếu tố quan trọng giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và thuyết phục.
Bắt đầu với những bài thuyết trình ngắn là cách hiệu quả để học hỏi và tích lũy kinh nghiệm Tránh ngay từ đầu những bài thuyết trình dài trên 30 phút, vì thời gian kéo dài thường đòi hỏi nội dung chuyên sâu và kỹ năng thu hút khán giả Việc thành công trong lần thuyết trình đầu tiên là rất khó khăn, vì vậy hãy tận dụng các cơ hội để thực hành qua những phát biểu ngắn trong cuộc họp hoặc tham gia ý kiến tại các hội nghị bàn tròn.
Sẵn sàng cho sai lầm là điều quan trọng khi trình bày nội dung Đừng kỳ vọng mọi thứ diễn ra hoàn hảo, vì khán giả có thể có kiến thức và chuyên môn vượt trội hơn bạn Những phản hồi trái chiều là điều bình thường, vì vậy hãy chuẩn bị tâm lý và chấp nhận khả năng mắc sai lầm trong buổi thuyết trình.
Kế hoạch rèn luyện và phát triển kỹ năng trong tương lai
Kỹ năng thuyết trình ngày nay không chỉ là nhu cầu của sinh viên mà còn rất quan trọng đối với nhân viên, quản lý và lãnh đạo Để nâng cao khả năng thuyết trình, chúng ta cần xây dựng những kế hoạch rèn luyện hiệu quả nhằm phát triển kỹ năng này.
- Dùng phần mềm ghi âm: để ghi lại giọng nói của mình, giúp điều chỉnh giọng nói thông qua các lần tập luyện.
Hít thở sâu trước khi thuyết trình giúp giảm lo lắng và cải thiện khả năng nói Luyện tập nói hàng ngày, bao gồm cả việc trò chuyện với bạn bè, sẽ giúp loại bỏ thói quen sử dụng từ đệm như “ừm” và “à”, từ đó tăng cường sự tự tin khi phát biểu.
- Hãy tạo cho mình một thang điểm: để người nghe đánh giá sau mỗi lần thuyết trình,giúp mình theo dõi sự tiến bộ theo thời gian.
Khi thuyết trình, hãy luôn tưởng tượng rằng bạn đang trò chuyện với một người quen để giảm bớt áp lực Hãy quan sát và học hỏi từ những người có kỹ năng thuyết trình tốt, chú ý đến cách họ đứng và trình bày, từ đó tự luyện tập để cải thiện kỹ năng của bản thân.
- Yêu cầu phản hồi: hãy bảo bạn bè nhận xét và đưa ra đánh giá sau mỗi lần nói.
- Thả lỏng cơ thể trước khi nói: giúp tâm trạng thoải mái, cơ thể thư giãn nhiều hơn.
Chuẩn bị nội dung thuyết trình một cách có chọn lọc là rất quan trọng, vì thời gian thuyết trình có hạn Bạn chỉ nên tập trung vào những điểm chính và quan trọng nhất liên quan trực tiếp đến vấn đề Bằng cách này, bạn sẽ truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và dễ hiểu hơn cho khán giả.
- Chủ động quản lí thời gian: việc sắp xếp thời gian hợp lý giúp bạn hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng của bài thuyết trình.ü
- Tự tin: có phong thái tự tin sẽ tạo được ấn tượng tốt với người nghe.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả thuyết trình, đồng thời cho phép bạn thể hiện sự sáng tạo trong kỹ năng trình bày và ghi điểm với khán giả.
- Ngoài ra chúng ta có thể tham gia các khoá học về kỹ năng thuyết trình và tham gia các buổi thuyết trình, hội thảo ở trường, câu lạc bộ,…