Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là chìa khóa quan trọng nhất dẫn Đến thành công

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc Giao tiếp trong công việc đVợc thS hiện ở nhiều khía cạnh bao gồm giao tiếp bằng thV từ, bằng ngôn ngŸ cơ th§, bằng lời nói, bằng văn bản...

TRUONG DAI HOC GIAO THONG VAN TAI

KHOA KINH TE VAN TAI

TIEU LUAN MON

Giáo viên giảng day:

Sinh viên thực hiện:

Lớp:

Mã sô sinh viên:

MỤC LỤC

PHÂN 1: CƠ SỞ LÝ THUYÉT VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 2c: cscccecrve2 4

1.1 Khái niệm Kỹ năng giao tiẾp 5 ST 11111222 11 12H ng gan rờg 4 1.2 Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công viỆC - cc n1 HH HH ru 4 1.3.Các yếu tổ và nguyên tắc bao dam giao tiếp có hiệu quả 521 EEsxesre 5 1.4 Chức năng của giao tIẾp 5c c nn T11 1121111221212 1 1 1 g1 tr ru 5

1.5 Hình thức giao tiẾp S1 t1 11121121111 1.211 1 1111 t1 ng 6

PHAN 2: NỘI DỰNG 55: 222 2221111122222 0.rrde 9

2.1 Kỹ năng giao tiếp trong kinh đoanh là chìa khóa quan trọng nhất dẫn đến thành công

Thứ nhất: Kỹ năng lắng nghe tích cực - c1 E121 1122221121221 nA 9

Thứ 2 Kỹ năng viẾt - c1 1222111 12111 n1 HH HH HH 9

2.2 Theo quan điSm cá nhTn, nêu bạn là trVởng nhóm trong một bYa tiệc của công ty bạn

sẽ lam gi dS co th§ gTy ấn tVợng với mọi ngVời và tạo cơ hội làm việc thăng tiến sau này?

z0 16 TAI LIEU THAM KHẢO - 2 2S 2S E1 21221111251512115E 212 2E HH HH rau 17

Câu hỏi

TiSu ludn môn giao tiếp trong kinh doanh:

Giao tiếp là chìa khoá thành công trong quản tre, trên thế giới có rất nhiều ng Vời thành công trên cVơng vg là một ngVời sếp, hay một nhTn viên gihi Tuy nhiên ko có một khuôn mẫu nhất đenh, mii ngVời có tính cách, xk II tinh huống khác nhau đều có thS thành công Hãy phTn tích chìa khoá thành công trong các tình huống trong giao tiếp kinh doanh? Bản thTn bạn đã làm gì đŠ có thŠ trở thành một ngVời có khả năng thích ứng nhanh trong giao tiếp? Theo quan điSm cá nhTn, nếu bạn là trVởng nhóm trong một bYa tiệc của công ty bạn sẽ làm gì đS có th§ gTy ấn tVợng với mọi ngVời và tạo cơ hội làm việc thăng tiền sau này?

BÀI LÀM

PHAN 1: CO SO LY THUYET VE KY NANG GIAO TIEP

1.1 Khái niệm Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong nhYng kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong thời đại ngày nay, đó là một tđp hợp nhYng quy tắc, nghệ thudt, cách ứng xk, đối đáp đVợc đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi ng Vời giao tiếp hiệu quả, thuyết phgc Trong

bộ kỹ năng này có rất nhiều kỹ năng nhh khác nhV kỹ năng lăng nghe, kỹ năng thấu hiSu,

kỹ năng sk dgøng ngôn ngŸ cơ thŠ, kỹ năng sk døng ngôn từ, Tm điệu ĐS có đVợc kỹ năng giao tiếp tốt đòi hhi ngVời sk døng phải thực hành thVờng xuyên, áp døng vào mọi hoàn cảnh mới có thS cải thiện tốt kỹ năng giao tiếp của mình

1.2 Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

Giao tiếp trong công việc đVợc thS hiện ở nhiều khía cạnh bao gồm giao tiếp bằng thV từ, bằng ngôn ngŸ cơ th§, bằng lời nói, bằng văn bản Vdy tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc đVợc thŠ hiện cơ thS nhV thé nao?

Việc giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày và kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh không giống nhau Nếu bạn có th§ sk dgng nhYng cTu nói hài hVớc, dí dhm đS trò chuyện

với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thì ngôn ngŸ giao tiếp trong kinh doanh không nhV vdy Vdy cần có nhYng kỹ năng gì đŠ buôi trao đôi công việc thành công?

1.3.Các yếu tố và nguyên tắc bảo đảm giao tiếp có hiệu quả

a) Những yếu tổ để thực hiện giao tiếp hiệu quả

ĐS hoạt động giao tiếp có hiệu quả, cần đảm bảo nhŸYng yếu t6 co ban sau: + Phải xTy dựng dVoc một bản thông điệp rõ ràng, chính xác, đễ hiSu:

+ Báo đảm dòng chảy thông tm:

+ Lắng nghe chTn thành và thực hiện hồi đáp cần khi cần thiết

+Nắm đVợc môi trVờng xã hội khi giao tiếp

+ Sk dựng ngôn ngY phù hợp

b) Các nguyên tắc bảo đảm giao tiếp hiệu quả

Muốn hoạt động giao tiếp có hiệu quả thì cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau dTy:

Nguyên tắc 1: Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên giao tiếp

Nguyên tắc 2 Đảm bảo sự bình đăng trong giao tiếp

Nguyên tắc 3 Luôn hướng tới giải pháp tỗi ưu

Nguyên tắc 4 Tôn trọng các giá trị văn hóa

1.4 Chức năng của giao tiếp

- Chức năng thông tin hai chiều giYa hai ng Vời hay hai nhóm ngVời

- Chức năng tô chức, điều khiSn, phối hợp hành động của một nhóm ng Vời trong một hoạt động cùng nhau

- Chức năng giáo đợc và phat triSn nhTn cach

+ Tác giả Nguyễn Quang Uân chia chức năng giao tiếp thành các chức năng

- Chức năng thông tin hai chiều

- Chức năng thŠ hiện và đánh giá thái độ cảm xúc

- Chức năng liên kết phối hợp hoạt động

- Chức năng đồng nhất hóa

- Chức năng giáo đợc

+ Tác giả Nguyễn ộuTn Thức phTn chia chức năng giao tiếp thành hai nhóm:

- Nhom chức năng thuần tủy xã hội

- Nhóm chức năng tTm lÏ xã hội

+ Tác giả Nguyễn Văn Đồng cho rằng giao tiếp có các chức năng sau:

-_ Chức năng thha mãn nhu cầu con ngVời, đTy là chức năng quan trọng nhất của giao tiếp

- Chức năng thông tin

- Chức năng nhdn thức về tự nhiên, xã hội và về bản thTn

- Chức năng cảm xúc giúp con ngVời thha mãn nhYng nhu cầu xúc cảm, tình

- Chức năng đenh hVớng, tổ chức, phối hợp hoạt động và điều chỉnh hành vi của bản thTn và của ngVời khác

- Chức năng hình thành và phát triSn các quan hệ liên nhTn cách- Nhóm chức năng tTm ll gồm: chức năng động viên, khích lệ; chức năng thiết ldp, phát triSn, củng cố các mối quan hệ: chức năng cTn bằng cảm xúc; chức năng hình thành và phát triŠn nhTn cách 1.5 Hình thức giao tiếp

Giao tiếp trực tiếp:

+ Giao tiếp trực tiếp là hình thức giao tiếp khi các chủ thS có nhau cầu giao tiếp

tác động lẫn nhau

+ Hình thức giao tiếp trực tiếp có Vu điÑm:

Giúp cho vấn đề mà các bên trao đối đVợc rõ ràng, cg thS hon

Thông tin phản hồi nhanh

Ra quyết đenh nhanh hơn, vấn đề đVợc giải quyết nhanh và triệt đS

Giúp cho việc nhdn biết đối phVơng đVợc rõ ràng cø th hơn

Giúp cho các chủ thS giao tiếp có thS thS hiện tình cảm, cảm xúc, thái độ một cách rõ ràng hơn

Làm cho mối quan hệ giYa các bên giao tiếp ngày càng gắn bó, bền chặt Hình thức giao tiếp trực tiếp có nhYng hạn chế sau:

Tốn thời gian dS tổ chức không gian, đea điSm giao tiếp, tốn chỉ phí đi lại

Dễ nảy sinh xung đột, mTu thuẫn giYa các bên giao tiếp nếu các bên giao tiếp

có sự khác biệt lớn về quan điSm, tính cách, thái độ

Khi sk đøng hình thức giao tiếp trực tiếp cần chú 1 một số điSm đặc trVng sau:

Tổ chức không gian, đea điSm giao tiếp thích hợp

- Chú l hình ảnh bên ngoài

- Quan tTm ngôn ngŸ cơ thS của bản thTn và của đối tác

Giao tiếp gián tiếp:

Giao tiếp gián tiếp là hình thức giao tiếp thông qua các phVơng tiện hay yêu

tố trung gian, giao tiếp gián tiếp rất đa dạng bao gồm nhiều hình thức khác nhau nhV: giao tiếp qua điện thoại, thV tín, email, chat, éax,

Các hình thức giao tiếp gián tiếp có Vu điSm: thudn tiện, đỡ tốn kém, trao đổi đVợc nhiều thông tin, cùng một thời gian có thS giao tiếp với nhiều ng Vời

Các hình thức giao tiếp gián tiếp có hạn chế: thông tin dé be thất lạc, rò rỉ: sự

nhdn biết về nhau be hạn chế: khó bộc lộ rõ tình cảm thái độ

PHẢN 2: NỘI DUNG

2.1 Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là chìa khóa quan trọng nhất dẫn đến thành công

Thứ nhất: Kỹ năng lắng nghe tích cực

Kỹ năng lắng nghe tích cực bao gồm cả khả năng lắng nghe và kết hợp các quan điSm trong giao tiếp Việc lắng nghe cho bạn nhŸng giá tre và các khái niệm mới Điều này giúp bạn để dàng tiếp cdn với khách hàng hơn và có thŠ mang đến cho họ nhYng giải pháp tích cực

Viéc lang nghe doi hhi ban phai co nhYng tVong tac nhV dat cTu hhi dS khang denh

sự nghiêm túc tham gia trong cuộc trò chuyện

Ví dg: khi công ty họp bàn về doanh thu tháng có một số điSm không đVợc rõ rang

về khoản chỉ

Cách giải quyết: Ban đầu cần có thái độ bình tĩnh đS hhi lại nhYng điều còn băn khoăn của minh và nhờ bạn kế toán giải trình lại chi tiết nhYng khoản chỉ mà bạn chVa

hiSu đVợc

Thứ 2 Kỹ năng viết

Kỹ năng sk dựng dtY liệu và giao tiếp bằng văn bản đS thông báo các đề xuất, hành động cũng cần đVợc xem trọng và cải thiện

Giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh cần ngắn gọn nhVng đảm bảo cung cấp đầy

đủ thông tin và giúp ng Vời nhdn tđp trung vào nhYng điSm quan trọng nhất

Giao tiếp bằng văn bản tốt cũng bao gồm việc cho thấy bạn có theo dõi đầy đủ cả quá trình và đVa ra hoạt động hVớng đến hoàn thành mợc tiêu hay không

Kỹ năng viết cần đVợc sk dợng trong giao tiếp kinh doanh, văn bản cần đVợc th§ hiện một cách đây đủ nội dung cần trao đổi, sk đơng cTu từ trang trọng, dấu cTu rõ ràng Văn bản cần đVợc căn chỉnh theo quy đenh đS ngVời đọc hiSu rõ đVợc nội dung trong văn

Vi dg:

Khi giao tiếp bằng email cho đối tac ta cần có nội dung rõ ràng, mạch lạc, không dai dong, sk dgng van phong trang trong lech su, sk dgng dau cTu dung

Thứ ba kỹ năng nói: Trong kinh doanh việc trao đôi thông tin nhằm truyền đạ thông tin đến ngVời nghe, mọi thông tin cần đVợc nói rõ ràng, truyền cảm Trong lúc kl kết hợp đồng trực tiếp với đối tác lời nói cần đVợc rõ ràng mạch lạc, bên cạnh đó lời nói cần đVợc

phù hợp với bối cảnh giao tiếp

Ví dg: trong một lần bạn dẫn khách hàng trong nVớc đi tham quan và dùng bYa tại nhà hàng mà công ty hay đVa khách hàng của mình đến khi ăn xong khách hàng ó triệu chứng be ngộ độc, làm hoang mang cho các hành khách khác

ộk II tình huống:

Đầu tiên đại diện của công ty và bên nhà hàng cần ldp tức xin lii khách hàng, đVa nhŸng ngVời be ngộ độc đến bệnh viện đS cấp cứu, kiSm tra bYa ăn đó có vấn đề nhV thế nào, dùng kỹ năng nói và thuyết phgc khách hàng nói đTy là lần đầu tiên sảy ra chuyện nhV vdy đTy là điều mà không ai mong muốn vì vdy mong đVợc sự thông cảm của mọi

ng Vời sau khi kiSm tra đỗ ăn họ đã ăn mà không có vấn đề gì thì hhi thăm họ đã ăn uống

đồ gì trVớc khi dùng bYa và khi phát hiện ra họ đã đùng đồ ăn ke với nhYng món ăn của bYa trVa thì cần giải thích voi ho nhYng tac hại của điều đó và khuyên họ lần sau nên tránh dS bảo vệ sức khhe của mình Quan tTm chăm sóc các khách hàng cho họ khhe lại sau đó đVa họ về nghỉ nghơi tại khách sạn khi sảy ra chuyện đó thì dù là ln của bên nào nhVng nhdn đVợc sự quan tTm Tn can chu dao thì khách hàng cũng cảm thấy an lòng và øiY đVợc mối quan hệ tốt giYa các bên

Thứ tV Kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm là kỹ năng không thS thiếu của mii con ngVời, làm việc nhóm là sợi giTy kết nỗi mọi ngVời với nhau đS hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả Việc

giao tiếp hiệu quả với nhYng cá nhTn trong nhóm sẽ khiến bạn thu nhdn đVợc nhYng kiến

thức hay mà bản thTn chVa có đVợc

quả cao trong công việc

Ví dg: Nhóm của bạn đVợc giao làm bài tp

Cách giải quyết: là một nhóm trVởng thì bạn cần phTn công nhiệm vg cho ting thành viên trong nhóm nhÝV: bạn làm bản word bạn thiết kế slide trình chiều, và bạn thuyết trình Khi phTn công nhiệm vø bạn cần phTn công rõ thời gian hoàn thiện nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm NhV vdy việc phTn công rõ ràng cø thŠ sẽ giúp cho việc lam bài tdp nhóm đVợc hoàn thiện

Thứ năm Kỹ năng thuyết trình

Thuyết trình giúp nhYng l1 tVớng trong kinh doanh đVợc thS hiện rõ ràng hơn, việc

thuyết trình một cách rõ ràng am hiSu nhYng thông tin nói đến trong bài thuyết trình giúp

ng Vời nghe thâu hiSu đVợc 1 tVởng kinh doanh của mình đem lại hiệu quả cao trong công VIỆC

Kỹ năng thuyết trình giúp đội nhóm của mình thS hiện đVợc kế hoạch đVợc dé ra dS

thuyết phgc đối phVơng đồng tình với l tVởng đó, chính vì vdy việc thuyết trình th§ hiện đVợc bạn là ngVời có kỹ năng nói cũng nhV th§ hiện đVợc mình là ngVời tự tin, co hiSu biét sTu sac 1 tVong dVoc dé ra

Thứ 6 Kỹ năng bán hang

Bên cạnh nhYng kỹ năng trên thì kỹ năng bán hàng là kỹ năng không thể thiếu trong kinh doanh của mii ngVời và mii doanh nghiệp nói chung, kỹ năng bán hàng giúp tV vấn cho khách hàng nhYng sản pham họ cần kém nhYng théng tin hYu ich dS ho mua hàng Bán hàng sẽ thành công nêu ngVời giao tiếp với nhau am hiSu về mặt hàng của mình Vì thé trong qua trình bán hàng ng Vời bản hàng cần có nhYng thông tin về mặt hàng cần bán,

có lời nói cũng nhV thái độ tôn trọng khách hàng, tV vấn cho khách hàng một cách tdn tTm, thuyết phgc khách hàng tin dùng sản phẩm của mình

Vi dg:

Mét tinh hu6éng citing khéng kém phần oái oăm la khi ban da thuyét phge dVoc khách hàng kl két hop đồng và chỉ chờ đến ngày giao hàng Tuy nhiên, công ty lại hết hàng đột ngột khiến bạn không có hàng giao cho khách Dĩ nhiên đS thoát hiSm trong tình huống này cũng đòi hhi sự khéo léo của nhTn viên ban hang

Giải quyết:

Cần phải sk dạng nguyên nhTn hợp lI và phù hợp với hoàn cảnh Tìm hiSu xem việc giao hàng chdm trễ này có gTy ra thiệt hại gì cho khách hàng của mình không? Khách hàng có cần mặt hàng này gấp hay không? Trong trVờng hợp buộc phải giao hàng đúng ngày, bạn có thŠ liên lạc với nhYng khách hàng khác của mình, hhi xem liệu họ còn loại hàng đó trong kho không Nếu bạn có thŠ mVợn hàng này đŠ giao cho khách hàng đúng han thi di nhiên, khi trả lại số hàng đã cho mVợn, bạn nên kèm theo một số Vu đãi hay Vu tiên cho họ

2.2 Theo quan điểm cá nhân, nếu bạn là trưởng nhóm trong một bữa tiệc của công

ty bạn sb làm gì để có thể gây ấn tưcng vdi mọi ngưei và tạo cơ hội làm việc thăng tiến sau này?

Trong một buôi tiệc là một nhóm trVởng tôi sẽ làm nhYng điều đS gTy ấn tVợng với

mọi ngVời va dS tao co hé cho việc thăng chức nhV:

Tôi sẽ mặc trang phợc phù hợp cho bYa tiệc, trang phgc phù hợp khiến tôi tự tin đS tôi giao tiếp với mọi ng Vời và gTy ấn tVợng từ buôi gặp đầu trang phgc phù hợp cũng là

cách đS tôn trọng bản thTn mình và ngVời đối diện

Lần gặp mặt trong bYa tiệc tôi sẽ thTn thiện với tất cả mọi ng Vời với nhYng ngVời không quen tôi sẽ nở ng cVời với họ đSŠ thay lời chào tới họ

Bên cạnh đó tôi sẽ chủ động chào hhi và giới thiệu bản thTn mình với mọi ngVời và ThS hiện năng văn nghệ của ban thTn, chuan be san 1 va bai hat bản thTn tự tin nhất đS giao IVu van nghé trong bYa tiéc giao [Vu văn nghệ giúp cho buôi tiệc trở lên sôi động hơn, gan két lai moi ng Vời với nhau