Đặc điểm Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các côngviệc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bịcác yếu tố cần thiết; và tổ chức
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khái niệm
Sự kiện: sự việc có ý nghĩa, ít nhiều quan trọng đã xảy ra (Theo Từ điển
Sự kiện (event) trong tiếng Anh được định nghĩa là một hệ thống cộng đồng, phục vụ cho nhiều mục đích như lễ kỷ niệm, các hoạt động giáo dục và đào tạo, tiếp thị quảng cáo, cũng như các buổi tiệc gặp gỡ và đoàn tụ.
Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật, tuyên truyền và công bố, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Tổ chức sự kiện là một quy trình toàn diện, bao gồm các bước như nghiên cứu, lập chương trình và kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và thực hiện sự kiện trong một thời gian và không gian xác định.
Tổ chức sự kiện nhằm truyền tải thông điệp cụ thể đến người tham gia và cộng đồng, phục vụ cho các mục đích đa dạng của các bên liên quan.
Đặc điểm
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết và thực hiện sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể Mục tiêu của tổ chức sự kiện là truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể liên quan Đây là một loại hình kinh doanh dịch vụ đa dạng, vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ chung, vừa mang những đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện.
Phân loại
Tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động đa dạng trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị và hội thảo, cùng nhiều lĩnh vực khác.
Tổ chức sự kiện còn là những hoạt động không bị giới hạn về phạm vi tổ chức, cũng như ngành nghề lĩnh vực.
Các loại hình sự kiện cơ bản
Sự kiện là các hoạt động xã hội đa dạng trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, và văn hóa, bao gồm cả lễ hội và phong tục tập quán Để quản lý và tổ chức hiệu quả, sự kiện cần được phân loại thành các nhóm dựa trên những tiêu chí như quy mô, lãnh thổ, thời gian, hình thức và mục đích Việc phân loại này giúp xác định loại hình sự kiện và đáp ứng nhu cầu của từng đối tượng tham gia.
Quy mô của sự kiện không chỉ được xác định qua số lượng người tham gia hay không gian tổ chức, mà còn phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện đó Một sự kiện có thể thu hút đông đảo người tham gia và diễn ra tại sân vận động lớn, nhưng nếu không có tác động đáng kể đến cộng đồng hoặc lĩnh vực liên quan, thì không thể coi đó là một sự kiện lớn.
Sự kiện lớn là những hoạt động có ảnh hưởng mạnh mẽ ở quy mô quốc gia và quốc tế, thu hút đông đảo người tham gia và thường kéo dài trong thời gian dài Nội dung của các sự kiện này rất đa dạng và phong phú, ví dụ như Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES 23 và hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp.
Sự kiện nhỏ là những hoạt động có ảnh hưởng hạn chế, thường chỉ trong một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình, với sự tham gia của ít người Thời gian tổ chức sự kiện ngắn và nội dung hoạt động thường ít phong phú Ví dụ về sự kiện nhỏ bao gồm hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, và cuộc họp lớp cuối năm.
Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ có thể đưa ra những gợi ý tương đối về các sự kiện Có thể phân loại sự kiện thành ba cấp độ: sự kiện địa phương (như lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập huyện A), sự kiện vùng (như lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia (như Hội khỏe Phù đổng toàn quốc), và sự kiện quốc tế (như Lễ hội Olympic) Ngoài ra, còn có thể xác định một mức độ trung gian giữa sự kiện lớn và nhỏ, đó là các sự kiện vừa (trung bình).
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ
- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày
Theo tính mùa vụ, sự kiện có thể chia thành hai loại chính: sự kiện thường niên và sự kiện không thường niên Sự kiện thường niên diễn ra vào những thời điểm nhất định trong năm, như hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng, họp đồng hương đầu năm hoặc cuối năm, và các lễ hội thường niên Ngược lại, sự kiện không thường niên không có quy luật cụ thể và không lặp lại hàng năm, ví dụ như lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, hay triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A.
1.3.3 Hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:
- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty…
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)
+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)
Promotional events play a crucial role in enhancing brand visibility and driving sales, while brand and product launches are essential for introducing new offerings to the market Additionally, customer meetings, conferences, and conventions provide valuable opportunities for businesses to engage directly with their audience, fostering relationships and gathering feedback to improve services and products.
+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông… + Lễ khai trương, khánh thành, động thổ…
+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như
+ Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học…
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc
+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục
- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm:
+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)
+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội + Giao lưu văn hóa + Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập…
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:
+ Entertainment events: Event giải trí
+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh - sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp…)
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow
+ Festive events: Event lễ hội
+ Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc
+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ… - Sự kiện thể thao:
+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…
Sự kiện chính thống, hay còn gọi là sự kiện của nhà nước, là loại hình sự kiện có những chuẩn mực và quy tắc riêng biệt Các cơ quan nhà nước đóng vai trò là chủ đầu tư chính cho những sự kiện này, đảm bảo tính chính xác và uy tín trong tổ chức.
+ Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương + Phát động phong trào + Hội thảo, hội nghị…
+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương
Sự kiện truyền thông là những sự kiện có tính chất truyền thông mạnh mẽ, thường được tổ chức bởi một hoặc nhiều cơ quan báo chí, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
+ Thu hút nhà tài trợ
Trong các sự kiện như họp báo và thông cáo báo chí, cần lưu ý rằng các phân loại này chỉ mang tính tương đối Thực tế cho thấy, một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại khác nhau, chẳng hạn như hội thảo và hội nghị Đồng thời, mỗi sự kiện cụ thể có thể đồng thời thuộc hai hoặc nhiều loại phân loại đã đề cập.
Tác động của tổ chức sự kiện với
1.4.1 Kinh tế Ảnh hưởng tích cực
Các sự kiện lớn diễn ra sẽ thúc đẩy sự phát triển kinh tế và đa dạng hóa ngành nghề của từng quốc gia hay địa phương.
Tổ chức sự kiện không chỉ thúc đẩy ngành du lịch mà còn kích thích sự phát triển của hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp và ngân hàng Các sự kiện lớn, mang tầm quốc gia, yêu cầu chuẩn bị cơ sở vật chất, từ đó góp phần nâng cao hạ tầng và tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho nền kinh tế.
Tổ chức sự kiện không chỉ là một hoạt động giải trí mà còn là công cụ marketing mạnh mẽ, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp và nền kinh tế Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực nếu không được quản lý và thực hiện đúng cách.
Khi nhiều sự kiện lớn diễn ra đồng thời, áp lực lên cơ sở hạ tầng gia tăng, dẫn đến chi phí cho các hoạt động và dịch vụ khác cũng tăng theo.
Hoạt động bảo vệ trật tự
Nguy cơ thất bại của sự kiện có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng về mặt chính trị, đồng thời làm tăng khả năng ngân sách nhà nước bị lạm dụng hoặc đầu tư không hiệu quả.
1.4.2 Văn hóa - Xã hội Ảnh hưởng tích cực
Tổ chức sự kiện không chỉ tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho xã hội mà còn góp phần nâng cao đời sống người dân Hơn nữa, nó thúc đẩy sự phát triển của nền văn hóa tiên tiến, đồng thời giữ gìn và phát huy bản sắc dân tộc.
Sự kiện giúp con người có thể giao lưu, đoàn kết, tiếp cận cuộc sống hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống.
Tổ chức các sự kiện truyền thống một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp bảo tồn di sản văn hóa quốc gia mà còn nâng cao giá trị truyền thống và lòng tự hào dân tộc Điều này góp phần thúc đẩy việc gìn giữ và phát huy bản sắc văn hóa, đồng thời tôn vinh tính đa dạng của dân tộc.
Các sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tập hợp cộng đồng để ủng hộ các sự nghiệp lớn Hội nghị chính trị là diễn đàn thảo luận và quyết định các vấn đề then chốt liên quan đến vận mệnh của quốc gia, dân tộc và thế giới Đồng thời, các hội thảo khoa học là nơi quy tụ và phát triển tri thức, góp phần thúc đẩy sự tiến bộ xã hội.
Sự kiện không chỉ là dịp để quảng bá những nét độc đáo của môi trường tổ chức, mà còn có thể góp phần cải thiện cơ sở hạ tầng và giao thông, từ đó nâng cao chất lượng đô thị tại khu vực diễn ra sự kiện Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường và cộng đồng.
Các sự kiện có thể gây tắc nghẽn giao thông, ô nhiễm môi trường, phá vỡ lối sống của dân cư nơi diễn ra các sự kiện.
Một số sự kiện có thể kéo theo các tệ nạn xã hội như ma túy, cờ bạc, mất trật tự công cộng ở nhiều địa phương,
Sự kiện có thể được sử dụng để thao túng sự chú ý của cộng đồng, khiến công chúng quên đi những vấn đề quan trọng hơn Khi sự kiện xảy ra, những sai sót hoặc sự cố có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân và tổ chức.
Sự kiện này không chỉ là một dịp để tổ chức mà còn là cơ hội tuyệt vời để nâng cao nhận thức cộng đồng về các vấn đề môi trường Qua đó, chúng ta có thể giáo dục mọi người về tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường và khuyến khích hành động tích cực để bảo tồn thiên nhiên.
Thúc đẩy công nghiệp xanh là một nhiệm vụ quan trọng, và tổ chức sự kiện có thể đóng góp đáng kể bằng cách khuyến khích sử dụng năng lượng tái tạo, sản phẩm tái chế và các dịch vụ bền vững Việc này không chỉ giúp bảo vệ môi trường mà còn thúc đẩy sự phát triển của các ngành công nghiệp xanh, tạo ra một tương lai bền vững hơn cho cộng đồng.
Sự kiện không chỉ tạo ra cơ hội thảo luận về các giải pháp sáng tạo mà còn mở ra những cơ hội kinh doanh mới trong lĩnh vực môi trường, từ đó xây dựng nền tảng vững chắc cho cảm hứng và sự sáng tạo.
Khí thải và lượng rác thải: Sự kiện thường gây ra lượng lớn khí thải và tạo ra rác thải phóng đại môi trường.
Sự kiện tiêu tốn năng lượng và tài nguyên tự nhiên, bao gồm cả quá trình vận chuyển và cung cấp dịch vụ cũng như sản phẩm Việc này không chỉ ảnh hưởng đến môi trường mà còn đặt ra thách thức trong việc quản lý và sử dụng bền vững các nguồn lực.
Công nghệ và thiết bị trong các sự kiện thường gây ảnh hưởng đến môi trường, đặc biệt là các thiết bị như đèn chiếu sáng và hệ thống âm thanh Việc sử dụng các công nghệ này cần được xem xét kỹ lưỡng để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường.
Tổ chức sự kiện không chỉ là việc lên kế hoạch và thực hiện hoạt động, mà còn là quá trình tạo ra trải nghiệm sâu sắc và kết nối tích cực giữa các bên liên quan Sự kiện được xem như kết quả của việc tổ chức và quản lý các yếu tố như không gian, thời gian, người tham gia và thông điệp, nhằm mang lại những khoảnh khắc ý nghĩa và đáng nhớ.
TỔ CHỨC SỰ KIỆN KỶ NIỆM 27 NĂM NGÀY THÀNH LẬP ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
Thông tin cơ bản của chương trình
Kỷ niệm thành lập trường là dịp quan trọng để tôn vinh những người đã góp phần xây dựng và phát triển trường Đại học Tôn Đức Thắng Đây là cơ hội để ghi nhận công lao, lòng đam mê và sự cống hiến của các nhà sáng lập, cố vấn, giảng viên, nhân viên và tất cả những ai đã đóng góp vào thành công của nhà trường.
Việc tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngày thành lập trường không chỉ nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết và sự thân thiện giữa các thành viên, mà còn tạo động lực khuyến khích mọi người tiếp tục nỗ lực và đóng góp cho sự phát triển bền vững của trường.
Kỷ niệm thành lập trường không chỉ là dịp để kết nối các thế hệ mà còn là cơ hội để truyền đạt giá trị, tinh thần và truyền thống của trường từ thế hệ này sang thế hệ khác, nhằm duy trì và phát triển sứ mệnh cũng như tinh thần của trường.
Sự kiện thu hút 1400 người tham gia, bao gồm 250 khách mời đặc biệt, 550 giảng viên và 600 sinh viên Đối tượng tham dự là tất cả giảng viên đang công tác tại Đại học Tôn Đức Thắng, các cố vấn, đại diện chính quyền quận 7, cùng với đại diện sinh viên từ tất cả các khoa của trường.
Diễn ra trực tiếp tại hội trường 2A
Khách mời tham dự phản hồi về việc tham gia từ ngày 15/09/2023 đến ngày 20/09/2023 và liên hệ trực tiếp qua email đã cung cấp về thông tin sự kiện.
2.1.5.1 Sơ lược về địa điểm
Hội trường 2A với sức chứa đến 1.400 người được liên thông 4 tầng lầu với trang thiết bị đạt chuẩn đồng bộ (ghế ngồi dịch chuyển không phát tiếng động).
Dãy ghế xanh là khu vực ghế ngồi của khách mời.
Các nội dung liên quan sự kiện “Kỷ niệm 27 năm ngày thành lập Đại học Tôn Đức Thắng”
Màu chủ đạo của sự kiện
Bài viết sử dụng hai màu chủ đạo là xanh dương và đỏ, tượng trưng cho hy vọng và sức sống mãnh liệt của thiên nhiên Màu đỏ không chỉ đại diện cho máu và nhiệt huyết, mà còn thể hiện tinh thần kiên cường và quyết tâm chiến đấu của người Cộng sản, đồng thời là biểu tượng của sự chiến thắng.
Màu chủ đạo của trường không chỉ phản ánh tên gọi mà còn thể hiện cốt cách của Chủ tịch Tôn Đức Thắng Điều này cũng khẳng định phương châm của nhà trường, tập trung vào định hướng thực hành và ứng dụng nhằm nâng cao dân trí, đào tạo năng lực và bồi dưỡng nhân tài.
Bộ nhận diện thương hiệu sự kiện
(Đã được trình bày trong Powerpoint)
Bao thư (12cm x 22cm Khổ A6) (Mặt trước, mặt sau)
Thẻ đeo BTC (5,4cm x 8,6cm)
Bảng tên khách mời (10cm x 20cm) (Để nằm ngang)
Áo, nón, dây đeo, túi xách, móc khóa, túi tote
2.2.2.1 Ý tưởng cho sự kiện“Kỷ niệm 27 năm ngày thành lập Đại học Tôn Đức Thắng” Đại học Tôn Đức Thắng là một trong những cơ sở đào tạo giáo dục đại học hàng đầu tại Việt Nam, là một trường có uy tín cao trong hệ thống giáo dục của Việt Nam Nhờ vào chất lượng đào tạo tại trường, tỉ lệ sinh viên ra trường có việc làm ngay đạt gần 100% và đạt được nhiều giải thưởng vô cùng danh giá Có được như ngày hôm nay, trường Đại học Tôn Đức Thắng đã trải qua rất nhiều khó khăn từ khi thành lập trường, được thành lập vào ngày ngày 24/9/1997, Tiền thân của Trường Đại học Tôn Đức Thắng là Trường Đại học Công nghệ Dân lập Tôn Đức Thắng, thành lập theo Quyết định 787/TTg-QĐ ngày 24/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ Trường do Liên đoàn lao động Thành phố Hồ Chí Minh sáng lập và quản lý thông qua Hội đồng quản trị do Chủ tịch Liên đoàn lao động Thành phố đương nhiệm làm chủ tịch.
Mục tiêu thành lập Trường Đại học Tôn Đức Thắng (TDTU) là thực hiện Chương trình 17/TU và Chỉ thị 13 của Thành ủy Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân, phát triển nguồn nhân lực phục vụ công nghiệp hóa - hiện đại hóa, và đào tạo nhân tài cho xã hội Sau 27 năm hình thành và phát triển, TDTU đã vượt qua nhiều khó khăn để gặt hái thành công trong sự nghiệp giáo dục Nhân kỷ niệm 27 năm thành lập (24/09/1997 - 24/09/2024), chúng ta cùng nhìn lại những dấu ấn đáng nhớ, thành tựu, niềm vui và thách thức mà trường đã trải qua Sự kiện này là dịp để tôn vinh hành trình phát triển của TDTU.
2.2.2.2 Kịch bản của sự kiện “Kỷ niệm 27 năm ngày thành lập Đại học Tôn Đức Thắng”
A) Kịch bản chung/Kịch bản tổng quát/Nội dung chương trình
STT Thời gian Nội dung Đảm nhận Ghi chú
0 23/09/2024 Setup, chuẩn bị sự kiện
08h00 Đón tiếp các đại biểu và khách mời Lễ tân
08h10 Ổn định tổ chức MC
Văn nghệ chào mừng Cựu sinh viên, đội tuyển, CLB văn nghệ nhà trường biểu diễn
Liên khúc Việt Nam quê hương tôi
Nghi thức chào cờ, hát Quốc ca
09h00 Đại diện Ban giám hiệu nhà trường phát biểu chào mừng và tuyên bố lý do
MC Hiệu trưởng trường Đại học Tôn Đức Thắng
Giới thiệu các quý đại biểu, khách mời MC
Tiến hành nghi thức cắt bánh kem Các thầy cô, ban lãnh đạo
8 09h20 - Đại diện Nhà trường phát Công đoàn *Có Chiếu
09h40 biểu ôn lại kỷ niệm quá trình hình thành và phát triển của trường clip/hình ảnh*
10h00 Đại diện các tổ chức xếp hạng phát biểu, công nhận và trao các chứng nhận xếp hạng cho Nhà trường. Đại diện tổ chức xếp hàng
Ban giám hiệu đã có lời tri ân sâu sắc và trao kỷ niệm chương cho hội đồng sáng lập, các thầy cô giáo, cùng với các bộ, ban, ngành Trung ương và địa phương, cũng như các đối tác thân hữu đã hỗ trợ trong suốt quá trình phát triển.
Tặng hoa và trao kỉ niệm chương
10h25 Đại diện sinh viên, cựu sinh viên phát biểu cảm nghĩ Đại diện sinh viên, cựu sinh viên
Tiến hành khen thưởng giáo viên có thành tích xuất sắc
Phong hàm chức vụ, Giải thưởng bài nghiên cứu khoa học
Tiến hành khen thưởng sinh viên, câu lạc bộ có thành tích xuất sắc
SV 5 tốt, thành tích xuất sắc
10h55 Văn nghệ bế mạc Đội văn nghệ,
Giảng viên, viên chức, toàn thể hội trường
Bế mạc chương trình, gửi lời cảm ơn đến toàn thể người tham dự buổi lễ kỷ
B) Kịch bản MC, kỹ thuật, hậu cần
08h10 Ổn định khách giả và các hoạt động bên lề chu‰n bị cho buổi lễ “ Kỷ niệm 27 năm thành lập trường”
“Buổi lễ kỷ niệm sắp bắt đầu, xin quý vị khán giả vui lòng ổn định chỗ ngồi để công tác chuẩn bị được hoàn tất Chân thành cảm ơn sự hợp tác của mọi người.”
The celebration is set to commence shortly, and we kindly ask the audience to take their seats to ensure a smooth start to the event Thank you for your cooperation.
Nhân dịp kỷ niệm 27 năm thành lập trường, tôi xin gửi lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng đến các quý vị đại biểu, khách quý, thầy cô, sinh viên và cựu sinh viên từ ban giám hiệu nhà trường.
On this special day marking the 27th anniversary of our school's founding, I extend heartfelt greetings and best wishes to all delegates, esteemed guests, dedicated teachers, students, and alumni on behalf of the school board of directors.
Kính thưa quý khách, thầy cô và các sinh viên, hôm nay chúng ta cùng nhau kỷ niệm 27 năm thành lập trường Đại học Tôn Đức Thắng Xin trân trọng mời quý vị thưởng thức các tiết mục nghệ thuật đặc sắc do các cựu sinh viên và sinh viên của trường biểu diễn.
We are honored to welcome distinguished guests, teachers, and students to the ceremony commemorating the 27th anniversary of our school's founding Today, we invite you to enjoy captivating art performances presented by the talented alumni and fellow students of Ton Duc Thang University.
“ Và bây giờ, chương trình văn nghệ chào mừng lễ kỷ niệm trường xin phép được bắt đầu.”
“And now, the cultural program to celebrate the school's anniversary will begin.”
“ Mở đầu chương trình xin mời quý vị cùng thưởng thức tiết mục đồng diễn trống được thể hiện bởi đội văn nghệ trường ”
At the beginning of the program, we would like to invite you to enjoy the drum performance performed by the school's performance team.
Kính chào quý vị, hôm nay chúng ta cùng nhau chào mừng 27 năm thành lập trường Đại học Tôn Đức Thắng Đội văn nghệ của trường và các cựu sinh viên sẽ biểu diễn tác phẩm "Dâng người một bài ca" như một lời tri ân sâu sắc gửi đến Chủ tịch Tôn Đức Thắng.
In a festive celebration marking the 27th anniversary of Ton Duc Thang University, the performance team and alumni will come together to present "Offering People a Song," a heartfelt tribute to President Ton Duc Thang.
Xin quý vị hãy dành một tràng pháo tay và cảm ơn các cựu sinh viên cùng đội văn nghệ trường Đại Học Tôn Đức Thắng đã mang đến một phần trình diễn đặc sắc và ấn tượng.
“Please give a round of applause and thank the alumni and performing arts duo of Ton Duc Thang University for their unique and extremely impressive performance.”
Xin kính mời quý vị thưởng thức tiết mục hát liên khúc "Việt Nam quê hương tôi - Việt Nam tươi đẹp - Việt Nam ơi", do đội văn nghệ Tôn Đức Thắng biểu diễn.
Kế hoạch nhân sự cho sự kiện “Kỷ niệm 27 năm ngày thành lập Đại học Tôn Đức Thắng”
STT Bộ phận Vị trí Số lượng Nhiệm vụ
Liên lạc với các đối tác là bước quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, bao gồm thảo luận và ký kết hợp đồng với nhà tài trợ, nhà cung cấp dịch vụ âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị sân khấu, cũng như các đơn vị cung cấp dịch vụ ẩm thực và vệ sinh.
Để tạo ra một không gian hấp dẫn và phù hợp với tinh thần của sự kiện, việc xác định giao diện sự kiện, trang trí, thiết kế, âm nhạc và các yếu tố khác là rất quan trọng.
Quản lý đội ngũ nhân viên và tổ chức sự kiện bao gồm các bước quan trọng như tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên Việc điều phối các hoạt động và chương trình trong sự kiện là cần thiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Lập ra bản kế hoạch hoàn chỉnh cho chương trình.
- Phối hợp với các bộ phận khác để lên kế hoạch tổng nhằm đạt được mục tiêu tổ chức chương trình
Mỗi giám sát viên sẽ phụ trách một khu vực cụ thể, có nhiệm vụ cập nhật và xử lý các vấn đề phát sinh trong chương trình, sau đó báo cáo lại cho đạo diễn.
- Quản lý giám sát bộ phận kỹ thuật âm thanh, ánh sáng ở
- Quản lý giám sát khu vực diễn ra sự kiện chương trình
- Giám sát việc triển khai kế hoạch sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch đã chỉ đạo.
Để đảm bảo an toàn cho thầy cô, sinh viên và khách tham gia, cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị bảo vệ và quản lý rủi ro Điều này sẽ giúp duy trì trật tự và an ninh trong suốt chương trình.
Chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết cho sự kiện, hỗ trợ các bộ phận khác trong việc tổ chức và thực hiện chương trình theo yêu cầu Điều này bao gồm việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, vận chuyển và xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
- Chuẩn bị và quản lý sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị ghi hình, và các thiết bị khác cần thiết cho sự kiện.
- Quản lý nguồn nhân lực: Đảm bảo đội ngũ nhân viên hậu cần được chuẩn bị và sẵn sàng để hỗ trợ mọi hoạt động của sự kiện.
- Chuẩn bị và quản lý dịch vụ nước uống cho khách mời tham gia sự kiện
- Đảm bảo vệ sinh và bảo dưỡng các khu vực sự kiện và các thiết bị để duy trì môi trường an toàn và chuyên nghiệp.
Trang trí từng khu vực như sảnh ngoài, sảnh trong hội trường và cánh gà là yếu tố quan trọng để tạo nên không gian sự kiện hấp dẫn Việc này không chỉ giúp thu hút sự chú ý mà còn phản ánh rõ nét chủ đề của sự kiện, mang lại trải nghiệm ấn tượng cho khách tham dự.
- Chuẩn bị và trang trí không gian sự kiện theo chủ đề của chương trình như hoa, đèn và phụ kiện trang trí khác.
- Cung cấp trang phục, phụ kiện trang điểm và trang phục cho các bộ phận lễ tân, khách mời, đội ngũ nhân viên trong sự kiện nếu cần thiết.
- Trưng bày sản phẩm, poster, thông tin văn bản chương trình
Phụ trách vận hành các thiết bị từ bàn điều khiển, chỉnh máy quay, âm thanh và ánh sáng
- Dựng và thiết kế góc quay phù hợp với vị trí từng khung cảnh và tiết mục của chương trình
- Đảm bảo âm thanh và ánh sáng phù hợp với từng bối cảnh theo kịch bản chương trình
- Kiểm tra kỹ các video clip, nhạc, poster chương trình trước khi trình chiếu
5 Tài Chính 5 - Lập kế hoạch dự trù kinh phí hợp lý
- Thanh toán các khoản phí phát sinh
Để tổ chức sự kiện hiệu quả, cần đảm bảo các hoạt động diễn ra trong giới hạn ngân sách đã được xác định Đồng thời, hãy tìm kiếm các cơ hội tối ưu hóa chi phí mà vẫn giữ được chất lượng của sự kiện.
Chuẩn bị báo cáo tài chính sau sự kiện là cần thiết để đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính và cung cấp thông tin quan trọng cho các bên liên quan.
- Thiết kế logo cho chương trình, thể hiện sự trang trọng
Thiết kế không gian sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên ấn tượng đầu tiên cho khách mời Để tạo ra một không gian hấp dẫn và phù hợp với chủ đề của sự kiện, cần xây dựng các ý tưởng thiết kế đa dạng, bao gồm bối cảnh, backdrop và trang trí cho từng khu vực như sảnh ngoài, sảnh trong hội trường và cánh gà Việc chú trọng vào các chi tiết này sẽ giúp nâng cao trải nghiệm của người tham dự và làm nổi bật chủ đề của sự kiện.
Thiết kế ánh sáng và hệ thống âm thanh phù hợp với không gian và chương trình sự kiện là yếu tố then chốt để tạo ra một không gian trình diễn độc đáo và ấn tượng.
- Đưa ra các ý tưởng trang trí cho chương trình, đảm bảo phù hợp với chủ đề nội dung sự kiện
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện các kế hoạch tiếp thị để truyền thông trong suốt sự kiện
Để tạo ra một chiến dịch truyền thông hiệu quả, cần sử dụng đồng thời các phương tiện truyền thông trực tuyến và ngoại tuyến Việc giới thiệu thông báo về sự kiện trên fanpage trường, gửi email và thông báo trên bản tin sẽ giúp nâng cao nhận thức và thu hút sự chú ý của cộng đồng.
- Liên hệ với khách mới tham dự, thông tin đến đối tượng liên quan
- Tìm kiếm và liên hệ nhà tài trợ
- Đón tiếp khách mời, làm thủ tục check in/ check out cho khách mời tham dự
- Trao hoa cho các thầy cô, khách mời
- Hỗ trợ khách tham dự trong quá trình check in/ check out, kiểm tra thông tin và cung cấp thẻ ra vào cho khách mời.
- Thu thập phản hồi từ khách mời sau sự kiện để đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ lễ tân trong các sự kiện tương lai.
Tình nguyện viên đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho sự kiện, bao gồm hỗ trợ trong việc chuẩn bị vật dụng, thiết bị, trang trí và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.
- Đảm nhận vai trò tiếp đón khách mời, hướng dẫn họ đến đúng vị trí ngồi
Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc duy trì an ninh và quản lý diễn biến sự kiện là rất quan trọng Đồng thời, việc giúp đỡ khách mời và đảm bảo sự suôn sẻ của sự kiện cũng góp phần tạo nên thành công cho chương trình.
- Tiếp nhận và thu thập phản hồi từ khách mời để đóng góp ý kiến cho sự kiện.
Tăng cường hình ảnh trường Đại học Tôn Đức Thắng thông qua sự tham gia của tình nguyện viên, những người được kỳ vọng sẽ trở thành đại sứ cho trường trong các sự kiện Sự hiện diện của họ sẽ góp phần xây dựng hình ảnh tích cực và chuyên nghiệp cho Đại học Tôn Đức Thắng.
- Dẫn dắt chương trình theo kịch bản
- Tạo không khí năng động:
Kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Tổng kết, đánh giá, ghi nhận và tôn vinh những thành tích, những truyền thống vẻ vang của các thế hệ thầy và trò nhà trường qua chặng đường 27
Nâng cao uy tín và vị thế của nhà trường là yếu tố quan trọng giúp thầy cô giáo, cán bộ, nhân viên và học sinh cảm thấy tự hào và tin tưởng hơn về nơi mình học tập và làm việc Điều này khuyến khích mọi người không ngừng phấn đấu trong cuộc sống, phát huy truyền thống tốt đẹp và nâng cao ý thức trách nhiệm, từ đó góp phần đưa nhà trường phát triển mạnh mẽ trong giai đoạn mới.
Dịp này là cơ hội tuyệt vời để ôn lại truyền thống, đồng thời tạo điều kiện cho viên chức, người lao động và sinh viên gặp gỡ, gắn kết thông qua các hội thi, hoạt động thể thao và giao lưu.
Quảng bá sự kiện: Kênh Youtube của trường, fanpage trường, kênh tiktok chính thống của trường, fanpage của các câu lạc bộ đội nhóm
Trong suốt 27 năm qua, trường đã tạo ra các video quảng bá về các hoạt động sự kiện, được đăng tải trên các trang mạng xã hội của trường Những video này nhằm thu hút giảng viên, công viên chức, người lao động và sinh viên tham gia và hưởng ứng tích cực.
Họp và phân công công việc một cách cụ thể đối với từng bộ phận truyền thông trong buổi lễ
Liên hệ với các khách mời, bao gồm ban lãnh đạo nhà trường, cố vấn, cựu giảng viên và sinh viên, để chuẩn bị cho kịch bản chi tiết quay video trong buổi lễ.
Thiết kế poster, thiệp mời, backdrop, standee, thẻ công tác hình ảnh về trường lớp, giảng viên, sinh viên TDTU
Xây dựng phóng sự, video về việc xây dựng và phát triển của trường trong suốt 27 năm qua để làm tư liệu phát trong buổi lễ
Sưu tập và biên tập hình ảnh cùng bài viết liên quan đến giảng viên, viên chức, người lao động và sinh viên qua các thời kỳ, nhằm phục vụ nhu cầu tìm hiểu của cả giảng viên, viên chức và sinh viên.
Tạo ra form để post lên các trang mạng xã hội của trường để thu hút sinh viên tham gia buổi lễ
Liên tục cập nhật, thông báo thời gian diễn ra các hoạt động của buổi lễ để tăng khả năng thu hút các bạn sinh viên
Gửi thiệp mời cho các khách mời đặc biệt, đối tác, cố vấn và cựu giảng viên ít nhất 1 tháng trước buổi lễ, trong khi đó, sinh viên nên nhận được thông báo qua email khoảng 1 tuần trước sự kiện.
Gửi email xác nhận số lượng người tham dự buổi lễ (khách mời, đối tác, cố vấn, cựu giảng viên, sinh viên của trường )
Gửi email nhắc nhở về buổi lễ với thư mời kèm theo, bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm và quy định trang phục Đăng poster nhận diện sự kiện liên tục trong vòng một tuần trước ngày diễn ra để thu hút sự quan tâm của người tham gia.
Ghi hình và viết bài để đưa tin về các hoạt động trong buổi lễ là một cách hiệu quả để tuyên truyền trên các fanpage Facebook của nhà trường cũng như các câu lạc bộ thuộc từng khoa.
Luôn cập nhật hình ảnh các hoạt động nổi bật trong buổi lễ trên facebook Đại học Tôn Đức Thắng
Tiếp tục quảng bá kết quả tổ chức các hoạt động kỷ niệm 27 năm thành lập Trường bằng cách đăng tải hình ảnh và video về buổi lễ trên trang fanpage của trường, nhằm lưu giữ những kỷ niệm đáng nhớ.
Nhà trường xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể khách mời, cố vấn, cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên đã tham gia tổ chức kỷ niệm 27 năm thành lập Sự hiện diện và hỗ trợ của quý vị đã góp phần quan trọng vào thành công của sự kiện này Chúng tôi rất trân trọng sự đồng hành và ủng hộ của tất cả mọi người, và hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự quan tâm trong những hoạt động sắp tới.
→ Lịch đăng bài truyền thông:
Từ ngày 17/9/2024 đến 23/9/2024 đăng poster trên các trang mạng xã hội của trường và các câu lạc bộ đội nhóm của khoa.
Trong ngày 24/9/2024 sự kiện diễn ra cập nhật hình ảnh buổi lễ.
Sau ngày 24/9/2024 đăng bài gửi lời cảm ơn, tri ân đến tất cả các khách mời tham dự.
Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cấp ủy Đảng, Chính quyền và các ngành đã hỗ trợ nhà trường trong suốt 27 năm qua, đồng thời tạo điều kiện cho các thế hệ giảng viên và sinh viên về thăm trường, thầy cô và bạn bè Mục tiêu của chúng tôi là tiếp tục giáo dục truyền thống của nhà trường và đề ra những mục tiêu mới cho nền giáo dục trong tương lai.
Kế hoạch tài chính cho sự kiện
Bảng thống kê chi phí (Đơn vị: Việt Nam - VNĐ)
Hạng mục Đơn giá Số lượng Tổng cộng Ghi chú
Bộ phận nhận sự truyền thông thiết kế
Thẻ tên BTC, nhân sự
Thẻ tên BTC, khách mời 15.000
2.250.000 Ấn phẩm truyền thông (túi, nón, móc khóa)
Tôn Đức Thắng tài trợ
Hoa tặng khách mời đặc biệt 210.000 100 21.000.000
Trường đại học Tôn Đức Thắng tài trợ
Máy check thẻ sinh viên - 8 -
7 Chi phí nhân sự Đạo diễn - 2 -
Nhân lực của trường Tôn Đức Thắng
Quản lí rủi ro và các giải pháp hạn chế/xử lý rủi ro cho sự kiện
1 Khách mời không tham dự: có thể có sự vắng mặt của các khách mời quan trọng do lý do cá nhân hoặc lịch trình bận rộn.
Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, hãy gửi lời mời sớm và theo dõi danh sách khách mời để xác nhận sự tham gia trước ngày diễn ra Điều này giúp điều chỉnh kế hoạch một cách hiệu quả Bên cạnh đó, cung cấp tùy chọn tham dự trực tuyến sẽ tạo điều kiện cho những người không thể đến tham gia từ xa.
2 Sự cố với chương trình và tiết mục biểu diễn: đội văn nghệ không thể biểu diễn vì sự cố kỹ thuật, sức khỏe hoặc không may xảy ra.
Để đảm bảo sự thành công của chương trình văn nghệ, cần chuẩn bị các tiết mục dự phòng và sẵn sàng kết nối với các đội nhóm văn nghệ khác trong trường nhằm hỗ trợ hoặc thay thế khi cần thiết.
3 Rủi ro về phân bố thời gian: phần giới thiệu quá dài, phần diễn giải quá ngắn, thời gian trao quà gấp gáp.
Hướng giải quyết: tổng duyệt chương trình trước ngày sự kiện diễn ra.
4 Sự cố kỹ thuật hoặc thiết bị: thiết bị âm thanh, ánh sáng hoặc kỹ thuật gặp sự cố, gây gián đoạn chương trình.
Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, cần kiểm tra và thử nghiệm thiết bị trước khi sự kiện bắt đầu Việc thuê nhân viên kỹ thuật có kinh nghiệm sẽ giúp hỗ trợ trong quá trình tổ chức Đồng thời, cần có kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp để xử lý kịp thời các sự cố có thể xảy ra.
5 Rủi ro về điều phối an ninh: sự cố về sức khỏe
Hướng giải quyết: chuẩn bị sẵn sàng một đội ngũ y tế và xe cấp cứu để sẵn sàng với những tình huống khẩn cấp.
6 Rủi ro về cháy nổ: Rủi ro cháy nổ là một rủi ro tiềm ẩn trong cuộc sống hàng ngày và trong sự kiện
Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, cần kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị trước ngày tổ chức Trong trường hợp xảy ra sự cố, hãy liên hệ ngay với Phòng Cảnh sát PC&CC quận 7 tại địa chỉ 1181 đường Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, quận 7 để nhận được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.
Ý NGHĨA VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Ý nghĩa
Tổ chức sự kiện mang lại nhiều ý nghĩa thiết thực, trong đó nổi bật là sức mạnh truyền thông giúp quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty Đây là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp kết nối gần hơn với đối tác và khách hàng, đồng thời tạo ra nhiều mối quan hệ kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Các chương trình sự kiện mang ý nghĩa quan trọng đối với đơn vị tổ chức và các thành viên tham gia Chúng không chỉ có tác động tích cực đến doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác trong đời sống xã hội Mục tiêu của các sự kiện này là tạo ra giá trị tốt đẹp và ấn tượng, thu hút sự chú ý qua các hoạt động như kỷ niệm ngày thành lập, khai trương, ra mắt sản phẩm mới, và tạo cơ hội giao lưu, gặp gỡ với lãnh đạo.
Cụ thể những ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện chính là:
Để thu hút sự chú ý của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ, doanh nghiệp cần xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực Quá trình này không chỉ tăng cường nhận diện thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm hiệu quả Thông qua việc tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm và thương hiệu đến nhiều đối tượng cùng lúc, tạo cơ hội tiếp cận trực tiếp và nâng cao sự quan tâm của khách hàng.
Tổ chức sự kiện không chỉ giúp các nhà đầu tư nâng cao uy tín doanh nghiệp mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc từ đối tác và khách hàng, từ đó ghi dấu ấn tích cực về thông tin sản phẩm trong tâm trí của họ.
Tạo ấn tượng tích cực với khách hàng là điều quan trọng, và ấn tượng này sẽ được củng cố qua các hoạt động mà công ty thực hiện Tổ chức sự kiện là một cơ hội tuyệt vời để thu hút khách hàng và thuyết phục họ trải nghiệm sản phẩm của doanh nghiệp.
Khách hàng sẽ có cơ hội trải nghiệm trực tiếp các sản phẩm của công ty thông qua chương trình sự kiện, điều này mang lại giá trị vượt trội so với việc chỉ tiếp cận thông tin qua các kênh truyền thông, website hay báo mạng Trải nghiệm trực tiếp chính là điểm nhấn quan trọng trong chiến dịch marketing của công ty.
Chiến lược marketing là một hình thức tiếp thị tổng thể, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn Tổ chức sự kiện là điểm nhấn ấn tượng trong chiến lược này, mang lại kết quả tích cực Một chương trình sự kiện thành công không chỉ thu hút khách hàng mà còn tăng doanh thu cho doanh nghiệp Hơn nữa, sự kiện giúp củng cố niềm tin của khách hàng vào sản phẩm và doanh nghiệp, từ đó xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và lợi nhuận bền vững cho tương lai.
Xác định và tìm kiếm đối tượng khách hàng tiềm năng là yếu tố then chốt trong kinh doanh Để thu thập dữ liệu về khách hàng có nhu cầu với sản phẩm, tổ chức sự kiện là một giải pháp hiệu quả giúp phân loại và tiếp cận đúng đối tượng.
Mỗi người có nhu cầu khác nhau, vì vậy các sự kiện là cơ hội tuyệt vời để khách hàng trải nghiệm sản phẩm Qua đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt rõ hơn nhu cầu của khách hàng và phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.
Một môi trường làm việc thân thiện và văn minh sẽ giúp xây dựng đội ngũ nhân sự nhiệt huyết và tận tâm Để tạo dựng mối quan hệ bền chặt giữa doanh nghiệp và nhân viên, cần thiết phải xây dựng niềm tin vững chắc cho đội ngũ cán bộ công nhân viên Tổ chức sự kiện là cách hiệu quả để thúc đẩy niềm tin và tự hào trong nhân viên về doanh nghiệp Đồng thời, sự kiện cũng củng cố mối quan hệ giữa các nhân sự, tạo cơ hội giao lưu, trao đổi và tìm hiểu lẫn nhau.
Tạo dựng nên những nét đẹp văn hóa truyền thống
Khi xã hội phát triển, mục đích và vai trò của tổ chức sự kiện ngày càng đa dạng và phong phú, trở thành một phần văn hóa tinh thần quan trọng trong doanh nghiệp và đời sống xã hội Các sự kiện đóng góp lớn vào hầu hết các lĩnh vực, giúp nâng cấp và xây dựng nhiều chương trình hấp dẫn với các mục tiêu và mong muốn khác nhau.
