Kỹ năng thuyết trình cóvai trò quan trọng trong việc truyền đạt ý kiến và thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.Thuyết trình tốt có thể giúp bản thân cải thiện kỹ năng giao tiếp và tư d
KHÁI NIỆM, TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Khái niệm thuyết trình và kỹ năng thuyết trình
Thuyết trình là một khái niệm đa dạng, nhưng hiểu đơn giản, nó xuất phát từ từ "trình bày", nghĩa là việc trình bày một vấn đề trước một tập thể.
Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin và trình bày bằng lời về một chủ đề nhất định Mục tiêu của thuyết trình là cung cấp thông tin, thuyết phục và tạo ảnh hưởng đến người nghe, đồng thời xây dựng mối quan hệ hiệu quả.
Kỹ năng thuyết trình là khả năng sử dụng kiến thức và kỹ năng cần thiết để trình bày một cách hiệu quả, giúp người khác dễ dàng tiếp thu và hiểu rõ nội dung được truyền đạt.
Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình
Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, giúp người khác dễ dàng hiểu nội dung muốn truyền tải Một người thuyết trình giỏi là người có khả năng diễn đạt thông tin một cách súc tích, tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo người nghe nắm bắt đầy đủ và rõ ràng nội dung.
Một giám đốc giỏi cần có tầm nhìn chiến lược và ý tưởng sáng tạo, đồng thời phải là người có khả năng thuyết trình xuất sắc Họ cần truyền đạt hiệu quả các chiến lược và định hướng để nhân viên hiểu và thực hiện theo.
Một giảng viên không thể được coi là giỏi nếu không giúp học viên hiểu bài học, mặc dù có kiến thức phong phú Thành công của giảng viên phụ thuộc vào khả năng truyền đạt kiến thức một cách hiệu quả cho học viên, đây là mục tiêu quan trọng nhất trong quá trình giảng dạy.
Kỹ năng thuyết trình là yêu cầu thiết yếu đối với cán bộ Ngân hàng Chính sách xã hội, đặc biệt là cán bộ tín dụng Dù có thành tích công tác tốt, một cán bộ tín dụng sẽ không được đánh giá cao nếu không thể trình bày rõ ràng ý tưởng và kiến thức của mình trước đồng nghiệp và đối tác, như cán bộ Hội đoàn thể, cán bộ thôn, xã, và Tổ TK&VV.
Kỹ năng thuyết trình đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được thành công, vì nó giúp mọi người nhận biết và công nhận thành quả của bạn Mặc dù thuyết trình là một kỹ năng khó, nhưng hoàn toàn có thể được rèn luyện và cải thiện theo thời gian.
Rèn luyện kỹ năng thuyết trình là chìa khóa giúp bạn nhanh chóng đạt được thành công Khi bạn thuyết trình hiệu quả, bạn không chỉ truyền đạt nội dung một cách rõ ràng mà còn thu hút người nghe tham gia tương tác Kỹ năng này còn giúp bạn tăng cường sự tự tin, xây dựng hình ảnh cá nhân và dễ dàng thuyết phục người khác hơn.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH
Xác định mục tiêu thuyết trình
Khi thuyết trình, người thuyết trình cần xác định rõ mục đích và các mục tiêu cụ thể cần đạt được Tuy nhiên, nhiều khi chúng ta coi nhẹ điều này, dẫn đến việc người nghe không hiểu rõ thông điệp và yêu cầu của bài thuyết trình Những yếu tố cơ bản phải được xác định một cách kỹ lưỡng và không được chủ quan Một bài thuyết trình được coi là tốt nếu nó đạt được các mục tiêu cơ bản đã đề ra.
- Không làm mất thời gian của người nghe;
- Lôi cuốn và hấp dẫn người nghe đến phút cuối;
- Nhấn mạnh được những điểm quan trọng;
- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe;
- Người nghe thay đổi; đồng ý và hành động.
Chuẩn bị thuyết trình
Trong cuộc sống, việc chuẩn bị là yếu tố then chốt để đạt được thành công, đặc biệt trong thuyết trình Không chuẩn bị đồng nghĩa với việc chấp nhận thất bại Để thuyết trình hiệu quả, chúng ta cần linh hoạt ứng phó với nhiều tình huống phát sinh Sự chuẩn bị kỹ lưỡng giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường cơ hội thành công Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, việc đầu tiên cần làm là lựa chọn chủ đề và xác định rõ ràng các vấn đề sẽ thuyết trình.
Khi lựa chọn chủ đề thuyết trình, cần chú ý đến sở thích của thính giả, các chủ đề thời sự, kiến thức sâu của bản thân, hoặc các yêu cầu từ đối tác Chủ đề không chỉ phản ánh mong đợi của người nghe mà còn phải phù hợp với chiến lược và mối quan tâm của tổ chức mà họ làm việc Do đó, việc phân tích đối tượng thuyết trình là rất quan trọng để chọn lựa chủ đề thích hợp, vừa đáp ứng nhu cầu của thính giả, vừa phù hợp với khả năng của người thuyết trình.
Khi chọn chủ đề cho bài thuyết trình, cần xác định rõ ràng các vấn đề để tránh tình trạng lan man Việc phân tích ý chính và ý phụ là rất quan trọng, trong đó nên ưu tiên những ý “bắt buộc” phải nói trước Nếu còn thời gian, có thể bổ sung thêm các ý “cần nói” và “nên nói” để nội dung thuyết trình trở nên tập trung và hiệu quả hơn.
“cần”, các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng b) Phân tích thính giả và diễn giả
Thành công của một bài thuyết trình không chỉ dựa vào khả năng của diễn giả mà còn phụ thuộc vào sự tiếp nhận của thính giả Việc phân tích cả diễn giả và thính giả sẽ giúp tìm ra những giải pháp hiệu quả cho bài thuyết trình Câu nói “Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng” nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ cả hai bên để đạt được thành công.
* Phân tích thính giả (Người nghe)
Hiểu rõ về thính giả giúp tăng cường sự tự tin trong thuyết trình và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ Để phân tích thính giả, cần thu thập thông tin như tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và vị trí công việc Đồng thời, cần trả lời các câu hỏi quan trọng: Đối tượng người nghe là ai? Họ làm gì? Tại sao họ lại lắng nghe? và họ sẽ tiếp nhận thông tin như thế nào?
Qui mô người nghe ảnh hưởng đáng kể đến cấu trúc bài thuyết trình Đối với nhóm nhỏ, bạn có thể tương tác và trả lời câu hỏi cụ thể, cũng như khuyến khích ý kiến từ họ Ngược lại, với số lượng người nghe đông, bài thuyết trình thường mang tính một chiều, do đó, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu trở thành yếu tố quan trọng để giữ chân sự chú ý của khán giả trong suốt thời gian thuyết trình.
*Phân tích diễn giả (Người nói):
Để chuẩn bị cho một bài thuyết trình hiệu quả, hãy tự đặt ra những câu hỏi quan trọng như: Mục tiêu của mình là gì? Mối quan hệ với thính giả ra sao và ảnh hưởng của mình đến họ như thế nào? Liệu mình đã hiểu rõ vấn đề trình bày và có đủ thông tin, tư liệu cần thiết hay chưa? Năng lực và vị trí của bản thân có được thính giả chấp nhận không? Những câu hỏi này sẽ giúp xác định phương pháp tiếp cận tối ưu cho bài thuyết trình.
* Xây dựng cấu trúc cho bài thuyết trình (bố cục)
Một công trình bền vững theo thời gian phụ thuộc vào thiết kế và cấu trúc hợp lý Dù cùng được tạo ra từ carbon, than bùn có giá rẻ trong khi kim cương lại rất đắt do sự khác biệt trong cấu trúc Tương tự, trong một bài thuyết trình, có người thể hiện tốt, có người không, điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó lựa chọn nội dung và sắp xếp hợp lý là rất quan trọng.
Bất kỳ một bài văn hay một bài thuyết trình nào đó đều có 3 phần: (1) Mở bài,
Để có một bài thuyết trình hiệu quả, việc tổ chức và thể hiện các phần như mở bài, thân bài và kết luận là rất quan trọng Chúng ta cần đặt ra những câu hỏi như: Làm thế nào để mở bài hấp dẫn và thu hút sự chú ý của người nghe? Làm thế nào để thân bài chặt chẽ và nội dung phong phú, phù hợp với đối tượng? Và làm thế nào để kết luận ấn tượng, dễ nhớ? Tất cả những câu hỏi này có thể được giải quyết bằng cách thiết kế một cấu trúc bài thuyết trình logic và chặt chẽ, mô phỏng theo hình dạng của "cái đinh".
Phần mở bài (Mũi đinh)
Phần mở bài giống như mũi đinh sắc bén, cần ngắn gọn và rõ ràng để xuyên thấu vào chủ đề thuyết trình Điều này giúp thu hút sự chú ý và tạo nền tảng vững chắc cho nội dung tiếp theo.
- Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình;
- Tạo bầu không khí ban đầu;
- Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe.
Phần thân bài (Thân đinh)
Phần thân bài thuyết trình cần được thiết kế chắc chắn, với độ dài và nội dung phù hợp với trình độ, kinh nghiệm của người nghe, cũng như thời gian và bối cảnh hội trường Một bài thuyết trình quá ngắn cho thời gian dài sẽ không hiệu quả, tương tự như việc sử dụng đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại, một bài thuyết trình quá dài và phức tạp trong thời gian ngắn cũng không thích hợp, giống như việc dùng đinh đóng thuyền để đóng guốc Do đó, để có một bài thuyết trình thành công, cần đảm bảo sự cân đối giữa độ dài và nội dung phù hợp với đối tượng người nghe.
Phần kết luận (Mũ đinh)
Phần kết luận trong một bài thuyết trình giống như mũ đinh, giữ cho nội dung được chắc chắn và không bị lãng quên Sau khi hoàn thành phần trình bày, người thuyết trình cần tóm tắt lại những nội dung chính để giúp thính giả ghi nhớ các điểm quan trọng và tạo ấn tượng tốt về diễn giả Việc tóm tắt này là cần thiết để khẳng định lại các thông điệp chính đã được truyền đạt.
Sau khi xây dựng dàn bài cơ bản, bước tiếp theo là thể hiện các phần một cách sắc sảo, thú vị và thuyết phục để thu hút người nghe Để làm được điều này, việc chuẩn bị thông tin và tài liệu liên quan là rất quan trọng.
Người thuyết trình cần nắm vững thông tin về chủ đề và nghiên cứu kỹ lưỡng các tài liệu, số liệu liên quan để đảm bảo nội dung chính xác Để có bài thuyết trình ấn tượng và phong phú, việc cập nhật thông tin liên tục là rất quan trọng, giúp tăng cường sự tự tin và khả năng phản hồi linh hoạt với câu hỏi từ thính giả Đặc biệt, trong các lĩnh vực nhạy cảm và thay đổi nhanh chóng, người thuyết trình cần kiểm tra tính mới mẻ và chính xác của thông tin trước khi trình bày Ngoài ra, việc chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ cũng là yếu tố không thể thiếu để nâng cao hiệu quả thuyết trình.
Thuyết trình không chỉ đơn thuần là việc nói mà còn cần đến các thiết bị và công cụ hỗ trợ Khi chuẩn bị thuyết trình, cần xem xét điều kiện thực tế như đối tượng thuyết trình, hội trường và năng lực bản thân để lựa chọn phương tiện phù hợp Các công cụ hỗ trợ phổ biến hiện nay bao gồm máy chiếu Projector để trình chiếu slide từ Power Point, video, bảng viết phấn, bảng trắng, bảng giấy A0 hoặc A1, và thẻ màu Ngoài ra, việc chuẩn bị trước cho các tình huống phản hồi cũng rất quan trọng.
Đánh giá hiệu quả thuyết trình
Mục tiêu của việc đánh giá thuyết trình là giúp người thuyết trình nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình trình bày, từ đó cải thiện hiệu quả cho các lần thuyết trình sau Việc chỉ ra những sai sót và nhược điểm là rất quan trọng để rút ra bài học kinh nghiệm, nhằm không ngừng nâng cao khả năng thuyết trình và không hài lòng với kết quả đã đạt được Khi thực hiện đánh giá, cần chú ý đến một số tiêu chí nhất định để đảm bảo tính hiệu quả và chất lượng của buổi thuyết trình.
Để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong thông tin, nội dung cần phải chân thực và chính xác, tránh gây hiểu lầm hoặc hiểu sai Diễn đạt ý tưởng một cách dứt khoát, đi thẳng vào chủ đề chính và lồng ghép các câu hỏi hợp lý khi thuyết trình để tăng tính tương tác và thu hút người nghe.
Để bài thuyết trình trở nên dễ hiểu và thuyết phục, cần sử dụng từ ngữ thông dụng, hình ảnh sinh động và câu văn ngắn gọn Nội dung nên phù hợp với đối tượng nghe, đặc biệt là khi thuyết trình cho người dân địa phương, việc sử dụng từ ngữ địa phương sẽ giúp tăng tính kết nối và hiệu quả truyền đạt.
Trong thuyết trình, cần thể hiện tính khách quan bằng cách đại diện cho ý chí của Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH), đồng thời truyền đạt đúng các đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và quy định của NHCSXH Việc tôn trọng các quy luật khách quan và đảm bảo tính khoa học trong nội dung thuyết trình là điều cần thiết để thuyết phục người nghe hiệu quả.
Để đảm bảo tính trang trọng và lịch sự trong buổi thuyết trình, người thuyết trình cần tránh sử dụng lời lẽ thô thiển, mỉa mai hay tiếng lóng, đồng thời cần xưng hô đúng mực Sau khi kết thúc buổi thuyết trình, việc đánh giá hiệu quả là rất quan trọng, có thể thực hiện bằng cách tự đánh giá hoặc phát phiếu đánh giá cho người nghe theo hình thức trắc nghiệm Người thuyết trình nên chú ý đến các thông tin phản hồi, bao gồm góp ý từ người nghe, kết quả triển khai và hiệu quả thực hiện các vấn đề đã trình bày Trong quá trình đánh giá, ít nhất nên tập trung vào ba tiêu chí chính để có cái nhìn toàn diện về hiệu quả của buổi thuyết trình.
- Đánh giá nội dung bài thuyết trình: Cần xem lại chúng ta đã nói cái gì, và nội dung đó đã đầy đủ, phù hợp hay chưa?
- Đánh giá phương pháp thuyết trình: Vấn đề không phải nói cái gì mà nói như thế nào để tạo sự phấn khích.
Đánh giá tính nghệ thuật của một bài thuyết trình không chỉ nằm ở cách thức diễn đạt mà còn ở cảm nhận của người nghe Điều quan trọng hơn cả là sự thay đổi của người nghe sau khi tiếp nhận thông điệp từ bài thuyết trình của chúng ta.
CÁC YẾU TỐ GÓP PHẦN VÀO SỰ THÀNH CÔNG CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH
Sử dụng tốt kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ
Để thuyết trình thành công, người thuyết trình không chỉ cần chuẩn bị nội dung mà còn phải chú trọng đến giọng nói, dáng điệu, cử chỉ, trang phục và khả năng quan sát khán giả Trước mỗi cuộc họp hay hội thảo quan trọng, việc chuẩn bị bài thuyết trình thường mất nhiều thời gian và công sức Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc thu hút sự chú ý của khán giả, dẫn đến việc nội dung không được lắng nghe như mong đợi Sự khác biệt giữa những người thuyết trình thành công và không thành công có thể nằm ở khả năng truyền đạt và kết nối với khán giả.
Người thuyết trình thông minh kết hợp hiệu quả giữa ngôn ngữ, phi ngôn từ, sự thông minh, sáng tạo và vốn kiến thức Các kỹ năng phi ngôn từ đã được đề cập trong bài viết về kỹ năng giao tiếp Trong bài này, chúng ta sẽ nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của giọng nói trong việc truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.
Để truyền đạt thông điệp một cách chính xác, việc sử dụng giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh là rất quan trọng Khi giải thích hay thuyết phục, hãy sử dụng giọng nói truyền cảm, nhẹ nhàng và ấm áp để tạo cảm giác thoải mái cho người nghe Ngược lại, khi cần thể hiện uy lực hoặc mệnh lệnh, giọng nói cần phải rõ ràng, dứt khoát và quyết đoán.
Để thu hút và cảm hóa người nghe, cần sử dụng nhịp điệu vừa phải và ngữ điệu đa dạng, bao gồm những lúc trầm bổng, lên giọng và xuống giọng, phù hợp với mục tiêu của bài nói Tránh lối nói đều đều, vì điều này có thể khiến người nghe cảm thấy nhàm chán và buồn ngủ.
Âm lượng khi thuyết trình cần vừa đủ để người nghe dễ dàng tiếp nhận, với phát âm rõ ràng và không mắc lỗi ngọng hay nói lắp Trong quá trình trình bày, diễn giả nên duy trì ánh mắt quan sát để đánh giá sự chú ý của khán giả, giúp mọi người cảm thấy được quan tâm Nét mặt cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt cảm xúc, vì vậy cần thể hiện thái độ phù hợp với nội dung và tạo niềm tin cho người nghe Nụ cười không chỉ mang lại cảm giác thoải mái mà còn thể hiện sự thân thiện và chân thành Cuối cùng, tư thế thuyết trình linh hoạt, có thể đứng hoặc ngồi và di chuyển, giúp tăng tính tương tác và thu hút sự chú ý của khán giả.
Khi chọn tư thế đứng, hãy giữ lưng thẳng và đặt hai chân rộng bằng vai Nên đứng theo thế một chân trụ để chân còn lại được nghỉ, thường xuyên thay đổi chân để tránh mỏi Tránh đứng bắt chéo chân, dựa vào bàn hoặc tựa tay vào bục để duy trì tư thế đúng.
Khi thuyết trình, việc chọn tư thế ngồi phù hợp là rất quan trọng; cần đảm bảo rằng tất cả thính giả đều có thể nhìn thấy người thuyết trình để thu hút sự chú ý Nếu không, cảm giác như đang nghe radio sẽ khiến người nghe mất tập trung Do đó, các chuyên gia thường ưu tiên tư thế đứng và di chuyển trong hội trường để tương tác tốt hơn với khán giả Bên cạnh đó, các động tác và cử chỉ như gật đầu, lắc đầu và sử dụng tay sẽ làm cho bài thuyết trình trở nên sinh động và hấp dẫn hơn Những cử chỉ này cần được thực hiện một cách tự nhiên và thể hiện sự tôn trọng đối với người nghe.
Khi thuyết trình, việc sử dụng tay một cách hợp lý là rất quan trọng, tránh các hành động như chỉ một ngón tay hay vung tay không kiểm soát Cần luyện tập các động tác tay cơ bản, giữ tay từ cằm đến thắt lưng, và vung tay một cách tự nhiên để tạo sự thu hút Về trang phục, người thuyết trình nên chọn trang phục phù hợp với đối tượng nghe và hoàn cảnh, thể hiện sự tôn trọng Trang phục cần chỉnh tề, phù hợp với kích thước cơ thể, màu da và khuôn mặt, không quá sang trọng nhưng cũng không quá đơn giản, chỉ cần nhỉnh hơn thính giả một chút.
Sử dụng hiệu quả các phương tiện hỗ trợ
a) Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ.
Trong phần chuẩn bị, việc chọn lựa phương tiện hỗ trợ phù hợp là rất quan trọng, nhưng cách sử dụng chúng để tối ưu hóa hiệu quả thuyết trình còn quan trọng hơn Khi sử dụng các phương tiện hỗ trợ, chúng ta cần chú ý đến cách thức trình bày và tương tác với chúng để nâng cao chất lượng bài thuyết trình.
- Đảm bảo tất cả thính giả đều nhìn thấy được;
- Thông tin viết không mâu thuẫn với thông tin nói;
- Thu hút thính giả bằng cách sử dụng màu sắc: Cần chú ý rằng việc trang trí này nhằm hỗ trợ chứ không được làm sao lãng các thông tin;
- Thông tin trình bày trên các phương tiện hỗ trợ phải rõ nghĩa, chính xác, cô đọng và trình bày đẹp;
- Cần phải nhấn mạnh được các điểm chính;
- Phải có tiêu đề cho từng phần. b) Một số phương tiện hỗ trợ và cách sử dụng:
- Kiểm tra đúng loại bút viết bảng và bút phải có mực;
- Đậy nắp bút ngay sau khi sử dụng;
- Có khăn lau bảng, tránh dùng giấy để lau;
- Chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn thấy…
- Đặt ở vị trí có tư thế đứng thuận lợi nhất và đứng 1 bên khi viết;
- Mỗi dòng viết thể hiện 1 ý ngắn gọn;
- Không nên sử dụng quá 3 màu trên 1 trang;
- Sử dụng bút nhiều màu và bút phải có mực; đậy nắp bút sau khi sử dụng;
- Tiêu đề nên viết chữ in hoa; chữ viết rõ ràng và đủ lớn để mọi người có thể nhìn được;
- Đủ số lượng giấy và bút.
- Chọn màu bút thích hợp với màu giấy;
- Không viết quá sát lên mép trên;
- Viết theo chiều ngang của thẻ;
- Chọn màu phù hợp với từng mục tiêu;
- Viết ý chính của nội dung cần trình bày;
- Mỗi thẻ chỉ ghi một ý kiến.
* Máy chiếu và máy tính:
Nếu dùng máy chiếu và máy tính để thuyết trình bằng phần mềm Powerpoint thì phải chú ý cách thiết kế trang chiếu (Slides)
Nguyên tắc để thiết kế trang chiếu như sau:
- Chỉ thể hiện nội dung chính;
- Một trang chiếu không quá 6 nội dung;
- Một nội dung không quá 2 dòng (để đảm bảo không quá nhiều chữ);
- Điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với không gian và số lượng người nghe (cỡ chữ nhỏ nhất nên là 20 pt);
- Gam màu và hình ảnh thích hợp (không sử dụng gam màu nóng; không nên sử dụng quá 3 màu trong 1 slide);
* Một số lưu ý khi sử dụng máy chiếu:
- Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy và các công cụ phụ trợ (nếu có) trước khi thuyết trình;
- Kiểm tra kết nối điện và đầu dây nối với máy tính;
- Điều chỉnh độ nét của trang chiếu và kích thước của trang chiếu cho phù hợp với màn hình (focus và zoom);
- Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa;
- Không đi qua trước ống kính máy chiếu;
- Tắt máy chiếu khi gián đoạn giữa 2 lần thuyết trình dài.
Biết cách kéo dài và rút ngắn bài thuyết trình
a) Cách kéo dài bài thuyết trình
Khi bài thuyết trình gần kết thúc nhưng thời gian chưa được quản lý tốt, cần tìm cách kéo dài thời gian để người nghe không nghỉ quá sớm Nên cho người nghe nghỉ khoảng 5 - 10 phút trước khi kết thúc Dưới đây là một số phương pháp để kéo dài bài thuyết trình hiệu quả.
- Đặt câu hỏi để thính giả cùng chia sẻ kinh nghiệm;
- Kể chuyện để minh họa thêm điểm đã trình bày;
- Tạo ra tình huống nhập vai;
- Cùng thính giả tổng kết lại những điểm chính đã trình bày.
Tùy thuộc vào thời gian còn lại, người thuyết trình nên lựa chọn phương pháp phù hợp Nếu có nhiều thời gian, việc "Tạo ra tình huống nhập vai" là một lựa chọn tốt, mặc dù phương pháp này tốn nhiều thời gian.
Nhiều người mới thuyết trình lần đầu thường gặp khó khăn trong việc diễn đạt khi đứng trước đám đông, do thiếu chuẩn bị và không biết cách diễn giải nội dung Để cải thiện tình trạng này, cần rút ngắn bài thuyết trình bằng cách tập trung vào những điểm chính, sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng, đồng thời luyện tập trước để tự tin hơn.
Một số người có nhiều thông tin nhưng không biết chọn lọc nội dung phù hợp để trình bày Khi thuyết trình, họ thường nói lan man, thiếu trọng tâm, dẫn đến việc không biết dừng lại đúng lúc Kết quả là khi thời gian gần hết, họ không thể truyền đạt nội dung chính, khiến người nghe thất vọng Dưới đây là một số cách để rút ngắn bài thuyết trình hiệu quả.
- Loại bỏ bớt các hoạt động ít quan trọng;
- Tập trung vào những điểm chính của bài trình bày đã được lựa chọn khi chuẩn bị;
- Nêu vấn đề và khẳng định sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau;
- Giới thiệu những tài liệu liên quan để người nghe tìm đọc.
Biết loại bỏ các yếu tố cản trở khi thuyết trình
Thiếu tự tin và lo lắng khi thuyết trình là điều thường gặp, nhưng bạn có thể kiểm soát sự run sợ bằng cách hít thở sâu từ cơ hoành và hình dung kết thúc bài thuyết trình thành công Thay vì chờ đợi sự bình tĩnh như một đội trưởng trước trận đấu, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để tăng cường sự tự tin của mình.
Sai sót trong việc xử lý số liệu, như tính toán sai, thiếu thông tin hoặc công bố các số liệu cần giữ bí mật, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng Do đó, việc đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các số liệu là rất quan trọng.
Trong quá trình thuyết trình, không bao giờ nên quay lưng về phía người nghe quá 2 giây Việc giữ mặt hướng về phía khán giả giúp bạn quan sát và nhận biết mức độ chú ý của họ Quan sát người nghe trong khi nói là một bí quyết quan trọng để đạt được thành công trong thuyết trình.
Kết thúc bài thuyết trình một cách hiệu quả là một thách thức không nhỏ Thay vì chỉ tóm tắt nội dung và nói lời cảm ơn, hãy khuyến khích người nghe chia sẻ cảm nhận của họ Đồng thời, dành thời gian để họ đặt câu hỏi về những vấn đề chưa rõ ràng hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn, điều này sẽ tạo ra một không khí tương tác tích cực và giúp bài thuyết trình của bạn trở nên ấn tượng hơn.
Để có một bài thuyết trình thuyết phục, việc tìm hiểu đối tượng người nghe là rất quan trọng Nếu bạn không xác định đúng đối tượng, như khi thuyết trình về hệ thống Intellect Core Banking cho những người không làm việc trong ngành ngân hàng như cán bộ Hội, Xã, Thôn, Tổ TK&VV, bài thuyết trình sẽ không đạt hiệu quả mong muốn.
Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố quan trọng trong một buổi thuyết trình Người thuyết trình cần tránh kéo dài thời gian, đặc biệt là vào buổi trưa khi người nghe đã mệt mỏi và đói bụng Nếu cố gắng trình bày hết nội dung mà không chú ý đến thời gian, người nghe sẽ khó tiếp thu thông tin Hơn nữa, một buổi thuyết trình dài mà không có thời gian nghỉ ngơi có thể khiến người nghe mất tập trung, thậm chí ra vào lộn xộn.
Để thành công trong phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình, người thuyết trình cần chuẩn bị trước cho những tình huống có thể xảy ra Việc suy nghĩ về các câu hỏi có thể được đặt ra sẽ giúp họ tự tin hơn và tránh tình huống lúng túng khi gặp phải những vấn đề không được chuẩn bị Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người mới bắt đầu thuyết trình, vì một câu trả lời không thuyết phục có thể ảnh hưởng đến ấn tượng chung của bài thuyết trình.
CÁC PHƯƠNG PHÁP CẢI THIỆN KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Chuẩn bị tài liệu và nội dung thuyết trình thật kỹ lưỡng
Kỹ năng thuyết trình là một khái niệm gần gũi, thể hiện qua những hành động nhỏ và cụ thể Để thành công trong việc thuyết trình, người thuyết trình cần chuẩn bị một cách chu đáo và kỹ lưỡng.
Để có một buổi thuyết trình thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ nội dung đến các phương tiện hỗ trợ Hãy kiểm tra mọi thứ để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng Sự tự tin của bạn sẽ gia tăng khi bạn nắm vững những gì cần nói và trình tự trình bày rõ ràng.
Trước khi thuyết trình, hãy tự đặt câu hỏi về những gì bạn muốn đạt được và lợi ích mà người nghe sẽ nhận được Nghiên cứu tài liệu liên quan và chuẩn bị các yếu tố hỗ trợ như hình ảnh và âm thanh để tăng cường hiệu quả bài thuyết trình.
Cố gắng nói thật tự nhiên, hạn chế đọc từ kịch bản
- Một trong những lỗi hay gặp nhất khi thuyết trình chính là nhìn vào giấy và độc toàn bộ nội dung.
Thông thường, nhiều người soạn sẵn nội dung thuyết trình và học thuộc để luyện tập Mặc dù cách này có vẻ hiệu quả, nhưng nó dễ dẫn đến tình trạng học vẹt và thiếu sự chủ động nếu quên mất một ý nào đó.
Soạn nội dung trước là điều cần thiết, nhưng hãy ghi chú các ý chính ra giấy và nói theo những điểm đó Khi bạn hiểu rõ những gì cần trình bày và thứ tự của chúng trong bài thuyết trình, việc ghi nhớ sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Thay vì mang theo một kịch bản hoàn chỉnh, bạn chỉ cần sử dụng một tấm giấy ghi chú Việc phát biểu từng từ một theo kịch bản là không cần thiết Hãy diễn đạt như thể bạn đang chia sẻ một điều gì đó thật sự thú vị.
Luyện tập trước buổi thuyết trình
- Khổng Tử có câu "Nhân vô viễn lự, tất hữu cận ưu" có nghĩa là: người không lo xa tất có ưu phiền.
Một chương trình truyền hình phát sóng trực tiếp trong hai giờ mà không có sai sót nào từ MC là kết quả của quá trình luyện tập kỹ lưỡng trước đó.
Để buổi thuyết trình diễn ra suôn sẻ, việc luyện tập nói nhiều lần là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp bạn ghi nhớ nội dung mà còn giúp phát hiện và khắc phục những lỗi sai trong bài thuyết trình của mình.
Một chút hài hước, một câu chuyện thú vị sẽ giúp bài thuyết trình thêm phần hấp dẫn
- Nói đúng những gì cần nói cộng thêm sự hài hước một cách thông minh sẽ là điểm cộng lớn cho bài thuyết trình của bạn.
Thêm một câu chuyện liên quan đến nội dung sẽ làm cho bài viết trở nên sinh động hơn, vì theo Harvard Business Review, con người thường bị thu hút và dễ đồng cảm với những câu chuyện.
- Và nếu bạn khơi dậy được sự tò mò của người nghe qua câu chuyện của bạn, họ sẽ lắng nghe bạn nói tiếp.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
- Ngôn ngữ cơ thể hay phi ngôn ngữ sẽ giúp bài thuyết trình tự nhiên, hấp dẫn, và có
Cử chỉ tay linh hoạt, ánh mắt giao tiếp và những cái gật đầu khi thuyết trình không chỉ giúp bạn tự tin hơn mà còn kiểm soát tốt hơn trạng thái cơ thể Việc tương tác bằng ánh mắt với người nghe sẽ tạo ra sự kết nối hiệu quả, giúp buổi thuyết trình trở nên cuốn hút hơn.
Tuy nhiên, cần phải cẩn trọng khi sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể, vì nếu lạm dụng, chúng có thể làm phân tán sự chú ý khỏi nội dung lời nói của bạn, thậm chí còn khiến người nghe cảm thấy khó chịu.
Mở đầu và kết thúc thật ấn tượng
- Bạn có thấy hào hứng khi ai đó bắt đầu bài thuyết trình của họ với câu nói quen thuộc:
"hôm nay tôi sẽ nói về…"?
- Đừng làm vậy nếu bạn muốn bài tt của mình "đầu xuôi đuôi lọt".
Để thu hút sự chú ý của khán giả ngay từ những giây phút đầu tiên, hãy bắt đầu với một màn mở đầu hấp dẫn Bạn có thể kể một câu chuyện thú vị, sử dụng âm thanh, hình ảnh hoặc video để tạo sự hứng thú cho người nghe Ngoài ra, một con số ấn tượng hoặc một câu trích dẫn nổi tiếng liên quan cũng là những ý tưởng tuyệt vời để khơi dậy sự quan tâm.
Kết thúc bài viết một cách chuyên nghiệp và ấn tượng là rất quan trọng Việc tóm tắt và nhấn mạnh những thông tin quan trọng sẽ giúp người đọc dễ dàng tổng hợp và ghi nhớ nội dung lâu hơn.
Lắng nghe góp ý và cái thiện
Để giao tiếp hiệu quả, không chỉ nên chú trọng vào nội dung mình nói mà còn cần quan sát phản ứng và cảm xúc của khán giả Hãy lưu ý xem họ có bối rối hay thắc mắc gì không; nếu có, hãy nhanh chóng làm rõ để điều chỉnh giọng nói và ngôn từ cho phù hợp.
Sau khi hoàn thành bài thuyết trình, hãy thu thập ý kiến từ người nghe để hiểu rõ cảm nhận của họ về nội dung bạn trình bày Việc lắng nghe và tiếp thu những góp ý này sẽ giúp bạn cải thiện những điểm còn hạn chế trong kỹ năng thuyết trình của mình.
- Đây là bước quan trọng để kỹ năng thuyết trình của bạn ngày một tiến bộ hơn.
Luyện tập thật nhiều để cải thiện kỹ năng thuyết trình
- Đây dường như là bước kinh điển trong mọi bài viết về bí quyết hay cách học một thứ gì đó.
- Đơn giản là vì "Practice makes perfect"
Không ai là hoàn hảo, và bạn cũng vậy Bạn không cần phải đạt được sự hoàn hảo trong từng khía cạnh của bài thuyết trình Hãy yên tâm rằng việc mắc lỗi là điều bình thường và không cần phải lo lắng về điều đó.
- Quan trọng là bạn nhận ra lỗi sai và tìm cách sửa chúng
- Cổ nhân có câu : "nhân vô thập toàn", "ngọc còn có tì vết"
Một cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng thuyết trình là xem và học hỏi từ các bài thuyết trình mẫu Thay vì sao chép hoàn toàn cử chỉ, phong thái hay giọng điệu của người khác, bạn nên rút ra những điểm mạnh và kết hợp với phong cách cá nhân để xây dựng một cách thuyết trình độc đáo của riêng mình.
NHỮNG LƯU Ý ĐỂ TẠO NÊN BUỔI THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG
Nên bắt đầu bằng những gì người nghe biết
Khởi đầu bài thuyết trình rất quan trọng để tạo cảm hứng và thu hút người nghe Nếu bạn bắt đầu bằng những điều khó hiểu, khán giả sẽ khó khăn trong việc “bắt nhịp” với nội dung Một nguyên tắc quan trọng là: “Mọi người thường không quan tâm đến vấn đề của bạn cho đến khi họ biết bạn thực sự quan tâm đến vấn đề của họ.” Do đó, hãy bắt đầu bằng những điều mà người nghe quan tâm để tạo ra sợi dây kết nối Khi đó, khán giả sẽ trở nên tò mò và bài thuyết trình của bạn sẽ trở nên gần gũi, thu hút hơn.
Nắm bắt tâm lý người nghe
Để có một buổi thuyết trình thành công, hãy đến sớm để chuẩn bị kỹ lưỡng và quan sát khán giả Việc hiểu rõ đối tượng nghe sẽ giúp bạn chọn cách mở đầu phù hợp, giúp họ dễ dàng tiếp cận nội dung Nếu khán giả chủ yếu là những người chưa quen, bạn nên bắt đầu một cách nhẹ nhàng và chỉnh chu, sau đó tăng nhịp độ trong phần giữa bài thuyết trình.
- Nguyên tắc này sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái mà vẫn hứng thú với bài thuyết trình của bạn.
Luôn tôn trọng người nghe
Sự tôn trọng của người dẫn chương trình hoặc diễn giả đối với khán giả là yếu tố quan trọng quyết định thành công của buổi thuyết trình Kết quả của bài thuyết trình phụ thuộc nhiều vào sự tiếp nhận của người nghe, do đó, việc thể hiện tôn trọng là cần thiết để đạt được hiệu quả tối ưu.
Khi thuyết trình, việc tôn trọng thời gian của người nghe là rất quan trọng, vì vậy bạn tuyệt đối không nên đến muộn Bên cạnh đó, hãy lắng nghe và tôn trọng ý kiến, quan điểm của họ, tránh phủ nhận hay cho rằng họ sai Thay vào đó, hãy đưa ra những phương án cụ thể để hỗ trợ và thuyết phục họ.
Thêm các yếu tố hài hước vào bài thuyết trình
Việc khiến người nghe cười trong các buổi thuyết trình là một thách thức không nhỏ, nhưng lại rất quan trọng để thu hút sự chú ý và cải thiện bầu không khí, đặc biệt trong những lĩnh vực khô khan.
Khiến người nghe đồng cảm với bạn
Chia sẻ câu chuyện và trải nghiệm cá nhân trong những tình huống cần thiết sẽ tạo ra hiệu ứng tích cực, giúp người nghe cảm nhận và đồng cảm với bạn Bạn đã vượt qua những khó khăn nào để đạt được thành công? Những chia sẻ chân thực từ kinh nghiệm cá nhân sẽ làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên thuyết phục hơn.
Khi sử dụng yếu tố hài hước trong nội dung, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính phù hợp và cần thiết, tránh gây cảm giác thiếu nghiêm túc cho người nghe Đồng thời, nên tránh việc trêu chọc khán giả, vì điều này có thể khiến họ cảm thấy không được tôn trọng Bạn có thể làm cho nội dung trở nên thú vị hơn bằng cách chia sẻ những câu chuyện cá nhân, nhưng cần lưu ý về thời điểm và mức độ chia sẻ Việc lạm dụng yếu tố hài hước có thể làm mất đi tính khách quan và khiến bài thuyết trình trở nên mang tính cá nhân quá nhiều.
Luôn duy trì đúng mức ngọn lửa nhiệt huyết
Ngọn lửa nhiệt huyết là yếu tố quan trọng để tạo sự hứng khởi trong buổi thuyết trình Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ngọn lửa càng mạnh thì càng dễ tắt Để duy trì năng lượng truyền cảm hứng cho người nghe từ đầu đến cuối, bạn cần kiểm soát và giữ mức độ nhiệt huyết của mình ổn định.
Để thuyết trình thành công, bạn cần nắm vững 6 nguyên tắc quan trọng Không ai sinh ra đã có tài năng thiên bẩm, mà hầu hết mọi người đều phải rèn luyện và nỗ lực để đạt được thành công trong việc thuyết trình Áp dụng những nguyên tắc này sẽ giúp bạn có một khởi đầu hoàn hảo, từ đó chinh phục đám đông bằng sức mạnh ngôn từ và sự tự tin của chính mình.
