Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp cấp Huy
PHẦN MỞ ĐẦU
Lí do chọn đề tài
Trà sữa đã trở thành thức uống phổ biến trong giới trẻ suốt hơn một thập kỷ qua, dẫn đến sự gia tăng cạnh tranh giữa các thương hiệu Để tồn tại trong thị trường khốc liệt này, doanh nghiệp không chỉ cần chú trọng vào chất lượng sản phẩm và khuyến mãi mà còn cần tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, thân thiện cho nhân viên Không gian làm việc ảnh hưởng lớn đến tâm lý và thái độ của nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả công việc Đặc biệt, tại Phúc Long, thái độ của nhân viên là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng; nếu môi trường làm việc không thoải mái, sẽ dẫn đến cảm xúc tiêu cực và trải nghiệm kém cho khách hàng, từ đó ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.
Để hiểu rõ hơn về trách nhiệm trong việc tổ chức không gian làm việc và ảnh hưởng của nó đến sự phát triển của doanh nghiệp, nhóm nghiên cứu đã quyết định thực hiện đề tài “Đánh giá thực trạng tổ chức không gian làm việc tại PHÚC LONG COFFEE & TEA”.
44, Nguyễn Đình Chiểu, Phú Cường, Thủ Dầu Một, Bình Dương.” Để đưa ra những
Bài viết đưa ra đánh giá khách quan về việc xây dựng không gian làm việc tại Phúc Long, dựa trên dữ liệu từ cuộc nghiên cứu Nhóm nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện tổ chức không gian làm việc tại đây.
Mục tiêu nghiên cứu
Tổ chức không gian làm việc tại Phúc Long COFFEE & TEA ở 44 Nguyễn Đình Chiểu, Phú Cường, Thủ Dầu Một, Bình Dương cần được đánh giá kỹ lưỡng Bài viết sẽ phân tích những ưu điểm và khuyết điểm hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp tối ưu nhằm cải thiện hiệu quả công tác tổ chức không gian làm việc tại đây.
Đối tượng nghiên cứu
Phúc Long COFFEE & TEA ở 44, Nguyễn Đình Chiểu, Phú Cường, Thủ Dầu Một, BìnhDương.
Phạm vi nghiên cứu
Không gian: 44, Nguyễn Đình Chiểu, Phú Cường, Thủ Dầu Một, Bình Dương.
Ý nghĩa đề tài
Để khắc phục những lỗ hổng trong tổ chức không gian làm việc tại PHÚC LONG COFFEE & TEA, địa chỉ 44, Nguyễn Đình Chiểu, Phú Cường, Thủ Dầu Một, Bình Dương, cũng như cho các doanh nghiệp khác, cần đưa ra những giải pháp hiệu quả Những biện pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững mà còn nâng cao hiệu quả công việc Hơn nữa, việc tổ chức không gian làm việc hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của môi trường làm việc, từ đó hướng đến việc xây dựng một không gian làm việc thoải mái và hiệu quả.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TRONG PHÚC LONG COFFEE & TEA, Ở 44, NGUYỄN ĐÌNH CHIỂU, PHÚ CƯỜNG, THỦ DẦU MỘT, BÌNH DƯƠNG.
GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TRONG PHÚC LONG COFFEE & TEA, Ở 44, NGUYỄN ĐÌNH CHIỂU, PHÚ CƯỜNG, THỦ DẦU MỘT, BÌNH DƯƠNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC KHÔNG G IAN LÀM VIỆC.
1.1.1 Tổ chức không gian làm việc:
Theo Nguyễn Hữu Thân (2004), việc tổ chức không gian làm việc bao gồm việc sắp xếp bàn ghế và dụng cụ một cách hợp lý nhằm tối ưu hóa tiện nghi cho nhân viên và khách hàng Mục tiêu chính là giảm thiểu khoảng cách di chuyển của tài liệu để dễ dàng kiểm soát Để nghiên cứu việc tổ chức không gian, cần phác thảo lược đồ khoảng trống và vẽ bản đồ phòng ốc theo tỉ lệ chiều cao, chiều ngang, chiều dài, đồng thời ghi nhận các thông số như chu vi hành lang, bức tường và cầu thang Việc đo khoảng cách giúp sắp xếp bàn ghế một cách tiện lợi, và bản đồ cho phép thay đổi vị trí dụng cụ dễ dàng trước khi thực hiện việc di chuyển, đồng thời cung cấp hình ảnh diễn tiến công việc.
Nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng việc sắp xếp không gian làm việc một cách hợp lý và thẩm mỹ không chỉ nâng cao tinh thần nhân viên mà còn giúp giảm căng thẳng và tăng năng suất lao động Ngược lại, nếu bố trí không khoa học cho từng bộ phận chuyên môn, công ty sẽ phải đối mặt với việc tiêu tốn thời gian và công sức vào việc di chuyển luồng công việc Hơn nữa, việc thiết kế các phòng làm việc riêng cho nhân viên cũng sẽ làm tăng chi phí cho công ty.
Nguyễn Hữu Thân ( 2004) nhận định rằng Văn Phòng có hai loại là văn phòng đóng và văn phòng mở.
Mỗi loại văn phòng có công dụng sử dụng khác nhau
1.1.2.1 Văn phòng đóng (Cổ điển):
Văn phòng kín là hình thức bố trí nơi làm việc với các bộ phận trong những phòng riêng biệt, mang lại ưu điểm bảo mật công việc và đảm bảo tính riêng tư cho nhân viên, đặc biệt về giới tính, tín ngưỡng và tôn giáo Phương pháp này rất phù hợp cho những công việc cần sự tập trung cao Tuy nhiên, nhược điểm của văn phòng kín là việc chiếm diện tích do cửa và tường ngăn, dẫn đến lãng phí không gian, tăng chi phí điện và thiết bị văn phòng, cũng như khó khăn trong việc kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên.
Văn phòng mở có 2 loại: Có vách ngăn (Cố định hay lưu động) và không có vách ngăn.
Văn phòng mở là hình thức bố trí không gian làm việc chung, nơi các bộ phận làm việc được sắp xếp theo quy trình công việc Hiện nay, nhiều cơ quan, đặc biệt là các tổ chức kinh tế, áp dụng mô hình này nhằm cải cách hành chính Trong văn phòng mở, nhân viên làm việc tại các bàn liền kề, tạo thành một hệ thống văn phòng liên tục Ưu điểm của mô hình này bao gồm việc tối ưu hóa diện tích, tiết kiệm chi phí điện và thiết bị giám sát, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp giữa các nhân viên Tuy nhiên, nhược điểm lớn là thiếu sự riêng tư và không phù hợp với những công việc cần sự tập trung cao.
Theo nghiên cứu của Nguyễn Hữu Thân (2004), các điều kiện vật lý như ánh sáng, nhiệt độ, không khí, tiếng ồn và màu sắc có tác động trực tiếp đến tâm sinh lý và sức khỏe của con người, từ đó ảnh hưởng đến năng suất lao động văn phòng Việc tối ưu hóa những yếu tố này là cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện chất lượng cuộc sống trong môi trường văn phòng.
Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc:
Không khí làm việc đóng vai trò quan trọng trong môi trường làm việc Tiêu chuẩn về lượng không khí cần thiết để mỗi người có thể hô hấp bình thường trong một không gian làm việc quy định rằng trong bốn giờ làm việc, cần tối thiểu 7m³ không khí sạch.
Nhiệt độ thấp ảnh hưởng tiêu cực đến sức khoẻ con người, khiến cơ thể tiêu tốn năng lượng không phải để làm việc mà để chống lạnh Điều này làm giảm khả năng tập trung của nhân viên và tăng cường hoạt động của cơ chế trao đổi và điều hoà nhiệt, dẫn đến hao tốn năng lượng nhiều hơn Kết quả là năng suất lao động của nhân viên giảm sút.
Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể tiêu tốn thêm năng lượng để duy trì nhiệt độ bình thường, dẫn đến hô hấp nhanh hơn và tăng cường bài tiết mồ hôi, làm giảm hàm lượng muối trong cơ thể Hậu quả là nhân viên có thể cảm thấy uể oải, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và giảm năng suất lao động.
Tùy thuộc vào nhiệt độ, việc sử dụng thiết bị bảo hộ như hệ thống thông gió, quần áo đặc biệt và máy điều hòa không khí là cần thiết để duy trì môi trường làm việc ổn định và thoải mái cho nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Âm thanh cũng đóng vai trò quan trọng, vì tiếng ồn không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn tác động đến hệ thần kinh, khiến con người dễ bị phân tâm và mất tập trung Nếu tiếng ồn kéo dài với âm lượng lớn, có thể dẫn đến rối loạn tâm lý.
Màu sắc phù hợp không chỉ cải thiện vẻ bề ngoài của văn phòng mà còn nâng cao năng suất lao động và tinh thần của nhân viên Một không gian làm việc u tối sẽ tạo cảm giác buồn tẻ, trong khi màu sắc quá sáng có thể gây kích thích thần kinh quá mức Do đó, việc lựa chọn màu sắc hợp lý là rất quan trọng để tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Màu sắc có tác động mạnh mẽ đến cảm xúc, có thể làm tăng cường sự phấn chấn hoặc gây ra cảm giác trì trệ Chúng tạo nên hình dáng bên ngoài của một văn phòng và để lại ấn tượng sâu sắc cho người nhìn, có thể là tích cực hoặc tiêu cực, tùy thuộc vào sự lựa chọn màu sắc.
Màu sắc đóng vai trò quan trọng trong việc tương tác với ánh sáng, với màu sáng giúp tăng cường hiệu quả ánh sáng nhờ khả năng phản chiếu tốt hơn Ngược lại, màu tối có thể làm giảm tác động của ánh sáng do khả năng hấp thụ ánh sáng.
1.1.4 Tối ưu hoá thao tác:
Sắp xếp trang thiết bị làm việc ở nơi làm việc.
Theo Nguyễn Hữu Thân ( 2004) , bố trí phòng - ban hoặc bàn làm việc theo luồng Công việc (flow of work):
Sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc là cách hiệu quả để tối thiểu hóa việc di chuyển trong quá trình chuyển giao tài liệu và trao đổi công việc Việc giảm khoảng cách giữa các bộ phận không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm nguy cơ thất lạc giấy tờ, từ đó giúp duy trì sự liên tục và hiệu quả trong công việc.
Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân viên.
Tạo không gian làm việc hiệu quả.
Thiết kế luồng công việc hợp lý.
1.2 Tổng quan về phúc long coffee & tea tại 44, nguyễn đình chiểu, phú cường, thủ dầu một, bình dương.
1.2.1 Tổng quan về thương hiệu Phúc Long:
Phúc Long, một trong những thương hiệu trà và cà phê lâu đời tại Việt Nam, ra đời năm 1968 tại cao nguyên Bảo Lộc, Lâm Đồng, với sứ mệnh mang đến sản phẩm chất lượng và giữ gìn hương vị truyền thống Việt Nam Thương hiệu này đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành F&B và chiếm được cảm tình của những người yêu thích trà và cà phê.
Ông Lâm Bội Minh đã thành lập thương hiệu Phúc Long vào năm 1968 tại Bảo Lộc, với mục tiêu cung cấp trà và cà phê chất lượng cao cho khách hàng Từ thập niên 80, Phúc Long mở ba cửa hàng đầu tiên tại TP Hồ Chí Minh để quảng bá sản phẩm cà phê Việt Năm 2000, ông thành lập Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Phúc Long và mở rộng ra miền Bắc bằng cách sở hữu đồi chè tại Thái Nguyên Phúc Long chính thức gia nhập thị trường F&B vào năm 2012 với cửa hàng Phúc Long Coffee & Tea tại Crescent Mall, Quận 7 Đến năm 2018, thương hiệu này đã xây dựng nhà máy thứ hai tại Bình Dương và mở hơn 40 cửa hàng tại các thành phố lớn Đến năm 2019, Phúc Long phát triển lên 70 cửa hàng và tiếp tục mở rộng hệ thống từ Nam ra Bắc Vào tháng 02/2022, tập đoàn Masan đã đầu tư 110 triệu USD để mua 51% cổ phần, trở thành công ty mẹ của Phúc Long.
