Báo cáo bài tập lớn môn học phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng máy tính phong vũ

Thông qua việcphân tích hiện trạng, đánh giá yêu cầu, và thiết kế hệ thống, bài tậplớn này hướng đến việc tối ưu hóa các quy trình quản lý, từ kiểm soáthàng hóa, quản lý khách hàng, xử l

A-MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 3

1.3.2.3 Quy trình quản lý thông tin khách hàng 71.3.3 Các quy định và ràng buộc trong hoạt động của tổ chức 71.4 Mô tả các đối tượng liên quan và người dùng hệ thống 81.5 Nắm bắt nhu cầu các đối tượng liên quan 9

1.8 Mô tả các vấn đề đang tồn tại của hệ thống cũ 12

2.2.1 Hiện thực hóa Use Case quy trình bán hàng 172.2.2 Hiện thực hóa Use Case: Quản lý kho 212.3 Xây dựng sơ đồ lớp hướng đối tượng 27

I LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, việc áp dụngcác hệ thống thông tin vào quản lý doanh nghiệp đã trở thành một yêucầu thiết yếu, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị công nghệ

Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng máy tính Phong Vũ" nhằm nghiên cứu và xây dựng một giải pháp quản lý

hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng Thông qua việcphân tích hiện trạng, đánh giá yêu cầu, và thiết kế hệ thống, bài tậplớn này hướng đến việc tối ưu hóa các quy trình quản lý, từ kiểm soáthàng hóa, quản lý khách hàng, xử lý đơn hàng đến quản lý bảo hành

và hỗ trợ sau bán hàng Với mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động vàcải thiện trải nghiệm khách hàng, bài tập không chỉ mang tính ứngdụng cao mà còn là cơ hội để áp dụng các kiến thức chuyên môn vềphân tích và thiết kế hệ thống thông tin vào thực tiễn

Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên, côThS Trần Kim Hương, người đã tận tình hướng dẫn và đóng góp ýkiến quý báu trong quá trình thực hiện bài tập lớn này Những góp ý

và định hướng của cô không chỉ giúp chúng em hiểu rõ hơn về cáchtiếp cận và giải quyết vấn đề trong phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin, mà còn là động lực để chúng em hoàn thiện bài làm mộtcách khoa học và chuyên nghiệp hơn Sự hỗ trợ và chỉ dẫn của cô đãgóp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và ý nghĩa của đềtài Chúng em hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự hướng dẫn từ cô trongcác dự án học tập và nghiên cứu sau này

II NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.1 Đặt vấn đề

Trong bối cảnh thị trường bán lẻ ngày càng phát triển mạnh mẽ

và cạnh tranh khốc liệt, các cửa hàng bán lẻ như Phong Vũ đối mặtvới những thách thức trong việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinhdoanh của mình, từ việc quản lý hàng hóa, đơn hàng, đến chăm sóckhách hàng và xử lý giao dịch Đặc biệt, trong lĩnh vực công nghệ,việc quản lý sản phẩm và nhu cầu của khách hàng đòi hỏi một hệthống thông tin mạnh mẽ và linh hoạt để đáp ứng sự thay đổi liên tụccủa thị trường Hệ thống hiện tại của Phong Vũ có thể gặp phải cácvấn đề về việc thu thập và phân tích dữ liệu không kịp thời, gây ảnhhưởng đến hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ Do đó, việc phântích và thiết kế một hệ thống thông tin mới, với các tính năng tối ưu,đáp ứng yêu cầu quản lý kho, bán hàng, chăm sóc khách hàng và báocáo thống kê, là vô cùng cần thiết để giúp cửa hàng hoạt động hiệuquả hơn, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự hài lòng của khách hàng

1.2 Phương pháp thu thập yêu cầu

Để xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả cho việc quản lý cửahàng máy tính Phong Vũ, phương pháp thu thập yêu cầu đóng vai tròquan trọng trong việc xác định các nhu cầu thực tế của người dùng vàcác yêu cầu cụ thể của hệ thống Quá trình này sẽ bắt đầu bằng việctiến hành các cuộc phỏng vấn trực tiếp với các nhân viên cửa hàng,bao gồm nhân viên bán hàng, quản lý kho, và bộ phận chăm sóc kháchhàng, để hiểu rõ các vấn đề họ gặp phải trong công việc hàng ngày vàcác yêu cầu cải tiến Đồng thời, khảo sát và thu thập phản hồi từ khách

hàng cũng sẽ giúp xác định các yếu tố quan trọng mà hệ thống cần đápứng, như tính năng tìm kiếm sản phẩm, quản lý đơn hàng, và cập nhậttình trạng kho Bên cạnh đó, việc nghiên cứu các báo cáo tài chính,doanh thu, và các thống kê hiện có sẽ giúp nhận diện các khu vực cầntối ưu trong quản lý cửa hàng Phương pháp thu thập yêu cầu này sẽđược kết hợp với việc phân tích các tài liệu hệ thống hiện tại để có cáinhìn tổng thể và từ đó xây dựng một hệ thống thông tin có khả năngcải thiện hiệu quả quản lý và dịch vụ của cửa hàng.

1.3 Đặc tả đề tài.

1.3.1 Các dữ liệu cần quản lý.

Để quản lý hiệu quả cửa hàng máy tính Phong Vũ, hệ thốngthông tin cần phải lưu trữ và quản lý nhiều loại dữ liệu quan trọng.Các dữ liệu cần quản lý bao gồm:

Dữ liệu sản phẩm: Bao gồm thông tin chi tiết về các sản phẩmmáy tính, linh kiện và phụ kiện như tên sản phẩm, mã sản phẩm, mô

tả, giá cả, số lượng tồn kho, nhà cung cấp, và thông tin bảo hành Dữliệu này giúp cửa hàng theo dõi tình trạng kho hàng và cập nhật thôngtin sản phẩm một cách kịp thời

Dữ liệu khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng như tên, địachỉ, số điện thoại, email, lịch sử mua hàng và các chương trình khuyếnmãi đã áp dụng Dữ liệu này giúp quản lý mối quan hệ khách hàng vàcải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng

Dữ liệu đơn hàng: Ghi nhận thông tin về các đơn hàng củakhách hàng, bao gồm ngày đặt hàng, sản phẩm đã mua, số lượng, giá

trị đơn hàng, trạng thái thanh toán và giao hàng Dữ liệu này giúp theodõi quá trình xử lý đơn hàng và hỗ trợ việc giao hàng đúng hạn.

Dữ liệu thanh toán: Bao gồm thông tin về phương thức thanhtoán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, v.v.), số tiền thanh toán vàtình trạng giao dịch Dữ liệu này giúp cửa hàng theo dõi và quản lýdòng tiền

Dữ liệu nhân viên: Thông tin về các nhân viên cửa hàng nhưtên, chức vụ, lịch sử làm việc, lương, và các đánh giá về hiệu suấtcông việc Dữ liệu này hỗ trợ việc quản lý nhân sự và tính toán chế độđãi ngộ cho nhân viên

Dữ liệu kho: Quản lý tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm cònlại, lịch sử nhập kho và xuất kho, giúp cửa hàng kiểm soát hàng hóa

và hạn chế tình trạng thiếu hoặc thừa hàng

Dữ liệu báo cáo tài chính: Bao gồm các báo cáo về doanh thu,chi phí, lợi nhuận, và các khoản chi tiêu khác, giúp cửa hàng đánh giáhiệu quả kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý tài chính phùhợp

Dữ liệu khuyến mãi và chương trình giảm giá: Quản lý cácchương trình khuyến mãi, giảm giá áp dụng cho sản phẩm và dịch vụ,giúp cửa hàng thu hút khách hàng và gia tăng doanh thu

Các dữ liệu này cần được quản lý chặt chẽ và đồng bộ để đảmbảo hoạt động của cửa hàng luôn được theo dõi và điều chỉnh kịp thời,đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và dịch vụ khách hàng

1.3.2 Các quy trình nghiệp vụ.

1.3.2.1 Quy trình bán hàng.

Quy trình bán hàng bắt đầu khi khách hàng đến cửa hàng để lựachọn sản phẩm Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu của kháchhàng và tìm hiểu nhu cầu cụ thể, từ đó tư vấn sản phẩm phù hợp vớimong muốn và khả năng tài chính của khách hàng Nhân viên sẽ giớithiệu chi tiết về các tính năng, lợi ích, và chính sách bảo hành của sảnphẩm, cũng như hướng dẫn cách sử dụng và bảo quản sản phẩm đúngcách

Khi khách hàng quyết định mua sản phẩm, nhân viên sẽ lập hóađơn, có thể ghi chép thủ công hoặc sử dụng phần mềm bán hàng đểtạo hóa đơn điện tử, đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác Sau đó,nhân viên sẽ tiến hành xử lý thanh toán bằng các hình thức thanh toánkhác nhau như tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, hoặc ví điện tử.Sau khi thanh toán hoàn tất, thông tin giao dịch được ghi nhận và lưutrữ vào hệ thống quản lý

Ngoài quy trình bán hàng, quy trình bảo hành và sửa chữa cũng

là một phần quan trọng, giúp đảm bảo sự hài lòng và an tâm của kháchhàng Đối với sản phẩm có thời hạn bảo hành, nhân viên sẽ hướng dẫnkhách hàng cách kích hoạt bảo hành và cung cấp thông tin về các điềukiện, phạm vi bảo hành Khi sản phẩm gặp sự cố trong thời gian bảohành, khách hàng có thể mang sản phẩm đến cửa hàng hoặc trung tâmbảo hành để được hỗ trợ Nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra sản phẩm vàxác định xem lỗi có nằm trong phạm vi bảo hành không Nếu sảnphẩm đủ điều kiện bảo hành, nhân viên sẽ thực hiện sửa chữa hoặcthay thế miễn phí Đối với những trường hợp nằm ngoài bảo hành,nhân viên sẽ báo giá chi tiết cho khách hàng trước khi tiến hành sửachữa

Quy định của quy trình bán hàng yêu cầu mọi giao dịch, baogồm bán hàng và bảo hành, phải được ghi nhận đầy đủ và chính xác

để phục vụ việc tra cứu và hỗ trợ sau này Nhân viên cần có kiến thứcvững vàng về sản phẩm để tư vấn hiệu quả, giúp khách hàng hiểu rõcác dịch vụ hậu mãi như bảo hành và sửa chữa Thời gian phục vụ mỗikhách hàng thường mất từ 10 đến 20 phút, tùy thuộc vào mức độ tư

vấn và quy trình thanh toán, đảm bảo khách hàng cảm thấy hài lòng vàtin tưởng khi trải nghiệm dịch vụ.

1.3.2.2 Quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho bắt đầu khi hàng hóa từ nhà cung cấpđược nhập về Nhân viên kho kiểm tra số lượng và chất lượng hànghóa, sau đó ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý kho, sử dụngExcel hoặc phần mềm quản lý kho nếu có Kiểm kê hàng tồn khođược thực hiện định kỳ, thường là một lần mỗi tháng để đảm bảo sốliệu tồn kho chính xác

Tất cả hàng hóa mới đều phải được kiểm tra và ghi chép lại Sốlượng hàng tồn kho cần được theo dõi thường xuyên để đảm bảo có đủhàng phục vụ khách hàng

1.3.2.3 Quy trình quản lý thông tin khách hàng

Trong quy trình quản lý thông tin khách hàng, nhân viên bánhàng ghi nhận thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại

và lịch sử giao dịch vào giấy tờ Điều này giúp cửa hàng theo dõi lịch

sử mua hàng và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng sau này Mọithông tin khách hàng đều phải được ghi chép cẩn thận để phục vụ choviệc liên lạc và đảm bảo bảo mật thông tin

1.3.3 Các quy định và ràng buộc trong hoạt động của tổ

chức

Phong Vũ, như các cửa hàng kinh doanh thiết bị công nghệkhác, hoạt động tuân theo các quy định pháp luật và chính sách nội bộnhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả Về pháp lý, cửa hàng phải

có giấy phép kinh doanh hợp pháp, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế,tuân thủ các quy định về bảo vệ người tiêu dùng, cam kết bảo hànhsản phẩm và đảm bảo an toàn lao động Trong nội bộ, Phong Vũ ápdụng chính sách giá rõ ràng, quản lý chặt chẽ nhân viên và tài sản,đồng thời bảo mật thông tin khách hàng Các sản phẩm kinh doanhđều được kiểm soát chất lượng, có nguồn gốc rõ ràng và chính sáchđổi trả cụ thể để bảo vệ quyền lợi khách hàng Bên cạnh đó, cửa hàngduy trì quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp, tuân thủ hợp đồngphân phối và thực hiện các chương trình quảng cáo, khuyến mãi đúng

quy định Các yếu tố này không chỉ giúp Phong Vũ vận hành hiệu quả

mà còn xây dựng lòng tin từ khách hàng và đối tác

1.4 Mô tả các đối tượng liên quan và người dùng hệ thống

Trong hệ thống thông tin của cửa hàng máy tính Phong Vũ, cácđối tượng liên quan và người dùng hệ thống có vai trò đặc biệt quantrọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và thông suốt của các quy trìnhnghiệp vụ

Khách hàng: là đối tượng trung tâm của hệ thống, bao gồmkhách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp Họ sử dụng hệthống để tìm kiếm thông tin sản phẩm, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, vàkiểm tra tình trạng bảo hành của các sản phẩm đã mua Hệ thống cầncung cấp một giao diện dễ sử dụng, giúp khách hàng dễ dàng tra cứu,thanh toán và nhận thông báo về các khuyến mãi hay các chương trình

ưu đãi

Nhân viên bán hàng: là những người trực tiếp giao tiếp và hỗ trợkhách hàng trong quá trình mua sắm Họ cần hệ thống hỗ trợ tối ưutrong việc tạo đơn hàng, kiểm tra tồn kho và xử lý thanh toán Việcgiao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với khách hàng, đặc biệt là trongmùa cao điểm, đòi hỏi hệ thống phải có khả năng xử lý thông tinnhanh và chính xác

Nhân viên kho: là những người chịu trách nhiệm quản lý tìnhtrạng hàng hóa trong cửa hàng Họ sử dụng hệ thống để cập nhật tìnhtrạng tồn kho, theo dõi việc nhập và xuất hàng, và đảm bảo rằng cácsản phẩm được cung cấp kịp thời cho bộ phận bán hàng Hệ thống cần

có tính năng cảnh báo khi sản phẩm gần hết hoặc khi có sự thay đổi vềtình trạng hàng hóa, giúp nhân viên kho chủ động trong việc bổ sungsản phẩm

Nhân viên bảo hành: là những người theo dõi và xử lý các yêucầu bảo hành của khách hàng Họ cần hệ thống để ghi nhận các sảnphẩm cần bảo hành, theo dõi quá trình sửa chữa và cập nhật tình trạngcho khách hàng Hệ thống cần đảm bảo tính chính xác và nhanh chóngtrong việc xử lý các yêu cầu bảo hành, đồng thời cung cấp thông tinchi tiết về thời gian bảo hành và các dịch vụ hỗ trợ liên quan

Quản trị viên: là người giám sát và quản lý toàn bộ hệ thống.Quản trị viên có quyền truy cập vào mọi thông tin trong hệ thống, từ

dữ liệu khách hàng, đơn hàng, tồn kho cho đến các báo cáo thống kê.

Họ có nhiệm vụ phân quyền cho các người dùng khác, giám sát hoạtđộng của nhân viên và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữliệu thu thập được từ hệ thống Quản trị viên cần hệ thống báo cáo chitiết, dễ hiểu, để có thể điều hành và cải thiện hoạt động của cửa hàngmột cách hiệu quả

Mỗi đối tượng này có nhu cầu và yêu cầu riêng biệt, nhưng tất

cả đều cần một hệ thống thông tin được thiết kế linh hoạt, dễ sử dụng

và bảo mật cao, để hỗ trợ tối đa cho công việc của họ và nâng cao hiệuquả kinh doanh của cửa hàng

1.5 Nắm bắt nhu cầu các đối tượng liên quan

Để thiết kế một hệ thống thông tin hiệu quả cho cửa hàng máytính Phong Vũ, việc nắm bắt chính xác nhu cầu của các đối tượng liênquan là điều bắt buộc

Khách hàng: với vai trò là đối tượng trung tâm, mong muốn hệthống cung cấp giao diện thân thiện và dễ sử dụng Họ cần khả năngtra cứu thông tin sản phẩm nhanh chóng, đặt hàng tiện lợi, theo dõiđơn hàng cũng như kiểm tra trạng thái bảo hành một cách chi tiết.Ngoài ra, khách hàng kỳ vọng nhận được thông báo kịp thời về cácchương trình khuyến mãi, ưu đãi hoặc tiến độ sửa chữa sản phẩm quanhiều kênh như email hoặc SMS

Nhân viên bán hàng: cần hệ thống hỗ trợ tối ưu trong việc quản

lý và xử lý giao dịch Họ yêu cầu công cụ tra cứu thông tin sản phẩmchính xác, kiểm tra tồn kho theo thời gian thực và tạo đơn hàng mộtcách nhanh chóng Đặc biệt, việc xử lý thanh toán phải diễn ra mượt

mà, giảm thiểu sai sót để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho kháchhàng

Nhân viên kho: cần một hệ thống với khả năng cập nhật tìnhtrạng hàng hóa tự động và chính xác Họ mong muốn các tính năngcảnh báo khi số lượng hàng hóa đạt mức tối thiểu để chủ động trongviệc bổ sung hàng Ngoài ra, việc quản lý nhập xuất hàng cần được tối

ưu hóa để giảm thời gian xử lý và sai sót

Nhân viên bảo hành: yêu cầu hệ thống cung cấp công cụ mạnh

mẽ để theo dõi lịch sử bảo hành, ghi nhận các thông tin chi tiết về lỗisản phẩm, cập nhật trạng thái sửa chữa và thông báo tiến độ đến khách

hàng Tính năng này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còntăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng.

Cuối cùng, quản trị viên cần hệ thống hỗ trợ giám sát toàn bộhoạt động của cửa hàng Họ yêu cầu các báo cáo chi tiết về doanh thu,tình trạng kho, hiệu suất làm việc của nhân viên và phân tích dữ liệu

để đưa ra quyết định chiến lược Khả năng phân quyền và quản lýngười dùng cũng là một yếu tố quan trọng đối với họ để đảm bảo antoàn và tính bảo mật của hệ thống

Việc hiểu rõ và đáp ứng chính xác nhu cầu của từng nhóm đốitượng sẽ giúp hệ thống hoạt động trơn tru, nâng cao hiệu quả vận hành

và gia tăng sự hài lòng từ phía khách hàng cũng như nhân viên

1.6 Nắm bắt nhu cầu người dùng

Việc nắm bắt nhu cầu người dùng là yếu tố quan trọng trong quátrình thiết kế hệ thống thông tin cho cửa hàng máy tính Phong Vũ,giúp hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng đúng mong đợi củangười sử dụng

Đối với khách hàng: nhu cầu chính của họ là có một giao diệnthân thiện, dễ sử dụng và dễ dàng tra cứu thông tin sản phẩm Họmong muốn có thể tìm kiếm, so sánh giá, đặt hàng nhanh chóng vàthuận tiện, đồng thời theo dõi tình trạng đơn hàng và bảo hành Hệthống cần cung cấp các thông báo kịp thời về các chương trình khuyếnmãi, ưu đãi hoặc trạng thái sửa chữa sản phẩm để khách hàng luôncảm thấy được chăm sóc chu đáo Ngoài ra, khách hàng cũng yêu cầutính bảo mật cao trong các giao dịch thanh toán và bảo vệ thông tin cánhân

Nhân viên bán hàng: cần một công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả,giúp họ tra cứu thông tin sản phẩm và tồn kho nhanh chóng, xử lý đơnhàng chính xác và nhanh chóng Họ cũng cần khả năng kiểm tra lịch

sử mua hàng của khách hàng, áp dụng các chương trình khuyến mãi

và giảm giá cho khách hàng khi cần thiết Một tính năng quan trọngnữa là hệ thống phải có khả năng xử lý thanh toán mượt mà, hỗ trợ cácphương thức thanh toán đa dạng, từ tiền mặt đến thẻ tín dụng haychuyển khoản trực tuyến

Nhân viên kho: yêu cầu hệ thống giúp theo dõi tồn kho theo thờigian thực, đảm bảo việc nhập và xuất hàng được ghi nhận chính xác,

đồng thời thông báo kịp thời khi sản phẩm gần hết Hệ thống cần cócác tính năng cảnh báo khi hàng hóa đạt mức tối thiểu hoặc khi có sựthay đổi trong tình trạng hàng hóa, giúp nhân viên kho chủ động bổsung sản phẩm Điều này sẽ giảm thiểu sai sót và đảm bảo quá trìnhbán hàng không bị gián đoạn.

Đối với nhân viên bảo hành: họ cần một hệ thống dễ dàng theodõi thông tin bảo hành của khách hàng, giúp họ cập nhật trạng thái sửachữa, thời gian bảo hành còn lại và các vấn đề liên quan đến sảnphẩm Hệ thống cần có khả năng gửi thông báo tự động đến kháchhàng về tiến độ bảo hành và yêu cầu thông tin nếu cần thiết, giúp tăng

sự hài lòng của khách hàng và tạo mối quan hệ lâu dài

Cuối cùng, quản trị viên: yêu cầu hệ thống cung cấp khả nănggiám sát toàn bộ hoạt động của cửa hàng, từ doanh thu, tồn kho, hiệusuất làm việc của nhân viên cho đến các báo cáo tài chính và chiếnlược Họ cần hệ thống phân quyền rõ ràng, giúp quản lý người dùng

và bảo vệ dữ liệu Các báo cáo cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và

có khả năng tùy chỉnh để đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác

Nắm bắt và đáp ứng đúng nhu cầu của từng nhóm người dùngkhông chỉ giúp hệ thống hoạt động hiệu quả mà còn mang lại trảinghiệm tích cực cho khách hàng và nhân viên, từ đó nâng cao hiệuquả kinh doanh của cửa hàng

1.7 Giới hạn hệ thống

Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cho cửahàng máy tính Phong Vũ, việc xác định giới hạn của hệ thống là vôcùng quan trọng để đảm bảo hệ thống đáp ứng đúng nhu cầu màkhông vượt quá khả năng và nguồn lực hiện có Đầu tiên, phạm vi dữliệu mà hệ thống có thể xử lý cần được giới hạn, chủ yếu tập trung vàocác thông tin liên quan đến sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, tồn kho

và bảo hành Hệ thống sẽ không xử lý các thông tin ngoài phạm vinày, như các dữ liệu không liên quan đến hoạt động bán lẻ và bảohành máy tính

Về khả năng mở rộng, mặc dù hệ thống cần được thiết kế đểphục vụ cửa hàng hiện tại, nhưng nó có thể gặp khó khăn khi cửa hàng

mở rộng quy mô, đặc biệt là khi mở thêm các chi nhánh hoặc cần xử

lý khối lượng dữ liệu lớn Hệ thống có thể không đủ mạnh mẽ để hỗ

trợ hoạt động đồng bộ giữa nhiều chi nhánh hoặc xử lý số lượng đơnhàng lớn trong thời gian ngắn, đặc biệt trong những đợt khuyến mãicao điểm Điều này đòi hỏi các giải pháp cải tiến trong tương lai, nhưviệc nâng cấp hệ thống phần cứng hoặc chuyển sang các nền tảng đámmây để mở rộng khả năng xử lý.

Hệ thống sẽ giới hạn ở các tính năng bảo mật liên quan đến bảo

vệ thông tin khách hàng và các giao dịch tài chính Mặc dù hệ thống

sẽ triển khai các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu và xác thựcngười dùng, nhưng việc bảo vệ tuyệt đối tất cả các lỗ hổng có thể xảy

ra trong môi trường mạng là một thử thách lớn Do đó, các biện phápbảo mật sẽ không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro từ các cuộc tấn côngmạng

Một giới hạn quan trọng khác là khả năng tích hợp với các hệthống bên ngoài như phần mềm kế toán, các hệ thống CRM, hoặc cácnền tảng bán hàng trực tuyến Trong giai đoạn đầu, hệ thống sẽ chỉ hỗtrợ các chức năng cơ bản của cửa hàng và chưa có khả năng tích hợp

tự động với các nền tảng khác Điều này có thể tạo ra một số khó khăntrong việc đồng bộ dữ liệu và quản lý thông tin, đặc biệt là khi cửahàng muốn mở rộng hoạt động kinh doanh qua các kênh khác ngoàicửa hàng vật lý

Cuối cùng, hệ thống sẽ giới hạn ở quy mô người dùng Do yêucầu của cửa hàng hiện tại, hệ thống chỉ hỗ trợ một số lượng ngườidùng cụ thể và phân quyền cho các nhóm nhân viên nhất định Việc

mở rộng hệ thống để phục vụ cho số lượng người dùng lớn hơn, đặcbiệt khi có thêm chi nhánh hay dịch vụ trực tuyến, sẽ cần có các nângcấp và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao

Tóm lại, việc xác định rõ các giới hạn hệ thống ngay từ đầu giúpcửa hàng Phong Vũ quản lý và phát triển hệ thống một cách hợp lý,đảm bảo rằng hệ thống thông tin không bị quá tải và có thể phát triểnlinh hoạt trong tương lai

1.8 Mô tả các vấn đề đang tồn tại của hệ thống cũ

Hệ thống cũ của cửa hàng máy tính Phong Vũ đang đối mặt vớimột số vấn đề tồn tại nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả và tính ổnđịnh của hoạt động kinh doanh Một trong những vấn đề lớn nhất làtính không đồng bộ của dữ liệu giữa các bộ phận Hệ thống hiện tại

không cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, dẫn đến tình trạngkhông khớp giữa thông tin trong hệ thống và thực tế tại kho Nhânviên bán hàng thường gặp phải trường hợp sản phẩm đã hết hàngnhưng hệ thống vẫn hiển thị là còn, gây ra sự cố trong việc xử lý đơnhàng và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

Thứ hai, giao diện người dùng của hệ thống cũ không thân thiện

và khó sử dụng, đặc biệt đối với nhân viên bán hàng và nhân viên kho.Việc thao tác trên hệ thống tốn nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn,ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng và quản lý kho Điều này đặcbiệt trở nên nghiêm trọng trong những giờ cao điểm khi cửa hàng phải

xử lý nhiều đơn hàng cùng một lúc Nhân viên không thể truy xuấtnhanh chóng thông tin về sản phẩm, tồn kho, hay trạng thái đơn hàng,khiến công việc trở nên kém hiệu quả

Hệ thống cũ cũng thiếu tính bảo mật và phân quyền rõ ràng.Mặc dù hệ thống có các chức năng cơ bản như lưu trữ thông tin kháchhàng và đơn hàng, nhưng việc bảo vệ thông tin khách hàng và cácgiao dịch tài chính chưa được thực hiện tốt Điều này khiến hệ thống

dễ bị tấn công hoặc lộ lọt thông tin, đặc biệt khi có thay đổi về ngườidùng hoặc phân quyền trong công việc

Ngoài ra, hệ thống cũ còn gặp phải vấn đề về khả năng mở rộng.Khi cửa hàng muốn mở rộng quy mô hoặc tích hợp với các nền tảngbán hàng trực tuyến, hệ thống không có khả năng đáp ứng Các báocáo tài chính, tồn kho, và thông tin bán hàng không được đồng bộ hóagiữa các chi nhánh, khiến cho việc quản lý toàn bộ cửa hàng trở nênkhó khăn và thiếu hiệu quả Việc mở rộng số lượng người dùng hoặcthêm các tính năng mới cũng gặp rất nhiều hạn chế về mặt kỹ thuật vàphần mềm

Cuối cùng, hệ thống cũ thiếu các chức năng hỗ trợ bảo hành vàdịch vụ hậu mãi Quản lý bảo hành sản phẩm chưa được tự động hóa,khiến nhân viên bảo hành phải làm việc thủ công và dễ dàng bỏ sótthông tin quan trọng Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc

mà còn gây ra sự bất tiện cho khách hàng khi phải theo dõi tình trạngbảo hành của sản phẩm

Tóm lại, những vấn đề tồn tại trong hệ thống cũ đang gây khókhăn trong công tác quản lý và vận hành cửa hàng, ảnh hưởng đến trảinghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh Chính vì vậy, việc nâng

cấp và cải thiện hệ thống là rất cần thiết để tối ưu hóa quy trình và đápứng nhu cầu phát triển của cửa hàng trong tương lai.

Hóa đơn Chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán

sản phẩm giữa cửa hàng và khách hàng

Đơn đặt hàng Yêu cầu mua hàng từ khách hàng được

ghi nhận trong hệ thống

Kho hàng Nơi lưu trữ hàng hóa trước khi bán ra

Bảo hành Dịch vụ sửa chữa hoặc thay thế sản

phẩm theo chính sách của cửa hànghoặc nhà sản xuất khi sản phẩm gặp sự

cố trong thời gian bảo hành

Hệ thống quản lý Phần mềm được sử dụng để quản lý

toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửahàng, bao gồm quản lý sản phẩm,khách hàng, nhân viên, và các giaodịch

1.10 Yêu cầu của hệ thống mới

Yêu cầu chức năng

❖Quản lý khách hàng:

➢Thêm, xóa, sửa thông tin khách hàng (tên, địa chỉ,

số điện thoại, email)

➢Tra cứu thông tin và lịch sử mua hàng của kháchhàng

❖Quản lý hóa đơn:

➢Tạo mới, xóa, chỉnh sửa hóa đơn bán hàng

➢Tra cứu và in hóa đơn cho khách hàng

❖Quản lý kho hàng:

➢Theo dõi số lượng hàng hóa trong kho

➢Cập nhật trạng thái hàng hóa (nhập kho, xuất kho,tồn kho)

❖Quản lý bảo hành:

➢Ghi nhận thông tin sản phẩm bảo hành

➢Theo dõi quá trình bảo hành và cập nhật trạng tháibảo hành

❖Báo cáo và thống kê:

➢Tạo các báo cáo về doanh số bán hàng, tồn kho, tìnhhình bảo hành

➢Thống kê số lượng sản phẩm bán ra theo ngày,tháng, năm

Yêu cầu phi chức năng

❖Sao lưu dữ liệu:

➢Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo antoàn dữ liệu và khả năng phục hồi khi gặp sự cố

Yêu cầu lưu trữ

❖Cơ sở dữ liệu:

➢Sử dụng cơ sở dữ liệu quản trị quan hệ (RDBMS) để lưutrữ toàn bộ thông tin sản phẩm, khách hàng, hóa đơn, khohàng và bảo hành

❖Sao lưu và phục hồi:

➢Thiết lập hệ thống sao lưu dữ liệu tự động hàng ngày và

có khả năng phục hồi dữ liệu trong trường hợp mất dữliệu