Đề cương lưu trữ tài liệu khoa học và công nghệ CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CHƯƠNG 2 THU THẬP BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC CÔNG NGHỆ CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CÔNG CỤ THỐNG KÊ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CHƯƠNG 4: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ KH&CN
Khái niệm, hình thức, nội dung, giá trị của tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
Hình thức
1 Hình thức đa dạng được thể hiện trên các vật mang tin và phương pháp ghi tin cũng khác nhau
2 Kích thước đa dạng trên các khổ giấy khác nhau ( A0,A1,A2,A3,A4)
3 Thể loại đa dạng: Bản luận chứng kinh tế kỹ thuật, thuyết minh kỹ thuật, bản vẽ, tài liệu tính toán, bản đồ, tài liệu quan trắc, phiếu xét nghiệm, hướng dẫn ứng dụng NCKH
4 Ngôn ngữ thể hiện đường nét, hình vẽ, bảng biểu
5 Thời gian có thể hình thành trong thời gian dài
6 Thể thức không giống với tài liệu hành chính
Nội dung
Trong ngành xây dựng, việc khảo sát và thăm dò địa chất, thủy văn đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và thi công công trình Những kết quả này giúp đảm bảo tính khả thi và an toàn cho các dự án xây dựng, bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau.
Các công trình công nghiệp
Các công trình quốc phòng và các công trình xây dựng khác
Trong ngành công nghiệp tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ, các sản phẩm được thiết kế, chế tạo và lắp ráp phản ánh kết quả của quá trình nghiên cứu và phát triển.
Máy công cụ, máy công nghiệp, máy nông nghiệp
Máy giao thông vận tải, máy quốc phòng
Máy phục vụ các nghành y tế, nghiên cứu khoa học
Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, những thành tựu nghiên cứu, phát minh sáng chế và cải tiến kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong lao động sản xuất của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Trong lĩnh vực địa chất, thủy văn, khí tượng và trắc địa, bản đồ là công cụ quan trọng phản ánh kết quả của quá trình khảo sát, điều tra và thăm dò tài nguyên cũng như khoáng sản thiên nhiên.
Giá trị
- Về kinh tế: Được sử dụng thường xuyên và lâu dài ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra tài liệu đó.
- Về khoa học: Tổng kết các quy luật hoạt động của tự nhiên, khoa học và công nghệ: bằng chứng xác thực để bảo vệ bản quyền tác giả.
- Về nghiên cứu lịch sử:Phục vụ nghiên cứu lsu khoa học và công nghệ
Các nhóm tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
Nhóm tài liệu xây dựng
- Nhóm tài liệu thiết kế xây dựng: Được hình thành trong quá trình thiết kế, thi công các công trình xây dựng, công trình xây dựng gồm:
Công trình công cộng và xây dựng nhà ở, bệnh viện
Công trình công nghiệp: nhà máy, xí nghiệp chế tạo sản phẩm
Công trình giao thông vận tải: cầu đường, bến cảng
Công trình bưu điện, truyền thanh, truyền hình
Công trình năng lượng thủy lợi
Công trình kỹ thuật: cấp điện, nước
Thời gian thực hiện công trình kéo dài dẫn đến việc tích lũy nhiều tài liệu, được lập ra trong các khoảng thời gian khác nhau Điều này tạo ra một khối lượng tài liệu lớn và cần thiết cho việc bổ sung thông tin.
- Phân loại tài liệu xây dựng( có nhiều tiêu chí)
A, Phân loại tài liệu công trình dựa theo tiêu chí cấp công trình xây dựng( quy định hiện hành)
+ Bộ tài liệu công trình xây dựng đặc biệt
+ Bộ tài liệu của công trình xây dựng cấp 1
+ Bộ tài liệu của công trình xây dựng cấp 2
+ Bộ tài liệu công trình xây dựng cấp 3 và 4 Đọc luật xây dựng năm 2014
B, phân loại tài liệu cồng trình xây dựng theo tiêu chí nguồn vốn đầu tư công trình + Bộ tài liệu công trình xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước
+ Bộ tài liệu công trình xây dựng sử dụng vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển nhà nước
+ Bộ tài liệu công trình xây dựng sử dụng vốn đầu tư phát triển doanh nghiệp nhà nước
+ Bộ tài liệu công trình xây dựng sử dụng vốn tư nhân hoặc sdung vốn hỗn hợp nhiều nguồn vốn khác nhau
C, Phân loại tài liệu công trình xây dựng theo tiêu chí công năng sưe dụng công trình
+ Các bộ tài liệu công trình xây dựng dân dụng: Tài liệu công trình xây dựng nông nghiệp
+ Các bộ tài liệu công trình giao thông, tài liệu công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn
+ Các bộ tài liệu công trình hạ tầng kỹ thuật ; tài liệu công trình quốc phòng an ninh
Nhóm tài liệu thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp
-Nhóm tài liệu thiết kế chế tạo: Được hình thành trong quá trình thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp gồm:
+ máy công cụ: phay, bào, tiện
+ Máy truyền thanh: Truyền hình, đài, vô tuyến
+ Máy nông nghiệp: Cày, bừa
+ Máy dùng trong giao thông vận tải; oto, tàu thủy , máy bay
+ Máy bóc quân sự: Xe tăng, tên lửa
+ Sản phẩm công nghiệp; giày déo, điện thoại di động
-> Sản phẩm công nghiệp vào nhiều chi tiết khối lương tài liệu càng lớn
Nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học
- Tài liệu thuộc nhóm này được hình thành trong hoạt động nghiên cứu khoa học
- Công trình nghiên cứu khoa học
- Công trình nghiên cứu khoa học cơ bản( do các viện khoa học nhà nước thực hiện)
- Công trình nghiên cứu khoa học thực nghiệm( do các trung tâm, viện nghiên cứu khoa học, ngành, xí nghiệp, trường học thực hiện)
Nhóm tài liệu chuyên môn
- Tài liệu thuộc nhóm này được hình thành trong hoạt động điều tra khảo sát địa chất, khí tượng thủy văn, đo đạc, thiết kế bản đồ
- Nội dung chủ yếu của tài liệu phản án các quá trình và các hiện tưởng xảy ra trong tự nhiên.
Các Bộ tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
Bộ tài liệu xây dựng
- Thành phần tài liệu của bộ công trình xây dựng
+ Hồ sơ xin chủ trương đầu từ xây dựng
+ Hồ sơ lập dự án đầu từ xây dựng công trình
+ Hồ sơ khảo sát; thiết kế xây dựng công trình
+ Hồ cơ cấp phép xây dựng; giải phóng mặt bằng
+ Hồ sơ thi công: đấu thầu xây dựng công trình
+ Hồ sơ thanh quyết toán kinh phí xây dựng
+ Hồ sơ hoàn thành công công trình: Nhật ký xây dựng
Bộ tài liệu thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp
Nhiệm vụ thiết kế sản phẩm bao gồm việc xác định nội dung và mục đích chế tạo, cung cấp các thông số kỹ thuật chi tiết, đề xuất giải pháp kỹ thuật hiệu quả, đồng thời nêu rõ những ưu điểm nổi bật của sản phẩm mới so với phiên bản cũ.
- Văn bản pháp lý: Ý kiến của cơ quan hữu quan, văn bản phê chuẩn nhiệm vụ thiết kế
- Thiết kế sơ bộ: Cho biết cấu tạo, nguyên lý làm việc, thông số cơ bản của sản phâm
- Thiết kế kỹ thuật: Cho biết đầy đủ về cấu tạo của sản phẩm
- Bản vẽ chế tạo: Dùng khi chế tạo, sửa chữa, kiểm tra sản phẩm
- Tài liệu nghiệm thu: Hướng dẫn sử dụng, sữa chưa, bản nghiệm thu
Bộ tài liệu nghiên cứu khoa học
Là toàn bộ tài liệu hình thanh trong quá trình tổ chức triển khai một đề tài nghiên cứu khoa học
- Chủ trương nghiên cứu đề tài
- Văn bản bổ nhiệm chủ nhiệm đề tài
- Phiếu đăng ký đề tài
- Hợp đồng khoa học công nghệ
- Báo cáo tóm tắt đề tài: Báo cáo tổng hợp đề tài: Phụ lục
- Biên bản nghiệm thu ( Cấp cơ sở, cấp chính thức) nhận xét, kết quả đề tài
- Văn bản về việc phân bổ chi tiêu kinh phí
- Văn bản về việc thành lập hội đồng nghiệm thu(gồm cấp cơ sở, nghiệm thu cấp chính thức)
- Báo cáo quyết toán đề tài
Bộ tài liệu địa chất
Báo cáo nghiên cứu cấu tạo địa chất của quả đất và khoáng sản
- Báo cáo nghiên cứu địa hình vỏ trái đất và sự phát triển của nó
- Báo cáo địa chất thủy văn, địa chất công trình
- Báo cáo nghiên cứu các tính chất vật lý của vỏ trái đất, sứt hút, điện trường của trái đất
Mỗi báo cáo nghiên cứu thường bao gồm thông tin về vùng đất và địa điểm nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu được áp dụng, các phương tiện kỹ thuật sử dụng, kết quả đạt được, hiệu quả kinh tế, cũng như các phụ lục, bản đồ, nhật ký khoan và hình ảnh minh họa.
Bộ tài liệu đo đạc và trắc địa bản đồ
- Báo cào về việc đo đạc thiên văn
- Báo cáo về việc đo trọng lực
- Báo cáo về đo tam giác lượng và đa giác lượng
- Báo cáo về đo đạc cao trình
- Báo cáo về đo địa hình
Tài liệu khí tượng thủy văn
- Quyết định 24/2006/QĐ- BTNMT ngày 29/12/2006
Của bộ trưởng bộ tài nguyên và môi trường ban hành Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn
+ Tư liệu khí tượng bề mặt và bức xạ
+ Tư liệu khí tượng nông nghiệp: Khí tượng cao không
+ Tư liệu môi trường và không khí
+ Tư liệu thủy văn lục địa vùng sông không ảnh hưởng thủy triều
+ Khí tượng thủy văn lục địa
+ Khí tượng thủy văn biển ( hải văn )
+ Tư liệu điều tra, khảo sát khí tượng thủy văn
+ Tư liệu dự báo khí tượng thủy văn ( các loại bản đồ thời tiết) ; tư liệu chuyển khảo
Các loại TLLT khoa học công nghệ chủ yếu
Bản vẽ
a) Các loại bản vẽ b) Khổ giấy vẽ c) Khung bản vẽ d) Khung tên e) Bảng kê bản vẽ f) Ký hiệu bản vẽ g) Cách gấp bản vẽ
Bản vẽ là công cụ quan trọng giúp diễn đạt ý tưởng của người thiết kế, đồng thời đóng vai trò then chốt trong việc chỉ đạo sản xuất và hướng dẫn thi công cũng như lắp ráp sản phẩm.
- Phân loại bản vẽ có hiều tiêu chí:
+ Theo mức độ chi tết và đầy đủ của việc biểu diễn vật thể, bản vẽ đc chia thành :
Sơ đồ/ tổng mặt bằng/ bản vẽ toàn thể/ bản vẽ lắp/ bản vẽ chi tiết.
+ Giai đoạn thiết kế : Thiết kế sơ bộ/ thiết kế kỹ huật/ thiết kế thi công ( bản vẽ chế tạo)/ bản vẽ hoàn công.
+ Theo quá trình thành lập: bản vẽ pháo/ bản gốc/ bản chính/ bản điệp/ bản sao
- Khung bản vẽ là đường viền bao quanh bản vẽ cách mép giấy một khoảng 5- 10mm ( tùy theo khổ giấy vẽ)
- Những bản vẽ cần đóng thành tập thì khung bản vẽ về phái bên trái cách mép giấy 25mm
- Vị trí: phía dưới, góc phải của bản vẽ
- Thông tin trên khung tên;
+ Cơ quan thiết kế và cơ quan chủ quản
+ chức vụ người có trách nhiệm đối với bản vẽ
Khung tên bản vẽ đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và bổ sung tài liệu, cũng như xác định giá trị của chúng Nó không chỉ cung cấp thông tin cơ bản về bản vẽ như tên dự án, tác giả và ngày tháng, mà còn giúp người sử dụng dễ dàng nhận diện và phân loại tài liệu Sự rõ ràng và chính xác của khung tên góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và giá trị của tài liệu, đồng thời hỗ trợ quá trình lưu trữ và tra cứu hiệu quả hơn Việc sử dụng khung tên đúng cách cũng giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị bỏ sót, từ đó nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu.
- Trong các nội dung trên đối với các bộ lưu trữ cần chú ý đến kí hiệu bản vẽ, chữ ký và con dấu
+ Kí hiệu bản vẽ giúp người đọc bản vẽ thấy đc mối liên hệ giữa các bản vẽ
Dựa trên việc phân loại và thống kê chính xác các bản vẽ trong từng bộ tài liệu kỹ thuật, chúng ta có thể phát hiện những bản vẽ chưa được nộp vào kho.
Các loại hình cơ bản của kí hiệu bản vẽ bao gồm: Đối với các bản vẽ sản phẩm công nghiệp, thường áp dụng hình thức kí hiệu theo sản phẩm.
- Đối với bản vẽ kỹ thuật của ngành xây dựng thường kí hiệu theo hình thức hỗn hợp chữ và số, cấu tạo của kí hiệu 2 phần
+ Phần chữ là chữ viết tắt của ngành kĩ thuật sinh ra bản vẽ
+ Phần só là số thứ tự sản sinh ra bản vẽ của ngành kĩ thuật đó
Ví dụ: KT-2 là kí hiệu bản vẽ số 02 về phần thiết kế kiến trúc của một công trình xây dưng
- Vị trí nằm ngay phía trên của khung tên của bản vẽ
- Đối với bản vẽ toàn thể Liệt kê tất cả các bản vẽ lắp của nhóm
- Đối với bản vẽ kắp Liệt kê tất cả các bản vẽ bộ phận và chi tiết f Kí hiệu bản vẽ
- Đối với sản phâme công nghiệp thường đc kí hiệu theo sản phẩm
A2 là kí hiểu sản phâm
4 chi tiết nhỏ trong bộ phận phức tạp
- Đối với công trình xây dựng cơ bản thường đc kí hiểu theo từng phần kỹ thuật
- Mục đích để dễ tra tìm, dễ bảo quản , tránh gẫy, nhăn bản vẽ
- Nếu gấp về khổ a4 để lộ khung tên phía ngoài
- Nếu cuộn Khung tên cuộn sau
- Nếu trong ngăn kéo Khung tên phía cửa ngăn kéo
Chú ý: Bản vẽ là giấy can, giấy cứng khác Không đc gấp mà trải thằng hoặc cuộn trong ông nhựa
Bản tính toán
- Bản tính toán loại tài liệu chiếm số lượng lơn, có nội dung qua trọng, có 2 loại
+ Bản tính toán sức bền vật liệu: Xác định các chỉ tiêu vật liệu để đảm bảo sự an toàn của sản phẩm hoặc trong xây dựng công trình
+ Bản tính toán khối lượng , chủng loại vật liệu, công lao động
Thuyết minh kỹ thuật
- Là văn bnr do cơ quan tư vấn thiết kế lâp để giải trình đối tượng thiết kế bằng lời văn
- Nội dung: Trình bày nhiệm vụ của đối tượng thiết kế, hình dáng, kết cấu, bộ phận, biện pháp thi công, chế tạo
- Thuyết minh đc lập theo giai đoạn thiết kế
Quy phạm kỹ thuật
Văn bản này được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm quản lý kỹ thuật trong xây dựng công trình, chế tạo sản phẩm công nghiệp và các lĩnh vực kỹ thuật khác.
Nội dung văn bản mô tả quy trình thực hiện các bước cần thiết để sản xuất các chi tiết và bộ phận cho sản phẩm hoặc công trình xây dựng Việc tuân thủ trình tự này đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong quá trình chế tạo, từ khâu thiết kế đến hoàn thiện sản phẩm.
Quy trình công nghệ
Văn bản quy định trình tự các bước cần thiết để sản xuất sản phẩm đạt yêu cầu, bao gồm xác định người thực hiện, trình độ tay nghề cần thiết, phương pháp thực hiện, công cụ sử dụng và thời gian hoàn thành từng bước.
Tài liệu hạch toán
- Là loại văn kiện xác định giá thành chế tạo sản phẩm hoặc thi công công trình xây dựng
+ Dự toán: Xác định giá thành từng hạng mục, là cơ sở để lập tổng dự toán
+ Tổng dự toán: Xác đinh giá thành sản phẩm, công trình
+ Quyết toán: Xác định giá thành thực tế
Tài liệu tiêu chuẩn, quy chuẩn
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt các chỉ tiêu kinh tế và kỹ thuật để làm kiểm mẫu cho từng sản phẩm, nhằm giúp các cơ quan áp dụng vào thực tế sản xuất.
Tài liệu về đầu thầu, hợp đồng KH&CN
Hồ sơ mới thầu bao gồm các tài liệu cần thiết cho dự thầu xây dựng công trình, bao gồm văn bản tổ chức đấu thầu, phê duyệt kết quả đấu thầu và thông báo kết quả đấu thầu Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong quy trình đấu thầu, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc lựa chọn nhà thầu.
Tài liệu về đấu thầu xây dựng công trình đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh quá trình thực thi pháp luật và luật đấu thầu Nó thể hiện sự cần thiết phải đảm bảo tính công khai, minh bạch trong các hoạt động xây dựng, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng dự án.
Phim ảnh
- Được sử dụng để điều tra, khảo sát các hiện tượng tự nhiên
- Các bí mật về khoa học công nghệ của đối phương, miêu tả diễn biến quá trình thi công, chế tạo sản phẩm có áp dụng thành tựu mới
bản đồ
Căn cứ vào phạm vi lãnh thổ
- Bản đồ các châu lục
- Bản đồ quốc giá, vùng
Căn cứ vào tỉ lệ bản vẽ
- Bản đồ tỷ lệ bản vẽ
- Bản đồ tỷ lệ trung bình
- Bản đồ tỷ lệ nhỏ
Căn cứ vào chức năng chuyên môn
Tài liệu điện tử
Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài liệu điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại các số liệu điều tra cơ bản về tài nguyên thiên nhiên, bao gồm khí hậu, thủy văn, địa chất và khoáng sản.
Trong lĩnh vực xây dựng, việc tạo ra tài liệu điện tử là rất quan trọng, bao gồm các số liệu tính toán, tài liệu thiết kế kiến trúc và kết cấu cho các loại công trình Những tài liệu này không chỉ ghi lại kết quả nghiên cứu khoa học của quốc gia mà còn phản ánh công sức của các cơ quan và nhà khoa học trong ngành.
Ý nghĩa, tác dụng của TLLT khoa học và công nghệ
chính trị
- Chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới, lãnh thổ
- Làm sáng tỏ chủ trương về tôn giáo, dân quyền
- Tổ cáo tội ác chủ chiến tranh, bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội
- Là cơ sỏ để bảo vệ uy tín quốc gia trong lĩnh vực KH & CN
Kinh tế
- Giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tài chính trong chế tạo sản phầm công nghiệp
- Khai thác bản vẽ thiết kế các công trình để điều hành căn cứ để kiểm tra, giám sát chất lượng, kỹ thuật thi công
- Đề xuất các phương án cải tạo công trình, giúp tiết kiệm kinh phí, rút ngắn thời gian thi công
- Khai thác tài liệu chuyên môn về bí quyết sản xuất, kinh doanh, kinh nghiệm quản lý
- Khai thác tư liệu khí tưởng thủy văn để đánh giá về tình hình biến đổi khí hậu, giảm thiểu thiên tai và quản lý hiểu quả nguồn nước
- Nâng cao ý thức cộng đồng về phòng trách và giảm nhẹ thiên tai, quản ký các nguồn sinh thái
Văn hóa, xã hội
- Phục vụ nghiên cứu văn hóa dân tộc, văn hóa vùng , miền
- Góp phần giới thiệu văn hóa truyền thống của địa phương với bạn bè trong nước và quốc tế
- Là tư liệu để thế giới công nhận và xếp hạng nhiều di sản văn hóa dân tộc
- Cung cấp thông tin tin cậy để giải quyết chế độ chính sách cho người có công
Nghiên cứu khoa học và lịch sử
- Nguồn sử liệu có giá trị cho việc nghiên cứu lịch sử phát triển của xã hội loài người, từng dân tộc từng ngành KH &CN
Dựa vào tài liệu khí tượng thủy văn, người nông dân có thể xác định quy luật vận động của thời tiết, từ đó chủ động chọn lựa gieo trồng các loại cây phù hợp, giúp nâng cao năng suất cây trồng.
- Là cơ sở để tien đoán sự phát triển của KH & CN trong tương lai
THU THẬP BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC CÔNG NGHỆ
Thu thập, bổ sung tài liệu KH&CN và lưu trữ
2.1.1 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu khoa học và công nghệ vào lưu trữ
2.1.1.1 Thu thập, bổ sung theo bộ tài liệu
Bộ tài liệu khoa học và công nghệ bao gồm tất cả các tài liệu được tạo ra trong quá trình thiết kế, xây dựng, chế tạo sản phẩm, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát, liên quan chặt chẽ đến các lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
Nếu thông tin bị phân tán ở nhiều nơi, mối liên hệ giữa các sự kiện và vấn đề trong tài liệu sẽ bị phá vỡ, gây khó khăn trong việc phân loại, thống kê, xác định giá trị, cũng như tổ chức bảo quản và sử dụng hiệu quả.
2.1.1.2 Thu thập, bổ sung theo khu vực thẩm quyền
- Nguyên tắc này thường áp dụng cho lưu trữ lịch sử
- LTLS chỉ đc quyền thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong danh mục là nguồn nộp lưu đã đc cấp quyền phê duyệt
Tránh 2 vấn đề + Tránh tranh chấp ( không gian và thời gian)
+ Tránh bỏ sót tài liệu lưu trữ kh có lưu trữ lịch sử nào thu
Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cần chuẩn bị tài liệu và nộp vào lưu trữ lịch sử đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
2.1.2 Thu thâp bổ sung tài liệu KHCN vào lưu trữ cơ quan
2.1.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu xây dựng
A, Thu thập vào lưu trữ cơ quan của cơ quan khảo sát công trình xây dưng
- Nguồn thu: Các đơn vụ thực hiện khảo sát công trình
- Thành phần tại liệu đc thu thập:
+ Hợp đồng khảo sát xây dựng kí kết với chủ đầu tư
Tài liệu khảo sát do chủ đầu tư cung cấp và giấy phép hoạt động khảo sát xây dựng do cơ quan nhà nước cấp là hai yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện khảo sát công trình.
+ Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng, tài liệu thẩm định, báo cáo khảo sát, thanh toán hợp đồng
B, Thu thập vào lưu trữ cơ quan của cơ quan thi công công trình xây dựng
- Nguồn thu: Các đơn vụ trực tiếp thi công công trình
+ Hợp đồng thi công công trình kí kết với chủ đầu tư
+ Giấy phép thi công xây dựng do nhà nước câos
+ Hồ sơ thiết kế công trình bên chủ đầu tư cung cấp
+ Nhật kí thi công xây dựng, kiểm định vật liệu
+ Bản vẽ hoàn thành công công trình
Tài liệu nghiệm thu và bàn giao công trình giữa chủ đầu tư và tổ chức thi công là yếu tố quan trọng trong quy trình xây dựng, đảm bảo rằng công trình đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu kỹ thuật Ngoài ra, tài liệu liên quan đến bảo hành, thanh toán và quyết toán thi công cũng đóng vai trò thiết yếu, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thực hiện dự án.
C, thu thập vào lưu trữ cơ quan của chủ đầu tư công trình và sử dụng công trình
+ Tài liệu về dự án đầu tư công trình, thẩm định dự án, văn bản thỏa thuận của cơ quan liên quan
+ Tài liệu khảo sát, thiết kế xây dựng công trình: Về nghiệm thụ, thẩm định tài liệu thiết kế công trình; giấy phép xây dựng công trình
+ Hồ sơ giải phóng mặt bằng; các hợp đồng về khảo sát, thiết kế , thi công công trình của chủ đầu tư với các đối tác
+ Bản vẽ hoàn thành công trình, tài liệu bảo hành công trình: Nghiệm thu , quyết toán công trình
2.1.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp
- Nguồn thu: Từ đơn vị thực hiện chức năng thiết kế, chế tạo
Công ty thu thập các bộ tài liệu thiết kế và chế tạo do chính mình sản xuất, cũng như những tài liệu thiết kế được mua từ các công ty khác để phục vụ cho quá trình chế tạo Bên cạnh đó, các công trình nghiên cứu khoa học (NCKH) trong lĩnh vực nghiên cứu và thiết kế sản phẩm công nghiệp mà công ty thực hiện cũng được đưa vào danh sách tài liệu thu thập.
-Thành phần tài liệu thu thập: Đầy đủ
+ Tài liệu của các giai đoạn thiêys kế và tính toán
+ Tài liệu tổng kết và đánh giá chất lượng sản phầm
Thời gian thu thập tài liệu bắt đầu sau khi bộ thiết kế được nghiệm thu, đặc biệt đối với các sản phẩm lớn có thiết kế kéo dài, việc thu thập sẽ được thực hiện theo nhiều đợt.
2.1.2.3 Thu thập bổ sung tài liệu nghiên cứu khoa học
A, thu thập tl tại các cơ quan nghiên cứu khoa học
Nguồn thu từ các phòng ban, bộ môn và các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu chính thức (trừ những đề tài thuộc phạm vi bí mật nhà nước) Tài liệu thu thập bao gồm tất cả thông tin có giá trị liên quan đến nghiên cứu đề tài khoa học, bao gồm chủ trương nghiên cứu, chương trình và kế hoạch nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và thực nghiệm, cũng như kết quả nghiên cứu và đánh giá kết quả nghiên cứu của khoa học.
Các bộ chủ quản đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các cơ quan hoạt động khoa học và công nghệ (KHCN) như viện nghiên cứu và trung tâm nghiên cứu khoa học (NCKH) Những đơn vị này được giao nhiệm vụ chủ trì các đề tài cấp bộ và cấp nhà nước, với nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước Đối tượng thu thập thông tin bao gồm các công trình NCKH đã được nghiệm thu chính thức, ngoại trừ những đề tài thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
+ Văn bản thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu để tải
+ Quyết định giao nhiệm vụ nghiên cứu đề tài của bộ trưởng
+ Bảo cáo kết quả nghiên cứu đề tài
+ Tài liệu nghiệm thu kết quả nghiên cứu và triển khai ứng
Các đơn vị do Sở trực tiếp quản lý bao gồm các Sở, ban, ngành của tỉnh và các đơn vị khác được UBND tỉnh giao nhiệm vụ chủ trì nghiên cứu các đề tài khoa học.
+ Các chủ nhiệm đề tài do giám đốc sở KHCN ký kết hợp đồng nghiên cứu đề tài khoa học.
- Đối tượng thu thập: Các công trình NCKH được cấp ngân sách nhà nước đã được nghiệm thu chính thức Thành phần thu thập:
+ Báo cáo kết quả chính thức của đề tài
+ Các phụ lục kèm theo báo cáo
+ Tài liệu về nhiệm vụ, kế hoạch nghiên cứu
+ Tài liệu nghiệm thu kết quả nghiên cứu
+Tải liệu thanh quyết toán kinh phí và trang thiết bị phục vụ nghiên cứu
2.1.2.4 Thu thập bổ sung tài liệu địa chất
Nguồn thu: các đơn vị chức năng của các đoàn địa chất
Đối tượng thu thập thông tin bao gồm các báo cáo điều tra và khảo sát địa chất, được thực hiện bởi các đơn vị trong đoàn theo nhiệm vụ công tác hàng năm mà nhà nước giao phó.
Thành phần tài liệu của mỗi bảo cáo địa chất :
+ Kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ của báo cáo địa chất –
+ Kết quả báo cáo địa chất (thuyết minh báo cáo, phụ lục minh họa)
Tài liệu nghiệm thu và đánh giá kết quả báo cáo địa chất bao gồm Quyết định thành lập hội đồng đánh giá, nhận xét từ các nhà khoa học liên quan, biên bản họp hội đồng nghiệm thu, và báo cáo quyết toán.
Thời gian thu thập dữ liệu là rất quan trọng, đặc biệt sau khi hoàn thành một phần công việc điều tra và khảo sát Các đơn vị thường di chuyển qua nhiều địa điểm, điều này làm tăng nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng tài liệu.
2.1.2.5 Thu thập bổ sung tài liệu khí tượng thủy văn
Nguồn thu của các đài, trung tâm và viện nghiên cứu khí tượng thủy văn chủ yếu đến từ các đơn vị chức năng Đối tượng thu thập bao gồm tài liệu do các đơn vị này sản xuất hàng ngày cùng với những số liệu lưu trữ từ các khu vực lân cận.
Để thu thập tài liệu cần thiết, cần chú ý đến các loại tài liệu như tài liệu gốc và tài liệu thứ cấp đã được chỉnh biên Các tài liệu này phải liên quan đến các lĩnh vực khí tượng bề mặt, khí tượng nông nghiệp, khí tượng cao không, mưa, khí tượng hải văn và thủy văn.
Thời gian thu thập: được tiến hành hàng ngày, thưởng xuyên giữa cán bộ lưu trữ với các đơn vị, cá nhân của các đài, trạm
2.1.2.6 Thu thập bổ sung tài liệu đo đạc và trắc địa bản đồ
Nguồn thu: các đơn vị chức năng của các đoàn, công ty khảo sát đo đạc lập bản đồ, TTLT địa chính của tỉnh, q gia
Xác định giá trị tài liệu KH VÀ CN
2.2.1 Các nguyên tắc xác định giá trị TLKH và CN
2.2.1.3 Ngta toàn diện và tổng hợp
2.2.2 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu khoa học và công nghệ
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
-Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm sản sinh ra tài liệu
- Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin
- Tiêu chuẩn mức độ chính xác của tài liệu
- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh tài liệu trong từng bộ tài liệu KHCN
2.2.2.2 Các tiêu chuẩn đặc thù
- Tiêu chuẩn cái mới về nguyên tắc trong giải quyết các vấn đề về khoa học công nghệ *
- Trình độ của giải pháp khoa học công nghệ
- Hiệu quả kinh tế xã hội *
- Mức độ tiêu chuẩn hoá, mẫu hoá sản phẩm
- Mức độ hiện đại hoá sản phẩm, cải tạo công trình Giai đoạn nghiên cứu, bước thiết kế *
- Đạt trình độ phát minh sáng chế, có giá trị thương mại *
Giành giải thưởng tại các cuộc thi, triển lãm và hội chợ là minh chứng cho tính hiện thực và khả năng ứng dụng của đề tài nghiên cứu khoa học (NCKH) vào sản xuất Bên cạnh đó, tính độc đáo của các sản phẩm cũng được đánh giá cao trong các cuộc thi thiết kế sáng tạo (CTXD).
- Cấp dấu chất lượng quốc gia
Các đề tài lai tạo giống cây lúa và ngô tại Việt Nam đã góp phần nâng cao năng suất và sản lượng cho nông dân trong những năm qua Việc bảo quản tài liệu từ những đề tài này là cần thiết để phục vụ cho nghiên cứu và phát triển giống lúa, ngô, cũng như để nghiên cứu lịch sử phát triển nông nghiệp Việt Nam.
A, tại sao khi xác định giá trị tl KHCN phải vận dụng các tiêu chuẩn đặc thù ?
- Chỉ rõ các đặc điểm đặc thù
+ về nguồn gốc, nội dung
+ Về ngôn ngữ thể hiện; kích thước, thể thức
Các tiêu chuẩn đặc thù được áp dụng trong việc xác định giá trị tài liệu khoa học và công nghệ rất quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực khí tượng thủy văn Quyết định 24/2006/QĐ-BTNMT, ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2006, quy định rõ về việc lưu trữ các loại tư liệu khí tượng thủy văn Quy phạm này nhằm đảm bảo việc bảo tồn và quản lý hiệu quả các tài liệu có giá trị, phục vụ cho nghiên cứu và phát triển trong ngành tài nguyên và môi trường.
- Các loại tư liệu khí tượng thủy văn có giá trị lưu trữ:
+ Tư liệu khí tượng thủy văn có tính lịch sử, thu thập trước 1945 đối với miền Bắc, và trước 1975 đối với miền Nam
+ Tư liệu thu thập vào bất kỳ thời kỳ nào ở các trạm khí tượng thủy văn, liên quan đến việc bảo vệ chủ quyền Quốc gia
+ Tư liệu thu thập theo quy trình, quy phạm kỹ thuật, được đánh giá chất lượng và đưa vào lưu trữ
+ Tư liệu khí tượng thủy văn và các loại tư liệu có liên quan thu thập qua hợp tác, trao đổi Quốc tế;
+ Các loại quy trình, quy phạm hướng dẫn nghiệp vụ, mã luật chuyên môn, các ấn phẩm khí tượng thủy văn đã xuất bản
+Các quy chế về nghiệp vụ, an toàn lao động
2.2.3 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu khoa học và công nghệ
Thông tư 09/2011/BNV của BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Các mức thời hạn bảo quản như sau:
- Bảo quản có thời hạn: 5 năm trở xg; từ 10 đến 15 năm từ 20 năm trở lên
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là danh sách có hệ thống các loại tài liệu của một hoặc nhiều cơ quan trong cùng một ngành hoặc một bộ phận tài liệu PLTQG, được phân loại theo thời gian bảo quản.
LS nhất định, có ghi rõ thời gian bảo quản hoặc đc quy định cần hay không cần đưa vào nhà nước bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản là công cụ quan trọng giúp các cơ quan xác định thời gian lưu trữ tài liệu trước khi tiến hành giao nộp vào Lưu trữ Quốc gia Việc tuân thủ thời hạn này đảm bảo tài liệu được bảo quản đúng cách và hợp pháp.
- Là một trong những công cụ để hướng dẫn công tác xác định giá trị TL và không thể thiếu đối với các phòng, kho LT
- Giúp cho việc xác định giá trọ tài liệu chính xác thống nhất
- Tránh đc việc hủy TL tùy tiện
2.2.3.3 Một số bản thời hạn bảo quản và cách sử dụng a, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến b, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan ngành và liên ngành
+ TT/11/2013-BTNMT ban hàn quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TNMT ngày 28/05/2013
2.2.4 Tổ chức công tác xác định giá trị TLKHVCN
2.2.4.1 Các giai đoạn xác định giá trị TLKHCN
XDGTTL ở giai đoạn văn thư Cán bộ thi hành CV
XDGTTL ở lưu trữ cơ quan Cán bộ Lưu trữ CQ
XDGTTL ở Lưu trữ LS Cán bộ LTLS
2.2.4.2 Lập hội đồng xác định giá trị TLKHCN a Hội đồng xác định giá trị tài liệu Luật Lưu trữ 2011: HĐXĐGTTL thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời để giao hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. b Tổ chức công tác XĐGTTL ở lưu trữ cơ quan
Bước 1: Xác định công trình, đề tài nghiên cứu khoa học mà tài liệu thuộc về chúng cần được giữ lại để bảo quản The
Bước 2: Đánh giá tính khả thi của từng đề tài và công trình cụ thể Việc tiêu hủy tài liệu cần đảm bảo loại bỏ hoàn toàn thông tin nhạy cảm và chỉ thực hiện đối với những tài liệu đã hết giá trị; đồng thời, cần lập hồ sơ cho quá trình này.
2.2.4.3 Lập hội đồng thẩm tra xác định giá trị TLKH&CN Điều 28 Luật LT
2.2.5 Quy luật tiêu hủy TLKG&CN hết giá trị Điều 28 Luật LT 2011
Hồ sơ tiêu hủy hết giá trị phải đc bảo quản tại cơ quan, tổ chức có TL tiêu hủy ít nhất 20 năm, kể tử ngày hủy tài liệu.
Chương 3: Phân loại tài liệu KH&CN
3.1 Các đặc trưng phân loại TLKH&CN
- Đặc trưng về trình tự nộp TL VÀO LT
- Đặc trưng về cơ cấu tổ chức
- Đặc trưng khổ bản vẽ
- Đặc trưng giai đoạn thiết kế
- Đặc trưng vật liệu làm tài liệu
Phân loại TLKH&CN
3.2.1 Phân loại tài liệu xây dựng
- Áp dụng đối với các công trình TL nộp lưu vào lưu trữ trọn bộ
Trong trường hợp TL mỗi bộ thiết kế thu thập vào kho LT nhiều lần, nhưng được tập trung lại theo từng bộ thiết kế, có thể áp dụng phương án phân loại này để tối ưu hóa quy trình quản lý.
- Khảo sát và thu thập, bổ sung TL còn thiếu
+ TL trong kho Công trình
+ TL trong từng công trình giai đoạn thiết kế
+ TL trong từng giai đoạn thiết kế Hạng mục
+ TL trong hạng mục chi tiết lập đơn vị bảo quản
- Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản
Sắp xếp theo kí hiệu của bản vẽ
- Biên mục các đơn vị bảo quản
+ Biên mục bên trong ( đánh số tờ, viết mục lục văn bản, bản vẽ, viết chứng từ kết thúc)
Mục lục gồm: stt, tên tài liệu; kí hiệu, số tờ, ghi chú
Biên mục bên ngoài bao gồm các thông tin quan trọng như tên cơ quan thiết kế, cơ quan chủ quản, tên công trình, địa điểm xây dựng, tên đơn vị bảo quản, giai đoạn thiết kế, loại tài liệu, số lượng, số lưu trữ và thời hạn bảo quản.
Lập mục lục hồ sơ
Mục đích của bài viết là thống kê các đơn vị bảo quản trong một công trình, bao gồm việc giới thiệu khái quát về công trình và nội dung tài liệu liên quan Bài viết cũng cung cấp thông tin hướng dẫn địa chỉ để tra cứu tài liệu một cách dễ dàng.
+ Mẫu mục lục hồ sơ công trình:
Số lưu trữ Tiêu đề đơn vị bảo quản
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc
Số tờ Ghi chú Hộp/cặp số
Công trình số ĐVBQ số
3.2.4 Phân loại tài liệu địa chất
Phân loại theo đặc trưng các loại công việc của ngành địa chất.
Tài liệu địa chất thường phân thành 3 khối cơ bản:
- Khối tài liệu về các báo cáo tìm kiểm, thăm dò địa chất, địa chất công trình, địa chất thuỷ văn, địa mạo, địa vật lý
- Khối tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực địa chất, địa chất công trình, địa chất thuỷ văn
Khối tài liệu bao gồm các bản đồ địa chất, địa chất thụy văn, địa chất công trình, địa hình và địa mạo Trong mỗi khối tài liệu, các báo cáo địa chất được sắp xếp theo số thứ tự nhập liệu, giúp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin trong kho lưu trữ.
Tliệu trong mỗi báo cáo địa chất được phân loại theo đặc trưng nội dung tài liệu của báo cáo.
+ Tài liệu về mục đích, nhiệm vụ, kế hoạch, giấy phép thăm dò, nghiên cứu lập báo cáo địa chất
Tài liệu thuyết minh kết quả báo cáo địa chất cung cấp cái nhìn tổng quan về phương pháp thăm dò địa chất, đồng thời trình bày kết quả và kết luận của đoàn địa chất về trữ lượng và chất lượng khoáng sản Những thông tin này giúp đánh giá tiềm năng khai thác và ứng dụng khoáng sản trong thực tiễn.
3.2.5 Phân loại tài liệu khí tượng thuỷ văn
Tài liệu khí tượng thủy văn từ các Đài và Trạm trên toàn quốc được lưu trữ chủ yếu tại kho của Trung tâm tư liệu khí tượng thủy văn.
Khí tượng Thủy văn Quốc gia, ở các kho lưu trữ dài trạm khí tượng thủy văn.
Tài liệu khí tượng thủy văn được phân loại theo Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn do Tổng cục Khí tượng Thủy văn ban hành, nhằm đảm bảo việc tổ chức và quản lý dữ liệu một cách khoa học và hiệu quả.
Tại Trung tâm lưu trữ và tư liệu khí tượng thủy văn, tài liệu của các Đài và Trạm được tổ chức một cách khoa học theo khu vực, bao gồm Tây Bắc, Việt Bắc, Đông Bắc, Đồng bằng Bắc Bộ, Bắc Trung Bộ, Trung Trung Bộ, Tây Nguyên, Nam Trung Bộ và Trung Sắt thuộc khu vực Nam Bộ, sắp xếp từ Bắc xuống Nam và từ Tây sang Đông.
Tại các kho lưu trữ khí tượng thủy văn khu vực, tài liệu được phân loại theo từng tỉnh, sắp xếp từ Bắc xuống Nam và từ Tây sang Đông.
+ Trong phạm vi mỗi tỉnh, tài liệu được sắp xếp theo tên trạm (theo vận chữ cái tiếng việt)
- Trong phạm vi mỗi trạm khí tượng thuỷ văn, tài liệu phân loại theo từng loại tài liệu theo quy định
+ Tài liểu khí tượng bề mặt
+ Tài liệu khi tượng cao
+ Tài liệu thuỷ văn lục địa không ảnh hưởng thuỷ triều
+ Tài liệu thủy văn lục địa ảnh hưởng thủy triều
+ Tài liệu khí tượng thủy văn biển
+ Tài liệu môi trường không khí và nước
+ Tài liệu điều tra, khảo sát khí tương thủy văn
+ Tài liệu dự báo khí tượng thủy văn
+ Tài liệu NCKH khí tượng thủy văn và các tài liệu khác
+ Tài liệu bản đồ: bản đồ địa hình, bản đồ chuyên đề của các ngành khoa học, kinh tế, xã hội
+ Tài liệu địa giới hành chính các xã, huyện, tỉnh
+ Tài liệu về quản lý nhà đất, các biển động về sử dụng đất đai ở từng vùng, từng địa phương
- Trong phạm vi từng nội dung tài liệu nêu trên, tài liệu tiếp tục được phân loại theo đặc trưng địa dư mà tải liệu phản ánh
- Trong phạm vi một địa phương, tài liệu được phân loại theo thời gian do vẽ.
D Ví dụ: Bản đồ Hà Nội được đo vẽ thời Nguyễn Bản đổ Hà Nội được do vẽ thời kỷ VNDC và CHXHCN.
- Đối với tài liệu đo đạc, tài liệu địa giới hành chính và tài liệu địa chính nhà đất cũng được phân loại theo nguyên tắc trên
Lập hồ sơ, tài liệu khoa học và công nghệ
3.3.2 Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu khoa học và công nghệ
3.4.1 Khái niệm hệ thống hóa
3.4.2 Nội dung hệ thống hóa
XÂY DỰNG CÔNG CỤ THỐNG KÊ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Thống kê tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
4.1.1 Thống kê tài liệu xây dựng
- Số nhập tlieu xây dựng vào kho lưu trữ( khái niệm, tác dụng kết cấu)
- Số thống kê công trình xây dựng
- Số thống kê đơn vị bảo quản các công trình xây dựng
- Sổ xuất tài liệu xây dựng
4.1.2 Thông kê tài liệu lưu trữ thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp 4.1.3.Thống kê tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học*
Sổ nhập tài liệu nghiên cứu khoa học là công cụ quan trọng giúp quản lý và tổ chức thông tin nghiên cứu, bao gồm khái niệm, tác dụng và kết cấu của nó Sổ thống kê tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình nghiên cứu Việc ghi chép số xuất tài liệu nghiên cứu khoa học cũng giúp các nhà nghiên cứu dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin cần thiết cho các dự án của mình.
4.1.4 Thống kê tài liệu lưu trữ địa chất
4.1.5 Thống kê tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn
4.1.6 Thống kê TLLT đo đạc và trắc địa bản đồ
- Sổ nhập tài liệu bản đồ
- Sổ thống kê tài liệu lưu trữ bản đồ
- Sổ xuất tài liệu bản đồ
Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ KH&CN
4.2.1 Lập mục lục hồ sơ
4.2.1.1 Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ xây dựng *
4.2.1.2 Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp 4.2.1.3 Mục lục hổ sơ tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học *
4.2.1.4 Muc luc hỗ sơ tài liệu lưu trữ địa chất
4.2.1.5 Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ khí tượng thủy văn
4.2.1.6 Mục lục hồ sơ TLLT đo đạc và trắc địa bản đồ
4.2.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ KH&CN
- Các ưu điểm xây dựng cơ sở dữ liệu:
+ Tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học và cộng nghệ nhanh chóng, chính xác
+ Tìm dọc toàn văn các văn bản, bản vẽ, ảnh của các hồ sơ trong từng bộ tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
+ Cơ sở dữ liệu có thể giúp độc giả in ấn những tải liệu cần thiết
Có thể thống kê chính xác các số liệu liên quan đến tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý lưu trữ của các cơ quan.
+ Phục vụ cho việc sao chép, truyền dẫn các thông tin tài liệu
BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ KH&CN
Bảo quản tài liệu lưu trữ KH&CN
5.1.1 Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
- Giấy và tính chất của giấy
- Mực và tính chất của mực
5.1.1.1 Vật mang tin và chất liệu ghi tin
G, Côn trùng và các loại gặm nhấm
5.1.1.3 Quá trình bảo quản và sử dụng tài liệu*
Nhiệt độ, độ ẩm + Đối với tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 20°C (± 2°C) và độ ẩm 50% (+5%)
+ Đối với tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa thì nhiệt độ là 16°C (± 2°C) và độ âm là 45% (±5%)
Độ chiếu sáng lý tưởng trong kho bảo quản tài liệu nên duy trì từ 50-80 lux Đồng thời, nồng độ khí độc cũng cần được kiểm soát: nồng độ sunfuarơ (SO2) không vượt quá 0,15 mg/m3, ôxit nitơ (NO2) dưới 0,1 mg/m3 và CO2 dưới 0,15 mg/m3.
- Chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc đỏ khoảng 5m giây
5.1.1.3 Quá trình bảo quản và sử dụng tài liệu a Điều kiện bảo quản
- Nhà kho tồi tàn, ko chắc chắn làm tài liệu bị hư hại
- hoặc để kẻ gian lấy cắp tài liệu
- Thiếu các phương tiện bảo quản như giá, tủ, hộp b Điều kiện sử dụng
- Do sự cẩu thả, thiếu tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ và độc giả.
Do việc chấp hành ko đúng, ko nghiêm các chế độ, quy định của nhà nước về việc đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ.
5.1.2 Yêu cầu về nhà kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
5.1.2.1 Yêu cầu về nhà kho
Công văn 111/NVĐP ngày 4/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước cung cấp hướng dẫn về bảo quản tài liệu lưu trữ, trong khi Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quy trình quản lý kho lưu trữ chuyên dụng.
- Vai trò kho lưu trữ:
+ Là yếu tố hàng đầu cần được quan tâm trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ + Là nơi bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
- Yêu cầu đối với kho lưu trữ chuyên dụng.
- + Về địa điểm xây dựng kho
+ Về xây dựng nhà kho
+ Về kỹ thuật xây dựng
+ Về mặt bằng và hướng nhà kho
+ Về hệ thống điện, nước; về giao thông
Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng Kho lưu trữ chuyên dụng là công trình:
Khu vực kho bảo quản tài liệu Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ Khu hành chính Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật
Khu vực phục vụ công chúng phải có diện tích tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu, trong khi tổng diện tích sàn của khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính và khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật cần đạt ít nhất 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
5.1.2.2 Yêu cầu về các trang thiết bị
- Trang thiết bị cơ bản: giá, cặp, hộp, bìa hồ sơ, tủ Những loại này đã được tiêu chuẩn hóa.
Trang thiết bị hỗ trợ bao gồm máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, và các dụng cụ đo độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng Ngoài ra, hệ thống báo cháy và chữa cháy cùng với thiết bị vận chuyển tài liệu cũng rất cần thiết.
- Những điểm đặc thù trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ.
- Đặc điểm của tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
+ Về nguồn gốc; về nội dung
+ Về ngôn ngữ thể hiện; về kích thước, thể thức
- Điểm đặc thù trong công tác bảo quản:
+Các loại thiết bị bảo quản tài liệu khoa học và công nghệ
5.1.3 Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
- Xây dựng kho lưu trữ
- Trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Phòng, chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu
+ Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin
+ Phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên
- Biện pháp phòng, chống cháy
- Số hóa tài liệu lưu trữ
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng nhằm phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử cũng như giải quyết nhiệm vụ hiện tại của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Trong ngành xây dựng, việc sử dụng tài liệu lưu trữ đóng vai trò thiết yếu trong nghiên cứu thiết kế các công trình mới, đảm bảo tính ưu việt về kỹ thuật Các cơ quan thi công dựa vào tài liệu lưu trữ để hướng dẫn thi công và lắp đặt thiết bị, trong khi cán bộ kỹ thuật và công nhân xây dựng sử dụng tài liệu thiết kế để thực hiện thi công và sửa chữa các công trình.
- Để quản lý các đề tài khoa học, tránh việc nghiên cứu trùng lặp
Sử dụng đề tài nghiên cứu khoa học để phát triển và sản xuất các sản phẩm mới là một xu hướng quan trọng Việc ứng dụng công nghệ mới không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất Điều này không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
- Là bằng chứng về những tiến bộ khoa học
- kỹ thuật của xã hội loài người nói chung và của một nước nói riêng
* Đối với ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp
Các nhà chế tạo sử dụng tài liệu thiết kế chế tạo để nghiên cứu và cải tiến sản phẩm mới, thay thế các sản phẩm cũ Qua việc nghiên cứu này, họ có thể sáng tạo ra các sáng chế và sáng kiến nhằm hợp lý hóa quy trình sản xuất trong công nghiệp và nhà máy Tài liệu này cũng là căn cứ quan trọng để chế tạo các chi tiết và bộ phận của sản phẩm công nghiệp Hơn nữa, các nhà nghiên cứu dựa vào tài liệu thiết kế để phát triển công cụ lao động, một yếu tố then chốt trong việc đánh giá trình độ sản xuất và năng suất lao động của xã hội.
Tài liệu lưu trữ khí tượng - thủy văn đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu hoạt động và biến đổi khí hậu, đáp ứng các yêu cầu xã hội Nó hỗ trợ dự báo thời tiết cho từng vùng, từ đó giúp nông dân chọn loại cây trồng phù hợp, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho việc xây dựng công trình giao thông, thủy lợi và thủy điện, góp phần vào phát triển kinh tế - xã hội.
5.2.1 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
5.2.1.1 Tổ chức sử dụng ở phòng đọc
5.2.1.2 Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ KHCN
5.2.1.3 Chứng thực tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
5.2.1.4 Công bố tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
5.2.1.5 Triển lãnh, tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
5.2.1.6 Hợp đồng cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ
