BTL HP:Công tác văn thư – Lưu trữ trong Doanh nghiệp_Đánh giá công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần tập Đoàn hoa sen: LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 6. Phương pháp nghiên cứu 7. Bố cục đề tài bao gồm 3 chương: NỘI DUNG CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ. 1.1. Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.2. Cơ sở pháp lý về Công tác Văn thư lưu trữ 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp 1.1.4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 1.2. Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 1.2.1. Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 1.2.2. Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ Tiểu kết chương 1: CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển: 2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi: 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.1.4. Các lĩnh vực kinh doanh chính: 2.1.5. Mối liên hệ với công tác văn thư, lưu trữ: 2.2. Khái quát chung về công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Công ty 2.2.1. Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp hiện đại 2.2.2. Cơ sở pháp lý của công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Việt Nam và tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.3. Mô hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư của Công ty 2.3.1. Phân tích mô hình tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.3.2. Nhận xét chung về công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4. Công tác quản lý, soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4.1. Thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4.2. Đánh giá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4.3. Đánh giá quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.5. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.5.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.5.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 2.6.1. Yêu cầu của việc Lập hồ sơ 2.6.2. Quy trình lập hồ sơ 2.5.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 2.7. Quản lý con dấu 2.7.1. Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư 2.7.2. Sử dụng con dấu 2.7.3. Trách nhiệm của lãnh đạovà nhân viên đói với công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN 3.1. Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác văn thư, lưu trữ 3.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 3.3. Hoàn thiện quy trình quản lý và giải quyết văn bản 3.4. Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản 3.5. Tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 3.6. Cải tiến công tác quản lý và sử dụng con dấu 3.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 3.8. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
- Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
- Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại công ty
- Đề xuất Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty
Đối tượng phạm vi nghiên cứu
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty
- Công tác văn thư văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
- Công tác Tổ chức quản lý văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài báo cáo này, chúng tôi áp dụng các phương pháp tổng hợp và phân tích, bên cạnh đó còn sử dụng các phương pháp cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của nghiên cứu.
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty
Phương pháp phỏng vấn được áp dụng để thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên tại văn phòng công ty, nhằm hiểu rõ hơn về công tác văn thư Đồng thời, nghiên cứu và phân tích các tư liệu liên quan trong và ngoài cơ quan giúp đưa ra những lập luận khoa học, đánh giá một cách khách quan về hoạt động văn thư tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen.
Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Bố cục đề tài bao gồm 3 chương
Ngoài phần mở đầu, kết luận, doanh mục tài liệu tham khảo, đề tài được kết cấu với 3 chương:
Chương 1 Một số vấn đề cơ bản của công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ.
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý về Văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen.
Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ trong Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ
Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ
Khái niệm về “Quản lý”
Quản lý, theo Nguyễn Minh Đạo trong cuốn "Cơ sở khoa học quản lý", là quá trình tác động và chỉ huy nhằm điều khiển các hoạt động xã hội và hành vi của con người, với mục tiêu đạt được những kết quả đã đề ra.
Trong cuốn "Khoa học quản lý", tập 1, NXB Trường ĐH kinh tế quốc dân,
Quản lý là quá trình tổ chức và điều hành các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả và hiệu quả Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu cụ thể và thực hiện các biện pháp phù hợp dựa trên những quy luật khách quan để đảm bảo sự thành công của tổ chức.
Giáo trình “Luật hành chính Việt Nam" của Trường ĐH Luật cho rằng:
Quản lý là quá trình tác động có mục đích của các chủ thể đến các đối tượng cần quản lý, và nó diễn ra ở mọi nơi, mọi lúc khi có sự tương tác và hoạt động chung của con người.
Quản lý được hiểu là quá trình tác động và điều chỉnh hành vi của con người nhằm hướng tới một mục tiêu cụ thể Điều này bao gồm việc điều khiển và chỉ đạo các hoạt động chung của mọi người để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Khái niệm về “Tổ chức”
"Tổ chức" là một nhóm các cá nhân và tập thể liên kết với nhau, cùng nhau hoạt động trong một lĩnh vực cụ thể nhằm thực hiện nhiệm vụ chung và đạt được lợi ích chung cho tổ chức.
Quản lý công tác văn thư và lưu trữ tổ chức là quá trình sắp xếp hệ thống văn bản, hồ sơ một cách hợp lý và hiệu quả, nhằm tối ưu hóa việc lưu trữ thông tin.
Tổ chức văn thư lưu trữ là quá trình sắp xếp hợp lý và hiệu quả các công việc liên quan đến văn thư và lưu trữ, nhằm cung cấp thông tin và tổ chức khoa học tài liệu Mục tiêu của công tác này là hỗ trợ hoạt động quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Khái niệm về “Doanh Nghiệp”
Doanh nghiệp là tổ chức kinh doanh có tên riêng và tài sản, được thành lập theo quy định của pháp luật Hoạt động của doanh nghiệp bao gồm hai loại: doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhà nước, với mục tiêu tạo ra lợi nhuận và đóng góp vào sự phát triển của cá nhân, tổ chức cũng như xã hội.
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, "Doanh nghiệp" được định nghĩa là một tổ chức có tên riêng, sở hữu tài sản và có trụ sở giao dịch, được thành lập theo quy định của pháp luật với mục đích kinh doanh.
Khái niệm về “Công tác văn thư và Công tác Lưu trữ”
Khái niệm công tác văn thư:
Công tác văn thư bao gồm các hoạt động như soạn thảo, ký và ban hành văn bản, cũng như tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Mục tiêu của công tác này là đảm bảo thông tin văn bản được quản lý hiệu quả, phục vụ cho hoạt động của các cơ quan nhà nước và tổ chức doanh nghiệp Việc lập hồ sơ hiện hành cũng là một phần quan trọng trong quy trình này, giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài liệu.
Công tác văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như soạn thảo và ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Ngoài ra, việc quản lý và sử dụng con dấu cùng thiết bị lưu khóa bí mật cũng là phần không thể thiếu trong quy trình công tác văn thư.
Khái niệm công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ như tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị, phân loại và thu thập tài liệu Nó cũng liên quan đến hệ thống hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu của các cơ quan tổ chức.
1.1.2 Cơ sở pháp lý về Công tác Văn thư lưu trữ
Cơ sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ bao gồm các văn bản luật hiện hành, quy định cụ thể về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Những văn bản này không chỉ thực hiện hóa đường lối, chính sách của nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ mà còn là căn cứ cho việc kiểm tra thi hành pháp luật Mục tiêu của các văn bản này là nâng cao vai trò quản lý nhà nước và thúc đẩy hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức liên quan.
- Công tác văn thư và lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật như sau:
+ Nghị định 30 của Chính Phủ quy định về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu, trong khi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP đưa ra các quy định về công tác văn thư lưu trữ Để hướng dẫn cụ thể hơn, Thông tư số 04/2013/TT-BNV quy định cách xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và duy trì quy trình quản lý tài liệu và con dấu hiệu quả tại các tổ chức.
+ Thông tư 07/2021/TT-BNV, về quy chế báo cáo công tác ngành nội vụ. + Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 – sửa đổi 2020.
+ Luật lưu trữ số 33/2024/QH15.
+ QĐ số 20/QĐ-BNV ngày 16/01/2023
+ Thông tư số 09/2013/TT/BNV quy định về việc chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
+Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ban hanhf1/7/2016 của chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.3 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp
Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra toàn cầu, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này Sự bùng nổ thông tin trong doanh nghiệp đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tổ chức và quản lý văn thư lưu trữ Do đó, công tác quản lý văn thư và lưu trữ cần được coi trọng để đảm bảo sự vận hành bền vững cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ
1.2.1 Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ
Công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ là yếu tố thiết yếu trong mọi tổ chức, đóng vai trò quan trọng từ khi thành lập Mặc dù mỗi cơ quan có cơ cấu chức năng và nhiệm vụ khác nhau, nhưng tất cả đều có chung nhu cầu lưu giữ văn bản, giấy tờ và tài liệu để tra cứu và sử dụng khi cần Những tài liệu này không chỉ là bản gốc, mà còn là căn cứ pháp lý xác nhận sự việc đã xảy ra Việc soạn thảo và ban hành văn bản rất quan trọng, nhưng việc lưu trữ và bảo quản an toàn các tài liệu này còn quan trọng hơn Do đó, công tác văn thư lưu trữ là vấn đề thiết yếu, vì đây là tài nguyên quý giá của mỗi tổ chức Nó đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho lãnh đạo và quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc hàng ngày và chất lượng hoạt động của tổ chức.
Công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, con dấu, lập hồ sơ, theo dõi sự kiện và thống kê báo cáo Người làm văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản, trong khi thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo và ký văn bản Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm soạn thảo văn bản và lập hồ sơ khi được giao nhiệm vụ Tất cả mọi người trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên, đều tham gia vào công tác văn thư, khẳng định rằng đây không chỉ là nhiệm vụ của riêng người làm văn thư Để đảm bảo văn bản được chuyển giao kịp thời và tài liệu được lưu trữ khoa học, người làm công tác văn thư lưu trữ cần nỗ lực, cẩn thận và chu đáo, mặc dù công việc này cũng đầy áp lực.
Nhiều người thường xem công việc xử lý văn bản là xong trách nhiệm mà không nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và quản lý tài liệu Họ không nghĩ rằng những tài liệu hiện tại sẽ có giá trị trong tương lai, dẫn đến việc thiếu ý thức bảo vệ và trân trọng chúng Do đó, công tác lưu trữ hồ sơ gặp nhiều khó khăn, không gian lưu trữ luôn quá tải vì số lượng văn bản phát sinh hàng năm ngày càng nhiều Nhiều đơn vị thậm chí phải chất đống hồ sơ mới trong bao tải hoặc thùng cát tông, gây ra tình trạng lộn xộn và khó khăn trong quản lý.
1.2.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ :
* Nội dung của công tác văn thư:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
+ Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
- Quản lý văn bản đi
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu
* Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc vào việc xây dựng và quản lý văn bản hiệu quả Việc xây dựng văn bản nhanh chóng và giải quyết kịp thời các công việc là rất quan trọng Nếu giải quyết văn bản chậm, tiến độ công việc sẽ bị ảnh hưởng, làm giảm giá trị của nội dung văn bản Điều này cũng dẫn đến lãng phí tài nguyên, thời gian và công sức của các cơ quan.
Chính xác về nội dung của văn bản:
Nội dung văn bản cần phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, nghĩa là phải tuân thủ Hiến pháp, các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
Văn bản ban hành cần phải đảm bảo đầy đủ các thành phần theo quy định của Nhà nước, bao gồm: Quốc hiệu, Tác giả, Sổ, Ký hiệu văn bản, Địa danh, ngày tháng năm ban hành, Tên loại trích yếu nội dung văn bản, Nội dung, thể thức đề ký, chữ ký và con dấu của cơ quan, cùng với Nơi nhận văn bản Tất cả các yếu tố thông tin này phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ theo quy định.
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ
Yêu cầu chính xác cần được thực hiện đầy đủ trong mọi khâu nghiệp vụ, bao gồm đánh máy văn bản, đăng ký văn bản và chuyển giao văn bản.
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư
Trong quá trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, các cơ quan cần chú trọng đến các vấn đề bảo mật theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Điều này bao gồm việc xây dựng, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, cũng như bố trí phòng làm việc và lựa chọn cán bộ văn thư, nhằm đảm bảo an toàn thông tin cho cơ quan và Nhà nước.
Việc hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và chất lượng công việc của từng cơ quan Sự kết hợp giữa các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại là yếu tố quan trọng trong quá trình này Mặc dù nhu cầu hiện đại hóa ngày càng cấp bách, nhưng cần thực hiện từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ của đất nước và điều kiện cụ thể của từng đơn vị Cần tránh tư tưởng bảo thủ và lạc hậu, cũng như coi thường việc áp dụng các công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
* Nội dung Công tác lưu trữ:
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ bao gồm tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu một cách hiệu quả Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ này, công tác lưu trữ cần thực hiện các nội dung cụ thể liên quan đến việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức bộ máy và nhân sự trong công tác lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức Để thực hiện hiệu quả công tác này, mỗi cơ quan cần có bộ phận chuyên trách Bộ phận này thực hiện các nghiệp vụ như thu thập và phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, cũng như tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý nhà nước, đòi hỏi một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật rõ ràng để hướng dẫn và quản lý hoạt động lưu trữ trên toàn quốc Hệ thống văn bản này không chỉ tạo ra hành lang pháp lý cho việc thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước, mà còn đảm bảo sự thống nhất trong nghiệp vụ lưu trữ trên toàn quốc.
Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu
- Tổ chức bảo quản tài liệu
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ
Việc thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan và tổ chức đã được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật và hướng dẫn liên quan đến công tác lưu trữ.
Kiểm tra và đánh giá công tác lưu trữ là bước quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức theo dõi và đánh giá việc thực hiện các quy định của nhà nước trong từng ngành, lĩnh vực cụ thể.
Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong mọi tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc Hoạt động này không chỉ đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng mà còn cung cấp dữ liệu và tài liệu kịp thời khi cần thiết Để quản lý văn thư và lưu trữ hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần chú trọng vào việc quản lý các lĩnh vực liên quan một cách tốt nhất, từ đó nâng cao trách nhiệm và hiệu quả trong công tác này.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN13 2.1 Khái quát về Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Lịch sử hình thành và phát triển
Giai đoạn khởi đầu (2001-2005) của Hoa Sen Group đánh dấu sự thành lập với tên gọi Công ty TNHH Vật liệu Xây dựng Hoa Sen Với vốn điều lệ ban đầu khiêm tốn, công ty tập trung vào sản xuất và kinh doanh tôn mạ kẽm, từng bước xây dựng nền tảng vững chắc và uy tín trên thị trường.
Giai đoạn mở rộng từ 2006 đến 2010 đánh dấu một bước ngoặt quan trọng khi công ty chuyển đổi thành Công ty Cổ phần và niêm yết trên sàn chứng khoán Trong thời gian này, tập đoàn tập trung vào việc mở rộng quy mô sản xuất và đa dạng hóa sản phẩm, bao gồm tôn mạ màu, ống thép và xà gồ Đồng thời, công ty cũng phát triển hệ thống phân phối và mạng lưới chi nhánh trên toàn quốc để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Giai đoạn tăng trưởng từ 2011 đến 2015 chứng kiến sự chú trọng vào phát triển thương hiệu, mở rộng thị trường xuất khẩu, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất, cùng với việc nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh.
Giai đoạn phát triển bền vững từ năm 2016 đến nay, Tập đoàn Hoa Sen đã chú trọng vào phát triển bền vững, tăng cường quản trị doanh nghiệp và đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và phát triển (R&D) Đồng thời, tập đoàn cũng tích cực tham gia vào các hoạt động trách nhiệm xã hội Mặc dù đối mặt với nhiều thách thức từ thị trường, Hoa Sen Group vẫn nỗ lực thích ứng để duy trì vị thế cạnh tranh.
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi
Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh tôn thép tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, đồng thời cam kết phát triển bền vững dựa trên các giá trị kinh tế, xã hội và môi trường.
Sứ mệnh của chúng tôi là cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, đồng thời tạo ra giá trị cho cổ đông và nhân viên, góp phần vào sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
Trung thực: Luôn hành động một cách trung thực, minh bạch trong mọi hoạt động kinh doanh.
Cộng đồng: Luôn hướng đến lợi ích chung của cộng đồng và xã hội thông qua các hoạt động trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR).
Sáng tạo: Không ngừng đổi mới, sáng tạo trong sản phẩm, dịch vụ và quy trình hoạt động để nâng cao hiệu quả và năng lực cạnh tranh.
Phát triển: Liên tục đầu tư vào phát triển đội ngũ nhân sự, ứng dụng công nghệ hiện đại và mở rộng thị trường.
Chuyên nghiệp: Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, kỷ luật và đề cao văn hóa doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Hoa Sen Group sở hữu quy mô lớn với hệ thống nhà máy sản xuất hiện đại và mạng lưới chi nhánh, trung tâm phân phối trải dài khắp cả nước và quốc tế Đội ngũ nhân sự của công ty không ngừng gia tăng, khẳng định vị thế vững mạnh trên thị trường.
Cơ cấu tổ chức: (Phần này cần chú trọng hơn, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ)
Hội đồng Quản trị (HĐQT): Cơ quan quản lý cao nhất, đưa ra các quyết định chiến lược.
Ban Điều hành (BĐH) đảm nhận vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động hàng ngày của tổ chức Trong đó, Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc sẽ phụ trách những lĩnh vực khác nhau, đảm bảo sự vận hành hiệu quả và đồng bộ của toàn bộ hệ thống.
Khối phòng ban chức năng:
Khối Hành chính - Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động hành chính, văn thư, lưu trữ, nhân sự và đào tạo Bộ phận này không chỉ đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của tổ chức mà còn liên quan chặt chẽ đến đề tài nghiên cứu, góp phần nâng cao chất lượng công việc và phát triển nguồn nhân lực.
Khối Tài chính - Kế toán: Quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán.
Khối Kinh doanh: Quản lý hoạt động bán hàng, marketing, phát triển thị trường.
Khối Sản xuất: Quản lý hoạt động sản xuất, kiểm soát chất lượng.
Khối Kỹ thuật: Quản lý các hoạt động kỹ thuật, bảo trì thiết bị.
Khối R&D (Nghiên cứu và Phát triển): Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới.
Các phòng ban khác: (Tùy theo cơ cấu cụ thể của Hoa Sen Group)
Các đơn vị thành viên: Các công ty con, chi nhánh, nhà máy sản xuất.
Các lĩnh vực kinh doanh chính
Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tôn, thép các loại (tôn mạ kẽm, tôn mạ màu, ống thép, thép hộp, xà gồ, ).
Kinh doanh vật liệu xây dựng.
Kinh doanh bất động sản (có thể không phải là mảng chính). Đầu tư tài chính.
Các lĩnh vực khác liên quan.
Mối liên hệ với công tác văn thư, lưu trữ
Hoa Sen Group, với quy mô lớn và cơ cấu tổ chức phức tạp, phát sinh nhiều văn bản và tài liệu cần được quản lý một cách khoa học và chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hoạt động văn thư và lưu trữ đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chính xác và nhanh chóng, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành và ra quyết định của các nhà lãnh đạo.
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ là cần thiết để cải thiện hiệu quả công việc và giảm chi phí.
Việc tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu bắt buộc.
Khái quát chung về công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Công ty16 1 Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư, lưu trữ
2.2.1 Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp hiện đại
Trong môi trường kinh tế thị trường năng động và cạnh tranh khốc liệt, quản lý văn thư và lưu trữ đã trở thành một phần thiết yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp Công tác này không chỉ hỗ trợ hành chính mà còn đóng vai trò trung tâm trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin Nó là yếu tố then chốt giúp hỗ trợ hoạt động điều hành, quản lý và ra quyết định, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều khía cạnh hoạt động hàng ngày Các văn bản và tài liệu không chỉ là bằng chứng pháp lý xác nhận tính hợp pháp của giao dịch và quyết định, mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi Chúng cung cấp thông tin đầu vào cần thiết cho nhà quản lý, hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định chiến lược Việc xây dựng quy trình văn thư, lưu trữ khoa học giúp tối ưu hóa xử lý thông tin, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất lao động Đồng thời, lưu trữ chuyên nghiệp đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng, bảo mật và tránh mất mát Một hệ thống văn thư, lưu trữ được tổ chức tốt không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn nâng cao uy tín trên thị trường Đối với Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, việc duy trì hệ thống văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp là cực kỳ cần thiết để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và khách hàng, từ đó phát triển bền vững trong tương lai.
2.2.2 Cơ sở pháp lý của công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Việt Nam và tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Công tác quản lý văn thư và lưu trữ tại Việt Nam, đặc biệt là tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, được quy định bởi một hệ thống pháp luật đầy đủ và chi tiết Hệ thống này bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực cao, tạo ra một hành lang pháp lý vững chắc cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hiện các quy định cũng như quy trình nghiệp vụ cụ thể.
Thứ nhất, ở cấp độ chung, nền tảng pháp lý cơ bản nhất là Luật Lưu trữ năm
Luật Lưu trữ năm 2024 (Luật số 33/2024/QH15, ban hành ngày 21 tháng 06 năm 2024) là văn bản pháp lý cao nhất quy định về hoạt động lưu trữ, bao gồm các loại tài liệu, quy trình lưu trữ, tổ chức lưu trữ, cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Luật này cung cấp cơ sở pháp lý quan trọng cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong việc xây dựng quy định về công tác văn thư và lưu trữ, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giải quyết tranh chấp liên quan đến tài liệu lưu trữ.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết về công tác văn thư, bao gồm soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Nghị định này không chỉ thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống văn thư hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và thống nhất.
Về quản lý con dấu, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm
Nghị định 2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị pháp lý quan trọng, điều chỉnh các hoạt động liên quan đến đăng ký, khắc dấu, bảo quản, sử dụng và thu hồi con dấu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này là yêu cầu bắt buộc, giúp đảm bảo tính hợp pháp cho các văn bản và tài liệu do doanh nghiệp phát hành.
Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Thông tư này vẫn còn hiệu lực và đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn quản lý văn bản hiệu quả.
Ngoài các văn bản quy phạm pháp luật chính, còn nhiều văn bản khác như thông tư, quyết định và công văn từ các Bộ, ngành, cũng như cơ quan nhà nước liên quan, điều chỉnh các khía cạnh của công tác văn thư và lưu trữ Để đảm bảo tính toàn diện và tuân thủ pháp luật, các doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, cập nhật và áp dụng đầy đủ các văn bản pháp luật liên quan.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen hiện chưa có các văn bản nội bộ quy định cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ, điều này có thể dẫn đến nhiều bất cập trong quá trình áp dụng pháp luật Việc thiếu quy định chi tiết về quy trình và trách nhiệm của các bộ phận liên quan có thể gây ra sự không nhất quán và hiệu quả thấp trong hoạt động Ngoài ra, sự thiếu rõ ràng trong trách nhiệm cũng tạo ra khó khăn trong việc kiểm tra và xử lý sai phạm, đồng thời dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi phát sinh vấn đề Dù có thể công ty đang áp dụng một số quy định riêng, nhưng việc chưa cụ thể hóa bằng văn bản làm giảm tính minh bạch trong công tác văn thư, lưu trữ.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen cần sớm xây dựng và ban hành các văn bản nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ để cụ thể hóa quy định pháp luật và phù hợp với hoạt động doanh nghiệp Những văn bản này sẽ xác định rõ quy trình, thủ tục và trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân liên quan, đảm bảo tính pháp lý, thống nhất, chuyên nghiệp và hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Mô hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư của Công ty
2.3.1 Phân tích mô hình tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tổ chức công tác văn thư theo mô hình tập trung, nơi tất cả các hoạt động như tiếp nhận, xử lý, ban hành, đăng ký, chuyển phát và lưu trữ văn bản đều được thực hiện tại Tổ Văn thư Tổ Văn thư hoạt động như một bộ phận chuyên trách, đảm nhận nhiệm vụ và trách nhiệm chung cho toàn bộ hệ thống văn thư của công ty.
Tổ Văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính và chịu sự quản lý trực tiếp của Văn phòng cơ quan, thể hiện vai trò quan trọng của công tác văn thư trong quản lý và điều hành công ty Điều này đảm bảo rằng các hoạt động văn thư tuân thủ quy định chung và được thực hiện một cách thống nhất Trưởng phòng Tổ chức đóng vai trò chủ chốt trong việc này.
Hành chính có nhiệm vụ giao công việc cụ thể cho Tổ Văn thư và chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận này.
Tổ Văn thư hiện có ba cán bộ, bao gồm một cán bộ chuyên trách và hai cán bộ kiêm nhiệm, tất cả đều có trình độ chuyên môn từ bậc Đại học trở lên Điều này cho thấy công ty rất chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự trong lĩnh vực văn thư Trình độ chuyên môn cao không chỉ giúp cán bộ nắm vững các nghiệp vụ mà còn đảm bảo công việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư và hiệu quả hoạt động chung của công ty.
Mô hình văn thư tập trung đang trở thành lựa chọn phổ biến cho nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hiện nay nhờ vào những ưu điểm nổi bật của nó.
2.3.2 Nhận xét chung về công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Qua việc phân tích mô hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, có thể nhận thấy những ưu điểm nổi bật như sau: hệ thống tổ chức rõ ràng, quy trình làm việc hiệu quả, và khả năng lưu trữ, truy xuất thông tin nhanh chóng, góp phần nâng cao năng suất lao động và đảm bảo tính chính xác trong công tác quản lý văn thư.
Công tác văn thư tại công ty được thực hiện theo quy trình quy củ và bài bản, thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ Công ty chú trọng tuyển dụng cán bộ có trình độ chuyên môn từ đại học trở lên, đảm bảo chất lượng nhân sự trong lĩnh vực này, giúp các hoạt động nghiệp vụ văn thư diễn ra chuyên nghiệp và hạn chế sai sót.
Tổ Văn thư đã thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình, góp phần giúp lãnh đạo giải quyết công việc một cách nhanh chóng và kịp thời, đồng thời cung cấp thông tin hiệu quả cho các bộ phận liên quan.
Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả, công ty cần tuân thủ các quy định về đăng ký và lưu trữ văn bản Điều này không chỉ giúp thống nhất quy trình mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
Tính hiệu quả trong công việc được nâng cao nhờ việc tập trung các khâu nghiệp vụ tại một bộ phận riêng biệt và thống nhất, từ đó đảm bảo chất lượng văn bản đạt yêu cầu.
Mô hình văn thư tập trung có thể hạn chế tính sáng tạo và linh hoạt của nhân viên, dẫn đến việc không đáp ứng được các yêu cầu đa dạng và đặc thù của từng bộ phận trong công ty.
Nguy cơ quá tải có thể xảy ra khi toàn bộ công việc được tập trung vào một đầu mối duy nhất, đặc biệt khi khối lượng công việc lớn hoặc mang tính chất khẩn trương Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ và sai sót trong quá trình xử lý của Tổ Văn thư.
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, vẫn còn tồn tại những sai sót như bỏ sót sổ và lỗi về hình thức, nội dung văn bản Điều này cho thấy cần nâng cao chất lượng nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ văn thư để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong công việc.
Việc thiếu ứng dụng công nghệ trong đăng ký văn bản dẫn đến việc sử dụng sổ sách thủ công, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu và thống kê tài liệu Điều này không chỉ tốn nhiều thời gian và công sức mà còn làm giảm hiệu suất công việc.
Công tác quản lý, soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
2.4.1 Thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam, thẩm quyền ban hành văn bản được phân định rõ ràng giữa các chủ thể, nhằm đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của các văn bản Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, với tư cách là một doanh nghiệp, không có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Thay vào đó, công ty chỉ có thể ban hành các văn bản quản lý để điều hành hoạt động nội bộ, thực hiện giao dịch và duy trì quan hệ với đối tác, khách hàng, cũng như các cơ quan nhà nước.
Căn cứ vào Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định pháp luật liên quan, Công ty Hoa Sen đã ban hành các loại văn bản cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Văn bản hành chính: Đây là loại văn bản chủ yếu trong hoạt động quản lý, điều hành của công ty, bao gồm:
Văn bản hành chính cá biệt, như quyết định và chỉ thị, được ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể với tính chất cá nhân Những văn bản này có vai trò chỉ đạo và hướng dẫn cho một cá nhân hoặc bộ phận nhất định trong công ty.
Văn bản hành chính thông thường bao gồm nhiều loại như quy định, quy chế, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền và giấy đi đường Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, hướng dẫn và giải thích, góp phần vào việc điều hành hoạt động hàng ngày của công ty.
Ngoài các văn bản hành chính, công ty có thể phát hành nhiều loại văn bản khác như hợp đồng, thỏa thuận, biên bản ghi nhớ, giấy mời và thư xác nhận, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm hoạt động của mình.
Văn bản trong công ty thường được ban hành bởi người đứng đầu như Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc, hoặc người được ủy quyền Các quyết định và chỉ thị chủ yếu do những người này phát hành, trong khi các văn bản khác có thể do lãnh đạo phòng ban hoặc cá nhân có thẩm quyền tùy thuộc vào nội dung và phạm vi ảnh hưởng Việc xác định rõ thẩm quyền ban hành không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn phân công trách nhiệm, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành công ty.
2.4.2 Đánh giá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty và đảm bảo tính pháp lý, hiệu quả của văn bản Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính cần có các thành phần như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa danh và thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung chính, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, và nơi nhận Việc tuân thủ các quy định này là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả cơ quan, tổ chức, và doanh nghiệp.
Qua quá trình tiếp xúc và tìm hiểu các văn bản của Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, có thể nhận thấy rằng các văn bản này đảm bảo đầy đủ các thành phần cơ bản theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP Các thành phần được sắp xếp và trình bày hợp lý, góp phần tạo nên tính khoa học và chuyên nghiệp cho các tài liệu của công ty.
Để đảm bảo tính khoa học và thẩm mỹ cho văn bản, cần trình bày rõ ràng với phông chữ và cỡ chữ nhất quán, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận thông tin Sắp xếp các thành phần và điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn một cách hợp lý cũng góp phần nâng cao tính thẩm mỹ của tài liệu.
Tính pháp lý của các văn bản công ty là yếu tố quan trọng, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức, từ đó mang lại giá trị sử dụng trong công tác quản lý và điều hành hiệu quả.
Cỡ chữ không nhất quán trong văn bản có thể gây khó khăn cho người đọc và ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp Để đảm bảo chất lượng, cần kiểm tra và điều chỉnh cỡ chữ theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Sai sót về số và ký hiệu văn bản có thể gây khó khăn trong quản lý, tra cứu và lưu trữ Một trong những lỗi thường gặp là việc thêm ký hiệu "CV" vào số ký hiệu của công văn, điều này cần được khắc phục để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác văn thư.
Mục "Nơi nhận" trong một số văn bản tại Công ty Hoa Sen chưa được trình bày thống nhất, với font chữ, kiểu chữ và cỡ chữ không đúng quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Mặc dù các lỗi sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày không quá nghiêm trọng, công ty cần khắc phục để đảm bảo tính thống nhất, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật Để đạt được điều này, cần tăng cường kiểm tra, rà soát các văn bản trước khi ban hành và cung cấp hướng dẫn, đào tạo cụ thể cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư.
2.4.3 Đánh giá quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Quy trình soạn thảo văn bản là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của tài liệu, cũng như hoạt động chung của công ty Một quy trình soạn thảo khoa học và chặt chẽ không chỉ đảm bảo nội dung văn bản chính xác và rõ ràng mà còn tuân thủ đúng thể thức, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các bộ phận liên quan.
Theo thông tin thu thập được, quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen được thực hiện qua 7 bước như sau:
Bước đầu tiên trong quá trình viết văn bản là xác định mục đích, phạm vi và đối tượng Việc này rất quan trọng vì nó giúp làm rõ mục tiêu của văn bản, xác định phạm vi điều chỉnh và đối tượng nhận cũng như thi hành văn bản, từ đó tạo nền tảng cho các bước tiếp theo được thực hiện hiệu quả.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
2.5.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi là chuỗi hoạt động liên tiếp nhằm đảm bảo tính pháp lý, chuyển phát đúng nơi, đúng thời gian và lưu trữ khoa học Một quy trình quản lý văn bản đi chặt chẽ và hiệu quả sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của công ty.
Tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản:
Bước này do các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm thực hiện, bắt đầu từ việc xác định mục đích, nội dung và hình thức của văn bản.
Các văn bản cần được soạn thảo với độ chính xác cao về nội dung và hình thức, kỹ thuật trình bày phải rõ ràng, đồng thời tuân thủ các quy định của công ty cũng như pháp luật hiện hành.
Bước 2: Duyệt và ký ban hành văn bản:
Sau khi soạn thảo xong, văn bản sẽ được trình cho người có thẩm quyền duyệt về nội dung và thể thức.
Nếu văn bản đáp ứng đủ các yêu cầu thì sẽ được trình cho người có thẩm quyền ký ban hành.
Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản có thể là lãnh đạo công ty hoặc người được ủy quyền.
Bước 3: Đăng ký số văn bản:
Sau khi được ký ban hành, văn bản sẽ được chuyển cho bộ phận văn thư để đăng ký số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành.
Việc đăng ký văn bản phải được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ, tuân thủ theo các quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Số và ký hiệu văn bản phải được ghi rõ ràng, chính xác để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho việc tra cứu, quản lý.
Bước 4: Phát hành văn bản:
Bộ phận văn thư sẽ tiến hành nhân bản văn bản (nếu cần thiết), đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật, khẩn (nếu có) lên văn bản.
Văn bản sẽ được phát hành dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm chuyển trực tiếp, gửi qua bưu điện, email, fax, và các phương thức chuyển phát khác.
Việc phát hành văn bản phải đảm bảo văn bản được đến đúng địa chỉ, đúng đối tượng và đúng thời gian quy định.
Bước 5: Lưu văn bản đi:
Mỗi văn bản cần được lưu trữ hai bản: một bản gốc lưu tại bộ phận văn thư và một bản sao lưu trong hồ sơ công việc của bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo.
Bản gốc lưu tại bộ phận văn thư phải được sắp xếp theo đúng thứ tự đăng ký để thuận tiện cho việc tra cứu.
Việc lưu trữ văn bản phải đảm bảo văn bản được bảo quản an toàn, không bị mất mát, hư hỏng. Đánh giá: Ưu điểm:
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thiết lập một cách toàn diện, bao gồm tất cả các bước quan trọng từ việc soạn thảo, phát hành cho đến lưu trữ văn bản.
Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và cá nhân trong quy trình xử lý văn bản giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công việc.
Công ty đã tập trung vào việc kiểm tra định dạng và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành, nhằm giảm thiểu các lỗi không cần thiết.
Việc đăng ký văn bản đi theo phương pháp thủ công (ghi vào sổ) gây khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu và quản lý, đặc biệt khi số lượng văn bản ngày càng gia tăng.
Công ty chưa triển khai hệ thống quản lý văn bản bằng phần mềm, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ tài liệu.
Tình trạng nhập sai số công văn vẫn tiếp diễn, cho thấy quy trình kiểm tra và rà soát trước khi ban hành vẫn chưa được thực hiện một cách chặt chẽ.
2.5.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến là một chu trình khép kín, bao gồm các bước tiếp nhận, phân loại, xử lý, giải quyết và lưu trữ văn bản Việc xây dựng quy trình này một cách khoa học và chặt chẽ sẽ giúp công ty tiếp nhận và xử lý thông tin kịp thời, chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý và điều hành.
Tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến:
Khi nhận văn bản từ các nguồn như trực tiếp, bưu điện, email hay fax, bộ phận văn thư cần kiểm tra cẩn thận tình trạng bì, số lượng văn bản và các thông tin liên quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Nếu phát hiện có sai sót, thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn thì phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý kịp thời.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, mật thì phải được xử lý trước. Bước 2: Phân loại, bóc bì:
Văn bản được phân loại sơ bộ dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như độ mật, tính khẩn cấp, văn bản gửi đích danh và văn bản gửi đến cơ quan cụ thể.
Các văn bản không có dấu chỉ độ mật hoặc gửi đích danh sẽ được bóc bì cẩn thận, tránh làm hư hại văn bản.
Việc bóc bì phải đảm bảo không làm thất lạc văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì.
Bước 3: Đóng dấu, đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến sẽ được đóng dấu "Đến" của cơ quan, ghi rõ số đến và ngày đến.
Văn bản sẽ được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy định, với yêu cầu thông tin về văn bản phải được ghi chép chính xác và đầy đủ.
Bước 4: Trình, chuyển giao văn bản đến:
Sau khi hoàn tất đăng ký, văn bản sẽ được gửi đến người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền để xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo về cách xử lý.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo, văn thư sẽ chuyển văn bản đến cho các bộ phận hoặc cá nhân liên quan để giải quyết.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác và đúng đối tượng.
Bước 5: Giải quyết và theo dõi:
Các bộ phận hoặc cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm giải quyết văn bản theo đúng thời hạn quy định và theo đúng nội dung chỉ đạo.
Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty
Việc đăng ký văn bản đến hiện nay vẫn sử dụng sổ thủ công, điều này gây khó khăn trong việc tra cứu, thống kê và quản lý thông tin.
Công ty chưa thiết lập sổ theo dõi giải quyết văn bản, chỉ dựa vào nhắc nhở, điều này cho thấy công tác quản lý văn bản chưa được thực hiện một cách chặt chẽ, dễ dẫn đến việc bỏ sót thông tin quan trọng.
2.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty
Quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan là yếu tố quan trọng để đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, nhanh chóng và chính xác Việc quản lý công văn đi và đến, cùng với việc lập hồ sơ hiện hành, đóng vai trò thiết yếu trong công tác quản lý hiệu quả.
Lập hồ sơ hiện hành là bước quan trọng cuối cùng trong công tác Văn thư, đóng vai trò là cầu nối giữa công tác văn thư và công tác Lưu trữ.
Trong quá trình giải quyết công việc tại một cơ quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có hai loại: một loại có giá trị ngay lập tức để xử lý công việc, và một loại cần được lưu giữ sau khi hoàn thành để phục vụ cho nghiên cứu lâu dài và bảo vệ bí mật nội dung tài liệu.
Lập hồ sơ khoa học giúp sắp xếp và lưu trữ đầy đủ các văn bản cần thiết, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc hàng ngày Điều này cho phép nhanh chóng tìm kiếm tài liệu, đồng thời tăng cường trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong công ty Hơn nữa, việc quản lý hồ sơ hiệu quả giúp lãnh đạo nắm bắt toàn bộ công việc của đơn vị và từng cá nhân, từ đó quản lý tài liệu của công ty một cách chặt chẽ hơn.
Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo việc lập hồ sơ Cán bộ chuyên trách về văn thư và lưu trữ có nhiệm vụ lập danh mục hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
2.6.1 Yêu cầu của việc Lập hồ sơ
+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Công ty, đơn vị, cá nhân.
+ Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
+ Phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Việc lập hồ sơ hiện hành một cách khoa học và chính xác đã góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của công ty.
2.6.2 Quy trình lập hồ sơ
Cán bộ, công chức cần chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi tiêu đề lên bìa dựa trên Danh mục hồ sơ của Công ty và thực tế công việc được giao Trong quá trình giải quyết công việc, họ sẽ tiếp tục đưa các văn bản liên quan vào bìa hồ sơ.
Bước 2: Thu thập văn bản vào hồ sơ
• Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ cần được sắp xếp một cách hợp lý, dựa trên đặc điểm công việc cụ thể để chọn lựa cách sắp xếp phù hợp Việc sắp xếp có thể thực hiện theo trình tự thời gian hoặc theo diễn biến giải quyết công việc.
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi hoàn tất công việc, hồ sơ cũng cần được kết thúc một cách chính xác Cán bộ, công chức có trách nhiệm kiểm tra và bổ sung các văn bản, giấy tờ còn thiếu, đồng thời loại bỏ những tài liệu trùng lặp, bản nháp và các tư liệu không cần thiết trong hồ sơ.
• Với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục đầy đủ.
2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty a Trách nhiệm của Giám đốc:
Trưởng phòng Hành chính được ủy quyền chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của công ty, đồng thời hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Công ty cho các đơn vị thuộc công ty.
• Ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của Công ty
Trưởng phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm quyết định các hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu.
Tham mưu và hỗ trợ Giám đốc trong việc chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc bộ thực hiện lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào hệ thống lưu trữ của công ty.
Cần theo dõi và kiểm tra các đơn vị trong Công ty để đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc các quy định về lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Quản lý con dấu
2.7.1 Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư
- Thủ quỹ kiêm văn thư của Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan.
Khi con dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư cần báo cáo ngay cho người đứng đầu cơ quan để tiến hành thủ tục đổi con dấu Nếu con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thông báo cho cơ quan công an tại địa phương xảy ra sự cố và lập biên bản ghi nhận.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Khi cần mang dấu ra ngoài cần được sự đồng ý của Giám đốc
Không được đóng dấu trong các trường hợp như: lên giấy không có nội dung, trước khi ký, trên giấy trắng hoặc trên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Việc quản lý và sử dụng con dấu cần tuân thủ quy định của pháp luật, tuy nhiên, hiện tại người chịu trách nhiệm không phải là cán bộ Văn thư chuyên trách mà là Thủ quỹ Công ty.
- Được bảo quản rất an toàn tại két sắt của Thủ kho, thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ
Việc bảo quản và sử dụng con dấu của cán bộ Thủ kho gây khó khăn cho công tác Văn thư, đặc biệt khi thủ quỹ thường xuyên phải ra ngân hàng giao dịch Điều này dẫn đến tình trạng không thể xử lý kịp thời các văn bản khẩn cần đóng dấu, từ đó làm giảm hiệu suất công việc.
2.7.3 Trách nhiệm của lãnh đạovà nhân viên đói với công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen
Lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm và có quyền hạn trong việc tổ chức và quản lý văn thư lưu trữ, đảm bảo rằng trách nhiệm luôn đi đôi với quyền hạn và nghĩa vụ trong công tác này.
Lãnh đạo cần sở hữu phẩm chất của những nhà lãnh đạo sáng suốt, có tầm nhìn xa và phong cách chuyên nghiệp Họ phải biết xử lý vấn đề để thích nghi với mọi hoàn cảnh Trong công tác văn thư lưu trữ, lãnh đạo cần hướng dẫn và đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ, đồng thời kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả công việc Việc phát hiện sai phạm và khen thưởng những cá nhân có đóng góp tích cực cho công tác quản lý văn thư lưu trữ cũng rất quan trọng.
Nhân viên có trách nhiệm thực hiện tốt các chỉ đạo cảu lãnh đạo , tuân thủ các quy định của công ty
Nhân viên cần có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu của công việc Một số lĩnh vực khác như:
- Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ
- Quản lý công tác thi đua khen thưởng cho các nhân viên công ty.
- Thống kê kiểm tra đánh giá trong công tác văn thư lưu trữ
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ
Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen đã tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ một cách hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu nghiệp vụ của công ty Các thủ tục văn thư được thực hiện đúng theo quy trình và quy định của cả công ty lẫn pháp luật.
Công ty chú trọng đến việc quản lý văn thư và lưu trữ thông qua việc nâng cao chất lượng nhân sự Chúng tôi đầu tư vào việc bố trí, sắp xếp và đào tạo đội ngũ chuyên viên có nghiệp vụ vững vàng trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công việc Đồng thời, công ty không ngừng đổi mới và phát triển để nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác văn thư, lưu trữ
Để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ, Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen cần xây dựng một văn bản nội bộ quy định chi tiết về quy trình này, thay vì chỉ áp dụng các quy định chung của nhà nước Văn bản cần cụ thể hóa các quy định của pháp luật, đặc biệt là Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty Đồng thời, quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân liên quan, và phải được xây dựng khoa học, dễ thực hiện để đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp Công ty cũng cần thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản pháp luật liên quan để điều chỉnh nội bộ kịp thời, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ
Tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ là yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ phận này Công ty cần đánh giá lại mô hình văn thư tập trung hiện tại, mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế Việc kết hợp giữa mô hình tập trung và phân tán hoặc thử nghiệm các mô hình mới có thể giúp tìm ra phương án tối ưu Đồng thời, cần tăng cường số lượng cán bộ văn thư chuyên trách để giảm tải công việc và đảm bảo hiệu quả hoạt động Quan trọng hơn, công ty nên đầu tư vào chất lượng đội ngũ cán bộ thông qua các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và hội thảo chuyên ngành, giúp cán bộ nâng cao kiến thức và kỹ năng, từ đó đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc và góp phần vào sự phát triển của công ty.
Hoàn thiện quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản khoa học cần được chuẩn hóa để đảm bảo hiệu quả công tác văn thư Công ty nên xây dựng quy trình chi tiết cho văn bản đi và đến, xác định rõ trách nhiệm từng bộ phận, thời gian thực hiện và các biểu mẫu liên quan, tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP và phù hợp với thực tế Để nâng cao hiệu quả, việc ứng dụng công nghệ thông tin qua phần mềm quản lý văn bản là cần thiết, với các chức năng như đăng ký, tìm kiếm, theo dõi và báo cáo Ngoài ra, công ty cần tăng cường kiểm tra, giám sát quy trình và xử lý nghiêm các vi phạm.
Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản
Để nâng cao chất lượng văn bản, công ty cần tổ chức tập huấn về thể thức và kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP cho đội ngũ soạn thảo Đồng thời, cần kiểm duyệt nội dung và thể thức văn bản trước khi ban hành, cũng như xây dựng các mẫu văn bản chuẩn cho những loại văn bản thường xuyên sử dụng, nhằm đảm bảo tính thống nhất về hình thức và nội dung.
Tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Công tác lập hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong quản lý và bảo quản thông tin, tài liệu Để nâng cao hiệu quả, công ty cần xây dựng quy trình lập hồ sơ chi tiết, rõ ràng, phù hợp với hoạt động và quy định pháp luật Quy trình này phải chỉ rõ các bước thực hiện và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân từ khâu thu thập, sắp xếp đến bàn giao hồ sơ Công ty cũng nên ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thiểu thời gian và nâng cao tính chính xác của hồ sơ, thông qua phần mềm quản lý danh mục hồ sơ và theo dõi quá trình lập hồ sơ Bên cạnh đó, cần tăng cường kiểm tra, đôn đốc để đảm bảo mọi bộ phận thực hiện đúng quy trình và có biện pháp khuyến khích giao nộp hồ sơ đúng thời hạn.
Cải tiến công tác quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý của văn bản Công ty nên xem xét quy trình quản lý con dấu hiện tại, đặc biệt là vai trò của thủ quỹ kiêm văn thư, và có thể giao cho cán bộ văn thư chuyên trách để nâng cao tính chuyên nghiệp Ngoài ra, cần tuân thủ quy định về việc không đóng dấu vào văn bản chưa ký, không đóng dấu khống, và thực hiện biện pháp bảo quản con dấu an toàn.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là xu hướng cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc Công ty cần phát triển một hệ thống quản lý văn bản điện tử toàn diện, giúp số hóa quy trình xử lý văn bản từ soạn thảo đến lưu trữ và tra cứu Hệ thống này phải đảm bảo đầy đủ chức năng, tính bảo mật và an toàn thông tin Ngoài ra, việc xây dựng kho lưu trữ số cho văn bản điện tử và bản số hóa của văn bản giấy cũng rất quan trọng Để triển khai hiệu quả, công ty cần đầu tư vào thiết bị, phần mềm và hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp, đồng thời tổ chức đào tạo cho cán bộ, nhân viên về cách sử dụng các công cụ tin học trong công tác văn thư và lưu trữ.
Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát
Công tác kiểm tra, giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu trữ Công ty cần xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ và đột xuất cho các bộ phận liên quan, với quy trình thực hiện khách quan, công khai và minh bạch Đồng thời, cần thiết lập cơ chế xử lý nghiêm các vi phạm quy định và thường xuyên đánh giá hiệu quả các giải pháp đã áp dụng, nhằm điều chỉnh và cải tiến phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác này.