NỘI DUNG ÔN TẬP HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc cho banlãnh đạo của doanh nghiệp những công việc giấy tờ,
NHÓM CÂU HỎI 1
Khái niệm, nhiệm vụ, chức năng của văn phòng?
Văn phòng được hiểu theo nghĩa hẹp là một không gian làm việc cụ thể, đại diện cho trụ sở của doanh nghiệp Đây là địa điểm chủ yếu để thực hiện các hoạt động giao tiếp nội bộ và ngoại bộ, nơi diễn ra các công việc hành chính và xử lý giấy tờ Văn phòng cũng là nơi diễn ra các giao dịch tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.
Văn phòng đóng vai trò là bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ trực tiếp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp trong các công việc liên quan đến giấy tờ và hành chính.
Văn phòng đóng vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp, nơi thu thập và xử lý thông tin để hỗ trợ hoạt động quản lý Đồng thời, văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác là nhiệm vụ hàng đầu của văn phòng Hàng quý, tháng, và tuần, văn phòng phải lập kế hoạch công tác và theo dõi việc thực hiện Đồng thời, văn phòng cũng cần trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch, và lịch công tác cho lãnh đạo, nhằm hỗ trợ lãnh đạo trong việc triển khai thực hiện hiệu quả.
- Thu thập, xử lý và quản lý thông tin.
- Tư vấn văn bản cho lãnh đạo.
- Xây dựng, củng cố và duy trì bộ máy văn phòng.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí và quản lý vật tư của doanh nghiệp.
Văn phòng đóng vai trò như một "bộ não" trong tổ chức, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp bằng cách cung cấp thông tin, phân tích và dự báo Điều này hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định chính xác và kịp thời, góp phần quan trọng vào sự thành công chung của tổ chức.
Văn phòng trực tiếp hỗ trợ ban lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành cơ quan đơn vị, thực hiện các hoạt động như xây dựng và triển khai chương trình công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, và công tác văn thư.
Chức năng hậu cần của văn phòng bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức mua sắm và cung cấp, cũng như quản lý sử dụng các trang thiết bị và phương tiện vật chất, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Khái niệm, Vai trò và nội dung của quản trị hành chính văn phòng?
Quản trị hành chính văn phòng là một lĩnh vực quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công tác văn phòng Mục tiêu của quản trị hành chính văn phòng là đạt được các mục tiêu đã đề ra, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Giúp cho hoạt động của bộ máy văn phòng và các hoạt động chung diễn ra theo khuôn khổ và chuẩn mực, từ đó tạo ra sự thống nhất, ổn định và trật tự.
Giảm thiểu sự bất ổn và xung đột là một yếu tố quan trọng, đồng thời hạn chế ảnh hưởng tiêu cực từ cách điều hành và thực thi công việc dựa trên cảm tính của các nhà lãnh đạo.
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi doanh nghiệp.
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.
- Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
- Tổ chức chuyến công tác.
- Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu.
- Quản lý trang thiết bị văn phòng.
Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ, tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng?
Nhà quản trị văn phòng, được lãnh đạo doanh nghiệp bổ nhiệm, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động văn phòng và báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo Họ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối lãnh đạo với các bộ phận khác, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
- Có chuyên môn về lĩnh vực quản trị văn phòng và hiểu biết về những lĩnh vực chuyên môn khác; vận dụng tốt các kỹ năng quản trị;
- Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng ủy thác trách nhiệm và quyền hành;
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp;
Có một quan điểm khoa học giúp tiếp nhận dễ dàng các yếu tố và phương pháp làm việc mới, đồng thời luôn khuyến khích việc học hỏi để nâng cao trình độ Bên cạnh đó, việc sở hữu óc sáng tạo và trí tưởng tượng cũng rất quan trọng trong quá trình phát triển bản thân và nghề nghiệp.
- Hòa đồng, thân thiện, khả năng kiểm soát cảm xúc tốt và có óc khôi hài;
- Có phong cách lịch sự, tự tin và ngoại giao;
- Ý chí quyết tâm cao, làm việc tới cùng không sợ va vấp;
- Nghiêm túc tiếp nhận sự góp ý, phê bình của cấp trên và cấp dưới, mạnh dạn sửa chữa thiếu sót,…
Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và duy trì một cơ cấu hành chính hợp lý và hiệu quả Điều này bao gồm việc thiết kế quy trình làm việc chuẩn mực và phân bổ nhân sự phù hợp với từng vị trí, nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và đồng bộ.
Nhà quản trị cần hoạch định công việc hành chính văn phòng một cách chi tiết, bao gồm lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và giám sát tiến độ Họ cũng phải lãnh đạo, hướng dẫn và động viên nhân viên để thực hiện công việc hiệu quả, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp.
Khái niệm, tiêu chuẩn của thư ký văn phòng?
Thư ký là người hỗ trợ cho cấp quản lý, có nhiệm vụ nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng Họ cần có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần sự giám sát trực tiếp, đồng thời sở hữu óc phán đoán và sáng kiến để đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
Thư ký văn phòng, trong nghĩa hẹp, là người hỗ trợ cho cấp quản trị, đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các nhiệm vụ liên quan đến chuyên môn của văn phòng.
Thư ký văn phòng là những chuyên viên chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu và văn bản, đồng thời thực hiện các công việc giao tiếp và thông tin liên lạc Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và sắp xếp các hoạt động, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho cơ quan, tổ chức hoặc lãnh đạo.
- Tiêu chuẩn về phẩm chất:
+ Tính trung thực, thẳng thắn;
+ Sự tự tin, tự giác, có ý thức kỷ luật và triệt để trong công việc;
+ Yêu nghề, luôn có ý thức vươn lên mạnh mẽ trong nghề nghiệp;
Có tính năng động, linh hoạt và sáng tạo, đồng thời cẩn thận, chu đáo và nhanh nhẹn Ngoài ra, cần có tinh thần đoàn kết, tương trợ, và sự tế nhị khéo léo Sự kiên nhẫn và khả năng tự kiềm chế cũng là những yếu tố quan trọng để tạo nên sự hấp dẫn và hiệu quả trong công việc.
- Tiêu chuẩn về kỹ năng:
+ Kỹ năng tổ chức khoa học các hoạt động của doanh nghiệp;
+ Kỹ năng giao tiếp: nghe, nói, đọc, viết;
+ Kỹ năng ghi chép nhanh, tốc ký chính xác;
+ Kỹ năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng;
Kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản là rất quan trọng trong việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu hiệu quả Bên cạnh đó, khả năng tra cứu nhanh thông tin cũng đóng vai trò then chốt trong việc điều hành công việc của đơn vị, tổ chức.
+ Kỹ năng quản lý thời gian làm việc có hiệu quả cao.
Khái niệm, mục đích, ý nghĩa cuộc họp, hội nghị, hội thảo?
Họp là việc tập hợp mọi người tại một địa điểm nhằm thực hiện hoặc tìm ra giải pháp cho các công việc chung Các cuộc họp có thể bao gồm họp nội bộ trong tổ chức và họp với sự tham gia của các bên bên ngoài.
Hội nghị là cuộc họp mặt giữa nhiều người nhằm thảo luận về vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình và thủ tục nhất định, thường dẫn đến các quyết nghị hoặc quyết định Hội nghị có thể chia thành hai loại chính: hội nghị chuyên đề, tập trung vào một chủ đề cụ thể, và hội nghị tổng kết, nhằm tổng hợp các hoạt động và thành tựu trong một giai đoạn nhất định.
Hội thảo là một hình thức họp nhằm thảo luận các vấn đề khoa học, bao gồm hai loại chính: hội thảo học thuật, tập trung vào nghiên cứu và học thuật, và hội thảo chuyên nghiệp, chú trọng vào kỹ năng và kiến thức nghề nghiệp.
Tổ chức cuộc họp, hội nghị và hội thảo là hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, giúp thu thập và truyền đạt thông tin hiệu quả Đây là phương thức quan trọng để đảm bảo thông tin lưu chuyển liên tục và đồng bộ trong tổ chức.
Cuộc họp, hội nghị và hội thảo là cơ hội để mọi người thể hiện quyền làm chủ, bày tỏ quan điểm và đóng góp ý kiến, từ đó giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác Qua các sự kiện này, nhiều quyết định mới được thông qua và các tư tưởng, quan điểm quan trọng được công nhận.
Hội nghị là dịp quan trọng để thảo luận và triển khai các quyết định, đồng thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Các công việc cần thực hiện để chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo?
Cuộc họp và hội nghị đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt các chủ trương, chính sách và kế hoạch hành động đến mọi người Thông qua những buổi họp này, chúng ta nâng cao nhận thức và tạo nền tảng vững chắc cho việc thực hiện các chính sách và đường lối đã đề ra.
Cuộc họp giữa các quản trị viên ở các cấp độ khác nhau là cơ hội quan trọng để trao đổi thông tin và cập nhật tình hình hoạt động của các bộ phận trong tổ chức Việc này giúp đảm bảo sự liên kết và hiểu biết chung về tiến trình và hiệu suất của từng đơn vị.
Cuộc họp mở rộng dân chủ tạo cơ hội cho mọi người bày tỏ ý kiến về các chủ trương và chính sách mới, đồng thời đề xuất cách thức thực hiện Điều này giúp lãnh đạo thu thập thông tin quan trọng và đảm bảo hành động thống nhất trước khi triển khai các quyết định.
Họp là hoạt động quan trọng để tập thể thảo luận và giải quyết các vấn đề cụ thể Qua việc trao đổi ý kiến, nhóm có thể đạt được sự nhất trí trong việc ra quyết định tập thể Trong trường hợp không đạt được sự đồng thuận, thủ trưởng sẽ dựa vào những thông tin và ý kiến đã được bàn bạc để đưa ra quyết định cuối cùng.
Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
1 Xác định thành phần tham dự:
- Lập danh sách thành phần tham dự cuộc họp.
- Trình chủ tọa hoặc nhà quản trị văn phòng xem và ký duyệt.
- Thông báo và gửi giấy mới đến từng đại biểu.
- Các hoạt động chính diễn ra, trình tự các hoạt động và thời gian tối thiểu, tối đa cho từng hoạt động.
- Người điều hành, phụ trách các hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biết, đọc báo cáo,…
- Xác định những hoạt động dự phòng và biện pháp xử lý khi có tình huống đột xuất xảy ra trong cuộc họp.
3 Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị:
- Bố trí bàn ghế trong cuộc họp;
- Trang trí phòng họp theo đúng nghi lễ quy định tùy vào tính chất cuộc họp.
- Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm thanh, phông màn chiếu, máy in,…
- Giúp thủ trưởng soạn thảo bài phát biểu trình bày tại cuộc họp.
- Văn bản liên quan trong cuộc họp phải được nhân bản gửi tới những người tham dự trước hoặc đầu giờ cuộc họp.
- Cần chuẩn bị những bản dự thảo để sau khi các thành viên đóng góp ý kiến có thể nhanh chóng sửa chữa và in ấn chính thức.
Trước khi cuộc họp diễn ra, các văn bản liên quan cần được bộ phận hành chính văn phòng in ấn và sắp xếp đầy đủ Việc kiểm tra cẩn thận các tài liệu này là rất quan trọng để tránh những sai sót có thể xảy ra.
- Các bộ phận phối hợp bao gồm bộ phận quản trị đời sống, bộ phận lễ tân, bộ phận bảo vệ,…
Trong quá trình tổ chức cuộc họp kéo dài nhiều ngày, cần chú trọng đến việc cung cấp nước uống, bữa ăn nhẹ và bữa ăn chính Ngoài ra, việc sắp xếp chỗ nghỉ ngơi, phương tiện di chuyển, nơi vệ sinh và các hoạt động giải trí cũng rất quan trọng Để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ và chuẩn bị phần thưởng, quà tặng cho người tham gia.
- Căn cứ vào quy mô và yêu cầu của cuộc họp để lập dự toán kinh phí.
- Giải quyết các thủ tục tạm ứng kinh phí.
- Sử dụng kinh phí cuộc họp phải được theo dõi bằng sổ sách, có hoá đơn và chứng từ hợp lệ để phục vụ việc quyết toán sau này.
Các công việc cần thực hiện khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo?
1 Kiểm tra lại công tác chuẩn bị
3 Điều hành chương trình cuộc họp
4 Ghi biên bản cuộc họp
Các công việc cần thực hiện sau khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo?
Để lập hồ sơ cuộc họp đầy đủ, cần thu thập các tài liệu liên quan như chương trình cuộc họp, báo cáo tổng kết, bản tham luận, báo cáo tổng hợp, ý kiến trao đổi, văn bản liên quan đến bầu cử (nếu có) và biên bản cuộc họp.
- Kiểm tra và trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trả lại trang thiết bị.
- Thu thập hoá đơn, chứng từ liên quan đến chi phí cuộc họp.
- Biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu của nhà quản trị trên tinh thần nội dung thảo luận đã nhất trí.
Khái niệm, vai trò, nguyên tắc của tiếp khách trong doanh nghiệp?
Tiếp khách là quá trình tổng hợp các hoạt động diễn ra trong giao tiếp và làm việc giữa các đối tác, tổ chức và cá nhân, cả trong nước và quốc tế Hoạt động này hiện diện trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội như chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội của các quốc gia.
Tiếp khách là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, chiếm đến 20% thời gian làm việc của giám đốc Việc tổ chức công tác tiếp khách một cách hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo điều kiện cho lãnh đạo tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác.
Tổ chức tốt công tác tiếp khách sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách, tạo bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công việc.
Tiếp khách là một công cụ thiết yếu trong mọi hoạt động đối ngoại, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa các quốc gia Hành động này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả của các hoạt động đối ngoại mà còn tác động đến mối quan hệ giữa các quốc gia.
Hoạt động tiếp khách tại doanh nghiệp không chỉ mang tính chất ngoại giao mà còn có yếu tố kinh doanh quan trọng Để đảm bảo sự thành công trong việc tiếp khách, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản.
- Tuân thủ các quy định tập quán, thông lệ quốc gia.
- Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia.
- Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng miền.
- Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi.
- Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách.
Phân loại khách?
Doanh nghiệp có hai loại khách, bao gồm khách nội bộ và khách ngoài Khách nội bộ là cán bộ, nhân viên đến làm việc hoặc gặp gỡ cấp trên, trong khi khách ngoài doanh nghiệp bao gồm khách hàng, người đến công tác và khách tham quan.
Bộ phận văn phòng phải phân biệt được các loại khách để có cách ứng xử thích hợp.
Phương thức giao tiếp trong tiếp khách?
Giao tiếp bằng ngôn ngữ:
Ngôn ngữ bao gồm cả ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết, đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp thông tin Để truyền đạt thông điệp một cách chính xác, người phát cần sử dụng âm thanh hoặc ký tự đúng quy tắc Các bên tham gia giao tiếp cũng cần tuân thủ các quy luật về phát âm và chính tả để đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau.
Ngôn ngữ có ba chức năng chính: đầu tiên là chức năng thông báo, giúp truyền đạt thông tin; tiếp theo là chức năng tác động, bao gồm việc khuyến khích, ngăn cản, giải thích và bày tỏ ý kiến; cuối cùng là chức năng diễn cảm, thể hiện tình cảm, thái độ và cảm xúc của người nói.
Giao tiếp cận ngôn ngữ:
Sử dụng cử chỉ và động tác cùng với lời nói là rất quan trọng trong giảng dạy và hướng dẫn Chẳng hạn, khi cô giáo giảng bài địa lý, cô có thể chỉ vào bản đồ để minh họa cho bài học Tương tự, các hướng dẫn viên hàng không thường thực hiện các động tác minh họa để hướng dẫn hành khách cách thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp.
Giao tiếp phi ngôn ngữ:
Giao tiếp phi ngôn ngữ, hay còn gọi là ngôn ngữ không lời, bao gồm nhiều loại tín hiệu từ cơ thể, được thể hiện trong các hoàn cảnh và tình huống khác nhau, phản ánh cảm xúc và thái độ của con người.
Xử lý các tình huống trong tiếp khách?
- Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện:
Khi lãnh đạo nhận cuộc gọi quan trọng, thư ký cần xin lỗi khách và thông báo rằng lãnh đạo đang bận Trong trường hợp lãnh đạo phải tham dự cuộc họp quan trọng, thư ký hỗ trợ bằng cách sử dụng các biện pháp tế nhị như để lại ghi chú hoặc sử dụng ký hiệu đã được thống nhất trước đó để kết thúc cuộc họp Cuối cùng, khi khách ra về, thư ký cần chào hỏi lịch sự giống như khi khách đến.
Để tổ chức các cuộc hẹn hiệu quả, cần thu xếp buổi gặp cho khách bằng cách cử người liên hệ trực tiếp, qua điện thoại hoặc gửi văn bản Khi khách đến trực tiếp để xin hẹn, họ phải điền vào mẫu xin hẹn Đối với các yêu cầu hẹn qua điện thoại hoặc văn bản, người thư ký cần cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về buổi hẹn cho khách.
Trong trường hợp lãnh đạo không thể thực hiện buổi tiếp khách như đã hẹn, người thư ký cần nhanh chóng hủy bỏ cuộc hẹn và thông báo sớm cho khách để tránh gây phiền hà Nếu khách đến cơ quan và mới biết cuộc hẹn bị hủy, người thư ký nên xin lỗi một cách tế nhị và giải thích lý do để khách thông cảm Nếu khách vẫn muốn gặp lãnh đạo, người thư ký cần sắp xếp một buổi hẹn khác.
- Xử lý phàn nàn của khách:
Nhiều khách hàng đến cơ quan không phải để làm việc mà để phàn nàn, thường không hẹn trước và yêu cầu gặp lãnh đạo hoặc cán bộ quan trọng, thậm chí có thể tỏ ra cáu kỉnh và thô lỗ Để xử lý tình huống này, người thư ký có thể áp dụng quy trình tiếp nhận và giải quyết các phàn nàn của khách hàng một cách hiệu quả.
+ Tìm cách tách riêng khách
+ Lắng nghe chăm chú lời phàn nàn của khách
+ Tìm ra những nội dung chính và ghi lại
+ Bày tỏ sự thông cảm với khách
+ Xin lỗi khách, không bào chữ và tránh tranh luận
+ Cảm ơn khách đã bày tỏ ý kiến, góp ý của mình
+ Giải thích những việc có thể
+ Báo cáo lại với lãnh đạo hoặc các đơn vị có liên quan để xử lý kịp thời
+ Theo dõi việc xử lý
+ Kiểm tra lại sự hài lòng của khách.
Khái niệm, phân loại chuyến công tác?
Chuyến công tác là hoạt động mà cá nhân hoặc nhóm rời khỏi trụ sở chính để thực hiện nhiệm vụ công việc cụ thể Các hoạt động trong chuyến công tác có thể bao gồm gặp gỡ khách hàng, tham dự hội nghị, đào tạo, giám sát và kiểm tra các dự án, cũng như các nhiệm vụ khác liên quan đến công việc doanh nghiệp.
- Các chuyến công tác thường kỳ
- Các chuyến công tác đột xuất
- Các chuyến công tác trong nước
- Các chuyến công tác ngoài nước
Nội dung xây dựng kế hoạch chuyến công tác?
1 Mục đích chuyến công tác
2 Thành phần đi công tác
5 Giải quyết thủ tục hành chính
6 Chuẩn bị phương tiện đi lại
7 Chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ làm việc
8 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
Nội dung tiến hành các công việc trong và sau chuyến công tác?
Những công việc trong chuyến công tác
Trong trường hợp thư ký đồng hành cùng đoàn công tác, họ cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như liên hệ để sắp xếp nơi ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn, nhằm đảm bảo chuyến công tác diễn ra đúng theo lịch trình đã đề ra.
+ Tham dự buổi làm việc và ghi biên bản.
+ Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác.
+ Thu thập các hoá đơn, chứng từ cần thiết cho các khoản chi phí của đoàn
+ Chủ động liên hệ và nắm bắt, xin ý kiến giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.
- Trong trường hợp thư ký ở lại doanh nghiệp trong thời gian thủ trưởng đi công tác thì phải đảm nhận những công việc sau:
+ Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công.
+ Làm việc với người được uỷ thác xem công việc đã được thực hiện chưa.
Đối với công tác thư tín, cần phân loại tài liệu theo mức độ quan trọng, bao gồm hồ sơ khẩn, hồ sơ công việc cần thực hiện và hồ sơ thông báo Sau khi phân loại, các văn bản này sẽ được chuyển cho các cá nhân được ủy quyền xử lý hoặc do chính thư ký đảm nhận.
Những công việc văn phòng sau chuyến công tác:
- Nắm bắt tình hình xảy ra trong thời gian đi công tác.
- Nhận các văn bản, giấy tờ và tài liệu để xem xét giải quyết.
- Nắm bắt lịch làm việc và lịch tiếp khách trong những ngày tiếp theo.
- Đề nghị chuyển các tài liệu thu thập trong chuyến công tác để lập hồ sơ.
- Thu thập các hoá đơn, giấy tờ, chứng từ để quyết toán kinh phí chuyến đi.
- Báo cáo lại tình hình chuyến đi với những người có trách nhiệm.
Khái niệm, phân loại văn bản, nguyên tắc quản lý văn bản?
Văn bản là phương tiện truyền đạt ý chí của người viết đến người nhận thông qua ngôn ngữ viết, nhằm mục đích thông báo hoặc yêu cầu người tiếp nhận thực hiện một hành động nhất định để đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo.
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và các đơn, thư gửi đến doanh nghiệp.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản mà doanh nghiệp phát hành, bao gồm văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật.
- Đối với văn bản đến:
+ Văn bản đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp.
Văn bản đến cần được quản lý và xử lý một cách kịp thời, chính xác và thống nhất Tất cả văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong cùng ngày nhận, hoặc muộn nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
+ Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải có người có trách nhiệm mới được bóc và xử lý.
+ Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Đối với văn bản đi:
+ Tất cả các văn bản đi phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan.
+ Tất cả các văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi.
+ Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được đăng ký.
Nội dung quản lý, giải quyết văn bản đến, văn bản đi?
Đối với văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
- Đăng ký văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức, ghi số và ngày văn bản
- Đóng dấu văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi
- Chuyển giao văn bản đi
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản
Nội dung công tác lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp?
Lưu trữ là quá trình lựa chọn, bảo quản và tổ chức một cách khoa học các văn bản, tài liệu có giá trị từ hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, nhằm làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ Công tác lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung quan trọng.
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình sưu tầm và làm phong phú thêm tài liệu cho các kho lưu trữ của cơ quan và nhà nước, cả ở trung ương lẫn địa phương, dựa trên những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu bao gồm:
- Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ nhà nước theo chế độ nộp lưu trữ của nhà nước.
- Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ đang bảo quản trong các lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ nhà nước.
2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng bao gồm phân loại, xác định giá trị và lập hồ sơ, nhằm tổ chức và bảo quản tài liệu khoa học một cách an toàn và hiệu quả.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình phân loại và lập hồ sơ để lựa chọn các tài liệu có giá trị bảo quản, đồng thời loại bỏ những tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy Việc thực hiện tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác hiệu quả các tài liệu lưu trữ.
3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Xác định giá trị tài liệu là quá trình quan trọng nhằm lựa chọn và bảo quản các tài liệu có giá trị Mục đích chính của việc này là nhận diện những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiến hành tiêu huỷ, từ đó tối ưu hóa việc quản lý tài liệu.
Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu:
- Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông
- Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin.
4 Bảo quản an toàn tài liệu: Bảo quản tài liệu là toàn bộ những công việc được thực hiện để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài.
5 Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ:
Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình sử dụng các công cụ và phương tiện chuyên môn để xác định chính xác số lượng, chất lượng và thành phần nội dung của tài liệu, cũng như hệ thống bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là cơ sở quan trọng giúp các cơ quan lưu trữ xây dựng và bổ sung tài liệu, xác định giá trị của chúng để lập kế hoạch mua sắm thiết bị bảo quản Điều này cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý nhà nước, đảm bảo công tác lưu trữ và bảo vệ bí mật quốc gia.
Kiểm tra tài liệu giúp xác định số lượng, trạng thái và tình hình bảo quản của tài liệu, từ đó phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời Quá trình này bao gồm hai hình thức kiểm tra: kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất, nhằm ngăn chặn những hậu quả không mong muốn.
6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp thông tin cần thiết cho các cơ quan, tổ chức kinh tế và xã hội Trong công tác lưu trữ, tổ chức và sử dụng tài liệu không chỉ là khâu cuối cùng mà còn là kết quả của các nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời là mục đích chính của công tác lưu trữ.
Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng?
Kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng cần được xây dựng một cách chi tiết và cẩn thận, bao gồm việc xác định loại thiết bị, số lượng cần mua sắm và thời gian thay thế hoặc bảo dưỡng dự kiến Định mức thiết bị phải dựa trên nhu cầu thực tế của từng bộ phận, đảm bảo tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng đủ yêu cầu công việc Lập kế hoạch kỹ lưỡng giúp tối ưu hóa nguồn lực và tránh lãng phí.
Việc tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng là rất quan trọng, bao gồm phân công và quản lý thiết bị cho từng nhân viên hoặc bộ phận, nhằm đảm bảo mọi người có công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả Để kéo dài tuổi thọ và duy trì hiệu suất hoạt động của thiết bị, cần thiết lập quy trình bảo quản và bảo dưỡng Hướng dẫn sử dụng đúng cách cùng với việc kiểm tra và bảo trì thường xuyên là những yếu tố then chốt giúp thiết bị luôn hoạt động ở trạng thái tốt nhất.
Giám sát và kiểm tra quản lý thiết bị văn phòng là công việc quan trọng nhằm đảm bảo quy trình sử dụng thiết bị hiệu quả Công tác này bao gồm theo dõi tình trạng hoạt động, đánh giá hiệu quả sử dụng và xử lý các vấn đề kỹ thuật kịp thời Thực hiện kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm thiết bị hỏng hóc hoặc không còn phù hợp, từ đó có biện pháp thay thế hoặc sửa chữa kịp thời Ngoài ra, việc giám sát cũng đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài sản của doanh nghiệp.
NHÓM CÂU HỎI 2
Xây dựng kế hoạch tổ chức một hội nghị, hội thảo, cuộc họp, tọa đàm, buổi lễ
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC MỘT BUỔI HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
Tri ân khách hàng trung thành: Nhắm vào những khách hàng đã gắn bó lâu năm, có doanh số cao.
Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới: Mời những khách hàng tiềm năng có thể quan tâm đến sản phẩm mới.
Củng cố mối quan hệ đối tác:
Tăng cường hình ảnh thương hiệu: Mời các KOLs, influencer trong ngành.
Thành phần Cụ thể Số lượng
Khách hàng Khách hàng thân thiết của doanh nghiệp trên cả nước.
50 Đại lý Các đại lý khu vực miền Bắc 10
Nhà phân phối Nhà phân phối đại diện khu vực miền Bắc 15 Đối tác chiến lược Đối tác vận chuyển Vnpress, đối tác chiến lược
Cơ quan báo chí, truyền thông
Báo thanh niên, Báo mới, Báo người tiêu dùng 15
Thời gian Nội dung Người phụ trách
17:00 Đón khách mời Lễ tân, Nhân viên hành chính văn phòng
17:45 Ổn định tổ chức MC
18:15 Khai mạc hội nghị MC, Ban Giám Đốc
18:20 Giới thiệu về công ty/doanh nghiệp Đại diện Ban Giám Đốc
18:30 Lãnh đạo phát biểu Ban Giám Đốc
18:35 Tặng quà tri ân Ban Giám Đốc, Khách hàng
19:10 Thảo luận, hỏi đáp MC, Diễn giả, Chuyên gia
19:35 Bế mạc MC, Ban Giám Đốc
Nội dung tài liệu Bộ phận Người chuẩn bị
BP Hành chính văn phòng của công ty
Bài phát biểu của đại diện công ty Nhân viên HCVP
Video giới thiệu công ty Nhân viên HCVP
Video tri ân khách hàng, đối tác nổi bật
Video về sản phẩm mới Nhân viên HCVP
Bộ phận hành chính văn phòng có nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức hội nghị, thông báo và gửi giấy mời đến các thành viên tham gia Họ cũng chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết, quà tặng từ công ty, cũng như các ấn phẩm để tạo ấn tượng tốt Ngoài ra, bộ phận này còn tổ chức các hoạt động và trò chơi nhằm tăng cường sự tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Bộ phận hậu cần chịu trách nhiệm kiểm tra và sửa chữa các trang thiết bị trước hội nghị, sắp xếp chúng một cách hợp lý, đồng thời hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
Bộ phận đón khách: lễ tân đón khách, checkin, dẫn khách ngồi vị trí quy định,
MC: giới thiệu chương trình, đại biểu và khách mời
Đại diện công ty/doanh nghiệp: phát biểu, gửi lời cảm ơn đến khách hàng, giới thiệu các chính sách mới,
Đại diện các bộ phận phòng ban của công ty/doanh nghiệp: giao tiếp, trao đổi thông tin với khách hàng,
Bộ phận truyền thông: hỗ trợ quảng bá, quay chụp, cập nhật lên hệ thống, website,
- Tổng kinh phí dự trù: 156 triệu đồng
- Số người tham gia dự trù: 100 người
STT Khoản mục Số lượng Đơn giá
Kinh phí dự trù ( VNĐ)
Nhân viên nhân sự quản lý
3 Văn nghệ chào mừng của nhân viên công ty
In ấn poster, in ấn tài liệu
Tri ân khách hàng thân thiết
7 Kinh phí đặt tiệc 10 bàn tiệc 10 người
Xử lý các tình huống cụ thể liên quan đến tổ chức tiếp khách tại doanh nghiệp
Tổ chức tiếp khách đoàn công tác đến từ Nhật Bản đến và làm việc với công ty
Theo kế hoạch, từ ngày 14 đến 15 tháng 9, đoàn công tác của công ty ABC Nhật Bản sẽ thăm và ký kết hợp đồng hợp tác với công ty DEF Việt Nam Công ty DEF đã ban hành kế hoạch tiếp đón và làm việc với đoàn công tác này.
Tăng cường hợp tác quốc tế và phát triển kinh doanh là chìa khóa để mở rộng thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh cho cả hai công ty trên thị trường quốc tế.
Ký kết hợp đồng hợp tác; xây dựng kế hoạch truyền thông về việc hợp tác hai bên
Chia sẻ công nghệ và kiến thức là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức các buổi gặp gỡ và trao đổi Bên cạnh đó, việc tham quan cơ sở hạ tầng giúp các bên có cái nhìn tổng quan về năng lực và tiềm năng hợp tác.
II THÀNH PHẦN ĐOÀN CÔNG TÁC
1.Thành phần tham gia của công ty ABC:
Chủ tịch, giám dốc kinh doanh, thư ký Chủ tịch, giám đốc điều hành công ty ABC, Phiên dịch Nhật – Việt.
2.Thành phần tham gia của công ty DEF:
Chủ tịch và Thư ký chủ tịch đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo công ty, trong khi đốc điều hành và giám đốc chiến lược công ty định hướng phát triển Các trưởng phòng như Marketing, Nhân sự, Kế toán, Hành chính, Công nghệ, Sáng tạo nội dung và Chiến lược đảm nhận trách nhiệm quản lý và triển khai các hoạt động thiết yếu, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.
III KẾ HOẠCH, LỊCH TRÌNH TIẾP KHÁCH
Thời gian Nội dung Thành phần tham gia
Ngày 14/9: Ngày đón tiếp và thăm quan
09:00 Đón khách tại sân bay Nội Bài: Đại diện công ty DEF (có biển tên và bảng chào đón) đến sân bay để đón đoàn khách.
Cung cấp dịch vụ xe đưa đón từ sân bay về khách sạn.
Ban lãnh đạo Phiên dịch viên Thư ký
Nhận phòng tại khách sạn: Đảm bảo đoàn khách được nhận phòng tại khách sạn đã đặt trước.
Cung cấp thông tin về dịch vụ khách sạn, giờ ăn sáng, và số điện thoại liên hệ khẩn cấp.
Bộ phận hành chính văn phòng Phiên dịch viên
13:00 Ăn trưa: Đưa đoàn khách đến dùng bữa tại nhà hàng Michel (đã đặt bàn trước).
Cung cấp thực đơn với các món ăn Nhật Bản và đặc sản Việt Nam.
Ban lãnh đạo Thư ký Phiên dịch viên
Thăm quan công ty DEF Đưa đoàn khách tham quan văn phòng, nhà xưởng và giới thiệu về các hoạt động của công ty.
Ban lãnh đạo Thư ký Phiên dịch viên
Làm việc và thảo luận:
Tổ chức buổi làm việc và thảo luận chi tiết về hợp đồng hợp tác tại phòng họp công ty DEF.
Ban lãnh đạo Trưởng các bộ phận
Trợ lý Phiên dịch viên
Tiệc tối và giao lưu:
Tổ chức một bữa tiệc tối tại nhà hàng sang trọng hoặc khách sạn là một cách tuyệt vời để tạo dựng mối quan hệ Đội ngũ công ty sẽ có cơ hội giao lưu và kết nối với các thành viên trong đoàn khách Nhật Bản, mang đến trải nghiệm ấn tượng và chuyên nghiệp.
Ban lãnh đạo Trưởng các bộ phận
Bộ phần hành chính văn phòng
Ngày 15/9: Ngày ký kết hợp đồng và kết thúc chuyến công tác
09:00 Ăn sáng tại khách sạn
Ký kết hợp đồng Bộ phận hành Đón tiếp các bên tham gia buổi ký kết chính thức.
Cung cấp tài liệu hợp đồng và quà tặng lưu niệm cho đoàn khách.
Hai bên chính thức ký kết hợp đồng hợp tác. chính văn phòng Thư ký
Phiên dịch viên Ban lãnh đạo
Thảo luận và kế hoạch tiếp theo:
Tổ chức buổi họp để thảo luận về các bước tiếp theo và các chi tiết liên quan đến hợp tác.
Ban lãnh đạo Thư ký Phiên dịch viên
Tổ chức bữa ăn trưa để chúc mừng thành công của cuộc ký kết hợp đồng.
Ban lãnh đạo Thư ký Phiên dịch viên
Tự do chuẩn bị và làm thủ tục trả phòng: Đảm bảo đoàn khách có thời gian để chuẩn bị hành lý và làm thủ tục trả phòng.
15:00 Đưa khách ra sân bay:
Cung cấp dịch vụ xe đưa đoàn khách ra sân bay.
Bộ phận hành chính văn phòng
17:00 Đưa tiễn và kết thúc chuyến công tác:
Gửi lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp từ công ty DEF đến đối tác. Đảm bảo đoàn khách làm thủ tục và lên máy bay an toàn.
Ban giám đốc Thư ký Phiên dịch viên
IV CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM, TRANG THIẾT BỊ
Địa điểm: Phòng họp H1, tòa H, công ty DEF, Hoàn Kiếm, HN
Không gian thoáng mát, tiện nghi, có sảnh để xe thuận tiện cho đoàn khách đến công ty.
Trang trí phòng họp cần chú ý đến việc sử dụng băng rôn chào mừng, hoa tươi, và các loại cờ như cờ Đảng, cờ Đoàn, cờ Việt Nam và cờ Nhật Bản Các lá cờ phải có kích thước tương đương, được treo song song và cao ngang nhau, với Quốc kỳ Việt Nam ở bên phải và cờ Nhật Bản bên trái khi nhìn từ sân khấu Ngoài ra, phông nền trang trí cũng đóng vai trò quan trọng để tạo không gian trang trọng và ấn tượng.
Bàn ghế: Chọn bàn ghế có thiết kế hiện đại, chất liệu cao cấp và sắp xếp theo hình chữ U hoặc hình tròn để tạo không khí cởi mở.
Bàn ký: Chuẩn bị một chiếc bàn ký riêng biệt, trang trọng, đặt ở vị trí trung tâm.
Âm thanh: gồm mic, loa,
Ánh sáng: đảm bảo ánh sáng đủ sáng và có thể điều chỉnh được
Thiết bị trình chiếu: máy tính, máy chiếu, màn hình lớn để trình chiếu.
Dụng cụ ký kết: Bút ký cao cấp, khay đựng bút, giấy chứng nhận, bản sao hợp đồng (đủ số lượng).
Đồ ăn nhẹ: Chuẩn bị mỗi người lao động một chai nước khoáng và đồ ăn nhẹ.
Các yếu tố khác: Thông dịch viên
V CHUẨN BỊ THÔNG TIN, TÀI LIỆU
Các tài liệu sau được phiên dịch bằng Tiếng Nhật và Tiếng Việt, in trên khổ giấy A4:
STT Tài liệu Bộ phận phụ trách
1 Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận mã số thuế, điều lệ công ty, và các quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp luật
2 Giấy chứng nhận, bằng sáng chế, các quyền sở hữu trí tuệ liên quan và tài liệu liên quan đến sản phẩm khác
Phòng Pháp chế Phòng Nghiên cứu và phát triển
3 Bảng cân đối kế toán, Báo cáo tài chính Phòng Tài chính
4 Ấn phẩm giới thiệu về công ty và sản phẩm Phòng Nghiên cứu và phát triển Phòng Marketing
8 Kế hoạch tiếp đón đoàn công tác Hành chính nhân sự
5 Bài phát biểu tuyên bố kí kết hợp đồng
Phòng hành chính nhân sự
6 Hợp đồng hợp tác, Phụ lục hợp đồng Phòng Pháp chế
7 Biên bản đàm phán và ghi nhớ Phòng Pháp chế
VI PHỐI HỢP TỔ CHỨC
Bộ Phận Hành Chính - Nhân Sự:
Vai trò: Quản lý các công việc hành chính và nhân sự.
Nhiệm vụ của chúng tôi bao gồm sắp xếp lịch làm việc chi tiết cho đoàn, bao gồm các cuộc họp, tham quan và bữa ăn Chúng tôi cũng chuẩn bị phòng họp và các thiết bị cần thiết như máy chiếu, âm thanh và bảng viết Ngoài ra, việc đặt vé máy bay và khách sạn cho đoàn cũng được thực hiện nếu cần thiết Chúng tôi xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến visa và giấy phép làm việc, nếu có Để đảm bảo sự thuận tiện, chúng tôi sắp xếp phương tiện di chuyển đón tiễn đoàn và chuẩn bị danh sách tham dự các cuộc họp.
Bộ Phận Tài Chính - Kế toán:
Vai trò: Quản lý tài chính cho buổi tiếp khách.
Nhiệm vụ bao gồm lập dự toán chi phí cho buổi tiếp khách, bao gồm vé máy bay, khách sạn, ăn uống và quà tặng Ngoài ra, cần quản lý ngân sách và thanh toán các hóa đơn liên quan Cuối cùng, chuẩn bị các tài liệu liên quan đến hợp đồng nếu có.
Vai trò: Cung cấp thông tin kỹ thuật về sản phẩm, dịch vụ.
Nhiệm vụ bao gồm chuẩn bị sản phẩm và mẫu vật để trưng bày, hỗ trợ kỹ thuật trong các cuộc họp và thuyết trình, cũng như giải đáp thắc mắc về kỹ thuật từ đối tác.
Vai trò: Giới thiệu quá trình sản xuất.
Nhiệm vụ bao gồm sắp xếp lịch tham quan nhà máy và xưởng sản xuất, chuẩn bị thông tin chi tiết về quy trình sản xuất và công nghệ, đồng thời đảm bảo an toàn lao động trong suốt quá trình tham quan.
VII CHUẨN BỊ KINH PHÍ Đơn giá: VNĐ
Số lượng Đơn giá Thành tiền
3 Đồ uống Nước lọc đóng chai
4 Ấn phẩm 2 lá cờ của 2 nước có cùng kích thước, tài liệu, băng rôn …
5 Hoa tươi hoa để bàn, lẵng hoa Lãng 10 500.000 5.000.000
1 cặp vé khứ hồi Cặp 6 50.000.000 300.000.000
8 Nhà hàng Ăn sáng, ăn trưa, tiệc tối Bữa 3 15.000.000 45.000.000
9 Chi phí đi lại Đón từ sân bay về khách sạn, đưa tới công ty,
Xây dựng kế hoạch chuyến công tác trong nước (nước ngoài) để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp
vụ cụ thể của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch cho chuyến công tác của Ban lãnh đạo công ty TNHH Hưng Long
1 Mục tiêu chuyến công tác
Gặp gỡ đối tác là cơ hội quan trọng để tiếp xúc trực tiếp với các đối tác tiềm năng và hiện tại, nhằm củng cố mối quan hệ và khám phá những cơ hội hợp tác mới.
Để mở rộng mạng lưới khách hàng, doanh nghiệp nên tham gia các sự kiện và hội thảo trong ngành, qua đó giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình, đồng thời tìm kiếm cơ hội kết nối với khách hàng mới.
Ký kết hợp đồng kinh doanh: Đàm phán và ký kết các hợp đồng kinh doanh quan trọng với các đối tác.
2 Thành phần tham gia Đoàn công tác gồm: 05 người.
Ông Nguyễn Hưng Long - Giám đốc Công ty TNHH Hưng Long
Ông Trần Việt Hoàng - Phó Giám đốc Công ty TNHH Hưng Long
Ông Nguyễn Tuấn Tú - Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Hưng Long
Ông Phạm Thế Nam - Trưởng Phòng Chiến lược Công ty TNHH Hưng Long
Ông Dương Tiến Thành - Thư ký Giám đốc Công ty TNHH Hưng Long
Chuyến đi công tác từ Hà Nội đến T.P Hồ Chí Minh kéo dài với thời gian 03 ngày, từ ngày 12/6/2024 đến 14/6/2024.
STT Thời gian Nội dung Thành phần tham gia 12/06/2024: Gặp gỡ các đối tác
Đoàn công tác của công ty TNHH Hưng Long đã có mặt tại trụ sở chính để hoàn tất các thủ tục giấy tờ cần thiết.
Ban lãnh đạo Thư ký
Xuất phát ra sân bay Nội Bài:
Xe đưa đón đúng giờ yêu cầu có mặt tại sân bay 09:20 để check in kịp giờ bay Bộ phận
Xuống sân bay và di chuyển về khách sạn Đảm bảo đoàn công tác được nhận phòng tại khách sạn The Tresor Saigon (đã đặt trước).
Cung cấp thông tin về dịch vụ khách sạn, giờ ăn trưa, và số điện thoại liên hệ khẩn cấp…
Ban lãnh đạo Thư ký
Gặp gỡ và ăn trưa với đối tác là một phần quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh Đoàn khách sẽ được đưa đến nhà hàng Miss Thu Restaurant, nơi đã được đặt bàn trước và thông báo với bên đối tác để đảm bảo sự thuận tiện và chuyên nghiệp trong buổi gặp gỡ.
Cung cấp thực đơn với các món ăn và đặc sản Việt Nam.
Ban lãnh đạo Thư ký
Nghỉ ngơi tại khách sạn: Ban lãnh đạo
Giao lưu tại sự kiện:
Tổ chức sự kiện giao lưu buổi tối với các đối tác tại nhà hàng sang trọng hoặc tiệc tại khách sạn là một cách hiệu quả để xây dựng mối quan hệ Đoàn công tác sẽ có cơ hội giao lưu và kết nối sâu sắc hơn với đối tác và khách hàng, tạo ra không gian thân thiện để thảo luận và hợp tác.
Ban lãnh đạo Thư ký
13/06/2024: Tham quan và tham dự Hội thảo trưng bày sản phẩm với khách hàng
08:00 Ăn sáng tại khách sạn Ban lãnh đạo
2 08:30 - Tham quan và khảo sát thị trường: Ban lãnh đạo
10:30 Đoàn công tác thực hiện đi khảo sát thị trường tại các địa điểm công ty đã chỉ định.
Công tác xe đưa đón đảm bảo từ khách sạn tới các địa điểm.
12:00 Ăn trưa tại khách sạn
Họp bàn luận về hội thảo:
Tổ chức cuộc họp nhỏ giữa các thành viên ban lãnh đạo về tham dự hội thảo chiều nay
Bộ phận HCVP Thư ký Trưởng các ban chuyên môn
Tham gia Hội thảo trưng bày sản phẩm giúp mở rộng mạng lưới khách hàng thông qua các cuộc gặp gỡ và trao đổi trực tiếp Sự kiện này được chuẩn bị kỹ lưỡng với các tài liệu cần thiết, tạo cơ hội để giới thiệu sản phẩm và thiết lập mối quan hệ với khách hàng tiềm năng.
Ban lãnh đạo Thư ký
20:00 Quay về khách sạn chuẩn bị cho ngày mai
14/06/2024: Ngày ký kết hợp đồng và kết thúc chuyến công tác
09:00 Ăn sáng tại khách sạn Đoàn công tác
Ký kết hợp đồng kinh doanh
Tới địa điểm và gặp gỡ các bên tham gia buổi ký kết chính thức.
Cung cấp tài liệu hợp đồng và quà tặng cần thiết cho các bên liên quan.
Hai bên chính thức ký kết hợp đồng hợp tác.
Bộ phận HCVP Thư ký Trưởng bộ phận chuyên môn
Thảo luận và kế hoạch tiếp theo:
Tổ chức buổi họp để thảo luận về các bước tiếp theo và các chi tiết liên quan đến hợp đồng hợp tác.
Ban lãnh đạoThư ký
Tổ chức bữa ăn trưa để chúc mừng thành công của cuộc ký kết hợp đồng.
Ban lãnh đạo Thư ký
Đoàn công tác cần được tự do chuẩn bị hành lý và thực hiện thủ tục trả phòng, đảm bảo có đủ thời gian để hoàn tất mọi công việc trước khi rời đi.
15:30 Đưa khách ra sân bay Tân Sơn Nhất:
Cung cấp dịch vụ xe đưa đoàn khách ra sân bay.
Bộ phận hành chính văn phòng
17:00 Quay về Hà Nội Đoàn công tác
4 Giải quyết thủ tục hành chính
STT Văn bản Bộ phận phụ trách Đối tượng ký duyệt
1 Quyết định cử đi công tác Bộ phận HCNS Ban lãnh đạo
2 Giấy giới thiệu Bộ phận HCNS Ban lãnh đạo
3 Quyết định ủy quyền trong thời gian công tác
Bộ phận HCNS Ban lãnh đạo
4 Quyết định cấp ứng kinh phí cho chuyến đi
Bộ phận HCNS Ban lãnh đạo
STT Công việc Người phụ trách
1 - Chuẩn bị visa, vé máy bay, khách sạn cho toàn bộ thành viên đoàn công tác.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự
- Đặt lịch hẹn gặp gỡ đối tác tại TP Hồ Chí Minh.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thiết cho các cuộc gặp, hợp đồng.
- Lên danh sách các trang thiết bị, quà tặng cần mang theo.
- Chuẩn bị kinh phí chi tiêu cho chuyến đi và phân phát cho từng thành viên.
- Thông báo lịch trình chi tiết cho toàn bộ nhân viên công ty.
2 - Lập dự toán chi phí cho chuyến công tác và xin phê duyệt.
- Chuẩn bị các chứng từ thanh toán cần thiết.
- Hướng dẫn các thành viên đoàn công tác về việc quản lý chi tiêu và các thủ tục thanh toán.
3 - Cập nhật thông tin về các đối tác tại TP Hồ Chí
- Chuẩn bị các tài liệu giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Lập danh sách các khách hàng tiềm năng cần tiếp cận.
1 - Đại diện công ty trong các cuộc gặp gỡ đối tác quan trọng.
- Ký kết các hợp đồng kinh doanh.
- Thảo luận và quyết định các vấn đề lớn.
Giám đốc Nguyễn Hưng Long
2 - Hỗ trợ Giám đốc trong các cuộc gặp gỡ.
- Trực tiếp đàm phán và ký kết một số hợp đồng.
- Giám sát quá trình thực hiện các công việc của đoàn.
Phó Giám đốc Trần Việt Hoàng
3 - Trình bày về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Tiếp xúc và tư vấn cho khách hàng.
- Thu thập thông tin phản hồi của khách hàng.
Trưởng phòng Kinh doanh Nguyễn Tuấn Tú
4 - Hỗ trợ các công việc hành chính, kỹ thuật Các thành viên khác
1 - Thu thập các hóa đơn, chứng từ chi tiêu.
- Báo cáo chi tiết về chuyến công tác.
- Đánh giá hiệu quả của chuyến đi.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự
2 - Kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ.
- Lập báo cáo tài chính về chuyến công tác.
3 - Cập nhật thông tin khách hàng mới.
- Lên kế hoạch triển khai các hợp đồng đã ký kết
Tài liệu về công ty:
Sơ đồ tổ chức: Mô tả cấu trúc tổ chức, mối quan hệ giữa các phòng ban, chức danh và trách nhiệm của từng vị trí.
Giải thưởng và chứng nhận: Các bằng khen, giấy chứng nhận chất lượng, danh hiệu mà công ty đạt được.
Tài chính: Thông tin khái quát về tình hình tài chính (nếu có thể công khai), các chỉ số tài chính.
Tài liệu về sản phẩm, dịch vụ:
Mô tả sản phẩm/dịch vụ: Tính năng, ưu điểm, lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng.
Thông số kỹ thuật: Các thông số chi tiết của sản phẩm (nếu là sản phẩm vật lý).
Giá cả: Bảng giá, các chương trình khuyến mãi (nếu có).
Chính sách: Chính sách bảo hành, đổi trả, hỗ trợ khách hàng.
Hình ảnh, video: Hình ảnh, video minh họa sản phẩm/dịch vụ.
Bản sao hợp đồng: Các bản hợp đồng đã ký kết hoặc bản dự thảo đang thương thảo.
Điều khoản chính: Tóm tắt các điều khoản quan trọng như: đối tượng hợp đồng, thời hạn, giá cả, điều kiện thanh toán, trách nhiệm của các bên.
Các tài liệu liên quan đến chuyến công tác:
Lịch trình chi tiết: Thời gian, địa điểm, hoạt động tại mỗi địa điểm.
Thông tin khách hàng/đối tác: Thông tin liên hệ, vị trí, lĩnh vực hoạt động.
Phương tiện di chuyển: Vé máy bay, tàu, xe.
Nơi lưu trú: Thông tin về khách sạn.
Các cuộc họp: Lịch trình các cuộc họp, danh sách người tham gia.
Tài liệu trình bày: Tài liệu giới thiệu công ty, sản phẩm/dịch vụ.
7 Chuẩn bị phương tiện đi lại
Phương tiện di chuyển chính: Máy bay( với khoảng cách hơn 1.700km, phương tiện nhanh chóng và thuận lợi nhất là máy bay)
Chặng bay: Hà Nội (HAN) → TP Hồ Chí Minh (SGN)
Thời gian bay: Khoảng 2 giờ 10 phút
Hãng hàng không: Có thể lựa chọn Vietnam Airlines, VietJet Air, Bamboo Airways tùy thuộc vào ngân sách và lịch trình.
Thời gian khởi hành: Ngày 12 tháng 6 năm 2024
Thời gian về: Ngày 14 tháng 6 năm 2024
Di chuyển nội thành: Taxi hoặc thuê xe riêng
8 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
Vị trí: Chọn khách sạn ở vị trí trung tâm, gần các địa điểm làm việc, dễ dàng di chuyển.
Tiêu chuẩn: Đặt phòng tiêu chuẩn từ 3 sao trở lên, đảm bảo đầy đủ tiện nghi như: giường ngủ, phòng tắm, wifi, điều hòa, dịch vụ ăn uống.
Nhà hàng: Đặt bàn tại các nhà hàng có chất lượng, phù hợp với khẩu vị của đa số thành viên.
Buổi tối: Có thể tổ chức các buổi ăn tối giao lưu với đối tác tại nhà hàng hoặc khách sạn.
Tên Đơn vị Đơn giá
Số lượng Giá tiền( VNĐ)
1 Vé máy bay khứ hồi vé 2.200.000 5 11.000.000
2 Khách sạn, chỗ nghỉ phòng 1.200.000 2 2.400.000
5 Chi phí ăn uống đoàn ngày 2.000.000 3 6.000.000
6 Chi phí ăn uống với đối tác 5.000.000 1 5.000.000
Thiết kế sổ quản lý văn bản đến, văn bản đi cho một doanh nghiệp cụ thể
SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
DN tiếp nhận dưới 2000 văn bản cần 2 sổ
Sổ đăng ký văn bản đến
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Nội dung của các sổ là như nhau, bao gồm các nội dung sau:
Số ký hiệu văn bản (4)
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản (6) Đơn vị hoặc người nhân (7)
Công văn về việc dự toán ngân sách
Nguyễn Thùy Dung (Phòng kế toán) Đã chuyển phòng
05/06/2024 135 Chi cục Thuế thành phố Hà
Thông báo về quyết toán thuế TNDN
Yêu cầu nộp báo cáo thuế trong 7 ngày
Quy hoạch mới về đấu thầu
Hoàng Thị Hậu Đang chờ phê duyệt từ lãnh đạo phòng
Thông báo về việc tổ chức hội nghị tổng kết
Nguyễn Thị Hạnh (phòng hành chính)
Yêu cầu chuẩn bị tài liệu
Thông báo về chính sách xuất nhập khẩu
Lương Kim Duyên (phòng xuất nhập khẩu)
Chính sách có hiệu lực từ ngày 01/07/2 024
SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Số, ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu
01/2024/QĐ-CT 01/01/2024 Quyết định về việc bổ nhiệm nhân sự
04/2024/TB-CT 30/03/2024 Thông báo về việc tổ chức hội thảo nội bộ
07/2024/TT-CT 05/04/2024 Thông tư hướng dẫn thực hiện quy định mới
