Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một công cụ tài chính quan trọng giúp DN đánh giá mức độ hiệu quả trong quy trình hoạt động. Tối ưu hóa chỉ số này không chỉ giúp DN giảm chi phí lưu kho mà còn gia tăng lợi nhuận. Vậy làm thế nào để tăng tốc độ vòng quay hàng tồn kho? Bài viết này sẽ phân tích mức độ quan trọng của việc tối ưu vòng quay hàng tồn kho đối với DN và giới thiệu 8 bước cải thiện tốc độ vòng quay hàng tồn kho hiệu quả.
Trang 1Vòng quay hàng tồn kho là gì?
Làm sao để tăng tốc độ quay
vòng hàng tồn kho?
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một công cụ tài chính quan trọng giúp DN đánh giá
mức độ hiệu quả trong quy trình hoạt động Tối ưu hóa chỉ số này không chỉ giúp DN giảm chi phí lưu kho mà còn gia tăng lợi nhuận Vậy làm thế nào để tăng tốc độ vòng quay hàng tồn kho? Bài viết này sẽ phân tích mức độ quan trọng của việc tối ưu vòng quay hàng tồn kho đối với DN và giới thiệu 8 bước cải thiện tốc độ vòng quay hàng tồn kho hiệu quả
Trang 2Nội dung bài viết
1 Vòng quay hàng tồn kho là gì? 2
2 Tầm quan trọng của việc tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho 3
3 Tám bước tăng tốc độ vòng quay hàng tồn kho 6
3.1 Kiểm kê toàn diện 6
3.2 Phân tích tuổi hàng tồn kho 7
3.3 Kịp thời xử lý hàng ứ đọng 7
3.4 Phân tích kết cấu hàng tồn kho 7
3.5 Giảm hàng tồn kho từ nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ lớn nhất 8
3.5.1 Tăng cường quản lý hàng tồn kho của NCC 8
3.5.2 Chú trọng phát triển mối quan hệ với NCC 11
3.5.3 Thiết lập nền tảng chia sẻ thông tin với NCC 12
3.6 Hạch toán tốt hàng tồn kho 12
3.7 Phân tích xu hướng hàng tồn kho 14
3.8 So sánh vòng quay hàng tồn kho để xác minh hiệu quả cuối cùng 15
4 Tổng kết 15
Trang 31 Vòng quay hàng tồn kho là gì?
Vòng quay hàng tồn kho là chỉ số đo lường mức độ hiệu quả trong quản lý tồn kho của
DN, được xác định dựa trên số lần bán và thay thế hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định, thông thường là 1 năm Chỉ số này cho phép DN đánh giá mức độ phù hợp của lượng tồn kho so với nhu cầu thực tế của thị trường
Tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho và duy trì lượng hàng trong kho hợp lý đảm bảo hoạt động kinh doanh của DN, từ đó góp phần gia tăng lợi nhuận một cách bền vững
2 Tầm quan trọng của việc tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho
Tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho không chỉ giúp DN cải thiện hiệu quả vận hành mà
còn hỗ trợ kiểm soát dòng tiền Khi tốc độ vòng quay hàng tồn kho được tăng nhanh,
Trang 4hàng hóa trong kho không được lưu giữ quá lâu giúp giảm áp lực tài chính, tiết kiệm chi phí lưu kho, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững của DN Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà DN có thể đạt được khi tối ưu hóa tốc độ vòng quay hàng tồn kho:
● Vốn ít hơn: Hàng tồn kho thường chiếm dụng nguồn vốn của DN, do đó, khi hàng tồn
kho được luân chuyển nhanh hơn, DN sẽ cần ít vốn hơn để duy trì hoạt động hàng ngày
● Chi phí thấp hơn: Khi rút ngắn thời gian lưu kho, DN có thể giảm bớt các khoản chi
phí liên quan đến nhân sự và kho bãi
● Giá cả tốt hơn: Việc giảm chi phí cho phép DN tối ưu hóa giá thành sản phẩm, nâng
cao lợi thế cạnh tranh về giá bán, từ đó thúc đẩy khả năng phát triển thị trường và gia tăng sức hút với khách hàng
● Rủi ro thấp hơn: Hàng tồn kho nếu lưu trữ quá lâu thường sẽ bị khấu hao dần, dẫn
đến chi phí ngày càng tăng Thời gian lưu kho càng dài, rủi ro thị trường thay đổi càng lớn, khiến hàng hóa có thể trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp với nhu cầu thị trường, dẫn đến nguy cơ trở thành phế phẩm Do đó, việc tăng tốc độ vòng quay hàng tồn kho không chỉ giúp giảm chi phí phát sinh mà còn hạn chế rủi ro hao mòn
và phế phẩm, bảo vệ lợi nhuận của DN
● Thích ứng với sự thay đổi đột ngột: Tăng tốc độ quay vòng hàng tồn kho giúp DN
nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo dòng tiền luôn ổn định và sẵn sàng Điều này mang lại khả năng linh hoạt trong việc ứng phó với những biến động hoặc thay đổi đột ngột của thị trường, giúp DN duy trì hoạt động liên tục và nắm bắt cơ hội phát triển một cách kịp thời
Trang 5Cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 đã chứng kiến sự sụp đổ của General Motors – thương hiệu ô tô khổng lồ của ngành công nghiệp Mỹ trong suốt 77 năm Một trong các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự suy yếu của GM bắt nguồn từ những sai lầm về chiến lược xây dựng các thương hiệu dưới trướng, dẫn đến quản lý hàng tồn kho và xoay chuyển dòng tiền kém hiệu quả Do đó, GM đã thiếu sự linh hoạt về tài chính để đối phó với cú sốc kinh tế bùng nổ tại Mỹ vào đầu năm 2008 Kết quả là GM phải nộp đơn xin bảo hộ phá sản vào giữa năm 2009, trở thành một trong những vụ phá sản lớn nhất lịch sử công nghiệp Mỹ (*)
● Nhanh chóng ứng dụng kỹ thuật mới: Khi DN tăng tốc độ vòng quay hàng tồn kho,
họ có thể nhanh chóng giải phóng hàng hóa cũ, tạo điều kiện thuận lợi để áp dụng các kỹ thuật mới mà không bị vướng bận bởi lượng tồn kho chưa tiêu thụ Điều này giúp DN nắm bắt cơ hội đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh và duy trì vị thế trước các đối thủ trên thị trường
● Đẩy nhanh quá trình tổ chức lại hệ thống: Gia tăng tốc độ quay vòng hàng tồn kho
sẽ giúp DN giảm bớt gánh nặng khi cần tái cấu trúc tổ chức, đồng thời cải thiện dòng tiền, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và nâng cao khả năng phản ứng nhanh trước những biến động của thị trường Điều này cũng góp phần tăng tính linh hoạt trong việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh và thúc đẩy sự đổi mới
● Nâng cao tính đáp ứng kịp thời: Cải thiện tốc độ vòng quay hàng tồn kho giúp DN
nâng cao khả năng đáp ứng nhanh chóng với biến động của thị trường và thích nghi linh hoạt với nhu cầu kinh doanh Ví dụ, đối với các sản phẩm thời vụ như quần áo thời trang hoặc đồ trang trí lễ hội, việc luân chuyển hàng hóa hiệu quả cho phép DN điều chỉnh kịp thời nguồn cung, giảm thiểu tình trạng tồn đọng và đảm bảo hàng hóa phù hợp xu hướng được đưa ra đúng thời điểm
Ngoài việc giúp tối ưu vòng quay hàng tồn kho, Giải pháp Quản lý kho ATALINK còn
hỗ trợ DN tăng hiệu quả dự báo cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường Giải pháp dựa trên các thực hành tốt nhất trong quản lý chuỗi cung ứng, được tích hợp chặt chẽ với các giải pháp quản lý đơn bán hàng B2B, mua hàng, sản xuất; kết hợp với hệ thống cảnh báo, báo cáo, phân tích và hỗ trợ ra quyết định mạnh mẽ Từ
đó, DN tối ưu chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý kho vận
Trang 6Tìm hiểu thêm thông tin tại đây.
3 Tám bước tăng tốc độ vòng quay hàng tồn kho
3.1 Kiểm kê toàn diện
Để cải thiện tốc độ vòng quay hàng tồn kho, bước đầu tiên DN cần tiến hành là kiểm kê
toàn diện đối với tất cả các loại hàng tồn kho, không chỉ kiểm tra số lượng mà còn phải tra soát và đánh giá tình trạng chất lượng của từng mặt hàng
Giải pháp Quản lý kho ATALINK cho phép DN kiểm kê hàng hóa linh hoạt trên nhiều thiết
bị, giúp quy trình kiểm đếm diễn ra nhanh chóng và tiện lợi Giải pháp giúp nhân viên dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi, từ đó nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho
Trang 7ATALINK giúp kiểm kê hàng hóa nhanh chóng và linh hoạt trên nhiều thiết bị
3.2 Phân tích tuổi hàng tồn kho
Phân tích tuổi hàng tồn kho là quá trình theo dõi thời gian mà các mặt hàng đã có mặt trong kho, bắt đầu từ khi chúng được nhận hoặc sản xuất cho đến khi được tiêu thụ hoặc loại bỏ Bằng cách phân nhóm hàng tồn kho theo các nhóm tuổi khác nhau, DN có thể xác định những sản phẩm bán chậm và lỗi thời, từ đó đưa ra những quyết định chính xác
về chiến lược giá, khuyến mãi và quản lý tồn kho hiệu quả hơn
3.3 Kịp thời xử lý hàng ứ đọng
Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho, DN cần liệt kê và lưu trữ riêng biệt các mặt hàng hư hỏng và ứ đọng so với hàng tồn kho bình thường Việc này giúp dễ dàng theo dõi và xử lý các mặt hàng ít có giá trị thương mại Các phương pháp xử lý hàng hư hỏng và ứ đọng
có thể bao gồm loại bỏ, thanh lý, hạ cấp sử dụng hoặc dùng cho hoạt động quảng cáo và quà tặng Ngoài ra, DN cũng có thể xem xét tiêu thụ nội bộ cho phúc lợi của nhân viên
3.4 Phân tích kết cấu hàng tồn kho
Trang 8Sau khi xử lý hàng ứ đọng, kho chỉ còn lại hàng hóa bình thường DN nên áp dụng phương pháp phân tích ABC để đánh giá tỷ lệ các loại hàng hóa này, phân thành hàng tồn kho loại A, B và C Mục đích để ưu tiên quản lý hàng hóa quan trọng nhất, như sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận và có vòng quay cao, thay vì xử lý tất cả hàng hóa trong kho
● Hàng loại A: Nhóm hàng có giá trị cao nhất, chiếm từ 70-80% tổng giá trị hàng tồn
kho, nhưng chỉ khoảng 20% về số lượng
● Hàng loại B: Nhóm hàng có giá trị trung bình, chiếm từ 15-25% tổng giá trị hàng tồn
kho và khoảng 30% về số lượng
● Hàng loại C: Nhóm hàng có giá trị thấp, chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn
kho, nhưng số lượng lên đến 50-55% hàng dự trữ
3.5 Giảm hàng tồn kho từ nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ lớn nhất
Sau khi phân loại hàng tồn kho, DN nên ưu tiên giảm bớt hàng tồn kho loại A để giảm bớt tổng số tiền hàng tồn kho, từ đó làm tăng tốc độ quay vòng hàng tồn kho Muốn giảm bớt lượng tồn kho nguyên vật liệu, DN cần sự nỗ lực từ ba phương diện sau:
3.5.1 Tăng cường quản lý hàng tồn kho của NCC
Trang 9Có 6 phương thức tối ưu tồn kho cho DN bằng cách phối hợp với NCC:
● Phương thức 1: Tất cả hàng tồn kho đều đặt tại nhà kho của công ty, hoàn toàn do công ty chịu trách nhiệm
Phương thức này thông thường được áp dụng bởi các DN có nguồn vốn mạnh, không bị áp lực về dòng tiền, không lo hư hỏng hàng tồn kho Ngoài ra, khi nguyên vật liệu khan hiếm hoặc giá cả tăng nhanh, DN có thể mua trước để tiết kiệm chi phí
và đảm bảo nguồn cung
Phương thức này phù hợp với DN đang gặp khó khăn về vốn, cần cắt giảm tồn kho
để giải phóng nguồn lực tài chính, giúp duy trì và thúc đẩy các hoạt động kinh doanh
● Phương thức 3: NCC đảm trách tương đối nhiều hàng tồn kho (Call-off)
Phương thức này cho phép NCC giữ một lượng lớn hàng tồn kho tại kho của họ hoặc kho thuê, giúp DN giảm gánh nặng về vốn và dòng tiền, đồng thời vẫn đảm bảo nguồn cung ổn định khi cần
Ký gửi hàng cho phép DN sử dụng hàng trước và thanh toán sau, với hàng tồn kho được lưu trữ tại kho của bên thứ ba gần công ty hoặc ngay trong khuôn viên công ty Phương thức này giúp giảm lượng hàng tồn kho rất nhanh chóng, tuy nhiên phải đảm bảo làm ăn ổn định lâu dài với NCC
Ví dụ nhờ vào ký gửi hàng, Colgate đã tăng tốc độ quay vòng hàng tồn kho từ 15 lần / năm lên 36 lần / năm chỉ trong 2 năm Để đáp lại NCC, Colgate triển khai chiến lược mua hàng tập trung và ký kết thỏa thuận dài hạn, tạo ra hợp đồng ổn định và lợi ích chung cho cả hai bên (*)
● Phương thức 5: NCC quản lý hàng tồn kho (Vendor Managed Inventory – VMI)
Ở phương thức này, NCC ngay lập tức chuyển sản phẩm vừa sản xuất đến bên mua, biến kho nguyên vật liệu của bên mua thành kho thành phẩm của NCC
Điều kiện để áp dụng thành công phương thức này:
○ EDI hoặc B2B là điều kiện cần thiết
○ Cần có cam kết cao từ cả hai bên và xác định rõ quyền sở hữu hàng tồn kho
○ Đánh giá hiệu suất dựa trên số liệu tài chính và phi tài chính
Trang 10○ Đàm phán hợp đồng hiệu quả, bao gồm quyền lợi, thời gian chuyển hàng và điều khoản tín dụng
○ Thiết lập hệ thống thông tin, dự báo chung và phối hợp giữa tồn kho với chính sách vận chuyển
Siemens là một trong các DN tiêu biểu áp dụng phương thức VMI Họ đã tiến hành thương lượng với các NCC về hạn mức tồn kho tối đa và tối thiểu, cho phép NCC tự điều chỉnh và phân phối hàng cho dây chuyền sản xuất Hạn mức tối thiểu được thiết lập để ngăn ngừa tình trạng hết hàng, trong khi hạn mức tối đa giúp kiểm soát không gian lưu trữ Ngoài ra, Siemens cũng ủy thác cho một công ty hậu cần chuyên nghiệp quản lý kho
và kiểm soát hàng tồn kho, đảm bảo sự cân bằng và cung cấp dịch vụ phân phối hiệu quả (*)
Với Giải pháp quản lý kho VMI của ATALINK, DN có thể điều chỉnh lượng tồn kho tối ưu,
tăng vòng quay hàng tồn kho và tiết kiệm đáng kể chi phí cho hoạt động quản lý kho vận Đồng thời, DN dễ dàng nắm bắt nhu cầu của khách hàng, phân tích thị trường chính xác hơn thông qua hệ thống báo cáo, phân tích kho hiệu quả Điều này không chỉ giúp DN tăng doanh thu mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm / dịch vụ Tìm hiểu thêm giải
pháp tại đây.
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết về Tầm quan trọng của Vendor Managed
Inventory (VMI) trong sản xuất tại đây.
● Phương thức 6: Đúng thời điểm (JIT, Just-In-Time)
JIT là “mô hình tồn kho bằng 0”, được xem là phương pháp hiệu quả nhất khi đặt nhà máy của NCC ở gần công ty, cho phép NCC và công ty đồng bộ sản xuất, thực hiện
Trang 11“dùng thông tin thay thế hàng tồn kho”.
Điều kiện để áp dụng thành công phương thức này:
○ Mức độ phối hợp giữa các nhà cung cấp dựa trên lợi nhuận
○ Độ phong phú của nguồn lực hậu cần gắn liền với phát triển “dây chuyền công nghiệp”
○ Nền tảng chia sẻ thông tin phụ thuộc vào hệ thống thông tin giữa hai bên
Toyota là đại diện tiêu biểu khi nhắc đến các DN áp dụng mô hình JIT Áp dụng mô hình JIT, Toyota đã tối ưu hóa quy trình quản lý từ sản xuất đến phân phối, không còn tồn kho
xe và nguyên vật liệu Xe được sản xuất theo đơn đặt hàng và giao đúng thời gian, địa điểm Để tránh sản xuất thừa, Toyota sử dụng “Hệ thống kéo”, cung cấp hàng hóa dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, cho phép điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của thị trường (*)
Bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết về Mô hình Just In Time: Vai trò, Ứng dụng và Quy trình
triển khai tại đây
Để lựa chọn phương thức tối ưu tồn kho cho DN bằng cách phối hợp với NCC, DN cần so sánh lợi thế giữa nguồn lực công ty và NCC, từ đó đề xuất áp dụng phương pháp quản lý tồn kho phù hợp nhất với DN, với mục tiêu đảm bảo nguồn cung, tránh việc hết hàng đột ngột
Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về 6 phương thức tối ưu tồn kho cho DN bằng
cách phối hợp với NCC tại đây.
3.5.2 Chú trọng phát triển mối quan hệ với NCC
Trong chiến lược phát triển mối quan hệ với NCC, trước hết DN cần căn cứ vào số tiền mua hàng và rủi ro cung ứng để phân loại NCC thành 4 loại: Bình thường, đòn bẩy, chiến lược và cổ chai Tiếp đến, DN cần ưu tiên phát triển mối quan hệ với 2 loại NCC dưới đây
vì đây là các NCC có tiềm năng cao trong phối hợp quản lý hàng tồn kho:
● NCC chiến lược: Là các NCC sẵn sàng đánh đổi lợi ích ngắn hạn để hướng tới lợi ích
lâu dài cùng công ty
Trang 12● NCC đòn bẩy: Là các NCC hướng đến tính kinh tế theo quy mô mà mua hàng tập
trung đem lại
Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý mối quan hệ với NCC, Giải pháp ATALINK
giúp DN xây dựng và nuôi dưỡng mối quan hệ chặt chẽ với các NCC Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả mua hàng mà còn thúc đẩy sự hợp tác lâu dài và bền vững
3.5.3 Thiết lập nền tảng chia sẻ thông tin với NCC
Thông qua việc hợp tác với các NCC để thiết lập một dòng chảy thông tin đồng bộ và xuyên suốt, DN được chia sẻ đầy đủ thông tin về nhu cầu về thị trường và khả năng cung cấp trong chuỗi cung ứng:
● Thông tin về cung cấp: Năng lực sản xuất, chu kỳ giao hàng, đóng gói và phân phối
vận chuyển, các yếu tố cản trở phát sinh trong quá trình sản xuất
● Thông tin về nhu cầu: Nhu cầu thực tế của sản phẩm, đơn đặt hàng, dịch vụ
Với việc cập nhật thông tin liên tục và xuyên suốt giữa các phòng ban, bộ phận và với các
NCC, Giải pháp ATALINK giúp DN giảm độ trễ, nâng cao hiệu quả công việc cho cả DN
lẫn các Đối tác thương mại, tạo nền tảng vững chắc cho việc hợp tác giao thương và xây dựng mối quan hệ bền vững
3.6 Hạch toán tốt hàng tồn kho
Trang 13Muốn hoạch định tốt hàng tồn kho, DN nên xem xét các mô hình quy hoạch hàng tồn kho
và phương pháp tính toán lượng đặt hàng, sau đó lựa chọn hình thức phù hợp với quy mô
và tình hình DN
04 mô hình quy hoạch hàng tồn kho
● Mô hình Q: Là phương pháp đặt hàng định lượng, được áp dụng nhiều hơn cho hàng
tồn kho loại A, trong đó thời gian đặt hàng không được xác định trước, và lượng đặt hàng được tính toán dựa trên lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
● Mô hình P: Là phương pháp đặt hàng định kỳ, được áp dụng nhiều hơn cho hàng tồn
kho loại C, trong đó thời gian đặt hàng được xác định và lượng đặt hàng không xác định
● Mô hình (s, S): Là biến thể của mô hình Q, được áp dụng nhiều hơn cho hàng tồn kho
loại B, trong đó nếu lượng tồn kho hiện tại nhỏ hơn hoặc bằng lượng tồn kho tối thiểu thì tiến hành đặt hàng sao cho lượng tồn kho đạt mức tối đa
● Mô hình (R, s, S): Là sự kết hợp của mô hình (s, S) và mô hình P, được áp dụng nhiều
hơn cho hàng tồn kho loại B và C Trong mỗi khoảng thời gian tính từ lúc không đặt hàng đến lúc đặt hàng, tiến hành đo lường và quy hoạch hàng tồn kho, nếu lượng tồn