luận văn thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư tại tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng

Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty Xây dựng và Phát triển hạ tầngLICOGI: 1.2.1.Đặc điểm của những dự án đầu tư xây dựng do Tổng công ty làm chủ đầu tư: a, Dự án

Luận văn Thực trạng công tác Quản lý dự

án đầu tư tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng

LỜI MỞ ĐẦU

Sau khi gia nhập WTO, Việt Nam trở thành mục tiêu đầu tư của nhiều quốc gia trên thế giới Để đáp ứng được nhu cầu đầu tư của các nước phát triển, một vấn đề cấp bách được đặt ra là Việt Nam phải xây dựng một hệ thống cơ sở hạ tầng đồng bộ và hiện đại, tạo nền móng cho sự phát triển kinh

tế, có như vậy các nhà đầu tư mới có thể yên tâm tham gia vào thị trường kinh

tế Việt Nam Một hoạt động không thể thiếu trong công cuộc tạo dựng cơ sở

hạ tầng vững chắc là hoạt động đầu tư xây dựng các công trình Bất kỳ một công trình nào được xây dựng cũng cần phải đáp ứng một mục tiêu là hoàn thành đúng thời hạn đề ra, đảm bảo được chất luợng theo tiêu chuẩn và trong phạm vi ngân sách được duyệt Không phải dự án nào cũng có thể đáp ứng được cả ba yêu cầu ấy, tuy nhiên, để hoàn thành dự án một cách tốt nhất thì không thể không kể đến vai trò của công tác Quản lý dự án “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”

Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng(LICOGI) là một Tổng công ty mạnh thuộc Bộ Xây dựng với nhiệm vụ chủ yếu là thi công nền, móng, thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện, cấp thoát nước, các công trình kỹ thuật hạ tầng

đô thị và khu công nghiệp, các công trình đưòng dây, trạm biến thế, đầu tư phát triển khu đô thị mới, các khu công nghiệp tập trung, các nhà máy thủy điện, nhiệt điện, kinh doanh nhà và hạ tầng đô thị …Các dự án mà Tổng công

ty làm chủ đầu tư thường là các dự án có quy mô lớn, vì thế công tác quản lý

dự án tại Tổng công ty được xem là một hoạt động rất quan trọng và cấp thiết trong việc điều hành thực hiện thành công dự án Sau một thời gian thực tập

và tìm hiểu tại phòng Quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Tổng công ty, em đã chọn đề tài: “Thực trạng công tác Quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng” làm chuyên đề tôt nghiệp của mình

Chuyên đề được chia làm hai chương:

Chương 1- Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng

Phần này chủ yếu đề cập đến tình hình công tác quản lý dự án của Tổng công ty giai đoạn 2001 – 2005 đồng thời cũng đưa ra các đánh giá về các mặt

ưu thế cũng như hạn chế của công tác

Chương 2 - Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại Tổng côg ty xây dựng và phát triển hạ tầng

Phần này đề cập tới phương hướng chung về định hướng phát triển của Tổng công ty trong giai đoạn tới Trên cơ sở đó kết hợp với nội dung phân tích của chương 1 để đưa ra các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự

án đầu tư tại Tổng công ty

Trong quá trình thực hiện chuyên đề, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ

bảo hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn: TS Nguyễn Hồng Minh

cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng Quản lý

dự án đầu tư xây dựng - Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng

Bài viết chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn sinh viên giúp em hoàn thiện chuyên đề này

CHƯƠNG 1 - THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT

1000 máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến của các nước trên thế giới

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty:

Nhiệm vụ chủ yếu của LICOGI là thi công nền, móng, thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện, cấp thoát nước, các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, các công trình đưòng dây, trạm biến thế, đầu tư phát triển khu đô thị mới, các khu công nghiệp tập trung, các nhà máy thủy điện, nhiệt điện, kinh doanh nhà và hạ tầng đô thị, tư vấn xây dựng, sản xuất kinh doanh vật tư, xe, máy, giàn khung không gian, vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu máy móc thiết bị, công nghệ, xuất khẩu lao động…

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy của Tổng công ty:

- Bảy công ty cơ giới và xây lắp gồm:

+ Công ty cơ giới và xây lắp số 9

+ Công ty cơ giới và xây lắp số 10

+ Công ty cơ giới và xây lắp số 12

+ Công ty cơ giới và xây lắp số 13

+ Công ty cơ giới và xây lắp số 14

+ Công ty cơ giới và xây lắp số 15

+ Công ty cơ giới và xây lắp số 17

- Công ty lắp máy điện nước

- Công ty cơ khí Đông Anh

- Hai công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm:

+ Công ty COMETCO

+ Công ty xây lắp và sản xuất vật liệu Quảng Ngãi

- Công ty tư vấn Xây dựng

- Công ty kinh doanh thiết bị và vật tư xây dựng DOMATCO

- Trường công nhân cơ giới xây dựng

- Trường công nhân xây dựng Uông Bí

- Công ty Liên doanh Xây dựng VIC (Liên doanh với CuBa ): đơn vị công

ty góp vốn liên doanh

1.1.3.2 Nhân sự của toàn Tổng công ty :

Bảng 1.1: Nhân sự của toàn Tổng công ty Đơn vị: Người

A Xây dựng dân dụng và công nghiệp Kỹ sư xây dựng

Kỹ sư vật liệu xây dựng Kiến trúc sư

Kỹ sư cấp thoát nước

Kỹ sư máy xây dựng

Kỹ sư kinh tế xây dựng

Kỹ sư kinh tế vận tải

Kỹ sư kinh tế công nghiệp

Kỹ sư kinh tế vật tư

B Xây dựng mỏ, giao thông Kỹ sư san nền

Kỹ sư cầu đường

Kỹ sư khai thác, khoan

Kỹ sư địa chất công trình

C Ngành nghề khác Kỹ sư động lực

Kỹ sư cơ khí

Kỹ sư điện - nhiệt

Kỹ sư Silicat

Kỹ sư kinh tế lao động

Kỹ sư hóa, hóa thực phẩm

Cử nhân kinh tế khác

Cử nhân kế toán Thống kê - kế hoạch

Sư phạm, ngoại ngữ Bác sĩ

Luật + các ngành khác

Kỹ sư thủy lợi

Kỹ sư công nghiệp

Kỹ sư đúc, nhiệt luyện

A Công nhân Cơ giới Đào xúc

Ủi, cạp, san Lái xe ô tô Cần trục bánh lốp, bánh xích Cần trục tháp, cầu trục Vận hành máy

Vận hành máy đóng cọc Vận hành máy nén khí Vận hành máy nổ Thủy thủ

B Công nhân Xây dựng Thợ mộc

Thợ nề Thợ sắt

Bê tông Lắp ghép cấu kiện + đường ống nước

Sơn, vôi, kính + thí nghiệm

Mài, doa Nguội Điện Sửa chữa cơ khí

D Công nhân kỹ thuật khác Công nhân khảo sát

Công nhân sản xuất vật liệu xây dựng

Công nhân lắp máy

1.1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tcty

1.1.4 Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh:

1.1.4.1 Mục tiêu hoạt động của Tổng công ty :

- Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại Tổng công ty và tại các doanh nghiệp khác, hoàn thành các nhiệm vụ do đại diện chủ sở hữu giao trong đó có chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu

- Tối đa hóa hiệu quả hoạt động của tổ hợp Công ty mẹ - Công ty con

Hội đồng quản trị Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

Phó

TGĐ

Phó TGĐ 2

Phó TGĐ 3

Phó TGĐ 4

Phó TGĐ 5

Văn phòng

Phòng

tổ chức cán bộ

Phòng tài chính

kế toán

Phòng kinh

tế kế hoạch

Phòng quản

lý kỹ thuật

XD

P

KCS

Trung tâm XKL

Đ và

CG

Các đơn vị thành viên

Trưởng công nhân cơ giới xây dựng

Trưởng công nhân kỹ thuật xây dựng

1.1.4.2 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty:

a,Thực hiện sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực chủ yếu sau:

- Thi công xây lắp: Thi công xây lắp và tổng thầu thi công xây lắp các

công trình dân dụng, công nghiệp giao thông (đường bộ, cầu đường sắt, cầu đường bộ, sân bay, bến cảng, nhà ga, đường hầm), các công trình ngầm, các công trinh thủy lợi (đê, đập, kênh, mương, hồ chứa nước, hệ thống tưới tiêu, ống dẫn, trạm bơm), thủy điện, nhiệt điện, nhiệt điện, bưu điện, cấp thoát nước, các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, các công trịn đường dây, trạm biến áp, thi công và xử lý nền móng các loại hình công trình, khoan nổ mìn

- Tư vấn đầu tư và xây dựng bao gồm: qui hoạch, lập và thẩm định dự án

đầu tư xây dựng, khảo sát địa hình địa chất công trình, địa chất thủy văn; thiết

kế, lập tổng dự toán và thẩm tra thiết kế, tổng dự toán các loại hình công trình xây dựng; quản lý dự án; giám sát kỹ thuật thi công; tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, thi công xây lắp, cung cấp vật tư, thiết bị thí nghiệm, kiểm định chất lượng công trình

- Sản xuất, kinh doanh và kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ

khí, vật tư, máy móc thiết bị, nguyên nhiên liệu, các chủng loại vật liệu xây dựng, công nghệ xây dựng

- Kinh doanh vận tải đường bộ, đường thủy

- Nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới trong lĩnh vực

xây dựng, tổ chức đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng cán bộ, quản lý công nhân

kỹ thuật chuyên ngành, giáo dục định hướng đưa lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài

- Các ngành nghề kinh doanh khác theo qui định của pháp luật

b, Đầu tư thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, cổ đông, thành viên góp vốn tại các công ty con, công ty liên kết

1.1.5 Tình hình sản xuất kinh doanh và đầu tư :

Tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty một phần được biểu hiện thông qua giá trị sản xuất kinh doanh Ta có thể xem xét vấn đề đó thông qua bảng số liệu sau:

Bảng 1.2: Giá trị sản xuất và kinh doanh của Tcty giai đoạn 2001-2005

Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt đông SXKD 5 năm giai đoạn 2001 – 2005

Trong 5 năm qua giá trị sản xuất và kinh doanh của Tổng công ty tăng đều

đặn hàng năm Nguyên nhân là do công việc gối đầu từ năm trước sang năm

sau trong những năm gần đây tương đối ổn định, đạt từ 40-50 % trên tổng giá trị khối lượng kế hoạch được giao Ngoài ra, các công trình do đơn vị tự khai thác được nhiều và một phần giá trị do thực hiện các công trình đơn vị tự đầu

tư

Nhờ giá trị sản xuất kinh doanh tăng dần theo từng năm mà trong những năm gần đây thị phần do Tổng công ty chiếm lĩnh là tương đối cao so với các đối thủ cạnh tranh, được phản ánh thông qua các chỉ tiêu sau:

Năm Giá trị SX & KD (tỷ đồng) Tốc độ tăng liên hoàn (%)

Bảng 1.3: Chỉ tiêu thị phần tương đối của Tổng công ty và các đối thủ cạnh

tranh giai đoạn 2001-2005

Từ năm 2001 đến năm 2003 thị phần của Tổng công ty đều tăng, đến năm

2004, 2005 lại từ từ giảm xuống, tuy nhiên mức độ giảm là không đáng kể

Từ năm 2002 đến năm 2003 thị phần tăng tương đối nhiều (từ 14.9 % đến

29.35 % tức là tăng 14.45 %, gần gấp đôi) Nguyên nhân là do Tổng công ty

đã có những đổi mới kịp thời về thiết bị thi công, hoàn thành công trình với chất lượng cao, nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng được nhu cầu thị trường

Để có thể đánh giá một cách tổng quát kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty XD & PT hạ tầng ta xem xét bảng dưới đây:

Bảng 1.4: Giá trị sản xuất và kinh doanh của Tcty giai đoạn 2001-2005

1.Tổng vốn kinh

doanh (tỷ đồng) 707,67 1235,59 1968,72 2356,82 2079,06 2.Sản lượng (tỷ

đồng) 1149,965 1569,145 2125,672 2904 3521,386 3.Doanh thu (tỷ

đồng) 906,178 1210,788 1583,045 2151 2495,378 -Doanh thu xây lắp 740,361 949,345 1281,878 1474,1 1716,75 -Doanh thu

CN&VLXD 165,817 267,463 301,167 676,9 778,628 4.Lợi nhuận (tỷ

* Đánh giá kết quả kinh doanh của Tổng công ty:

- Về doanh thu: doanh thu tăng đều qua các năm

+ Doanh thu năm 2002 tăng 33,61 % so với năm 2001

+ Doanh thu năm 2003 tăng 30,75 % so với năm 2002

+ Doanh thu năm 2004 tăng 35,87 % so với năm 2003

+ Doanh thu năm 2005 tăng 16,01 % so với năm 2004

Như vậy năm 2004 doanh thu đạt tốc độ tăng cao nhất là 35,87 %

Nguyên nhân là do trong năm 2004 Tổng công ty thực hiện thi công

xây dựng nhiều công trình lớn, tạo ra nhiều sản phẩm công nghiệp và vật liệu xây dựng với mẫu mã đẹp, chất lượng tốt nhờ việc đổi mới kịp thời các máy móc thiết bị

Trong tổng doanh thu thì doanh thu phần xây dựng chiếm khoảng 70

%, khá cao so với phần doanh thu công nghiệp và vật liệu xây dựng

- Về lợi nhuận: lợi nhuận cũng tăng đều qua các năm

+ Lợi nhuận năm 2002 tăng 5,46 % so với năm 2001

+ Lợi nhuận năm 2003 tăng 32,12 % so với năm 2002

+ Lợi nhuận năm 2004 tăng 41,42 % so với năm 2003

+ Lợi nhuận năm 2005 tăng 16,51 % so với năm 2004

Như vậy năm 2004 lợi nhuận tăng cao nhất với tôc độ tăng là 41,42 % bởi đây cũng là năm mà doanh thu của Tổng công ty đạt mức cao nhất

- Về nộp ngân sách nhà nước: trong 5 năm 2001-2005, Tỏng công ty đã đóng góp đáng kể và ngân sách nhà nước

+ Nộp ngân sách nhà nước năm 2002 ít hơn so với năm 2001 là 585 triệu đồng (tức là giảm 3,29 %)

+ Nộp ngân sách nhà nước năm 2003 nhiều hơn so với năm 2002 là

Như vậy Tổng công ty không những tạo ra lợi nhuận cho chính mình

mà còn đóng góp vào ngân sách nhà nước, tạo ra hiệu quả cao về mặt xã hội

- Thu nhập bình quân 1 người /1tháng dần dần được cải thiện qua các năm từ 2001 đến 2005

Nói chung tình hình sản xuất và kinh doanh của Tổng công ty xây dựng

và phát triển hạ tầng tương đối khả quan, trong các năm tới có thể đạt được nhiều thành tựu mới, tạo ra nhiều doanh thu và lợi nhuận lớn hơn, đóng góp ngày càng nhiều vào ngân sách nhà nước

1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty Xây dựng

và Phát triển hạ tầng(LICOGI):

1.2.1.Đặc điểm của những dự án đầu tư xây dựng do Tổng công ty làm chủ đầu tư:

a, Dự án chịu ảnh hưởng lớn của môi trường:

Thứ nhất, dự án chịu ảnh hưởng của địa chất, thủy văn, thời tiết, khí hậu nên Tổng công ty phải tùy thuộc vào các yếu tố trên để quyết định việc lựa chọn công nghệ xây dựng, lịch trình xây dựng sao cho phù hợp

Thứ hai, phải tùy thuộc vào tiềm năng kinh tế của vùng, qui định của pháp luật đối với từng vùng, miền và văn hóa xã hội của nơi đó mà quá trình thực hiện dự án cũng có những điều chỉnh để thích hợp với nơi thi công công trình

b, Dự án chịu ảnh hưởng lớn của các bên liên quan:

Trong quá trình quản lý dự án, căn cứ vào phân tích nguồn vốn của các dự

án, ta có thể xác định được các bên liên quan đối với một dự án của Tổng công ty bao gồm:

- Chủ đầu tư ( có thể là Tổng công ty hoặc bên đối tác ): đưa ra các quyết định về vốn, bỏ vốn và tham gia giám sát thi công công trình xây dựng

- Công ty tư vấn: lập báo cáo nghiên cứu khả thi ( lập dự án đầu tư ), tư vấn giám sát công trình

- Các phòng ban chức năng :

 Phòng Quản lý dự án: tham mưu và thực hiện công tác đầu tư các lĩnh vực được phân công từ khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, kết thúc đầu

tư, nghiệm thu và bàn giao công trình

 Phòng cơ giới vật tư, phòng xuất nhập khẩu: mua sắm vật tư, thiết bị công nghệ

 Hội đồng xét thầu, tổ chức xét thầu : Đấu thầu thi công xây dựng

 Phòng KCS ( phòng kiểm soát chất lưọng ), phòng Tài chính kế toán: nghiệm thu, quyết toán

- Các cơ quan quản lý nhà nước liên quan : phê duyệt chủ truơng đầu tư,

dự án đầu tư…và các vấn đề có liên quan

Tùy theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau

c, Các dự án do Tổng công ty thực hiện thường có quy mô lớn nên việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện dự án là rất khó khăn, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị

tỉ mỉ và quá trình quản lý chặt chẽ mới có thể thực hiện thành công dự án

d, Với nhiệm vụ chủ yếu là thi công cơ giới nên công việc lao động hết sức nặng nhọc, môi truờng làm việc ngoài trời khắc nghiệt, do đó tiến độ thi công phụ thuộc rất nhiều vào tình hình thời tiết, khí hậu…mang tính bất định và rủi

ro cao, mức độ chắc chắn thành công là không cao Do vậy cần chú ý quản lý rủi ro dự án

e, Tuân thủ các quy định nghiêm ngặt chặt chẽ về quản lý dự án đầu tư xây dựng cũng như các tiêu chuẩn chất lượng trong thực hiện công trình xây dựng

1.2.2 Vai trò của công tác quản lý dự án:

Với những đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng tại Tổng công ty vừa được trình bầy ở trên thì công tác quản lý dự án đối với Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng nói riêng và bất kỳ một công ty xây dựng nói chung là hết sức quan trọng

Thứ nhất, quản lý dự án liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự

án Trong quá trình quản lý dự án thường phải lập kế hoạch dự án, đó là một trong những chức năng quan trọng nhất của công tác quản lý dự án Công tác lập kế hoạch dự án bao gồm nhiều nội dung, từ việc lập kế hoạch tổng thể dự

án đến những kế hoạch chi tiết, từ kế hoạch huy động vốn, phân phối vốn và các nguồn lực cần thiết cho dự án đến kế hoạch quản lý chi phí, quản lý tiến độ… từ kế hoạch triển khai thực hiện dự án đến kế hoạch hậu dự án…Do đó tất cả các hoạt động, các công việc của dự án đều được thể hiện, sắp xếp trong bản kế hoạch, chúng sẽ có mối liên hệ mật thiết với nhau

Thứ hai, quản lý dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

Thứ ba, quản lý dự án tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

Thứ tư, quản lý dự án tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được, tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng

Thứ năm, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn Một dự án mà được quản lý chặt chẽ và có trách nhiệm thì vấn đề về chất lượng dự án sẽ được đảm bảo hơn nhiều so với những dự án không được quản lý tốt

Bởi vậy, có thể nói công tác quản lý dự án là một công việc rất cần thiết đối với hoạt động thi công các công trình xây dựng và chúng ta cần phải quan tâm và chú trọng đến công tác này

1.2.3 Khái quát công tác quản lý dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng giai đoạn 2001 – 2005:

1.2.3.1 Số lượng dự án đầu tư của Tổng công ty Trong giai đoạn 2001 – 2005:

Bảng 1.5: Số dự án đầu tư của Tcty giai đoạn 2001 – 2005

3 Các dự án mua sắm thiết bị và đầu tư khác 11 14.774

Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động SXKD 5 năm 2001 – 2005

Nhìn bảng trên ta thấy, trong giai đoạn 2001 – 2005, Tổng công ty đã quản

lý được 96 dự án các loại, trong đó có 13 dự án nhóm A với tổng mức đầu tư

là 3984,714 tỷ đồng, 36 dự án nhóm B với tổng mức đầu tư là 3272,968 tỷ đồng, 47 dự án nhóm C với tổng mức đầu tư là 229,929 tỷ đồng

1.2.3.2 Mô hình quản lý dự án tại Tổng công ty:

Với số lượng dự án nhiều và tổng mức đầu tư lớn, Tổng công ty đã quản lý

dự án theo mô hình dạng ma trận, kết hợp giữa hai mô hình: quản lý dự án theo chức năng và quản lý dự án chuyên trách Với mô hình này, Tổng công

ty có thể trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến

độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt Ngoài ra, với số lượng cán bộ quản lý có hạn, với mô hình dạng ma trận, một người có thể tham gia cùng lúc nhiều dự án khác nhau, do vậy nguồn nhân lực được phân phối một cách hợp lý và tiết kiệm; khi kết thúc dự án, các cán bộ chuyên môn – thành viên của ban quản lý dự án còn có thể trở về tiếp tục công việc cũ tại các phòng chức năng của mình.`

Dưới đây là mô hình quản lý dự án tại Tổng công ty:

Sơ đồ 1.2: Mô hình quản lý dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển

XD

P KC

1.2.3.3 Quy trình Quản lý dự án tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng:

a Mục đích của việc xây dựng Quy trình quản lý dự án đầu tư:

- Đảm bảo việc đầu tư theo đúng trình tự đầu tư và xây dựng,

- Đảm bảo việc xây dựng đúng mục đích, được hiệu quả, chống lãng phí

- Bảo đảm đầu tư xây dựng theo định hướng quy hoạch phát triển của Tổng công ty, áp dụng công nghệ tiên tiến, chất lượng cao, tiến độ và chi phí hợp lý

- Phân định rõ chức năng quản lý của từng bộ phận trong Tổng công ty

b Phạm vi áp dụng:

Quy trình này được áp dụng cho toàn bộ quá trình lập dự án đầu tư và quản

lý dự án đầu tư từ khi bắt đầu đến khi kết thúc quá trình đầu tư của Tổng công

ty Xây dựng và phát triển hạ tầng

c Nội dung quy trình quản lý dự án :

Nội dung các bước trình tự đầu tư theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP, ngày 8 tháng 7 năm 1999 của Chính Phủ :

Sơ đồ 1.3: Nội dung các bước trình tự đầu tư:

Hồ sơ thiết kế

hỗ trợ

Thiết kế kỹ thuật

thiết kế bản vẽ thi công

Thiết kế kỹ thuật thi công (một bước )

- Suất đầu tư

- Công suất thiết kế ( m2,

- Quy đổi vốn đầu tư

Giá trị quyết toán Giá trị tài sản bàn giao đưa vào sử dụng

1.2.3.4 Nội dung quản lý dự án tại Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng:

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm chín nội dung cần được xem xét, nghiên cứu là :

- Quản lý thông tin

- Quản lý rủi ro

- Quản lý hợp động và hoạt động mua bán

Tuy nhiên do đặc thù của dự án do Tổng công ty Xây dựng và phát triển

hạ tầng quản lý là dự án xây dựng nên chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu năm lĩnh vực quản lý dự án chính là : quản lý tổng thể, quản lý phạm vi, quản

lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý chất lượng

a Quản lý tổng thể :

Quản lý tổng thể là việc quản lý tổng hợp tất cả các lĩnh vực quản lý khác trong dự án Quản lý tổng thể bao gồm việc lập kế hoạch dự án, xác định mục tiêu dự án cần đạt được để từ đó xác định những công việc cần làm để đạt được mục tiêu, kết quả của dự án; thực hiện kế hoạch và quản lý những thay đổi

* Lập kế hoạch dự án : là việc lập tiến độ tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt được mục tiêu của dự án,

dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án Lập kế

hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó

* Mục tiêu : Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng quản lý dự án với mục tiêu hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật

và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép

* Với mục tiêu được xác định như trên, Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng đã thực hiện lập kế hoạch dự án, vạch ra các công việc cần làm

để có thể đạt được mục tiêu và kết quả một cách tốt nhất :

Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư

 Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư, qui mô đầu tư

 Thăm dò thị trường, nhu cầu sản phẩm

 Nguồn vật tư thiết bị

 Xem xét nguồn vốn đầu tư

 Lựa chọn hình thức đầu tư

 Phê duyệt chủ trương đầu tư

 Điều tra khảo sát, chọn địa điểm xây dựng

 Lập dự án đầu tư bao gồm báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáo nghiên cứu khả thi

 Lập hồ sơ thiết kế sơ bộ

 Trình hồ sơ dự án lên cấp có thẩm quyền và cơ quan thẩm định Dự án đầu tư

Trong giai đoạn thực hiện đầu tư

 Xin giao đất hoặc cấp đất

 Thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng đầu tư

 Xin giấy phép xây dựng

 Mua sắm thiết bị và công nghệ

 Khảo sát thiết kế và lập dự toán

 Thẩm định thiết kế, dự toán

 Đấu thầu thi công xây dựng

 Tiến hành thi công xây dựng

 Kiểm tra thực hiện hợp đồng

 Quản lý kỹ thuật, chất lượng xây dựng

Trong giai đoạn hoàn thành bàn giao

 Vận hành thử

 Lập hồ sơ hoàn công công trình

 Nghiệm thu, quyết toán

Quản lý phạm vi bao gồm các công việc :

o Xác định phạm vi dự án

o Lập kế hoạch phạm vi

o Quản lý thay đổi phạm vi

Nó bao gồm nhiều quá trình thực hiện để khẳng định dự án đã bao quát được tất cả các công việc cần thiết và chỉ gồm những công việc đó Khi quản

lý phạm vi dự án có thể dùng nhiều phương pháp, một trong những biện pháp quan trọng để xác định phạm vi dự án là phương pháp “ Cơ cấu phân tách công việc”

Cơ cấu phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê

và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án

Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng cũng thực hiện phương pháp phân tách công việc để quản lý phạm vi một dự án Dưới đây là một biểu mẫu bảng phân tách công việc một dự án xây dựng, trình bày các cấp đọ công việc, thứ tự trước sau của từng công việc :

Bảng1.6: Phân tách công việc của dự án xây dựng khu nhà ở

18 3.2 Trát

19 3.3 Trần

20 3.4 Sơn

21 3.5 Nền

22 4 Điện, hệ thống thông tin

23 5 Nước và điều hòa thông

Với cơ cấu phân tách công việc, Tổng công ty nói chung và phòng quản

lý dự án, ban quản lý dự án nói riêng có thể tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó thuộc phạm vi quản lý của dự án Ngoài ra, với

sơ đồ cơ cấu phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm

cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án; là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công việc, xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án

Nói tóm lại, sơ đồ phân tách công việc có thể cho ta thấy cái nhìn tổng quát về tình hình thực hiện của dự án Tuy nhiên không phải lúc nào Tổng công ty cũng có thể xác định được đúng phạm vi và lập được một kế hoạch

tốt Bởi vậy, việc kiểm tra phạm vi và điều khiển sự thay đổi phạm vi là điều cần thiết trong quá trình quản lý phạm vi để kế hoạch phạm vi có thể trở nên hoàn thiện và hợp lý hơn, phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý dự án

c Quản lý thời gian :

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án thì bao giờ sẽ hoàn thành

Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng

Quản lý thời gian bao gồm các hoạt động :

Khi dự tính thời gian hoàn thành của dự án, Tổng công ty đã dựa trên

số liệu về thời gian thực hiện một công việc tương tụ nhau ở nhiều dự án được lặp lại nhiều lần Do vậy, thời gian hoàn thành tùng công việc là giá trị trung bình của tập hợp số liệu này Tuy nhiên, còn tùy thuộc vào hoàn cảnh, điều kiện cụ thể và những yếu tố bất ngờ có thể xảy ra sẽ làm cho việc áp dụng thời gian dự tính đó không đạt được kết quả như mong muốn, thời gian thực hiện dự án bị chệch đi so với dự án sẽ gây ra nhiều tổn thất Vì thế, công tác

quản lý tiến độ dự án là một hoạt đọng rất quan trọng trong công tác quản lý

TIẾN ĐỘ TỔNG THỂ CÔNG TRÌNH TÊN CÔNG TRÌNH :

ĐƠN VỊ THI CÔNG :

TT TÊN CÔNG VIỆC ĐƠN

VỊ

KHỐI LƯỢNG

CHÚ NĂM

Nền

4 Điện, hệ thống thông tin

5 Nước và điều hòa thông

Với biểu đồ gannt thông qua biểu mẫu trên, Ban quản lý dự án có thể kiểm tra thường xuyên xem thực hiện thi công có đúng với tiến độ được vạch

ra hay không Tuy nhiên phương pháp này chỉ thực hiện thích hợp khi số công việc của dự án là ít, đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ Gantt không thể chỉ ra đủ và đúng sự tương tác

và mối quan hệ giữa các công việc, khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quâ nhiều công việc liên tiếp nhau, nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khó khăn phức tạp

Bởi vậy, Ban quản lý dự án cần phải gặp gỡ trao đổi với các bên liên quan với công trình để bàn biện pháp tháo gỡ cũng như thúc đẩy tiến độ thực hiện :

+ Đối với chính quyền và nhân dân địa phương nơi công trình được xây dựng, Tổng công ty rất cần sự nhiệt tình giúp đỡ để có thể hoàn thành công trình

+ Đối với chủ đầu tư, cần đôn đốc thanh toán kịp thời theo khối lượng công việc hoàn thành

+ Đối với bên thiết kế : cần cung cấp đầy đủ thông tin và các bản vẽ thiết kế để chuẩn bị cho công việc, kịp thời trước khi tiến hành thi công

+ Đối với đội ngũ giám sát : cần tạo điều kiện để họ có tinh thần trách nhiệm và tính xây dựng cao

Ngoài ra, để có thể giám sát và thúc đẩy thi công công trình cho kịp tiến độ thực hiện thì Tổng công ty còn yêu cầu các bên tham gia thi công lập các tiến độ tuần, tháng, năm chi tiết và cụ thể hóa tiến độ tổng thể, thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ chung

Dưới đây là một ví dụ về biểu mẫu tiến độ chi tiết :

TIẾN ĐỘ CHI TIẾT HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH

TT TÊN CÔNG VIỆC ĐV KLG

THỜI GIAN THỰC HIỆN

Với bảng theo dõi chi tiết tiến độ thi công, việc chỉnh sửa thời gian thực hiện công việc trên tiến độ chi tiết cũng sẽ cụ thể và dễ dàng hơn cho việc đạt tổng tiến độ đâ đề ra

Trong trường hợp tiến độ thi công không đạt yêu cầu, chậm hơn so với

kế hoạch thì Tổng công ty cần kiên quyết đề nghị các bên thi công phải đạt được tiến độ đề ra cho dù phải tăng ca, thêm giờ tăng cường thêm người hay thiết bị Thưởng phạt nghiêm minh ngay trong việc thực hiện tiến độ chi tiết

để ngăn ngừa sự chậm trễ của tiến độ chung, động viên tất cả mọi người thi công công trình tích cực làm việc, giữ tiến độ cho đúng

Trong quá trình thi công, tất cả các lỗi, phát sinh, thay đổi của công trình đều phải được lưu lại trong nhật ký công trình và những chứng cứ để tránh việc đổ lỗi chậm tiến độ sau này :

Lượng vật tư xuất

Các công viêc thực hiện trong ngày:

Các công việc phát sinh trong ngày:

THI CÔNG TƯ VẤN ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ

Nếu Tổng công ty nhận thầu và giao cho các công ty thành viên thực hiện thì P.QLXD chỉ theo dõi và báo cáo về việc thực hiện tiến độ của công trình so với tiến độ yêu cầu của chủ đầu tư chứ không cấn thiết phải theo dõi các bước chi tiết như đã nêu

Nói tóm lại, việc quản lí thời gian, tiến độ của dự án bao gồm rất nhiều công việc từ việc lập kế hoạch thời gian cho dự án đến việc giám sát thi công

để đảm bảo sao cho tiến độ dự án thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra Quản lý thời gian còn là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác của dự án, thời gian càng kéo dài thì chi phí hoạt động càng lớn chưa kể trả lãi nếu vốn đầu tư là một khoản vay ngân hàng, bởi vậy Tổng công ty cần chú trọng quan tâm đến công tác này để đảm bảo mục tiêu của dự án là hoàn thành theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép

d Quản lý chi phí :

Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

Giữa quản lý phạm vi, quản lý thời gian tiến độ với quản lý chi phi có mối liên hệ rất chặt chẽ

- Từ quản lý phạm vi ta có thể xác định các công việc và hạng mục công việc cần làm để xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc bao gồm chi phí nhân công thi công công trình, chi phí vật tư, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị…và những khoản chi phí trực tiếp khác liên quan đến dự án Dự toán các khoản mục chi phí gián tiếp như: chi phí quản lý, khấu hao thiết bị văn phòng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng và các chi phí khác…Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo bảng kế hoạch

tiến độ công trình và các phương pháp hợp lý rồi từ đó tổng hợp dự toán kinh phí cho dự án để đưa ra tổng vốn đầu tư cần thiết

- Từ quản lý thời gian tiến độ, Phòng QLDA và Ban QLDA có thể theo dõi tiến độ thực hiện công trình và các hạng mục công trình để kiểm soát chi phí dự án bằng cách theo dõi tiến độ chi phí theo tiến độ thực hiện các hạng mục, xác định những thay đổi so với kế hoạch để thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi đó nhằm đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời giúp dự

án có thể hoàn thành, đạt được mục tiêu đề ra

e Quản lý chất lượng:

Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự

án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

Quá trình quản lý chất lượng bao gồm những công việc sau :

* Lập kế hoạch chất lượng dự án :

Lập kế hoạch chất lượng dự án là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án và xác định phương thức để đạt các tiêu chuẩn đó Lập kế hoạch chất lưọng dự án là một bộ phận quan trọng của quá trình lập kế hoạch, sẽ được thực hiện thường xuyên và song hành với nhiều loại kế hoạch khác Lập

kế hoạch chất lượng cho phép định hướng phát triển chất lượng chung trong doanh nghiệp, khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, giảm chi phí liên quan …Tuy nhiên trong một số trường hợp, quản lý chất lượng chặt chẽ có thể phát sinh tăng chi phí hoặc điều chỉnh lại kế hoạch tiến độ thời gian

Nội dung cơ bản của công tác lập kế hoạch chất lượng dự án gồm :

* Xây dựng chương trình, chiến lược, chính sách và kế hoạch hóa chất lượng

* Xác định những yêu cầu chất lượng phải đạt tới trong từng thời kỳ, từng giai đoạn của quá trình thực hiện dự án

* Phân tích tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án, chỉ ra phương hướng kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch chất lượng

Công việc lập kế hoạch chất lượng dự án tại Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng do đơn vị tư vấn thực hiện

+ Bên thi công công trình

+ Bên tư vấn giám sát công trình

+ Đại diện bên chủ đầu tư

Khi hình thành nhóm giám sát thì yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các cán

bộ nhóm giám sát như sau :

+ Có chuyên môn về nghề xây dựng hoặc nghề liên quan tới việc giám sát + Có kinh nghiệm thi công giám sát công trình

+ Được đào tạo, tập huấn về công trình đang giám sát

+ Trung thực và có tính xây dựng cao

- Mở các lớp hướng dẫn biện pháp thi công đối với các cán bộ công nhân viên tham gia thi công trên công trình trước khi bước vào giai đoạn thi công

- Tiến hành kiểm tra, giám sát thường xuyên để xem xét, đôn đốc, nhắc nhở khi các công việc đang được tiến hành Việc đó nhằm tránh được các sơ suất, thiếu sót có thể xảy ra, đồng thời giải đáp thắc mắc, tháo gỡ các khó khăn trong quá trình thi công công trình,

- Tiến hành nghiệm thu từng bước chuyển tiếp công việc để đảm bảo đúng yêu cầu mà chỉ dẫn kỹ thuật của công trình đã đề ra Việc tiến hành dựa trên các mẫu biểu đã được quy định theo các bước công việc và chi tiết của từng công việc đó, như sau :

TÊN DỰ ÁN

TÊN CÔNG TRÌNH Ngày … tháng … năm

TÊN VỊ TRÍ :

PHIẾU NGHIỆM THU TỔNG THỂ CÔNG TRÌNH

TÊN BƯỚC CÔNG VIỆC :

VIỆC CỦA CÔNG TRÌNH

ĐẠT

THI CÔNG

TƯ VẤN

ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ

GHI CHÚ

THI CÔNG TƯ VẤN CHỦ ĐẦU TƯ

Ngày…tháng…năm Ngày…tháng…năm Ngày…tháng…năm