Tiểu luận QLKT - Phân tích các loại thông tin, các loại quyết định trong quản lý kinh té và những yêu cầu chung đối với cán bộ quản lý kinh tế hiện nay

Hệ thống thông tin quản lý là những con người là sự hoạt động có mục đích của họ hướng vào thông tin để bằng các phương tiện kỹ thuật biến thông tin thành những kiến thức cần thiết cho v

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trên thế giới hiện nay đang diễn ra một cuộc cách mạng về thông tin hết sức sôi động Trong xu thế phát triển của thế giới có sự đóng góp của thông tin, khoa học công nghệ Để phát triển thì mỗi quốc gia đều cần có những nguồn lực nhất định và thông tin ngày nay đã trở thành một trong những nguồn lực thực sự của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức Vì vậy, xu hướng chung của xã hội ngày nay là hướng vào một xã hội thông tin, trong xã hội đó những giá trị vật chất mà thông tin và tri thức đem lại chiếm một tỷ lệ lớn trong xã hội Thông tin là một nguồn lực quan trọng góp phần to lớn không chỉ trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động mà còn góp phần tạo ra các giá trị mới, mà sự tăng trưởng của mỗi quốc gia lại phụ thuộc rất lớn vào những giá trị mới trong quốc gia đó Vì vậy, thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào

Đối với Việt Nam hiện nay thì một trong những khâu yếu kém nhất đó là quá trình quản lý Chính bởi sự quản lý còn yếu kém mà chúng ta không tận dụng được các nguồn lực, gây lãng phí nguồn lực cho phát triển, đôi khi còn có những quyết định sai lầm… Vì vậy trong công cuộc đổi mới của đất nước hiện nay đòi hỏi một trình độ quản lý ở mức cao, hoàn thiện hơn và một trong những vấn đề ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý là thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các loại thông tin, các loại quyết định trong quản

lý kinh tế và yêu cầu chung với cán bộ quản lý kinh tế hiện nay

2.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu trên phạm vi khoa học và nghiên cứu thực tế trên phạm vi lĩnh vực quản

lý kinh tế

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu

Nhằm mục đích thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý và ra quyết định trong quản lý kinh tế Phân tích và đưa ra những yêu cầu chung với cán bộ quản lý kinh tế hiện nay

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Xuất phát từ mục đích đề ra, nhiệm vụ của đề tài là làm rõ phân tích các loại thông tin, các loại quyết định trong quản lý kinh tế, làm rõ các nội dung về mặt lý luận Từ đó đặt ra yêu cầu đối với cán bộ quản lý kinh tế hiện nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài dựa trên phương pháp thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp… Phương pháp điển hình tiên tiến trong khi nghiên cứu đề tài

5 Kết cấu

Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, tiểu luận được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về thông tin và ra quyết định trong quản lý kinh tế Chương 2: Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định trong quản lý kinh tế.

Chương 3: Những yêu cầu chung đối với cán bộ quản lý kinh tế hiện nay.

NỘI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT

ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ KINH TẾ 1.1 Thông tin

1.1.1 Khái niệm thông tin

- Thông tin chung:

Thông tin là một khái niệm rộng và phổ biến liên quan đến tất cả các hoạt động của con người như sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khoa học, nghệ thuật, chính trị… Vì vậy cũng có nhiều khái niệm về thông tin khác nhau với nhiều góc độ xem xét khác nhau; góc độ triết học, góc độ tin học, điều khiển học…

Từ nhiều góc độ trên có thể nêu lên một khái niệm về thông tin một cách tổng quát: Thông tin là thông báo tin tức các dữ liệu phản ánh hiện thực khách quan, là thuộc tính đặc biệt của vật chất Nó có thể đưa, truyền đạt, xử lý phục vụ các hoạt động lý luận và thực tiễn của con người

Thông tin luôn phản ánh mối liên hệ qua lại lẫn nhau giữa người gửi tin và người nhận tin hoặc người sử dụng tin

- Thông tin kinh tế

Thông tin kinh tế là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản

lý kinh tế

Thông tin kinh tế là hoạt động thông tin gắn liền với hoạt động kinh tế, xuất phát từ nhu cầu kinh tế và phục vụ cho kinh tế, nó lấy đối tượng phục vụ là sự vận hành kinh tế

- Thông tin quản lý kinh tế

+ Thông tin quản lý kinh tế là những tin tức, sự kiện liên quan đến hoạt động quản lý kinh tế ở cả tầm vĩ mô và vi mô

Ở tầm vi mô: để ra được quyết định kinh doanh, người quản lý phải được thông tin về

nhu cầu, giá cả hàng hóa, về công nghệ, tài chính, chính sách của chính phủ

Ở tầm vĩ mô: trong nền kinh tế thị trường thì một trong những vai trò rất quan trọng

của nhà nước là quản lý của nhà nước về kinh tế và để đề ra những chính sách nhằm quản lý kinh tế nhà nước phải có những thông tin về thị trường, các chủ thể hoạt động kinh tế, hoàn cảnh, điều kiện cụ thể của đất nước

+ Hệ thống thông tin là giải pháp tổ chức và kỹ thuật trong thực tiễn được thiết lập để

sử dụng nội dung thông tin mà chúng ta xử lý

Hệ thống thông tin quản lý là những con người là sự hoạt động có mục đích của họ hướng vào thông tin để bằng các phương tiện kỹ thuật biến thông tin thành những kiến thức cần thiết cho việc ra quyết định, thực hiện tác động, quản lý

Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định là những hệ thống được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được miêu

tả là một quá trình gồm ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng đánh giá các phương

án, lựa chọn phương án Hệ thống sẽ cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định

rõ tình huống mà một quyết định cần phải ra, nó có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp

1.1.2 Đặc điểm của thông tin kinh tế

- Thông tin không phải là vật chất nhưng không tồn tại ngoài các giá trị vật chất, tức

là vật mang thông tin

Xét từ góc độ nhận thức luận, sự trao đổi thông tin giữa hai đối tượng vật chất khác nhau sẽ được đưa thành vật mang tin và vật truyền tin Nhưng xét một cách tổng quát, khi tác động đến một vật khác, mỗi vật sẽ vừa là vật truyền tin, vừa là vật mang tin Vì quá trình quản lý cũng chính là quá trình trao đổi thông tin giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý Với sự phát triển của thế giới ngày càng có nhiều vật mang tin khác nhau như sách báo, tài liệu, các phương tiện truyền thông, thông tin đại chúng, internet…

- Thông tin trong quản lý kinh tế có số lượng lớn và có nhiều mối quan hệ.

Hàng ngày, người quản lý thường tiếp nhận rất nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Với số lượng lớn như vậy thì mỗi người, mỗi doanh nghiệp đều có thể trở thành một trung tâm thu và phát tin Vì vậy những thông tin này cần được tổng hợp lại sao cho ngắn gọn hơn nhưng vẫn chứa đựng đầy đủ những nội dung cần thiết cho việc ra quyết định Những thông tin này cũng có những mối quan hệ tương đối với nhau Chẳng hạn như thông tin về sản phẩm của doanh nghiệp với thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, hay thông tin của nhà quản lý cho cấp dưới với thông tin về đối tượng quản lý Như vậy, ngoài việc tổng hợp lại thông tin nhà quản lý còn phải nắm bắt mối quan hệ trong các thông tin đó để giải quyết các mối quan hệ ấy

- Thông tin phản ánh trật tự và phẩm cấp của quản lý kinh tế

Trong cơ cấu của mỗi tổ chức nhất định có thể hình thành nhiều bậc quản lý vì người lãnh đạo cao nhất không thể bao quát toàn bộ công việc của tổ chức đặc biệt là những

tổ chức có quy mô lớn Ở mỗi cấp quản lý như vậy thì đều có luồng thông tin riêng của mình, các luồng thông tin này được trải theo các kênh tổ chức của hệ thống, nêu

rõ cấp độ quyền hạn của nân cấp Đối với người lãnh đạo của hệ thống, các thông tin đều được quy tụ tập trung giúp cho người lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược so với các nhà quản lý ở các cấp phân hệ

Tuy nhiên mức độ tổng hợp thông tin cao hay thấp còn phụ thuộc vào loại thông tin

và quy trình quản lý Chẳng hạn để thực hiện chức năng hoạch định trong quy trình quản lý, doanh nghiệp cần có thông tin nội bộ và các thông tin từ môi trường bên ngoài, trong đó các thông tin về môi trường bên ngoài chiếm tỉ lệ cao hơn Nhưng để thực hiện chức năng kiểm tra, lại chủ yếu cần các thông tin nội bộ bên trong Ta có thể thấy được mối quan hệ giữa các cấp quản lý và các loại thông tin cần thiết

1.1.3 Chức năng của thông tin kinh tế

- Chức năng hướng dẫn hoạt động kinh tế thực tiễn

Đây là một chức năng rất quan trọng và giữ vai trò số một bởi vì mỗi hoạt động kinh

tế cụ thể để đi đến mục tiêu thì cần có sự hướng dẫn cụ thể Để đạt được mục tiêu thì trước hết, các nhà doanh nghiệp, các tổ chức hoặc nhà nước phải xây dựng các chương trình, kế hoạch sản xuất - kinh doanh nhằm định hướng những hoạt động kinh tế lâu dài hoặc điều chỉnh hoạt động hàng ngày về sản xuất - kinh doanh, xử lý nghiệp vụ

- Chức năng góp phần hình thành tư duy kinh tế lành mạnh

Sự phát triển của nền kinh tế bên cạnh những tác động tích cực còn có nhiều tác động tiêu cực như con người chạy theo lợi ích của cá nhân, không vì lợi ích của tổ chức, tham nhũng… Do đó để quản lý được đất nước, nhà nước phải phổ biến những thông tin về pháp luật nhằm hạn chế những tiêu cực… Mặt khác cùng với sự phát triển của kinh tế thì tư duy kinh tế cũng ngày càng được nâng lên, được phát triển từ chỗ vô thức, từ chỗ chỉ thấy được những lợi ích trước mắt và lợi ích vụn vặt dần dần trở thành tư duy có ý thức, mang tính tự giác, tính khoa học

Thông tin kinh tế giúp con người từ chỗ nhận thức thế giới lợi ích và xã hội tiến tới nhận thức mối quan hệ lợi ích giữa có thể với cộng đồng, đồng thời nó cung cấp những kiến thức do các đối tượng tham gia vào quá trình kinh tế, giúp họ hiểu biết được mục đích, phương pháp, đối tượng khai thác các lợi ích

- Chức năng cung cấp tư liệu cho nghiên cứu khoa học

Thông tin khoa học là kết quả của nghiên cứu khoa học bởi vì nghiên cứu là cỗ máy sản xuất ra tư liệu (máy móc, thiết bị cho sản xuất…), vật liệu phương tiện cho thông tin Nhưng đồng thời thông tin kinh tế lại tạo ra tiền đề mới, vật liệu mới để cho nghiên cứu kinh tế sáng tạo ra các nội dung mới, đề ra các khái niệm, các nội dung học thuật mới Từ các yếu tố mới trên lại tạo ra những giá trị gia tăng mới cho nền kinh tế

1.2 Quyết định quản lý kinh tế

1.2.1 Khái niệm quyết định quản lý kinh tế

Trước khi xem xét quyết định quản lý kinh tế, ta cần xem xét thế nào là quyết định: quyết định là quá trình xác định lựa chọn và thực hiện những phương thức hoạt động nhằm giải quyết vấn đề nhất định

Quyết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm lao động của chủ thể quản lý nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của người hay cấp phải thực hiện quyết định đó Như vậy, quyết định quản lý kinh tế là các chỉ thị mệnh lệnh của chủ thể quản lý nhằm tổ chức định hướng và kích thích các hoạt động kinh tế của đối tượng quản lý để thực hiện mục tiêu của tổ chức

Mỗi quyết định quản lý nhằm trả lời mọi hoặc một số câu hỏi sau: tổ chức cần làm gì? Khi nào làm cái đó? Làm trong bao lâu? Đòi hỏi làm như thế nào?

1.2.2 Chức năng của quyết định quản lý kinh tế

- Chức năng định hướng:

Mỗi quyết định quản lý đều nhằm hướng tới một mục tiêu Vì vậy mỗi quyết định quản lý đều chứa đựng mục tiêu và những nhiệm vụ được đề ra Tính định hướng ở đây thể hiện ở chỗ nó xác định rõ nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện cho những người thực hiện biết họ phải làm gì? Làm như thế nào?

Mặt khác, quyết định quản lý còn tập trung mọi nguồn lực của hệ thống để thực hiện các mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận của hệ thống, tránh sự phân tán nguồn lực như về nhân sự, các yếu tố đầu vào… Ngoài ra cũng tránh sự chồng chéo trong hoạt động của các cấp thực hiện vì làm theo các quyết định là các nhiệm vụ cụ thể từng cấp

- Chức năng bảo đảm nguồn lực cho quyết định

Khi đưa ra quyết định không phải bất cứ phương án nào đi đến được mục tiêu đều được lựa chọn mà chỉ có phương án có chi phí ít nhất mới được lựa chọn, tức tiết kiệm nguồn lực nhất Khi ra quyết định về sản phẩm sản xuất cần dựa vào nguồn lực của công ty để quyết định sử dụng dây chuyền công nghệ nào, nguyên vật liệu từ nguồn nào để đảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp đạt được mức đề ra Như vậy đảm

bảo nguồn lực của các quyết định quản lý đòi hỏi khi đưa ra quyết định, các nhà quản

lý cần xác định rõ nguồn lực vật chất để thực hiện quyết định

- Chức năng phối hợp:

Đối với quản lý, một quyết định đưa ra phải nhằm mục tiêu tổng thể chung của cả hệ thống thông qua việc thực hiện các mục tiêu bộ phận Như vậy các bộ phận của tổ chức không chỉ quan tâm đến mục tiêu riêng của bộ phận mình mà phải xem xét đóng góp của mục tiêu riêng đó vào mục tiêu chung như thế nào Vì vậy quyết định phải thực hiện chức năng phối kết hợp Chức năng này thực hiện trong quá trình đưa ra quyết định có sự phối kết hợp của các bộ phận và cá nhân có liên quan đến quyết định, bao gồm cả bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý, đặc biệt là các bộ phận quản

lý Thực hiện chức năng này nhằm đảm bảo không chồng chéo, mâu thuẫn giữa các quyết định trong tổ chức hay bỏ sót một trong những nhiệm vụ cần làm

- Chức năng động viên cưỡng bức:

Các quyết định mà nhà quản lý đưa ra đều phải có các cấp dưới thực hiện, quyết định được ban hành phải được coi như một mệnh lệnh hành chính mang tính bắt buộc mà cấp dưới phải có trách nhiệm thực hiện Tính bắt buộc thể hiện ở việc ai vi phạm hoặc không hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ bị xử lý nghiêm khắc Tuy nhiên cũng cần phải động viên họ để họ làm việc hăng say hơn, sáng tạo hơn và đạt hiệu quả cao hơn do nhiều khi sự cưỡng bức làm việc sẽ làm triệt tiêu sáng tạo của họ

- Chức năng bảo mật:

Các quyết định quản lý quan trọng cần được đảm bảo bí mật trong một phạm vi nhất định như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, chiến lược sản phẩm mới… Khi các thông tin quyết định bị rò rỉ hay bị đối thủ cạnh tranh nắm được thì doanh nghiệp

sẽ đánh mất cơ hội của thị trường và thất bại khi đó quyết định cần có chức năng bảo mật

CHƯƠNG II: MỐI QUAN HỆ GIỮA THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

TRONG QUẢN LÝ KINH TẾ 2.1 Thông tin là nguyên liệu đầu vào, quyết định quản lý là sản phẩm đầu ra

Quản lý nội dung và thông tin là hai lĩnh vực có liên hệ mật thiết với nhau Nếu không

có thông tin quản lý sẽ không tồn tại với tư cách là quản lý Thông tin ban đầu được thu nhập lại dưới dạng các số liệu dữ liệu cụ thể (nguyên liệu đầu vào) được xử lý và tổng hợp lại bằng một hệ thống xử lý thông tin (quá trình sản xuất) Sau khi đã được

xử lý và tổng hợp một cách đầy đủ các nhà quản lý dựa trên những thông tin ràng buộc này như thông tin môi trường bên trong (điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp), thông tin về môi trường bên ngoài (cơ hội và thách thức từ ngoài) để cho ra những quyết định (đầu ra) phù hợp với những thông tin thu nhận được hay phù hợp với môi trường của tổ chức

2.2 Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến chất lượng ra quyết định

Một quyết định nào đó cũng như một sản phẩm sản xuất ra, chất lượng của mỗi sản phẩm chịu ảnh hưởng chủ yếu của chất lượng các yếu tố đầu vào Đối với loại sản phẩm là quyết định đưa ra thì một trong những yếu tố đầu vào Đối với loại sản phẩm

là quyết định đưa ra thì một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của nó là thông tin phục vụ cho việc ra quyết định Vì vậy chất lượng của thông tin sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của quyết định được đưa ra Do đó không thể dựa vào những thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ để đưa ra các quyết định trong quản lý vì mỗi quyết định sai sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả hệ thống tổ chức

2.3 Thu thập thông tin để làm rõ mục tiêu mà quyết định hướng tới

Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp được đề ra dựa trên những điều kiện nhất định của doanh nghiệp hay điều kiện về môi trường như tiềm lực của doanh nghiệp, tiềm lực của đối thủ cạnh tranh hay thị trường sản phẩm cùng loại với sản phẩm của doanh nghiệp Để nắm bắt được các điều kiện trên thì doanh nghiệp phải thu thập các thông

tin có liên quan Vì mục tiêu luôn gắn với những điều kiện cụ thể và mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian khi mà điều kiện thay đổi