baì tập nhóm môn quản trị hành vi tổ chức

Bùi Thị Kim Vân ĐỀ TÀI: Phần lớn việc ra quyết định cá nhân trong tổ chức là một quá trình không tuân theo mô hình ra quyết định dựa trên lý trí.. Quản trị hành vi tổ chức: Quản trị hàn

Baì tập nhóm 5:

MÔN QUẢN TRỊ HÀNH VI –TỔ

CHỨA

MỤC LỤC

LỚP GaMBA01.X0510

NHÓM 5

BÀI TẬP NHÓM SỐ 2 MÔN QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 5:

1 Trương Trung Nghĩa - Nhóm trưởng

2 Nguyễn Anh Tuấn 6 Nguyễn Thành Trung

3 Tô Thị Giang 7 Bùi Thị Kim Vân

ĐỀ TÀI: Phần lớn việc ra quyết định cá nhân trong tổ chức là một quá trình không tuân

theo mô hình ra quyết định dựa trên lý trí.

Cuộc sống của mỗi người là quá trình ra quyết định và thực hiện các hành vi mà mình quyết định Quá trình đó luôn đặt ra vấn đề là tìm kiếm được giải pháp tối ưu nhất để ra quyết định Theo mô hình ra quyêt định dựa trên lý trí xét về mặt lý thuyết là mô hình tối ưu để chúng ta ra quyết định hiệu quả nhất Tuy nhiên, phần lớn quyết định cá nhân trong tổ chức lại không tuân theo mô hình này Dưới đây, chúng ta sẽ nghiên cứu về hành vi và ra quyết định cá nhân để làm

rõ vẫn đề này

1. Khái niệm và vai trò của hành vi tổ chức

Hành vi tổ chức: Hành vi tổ chức là những hành vi cá nhân diễn ra trong tổ chức, bao gồm:

hành vi và thái độ của cá nhân, sự tương tác giữa hành vi và thái độ cá nhân với tổ chức

Quản trị hành vi tổ chức: Quản trị hành vi tổ chức (OB) là môn học nghiên cứu những ảnh

hưởng của các cá nhân, các nhóm trong tổ chức và cấu trúc của tổ chức với các hành vi diễn ra trong tổ chức đó với mục đích áp dụng những kết quả nghiên cứu để làm tăng tính hiệu quả của

tổ chức

Khái niệm về hành vi cá nhân

Hành vi là hành động, cử chỉ, thái độ, thói quen của con người, bao gồm hành vi vô thức và hành vi có ý thức Mỗi cá nhân trong tổ chức có các hành vi khác nhau, đề giải thích nó chúng

ta sử dụng mô hình OB xem xét rất nhiều nguồn và rất nhiều học thuyết để hiểu được các động lực thúc đẩy hành vi cá nhân Trong đó mô hình đơn giản của hành vi cá nhân (mô hình

MARS) và liệt kê các loại hành vi chính trong thiết lập tổ chức Mô hình MARS, bắt đầu với hai nhân tố ổn định nhất: Giá trị và cá tính

Nghiên cứu hành vi của tổ chức Hiểu các sự kiện trong tổ chức

Dự báo trước các sự kiện trong tổ chức Tác động nên các sự kiện trong tổ chức

Hình 1 – Các lý do nghiên cứu hành vi tổ chức

Mô hình MARS, được thể hiện qua hình 2, là bước khởi đầu khá hữu dụng để tìm hiểu về các động lực của hành vi cá nhân và các hệ quả Mô hình chú trọng đến bốn tác nhân có ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức hành vi của nhân viên và đem lại hiệu quả làm việc: Động lực (motivation), Năng lực (ability), Ý thức công việc (role perception) và yếu tố tình huống (situational factors) Bốn tác nhân này tạo nên các chữ viết tắt “MARS” của tên mô hình

Theo mô hình ta thấy hành vi cá nhân bị tác động bởi vài biến tố cá nhân khác nhau, trong đó tính cách và các giá trị là các đặc điểm ổn định nhất, các cảm xúc, thái độ và áp lực là các đặc điểm tính cách thiếu ổn định hơn, còn nhận thức cá nhân và học vấn thường nằm giữa 2 thái cực này Mỗi yếu tố trên liên quan tới mô hình MARS theo các cách khác nhau

Các giá trị cá nhân ảnh hưởng tới động lực làm việc của nhân viên thông qua cảm xúc và có xu hướng tạo ra ý thức công việc thông qua quá trình nhận thức Học vấn ảnh hưởng tới năng lực của nhân viên, ý thức công việc và động lực làm việc

Các giá trị

Tính cách

Nhận thức

Các cảm xúc và thái độ

Stress









Các yếu tố tình huống

Hành vi và hệ quả

Ý thức công việc

Động lực làm việc

Năng lực

Hình 2: Mô hình MARS về hành vi các nhân và các hệ quả

Động lực làm việc của nhân viên

Động lực tiêu biểu cho sức mạnh bên trong một con người có ảnh hưởng tới định hướng, nỗ lực và tính bền bỉ của cá nhân đó đối với hành vi tự giác Động lực cần duy trì trong thời gian nhất định để đạt đến mục đích cuối cùng

Năng lực

Năng lực của nhân viên cũng tạo ra sự khác biệt trong hành vi cư xử và việc thực hiện nhiệm

vụ Năng lực bao gồm cả năng khiếu bẩm sinh và các khả năng đã được học để hoàn thành công việc Năng khiếu là khả năng bẩm sinh giúp nhân viên tiếp thu các công việc cụ thể nhanh

hơn và thực hiện tốt hơn Có rất nhiều năng khiếu khác nhau, cả về mặt thể chất lẫn tinh thần

và khả năng học tập các kỹ năng của chúng ta bị ảnh hưởng bởi những năng khiếu này Các khả năng đã học được liên quan tới các kỹ năng và kiến thức bạn đã thực sự giành được Điều này bao gồm các kỹ năng thể chất và tinh thần bạn có được cũng như các kiến thức bạn đã học, ghi nhớ và áp dụng cho công việc sau này

Ý thức công việc

Là nhận thức về công việc, trách nhiệm công việc của mỗi cá nhân Để có thể nâng cao ý thức công việc phải bảo đảm rằng nhân viên hiểu trách nhiệm bắt buộc của mình và chỉ ra được mối liên quan giữa công việc của nhân viên với mục tiêu của tổ chức Trong quá trình làm việc nhân viên cũng sẽ xác định được nhiệm vụ cụ thể của mình và nhận được những phản hồi thường xuyên và có ích

Các yếu tố tình huống

Cùng với các yếu tố động lực làm việc, khả năng và ý thức công việc, hoàn cảnh mà con người làm việc cũng có ảnh hưởng tới hành vi và hiệu quả công việc Các yếu tố tình huống bao gồm các điều kiện nằm ngoài tầm kiểm soát cuả nhân viên và có thể có ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến hành vi và công việc Một vài điều kiện từ bên ngoài nhân viên, tổ chức không kiểm soát được như điều kiện kinh tế, văn hóa Một vài điều kiện như ngân quỹ và các cơ sở vật chất phục vụ cho công việc lại chịu sự điều khiển của những người khác trong tổ chức

Các loại hành vi cá nhân trong tổ chức

Con người thể hiện rất nhiều loại hành vi khác nhau trong tổ chức tuy nhiên có thể tổng hợp lại thành 5 nhóm hành vi chính trong tổ chức như hình 3: Hiệu quả công việc; Ý thức trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức; Hành vi cản trở công việc; Tham gia và gắn bó với tổ chức và đi làm chuyên cần

Hiệu quả công việc

Đi làm chuyên cần

Ý thực trách nhiệm Tham gia gắn bó với tổ chức Hành vi cản trở công việc

Hình 3: Các loại hành vi cá nhân trong tổ chức

Hiệu quả công việc

Các hành vi có định hướng của cá nhân nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu thường được gọi

là thực hiện công việc Điều này bao gồm các hành động cũng như quá trình tư duy dẫn đến hành vi

Ý thức trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức:

Ý thức nhân viên trong tổ chức là ý thức trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức vượt lên trên nhiệm vụ của công việc thông thường VD: Những hành động giúp đỡ người khác mà không

vụ lợi, hăng hái tham gia vào các hoạt động của tổ chức, tránh những mâu thuẫn không cần thiết, hoàn thành những nhiệm vụ cao hơn yêu cầu, và chấp nhận thử thách Trong tổ chức có những nhân viên có ý thức trách nhiệm cao trong khi những người khác lại không

Hành vi cản trở công việc

Hành vi cản trở công việc là các hành vi có nguy cơ gây hại cho tổ chức bằng việc ảnh hưởng trực tiếp đến các chức năng hoặc tài sản của tổ chức hay bằng cách gây nguy hại cho nhân viên, làm cho họ làm việc kém hiệu quả Gồm 5 loại: quấy rối người khác, đe dọa, trốn tránh công việc, phá hoại công việc, và các hành động thiếu minh bạch Các hành vi này bao gồm cả những hành động cố ý (chủ định phá hoại tổ chức và các nhân viên trong tổ chức) và do thiếu ý thức (bỏ qua hoặc lảng tránh các hành động mang lại lợi ích cho đồng nghiệp và tổ chức)

Tham gia và gắn bó với Tổ chức

Nếu trong tổ chức không có những nhân viên hiền tài và không gắn bó với tổ chức thì không thể nào đạt được hiệu quả cao Hành vi găn bó với tổ chức cũng bao gồm hoàn thành tốt công việc, có ý thức trách nhiệm với tổ chức và hạn chế những hành vi gây cản trở công việc Nhưng việc găn bó với tổ chức lại một phần lớn do chính tổ chức đó trong việc quản trị nhân sự, tạo lập môi trường làm việc

Ngoài ra hành vi cá nhân và hiệu quả còn bị ảnh hưởng và tác động bới các giá trị và tính cách

cá nhân

Giá trị là sự bền vững, những niềm tin đáng giá dẫn dắt tư duy và hành động của chúng ta trong những hoàn cảnh khác nhau Các giá trị định hướng cho hành vi đạo đức và tạo lập nên hành vì đạo đức

Tính cách cá nhân liên quan tới mô hình ổn định trong các hành vi cư xử và tính thống nhất trong suy nghĩ dùng để giải thích xu hướng cư xử của một con người Bao gồm: Tận tâm, Dễ chấp nhận, Lo âu, Sẵn sàng học hỏi, và Hướng ngoại

2. Khái niệm Quyết định cá nhân và mô hình ra quyết định

Ra quyết định:

Ra quyết định là một quá trình ý thức để lựa chọn một hay nhiều khả năng nhằm đạt được một số kết quả mong muốn Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một nhà quản trị thực sự có hiệu quả

Mô hình ra quyết định theo lý trí:

Đây là mô hình (Hình 4) nguyên lý cơ bản của quá trình ra quyết định, qua đó chúng ta có thể nghiên cứu các bước của việc ra quyết định Tuy nhiên trong thực tế hầu như việc ra quyết định đều không tuân theo mô hình này

1 Xác định vấn đề hay cơ hội

2 Chọn phương pháp quyết định

3 Chọn các giải pháp để chọn lựa

6 Đánh giá kết quả của quyết định

5 Thực hiện giải pháp đã chọn lựa

4 Chọn giải pháp tốt nhất

Hình 4: Mô hình ra quyết định theo lý trí Bước đầu tiên khi ra quyết định là phải nhận ra được rằng vấn đề hoặc một cơ hội đang tồn tại đòi hỏi một quyết định Vấn đề là sự chênh lệch giữa tình huống hiện tại và tình huống mong muốn – nó là khoảng cách giữa “là cái gì” và “nên là cái gì” Sự khác biệt này là dấu hiệu cho thấy các nguyên nhân gốc rễ cơ bản cần phải được xử lý giải quyết Cơ hội là sự

chênh lệch giữa những mong muốn hiện tại và một tình huống có khả năng tốt hơn mà trước kia chưa tính tới Nói một cách khác, những người ra quyết định biết rằng những quyết định của mình có thể đem lại những kết quả ngoài mục tiêu hay dự tính Trước khi bạn bắt đầu quá trình ra quyết định, hãy chắc chắn là quyết định mà bạn sắp đưa ra thật sự là quyết định

mà bạn phải làm Nếu không là như vậy thì bạn hãy để mặc vấn đề

Bước thứ hai là xác định loại quyết định thích hợp nhất Một vấn đề quan trọng là đây có phải

là quyết định đã được lập trình hay không Một quyết định được lập trình tuân thủ các thủ tục hoạt động tiêu chuẩn Loại quyết định này không cần phải nghiên cứu để chọn lựa giải pháp bởi giải pháp tối ưu đã được xác định và chứng minh

Quyết định không lập trình sẵn bao gồm tất cả các bước trong mô hình ra quyết định bởi các vấn đề đều rất mới, phức tạp hay không rõ ràng Trong những trường hợp này, người ra quyết định phải tìm kiếm các giải pháp chọn lựa và khả năng lựa chọn một giải pháp duy nhất Các quyết định đã lập trình sẵn đương nhiên loại trừ tất cả các quyết định không được lập trình bởi chúng ta dựa trên những giải pháp có sẵn khi vấn đề cũ xuất hiện trở lại

Bước thứ ba trong mô hình quyết định lý trí là liệt kê những giải pháp để chọn lựa Bước này thường bắt đầu bằng việc tìm kiếm những giải pháp sẵn có, như những thực tế xử lý tốt những vấn đề tương tự Nếu không tìm thấy một giải pháp lý trí, người ra quyết định sẽ vạch ra giải pháp theo thực tế hoặc chỉnh sửa một giải pháp sẵn có

Bước thứ tư là chọn giải pháp tốt nhất Trong một quy trình hoàn toàn dựa vào lý trí, bước này

sẽ liên quan tới việc xác định tất cả các yếu tố làm cơ sở để lựa chọn giải pháp Các trọng số được đặt ra một cách tương ứng phản ánh tầm quan trọng của các yếu tố này, mỗi giải pháp được đánh giá dựa trên các yếu tố này, sau đó tính tổng giá trị của mỗi giải pháp dựa trên sự đánh giá và trọng lượng của của các yếu tố

Bước 5 trong mô hình ra quyết định lý trí là thực hiện giải pháp đã chọn lựa Nếu bạn muốn thành công ở giai đoạn quan trọng này thì bạn phải cần triển khai ít nhất là một số trong những kỹ năng sau đây: Làm rõ vấn đề, nội dung quyết định; Thiết lập cấu trúc để thực hiện; Trao đổi thông tin cụ thể chỉ tiết đến những người liên quan; Xác định tiến trình cụ thể chi thực hiện quyết định; Đưa ra các ví dụ chuẩn nếu có; Chấp nhận rủi ro trong quá trình thực hiện; Tin tưởng quyết định sẽ được thực hiện đúng mong muốn, và tin tưởng vào nhân viên Bước 6, đánh giá liệu khoảng cách giữa “hiện thực – what is và mong muốn – what ought to be” có được thu hẹp không Điều lý tưởng là thông tin này phải bắt nguồn từ hệ thống điểm chuẩn tiếp nhận và theo dõi những ý kiến phản hồi có liên quan tới quyết định Đánh giá quyết định có được thực hiện đúng quy trình kế hoạch hay không và đánh giá hiệu quả của chính quyết định và quá trình ra quyết định

3. Những vấn đề của mô hình ra quyết định lý trí

Mô hình lý trí rất logic, nhưng nó hiếm khi hoạt động trên thực tế Một trong những lý do là bởi mô hình lý trí coi con người là những cỗ máy xử lý thông tin hiệu quả và logic Nhưng thực tế con người có khó khăn khi nhận biết vấn đề; họ không thể (hay sẽ không) xử lý đồng thời khối lượng lớn thông tin cần thiết để tìm ra giải pháp tốt nhất; và họ có khó khăn trong việc nhận ra thời điểm sự lựa chọn của họ thất bại Lý do thứ hai mô hình lý trí không phù hợp với thực tế là bởi mô hình này chú trọng vào lối suy nghĩ logic và hoàn toàn bỏ qua thực

tế rằng tình cảm cũng ảnh hưởng, thậm chí còn có thể kiểm soát, quá trình ra quyết định Tình cảm vừa hỗ trợ, vừa can thiệp vào quá trình tìm kiếm các quyết định tốt nhất của chúng

ta

Nhận biết các vấn đề và cơ hội

Nhận biết vấn đề và cơ hội là bước đầu tiên trong quá trình ra quyết định, và có thể cho rằng

đó là bước quan trọng nhất Nhưng những vấn đề và các cơ hội không hiển hiện rõ ràng cụ thể mà chúng ta phải phân tích, chuyển dịch các thông tin thành các cơ sở căn cứ để nhận ra vấn đề và cơ hội Trong quá trình phân tích chuyển dịch sẽ bị ý chủ quan thiên vị của con người làm sai lệch Con người xử lý thông tin thông qua cả trung tâm lí trí và trung tâm tình cảm trên não người, vừa logic, vừa tình cảm

Những định kiến về mặt nhận thức và những sai lầm của kỹ năng chẩn đoán

Định kiến thiên lệch do nhận thức: Việc xử lý thông tin của con người dựa trên kiến thức không đầy đủ, hoàn thiện, định kiến nhận thức làm cho thông tin bị sang lọc vô ý dẫn đến thiếu thông tin

Bảo thủ, duy ý trí đánh giá, xử lý thông tin không khách quan mà theo thói quen, kinh nghiệm đã trải qua không nhận thực được vấn đề mới

Nhận thức của mỗi người là khác nhau do đó xác định vấn đề, cơ hội và xử lý thông tin cũng khác nhau

Ảnh hưởng chính trị bởi người khác Những người có quyền lợi liên quan đến quyết định luôn có xu hướng gây tác động ảnh hưởng đến người ra quyết định để họ có lợi;

Không rõ những gì đang xảy ra nên tự gán cho cho nó 1 vấn đề gì đó

Thiếu thời gian để kịp xử lý, phân tích thông tin để nhận ra vấn đề, cơ hội

Tình huống phức tạp không xử lý được

Coi giải pháp là vấn đề do kỹ năng của người ra quyết định kém Một lỗi chẩn đoán phổ biến

là khuynh hướng xác định vấn đề dưới dạng giải pháp Cũng phần do người ra quyết định có sẵn các giải pháp đã được áp dụng hiệu quả từ trước nên áp đặt vào quá trình xử lý