Quản lý văn phòng trong quan hệ lao Động chương 9 thiết bị văn phòng

BẢN DỊCH TÓM TẮT NỘI DUNG:KHÁI NIỆM: Trang thiết bị văn phòng là những dụng cụ, máy móc được sử dụng trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp.. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống th

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA LAO ĐỘNG & CÔNG ĐOÀN

QUẢN LÝ VĂN PHÒNG TRONG QUAN HỆ LAO ĐỘNG

CHƯƠNG 9: THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

GVHD: Phạm Thị Thật Thành viên ( Nhóm 08 ):

Vũ Trương Tường Vy - A2200104 Bùi Nguyễn Châu Ngân - A2200002 Phan Trung Chánh - A2200086 Phan Tấn Tài - A2200082

Lê Mai Yến Nhi - C2200030

Ngày 22 Tháng 10 năm 2024

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ ĐÁNH GIÁ NHÓM 08

1 Vũ Trương Tường Vy A2200104 Tìm nội dung 100%

2 Bùi Nguyễn Châu Ngân A2200002 Bổ sung nội dung + Word 100%

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bản báo cáo này, chúng em xin chân thành cảm ơn GV Phạm Thị Thật đã hướng dẫn nhóm em trong suốt môn học Quản lý văn phòng trong quan hệ lao động và luôn tạo ra một môi trường để chúng em có thể học tập, rèn luyện và trưởng thành

Đồng thời cũng xin cảm ơn các thành viên trong nhóm 8 đã giúp đỡ, góp ý, hỗ trợ nhau cùng hoàn thiện, cùng cố gắng để hoàn thành báo cáo

Và trong báo cáo này, nhóm sẽ cung cấp những kiến thức về nội dung “Chương 9: Thiết bị văn phòng” như một phần tài liệu tham khảo, học tập để các bạn hoàn thành môn học Quản lý văn phòng trong quan hệ lao động Trong quá trình nghiên cứu, và học tập từ chủ đề sẽ có những thiếu sót về những kiến thức, nên nhóm mong cô cùng các bạn có thể chia sẻ và đóng góp những

ý kiến để nhóm chúng em có thể học tập và tiến bộ hơn trong những lần sau

Xin chân thành cảm ơn cô

ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Xác nhận của giảng viên

(Ký và ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

Contents

BẢN DỊCH TÓM TẮT NỘI DUNG: 7

NỘI DUNG 9

I KHÁI NIỆM: 9

II THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 9

1 ĐIỆN THOẠI: 9

1.1 Lịch sử phát triển của điện thoại: 9

1.2 Tính năng chính của điện thoại văn phòng: 9

2 THƯ THOẠI VÀ MÁY TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG 9

2.1 Thư thoại: 9

2.2 Máy trả lời tự động: 10

3 MÁY FAX 11

3.1 Sự tồn tại và vai trò của máy fax trong văn phòng hiện đại: 11

3.2 Tính năng tích hợp của máy fax hiện đại: 11

4 MÁY TÍNH VĂN PHÒNG: 11

4.1 Thành phần cấu tạo của hệ thống máy tính văn phòng: 11

4.2 Vai trò của phần mềm và hệ điều hành trong quản lý công việc: 12

5 THIẾT BỊ LƯU TRỮ 12

5.1 Phân loại thiết bị lưu trữ: bộ nhớ tạm thời (RAM) và bộ nhớ vĩnh viễn: .12 5.2 Sự khác biệt giữa RAM và bộ nhớ vĩnh viễn: 13

6 MÁY PHOTOCOPY: 13

6.1 Vai trò của máy photocopy trong văn phòng: 13

6.2 Tính năng hiện đại của máy photocopy (scan, in, gửi email): 13

7 MÁY CHIẾU 14

7.1 Tầm quan trọng của máy chiếu: 14

7.2 Các loại máy chiếu và tính năng của chúng: 14

8 MÁY HỦY TÀI LIỆU 14

8.1 Lợi ích của máy hủy tài liệu: 14

8.2 Các loại máy hủy tài liệu và đặc điểm: 14

III CÂU HỎI: 15

IV TÀI LIỆU THAM KHẢO: 17

BẢN DỊCH TÓM TẮT NỘI DUNG:

KHÁI NIỆM:

Trang thiết bị văn phòng là những dụng cụ, máy móc được sử dụng trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp Chúng đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

ĐIỆN THOẠI

Dịch vụ điện thoại đã phát triển rất nhiều kể từ khi được phát minh vào cuối thế kỷ 19 Ban đầu, dịch vụ điện thoại rất thô sơ và hạn chế Không phải ai cũng có điện thoại và không phải nơi nào cũng có thể gọi được Chỉ những thị trấn nào lắp đặt cột điện và chạy dây mới có dịch vụ, và nhiều người phải dùng chung một đường dây điện thoại

Ngày nay, dịch vụ điện thoại đã trở nên phổ biến Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống thư thoại

và máy trả lời tự động để nhận tin nhắn, kết nối máy tính với nhau và gửi fax đến các văn phòng trên khắp thế giới

THƯ THOẠI VÀ MÁY TRẢ LỜI

Khi bạn không có mặt ở bàn làm việc và không ai khác có thể trực tiếp trả lời điện thoại, việc sử dụng hệ thống thư thoại là rất quan trọng Bạn không muốn bỏ lỡ những cuộc gọi quan trọng cho cấp trên hoặc bản thân mình Khách hàng ngày nay kỳ vọng các công ty, dù nhỏ hay lớn, đều có

sử dụng thiết bị này

Hệ thống thư thoại tự động nhận cuộc gọi đến và chuyển đến các hộp thư thoại của từng nhân viên Tất cả tin nhắn được lưu trữ trong hệ thống điện thoại của công ty hoặc của nhà cung cấp dịch vụ

Integrated Messaging (Nhắn tin tích hợp)

Dịch vụ này cho phép nhận tin nhắn thoại dưới dạng tệp đính kèm email bằng phần mềm như Microsoft Outlook Tin nhắn thường kèm theo thông tin về người gọi, như số điện thoại hoặc địa chỉ email Bạn có thể nghe tin nhắn bằng cách mở email và nhấp vào tệp âm thanh đính kèm

MÁY FAX

Mặc dù email đang dần thay thế fax, hiện nay vẫn còn hàng triệu máy fax đang hoạt động và hàng triệu bản fax được gửi đi hàng năm Các máy fax ngày nay nhanh hơn và linh hoạt hơn nhiều Có các sản phẩm tích hợp máy fax với hệ thống nhắn tin thoại của điện thoại văn phòng, giúp bạn dễ dàng kiểm tra tin nhắn fax khi không có mặt tại văn phòng

MÁY TÍNH VĂN PHÒNG

Các công ty thuộc mọi quy mô đều sử dụng máy tính cá nhân hoặc máy tính để bàn trong văn phòng Máy tính giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa nhiều nhiệm vụ

lặp lại như xử lý văn bản, lập hóa đơn và lưu trữ hồ sơ Chúng có nhiều cấu hình khác nhau, hỗ trợ cả hệ điều hành Microsoft Windows và Apple Macintosh

Hệ thống máy tính gồm nhiều phần tử phụ trợ như bàn phím, màn hình, chuột, ổ đĩa và máy in Một hệ thống máy tính thực sự bao gồm năm phần tử:

-Thiết bị đầu vào như bàn phím hoặc chuột giúp bạn giao tiếp với máy tính

-Thiết bị đầu ra như màn hình hoặc máy in giúp máy tính giao tiếp với bạn

-Bộ xử lý dữ liệu (CPU) là "bộ não" của hệ thống máy tính

-Hệ thống lưu trữ như ổ đĩa cứng để lưu trữ công việc của bạn

-Phần mềm cung cấp các chỉ dẫn cho máy tính thông qua các chương trình

THIẾT BỊ LƯU TRỮ

Khả năng lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất thông tin từ phương tiện lưu trữ dữ liệu vĩnh viễn là lý tưởng để giúp thư ký tổ chức và quản lý hiệu quả hơn các hoạt động hàng ngày Máy tính lưu trữ công việc của bạn ở hai khu vực: bộ nhớ tạm thời (RAM) và bộ nhớ vĩnh viễn Thông tin lưu trữ trong RAM chỉ tồn tại khi máy tính được bật

MÁY PHOTOCOPY

Máy photocopy là một công cụ không thể thiếu trong văn phòng Mặc dù sự ra đời của máy tính

cá nhân và phần mềm xử lý văn bản đã giảm thiểu nhu cầu sao chép, nhiều tài liệu không được tạo ra từ máy tính vẫn cần phải sao chép

MÁY CHIẾU

Máy chiếu overhead và máy chiếu video thường được sử dụng trong các cuộc họp và bài thuyết trình trước đám đông lớn

MÁY HỦY TÀI LIỆU

Để bảo vệ các tài liệu nhạy cảm, máy hủy tài liệu được sử dụng để tiêu hủy các bản nháp và tài liệu cũ thay vì vứt vào thùng rác Máy hủy tài liệu có nhiều kích cỡ khác nhau, từ những mẫu nhỏ để bàn đến những máy lớn độc lập

NỘI DUNG

I KHÁI NIỆM:

- Thiết bị văn phòng: Là những dụng cụ, máy móc được sử dụng trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp Chúng đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

II THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

1 ĐIỆN THOẠI:

1.1 Lịch sử phát triển của điện thoại:

- Dịch vụ điện thoại đã phát triển từ cuối thế kỷ 19, từ những hệ thống liên lạc thô sơ cho đến mạng lưới hiện đại ngày nay Doanh nghiệp sử dụng hệ thống thư thoại và máy trả lời tự động để nhận tin nhắn và kết nối thông tin

- Điện thoại hiện đại được trang bị nhiều tính năng như hộp thư thoại, gọi hội nghị, và tích hợp với máy tính

1.2 Tính năng chính của điện thoại văn phòng:

- Hệ thống điện thoại trong văn phòng có thể sử dụng để gọi điện, nhận cuộc gọi và chuyển cuộc gọi, ghi âm, và tự động chuyển tin nhắn khi người nhận vắng mặt

- Giúp đảm bảo liên lạc liên tục và hiệu quả

- Ví dụ: Tại các văn phòng hành chính nhân sự, điện thoại thường được dùng để tiếp nhận cuộc gọi từ ứng viên hoặc nhân viên về thông tin tuyển dụng, hợp đồng lao động, hoặc các vấn đề nhân sự

2 THƯ THOẠI VÀ MÁY TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG

2.1 Thư thoại:

- Thư thoại rất quan trọng khi nhân viên không thể trực tiếp trả lời điện thoại Hệ thống sẽ

tự động nhận cuộc gọi và lưu tin nhắn, giúp nhân viên có thể xử lý sau khi trở lại làm việc

- Tính năng chính:

+ Lưu trữ tin nhắn: Người nhận có thể nghe lại tin nhắn bất kỳ lúc nào.

+ Thông báo thư thoại: Khi có tin nhắn mới, hệ thống sẽ thông báo để người dùng biết có tin cần kiểm tra

+ Truy cập từ xa: Người dùng có thể nghe lại thư thoại từ xa qua điện thoại hoặc email nếu được tích hợp

+ Chuyển tiếp thư thoại: Tin nhắn có thể được chuyển tiếp cho người khác trong hệ thống nội bộ

- Ưu điểm:

+ Không bỏ lỡ thông tin quan trọng

+ Dễ dàng truy cập ở bất cứ đâu nếu có tính năng truy cập từ xa

- Nhược điểm:

+ Mất thời gian để kiểm tra và nghe toàn bộ thư thoại

+ Một số hệ thống không hỗ trợ lưu trữ số lượng lớn thư thoại

- Ví dụ: Công ty FPT: Áp dụng hệ thống thư thoại tự động giúp nhân viên không bỏ lỡ

cuộc gọi quan trọng Khi không có mặt, tin nhắn sẽ được gửi về email của nhân viên, cho phép họ kiểm tra và phản hồi nhanh chóng Nhân viên có thể nghe tin nhắn qua điện thoại hoặc qua email để đảm bảo thông tin không bị bỏ sót

2.2 Máy trả lời tự động:

- Là hệ thống điện thoại tự động trả lời cuộc gọi và hướng dẫn người gọi qua các tùy chọn (thường sử dụng bàn phím bấm số) để họ có thể tự động kết nối với đúng phòng ban hoặc

cá nhân cần liên hệ

- Tính năng chính:

+ Trả lời tự động: Tự động chào hỏi và đưa ra các tùy chọn cho người gọi mà không cần

có người thật trả lời

+ Chuyển hướng cuộc gọi: Tùy theo lựa chọn của người gọi, cuộc gọi sẽ được chuyển

+ Tăng tính chuyên nghiệp và giảm tải cho nhân viên trong việc xử lý cuộc gọi.

+ Tiết kiệm thời gian cho người gọi

- Nhược điểm:

+ Người gọi có thể cảm thấy không được thoải mái vì phải tương tác với 1 hệ thống tự động thay vì là 1 con người

+ Gây khó khăn cho người không quen sử dụng hệ thống tự động

- Ví dụ: Khách sạn Marriott sử dụng hệ thống máy trả lời tự động để quản lý cuộc gọi từ

khách hàng Khi khách hàng gọi đến, họ sẽ được chào đón bằng một thông điệp tự động

và được hướng dẫn qua các tùy chọn như đặt phòng, yêu cầu hỗ trợ, hoặc thông tin về dịch vụ

3 MÁY FAX

3.1 Sự tồn tại và vai trò của máy fax trong văn phòng hiện đại:

- Dù email đang dần thay thế, máy fax vẫn giữ vai trò quan trọng trong các giao dịch yêu cầu văn bản giấy chính thức Máy fax đảm bảo tính bảo mật và tính xác thực của tài liệu được gửi đi

3.2 Tính năng tích hợp của máy fax hiện đại:

- Nhiều máy fax hiện nay có khả năng nhận và gửi tài liệu qua hệ thống email hoặc qua các ứng dụng trực tuyến, giúp tăng tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian trong giao dịch

- Ví dụ: Tại các công ty luật, máy fax thường được sử dụng để gửi tài liệu pháp lý quan

trọng đến tòa án hoặc đối tác Máy fax hiện đại giúp chuyển tài liệu nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý

4 MÁY TÍNH VĂN PHÒNG:

- Máy tính cá nhân và máy tính để bàn là thiết bị thiết yếu trong mọi văn phòng, giúp tăng năng suất bằng cách tự động hóa các công việc như xử lý văn bản, lập hóa đơn và lưu trữ

hồ sơ

4.1 Thành phần cấu tạo của hệ thống máy tính văn phòng:

- Thiết bị đầu vào: như bàn phím và chuột để nhập thông tin

- Thiết bị đầu ra: như màn hình và máy in để hiển thị và xuất dữ liệu.

- Bộ xử lý (CPU): là "bộ não" của máy tính, xử lý mọi tác vụ

- Hệ thống lưu trữ: chẳng hạn như ổ cứng, để lưu trữ dữ liệu dài hạn

- Phần mềm: gồm các chương trình như hệ điều hành và ứng dụng văn phòng, giúp máy tính thực hiện các nhiệm vụ

4.2 Vai trò của phần mềm và hệ điều hành trong quản lý công việc:

- Các phần mềm văn phòng giúp xử lý văn bản, bảng tính, báo cáo, và lưu trữ hồ sơ

- Hệ điều hành giúp quản lý tài nguyên hệ thống, phân bổ công việc cho phần mềm và điều khiển các thiết bị ngoại vi

- Ví dụ: Một nhân viên nhân sự sử dụng máy tính để lưu trữ dữ liệu ứng viên, lập báo cáo

lương và quản lý các hệ thống phần mềm nhân sự như quản lý ngày nghỉ và hồ sơ nhân viên

5 THIẾT BỊ LƯU TRỮ

5.1 Phân loại thiết bị lưu trữ: bộ nhớ tạm thời (RAM) và bộ nhớ vĩnh viễn:

- Thiết bị lưu trữ giúp tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả Máy tính chia thành bộ nhớ tạm thời (RAM) và bộ nhớ vĩnh viễn:

A Bộ nhớ tạm thời (RAM):

- Ý nghĩa: RAM (Random Access Memory) là nơi máy tính lưu trữ dữ liệu tạm thời trong

khi chương trình đang chạy Nó giúp máy tính truy cập nhanh vào dữ liệu cần thiết để thực thi các tác vụ

- Đặc điểm:

+ Tốc độ truy xuất rất nhanh

+ Dữ liệu trong RAM sẽ bị mất khi máy tính tắt

+ RAM được sử dụng để xử lý công việc hiện tại của máy tính như chạy phần mềm,

B Bộ nhớ vĩnh viễn

- Ý nghĩa: Bộ nhớ vĩnh viễn (ví dụ như ổ cứng, SSD, hoặc thiết bị lưu trữ ngoài) là nơi lưu

trữ dữ liệu lâu dài, ngay cả khi máy tính tắt

- Đặc điểm:

+ Tốc độ truy xuất chậm hơn so với RAM

+ Dữ liệu trong bộ nhớ vĩnh viễn sẽ vẫn tồn tại sau khi máy tính tắt hoặc khởi động lại + Được dùng để lưu trữ dữ liệu dài hạn như tài liệu, phần mềm, hệ điều hành, v.v

+ Ví dụ: Khi bạn lưu tệp Excel đã chỉnh sửa xuống ổ cứng, dữ liệu này sẽ được lưu trữ

vĩnh viễn Bạn có thể tắt máy và khi bật lại, tệp vẫn sẽ ở đó

5.2 Sự khác biệt giữa RAM và bộ nhớ vĩnh viễn:

- Chức năng: RAM là bộ nhớ tạm thời dùng để hỗ trợ quá trình xử lý tác vụ nhanh chóng, trong khi bộ nhớ vĩnh viễn là nơi lưu trữ dữ liệu lâu dài

- Thời gian lưu trữ: Dữ liệu trong RAM bị xóa khi tắt máy, còn trong bộ nhớ vĩnh viễn thì không

- Tốc độ: RAM truy xuất nhanh hơn nhiều so với bộ nhớ vĩnh viễn

6 MÁY PHOTOCOPY:

6.1 Vai trò của máy photocopy trong văn phòng:

- Máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong văn phòng để sao chép các tài liệu như hợp đồng, báo cáo, hoặc giấy tờ không được tạo từ máy tính

6.2 Tính năng hiện đại của máy photocopy (scan, in, gửi email):

- Nhiều máy photocopy hiện đại tích hợp các chức năng như quét tài liệu, in, và gửi email trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình xử lý tài liệu

- Ví dụ: Văn phòng Công ty Chứng Khoán: Các nhân viên thường xuyên sao chép báo cáo

tài chính, thông tin thị trường, và tài liệu khách hàng Máy photocopy đa chức năng được

sử dụng để quét, in và sao chép, tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong việc chuẩn bị tài liệu

7 MÁY CHIẾU

7.1 Tầm quan trọng của máy chiếu:

- Máy chiếu giúp trình bày thông tin trực quan trong các cuộc họp và buổi thuyết trình, làm cho các số liệu, biểu đồ và video dễ dàng theo dõi

7.2 Các loại máy chiếu và tính năng của chúng:

- Máy chiếu hiện nay gồm máy chiếu trên cao và máy chiếu video, thường dùng trong các phòng họp hoặc hội nghị để trình chiếu tài liệu và video lên màn hình lớn

- Ví dụ: Trong một buổi họp nội bộ của phòng nhân sự, máy chiếu được sử dụng để trình

bày kế hoạch tuyển dụng, chính sách đào tạo nhân viên, hoặc báo cáo hiệu quả công việc Điều này giúp mọi người dễ theo dõi và hiểu rõ các số liệu, biểu đồ và nội dung được thảo luận

8 MÁY HỦY TÀI LIỆU

8.1 Lợi ích của máy hủy tài liệu:

- Máy hủy tài liệu giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp bằng cách tiêu hủy các tài liệu giấy chứa thông tin quan trọng, tránh rò rỉ thông tin

8.2 Các loại máy hủy tài liệu và đặc điểm:

- Máy hủy tài liệu có nhiều kích thước và công suất khác nhau, từ loại nhỏ để bàn đến loại lớn dùng trong doanh nghiệp với khả năng hủy nhiều tài liệu cùng lúc Một số máy còn

có thể hủy thẻ tín dụng và đĩa CD

- Ví dụ: Các công ty tài chính thường sử dụng máy hủy để bảo vệ các bản sao tài liệu

khách hàng