LUẬN VĂN: Tổ chức công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Nguyên Liên docx

Bên cạnh công tác quản lý chỉ đạo phòng, còn có nhiệm vụ thanh toán tiền lương và bảo hiểm cho nhân viên, việc mua bán hàng hóa, chi phí mua vào – bán ra, đồng thời theo dõi tình hình tă

LUẬN VĂN:

Tổ chức công tác kế toán hàng hóa

và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty

TNHH Nguyên Liên

LờI NóI ĐầU

Hàng năm vừa qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế và với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đã tạo điều kiện cho ngành thưong mai- dịch vụ nước ta trưởng thành và phát triển,góp phần tích cực vào việc thỏa mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng xã hội,nâng cao chất lượng cuộc sống

Trong điều kiện hiện nay,với xu hướng toàn cầu hóa,quan hệ buôn bán thương mại giữa nước ta với các nước bạn ngày càng đươc mở rộng về mọi mặt Do vậy, vai trò của ngành thương mại đã trở lên rất quan trọng, không chỉ là cầu nối giữa sản xuất với kinh doanh trong nước và còn mở rộng sang các nước trên thê giới Điều này đã góp phần làm cho sản xuât trong nước phát triển sâu rộng, hàng hóa ngày càng phong phú đa dạng về chủng loại mẫu mã, chất lượng hàng hóa ngày càng được đảm bảo

Thương mại là lĩnh vực trao đổi hàng hóa thông qua mua bán trên thị trường quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể hiểu là việc dự trữ- bán ra các loại hàng hóa,dịch vụ Trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh.Bởi vi,chỉ khi bán đuợc hàng thì mới bảo toàn và tăng tốc

độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước , cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ CNV, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh Đó chính là lý do mà các nhà quản lý

DN, không thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản, hàng hóa nhằm đảm bảo tính năng động sáng tạo và tự chủ trong sản xuất kinh doanh Tính toán và xác định hiệu quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh, làm

cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh đối với doanh nghiệp thương mại thì kế toán tiêu thụ hàng hóa là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công việc

kế toán Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hành hóa là yêu cầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thương mại nào

Hiện nay, tại việt nam số lượng các công ty nhỏ có quy mô vốn khoảng 01 tỷ đồng

là rất lớn và có đóng góp đáng kể vào sự phát triển chung của đất nước, giải quyết công

ăn việc làm cho một lượng lớn lao động

Phần một : Đặc điểm chung về tổ chưc công tác kế toán hàng hóa va tiêu thụ hàng hóa của Công ty TNHH Nguyên Liên

Phần hai:Tổ chức công tác kế toán hàng hóa va tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH Nguyên LiênPhần ba: Nhận xét kết luận về công tác kế toán nói chung và công tác

kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH Nguyên Liên

PHầN 1: ĐặC ĐIểM CHUNG Về Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN CủA CÔNG TY

TNHH NGUYÊN LIÊN

1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

1.1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Nguyên Liên

Để đảm bảo cho bộ máy tài chính – kế toán hoạt động có hiêu quả thích ứng với loại

hình doanh nghiệp của mình công ty TNHH Nguyên Liên đã lựa chọn loại hình tổ chức

công tác tài chính - kế toán tập trung Theo hình thức tổ chức này ,chứng từ về tài chính

kế toánđươc gửi về phòng TC-KT kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện nghiệp vụ phân

tích tài chính

1.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty

SƠ Đồ Bộ MáY TàI CHíNH -Kế TOáN

Kế toán công

nợ

Kế toán Tiền lương

và bảo hiểm

Kế toán chi phí

Kế toán TSL

Đ

Kế toán tiền

quản

lý hàng

hoá

Kế toán công nợ tạm ứng phải thu

và vay đối tượng khác

Kế toán chi phí bán hàng

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán giao dịch tiền

Thủ quỹ

và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính Bên cạnh công tác quản

lý chỉ đạo phòng, còn có nhiệm vụ thanh toán tiền lương và bảo hiểm cho nhân viên, việc mua bán hàng hóa, chi phí mua vào – bán ra, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm TSLĐ của công ty

-Một kế toán kiêm công nợ và kế toán tiền: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu - phải trả khách hàng, thanh toán với công nhân viên, người mua hàng, khách hàng, theo dõi ghi chép việc thu chi tiền ở Công ty kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng ở Công ty

-Một kế toán kiêm kế toán tổng hợp, kế toán thuế, hóa đơn và kế toán hàng hóa: có trách nhiệm ghi chép việc nhập-xuất-tôn kho hàng hóa đông thời theo dõi thuế đầu vào và thuế đầu ra

-Thủ quỹ: có trách nhiệm cập nhật các chứng từ thu và chi trong ngày, phát lương cho CNV, kiểm tra sự tăng giảm quỹ để báo cáo cho cấp trên lúc cần thiết

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán ở công ty TNHH Nguyên Liên

1.2.1 Hình thức sổ kế toán ở công ty Nguyên Liên

- Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức Nhật Ký Chung Đây là hình thức sổ thích hợp vơi mọi loại hình, qui mô kinh doanh thuận cho việc vi tính hóa công tác tài chính - kế toán

- Hệ thống sổ kế toán:

* Sổ chi tiết

+ Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm, hàng hóa

+ Sổ chi tiết bán hàng

+ Sổ chi tiết phải thu khách hàng

+ Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

+ Sổ chi tiết chi phí quản lý, bán hàng

+ Nhật Ký Chung

+ Sổ cái các TK 156, 511, 632, 641, 642, 911

1.2.2 Sơ đồ hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung ở công ty TNHH Nguyên Liên

* Sơ đồ khái quát chung cho tất cả các phần hành kế toán

Ghi chú: :

: Ghi Hàng ngày

:Quan hệ đối chiếu

: Ghi cuối ngày

* Sơ đồ hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung cho phần hành kế toán về hàng hóa và

tiêu thụ hàng hóa ở công ty

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán Bảng cân đối

tàI khoản

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

:Ghi định kì

: Quan hệ đối chiếu

1.3 Các chế độ kế toán và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty TNHH Nguyên Liên

1.3.1 Chứng từ, tài khoản và hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại Công ty TNHH Nguyên Liên

+ Bảng chấm công làm thêm giờ

+ Bảng thanh toán tiền lương

+ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

+ Bảng kê các khoản trích nộp theo lương

+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

+ Giấy xin nghỉ phép

- Hàng tồn kho

+ Phiếu nhập kho

+ Phiêu xuất kho

+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

+ Bảng kê mua hàng

+ Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ,dụng cụ

- Bán hàng

+ Phiếu xuất kho

+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

- Tiền tệ

+ Phiếu thu

+ Phiếu chi

+ Giấy đề nghị tạm ứng

+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng

+ Giấy đề nghị thanh toán

+ Bảng kê chi tiền

-Tài sản cố định

+ Biên bản giao nhận TSCĐ

+ Biên bản thanh lý TSCĐ

+ Biên bản kiểm kêTSCĐ

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

* Về hệ thống tài khoản kế toán

Tuân thủ theo Quyết định số 48/2007/QĐ-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài Chính,

kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau:

Chi tiết:TK 156.1:Giá mua hàng hóa

TK 156.2: Chi phí thu mua hàng hóa

+ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

+ TK 421:Lợi nhuận chưa phân phối

+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính

+ TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu

Chi tiết: TK 521.1: Chiết khấu thương mại

TK 521.2: Hàng bán bị trả lại

TK 521.3: Giảm giá hàng bán

+ TK 632: Giá vốn hàng bán

+ TK 635:Chi phí hoạt động tài chính

+ TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh

Chi tiết: TK 642.1:Chi phí bán hàng

TK 642.2: Chi phí quản lý kinh doanh

+ TK 711: Thu nhập khác

+ TK 811: Chi phí khác

+ TK 911:Xác định kết quả

* Về báo cáo tài chính

Theo Quyết định số 48/2007/QĐ-BTC ngày 02/01/2007 của BTC về “Chế

độ kế toán DN vưa và nhỏ” Công ty lập một số báo cáo tài chinh sau:

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN)

- Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DNN)

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN)

- Ban thuyêt minh báo cáo tài chính( Mẫu B09-DNN)

1.3.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Nguyên Liên

* Về phương pháp tính giá trị hàng tồn kho ở Công ty: Công ty ghi nhận giá trị hàng tồn kho theo giá của hàng mua vào sau cùng Đối với hàng xuất kho, kế toán tính gía trị hàng xuất kho theo đúng phương pháp này

* Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở công ty

-Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng kí hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên

- Nội dung của phương pháp kê khai thường xuyên:

Đây là phương pháp theo dõi thường xuyên liên tục

Có hệ thống tình hình nhập-xuất- tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên các tài khoản kế toán hàng tồn kho được sử dụng phản ánh số hiện có tình hình biến động tăng giảm của của vật tư hàng hóa Vì vậy giá trị vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất cứ thời điểm nào trong kì kế toán

Cuối kì kế toán căn cứ số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hóa tồn kho so sánh đối chiếu với số lượng vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán

Về nguyên tắc sổ tồn kho thực tế luôn phù hợp với sổ tồn kho trên sổ kế toán

1.3.3 Phương pháp hạch toán thuế giá trị gia tăng tại công ty

Công ty TNHH nguyên lien là công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT

Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được thực hiện hàng hóa, cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hóa đơn GTGT.hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn GTGT được phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào."”bảng kê hóa đơn chứng từhàng hóa bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế GTGT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế GTGT

Theo phương pháp khấu trừ thuế thì số thuế GTGT mà công ty phải nộp hàng tháng được xác định bằng thuế GTGT đầu ra tương đưong với GTGT đàu vào

- Thuế GTG đầu ra = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá dịch vụ

Khi hạch toán thuế GTGT, đối với thuế đầu vào công ty sử dụng tài khoản 133; để

hạch toán thuế đầu ra kế toán sử dụng tài khoản 333.1”thuếGTGT phải nôp”

1.3.4 phương pháp khấu hao tài sản cố định tại công ty TNHH nguyên liên

- Công ty khấu hao tài sản cố định theo phương phap khấu hao tuyến tính( khấu hao đường thẳng)

- Công thức:

Mức khấu hao năm = Nguyên giá tài sản cố định * Tỷ lệ khấu hao

Tỷ lệ khấu hao = Nguyên giá TSCĐ + CPTT-g/tri thu hồi * 100%

Số năm sử dụng * nguyên giá TSCĐ

1.3.5 Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty TNHH Nguyên Liên

* Kỳ kế toán tại công ty: 1 năm

* Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty TNHH nguyên lien(VNĐ)

PHầN 2 : Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN HàNG HóA Và TIÊU THụ HàNG HóA TạI

CÔNG TY TNHH NGUYÊN LIÊN

2.1 Hàng hóa, các loại hàng hóa ở công ty TNHH Nguyên Liên

a Hàng hóa là các công ty mua về từ các hãng nổi tiếng nhất thế giới về lĩnh vực mới

văn phòng, điện tử, điện lạnh… để bán, đảm bảo cho khách hàng có những hàng hóa đạt tiêu chuẩn về mẫu mã,qui cách và chất lượng tốt

b Các loại hàng hóa trong công ty

- Máy tính xách tay sony VGN-SZ P08

- Máy tính để bàn IBM PCM 52(8212-E7A)

a Tiêu thụ hàng hóa: là hoạt động công ty xuất giao hàng hóa của mình cho người

mua Hiện nay, hầu hết khách hàng đến công ty mua đều tự lo phương tiện vận chuyển việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng

Về phương thức bán thanh toán: công ty sử dụng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào

sự thỏa thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký Tuy nhiên, công ty thường áp dụng hai phương thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm.với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm, công ty cho phép nợ lại theo thời hạn còn những khách hàng không thường xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng với nhiều hình thức khác nhau theo sự thỏa thuận giữa hai bên và lựa chọn hình thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên hiện nay, công ty đã áp dụng các hình thức thanh toán sau:

+ Thanh toán bằng tiền mặt

+ Thanh toán không dùng tiền mặt: thanh toán bắng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ,L/C

b Các phương thức tiêu thụ hàng hóa ở công ty Nguyên Liên

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, hàng hóa có tiêu thụ được hay không là vấn đè sống còn của công ty Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng công ty đã không ngừng cải tiến phương thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận.hiện tại công ty áp dụng hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ tùy thuộc vào phương thức bán hàng và khách hàng là công ty áp dụng thể thức thanh toán thích hơp

b.1 Trình tự kế toán trường hợp bán buôn theo hình thức trực tiếp

Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu mua hàng phòng kinh doanh tiến hành xác định số hàng tồn kho tai thời điểm mua hàng và viết phiếu đề nghị xuất kho phiếu này lập làm 04 liên,phòng kinh doanh dữ 01 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn 01 liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hóa đơn GTGT vàcó kí nhận nợ của khách (nếu có) để kế toán công nợ theo dõi, thu kho giữ 01 phiếu xuất kho làm chứng

từ gốc để lên thẻ kho, 01 liên còn lại giao khách hàng,hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập phiếu xuất kho sau đó kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632,Tk156, sau đó phản ánh trên Nhật Ký Chung và sổ chi tiết tài khoản 511

b.2 Trình tự kế toán theo trường hợp bán lẻ

Theo trường hợp này khi có yêu cầu mua hàng với số lượng nhỏ hoăc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi “hóa đơn bán hàng”, sau đó kế toán xuất hóa đơn GTGT cho từng đơn hàng hoặc kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bàn hàng khi nhận kềm phiếu thu tiền(trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản anh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có Tk 511, ghi nợ Tk

111 nếu không kèm phiếu thu tiền(trường hợp khách hàng chưa thanh toán) thì kế toán ghi có TK511 ghi nợ TK 131đồng thời phản ánh trên Nhật Ký Chung các trường hợp tương tự như trường hợp bán buôn

2.3 Nhiệm vụ kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa ở công ty Nguyên Liên

Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT,phiếu xuất kho kế toán phản ánh vào Nhật

Ký Chung, sổ chi tiết tài khoản 156,511,632, nếu khschs hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131 Từ Nhật Ký Chung, phản an hs vào sổ cái tài khoản 156,632,642

Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật Ký Chung phản ánh vào sổ Cái tài khoản 511 Cuối tháng từ sổ chi tiết tài khản 156,511,131,632, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết

Từ sổ cái tài khoản 632,511,642,156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán Đồng thời kế toán phải đối chiếu kiểm tra giữa Nhật Ký Chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái tài khoản 632,511,156,642 với bảng tổng hợp chi tiết

2.4 Tổ chức công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH Nguyên Liên

2.4.1 Phương pháp đánh giá hàng hóa

2.4.1.1 Đối với hàng hóa nhập kho:

Kế toán tính giá trị hang nhập kho theo gía mua thực tế của hàng

Kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế của hàng hóa cộng với chi phí thu mua và được hạch toán vào tài khoản 156

Ví dụ : Ngày 02-01-2007 công ty TNHH Nguyên Liên mua 03 máy in Lasejet HP

1320 của công ty TNHH TM&DV Cao Hoàng theo phiếu xuất kho số 01N đơn giá

2.4.1.2 Đối với hàng hóa xuất kho

Kế toán tính giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước – xuúat trước Giá bán của hàng hóa được xá định dựa trên 3 căn cứ : Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của công ty với khách hàng Đối với khách hàng thường xuyên, khách mua với khối lượng lớn, công ty sẽ giảm giá cho họ.Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy ma công ty thu hút được khách hàng, uy tín của công ty ngày càng được nângcao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh

Ví dụ : Ngày 03-01-2007 Công ty TNHH Nguyên Liên bán 01 máy in Lasejet HP

1320 cho Bệnh viện Tai Mũi Họng theo phiếu số 02X

Đơn giá 4.896.000đ Thành tiền 4.896.000đ

2.4.2 Kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa ở công ty TNHH Nguyên Liên

2.4.2.1 Chứng từ và tài khoản kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa ở công ty TNHH Nguyên Liên

+ Hóa đơn bán hàng : là hóa đơn tài chính của công ty dung để thanh toán và đi đường cho hàng hóa xuất bán Bên cạnh đó là việc xuất hàng ra khỏi công ty phải tuân theo một số quy định sau:

- Hàng hóa xuát lhỏi công ty để bán phải có phiếu đề nghị xuất kho đã được ký duyệt vào hóa đơn GTGT

- Đối với khách hàng trả chậm phải có chữ ký nhận của khách hàng tại lien phiếu đề nghị xuất kho do kế toán dữ

- Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của công ty Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán…để dễ dàng cho việc thực hiện

và kiểm tra

- Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, phải nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ qua hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho kế toán trường để kiêm tra việc thu nợ và xuất hàng

- Phiếu xuật kho: hạch toán vào tài khoản 156

- Tài khảon sử dụng: TK 156, TK 131, TK511,TK632,TK642, Sau đây em xin chích mẫu chứng từ hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại công ty

Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán

Qui trình bán hàng diễn ra như sau:

+ Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có)

+ Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất kho (04 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng

+ Phiếu đề nghị xuất kho sau khi được ký duyệt của Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):

- Liên 1: lưu tại quyển gốc

- Liên 2: Giao cho khách hàng

- Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm

thủ tục thanh toán

Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán

+ Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất kho

+ Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất Có chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho 01 liên Phiếu đề nghị xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng

+01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có)

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống Điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc

Loại hàng: Máy tính xách tay, máy tính để bàn và máy in

Số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ghi trong hoá đơn GTGT

Phương thức thanh toán: chuyển khoản

Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL Hoá đơn được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hảng, 01 liên xanh dùng để thanh toán Sau đó, hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất kho phải được Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng Tại kho, khi Thủ kho nhận được hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho (Bảng 3) 01 liên Phiếu xuất kho được giao cho khách hàng

Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán Căn cứ vào đó, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho, vào sổ chi tiết hàng hóa và phản ánh vào sổ Nhật Ký Chung (Bảng 4, bảng 5, bảng 6)

- Căn cứ Pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng NN ngày 25/09/1989;

- Căn cứ Nghị định số 17/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 16/02/1990 quy định chi tiết về việc thực hiện Pháp lệnh hợp đồng kinh tế;

- Căn cứ Nghị định số 18/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 16/01/1991 về việc ký kết

và thực hiện các hợp đồng kinh tế;

- Căn cứ bản chào hàng mua máy văn phòng ngày 10 tháng 4 năm 2006;

- Căn cứ vào kết quả xét chọn chào hàng cạnh tranh ngày 25 tháng 4 năm 2006 của tổ chuyên gia xét chọn/đấu thầu mua sắm hàng hóa;

- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu hai bên

Hôm nay, ngày 05 tháng 01 năm 2007, chúng tôi gồm :

BÊN A (BÊN MUA) : TIểU BAN GIáM SáT HIV/AIDS – VIệN Vệ SINH DịCH Tễ TRUNG ƯƠNG

Đại diện : PGS.TS Nguyễn Trần Hiển

BÊN B BÊN BáN) : : CÔNG TY TNHH NGUYÊN LIÊN

Đại diện : Ông Hoàng Minh Giang

Chức vụ : Giám đốc

Địa chỉ : 12A Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Điện thoại : 733 5798

Tài khoản số : 020-9-0000-90484

Tại ngân hàng : Ngân hàng VID Public Bank – Số 2 Ngô Quyền – Hà Nội

Hai bên tiến hành ký kết hợp đồng cung cấp máy văn phòng thuộc Dự án “Phòng

chống HIV/AIDS ở Việt Nam” do Ngân hàng Thế giới tài trợ cho Tiểu ban giám sát

HIV/AIDS – Viện Vệ Sinh Dịch Tễ Trung ương; cụ thể như sau:

n mươi chín triệu, sáu trăm bảy mươi hai nghìn, chín trăm bảy mươi tư đồng)

1 Giá trên bao gồm giá hàng, các loại thuế, phí theo luật định, phí lắp đặt hướng dẫn sử

dụng và giao hàng cho Bên A tại Tiểu ban Giám sát HIV/AIDS – Viện Vệ Sinh Dịch Tễ; Số 1 Yersin – Hà Nội

2 Hàng hóa do bên B cung cấp cho Bên A phải là hàng mới 100% đóng gói nguyên đai

nguyên kiện Chất lượng, quy cách, xuất xứ, đặc tính kỹ thuật của hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của báo giá của Bên B ngày 01 tháng 01 năm 2007 Nếu có bất cứ sai lệch nào về tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách hoặc chất lượng hàng hóa, Bên A có

lượng

Đơn giá Thành tiền

1 Máy tính xách tay Sony

quyền đơn phương hủy hợp đồng và Bên B chịu hoàn toàn phí tổn do việc hủy hợp đồng gây ra

3 Bên B cam kết bằng văn bản kèm theo hợp đồng này việc thu hồi lại các lô hàng

không đạt tiêu chuẩn theo báo giá và bồi thường cho bên A các thiệt hại phát sinh do lỗi của bên B (nếu có)

4 Trong trường hợp có nghi ngờ về chất lượng hàng hóa cung cấp bên A sẽ chỉ định một

đơn vị kiểm định để kiểm định chất lượng hàng hóa căn cứ theo báo giá Bên B không

có quyền từ chối hoặc không công nhận việc lựa chọn cơ quan kiểm định này Quyết định của cơ quan kiểm định là kết quả cuối cùng được hai bên chấp nhận Phí kiểm định do Bên B chịu trách nhiệm chi trả toàn bộ

Điều II: Giá trị hợp đồng, địa điểm, thời hạn giao hàng

1 Tổng giá trị hợp đồng: 299.672.974 VNĐ

2 Thời gian giao hàng: Không quá 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng

3 Địa điểm giao hàng tại Điểm 1 Điều I của hợp đồng này Trong trường hợp có các phát sinh khác thì Bên A sẽ thông báo cho Bên B

Điều III: TRáCH NHIệM CủA BÊN B

1 Bên B chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc cung cấp hàng hóa đảm bảo đúng chất

lượng, xuất xứ, chủng loại, đặc tính kỹ thuật các loại hàng hóa đúng báo giá của công

ty và theo đúng các quy định tại điều I

2 Bảo quản hàng hóa đúng theo quy định đối với từng mặt hàng Bảo hành, bảo dưỡng,

bảo trì căn cứ theo báo giá Giao hàng theo đúng thời hạn, địa điểm, số lượng theo yêu cầu của Bên A

3 Xuất hóa đơn hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính và nộp bộ chứng từ gốc cho bên

A để làm căn cứ thanh toán quyết toán kịp thời và đầy đủ với bên A khi thực hiện xong hợp đồng Một bộ chứng từ gồm có:

a Biên bản lắp đặt, nghiệm thu và hướng dẫn sử dụng sản phẩm giữa Bên B với Bên A: Bản gốc

b Biên bản thanh lý hợp đồng: Bản gốc

c Hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định của nhà nước: Bản gốc

d Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO): Bản gốc hoặc bản sao công chứng

e Giấy bảo hành, bảo trì các sản phẩm cung cấp: Bản gốc

4 Nộp bảo lãnh bảo hành sản phẩm bằng 5% giá trị hợp đồng sau khi lắp đặt, nghiệm

thu hàng hóa với Bên A Thời hạn của bảo lãnh bảo hành kể từ thời điểm hoàn thành lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và nghiệm thu sản phẩm với Bên A cho đến hết thời gian bảo hành theo cam kết trong báo giá của Bên B

5 Trong trường hợp bên B thay đổi hợp đồng phải được sự chấp thuận của Bên A bằng

văn bản mới có hiệu lực và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật

6 Các văn bản sau đây được coi là một phần không thể thiếu của hợp đồng này:

(1) Báo giá ngày 01 tháng 01 năm 2007

(2) Bản thuyết minh kỹ thuật

7 Bên B có trách nhiệm hướng dẫn cho người sử dụng về vận hành, bảo quản trang thiết

bị cung cấp theo Điều I của hợp đồng này Khi Bên A gặp trục trặc đối với máy móc trong quá trình sử dụng còn trong thời gian bảo hành, thì Bên B phải có trách nhiệm

cử cán bộ kỹ thuật đến Bên A để khắc phục trong thời hạn 03 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu của người sử dụng

Điều IV: TRáCH NHIệM CủA BÊN A

- Thanh toán bằng Đồng Việt Nam, bằng séc chuyển khoản hoặc uỷ nhiệm chi

- Trong vòng 07 ngày sau khi Bên A nhận được bộ chứng từ yêu cầu thanh toán của Bên B theo như quy định tại điểm 3, Điều III

Điều V: CAM KếT CHUNG

1 Hai bên cam kết thi hành nghiêm chỉnh theo đúng hợp đồng này Mọi sự thay đổi phải được làm thành văn bản mới có hiệu lực Nếu có gì phát sinh phải thông báo cho nhau để cùng bàn bạc giải quyết trên cơ sở bình đẳng có lợi

2 Khi có bất kỳ một khiếu nại của Bên A về chất lượng hàng hóa do Bên B cung cấp không đảm bảo, Bên B phải chịu trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng hàng hóa trong vòng 03 ngày kể từ khi nhận được thông báo khiếu nại Nếu Bên A sau khi kiểm tra thấy hàng hóa không đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng thì bên A được phép đơn phương hủy hợp đồng và không buộc phải chịu trách nhiệm trước bất cứ khiếu nại nào của bên B

3 Nếu một bên vi phạm gây thiệt hại cho phía bên kia thì phải có trách nhiệm bồi hoàn thiệt hại đã gây ra trên cơ sở lấy Pháp lệnh Hợp đồng Kinh tế do Nhà nước Việt Nam

PHIếU Đề NGHị XUấT KHO

Tên khách hàng : Viện Vệ sinh dịch tễ trung ương

STT Tên hàng và quy cách Số

lượng

Đơn giá (VNĐ)

Thành tiền (VNĐ) Bảo hành

1 Máy tính xách tay Sony

Vaio VGN-S560

05 35.182.800 175.914.000 12 tháng

2 Máy tính để bàn IBM 05 22.287.526 111.437.630 12 tháng

CÔNG TY TNHH NGUYÊN LIÊN – NETLINK CO.,LTD

12A Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm – Hà Nội Tel: 04.7.335.798 – 04.7.335.799 Fax:04.7.335.799 EmaieEmail: netlink@hn.vnn.vn Website:netlink.com.vnnn

Các thiết bị phải còn trong giới hạn bảo hành của Nguyên Liên, tuân thủ các giới hạn bảo hành của nhà sản xuất như: IBM, HP, COMPAQ, INTEL, GIGABYTE, ASUS, CANON, TOSHIBA, ACER, SEAGATE, MAXTOR, SAMSUNG

Thủ trưởng Thủ kho Đại diện kinh doanh Đại diện khách hàng (Bảng 2: phiếu đề nghị xuất kho)

Căn cứ vào hợp đồng, phiếu đề nghị xuất kho kế toán lập hóa đơn GTGT với nội dung sau:

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Nguyên Liên

Địa chỉ: 12A Lý nam đế, Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: 04733.5789 MST:0100872445

Họ tên Người mua hàng

Tên đơn vị: Viện vệ sinh dịch tễ trung ương

Địa chỉ: Số 1 yersin – hà nội

Hình thức thanh toán: TM/Ck MST: -

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Sony VGN-SZ240P08

2

Máy tính IBMPCM52<8212-

Số tiền viết bằng chữ: hai trăm chín mươi chín triệu, bảy trăm sáu hai nghìn,chín trăm

bảy mươi tư đồng

Người mua hàng: Người bán hàng: Th ủ tr ư ởng đ ơn v ị

(Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( k ý, đ óng dấu, ghi r õ h

ọ t ên)

Địa chỉ: 12A Lý Nam Đế- Hà Nội

Thẻ kho

Ngày lập thẻ: 05/01/2007 Tên hàng hóa: Máy tính xách tay Sony Vaio VGN-SZ40P08