LUẬN VĂN: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ ppsx

Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả và đạt được những mục tiêu đó các doanh nghiệp luôn phải quan tâm tới tất cả các khâu, các yếu tố của quá trình sản xuất, một trong những yếu tố tác độ

LUẬN VĂN:

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ

Lời mở đầu

Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, để tồn tại và phát triển được, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh luôn luôn phải có chiến lược kinh doanh mới sao cho phù hợp với cơ chế mới, đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra như nâng cao chất lượng sản phẩm hạ giá thành sản phẩm Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả và đạt được những mục tiêu đó các doanh nghiệp luôn phải quan tâm tới tất cả các khâu, các yếu tố của quá trình sản xuất, một trong những yếu tố tác động trực tiếp tới việc giúp doanh nghiệp giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất sản phẩm là yếu tố chi phí nguyên liệu vật liệu

Trong doanh nghiệp sản xuất, yếu tố chi phí nguyên liệu vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở cấu nên giá thành sản phẩm, nên thực thể vật chất sản phẩm, giá trị nguyên liệu vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm vì vậy chi phí nguyên liệu vật liệu có vai trò quyết định đến việc hạ giá thành sản phẩm Xuất phát từ vai trò quan trọng đó đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải tổ chức quản lý chặt chẽ các khâu từ khâu mua nguyên liệu vật liệu đến khâu đưa vào sản xuất sao cho hợp lý, khoa học để đáp ứng đầy đủ nhu cầu sản xuất Việc tổ chức kế toán nguyên liệu vật liệu phải được tổ chức một cách khoa học hợp lý có ý nghĩa thiết thực trong việc thực hiện tốt kế hoạch sản xuất

Sau một thời gian thực tập, kết hợp lý thuyết với thực tế và được sự giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo và Công ty TNHH Hoàng Minh với mong muốn tìm hiểu sâu về

vấn đề công tác kế toán nguyên liệu vật liệu em xin chọn đề tàI Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ làm đề tài thực tập

Chương I Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh

1.1 kháI quát chung về Công ty TNHH sản xuất và thương mại hoàng minh 1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh tên giao dịch quốc tế là HOANG MINH Trading Company Limited, tên viết tắt là HMT.Co Ltd do bà Mạnh Thị Minh Chi làm Giám đốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102004033, cấp ngày 22/2/2002 do Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Chức năng chính của Công ty là sản xuất và xuất nhập khẩu các loại bánh kẹo trong và ngoài nước Công ty có trụ sở giao dịch tại : 52 phố Trương Định-Quận Hai Bà Trưng-TP Hà Nội

Số điện thoại: 8631300

Mã số thuế: 0101226305

Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh được thành lập dựa trên Luật doanh nghiệp năm 1999 (đã sửa đổi) có đầy đủ tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập tự chịu trách nhiệm về toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong số vốn của Công

ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước

Số tài khoản giao dịch: 102010000021283 tại Ngân hàng Công thương khu vực II-Quận Hai Bà Trưng-TP Hà Nội và mở tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam với số tài khoản giao dịch 12010000231804

Công ty tổ chức hoạt động dựa trên cơ sở số vốn điều lệ của mình Sau 5 năm hoạt động số vốn điều lệ của Công ty đã tăng lên theo các năm : năm 2002 là 650 triệu đồng; năm 2004 đã tăng lên 1 tỷ đồng và cuối năm 2006 là 1,2 tỷ đồng

Qua 5 năm hoạt động Công ty không những có quan hệ buôn bán sản xuất, liên doanh với các bạn hàng trong nước mà còn có quan hệ buôn bán với các bạn hàng nước ngoài như: Trung Quốc, Nhật Bản Công ty luôn có đường lối chiến lược trong việc đối ngoại, kiên trì, mềm dẻo,chiếm được cảm tình của những khách hàng khó tính, đồng

thời tận dụng được những thời cơ có được trên cả thị trường trong nước và thị trường ngoài nước Do đó tuy mới thành lập không lâu nhưng Công ty vẫn đứng vững trên thị trường, hàng hoá sản xuất tiêu thụ ngày một tăng, doanh thu bán hàng tăng đều qua các năm Cụ thể doanh thu tiêu thụ năm 2002 là 3 tỷ 260 triệu đồng tăng đều qua các năm với tốc độ trung bình 1 năm vào khoảng 27% và đến cuối năm 2006 doanh thu tiêu thụ của Công ty đã đạt 8 tỷ 560 triệu đồng, sau khi trừ mọi chi phí nộp các khoản thuế và thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nước trong các hoạt động Công ty còn lãi khoảng 1,3 tỷ đồng

Bảng 1: Một số chỉ tiêu qua các năm

Là một Công ty TNHH một thành viên hoạt động dựa trên cơ sở vốn của mình

bỏ ra ngay từ đầu nên cho đến nay Công ty vẫn độc lập về mặt tài chính và mọi mặt Trong việc quản lý tài chính Công ty vẫn theo nguyên tắc lấy thu bù chi, phải có tiêu thức phân bổ nguồn kinh phí sao cho hợp lý và các hoạt động cụ thể đồng thời đạt hiệu quả cao

Bên cạnh việc tăng doanh thu tiêu thụ , Công ty đã làm mọi nghĩa vụ với nhà nước và tăng đều qua các năm, các giai đoạn.Năm 2004 bằng 1,44 lần so với năm 2002, năm

2006 bằng 3,36 lần năm 2002 Lợi nhuận sau thuế năm 2004 so với năm 2002 bằng 1,44 lần và năm 2006 so với năm 2002bằng 2,44 lần

Với nền kinh tế trong và ngoài nước có nhiều sự bất ổn như hiện nay nhưng Công ty không những tồn tại được mà còn phát triển thêm trong các hoạt động sản xuất

và thương mại, mở rộng sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội, tạo ra công ăn việc làm cho lao động trực tiếp sản xuất và gián tiếp tại các phòng ban tăng thêm thu nhập cho người lao động Trong giai đoạn vừa qua thu nhập của người lao động luôn được cải thiện, thu nhập bình quân 1 người khoảng 1 triệu đồng/1 tháng năm 2002 đến năm

2004 là 1,1 triệu đồng và năm 2006 là 1,3 triệu đồng, tuỳ theo số lượng, chất lượng công việc, sản phẩm mà người lao động hoàn thành

Là một công ty TNHH một thành viên hoạt động dựa trên cơ sở vốn của mình bỏ ra ngay từ đầu nên cho đến nay công ty vẫn độc lập về mặt tài chính và mọi mặt Trong việc quản lý tài chính , Công ty vẫn theo nguyên tắc lấy thu bù chi , có tiêu thức phân

bổ nguồn kinh phí sao cho hợp lý và các hoạt động cụ thể để đạt hiệu quả cao

Hiện nay trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh , công ty vẫn dựa trên cơ sở thương thiệu , quan hệ của mình để tồn tại và phát triển Công ty không những ký kết được các hợp đồng sản xuất , thương mại , mua bán với giá trị lớn trong nước mà còn ký kết nhiều hợp đồng với các công ty nước ngoài Qua đó nhiều mặt hàng của Công ty đã có mặt trên thị trường nước ngoài đồng thời công ty còn làm trung gian để xuất nhập khẩu Từ đó tạo được nhiều việc làm cho lao động trực tiếp và gián tiếp

Để sản xuất sản phẩm công ty luôn đầu tư mua sắm trang thiết bị , công nghệ mới hiện đại , có cơ chế tuển chọn và sử dụng lao động cho phù hợp với yêu cầu đề ra Hiện nay công ty vẫn có kế hoạch đào tạo lại những công nhân tay nghề thấp cho phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra , phù hợp với máy móc, công nghệ mới, hiện đại Qua 5 năm hoạt động, tính đến tháng 12 năm 2006 đội ngũ lao động của công ty đã đạt được khoảng 25% có trình độ đại học , 30 % có trình độ trung cấp và còn lại là lao động phổ thông Đối với công nhân trình độ phổ thông , khi tuyển dụng công ty sẽ tổ chức kiểm định tay nghề , qua đó Giám đốc đưa ra quyết định tuyển dụng và giao cho các bộ phận sản xuất cụ thể sao cho phù hợp

Trong những năm hoạt động , công ty đã kết hợp những yếu tố như con người ,máy móc ,công nghệ .và tất cả các yếu tố đầu vào khác để sản xuất đạt chất lượng cao Đồng thời tiến hành khoanh vùng thị trường trong và ngoài nước, xác định đùng yêu cầu, đặc điểm , tính chất riêng từng nơI , tìm hiểu phong tục tập quán để sản xuất cho phù hợp và tránh những bất trắc có thể xẩy ra trong quá trình tiêu thụ

Để mở rộng sản xuất công ty luôn kêu gọi vốn đầu tư của các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước Dự kiến năm 2007 sẽ nhận thêm một số dây truyền sản xuất mới qua việc ký kết hợp đồng liên doanh từ đó tạo thêm thu nhập và việc làm cho lao động Hiện tại công ty có thuận lợi là có cơ sở nằm ngay tại trung tâm thành phố Hà Nội , đời sống người dân tương đối cao , là đầu mối quan trọng của mua bán, việc vận chuyển , giao dịch mua bán hàng hoá khá thuận tiện , thị trường tiêu thụ rộng , nguồn đầu vào sản xuất rồi rào , chất lượng cao Về mặt khó khăn của công ty hiện nay cũng rất nhiều , vì là doanh nghiệp thành lập chưa lâu nên luôn có những việc mới phát sinh cần giải quyết để từ đó có thể tồn tại và phát triển , moẻ rộng sản xuất.`Với quy mô không lớn và mới thành lập công ty luôn có khó khăn về vốn , đôi khi nếu không giải quyết kịp thời về vốn sẽ không đáp ứng được yêu cầu đề ra , dẫn đến tiến độ sản xuất chậm , không đáp ứng được những hoạt động có quy mô lớn, đồng thời sẽ phả chịu một khoản lãi suất ngân hàng về mọi khoản vốn vay

1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các hình thức bán hàng:

Là một doanh nghiệp với chức năng, nhiệm vụ chính là kinh doanh xuất nhập khẩu và sản xuất bánh kẹo, Công ty thường xuyên ký kết hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để sản xuất và bán buôn bán lẻ các mặt hàng do Công ty nhập khẩu và do chính Công ty sản xuất Để sản xuất hàng hoá, sản phẩm của mình Công ty thường dựa trên nhu cầu thị trường đối với những sản phẩm của Công ty và đồng thời dựa trên các đơn đặt hàng của các đối tác trong và ngoài nước dựa trên các cơ sở nhu cầu chi tiết cụ thể Công ty sẽ ra những quyết định về

số lượng, chất lượng chủng loại, quy cách cụ thể và ra các quyết định về nhập khẩu các loại hàng hoá

Công ty đã sử dụng hình thức xuất nhập khẩu trực tiếp và xuất nhập khẩu uỷ thác các loại hàng hoá, bánh kẹo để đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu Đồng thời để tiêu thụ nhiều hàng hoá Công ty áp dụng nhiều hình thức nghiên cứu thị trường, ra các quyết định để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, áp dụng nhiều hình thức giao dịch qua thư điện tử, qua điện thoại để giao dịch áp dụng nhiều hình thức bán buôn hàng hoá bánh kẹo của Công ty sản xuất và nhập của các Công ty khác trong và ngoài nước với số lượng lớn từ

đó đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn Công ty tổ chức được gia công đóng gói, chế biến

sao cho hàng hoá có mẫu mã đẹp, chất lượng cao phù hợp với thị trường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng đặt ra

Đặc điểm của hai hình thức bán buôn và bán lẻ của Công ty:

a Bán buôn:

Đặc trưng của hình thức này là hàng hoá khi bán ra sẽ bán với khối lượng lớn, khi hàng hoá xuất ra khỏi kho vào lĩnh vực lưu thông nhưng chưa đến tay người tiêu dùng, khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi đó hợp đồng kinh tế đã được ký kết, phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) mã số 01 Hoá đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại gốc; liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để thanh toán Đồng thời phòng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng lập thành 3 liên Nếu khách hàng trả tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán, thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu đồng thời làm căn cứ để thu tiền hàng

- Hình thức bán buôn có 3 hình thức :

+ Bán buôn qua kho

+ Bán buôn không qua kho

+ Bán buôn qua đường bưu đIện

b Bán lẻ:

Với hình thức này đặc trưng là bán với số lượng nhỏ, người mua đồng thời là người tiêu dùng hàng hoá Khi việc bán lẻ phát sinh thì khách hàng sẽ nhận hàng và thanh toán tiền hàng, khi khách hàng thanh toán tiền kế toán sẽ lập hoá đơn (GTGT) Nếu việc bán hàng diễn ra tại Công ty thì kế toán bán hàng sẽ lập hoá đơn (GTGT) bán hàng với đầy đủ chữ ký của người mua, Giám đốc Công ty, kế toán trưởng, sau đó kế toán thu-chi sẽ dựa vào hoá đơn (GTGT) để viết phiếu thu cho số tiền trên hoá đơn ngoài ra để tiêu thụnhanh hàng hóa,Công ty còn áp dụng hình thức bán đại lý ký gửi

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý:

1.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý:

Là một doanh nghiệp nhỏ với khoảng 60 lao động trực tiếp, 20 lao động gián tiếp nhưng bộ máy quản lý của Công ty vẫn được chia thành các phòng ban, tổ để phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm của Công ty với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau Đứng đầu bộ máy quản lý Công ty là Giám đốc với chức năng nhiệm vụ quyết định

mọi đường lối ngành nghề sản xuất, kinh doanh của Công ty, quyết định việc thu hẹp hay mở rộng quy mô sản xuất, sản xuất số lượng, chủng loại sản phẩm sao cho phù hợp với từng giai đoạn, từng thời điểm theo nhu cầu của thị trường Đồng thời Giám đốc điều hành trực tiếp các trưởng phòng, tổ trưởng các kho, bãi… để tổ chức sản xuất kinh doanh, nhập xuất hàng hoá đầu vào, đầu ra để sản xuất tốt hơn, nhập mọi hàng hoá của khâu thương mại sao cho hợp lý đạt hiệu quả cao, đảm bảo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty

Giám đốc có chức năng xem xét bổ nhiệm miễn nhiệm các trưởng phòng, ban, tổ trưởng ,xây dựng đội ngũ cán bộ CNV phục vụ cho hoạt động của Công ty bền vững

và lâu dài Tổ chức xây dựng đội ngũ lao động trực tiếp khoa học phù hợp với điều kiện hoạt động của Công ty, trong mọi tình huống xảy ra có sự điều chỉnh nguồn nhân lực sao cho phù hợp, ký kết mọi hợp đồng kinh tế

Giúp cho Giám đốc có phó Giám đốc làm việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc về một số việc được Giám đốc giao phó Trên cơ sở chủ trương, kế hoạch của Công ty trực tiếp điều hành và đôn đốc một số tổ, phân xưởng sản xuất, bộ phận sản xuất được giao Thực hiện tốt việc tư vấn cho Giám đốc về quản lý và điều hành trưởng các phòng ban, tổ sản xuất Đại diện cho Giám đốc giải quyết mọi việc khi Giám đốc đi vắng

Trưởng các phòng ban, tổ sản xuất có chức năng nhiệm vụ riêng cụ thể của mình làm việc theo quản lý điều hành của Giám đốc, phó Giám đốc, giúp Giám đốc nắm được các thông tin cần thiết thuộc lĩnh vực cụ thể của mình phụ trách, tạo điều kiện cho Ban lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định kịp thời, đầy đủ đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế

- Các phòng, ban, tổ có mối liên hệ thường xuyên mật thiết với nhau trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện hỗ trợ cho nhau thực hiện nhiệm vụ của mình tốt hơn Cụ thể nhiệm vụ của các phòng ban:

Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của Công ty

Giám đốc

Phó

Giám

đốc

Kiến nghị, đề xuất lên Giám đốc việc xem xét điều chỉnh mức lương của CNV, xây dựng thang bảng lương thích hợp, đề xuất với Giám đốc tuyển chọn, đào tạo và các tiêu chuẩn cần thiết khác của nhân viên

Thiết kế hệ thống kế toán của Công ty cho phù hợp với quy mô, điều kiện sản xuất của Công ty, thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán Tổ chức và tổ chức lại (khi cần thiết) bộ máy hành chính nhân sự của Công ty, soạn thảo các hợp đồng lao động Tham mưu cho Giám đốc

về các kế hoạch tài chính đề ra các chiến lược sản xuất kinh doanh cho phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra

Xem xét việc chi tiêu trong quá trình sản xuất kinh doanh sao cho hiệu quả, tiết kiệm chi phí, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phản ánh các đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp Tổng hợp đưa ra các kết quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn trong các tháng, quý, năm từ đó quyết định điều chỉnh kịp thời mọi chỉ tiêu của các hoạt động

b Phòng xuất khẩu, nhập khẩu

Theo dõi số lượng, chủng loại hàng hoá xuất nhập khẩu của Công ty theo các đơn đặt hàng từ đó lập kế hoạch để cho bộ phận sản xuất căn cứ vào đó để sản xuất nếu

là của Công ty sản xuất hoặc làm trung gian xuất nhập nếu là của các doanh nghiệp khác sản xuất Thực hiện việc giao, nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, ghi chép cung cấp mọi tài liệu cho Ban Giám đốc, phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan về số lượng, chất lượng chủng loại hàng hoá xuất nhập để các phòng ban khác có căn cứ để quản lý, tính toán

Theo dõi và báo cáo với Giám đốc, các phòng baNợ: TK có liên quan về mọi thay đổi trong cơ chế, chính sách của Nhà nước và của các nước đối tác xuất nhập khẩu

để Giám đốc có chủ trương, cơ chế điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với những thay đổi

đó

Sau khi thực hiện các giao dịch xuất khẩu, nhập khẩu, phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm giao nhận, cung cấp các hoá đơn, chứng từ xuất khẩu, nhập khẩu để Giám đốc làm căn cứ quản lý và phòng kế toán có căn cứ để tính toán, có trách nhiệm quản lý mọi hoá đơn chứng từ với các đối tác Chịu trách nhiệm quản lý các đơn đặt hàng xuất khẩu từ đó giúp các phòng ban khác lên kế hoạch và thực hiện sản xuất hàng hoá hoặc nhập hàng hoá của các doanh nghiệp khác Triển khai kế hoạch đặt hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về kho, báo cáo kịp thời tình hình với Giám đốc

c Phòng vật tư:

Có trách nhiệm đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, vật tư cho quá trình sản xuất để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không thiếu nguyên vật liệu dẫn đến gián đoạn sản xuất đồng thời dẫn đến ứ đọng vốn, có trách nhiệm phối hợp với phòng kỹ thuật tính toán để đề ra định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm sản xuất từ đó có kế hoạch sản xuất sản phẩm, quản lý nguyên vật liệu tốt hơn

Cung cấp số liệu chính xác về các vấn đề liên quan để phòng kế toán có sở tính toán mọi chi phí có liên quan đến vật tư trong quá trình sản xuất để phòng kế toán kết hợp với các chi phí khác và tính được lỗ-lãi trong quá trình sản xuất và từ đó ban quản

lý Công ty kịp thời đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn thích hợp

Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu, vật tư, áp dụng phương pháp tính giá thành xuất kho theo từng loại vật tư cho phù hợp với tính chất của từng loại

d Phòng kinh doanh:

Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động bán buôn, bán lẻ, nghiên cứu thị trường tiếp cận khách hàng để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lý Xây dựng kế hoạch tiêu thụ và chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch đó, giải quyết mọi phát sinh trong quá trình thực hiện tiêu thụ hàng hoá, đảm bảo cho việc tiêu thụ đạt hiệu quả cao

Quan hệ ký kết hợp đồng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán hàng hoá, các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá sản xuất tại doanh nghiệp và tại các doanh nghiệp khác Làm các công việc marketing để xác định nhu cầu thị trường trong

và ngoài nước, xác định các đối thủ cạnh tranh sẽ tung ra các mặt hàng gì để cạnh tranh, đồng thời doanh nghiệp sẽ phải làm thế nào để đối phó lại và sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao

e Phòng kỹ thuật:

Có trách nhiệm nghiên cứu các dây truyền công nghệ mới, tư vấn cho Giám đốc

để có biện pháp cải tiến nâng cao dây truyền công nghệ sản xuất máy móc thiết bị cũ Xác định yêu cầu về mặt kỹ thuật đối với các loại máy móc mà doanh nghiệp muốn thay thế từ đó tư vấn cho doanh nghiệp mua máy móc thiết bị, dây truyền công nghệ cho phù hợp với nhu cầu của Công ty Khi có quyết định của Giám đốc về việc mua sắm máy móc, xác định được nhu cầu của Công ty, phòng kỹ thuật sẽ tiến hành việc mua sắm, lắp đặt chạy thử máy móc mới sao cho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, chất lượng cao Đảm bảo năng suất chất lượng khi đưa vào sử dụng Đồng thời tư vấn cung cấp số liệu cho phòng kế toán về mặt giá cả, chi phí của máy móc công nghệ để nhập các dây truyền công nghệ cho phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp, tính toán các định mức tiêu hao nhiên liệu khi mua máy móc

Lên kế hoạch tính toán về định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu, hao mòn TSCĐ và mọi loại chi phí liên quan cho doanh nghiệp, tính toán các định mức chi tiết, các loại chi phí cho một loại sản phẩm cụ thể, từ đó doanh nghiệp có quyết định sản xuất hay không

Cung cấp số liệu khi doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất, dự tính mọi chi phí liên quan khi mua sắm Tổ chức và hoàn thiện mọi thủ tục hồ sơ kỹ thuật máy móc trước khi đưa vào sử dụng, sản xuất kinh doanh

Sửa chữa, khắc phục sự cố máy móc khi cần thiết Thực hiện việc đào tạo hướng dẫn kỹ thuật cho công nhân sao cho phù hợp với các công nghệ mà doanh nghiệp đã mua sắm

f Các kho:

Là nơi bảo quản hàng hoá mua về từ việc nhập khẩu và hàng hoá do Công ty sản xuất, là nơi gia công, đóng gói, bảo quản hàng sản xuất của Công ty được đảm bảo chất lượng, phẩm chất và quy cách của sản phẩm Đồng thời là nơi xuất ra khi bán hoặc phục vụ cho các mục đích khác

Có trách nhiệm theo dõi và báo cáo kịp thời cho Giám đốc và các bộ phận khác

có liên quan về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng chủng loại hàng hoá cụ thể và tổng hợp, nêu ra các tình huống phát sinh xảy ra tại kho để Ban Giám đốc có biện pháp

giải quyết kịp thời

1.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ:

Hiện nay Công ty vẫn sản xuất theo kiểu giản đơn chế biến theo một quy trình công nghệ khép kín từ khâu đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi thành phẩm hoàn thành nhập kho, mỗi sản phẩm hoàn thành khi kết thúc quá trình sản xuất không có sản phẩm dở dang, không có bán thành phẩm

Tạo hình

Làm nguội

Nướng bàn điện

Máy cắt thanh Đóng

túi

1.3 ĐặC ĐIểM Bộ MáY kế toán Và CÔNG TáC Kế TOáN của Công ty:

1.3.1 Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty:

Hiện nay Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, với chức năng quản lý tài chính phòng kế toán của Công ty có vai trò rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty Công tác tổ chức kế toán của Công ty được tổ chức tập trung tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Bộ máy kế toán Công ty gồm:

Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán của Công ty

a Kế toán trưởng:

Đứng đầu là kế toán trưởng với nhiệm vụ điều hành, quản lý phòng kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai công tác kế toán của Công ty, thiết kế lập các biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc

để xây dựng các kế hoạch sản xuất, đường lối chiến lược kinh doanh, sử dụng vốn có hiệu quả

Lập các kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch thu-chi, giải quyết mọi quan hệ về tài chính tín dụng với các tổ chức cá nhân, đơn vị có liên quan theo dự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Có trách nhiệm thu thập, tổng hợp các thông tin về mọi vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính của Công ty, tham mưu tư vấn cho Giám đốc, dự tính

về doanh thu, về chi phí, lợi nhuận….để từ đó giúp Giám đốc ra quyết định sản xuất kinh doanh

b Kế toán tổng hợp:

Giúp kế toán trưởng kiểm tra đôn đốc công tác hạch toán, lập báo cáo tổng hợp, tổng hợp sổ sách kế toán chi tiết, kiểm tra lại các phần hành kế toán, lập các bảng kê, bảng phân bổ lập các báo cáo định kỳ

Kế toán trưởng

Kế toán

hàng hoá,

NVL

Kế toán tổng

Kế toán kiêm thủ quỹ

Kế toán tiêu

Kế toán công

c Kế toán hàng hoá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ (CCDC)

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá, theo dõi tình hình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm của Công ty, tính giá thực tế của hàng hoá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp

Đánh giá, theo dõi tình hình nhập vào xuất ra của các công cụ dụng cụ dựa vào các chứng từ có liên quan, hoá đơn, phiếu nhập xuất nguyên vật liệu

d Kế toán tiền kiêm thủ quỹ:

Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ gốc để lập kế hoạch thu-chi tiền mặt Thủ quỹ ghi phiếu thu-chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của

kế toán thanh toán tiền mặt

Theo dõi việc tăng giảm tiền khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi việc thừa, thiếu tiền khi kiểm kê

Theo dõi việc nhập, xuất ngoại tệ của doanh nghiệp đồng thời theo dõi việc tăng giảm tỷ giá để điều chỉnh kịp thời Nếu hàng hoá được thanh toán bằng ngoại tệ sẽ phải

áp dụng phương pháp tính tỷ giá cho phù hợp Phản ánh các nghiệp vụ thu-chi vào phiếu thu, phiếu chi

e Kế toán công nợ:

Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, các công nợ của doanh nghiệp và theo dõi cung cấp thông tin về tình hình công nợ của Công ty một cách nhanh chóng, chính xác để từ đó có biện pháp xử lý các tình huống cụ thể Đồng thời phải theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải trả như: phải trả người bán, thanh toán với người lao động, các khoản phải nộp Nhà nước

f Kế toán tiêu thụ:

Theo dõi cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của Công

ty từ việc doanh thu thu được qua việc bán hàng, đồng thời xác định được chính xác mọi khoản chi phí trong quá trình bán hàng để tính vào chi phí, xác định theo dõi các khoản nợ mà khách hàng chưa thanh toán

1.3.2 Hình thức kế toán áp dụng:

a Chứng từ sử dụng: Chứng từ của Công ty sử dụng hiện nay là bộ chứng từ do

Bộ Tài chính phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (GTGT)

Để theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình xuất, nhập vật tư, sản phẩm hàng hoá….và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức “Nhật ký chứng từ” với niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc

kế toán ghi vào nhật ký chứng từ và ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, các bảng kê Đến cuối tháng khi khoá sổ cộng tổng các số liệu trên nhật ký chứng từ đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu của nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ, kế toán chi tiết, bảng tổng hợp có liên quan và lấy số liệu tổng của nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

b Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng hiện nay tại doanh nghiệp năm 2007 là hệ thống tài khoản đã sửa đổi theo chế độ kế toán doanh nghiệp mới (theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC) thay thế chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các thông tư có liên quan đến việc thực hiện luật các loại thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp

c Hệ thống báo cáo tài chính Công ty sử dụng

Hiện nay gồm: Bảng cân đối kế toán (mẫu B01- DN)

Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu B02-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03-DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09-DN)

Chương II Thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại

Hoàng Minh

2.1 Đặc điểm, phân loại, tính giá và công tác nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hàng Minh

2.1.1 Đặc đIểm nguyên vật liệu , công cụ , dụng cụ

a Điểm điểm nguyên vật liệu:

Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh là một doanh nghiệp sản xuất hàng thực phẩm, hàng năm Công ty sản xuất khoảng 6.000 tấn bánh kẹo khác nhau với nhiều chủng loại, mẫu mã Vì sản xuất nhiều chủng loại nên lượng nguyên vật liệu

mà Công ty mua vào tương đối lớn, với đặc trưng là sản xuất bánh kẹo nên những nguyên vật liệu Công ty mua vào cũng thuộc hàng thực phẩm như: đường, sữa, bột mỳ,

bơ, tinh dầu, bạch nha….có tính chất lý hoá khác nhau, thời gian sử dụng ngắn, khó bảo quản phụ thuộc nhiều vào điều kiện môi trường, mang tính thời vụ Phần lớn các nguyên vật liệu này thuộc loại hữu cơ dễ bị vi sinh phá huỷ nên luôn phải được bảo quản trong điều kiện rộng rãi, khô ráo, thoáng mát để tránh bị ẩm mốc, mối mọt và hư hỏng…đồng thời công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện rất chặt chẽ trên tất cả các khâu nhằm đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả hạn chế thấp nhất việc hư hỏng, mất mát

Bên cạnh đó những nguyên vật liệu của Công ty mua vào chủ yếu là sản phẩm nông nghiệp mang tính chất thời vụ chịu sự tác động rất lớn và điều kiện tự nhiên, môi trường Những nguyên vật liệu đó chỉ có ở một số mùa vụ nhất định trong năm và nếu năm đó thiên nhiên không thuận hoà thì sẽ dẫn đến số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu sẽ bị sụt giảm lớn, dẫn đến không đáp ứng đủ và về số lượng chất lượng cho Công

ty mua vào

Từ đó có thể thấy nguồn nguyên vật liệu mua vào của Công ty luôn có những biến động phức tạp khó lường trước và giá cả không ổn định Hơn nữa một lượng nguyên vật liệu của Công ty phải nhập khẩu nên không những chịu sự tác động của thị trường trong nước mà còn chịu sự tác động của thị trường nước ngoài, chịu sự tác động của điều kiện tự nhiên, môi trường của các nước mà Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu

Với tính chất là chiếm một tỷ trọng cao trong giá thành sản xuất sản phẩm (khoảng 70%) nên các biện pháp nhằm giảm chi phí hạ giá thành, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận của Công ty sẽ chịu sự tác động trực tiếp của các biện pháp nhằm cắt giảm chi phí nguyên vật liệu tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của Công ty Đồng thời việc quản lý các khâu thu mua dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu cũng là điều kiện cần thiết để hạch toán chính xác, hợp lý nguyên vật liệu và là điều kiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất, tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu

b Đặc điểm CCDC:

- Công cụ dụng cụ để sản xuất bánh kẹo thường được làm bằng nhiều loại chất liệu khác nhau như: Bằng đồng, nhôm, kẽm, gỗ….kích thước có nhiều loại kích thước khác nhau tùy thuộc vào chủng loại Những CCDC này chủ yếu bằng kim loại nên sẽ bị han rỉ nếu không có sự bảo quản tốt

- Có một số loại bánh mứt kẹo để sản xuất các loại bánh mứt kẹo đó phần lớn CCDC là dụng cụ thủ công, đơn giản như: các loại dao dùng để cắt tỉa, dụng cụ để chứa, rửa, lên men, dụng cụ dùng để bảo quản…

- Các dụng cụ để đo lường như: Ca, cốc…

- Giấy để đóng gói, túi đựng thành phẩm…

- Các loại dụng cụ trên đều yêu cầu phải được bảo quản ở nơi khô ráo thoáng mát, tránh bị mối mọt ẩm mốc…

2.1.2 Công tác phân loại nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty:

a Đối với nguyên vật liệu:

Việc phân loại nguyên vật liệu trong Công ty có vai trò rất quan trọng, nó giúp cho việc quản lý từng loại nguyên vật liệu được tiến hành chặt chẽ từ đó phục vụ cho công tác quản trị nội bộ trong Công ty được tốt

Do nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú gồm nhiều loại với công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh do vậy phân loại nguyên vật liệu là yêu cầu cần thiết đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được tốt Tại Công ty tuỳ theo mục đích sử dụng mà có các cách phân loại khác nhau như: Thông thường nguyên vật liệu của Công ty được phân loại căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, ngoài ra có thể phân loại theo phẩm cấp và phân loại theo yêu cầu sử dụng

* Phân loại theo vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu: Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành 5 loại:

- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình sản xuất sẽ cấu nên thực thể vật chất của sản phẩm bánh kẹo như đường, sữa, bơ, dầu, mạch nha, bột

mì, tinh dầu…

- Nguyên vật liệu phụ: Bên cạnh những nguyên vật liệu chính trên Công ty còn

sử dụng những nguyên vật liệu phụ khác như chất chống ẩm, phẩm mầu, túi gói, hộp đựng… tính chất của các nguyên vật liệu phụ này là sẽ kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, đồng thời có tác dụng bảo quản cũng như nâng cao hình thức, chất lượng của sản phẩm

- Nhiên liệu: Gồm dầu Diezen, than đá, điện, xăng, dầu mazút….cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất cũng như các hoạt động khác của Công ty

- Phụ tùng thay thế: Những nguyên vật liệu này có tác dụng thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, công cụ sản xuất, phương tiện sản xuất như vòng bi, dây curoa, bánh răng…

- Phê liệu thu hồi: Những nguyên vật liệu này bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như bao dứa, nilon, thùng các tông…

* Phân loại theo phẩm cấp (do phòng vật tư theo dõi):

Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia làm ba loại:

- Nguyên vật liệu chất lượng tốt là những nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu về mặt chất lượng theo quy định của Công ty

- Mất phẩm cấp là những nguyên vật liệu không còn khả năng sử dụng để sản xuất

* Phân loại theo nguồn nhập nguyên vật liệu:

- Nguyên vật liệu mua ngoài (đây là nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty): là những nguyên vật liệu Công ty mua của các nguồn trong nước và ngoài nước

- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Do Công ty tự sản xuất ra, tự gia công chế biến như bao gói, túi đựng, hộp đựng…

b Về phân loại công cụ dụng cụ

* Phân loại theo công dụng: Theo cách phân loại này CCDC được chia thành:

- Công cụ lao động: Gồm các dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho lao động của công nhân viên như: dao, kéo, trục lăn, bàn xoa, khuôn…

- Các vật dụng bảo hộ cho công nhân trong quá trình làm việc như: quần áo, bảo

hộ lao động, găng tay…

- Các công cụ dụng cụ khác

* Phân loại theo mục đích sử dụng gồm:

- Công cụ lao động

- Bao bì luân chuyển: Thùng chứa, bao chứa

- Đồ dùng cho thuê: Các loại máy móc, thiết bị

2.1.3 Công tác tính giá nhập xuất nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty:

2.1.3.1 Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho:

Nguyên vật liệu, CCDC nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, có một phần nhỏ nguyên vật liệu do Công ty tự gia công chế biến và phế liệu thu hồi từ sản xuất

- Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho do mua trong nước thì giá thực tế của nguyên vật liệu, CCDC nhập kho gồm: giá mua chưa thuế GTGT (Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Cộng chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc

dỡ từng loại nguyên vật liệu, CCDC về kho (nếu nguyên vật liệu, CCDC mua theo hình thức nhập tại kho bên bán) , ngoài ra còn cộng thêm thuế nhập khẩu nếu nguyên vật liệu

CCDC do Công ty mua của các doanh nghiệp nước ngoài Trong kỳ, nếu có các khoản giảm giá, trả lại hàng mua thì trừ khoản này khỏi giá thực tế nhập kho Đối với nguyên vật liệu CCDC nhập kho trong nước:

+

Chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ

-

Chiết khấu, giảm giá (nếu có)

Ví dụ 1: Ngày 20 /12/2006 Công ty nhập 3500 Kg đường Glu-cô của nhà máy đường Quảng ngãi với giá 3000 đ/ Kg :

Gía mua chưa thuế : 10.500.000đ

Thuế GTGT : 1 050.000đ

Tổng thanh toán: 11 550.000 đ

Chi phí vận chuyển : 220.000 đ ( thuế VAT 20 000 đ )

Vậy giá thực tế nhập kho :

+

Chi phí thu mua, thực tế, chi phí vận chuyển bốc dỡ

CCDC nhập kho = Giá hoá đơn

Ví dụ 3 : Ngày 13/12/2006 Côngty mua của công ty cổ phần Minh Dương 5000

Kg đường Glu cô loại 1 , giá mua chưa thuế GTGT : 3362 đ/ Kg

Vì bên bán giao tại kho của Công ty nên bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ, giá nhập kho thực tế : 5000 x 3362 = 16.810.00 đ

+ Nếu Công ty chịu chi phí vận chuyển bốc dỡ:

- Một phần nhỏ nguyên vật liệu, CCDC Công ty tự sản xuất, tự gia công chế biến thì kế toán tiến hành đánh giá theo giá thành thực tế bao gồm: chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung dựa trên bảng tổng hợp quyết toán vật tư gia công: Giá thực tế NVL,

CCDC nhập kho =

Giá thực tế NVL, CCDC xuất kho chế biến +

Chi phí chế biến thực tế

- Đối với nguyên vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:

công

+

Chi phí vận chuyển và các chi phí khác (nếu có)

- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho từ sản xuất sản phẩm, hàng hoá:

Giá thực tế NVL,

CCDC nhập kho =

Giá thực tế sử dụng được (giá ước tính)

Ví dụ : Sau quá trình sản xuất tạ Cty thu được 1000 Kg bột gạo Sau khi đánh giá ước tính giá trị 1 Kg bột gạo là 1500 đ Vậy giá trị thực tế nhập kho của 1000 Kg bột gạo :

1000 x 1500 = 1.500.000 đ

2.1.3.2 Đối với nguyên vật liệu, CCDC xuất kho:

- Giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC xuất kho tại Công ty được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền (đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ): Phương pháp này được tính cho từng loại nguyên vật liệu, CCDC cụ thể:

- Theo phương pháp này vào cuối kỳ, sau khi có đầy đủ thông tin về tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng loại nguyên vật liệu, CCDC thì kế toán vật tư sẽ xác định được đơn giá bình quân cho cả kỳ dự trữ và giá trị xuất kho của nguyên vật liệu, CCDC đó: giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ được tính theo công thức:

Đơn giá bình quân cả

kỳ dự trữ =

Giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC tồn đầu

kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng nguyên vật liệu, CCDC tồn đầu

kỳ và nhập trong kỳ Sau khi xác định được giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ta có thể tính được giá trị xuất kho của nguyên vật liệu, CCDC:

Giá trị nguyên vật liệu,

CCDC xuất dùng =

Số lượng nguyên vật liệu, CCDC xuất dùng X

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Ví dụ : Cuối tháng 11/2006 sau khi đã tổng hợp giá tực tế NVL tồn kho của tháng 11 và giá trị NVL nhập kho trong tháng 12, trên cơ sở giá trị nhập -xuất -tồn kho NVL kế toán tiến hành tính đơn giá thực tế NVL xuất kho với đường Gluco như sau:

Vậy giá trị thực tế đường Gluco loại II xuất kho tháng 12/2006 :

( 7600 + 3600)x2463,74 = 27.593888đ

Việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu, CCDC theo phương pháp này có ưu điểm

là đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết Tuy nhiên có nhược điểm là độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung của Công ty Công ty làm kế toán bằng máy tính nên công việc

dễ làm hơn, hàng tháng chỉ việc nhập số liệu căn cứ vào các chứng từ sau đó với chương trình, công thức đã lập trình sẵn trong máy, máy tính sẽ tự tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và từ đó tính ra giá trị xuất kho của từng loại nguyên vật liệu, CCDC khác nhau

2.1.4 Công tác thu mua, bảo quản,sử dụng, dự trữ, cung cấp nguyên vật liệu, CCDC:

Chất lượng nguyên vật liệu, CCDC có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm sản xuất, để có những sản phẩm ngon, tốt, đảm bảo chất lượng, thu hút được sự chú ý của khách hàng Công ty đã xây dựng một quy chế quản lý nguyên vật liệu, CCDC từ các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu, CCDC nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và đúng những thông tin về chất lượng nguyên vật liệu, CCDC cho quá trình sản xuất

a Khâu thu mua:

Việc thu mua nguyên vật liệu, CCDC của Công ty do phòng vật tư trực tiếp chịu trách nhiệm và quản lý Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu dùng nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty; Căn cứ vào đặc điểm thời vụ của hàng hoá, số lượng hàng hoá sản xuất theo các đơn đặt hàng, chất lượng sản phẩm bán ra….đồng thời căn cứ vào các

số lượng hàng hoá tiêu thụ của thời điểm trước bộ phận này sẽ được kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, CCDC nhằm đảm bảo kịp thời, đầy đủ về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, CCDC cho đợt sản xuất này

Sau khi tham khảo giá và chất lượng hàng do các nhà cung cấp gửi đến, phòng vật tư sẽ lên kế hoạch dự toán chi tiết về giá trị và lượng nguyên vật liệu, CCDC cần mua rồi gửi lên Giám đốc Sau khi có sự phê duyệt của Giám đốc nhân viên phòng vật

tư sẽ được tạm ứng tiền để đi mua nguyên vật liệu, CCDC

Khi nhập nguyên vật liệu, CCDC: Trước khi nguyên vật liệu, CCDC nhập kho sẽ

có một bộ phận kiểm tra chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại… sau

đó mới cho nhập kho Việc nhập kho nguyên vật liệu, CCDC phải có sự phê duyệt của

Giám đốc, kế toán trưởng mới được nhập Hàng ngày thủ kho phải tiến hành công tác kiểm tra nguyên vật liệu, CCDC đặc biệt là đối với những nguyên vật liệu chính Cuối tháng kế toán tổng hợp vật tư sẽ đối chiếu sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC với thủ kho Cuối năm Công ty thành lập Hội đồng kiểm kê và tiến hành kiểm kê kho trên tổng thể và đưa ra các biện pháp xử lý đối với các trường hợp thừa thiếu nguyên vật liệu, CCDC Trong quá trình kiểm kê sẽ được biên bản kiểm kê hàng tồn kho với các số liệu thực tế về số lượng, chất lượng, phẩm chất, đơn giá….Từ đó để xử lý và kịp thời điều chỉnh cho phù hợp

b Khâu bảo quản:

Sau khi thu mua, nguyên vật liệu, CCDC được tổ chức bảo quản Do nguyên vật liệu, CCDC của Công ty là các nguyên vật liệu, CCDC dễ bị ẩm mốc, mối mọt…nên yêu cầu được bảo quản chu đáo Công ty đã đầu tư, xây dựng hệ thống kho bảo quản nguyên vật liệu, CCDC, hàng hoá…an toàn

Hệ thống kho tàng, bến bãi của Công ty đạt tiêu chuẩn, hàng năm Công ty cho nâng cấp, sửa chữa kịp thời những hư hỏng trong quá trình sử dụng Để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra, thủ kho trực tiếp quản lý có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ….tránh được những thất thoát, lãng phí tới mức tối thiểu, đồng thời đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu, CCDC tồn kho để kịp thời phục vụ cho sản xuất

c Khâu sử dụng:

Quá trình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận sản xuất, thủ kho Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, CCDC cho sản xuất bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu yêu cầu sử dụng vật

tư Kế toán vật tư sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và giao cho nhân viên của bộ phận có nhu cầu sử dụng xuống kho lấy vật tư Phiếu xuất kho và phiếu yêu cầu sử dụng vật tư được sử dụng làm căn cứ ghi sổ và căn cứ cho phòng vật tư xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, CCDC cho đợt sản xuất tiếp theo cũng như theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC

- Nguyên vật liệu đưa vào sử dụng để chế biến ra các loại bánh kẹo phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại….nên cần phải được kiểm tra, quản lý chặt chẽ Kết hợp với việc Công ty có định mức tiêu hao hợp lý của sản phẩm sao cho nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm là nhỏ nhất Công ty có chế độ khen thưởng khi sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhưng đồng thời Công ty vẫn phải quản lý để không quá lạm dụng việc tiết kiệm mà cho ra những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn Ngược lại Công ty có hình thức kỷ luật đối với việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu do trình độ và ý thức của công nhân sản xuất Hướng dẫn nâng cao tay nghề cho công nhân sao cho thực hiện tốt việc tiết kiệm nguyên vật liệu

d Khâu dự trữ:

Nguyên vật liệu, CCDC đều là hàng tồn kho với những tính chất riêng và có những thay đổi bất thường, vì vậy việc xây dựng định mức hợp lý cho việc dự trữ nguyên vật liệu, CCDC là cần thiết

Các định mức dự trữ này sẽ do phòng vật tư lập căn cứ vào đặc điểm của nguyên vật liệu, CCDC, căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ và những biến động thị trường Việc lập định mức hàng tồn kho nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu, đồng thời tránh tình trạng dự trữ quá nhiều dẫn đến hư hỏng nguyên vật liệu, CCDC và ứ đọng vốn Đặc biệt với những nguyên vật liệu mang tính chất thời vụ Công ty phải lập kế hoạch thu mua và dự trữ sao cho đảm bảo nhu cầu sản xuất cả năm

Hàng tháng thủ kho có trách nhiệm báo cáo tình hình tồn kho, thực trạng nguyên vật liệu, CCDC cho bộ phận kinh doanh và kế toán để có phương án kịp thời xử lý những tình huống trong việc dự trữ nguyên vật liệu, CCDC và những tình huống về hư hỏng nguyên vật liệu, CCDC để xử lý kịp thời đảm bảo cho sản xuất

e Nguồn cung cấp nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty:

Hiện nay nguồn cung cấp nguyên vật liệu, CCDC chủ yếu cho Công ty là các doanh nghiệp trong nước, có một số ít loại vật tư được nhập khẩu từ nước ngoài Nói chung vì nguồn nhập vật tư chủ yếu ở trong nước nên sẽ thuận tiện cho việc thua mua, vận chuyển, giá cả, thuế ít (không chịu thuế nhập khẩu) Nguyên vật liệu, CCDC nhập khẩu từ nước ngoài ít nhưng cũng rất cần thiết vì trong quá trình sản xuất nếu không đáp ứng kịp thời sẽ làm gián đoạn quá trình sản xuất mà nếu mua trong nước thì lại không mua được loại đúng chủng loại và không đạt tiêu chuẩn…Để đảm bảo các yêu cầu đặt ra Công ty luôn phải thực hiện việc mua nguyên vật liệu, CCDC qua các hợp đồng kinh tế với những điều khoản chặt chẽ cả trong việc mua bán trực tiếp các nguyên vật liệu, CCDC sản xuất trong nước và cả những nguyên vật liệu, CCDC sản xuất tại nước ngoài

2.2 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty

Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC, thì tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC phải được theo dõi chặt chẽ, chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, CCDC về số lượng, chủng loại, giá trị… Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC là việc kết hợp giữa phòng kế toán và phòng vật tư nhằm mục đích phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho từng loại vật tư, vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC đóng vai trò rất quan trọng

2.2.1 Thủ tục và các chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, CCDC

Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh hiện nay nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ hai nguồn mua ngoài và tự sản xuất trong đó nguyên vật liệu, CCDC được nhập chủ yếu từ nguồn mua ngoài

Hiện nay Công ty sử dụng mẫu chứng từ, sổ sách được ban hành theo Quyết định

số 15/ 2006 / QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp gồm:

- Phiếu nhập kho vật tư , Phiếu xuất kho vật tư

- Hoá đơn (GTGT) mua vật tư hàng hoá

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Do Ban kiểm kê lập, xác định số lượng, chất lượng, giá trị vật tư sản phẩm, hàng hoá ở kho vào cuối niên độ kế toán Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá mẫu số 08-VT-Ban hành theo quyết định

số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính được lập thành 02 bản: 01 bản giao cho thủ kho;

01 bản giao cho kế toán

2.2.1.2 Trình tự, tổ chức chứng từ:

- Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho: Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoàng Minh, nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ hai nguồn mua ngoài và

tự gia công trong đó chủ yếu là từ mua ngoài nhập kho

* Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tình hình dự trữ nguyên vật liệu, CCDC phòng vật tư sẽ tính ra số lượng chủng loại, nguyên vật liệu, CCDC cần mua và tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp (gồm cả nhà cung cấp mới và nhà cung cấp cũ) Sau khi tìm kiếm và đạt được những thoả thuận chung về đơn giá, số lượng, chất lượng, hình thức thanh toán….phòng vật tư sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế mua bán

- Khi mua vật tư, nhà cung cấp sẽ lập hoá đơn (GTGT) và giao cho Công ty, trong hoá đơn sẽ ghi rõ tên, địa chỉ… của nhà cung cấp cũng như số lượng, đơn giá, thuế GTGT, tổng thanh toán….của các loại nguyên vật liệu, CCDC Nếu nhiều chủng loại nguyên vật liệu, CCDC thì kèm theo hoá đơn GTGT sẽ có “bảng kê thu mua hàng

hoá” Thông thường thì nguyên vật liệu, CCDC về nhập kho của Công ty cùng với hoá đơn GTGT của bên bán, đây là căn cứ để ghi sổ kế toán

- Phòng vật tư của Công ty sẽ lập một biên bản kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư Sau khi kiểm nghiệm thì nguyên vật liệu, CCDC sẽ được nhập kho nếu đạt yêu cầu hoặc sẽ trả lại bên bán nếu không đạt yêu cầu

về mặt quy cách, phẩm chất…

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương

Địa chỉ: Minh Khai-Hoài Đức-Hà Tây

Số tài khoản:

Họ và tên người mua hàng: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh

Địa chỉ: 52 Trương Định-Hai Bà Trưng-Hà Nội

Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mươi năm nghìn sáu trăm đồng

Biên bản kiểm nghiệm

(vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 8 tháng 12 năm 2006

Số: 195 Căn cứ vào hoá đơn số 004586 ngày 3 tháng 12 năm 2006

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Nguyễn Văn Thành (Trưởng ban-Phó phòng KCS)

Ông: Nguyễn Mạnh Hùng (Cán bộ phòng KCS)-Uỷ viên

Ông: Trần Văn Đức (Cán bộ phòng kỹ thuật)-Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư dưới đây:

T.T Tên nhãn hiệu Mã

số

Phương thức kiểm nghiệm

Đ.VT

Số lượng theo chứng từ

kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú Đúng

yêu cầu

Không đúng yêu cầu

1 Đường Glucose Cân đo Kg 8000 8000

ý kiến ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đúng về số lượng, quy cách, chủng loại như ghi trên hoá đơn của người bán

Thủ kho

(ghi rõ họ tên)

Trưởng ban

(ghi rõ họ tên)

- Họ tên người nhập: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh

- Địa chỉ: 52 Trương Định-Hai Bà Trưng-Hà Nội

Theo hoá đơn số 0056753 ngày 8/12/2006

Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu chính

STT Tên hàng hoá Đ.VT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 99.396.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 9.939.600

Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mươi năm nghìn sáu trăm đồng

Phiếu nhập kho lập thành 02 liên:

Liên 1 lưu ở phòng vật tư

Liên 2 giao cho thủ kho ghi thẻ kho Sau đó chuyển lên cho kế toán ghi sổ

- Khi nhập kho nguyên vật liệu, CCDC căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và biên bản kiểm nghiệm, và phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh số lượng và giá trị của nguyên vật liệu, CCDC nhập kho

- Phiếu nhập kho sẽ là căn cứ để ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán và thanh toán tiền hàng Cụ thể: Cột “số lượng” được dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho, số liệu ba cột: “số

liệu”, “đơn giá”, “thành tiền” được phòng kế toán sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán và

“cộng thanh toán” sẽ làm căn cứ thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp

* Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho do tự gia công:

Căn cứ vào bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành, phòng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho của nguyên vật liệu, CCDC mà Công ty gia công Phiếu nhập kho trong trường hợp này được lập thành ba liên:

Liên 1: Lưu ở phòng vật tư

Liên 2: Do bộ phận sản xuất giữ

Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để hạch toán

* Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho: Việc thu mua vật tư, nguyên vật liệu, CCDC do phòng vật tư của Công ty thực hiện theo kế hoạch của Công ty và các bộ phận sử dụng Khi hàng về cùng với hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng mua hàng hoặc phiếu báo giá vật tư, thủ kho cùng bộ phận kiểm tra chất lượng của phòng vật tư sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại…của nguyên vật liệu, CCDC nếu đúng theo các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng mua hàng thì lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá” Căn cứ vào hoá đơn mua hàng hoặc theo hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập thành hai liên: 1 liên kế toán sử dụng làm chứng từ thanh toán rồi được lưu giữ, bảo quản Thủ kho ký số lượng vật tư nhập kho vào phiếu và ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng

kế toán để lưu tại phòng kế toán, 1 liên lưu ở phòng vật tư

Sơ đồ 1: Trình tự nhập kho vật tư mua ngoài

2.2.2 Thủ tục và các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, CCDC

Trong Công ty hiện nay nguyên vật liệu, CCDC xuất kho chủ yếu là để sản xuất sản phẩm ngoài ra có thể phục vụ nhu cầu khác nhưng không đáng kể Lượng nguyên vật liệu, CCDC xuất kho đều do phòng vật tư quản lý Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao và các tiêu chuẩn kỹ thuật phòng vật tư lập bảng định mức vật tư Bảng định mức vật tư sẽ dự đoán trước một số chỉ tiêu cần thiết cho sản xuất như: số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng vật tư cần để sản xuất tương ứng theo với định mức….từ đó Công ty sẽ có căn cứ để sản xuất sản phẩm và xác định số lượng nguyên vật liệu cần dùng

Đối với Công ty trường hợp chủ yếu để xin lĩnh vật tư là sử dụng vào sản xuất Các trường hợp khác lượng vật tư sử dụng không đáng kể Khi có nhu cầu bộ phận sử dụng viết giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng xuất vật tư, cán bộ, nhân viên phòng vật tư căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư đề nghị Giám đốc duyệt trước khi xuất Khi có sự phê duyệt của Giám đốc sẽ lập phiếu xuất vật tư

Kế toán vật tư viết phiếu nhập kho

Thủ kho ghi số lượng nguyên vật liệu, CCDC thực tế vào phiếu nhập kho

Biểu số 5

Phiếu xuất kho

Ngày 5 tháng 12 năm 2006 Tên người nhận:

Lý do xuất: sản xuất sản phẩm bánh quy

Xuất tại kho: Thu

STT Tên, quy cách vật tư Đ.VT Số lượng Đơn giá Thành tiền

sử dụng (ký,họtên)

Phụ trách cung tiêu(

ký ,họ tên )

Người nhận ( ký ,họ tên )

Thủ kho ( ký ,họ tên )

Thủ kho xem xét phiếu xuất kho rồi cho người nhận vật tư ký vào phiếu khi đem nguyên vật liệu, CCDC ra sử dụng Thủ khi sau khi xuất sẽ ghi vào thẻ kho chỉ tiêu số lượng theo các phiếu xuất kho sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột đơn giá

và thành tiền và ghi sổ kế toán

Phiếu xuất kho lập thành ba liên:

Liên 1: Lưu ở bộ phận kế toán

Liên 2: Chuyển cho thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho

Liên 3: Người nhận vật tư giữ

Đối với nguyên vật liệu, CCDC xuất kho cho các nhu cầu khác ngoài sản xuất thì phiếu xuất kho sẽ được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Trong những hoạt động xuất bán nguyên vật liệu, CCDC thì ngoài phiếu xuất kho phòng kinh doanh còn lập hoá đơn (GTGT) phản ánh nghiệp vụ xuất bán

Để nhập-xuất giữa các kho trong Công ty, Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các chứng từ khác như: Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê vật tư…

Cuối tháng khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, CCDC nhằm kiểm tra số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu, CCDC trong kho Kết quả kiểm kê được ghi nhận trong “Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá” Hiện nay Công ty có hệ thống quản lý nguyên vật liệu, CCDC chặt chẽ từ khâu thu mua, quản lý và sử dụng đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ của các bộ phận nên kết quả kiểm kê thường sát với ghi chép trên sổ sách

- Công ty có hệ thống chứng từ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố cần thiết để quản lý và công tác kế toán Các chứng

từ này đều được kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lệ, hợp pháp trước khi làm căn cứ ghi sổ

2.2.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại kho của Công ty

- Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập-xuất kho thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ rồi sắp xếp và ghi số lượng từng loại nguyên vật liệu, CCDC vào thẻ kho (Biểu số 06) Thẻ kho được mở nhằm theo dõi số thực nhập, thực xuất của từng loại nguyên vật liệu, CCDC ở từng kho, làm căn cứ xác định tồn kho, dự trữ và xác định trách nhiệm, vật chất của thủ kho Mỗi loại nguyên vật liệu, CCDC được theo dõi trên một thẻ kho, mỗi chứng từ nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC được ghi vào một dòng trên thẻ kho theo trình tự thời gian Cuối mỗi tháng thủ kho tiến hành tập hợp chứng từ rồi tính ra số nguyên vật liệu, CCDC tồn kho căn cứ vào số nguyên vật liệu, CCDC trên chứng từ tại kho của mình phụ trách rồi ghi vào thẻ kho, đồng thời lập báo cáo tồn kho nguyên vật liệu, CCDC (lập cho từng kho) nhằm mục đích làm căn cứ để kế toán đối chiếu, kiểm tra số liệu của mình đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được chặt chẽ hơn Bằng việc ghi chép và lập báo cáo tồn kho cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu đã góp phần làm cho công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC của Công ty được chặt chẽ hơn

Biểu số 6

Thẻ kho

Kho: Thu vật tư: Váng sữa

8/12 119RTHU Mua của Công ty cổ phần sữa Việt Nam 3000

Cộng 3000 2900

2.2.4 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại phòng kế toán

Kế toán vật tư sẽ theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC bằng sổ chi tiết vật tư Hàng ngày căn cứ vào thẻ kho của thủ kho chuyển đến kế toán tiến hành sắp xếp, phân loại theo số thứ tự của phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ kế toán chi tiết nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC Sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được đóng thành từng quyển cho từng loại (nhóm) nguyên vật liệu, CCDC cho phù hợp (tuỳ thuộc vào tính chất của loại nhóm nguyên vật liệu, CCDC) Vì nguyên vật liệu, CCDC được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên việc nhập nguyên vật liệu, CCDC kế toán phải theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị Đối với vật tư mua ngoài do mua của nhiều doanh nghiệp, nhập khẩu….nên yêu cầu phải phản ánh chi tiết cả giá mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, các khoản thuế không được hoàn lại, tình hình thanh toán với người bán…

Định kỳ kế toán phải tiến hành đối chiếu kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, nếu thấy số lượng trên sổ chi tiết khớp với số lượng trên thẻ kho thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho Đồng thời vì nguyên vật liệu, CCDC xuất cho nhiều đối tượng sản xuất, quản lý khác nhau nên yêu cầu phải hạch toán thật chi tiết cụ thể số nguyên vật liệu, CCDC xuất ra cả về mặt giá trị, số lượng và chủng loại làm cơ sở để tính toán