Đề số 03 những vấn Đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay và các yêu cầu Để Đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị

BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI BÀI TẬP NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ĐỀ SỐ 03: Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay và các y

BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

BÀI TẬP NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

ĐỀ SỐ 03: Những vấn đề thường phát sinh

trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay và các yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị.

Lớp niên khóa : 4818 Nhóm : 08

HÀ NỘI - 2024

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ THAM GIA VÀ KẾT QUẢ THAM

GIA LÀM BÀI TẬP NHÓM

Ngày: 10 / 8 / 2024 Địa điểm: Trường Đại học Luật Hà Nội

Nhóm số: 08 Lớp: 4818

Khoa: Luật Kinh tế

Tổng số thành viên của nhóm: 07 Có mặt: 06 Vắng mặt: 0

Tên bài tập: Bài tập nhóm Môn: Quản trị doanh nghiệp

Xác định mức độ tham gia và kết quả tham gia của từng sinh viên trong việc thực hiện bài tập nhóm, kết quả như sau:

Tiến độ thực hiện (Đúng hạn)

Mức độ hoàn thành Xếp

loại

Chữ

ký xác nhận Tốt Khá Không

tốt

1 Nguyễn Thùy Trang 481853 Có X A

2 Lý Hà Vi 481858 Có X A

3 Nguyễn Thị Hồng Vi 481859 Có X A

4 Trần Anh Vũ 481860 Có X A

5 Vũ Thị Mai Xuân 481861 Có X A

6 Nguyễn Thùy Trang 481852 Có X A

7 Phùng Huyền Trang 481854 Có X A

Hà Nội, ngày 5 tháng 5 năm

2024.

NHÓM TRƯỞNG

Nguyễn Thùy Trang

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU. 2

B NỘI DUNG. 2

1 Hệ thống thông tin trong Quản Trị Doanh Nghiệp. 2

1.1 Yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp. 2

1.2 Hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp là gì? 4

1.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. 4

2 Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. 5

2.1 Vấn đề bảo mật thông tin. 5

2.2 Chất lượng dữ liệu thấp. 5

2.3 Tính tích hợp không cao. 6

2.4 Khả năng phân tích dữ liệu kém. 7

2.5 Khả năng mở rộng. 7

3 Yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị. 7

3.1 Tích hợp toàn diện và quản lý dữ liệu chất lượng. 7

3.2 Xây dựng chiến lược bảo mật thông tin. 8

3.3 Linh hoạt và khả năng mở rộng. 8

3.4 Đào tạo nhân viên và hỗ trợ liên tục. 9

3.5 Áp dụng công nghệ mới và phân tích dữ liệu thông minh. 9

C KẾT LUẬN. 9

A MỞ ĐẦU. 

Trong xu thế phát triển nền kinh tế số hiện nay, cùng Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã thổi lên một làn sóng mới về công nghệ hiện đại Đặc biệt là việc ứng dụng sự hiện đại đó trên hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp đã và đang giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực sản xuất, giảm tiêu hao nguyên nhiên liệu, chi phí sản xuất - vận hành, đổi mới sáng tạo, đồng thời giúp cho việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng được chính xác hơn , từ đó làm thay đổi mạnh mẽ phương thức sản xuất và giúp doanh nghiệp tham gia vào chuỗi giá trị toàn cầu một cách dễ dàng hơn Bên cạnh đó, với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống thông tin lớn lên một cách “chóng mặt” và ngày càng phức tạp, các doanh nghiệp khó có thể tránh khỏi các vấn đề phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp Trước bối cảnh cấp thiết của tình hình hiện nay, cần phải đặt ra các yêu cầu nhằm đảm bảo hệ thống thông tin quản trị

B NỘI DUNG.

1 Hệ thống thông tin trong Quản Trị Doanh Nghiệp.

1.1 Yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp.

Nguồn lực phần cứng.

Tài nguyên phần cứng là các thiết bị kỹ thuật hay hệ thống thông tin điện tử.

 Các dạng máy tính: siêu máy tính, máy tính lớn, máy tính trạm, máy tính

mini

 Một số thiết bị phần cứng: Mạch điều khiển, thiết bị nhập xuất dữ liệu,

truyền thông, các linh kiện khác

 Lựa chọn phần cứng: Cần chú ý đến sự phù hợp với các thiết bị phần cứng

sẵn có nhiệm vụ đảm bảo sự đồng bộ cho toàn hệ thống

Nguồn lực mạng.

Một tập hợp thiết bị được nối với nhau bằng các kênh cho phép gửi, truyền và nhận thông tin Nó cho phép chia sẻ các tài nguyên của mạng như cơ sở dữ liệu, máy in…

Nguồn lực phần mềm.

 Phần mềm hệ thống: Hệ điều hành, các phần mềm biên dịch ngôn ngữ và

phần mềm tiện ích giúp người sử dụng quản lý, điều hành hoạt động

 Phần mềm ứng dụng: Phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng.

Nguồn lực nhân lực.

Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng ngày (quản lý, kế toán, ) và những người xây dựng và bảo trì hệ thống thông tin quản lý (lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy, )

Nguồn lực dữ liệu.

Các cơ sở dữ liệu trong quản lý bao gồm:

 Cơ sở dữ liệu quản trị nhân lực

 Cơ sở dữ liệu tài chính

 Cơ sở dữ liệu kế toán

 Cơ sở dữ liệu công nghệ

 Cơ sở dữ liệu kinh doanh

3

1.2 Hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp là gì?

Hệ thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp là một hệ thống tích hợp bao gồm con người, quy trình, phần mềm và phần cứng, được thiết kế để thu thập, lưu trữ, phân tích, cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý cũng như ra quyết định trong môi trường kinh doanh

1.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp.

1.3.1 Đối với hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp đóng vai trò là một cầu nối hữu ích giúp kết nối các phòng ban trong tổ chức Nhờ hệ thống này, các phòng ban, bộ phận nội bộ của doanh nghiệp sẽ trở nên có tổ chức và hiệu quả hơn Đặc biệt, hệ thống thông tin có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhiều đơn vị khác nhau theo nhu cầu và mục đích cụ thể

1.3.2 Đối với hoạt động khác của doanh nghiệp.

 Làm trung gian giữa các doanh nghiệp với môi trường và xã hội: Là một hệ

thống ở trung tâm của doanh nghiệp, có vai trò quyết định, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thuận tiện bậc nhất Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp được thể hiện trên cả hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

 Đối với mặt bên ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc

thu thập các dữ liệu và thông tin từ môi trường bên ngoài Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm nhiều thông tin: thông tin

về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát…

 Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp

điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra Rút ngắn và liên kết khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp

 Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp: Giúp cho các nhà quản trị của

doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài

chính của doanh nghiệp, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp,đúng đắn và có hiệu quả

 Hỗ trợ trong nghiệp vụ: Hoạt động kinh doanh cho phép lưu trữ một khối

lượng lớn thông tin cần thiết như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, chi phí… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ

và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian

2 Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp.

2.1 Vấn đề bảo mật thông tin.

Bảo mật thông tin trong doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi

sự đảm bảo đầy đủ các yếu tố về tính tuyệt đối, tính toàn vẹn, tính khả dụng

và tính xác thực Đây là những nguyên tắc cốt lõi giúp doanh nghiệp bảo vệ các tài sản thông tin quan trọng khỏi những nguy cơ và rủi ro tiềm ẩn

Việc để rò rỉ thông tin sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với những khó khăn như:

 Thiệt hại danh tiếng: Khi doanh nghiệp để lộ thông tin của khách hàng trong

quá trình hoạt động, điều này sẽ gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty

 Tổn thất chi phí: Khi trở thành đối tác, các bên thường ký kết những hợp

đồng có điều khoản liên quan đến bảo mật thông tin Nếu doanh nghiệp vi phạm các điều khoản này bằng cách làm lộ dữ liệu của khách hàng, phía khách hàng có quyền kiện và yêu cầu bồi thường Mức phạt sẽ phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vi phạm, và dù số tiền phạt là lớn hay nhỏ, thì

nó vẫn gây ra tổn thất kinh tế cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận và nguồn lực tài chính

 Nguy cơ bị tống tiền: Ngoài việc lấy cắp dữ liệu, tin tặc ngày nay còn có thể

sử dụng thông tin chiếm được để tống tiền doanh nghiệp Họ có thể yêu cầu một khoản tiền lớn để không công khai hoặc phá hủy dữ liệu bị đánh cắp Đây là một mối đe dọa lớn, không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn làm ảnh hưởng đến an ninh và hoạt động của doanh nghiệp

2.2 Chất lượng dữ liệu thấp.

 Chất lượng dữ liệu có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, 5

những điều này luôn thay đổi và ngày càng đòi hỏi cao hơn theo xu hướng thị trường Tuy nhiên trong quản lý chất lượng dữ liệu không thể tránh khỏi những thách thức và gây tác động xấu tới hệ thống thông tin của quản trị doanh nghiệp như:

 Ảnh hưởng đến sự hài lòng từ phía khách hàng: Dữ liệu chất lượng kém sẽ

không thỏa mãn được trọn vẹn những mong muốn của khách hàng, từ đó dẫn đến việc sẽ ngày càng ít khách hàng tin tưởng và tìm đến doanh nghiệp

 Gây mất mát về hiệu suất hoạt động và chi phí vận hành: Dữ liệu chất lượng

kém dẫn đến việc lãng phí thời gian và nguồn lực trong các hoạt động kinh doanh, do phải tốn nhiều thời gian để thu thập, xác minh và sửa chữa dữ liệu Ngoài ra còn gây các lỗi trong hệ thống, làm doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí phát sinh

2.3 Tính tích hợp không cao.

 Tính tích hợp không cao trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh Khi các hệ thống không được kết nối và phối hợp chặt chẽ với nhau, dữ liệu thường bị phân mảnh và không đồng nhất giữa các bộ phận Điều này dẫn đến sự khó khăn trong việc thu thập, xử lý, và chia sẻ thông tin một cách kịp thời và chính xác, gây ra nhiều cản trở trong việc ra quyết định và quản lý

 Việc thiếu tích hợp làm cho các quy trình kinh doanh trở nên cồng kềnh và mất nhiều thời gian, do nhân viên phải nhập liệu thủ công hoặc sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để hoàn thành một nhiệm vụ Điều này không chỉ làm tăng nguy cơ xảy ra sai sót mà còn làm giảm năng suất làm việc của nhân viên Bên cạnh đó, việc thiếu tính tích hợp còn gây khó khăn trong việc giám sát, phân tích và dự báo tình hình kinh doanh, khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc đưa ra các quyết định chiến lược một cách nhanh chóng và hiệu quả

 Cuối cùng, sự thiếu tích hợp trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp và yêu cầu cao như hiện nay, việc xây dựng một hệ thống thông tin tích hợp, liền mạch là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường

2.4 Khả năng phân tích dữ liệu kém.

 Khả năng phân tích dữ liệu kém thường xảy ra do trục trặc trong việc quản

lý nhân sự hoặc thiếu hụt về mặt phần mềm (phần mềm không đủ khả năng

để xử lý thông tin) Ngoài ra, chất lượng nhân sự cũng có một trách nhiệm không hề nhỏ khi xảy ra vấn đề này

 Việc phân tích dữ liệu kém hiệu quả sẽ gây nên nhiều hậu quả trong công ty

và trong cạnh tranh với các doanh nghiệp khác Trong nội bộ công ty, việc thiếu cân xứng giữa hiệu suất đầu ra và đầu vào sẽ khiến các nhân viên trong công ty có sự so sánh và mâu thuẫn, từ đó dẫn đến hiệu quả công việc còn suy giảm hơn nữa khi mà sự gắn kết giữa các thành viên thấp Ngoài ra, việc thông tin được xử lý kém hiệu quả sẽ khiến cho công ty mất lợi thế trước các đối thủ cạnh tranh trong trường hợp đầu vào của cả hai bên là tương đương Phân tích dữ liệu không hiệu quả còn khiến cho công ty rơi vào tình trạng bị thụt lùi so với các đối thủ, so với thị trường liên tục thay đổi

2.5 Khả năng mở rộng.

 Khi một doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hệ thống thông tin quản trị, điều đầu tiên cầu đảm bảo là tất cả các bộ phận trong hệ thống đều ở độ tương đương nhau Nếu không đảm bảo được điều kiện này thì hệ thống thông tin khả năng cao sẽ gặp nhiều vấn đề trong vận hành Ví dụ như phần cứng đời cũ sẽ không thể nào thể hiện hết được những thông tin được đưa ra bởi phần mềm tân tiến nhất, hay một nhân sự chưa qua đào tạo sẽ không thể vận hành được những thiết bị yêu cầu kỹ thuật cao

 Do đó, đôi khi việc mở rộng hệ thống quản trị yêu cầu công ty phải thay thế, nâng cấp toàn bộ cơ sở thiết bị hiện có Không chỉ vậy, việc đó còn yêu cầu

họ phải tìm nhân sự chất lượng cao hơn, hoặc đào tạo nhóm nhân viên cũ Điều này đặt ra cho những nhà quản trị nhiều thách thức, do việc mở rộng quy mô sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc Ngoài ra còn phải xem xét đến chi phí duy trì hệ thống được cải tiến này, liệu rằng việc đầu tư nâng cấp này có đem lại lợi nhuận lớn hơn không

3 Yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị.

3.1 Tích hợp toàn diện và quản lý dữ liệu chất lượng.

Để đảm bảo hiệu quả của hệ thống thông tin quản trị việc tích hợp toàn diện và quản lý dữ liệu chất lượng là rất quan trọng

7

 Hệ thống thông tin xây dựng phù hợp với mô hình tổ chức quản lý cũng như

tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh : Dựa trên những bộ phận chức năng

trong mô hình tổ chức để xây dựng hệ thống thu thập thông tin và các kênh thông tin, những thông tin chức năng do các bộ phận phụ trách thu thập Các kênh thông tin dựa trên mô hình tổ chức sẽ được kết cấu tối ưu bảo đảm gọn nhẹ nhưng vẫn thu thập các thông tin một cách đầy đủ, kịp thời

 Hệ thống thông tin phải phản ánh đúng tình hình thực tế và phải được thu thập từ các nguồn thông tin xác đáng, có căn cứ và có sức thuyết phục cao.

Hệ thống thông tin được xây dựng không chính xác thì khó có thể giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết định và sách lược đúng đắn

 Hệ thống thông tin phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết.

Như vậy, cần phải xác định rõ nhà quản lý cần những thông tin gì phục vụ cho công việc của mình Mức độ đầy đủ của hệ thống thông tin được xác định bằng cách những thông tin có đáp ứng được các yêu cầu của nhà quản

lý không

3.2 Xây dựng chiến lược bảo mật thông tin.

 Xây dựng một chiến lược bảo mật thông tin hiệu quả là rất quan trọng để

bảo vệ dữ liệu và hệ thống của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược bảo mật thông tin toàn diện giúp bảo vệ dữ liệu và duy trì sự tin tưởng từ khách hàng và đối tác Vì vậy, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến việc bảo mật thông tin vì những thông tin quan trọng của cấp trên nếu bị lộ

ra có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp Hệ thống thông tin được xây dựng cần được bảo vệ Chỉ có những người có đầy đủ quyền hạn, trách nhiệm mới được phép tiếp cận thông tin

3.3 Linh hoạt và khả năng mở rộng.

 Hệ thống thông tin cần phải được cung cấp cho các nhà quản lý một cách

kịp thời phục vụ cho công việc Tức là hệ thống thông tin phải phản ánh tình

hình đang hay sắp diễn ra, rất cần thiết cho công tác ra quyết định nhằm giải quyết những mâu thuẫn bức xúc hiện tại hoặc tương lai Nếu hệ thống thông tin cung cấp không kịp thời cho công tác quản lý sẽ đưa lại những thiếu hụt, yếu kém, lỡ thời cơ, dẫn tới những hậu quả không lường trước được trong quá trình quản lý

3.4 Đào tạo nhân viên và hỗ trợ liên tục.

Đào tạo nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống thông tin quản trị Khi nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng, họ sẽ có khả năng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả hơn, góp phần nâng cao hiệu suất và khả năng ra quyết định của tổ chức

 Tối ưu hóa Sử Dụng Hệ Thống: Nhân viên khai thác đầy đủ tính năng của hệ

thống, nâng cao hiệu quả công việc

 Tăng Cường Hiệu Suất: Làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thời

gian hoàn thành công việc

 Giảm Thiểu Lỗi: Hạn chế lỗi do thiếu kiến thức, duy trì tính ổn định của hệ

thống

 Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Trình: Nhân viên hiểu và thực hiện đúng quy trình

và chính sách tổ chức

 Hỗ Trợ Ra Quyết Định: Cung cấp khả năng phân tích dữ liệu tốt hơn, hỗ trợ

quyết định chính xác và nhanh chóng

Hỗ trợ liên tục đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hệ thống thông tin quản trị hoạt động hiệu quả và nhân viên có thể tận dụng tối đa các công cụ

và tài nguyên được cung cấp

3.5 Áp dụng công nghệ mới và phân tích dữ liệu thông minh.

Hệ thống thông tin phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng phát triển Trong

điều kiện vận động không ngừng của xã hội, hệ thống thông tin được xây dựng phải có kết cấu mềm dẻo và khả năng phát triển để phù hợp với các điều kiện của doanh nghiệp cũng như xu hướng phát triển nhanh chóng trên thế giới

C KẾT LUẬN.

Qua những phân tích cụ thể và rõ ràng ở trên, ta hoàn toàn có thể thấy rằng: Sự xuất hiện của các vấn đề trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp là khó

có thể tránh Các doanh nghiệp cần phải nắm rõ được những yêu cầu quan trọng để đảm bảo hệ thống thông tin quản trị, luôn đặt mình vào tình huống bất trắc và phòng trừ rủi ro bằng các biện pháp ứng phó nhanh chóng, kịp thời Chỉ như vậy,

hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp mới được đảm bảo và giúp cho việc quản trị của các doanh nghiệp trở nên tối ưu hóa Từ đó, các doanh nghiệp có thể 9