nghiên cứu ứng dụng excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG EXCEL TRONG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NỘI THƯƠNG APPLYING EXCEL IN ACCOUNTING FOR TURNOVER OF DOMESTIC COMMODITIES NGÔ THỊ THẮM, TƯỞNG THỊ THU, NGUYỄN T

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG EXCEL TRONG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NỘI THƯƠNG

APPLYING EXCEL IN ACCOUNTING FOR TURNOVER OF DOMESTIC COMMODITIES

NGÔ THỊ THẮM, TƯỞNG THỊ THU, NGUYỄN THỊ THUỲ PHƯƠNG

Lớp 06A3, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin

GVHD: VŨ THU HÀ

Bộ môn Kinh tế, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin

TÓM TẮT

Đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa được xem là đối tượng hạch toán đặc trưng nhất; nên việc tổ chức tốt hạch toán lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa quan trọng đối với toàn

bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp Bài nghiên cứu này thông qua việc ứng dụng phần mềm excel đã góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội thương, khắc phục được một số nhược điểm của kế toán thủ công

ABSTRACT

Commodities are the most specific accounting objects in trading firms, well organizing in accounting for turnover of domestic commodities, therefore, is vitally important to the whole accounting system By applying Excel software into accounting, this paper is aimed to improve accounting for turnover of domestic commodities and to overcome disadvantages of traditional book-keeping method

1 MỞ ĐẦU

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của Khoa học- Công nghệ, máy tính trở thành một phương tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực của đời sống Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán kế toán giúp kế toán viên có được những số liệu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác hơn; tránh được sự nhầm lẫn trong hạch toán gây ra những sai sót không đáng có, ảnh hưởng lớn đến kế toán viên và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Với sự đa dạng về chủng loại và số lượng hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hạch toán có một ý nghĩa thiết thực

Xuất phát từ thực tế đó, nhóm đã chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội thương” Thông qua một phần mềm tin học khá

thông dụng_Excel, nhóm đã phần nào nâng cao được hiệu quả của công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội thương cho doanh nghiệp

2 NỘI DUNG

2.1 Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương

Lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại là tổng hợp các hoạt động mua, bán, dự trữ hàng hoá Hay nói cách khác, lưu chuyển hàng hoá là quá trình đưa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quan hệ trao đổi hàng- tiền

Nội dung của lưu chuyển hàng hoá được thể hiện qua hình 2.1

Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng và bán hàng kế toán sử dụng các hoá đơn, chứng từ theo qui định của pháp luật Đối với nghiệp vụ mua hàng ta sử dụng: Biên bản kiểm nhận hàng hoá, Phiếu nhập kho hàng hoá, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn thu mua hàng

…Đối với nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng các hoá đơn, chứng từ nhƣ: Hoá đơn GTGT; Hoá đơn bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày; Các Biên bản thừa thiếu hàng; Biên bản giảm giá hàng bán; Biên bản hàng bán bị trả lại; Phiếu thu; Giấy báo Có ;Các chứng từ khác có liên quan; Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý…

Các tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng: Tài khoản 151; Tài khoản 156; Tài khoản 133; Tài khoản 331…

Các tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng: Tài khoản 511; Tài khoản 512; Tài khoản 157; Tài khoản 632; Tài khoản 3331…

2.2 Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng - bán hàng:

Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng – bán hàng đƣợc thể hiện qua 2 sơ đồ sau:

Hình 2.2 – Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng

TK 511

TK 3387

TK 521,531,532

TK 333

TK 1381,1388

TK 156

TK 133

(1a)

(2a ) (2b)

(3e)

(3a)

(3d)

(3c) (3b)

(4b)

(5a)

(7)

(6 )

TK 156

TK 511,513

TK 711

(4a)

(1d)

TK 515

(1b) (5b) (1b)

(5c)

Hình 2.3 – Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng

2.3 Ứng dụng Excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương

Dựa trên kiến thức kế toán đã học, qua thời gian nghiên cứu, nhóm đã thiết kế được một

số sản phẩm đầu ra dựa trên các thông tin đầu vào (các bảng biểu số liệu kì trước, các chứng

từ, các bảng biểu phát sinh trong kì, các bảng danh mục…) như sau: Sổ cái tài khoản (Hình 2.4); Bảng cân đối nhập xuất tồn hàng hóa (Hình 2.5); Sổ chi tiết nhập xuất hàng hóa (Hình 2.6); Bảng phân bổ chi phí (Hình 2.7)

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Tên tài khoản: Mã tài khoản:

Ngày tháng

ghi sổ

giải

Tài khoản đối ứng

Số lượng

Đơn giá

Số tiền

Số dư đầu kì

Số phát sinh trong kì

Số dư cuối kì

Ng ười ghi sổ Kế toán trưởngThủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Hình 2.4 – Sổ cái tài khoản

TK 142,242

TK 1388

TK 1561, 157

TK 151

TK 333

TK 511

TK 331

TK 131

TK 133

TK 711

TK 1561,1562

TK 133

TK 3381

TK 632

TK 1381,1561,1562

TK 111, 112, 331

TK 133

TK 154

TK 152,153

TK 151,331

TK 111,112,331

TK 1562

TK 133

(1d)

(5c)

(5b)

(1a)

(1b)

(5a)

(5d)

(5e)

(3b)

(3c)

(4a)

(2b)

(1c)

(2a)

(6a)

(6b) (6c)

(6e)

BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH NHẬP_XUẤT_TỒN HÀNG HÓA

Mã

hàng

hóa

Tên

hàng

hóa

Đơn

vị tính

Số lƣợng Thành tiền

Số lƣợng Thành tiền

Số lƣợng

Thành tiền

Số lƣợng Thành tiền

Ngày……tháng……năm…

Hình 2.5- Bảng tổng hợp tình hình nhập xuất tồn hàng hóa

SỔ CHI TIẾT NHẬP XUẤT HÀNG HÓA

Tên hàng hóa: Mã hàng hóa:

Ngày

tháng

ghi sổ

Ch ứng t ừ

Diễn giải

Tài khoản đối ứng

Đơn giá

Số Ngày

Số lƣợng

Giá trị lƣợng Số

Giá trị lƣợng Số

Giá trị

Số dƣ đầu kì

Số phát sinh trong kì

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Hình 2.6 – Sổ chi tiết nhập xuất hàng hóa

BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG

1.Chi phí hàng hóa đầu kỳ

2.Chi phí hàng hóa phát sinh trong kỳ

3.Giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ

4.Giá vốn hàng hóa nhập kho trong kỳ

5.Giá vốn hàng hóa bán ra trong kỳ

6.Giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ

7.Phân bổ chi phí hàng hóa

3 KẾT LUẬN

Từ việc ứng dụng Excel vào phân ngành kế toán thì công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều Những sai sót với những con

số cũng bị hạn chế, giúp cho công tác kế toán có được những con số “thực” về tình hình xuất nhập hàng hoá, thu chi của đơn vị mình

Nhóm sẽ tiếp tục nghiên cứu để việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán thêm hoàn thiện; thiết kế thêm một số mẫu số giúp công tác quản lý và hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội thương tối ưu hơn; đồng thời nâng cao khả năng bảo vệ bảng tính cũng như phát hiện sai sót trong hạch toán, giúp việc hạch toán của kế toán viên có được kết quả chính xác nhất

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Vũ Đăng Giang, Phạm Diệu Huyền (2007), Tự học Microsoft Office Excel 2003 Chương trình nâng cao, Nhà xuất bản lao động xã hội

[2] Đức Hùng (2000), Thực hành Excel 2000 bằng hình ảnh dành cho thư kí và kế toán, Nhà xuất bản Thống kê

[3] Nguyễn Công Minh, Trịnh Gia Kim (2007), Hướng dẫn thực hành kế toán chuyên nghiệp Excel 2007( Tập 1, 2), Nhà xuất bản Giao thông vận tải

[4] Trần Quang Thành (2007), Các thủ thuật quan trọng với Excel, Nhà xuất bản Thống kê [5] Việt Văn Book (2006), Phân tích tài liệu kinh doanh trong Microsoft Excel, Nhà xuất bản thống kê