Những vấn Đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay và các yêu cầu Để Đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị

BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI---□□□□□□ BÀI TẬP NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ĐỀ BÀI Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay

BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

-□□□□□□

BÀI TẬP NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

ĐỀ BÀI Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay và các yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị

LỚP : 4822 NHÓM : 07

BẢNG ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG NHÓM

Nhóm: 7

Lớp: 4822

Nội dung bài tập nhóm: Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay

và các yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị.

1 Kế hoạch làm việc của nhóm

- Tuần 2: Họp lần 1 - chốt hướng đi, bố cục bài viết, phân công nhiệm vụ.

- Tuần 4: Hoàn thiện cơ bản nội dung bài tập nhóm; Họp lần 2 – cả nhóm chỉnh sửa góp ý nội dung; Hoàn thành

bản cứng Tiến hành thực hiện làm Powerpoint

- Tuần 5: Luyện tập và chuẩn bị cho buổi thuyết trình.

2 Phân chia công việc và họp nhóm

giá

Chữkí

Thamgiađầy đủ

Tíchcực

Đónggópnhiều ýkiến1

Tạ Thị

Thanh

(482244)

Mở đầu, kết luận,thuyết trình, góp ý nội

ý nội dung

Hà Nội, ngày……tháng….năm 2024

Nhóm trưởng

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU IV

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT: 1

II NHỮNG VẤN ĐỀ THƯỜNG PHÁT SINH TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 3

1 Cách tiếp cận khác nhau 3

2 Nhận thức có chọn lọc 4

3 Không chú ý lắng nghe và kĩ năng nghe kém 5

4 Những ý kiến xét đoán về giá trị 5

5 Độ tin cậy của người truyền đạt 6

6 Bất đồng về ngôn ngữ 7

7 Sàng lọc thông tin: 8

8 Sức ép thời gian: 8

9 Tình trạng quá tải của việc truyền đạt thông tin: 9

III CÁC YÊU CẦU ĐỂ ĐẢM BẢO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 10

1 Tăng cường thông tin phản hồi 10

2 Thiết lập kênh thông tin rõ ràng 11

3 Nhắc nhở 12

4 Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: 13

5 Bảo đảm thông tin đúng lúc: 14

6 Biện pháp hạn chế sự quá tải thông tin: 14

KẾT LUẬN V DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO V

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, quá trình quản trị đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo nên thànhcông của một doanh nghiệp Một doanh nghiệp quản trị tốt sẽ góp phần nâng caohiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó làm tăng lợi nhuận Tuy nhiên trongnhững năm gần đây, hệ thống quản trị doanh nghiệp xuất hiện nhiều vấn đề bấtcập , đòi hỏi cần liên tục xử lí, nên hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp vẫncòn thấp, đặc biệt là hệ thống thông tin quản trị Từ thực tiễn ấy, các doanh nghiệpphải tìm ra vấn đề phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp và cácyêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị

Hiểu được mức độ ảnh hưởng của các vấn đề phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp và các yêu cầu đặt ra để khắc phục vấn đề, đảm bảo hiệu quả

hệ thống thông tin quản trị, nhóm 07 đã thực hiện nghiên cứu đề tài: “Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp hiện nay và các yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị”

NỘI DUNG

I Cơ sở lý thuyết:

1 Thông tin:

1.1 Khái niệm thông tin:

Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá

là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

1.2 Quá trình thông tin:

Mỗi kênh truyền thông tin có ba chặng chính, đó là: chặng gửi thông tin, chặngchuyển tiếp thông tin và nhận thông tin

Quá trình bắt đầu với nguồn hoặc người gửi có những thông điệp dự định cho giaotiếp Quá trình truyền những thông điệp dự định thành những biểu tượng mà nhữngbiểu tượng này được sử dụng để truyền đi được gọi là quá trình mã hóa

Kênh thông tin là phương tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đếnngười nhận Người nhận sau đó sẽ nhận thông tin và thực hiện quá trình giải mã Giải

mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi người nhận Thông tin phảnhồi từ người nhận tới người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu quả của việcthông tin

Trong quá trình truyền đạt, thông tin cũng có thể bị biến dạng, lạc hướng, mất liênlạc hoặc bị nhiễu Kênh thông tin là công cụ trung gian để chuyển tin tức; trước khi tintức đến nơi nhận, chúng phải được lưu trữ, xử lý hoặc giả mã thì người nhận mới cóthể hiểu được

1.3 Phân loại thông tin

Thông tin có thể được phân loại dựa trên ba căn cứ, bao gồm: căn cứ vào cấp quảntrị, hình thức truyền tin, và tính chất pháp lý của thông tin

1.3.1 Căn cứ vào cấp quản trị, thông tin liên lạc được phân thành:

Thông tin xuống dưới là thông tin đi từ những người ở các cấp cao hơn xuống cấpthấp hơn trong hệ thống phân cấp tổ chức

Thông tin lên trên là thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên và tiếp tục đi lên theo hệthống phân cấp tổ chức

Thông tin chéo bao gồm luồng thông tin và ngang với những người cùng cấp hoặc ởcác cấp tổ chức tương đương và dòng thông tin chéo với những người ở các cấp khácnhau mà họ không có các mối liên hệ báo cáo trực tiếp

1.3.2 Căn cứ vào hình thức truyền tin, thông tin liên lạc được phân thành:

Thông tin liên lạc bằng văn bản là thông tin được thể hiện và truyền đi dưới dạngvăn bản

Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời là thông tin được thể hiện và truyền đi bằng lờinói

Thông tin liên lạc không lời là thông tin được thể hiện bằng nhiều hình thức khácnhau mà không sử dụng lời nói, ví dụ như thông qua nét mặt hay cử chỉ cơ thể

1.3.3 Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin, thông tin liên lạc có thể được phân thành:

Các thông tin chính thức là các thông tin được công nhận một cách chính thức vàđược truyền qua kênh chính thức trong một số tổ chức

Các thông tin không chính thức là những thông tin không qua kênh chính thức

1.4 Yêu cầu của thông tin quản trị

Yêu cầu của thông tin quản trị bao gồm:

 Đảm bảo tính chính xác của thông tin

 Đảm bảo tính kịp thời của thông tin

 Đảm bảo tính pháp lý

 Đảm bảo thông tin đầy đủ có tính hệ thống và tính tổng hợp

 Đảm bảo tính hiệu quả của thông tjn

 Đảm bảo tính bí mật của thông tin

2 Hệ thống thông tin

2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp là tập hợp các quy tắc, kỹ năng vàphương pháp được quy định rõ ràng, nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thuthập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra các thông cần thiết cho các nhà quản trị doanhnghiệp soạn thảo quyết định

2.2 Các mạng thông tin quản trị

Mạng thông tin là một dạng của kênh thông tin giữa các thành viên trong nhómhoặc giữa các vị trí của các thành viên trong doanh nghiệp Mạng thông tin trongdoanh nghiệp thường có 5 dạng cơ bản, gồm:

Mạng thông tin dây chuyền biểu thị luồng thông tin trong doanh nghiệp theo thứbậc của các cấp quản trị, trong đó có thông tin trên xuống hay dưới lên

Mạng thông tin chữ Y cho thấy thông tin từ hai cấp dưới báo cáo cho một cấp trên

và tiếp tục lên hai cấp trên

Mạng thông tin bánh xe thường có bộ phận trung tâm phát tin liên hệ với các bộphận khác mà không có sự truyền thông tin trực tiếp lẫn nhau

Mạng thông tin vòng tròn, mặc dù thông tin tập trung nhưng sự truyền đạt thông tin

bị hạn chế

Mạng thông tin tổng hợp là thông tin được tự do trao đổi giữa các bộ phận, các cấptrong doanh nghiệp

2.3 Các yêu cầu để đảm bảo hiệu quả hệ thống thông tin quản trị

Các biện pháp giúp đỡ các nhà quản trị trong việc nâng cao hiệu quả thông tin gồm:

 Tăng cường thông tin phản hồi

 Thiết lập kênh thông tin rõ ràng

 Bảo đảm thông tin đúng lúc

 Biện pháp hạn chế sự quá tải thông tin

II Những vấn đề thường phát sinh trong hệ thống thông tin quản trị của

doanh nghiệp hiện nay

1 Cách tiếp cận khác nhau

Sự đa dạng trong cách tiếp cận thông tin của các cá nhân phụ thuộc vào kinhnghiệm và cách hiểu của họ Mỗi người có thể mã hóa và giải mã thông tin khác nhau,dẫn đến sự khác biệt trong nhận thức

Hiện tượng nêu trên có thể dẫn đến nhiều hệ quả tiêu cực Đầu tiên, sự không đồngnhất trong ra quyết định giữa các bộ phận có thể gây ra thiếu đồng thuận trong tổ chức,làm giảm hiệu quả tổng thể Khi mỗi bộ phận sử dụng cách tiếp cận riêng, điều này cóthể dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian Hơn nữa, sự khác biệt trong cách tiếp cận

thông tin tạo ra rào cản giao tiếp, làm giảm khả năng phối hợp và hợp tác giữa các bộphận Doanh nghiệp cũng có thể trở nên cứng nhắc và khó thích nghi với thay đổi khikhông có một hệ thống thông tin đồng bộ và nhất quán Cuối cùng, nếu các bộ phậnkhông phối hợp chặt chẽ, trải nghiệm của khách hàng có thể trở nên không đồng nhất,làm giảm sự hài lòng và lòng trung thành của họ

Ví dụ: Khi giám đốc marketing thông báo tăng ngân sách quảng cáo trực tuyến lên20% Nhân viên marketing sẽ nhận thấy đây là cơ hội để sáng tạo và thử nghiệm cácchiến dịch mới Tuy nhiên, nhân viên tài chính lại lo ngại về vấn đề chi phí tăng cao

và yêu cầu kiểm soát ngân sách Trong khi đó, nhân viên bán hàng thì tin rằng điềunày sẽ giúp tăng doanh số và cảm thấy phấn khởi

2 Nhận thức có chọn lọc

Nhận thức có chọn lọc nảy sinh khi có những thông tin mới Khi nhận thông tin, họ

có xu hướng chỉ nghe thấy phần nào phù hợp hay xác nhận những niềm tin của họ, cònnhững thông tin mâu thuẫn sẽ không được xử lý hay bóp méo cho phù hợp với quanniệm đã có từ trước

Sự nhận thức có chọn lọc trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp có thể dẫnđến quyết định không chính xác, vì ban lãnh đạo chỉ chú trọng vào một tập hợp thôngtin nhất định Điều này cũng làm ảnh hưởng đến khả năng đổi mới và cải tiến sảnphẩm và khả năng cạnh tranh Thêm vào đó, sự khác biệt trong nhận thức giữa các bộphận có thể gây hiểu lầm và giảm hiệu quả làm việc nhóm, dẫn tới cản trở sự pháttriển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai

Một ví dụ về nhận thức có chọn lọc trong hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp

là khi công ty sử dụng phần mềm quản lý khách hàng (CRM) Quản lý bán hàng chỉchú trọng vào số liệu doanh số mà bỏ qua phản hồi của khách hàng về trải nghiệm dịch

vụ Trong khi đó, nhân viên chăm sóc khách hàng lắng nghe phản hồi tiêu cực nhưngthông tin này sẽ bị bỏ qua nếu quản lý không chú ý, và không được sử dụng để cảithiện dịch vụ Bộ phận marketing cũng chỉ tập trung vào hiệu quả chiến dịch quảngcáo mà bỏ qua ý kiến thực tế từ khách hàng Hiện tượng này dẫn đến các quyết địnhphiến diện, khiến công ty bỏ lỡ cơ hội nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóaquy trình kinh doanh

Việc lắng nghe phải chiếm gần một nửa thời gian trao đổi giữa người cấp trên vàcấp dưới, nhưng điều đó sẽ không xảy ra khi một hoặc cả hai người đều chưa có kỹnăng lắng nghe Việc không lắng nghe có thể là kết quả của rất nhiều thói quen cánhân Chúng ta nói từ 100 đến 200 từ trong một 1 lần đọc với tốc độ gấp 2 đến 3 lần

và suy nghĩ nhanh gấp vài lần so với việc đọc Kết quả là, người lắng nghe có thể lướtqua vấn đề đang thảo luận nhanh hơn nhiều so với người nói Do đó, chúng ta thường

ít có thói quen lắng nghe hơn

Việc doanh nghiệp không chú ý lắng nghe và có kỹ năng nghe kém trong hệ thốngthông tin quản trị sẽ làm phát sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng Đầu tiên, thông tinkhông chính xác và không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định sai lầm, gây thiệt hại

về tài chính và uy tín Thiếu sự lắng nghe, phản hồi từ nhân viên và khách hàng cũngkhiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ Bên cạnh đó, kỹ năngnghe kém có thể dẫn đến xung đột nội bộ, làm giảm hiệu quả làm việc nhóm và gâykhó khăn trong việc đánh giá hiệu suất

Ta có thể lấy một ví dụ về vấn đề này, cụ thể như sau: Công ty sản xuất đồ gia dụng

A ra mắt sản phẩm mới mà không tham khảo ý kiến từ bộ phận bán hàng và chăm sóckhách hàng Sự không chú ý lắng nghe thể hiện ở việc ban lãnh đạo chỉ lắng nghenhóm phát triển sản phẩm, bỏ qua phản hồi từ bộ phận bán hàng Kỹ năng nghe kémđược thể hiện ở việc: Khi nhân viên đề xuất tính năng mới cho sản phẩm, lãnh đạokhông xem xét kỹ lưỡng Chính điều này dẫn đến hậu quả tiêu cực: Sản phẩm ra mắtkhông đáp ứng nhu cầu khách hàng, dẫn đến doanh số thấp, công ty không nhận ra đặctrưng của đối thủ, mất lợi thế cạnh tranh

4 Những ý kiến xét đoán về giá trị

Trong mọi tình huống truyền đạt thông tin, người tiếp nhận đều có ý kiến xét đoán

về giá trị bằng cách đánh giá chung thông điệp trước khi tiếp nhận toàn bộ thông tin

đó Ý kiến xét đoán như vậy có thể được dựa trên cơ sở sự đánh giá của người tiếpnhận về người truyền đạt hay ý nghĩa dự đoán của thông điệp

rằng khách hàng thường mua một số sản phẩm đi kèm nhau, và những khuyến mãitheo gói có thể thúc đẩy doanh số.

Phân tích dự đoán của các nhà quản lý về đề xuất của nhân viên A:

Nếu đề xuất của A về các gói khuyến mãi theo cặp sản phẩm được thực hiện vàchứng minh là đúng, các kết quả tích cực có thể bao gồm tăng doanh thu do triển khaicác gói khuyến mãi vì khách hàng đã mua nhiều sản phẩm hơn trong cùng một giaodịch Ngoài ra, trải nghiệm khách hàng cũng sẽ cải thiện vì các gói khuyến mãi đượcthiết kế hợp lý sẽ khiến khách hàng thấy hài lòng hơn Những trải nghiệm tích cực cóthể khiến khách hàng quay lại nhiều hơn, từ đó tạo ra sự trung thành với thương hiệu Nếu đề xuất của A không thành công, các kết quả tiêu cực có thể bao gồm giảmdoanh thu và chi phí marketing tăng lên Việc triển khai các gói khuyến mãi khônghiệu quả có thể dẫn đến doanh thu thấp hơn vì tâm lý của người dùng là hàng hóa rẻ sẽkhó đảm bảo được chất lượng sản phẩm Ngoài ra, công ty đã bỏ ra một chi phí lớn đểquảng bá chiến dịch này nhưng thực tế lại không thu lại được hiệu quả tốt từ kháchhàng Điều này khiến cho ngân sách của công ty bị hao hụt và lãng phí

5 Độ tin cậy của người truyền đạt

Độ tin cậy của người truyền đạt là sự tin cậy, sự tín nhiệm và sự tin tưởng của ngườitiếp nhận đối với lời nói và hoạt động của người truyền đạt Mức độ tin cậy mà ngườitiếp nhận gán cho người truyền đạt có tác động trực tiếp đến cách thức người tiếp nhậnnhìn nhận và phản ứng đối với lời nói, ý tưởng và hành động của người truyền đạt Vìvậy, cách mà người cấp dưới nhìn nhận thông tin do nhà quản trị truyền đạt chịu ảnhhưởng bởi những đánh giá của họ về nhà quản trị Mức độ tin cậy mà họ gán chothông tin đó chịu ảnh hưởng rất lớn bởi những kinh nghiệm trước kia của họ về nhàquản trị này

Ví dụ: Tương tự với bối cảnh đã nêu trên, ta sẽ đi vào phân tích mức độ tin cậy cácnhà quản lý đối với đề xuất áp dụng những chương trình khuyến mãi khi mua hàng củanhân viên A

Về uy tín và kinh nghiệm: Nếu A có thành tích tốt trong các chương trình trước đó

và các đề xuất đều đạt được kết quả tích cực, các nhà quản lý sẽ có xu hướng tin tưởnghơn vào thông tin mà A trình bày Ngược lại, nếu A từng mắc lỗi trong các chương

muốn, thì các nhà quản lý có thể nghi ngờ về độ tin cậy của dữ liệu vì họ nhận thấykhó có thể bảo đảm được sai lầm không tái diễn.

Về kỹ năng trình bày: Nếu A có khả năng trình bày rõ ràng, mạch lạc và logic, nhàquản lý sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin và có thể đánh giá cao những khuyến nghị Nếu

A trình bày lộn xộn, điều này có thể khiến các nhà quản lý cảm thấy khó khăn trongviệc theo dõi và đánh giá giá trị của thông điệp

6 Bất đồng về ngôn ngữ

Truyền đạt thông tin là việc sử dụng những ký hiệu chung để truyền đi thông tin và

sự hiểu biết Trong thực tế, chúng ta không thể truyền đi sự hiểu biết mà chỉ truyền đithông tin dưới những từ và ký hiệu chung Việc một từ có đa nghĩa, khiến người nàyhiểu theo nghĩa này, nhưng người khác lại không nghĩ vậy là có thể xảy ra Điều nàyđặc biệt đúng đối với những thuật ngữ và cụm từ trừu tượng hay kỹ thuật Do vậy,trường hợp người truyền đạt và người tiếp nhận dù sử dụng cùng một ngôn ngữnhưng vẫn không truyền thụ được hết hiểu biết của mình xuất hiện khá thường xuyên

Ví dụ: Tiếp tục với bối cảnh của ví dụ trên, ta sẽ đi vào phân tích về vấn đề bấtđồng ngôn ngữ:

Thuật ngữ chuyên môn: Khi A nói về "tỷ lệ chuyển đổi", nếu nhà quản lý không

hiểu rõ điều này có nghĩa là tỷ lệ khách hàng thực hiện giao dịch sau khi truy cập vàotrang web, có thể nhà quản lý sẽ không đánh giá đúng tầm quan trọng của số liệu này

và dễ dàng bỏ qua nó

Cách diễn đạt và ngữ cảnh: A có thể sử dụng các thành ngữ hoặc ví dụ cụ thể mà

các nhà quản lý không quen thuộc Nếu A nói: "Chúng ta cần phải ‘đánh bóng’ têntuổi của sản phẩm", các nhà quản lý có thể hiểu rằng sản phẩm cần cải thiện về chấtlượng, trong khi A chỉ muốn nói rằng cần tăng cường quảng bá cho các sản phẩm này

7 Sàng lọc thông tin:

Sàng lọc thông tin là là việc thao túng thông tin lên trên trong các tổ chức, để làmsao người tiếp nhận sẽ nhận thức thông tin đó là tốt đẹp Sự phổ biến trong việc sánglọc thông tin có thể khác nhau ở từng cấp tổ chức

Nguyên nhân của việc sàng lọc nằm ở áp lực bị khiển trách, kỷ luật của công ty đốivới những cá nhân, cơ quan cấp dưới Áp lực ấy khiến họ nảy sinh ý nghĩ “sàng lọc”,