Quản trị dự Án chương 9 Đánh giá và kết thúc dự Án

1.Khái niệm, mục tiêu, phân loạiĐánh giá dự án là quá trình xác định, phân tích một cách hệ thống và khách quan các kết quả, mức độ hiệu quả và các tác động, khả năng đạt được các mục

1.Các hình thức kết thúc dự án2.Thời điểm kết thúc dự án

3.Tổ chức kết thúc dự án4.Báo cáo tổng kết

1.Khái niệm, mục tiêu, phân loại

Đánh giá dự án là quá trình xác định, phân tích một

cách hệ thống và khách quan các kết quả, mức độ hiệu

quả và các tác động, khả năng đạt được các mục tiêu

của dự án.

I ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

mức độ rủi ro

Khẳng định lại tính

cần thiết và tính khả

thi của dự án

PHÂN LOẠI

CĂN CỨ THEO KHÔNG GIAN

Đánh giá nội bộ

CĂN CỨ THEO THỜI GIAN

Đánh giá bên ngoài

Thực hiện bởi chính tổ chức đang

thực hiện dự án.

Thực hiện bởi những người, cơ

quan bên ngoài.

Đánh giá giữa kỳ Trong giai đoạn thực hiện dự án.

Thực hiện khi dự án đã hoàn tất

Đánh giá kết thúc dự án

Thực hiện khi dự án đã hoàn tất một thời gian (đánh giá tác

động) Đánh giá sau dự án

CĂN CỨ THEO THỜI GIAN

Đánh giá kết thúc dự án

Đánh giá sau dự án Đánh giá giữa kỳ

• Xác định mức độ đạt được mục tiêu

• Phân tích, đánh giá kết quả, tác động của dự án

• Rút ra bài học.

• Xác định các kết quả và mức độ ảnh hưởng lâu dài

• Rút ra các bài học kinh nghiệm

Lưu ý

Đánh giá giữa kỳ thường được tiến hành đối với

những dự án lớn, phức tạp, và thuộc loại đánh giá nội bộ

Đánh giá kết thúc và đánh giá sau dự án là cơ sở để xem xét lại các chính sách, quyết định có tính chiến lược của các cấp có liên quan Chúng thường là loại đánh giá bên ngoài, được thực hiện bởi các nhà tài

trợ

• Tiến Độ Công Việc: Tiến độ hoàn thành các module chính, thử nghiệm nội bộ,

• Chất Lượng Sản Phẩm: Kiểm tra tính năng, hiệu năng,

và độ ổn định của ứng dụng để đảm bảo không có lỗi

• Ban quản lý nội bộ đánh giá cách phân bổ và sử dụng nguồn lực, như ngân sách, nhân sự, và thời gian; xem xét cần điều chỉnh gì để tối ưu hóa dự án hay không

Ví dụ

Đánh giá nội bộ

Dự án phát triển ứng dụng di động

Đánh giá căn cứ

vào không gian

• Tiềm Năng Thị Trường: Phân tích thị trường, nhu cầu của người dùng, và lợi thế cạnh tranh nhằm đánh giá khả

năng ứng dụng có thể thâm nhập thị trường và tạo ra lợi nhuận

• Lợi Nhuận Dự Kiến: Nhà đầu tư đánh giá dự án dựa trên các mô hình tài chính, dự báo doanh thu, và chi phí vận hành

• Mức Độ Phù Hợp Với Chiến Lược: Đối tác có thể đánh giá xem dự án này có phù hợp với chiến lược dài hạn của họ không; sự hỗ trợ và cơ hội để hợp tác trong tương lai

Ví dụ

Đánh Giá Bên Ngoài (Nhà Đầu Tư, Đối Tác)

Dự án phát triển ứng dụng di động

Đánh giá căn cứ

vào không gian

• Tiến độ: So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu.

• Chất lượng: các tính năng đã phát triển, khả năng tương thích, bảo mật và hiệu năng của hệ thống

• Rủi ro: các rủi ro khi triển khai, mức độ ảnh hưởng và biện pháp

• Ngân sách: So sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến, xác định các khoản chi tiêu bất thường

• Phản hồi: Thu thập phản hồi từ đội ngũ phát triển và các bên liên quan về tiến độ, chất lượng và khó khăn gặp

phải

Ví dụ

Đánh giá giữa kỳ

Dự án phát triển ứng dụng di động

Đánh giá căn cứ

vào thời gian

• So sánh với mục tiêu: So sánh các chỉ số đo lường (số lượng người dùng, mức độ hài lòng, ) với mục tiêu đã đề ra.

• Chất lượng sản phẩm: Đánh giá chất lượng tổng thể của ứng dụng, bao gồm tính ổn định, khả năng mở rộng và dễ

sử dụng

• Hiệu quả kinh tế: Đánh giá chi phí phát triển, lợi ích kinh

tế mang lại và thời gian thu hồi vốn

• Rút ra bài học kinh nghiệm

Ví dụ

Đánh giá kết thúc dự án

Dự án phát triển ứng dụng di động

Đánh giá căn cứ

vào thời gian

• Tác động đến tổ chức: Đánh giá tác động của dự án đến quy trình làm việc, hiệu quả hoạt động của tổ chức.

• Tác động đến người dùng: Đánh giá tác động của dự án đến trải nghiệm người dùng, sự thay đổi hành vi của

Đánh giá căn cứ

vào thời gian

Lựa chọn và ký hợp đồng với nhóm đánh giá dự án

Chuẩn bị các điều khoản hợp đồng (TOR) cho hoạt động đánh giá

Ra quyết định đánh giá dự án

Lập kế hoạch, chuẩn bị công việc

Một tổ chức phi chính phủ (NGO) đã thực hiện một dự án hỗ trợ

phát triển nông nghiệp bền vững trong 3 năm qua Ban lãnh đạo

quyết định tiến hành đánh giá dự án để xem xét tính hiệu quả và

ảnh hưởng của dự án đối với cộng đồng

VÍ DỤ

• Làm rõ mục đích và phạm vi của đánh giá

• Mô tả ngắn gọn các nội dung cơ bản của dự án

• Những điều khoản về phương pháp tiến hành đánh giá

• Những kỹ năng, trình độ chuyên môn, yêu cầu

• Quy trình, thủ tục lựa chọn tư vấn

Bước 2: Chuẩn bị các điều khoản hợp đồng (TOR)

• Mục tiêu: Đánh giá tính bền vững và hiệu quả của các phương pháp canh tác được giới thiệu bởi dự án.

• Phạm vi đánh giá: Những vùng dự án đang triển khai

• Nội dung đánh giá chính: Dự án đã cải thiện năng suất và thu nhập của nông dân như thế nào? Các phương pháp canh tác bền vững đã được áp dụng rộng rãi chưa? Tác động đến môi trường tự nhiên là gì?

• Phương pháp đánh giá: Kết hợp giữa khảo sát định lượng và phỏng vấn định tính với nông dân, cán bộ địa phương, và các chuyên gia trong lĩnh vực nông nghiệp

• Thời gian: 3 tháng

Bước 2: Chuẩn bị các điều

khoản hợp đồng (TOR)

Việc lựa chọn một chuyên gia hay nhóm tư vấn đánh

giá đều tiến hành trên cơ sở những tiêu chuẩn đã

xác định rõ trong bản mô tả điều khoản hợp đồng

Chuẩn bị một kế hoạch thời gian cũng như việc làm chi tiết và phân chia nhiệm

vụ giữa các thành viên trong nhóm

Bước 4: Lập kế hoạch và

chuẩn bị công việc

Hiệu suất Hiệu quả Tác động Tính phù hợp Tính bền

dự án so với các yếu tố đầu vào

hưởng của dự án đến các mặt đời sống kinh tế xã hội.

Các mục tiêu và mục đích có phù hợp với những vấn

đề và nhu cầu

không?

Lợi ích mà dự án mang lại có thể tồn tại lâu dài sau khi dự án đó kết thúc không?

Thông tư số 13/2010/TT-BKH

Tất cả các tài liệu quan trọng, liên

quan đến dự án đều cần được thu

thập, tổng hợp và phân tích Trong quá

trình thu thập thông tin, nhóm đánh

giá rất cần sự giúp đỡ, cộng tác tích

cực của các bên liên quan, tham dự

các buổi báo cáo với các nhân viên

đánh giá dự án

Bước 5: Tiến hành đánh giá

• Khảo sát với các hộ nông dân tham gia

dự án để thu thập thông tin về năng

suất cây trồng trước và sau; mức độ áp

dụng các kỹ thuật canh tác bền vững.

• Phỏng vấn sâu các cán bộ địa phương và

đại diện cộng đồng để hiểu rõ hơn về tác

động đến xã hội và môi trường

• Phân tích tài liệu: Xem xét các báo cáo

tiến độ của dự án, các tài liệu kỹ thuật,

và các số liệu thống kê

Phân tích dữ liệu sau khi thu thập

Bước 5: Tiến hành đánh giá

Dựa trên cơ sở tổng hợp, phân tích các tài liệu, nhóm đánh giá sẽ lập báo cáo, nêu rõ những kết luận, kiến nghị của nhóm.

Báo cáo được trình lên các bên liên quan để xin ý kiến

Nhóm đánh giá tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn tất báo cáo cuối cùng và giao nộp sản phẩm.

Bước 6: Lập báo cáo

3 Phương pháp

thu thập số liệu để đánh giá dự án

Hai phương pháp chủ yếu để thu thập thông tin:

• Phương pháp định tính

• Phương pháp định lượng

Mỗi phương pháp sẽ có ưu và nhược điểm khác nhau

Phương pháp đánh giá nhanh

• Giải pháp thu thập số liệu kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau như: thu thập số liệu thứ cấp, phỏng vấn nhóm, quan sát và đo lường

• Cho kết quả nhanh chóng nhưng dễ

bị sai lệch và đòi hỏi người thu thập

dữ liệu có chuyên môn cao

Phương pháp định lượng

Điều tra mẫu

Lấy một số lớn đơn vị

được điều tra theo một

bộ câu hỏi xây dựng

trước

Thu thập số liệu thứ

cấp

Các tài liệu ghi chép

của chuyên gia

• Cung cấp rất nhiều số liệu cần thiết phục vụ cho công tác đánh giá dự

4 Nội dung cơ bản

của báo cáo đánh giá

dự án

Báo cáo đánh giá dự án là một tài liệu ngắn

gọn nhưng rất quan trọng phục vụ việc ra

quyết định của các cấp liên quan đến dự án

Chủ dự án và địa chỉ

Báo cáo đánh

giá phải làm rõ

các nội dụng

sau Cơ quan thực hiện và địa chỉThời gian

Quyết định đầu tư

Các phát hiện khi đánh giá dự án Yếu tố đánh giá và các công cụ

Mục đích đánh giá và kế hoạch đánh giá

Tóm tắt dự án và các mục tiêu Địa điểm

Tên dự án

a) Kết thúc hoàn toàn

1 Các hình thức kết

thúc dự án

• Dự án có thể kết thúc vì nó đã thành công và đạt được mục tiêu

• Dự án có thể kết thúc do bị bị ngừng, không thành công hay bị loại bỏ

Khi một công ty con sáp nhập với công

ty mẹ, thì các dự án cũ của công ty con

sẽ được chuyển thành dự án nhánh của

công ty mẹ

Mọi hoạt động, dự án, và chương trình của ABC Family (Freeform) được chuyển giao sang dưới sự quản lý và điều hành của Disney.

Dự án phim "Shadowhunters," dựa trên loạt tiểu thuyết nổi tiếng The Mortal Instruments

Kết thúc bổ sung

1 Các hình thức kết

thúc dự án (tt)

Công ty con được tách ra khỏi một công

ty mẹ, dự án được giữ lại ở công ty mẹ,

công ty con sẽ rời đi mà không có thêm

dự án nào khác Hoặc công ty mẹ có thể

chuyển giao như một dự án độc lập của

công ty con

Dự án Marketplaces của

eBay

Dự án PayPal One Touch

Năm 2015, eBay quyết định tách PayPal thành một công ty độc lập.

• eBay tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm mua sắm và tìm kiếm các đối tác thanh toán mới

• PayPal mở rộng các dịch vụ tài chính, thanh toán trực tuyến

1 Các hình thức kết thúc dự án (tt)

Quá trình chuyển đổi của một dự án kết thúc bằng cách bổ sung

- sáp nhập khác biệt với kiểu kết thúc hoàn toàn

• Nhân sự, tài sản và thiết bị của dự án sẽ được chuyển từ dự

án đang kết thúc sang bộ phận mới thành lập

• Tuân theo một quy trình chuẩn của công ty mẹ

• Cách phổ biến đối với các dự án gặp nhiều khó khăn và phức

tạp

Khi sáp nhập cần chú ý đến nhân sự, sản xuất, kế toán - tài

chính, kỹ thuật, hệ thống thông tin, tiếp thị, hoạt động mua

sắm, phân phối, pháp lý,

• 2010: Nokia gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ như Apple và Samsung trong mảng điện thoại thông minh.

• 25/4/2014: Microsoft mua lại bộ phận thiết bị và dịch vụ của Nokia

• Hàng ngàn nhân viên của Nokia đã được chuyển giao sang làm việc cho Microsoft.

• Toàn bộ tài sản và thiết bị phát triển điện thoại thông minh của Nokia được chuyển giao cho Microsoft

• Microsoft thành lập 1 bộ phận mới, chuyên phát triển điện thoại thông minh Lumia và các thiết bị di động khác

• Microsoft áp dụng các quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án của mình trong suốt quá trình chuyển giao

MICROSOFT & NOKIA

1 Các hình thức kết thúc dự án (tt)

Dự án CONCORDE

Dự án BOEING 2707

Dự án hợp tác giữa Anh và Pháp vào thập niên

1960 với mục tiêu phát triển một chiếc máy

bay chở khách siêu thanh đầu tiên trên thế

giới.

Khởi động năm 1963, Chính phủ Mỹ và Boeing quyết định phát triển một loại máy bay thương mại siêu thanh để cạnh tranh với Concorde.

• Khó khăn về kỹ thuật khiến chi phí tăng cao vượt dự toán ban đầu

• Áp lực từ cộng đồng, các nhóm môi trường, thiếu sự hỗ trợ trừ ngành hàng không

• Tài sản và quyền sở hữu trí tuệ liên quan vẫn tồn tại như một phần của Boeing

• Chi phí vận hành, bảo dưỡng và tiêu thụ nhiên

liệu cao

• Thị trường hành khách hạn chế, các yếu tố như

giá dầu tăng

• Kiểm soát và phản hồi

• Thông tin, liên lạc

• Khắc phục sự cố

10 nhân tố then chốt để thực hiện 1 dự án thành

công

a) DỰ ÁN THÀNH CÔNG

Triển khai thành công mạng lưới Internet từ bóng bay trong nhiều tình huống khẩn cấp, như khi phục vụ Internet cho Puerto Rico sau cơn bão Maria năm 2017.

Dự án của X, một công ty thuộc

Alphabet Inc được khởi động năm

2013 Với mục tiêu sử dụng bóng bay

khí quyển để cung cấp kết nối Internet

cho các vùng xa xôi và hẻo lánh trên

Kết thúc Project Loon đúng lúc giúp Alphabet tránh lãng phí nguồn lực vào một dự án không còn phù hợp với chiến lược dài hạn.

Mục tiêu chính là cung cấp Internet băng thông

rộng cho những khu vực khó tiếp cận hoặc khu vực

thiên tai, nơi cơ sở hạ tầng truyền thống khó triển

khai.

Sự hỗ trợ mạnh mẽ từ lãnh đạo cấp cao đã giúp dự

án có được các nguồn lực cần thiết như nhân sự, công nghệ và cơ sở vật chất.

Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn; từ việc phát triển công nghệ bóng bay, thử nghiệm bay tầng bình lưu, đến việc triển khai tại các khu vực mục tiêu.

Thường xuyên tham khảo ý kiến từ các chính phủ,

tổ chức quốc tế, và các cộng đồng địa phương ở

những khu vực triển khai.

Alphabet đã tuyển dụng các chuyên gia hàng đầu trong các lĩnh vực như công nghệ khí cầu, truyền thông, và công nghệ thông tin.

PROJECT LOON

EXAMPLE

Việc chuyển giao dịch vụ Internet qua bóng bay

giúp phục hồi liên lạc cho hàng ngàn người dân tại

các khu vực bị ảnh hưởng bởi bão Maria.

Yêu cầu sự phát triển của công nghệ tiên tiến như bóng bay có thể điều khiển trong tầng bình lưu, hệ thống truyền tải Internet không dây từ trên không,

và các công cụ quản lý dữ liệu tiên tiến.

Sử dụng hệ thống kiểm soát và phản hồi thời gian thực để theo dõi hiệu quả của bóng bay, chất lượng dịch vụ Internet cung cấp, và phản hồi của người

dùng.

Hệ thống thông tin liên lạc nội bộ hiệu quả để đảm

bảo rằng các thành viên chủ chốt của dự án đều có

thể tiếp cận các dữ liệu cần thiết.

Nhóm dự án đã thể hiện khả năng giải quyết nhanh chóng các khủng hoảng về điều kiện thời tiết và

vấn đề pháp lý.

PROJECT LOON

EXAMPLE

• Dự án có đạt được mục tiêu và hiệu quả đề ra hay không ?

• Dự án có gặp khó khăn không thể vượt qua trong quá trình thực

hiện?

2 Thời điểm kết thúc dự án (tt)

b) DỰ ÁN THẤT BẠI

Tìm hiểu các dấu hiệu nhận biết 1 dự án không thành công và cần tiến hành kết thúc dự án, thông qua việc trả lơi các câu hỏi chính như sau:

Dự án triển khai ERP của

Sản phẩm/dịch vụ của

dự án có được thị trường đón nhận không?

Dự án có đạt được mục tiêu và hiệu quả đề ra hay

không ?

Dự án triển khai ERP của

không?

Nhóm dự án có còn sáng tạo, hay đã lạc hậu?

Dự án có gặp khó khăn không thể vượt qua trong quá trình thực

hiện?

Liệu dự án có trở nên vô hiệu bởi những tiến bộ kỹ thuật hoặc sản phẩm mới được phát triển tại nơi khác không?

Lidl không muốn thay đổi cách làm việc của mình Việc triển khai SAP phải được tùy chỉnh

Quá nhiều thay đổi trong hàng ngũ điều hành của bộ phận CNTT của Lidl

• Xác suất thấp trong việc đạt được các mục

tiêu

• Những vướng mắc về kỹ thuật, chế tạo

không giải quyết được bằng khả năng hiện

• Khả năng thu lãi, thu hồi vốn đầu tư thấp

• Quá tốn kém để tiếp tục theo đuổi dự án

• Khả năng tài chính cho dự án bị suy giảm và ảnh hưởng nghiêm trọng

Dự án triển khai ERP của

Lidl

EXAMPLE

Đánh giá trên yếu tố Kỹ thuật và Tài chính đối với dự án Triển khai ERP của chuỗi siêu thị tại Đức

• Lidl triển khai không phù hợp với quy trình kinh

doanh của họ, đặc biệt là cách quản lý dữ liệu

hàng tồn kho.

• Hệ thống được thiết kế quá phức tạp, gây khó

khăn trong việc tích hợp với các hệ thống hiện

có.

• Yêu cầu và quy trình kinh doanh thay đổi liên tục

trong quá trình triển khai

• Tiềm năng thị trường quá thấp, suy thoái

• Các nhân tố cạnh tranh thay đổi theo

hướng bất lợi hoặc nhu cầu thị trường

NEW COKE

Năm 1985, để đánh bại đối thủ truyền kiếp Pepsi; Coca-Cola quyết định chấm dứt sản xuất loại nước ngọt truyền thống và thay thế bằng một công thức mới - New Coke

khác

• Phản ứng tiêu cực rất mạnh mẽ

đến từ phía người tiêu dùng

• Phần lớn người dân Mỹ tẩy chay

EXAMPLE

a) Quá trình ra quyết định

3 Tổ chức kết thúc dự

án

Các mô hình được hỗ trợ để tiến hành chấm dứt dự án được phân thành 2 loại:

• Thứ nhất, quyết định căn cứ vào việc so sánh kết quả của dự án với các chỉ tiêu thể hiện sự thành công hoặc thất bại

• Thứ hai, quyết định căn cứ vào việc dự án có đạt được các mục tiêu cụ thể đã đặt

ra từ ban đầu hay không

Các nhân tố thành công hay thất bại của dự án đều có thể sử dụng để dự đoán sự

thành công hay thất bại của dự án Do vậy, dự án không đạt được mục tiêu, quá xa vời hoặc đã đạt được mục tiêu đều cần được kết thúc

Quá trình kết thúc dự án có 2 phần tách biệt Thứ nhất là quyết định có kết

thúc dự án hay không Thứ hai là quyết định kết thúc dự án sẽ được diễn ra

như thế nào