Điều làm nên một Event Manager chuyên nghiệp ppt

Điều làm nên một Event Manager chuyên nghiệp Cái gốc - Event concept là quan trọng hơn cả để từ đó phát triển ý tưởng, planning đều được thực hiện theo, nếu Concept lệch lạc hoặc không

Điều làm nên một Event Manager

chuyên nghiệp

Cái gốc - Event concept là quan trọng hơn cả để từ đó phát triển ý tưởng, planning đều được thực hiện theo, nếu Concept lệch lạc hoặc không rõ ràng thì mọi kế hoạch cũng sẽ lệch lạc và tạo ra 1 sản phẩm Event không rõ mục đích, thậm chí không thể đánh giá được Event Manager không bắt buộc phải là người viết Event Concept nhưng người đó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập Concept của chương trình vì họ thấu hiểu mong muốn của khách hàng, có ý tưởng triển khai Event theo hướng nào để đạt được mục đích và soi xét các ý tưởng dưới con mắt của người dày dạn kinh nghiệm

làm Event Thêm vào đó, họ phải nắm chắc Concept để điều hành toàn bộ

Event theo sát concept đó Vì vậy, đó là tiền đề để Event Manager hướng người làm creative, viết proposal sáng tạo ra những concept" đi đúng đường ray"

Event Manager còn phải là một con người cực kỳ chi tiết, chu đáo Mức độ

chi tiết của sự kiện trong đầu của Event manager/leader sẽ thể hiện qua các khâu: từ đầu khi tự mình hình thành ý tưởng (đã chi tiết chưa? chi tiết đến mức nào?), khi thiết kế sự kiện cùng trợ lý và các nhà cung cấp, các nhà tài trợ, các bên liên quan (người nào biết việc người đó hay cùng nắm toàn bộ event?), cần yêu cầu những ai nắm rõ trong đầu toàn cảnh sự kiện khi mà nó chưa diễn ra (ngoài mình ra)? Nói tóm lại là chi tiết tới mức một nhân viên không biết gì về concept của event mình đang làm nhưng đọc action plan là hiểu mình phải làm gì, khi nào phải hoàn thành công việc

Để tổ chức được một Event, người làm nghề tổ chức sự kiện có thể phải có rất nhiều kế hoạch chi tiết cho từng mảng như budget plan, PR plan, HR plan, logistics plan, time plan tất cả phải được phối hợp nhịp nhàng ăn khớp và nằm trong Master Plan Các thủ tục hành chính, giấy phép phải được giải quyết ngay trong thời gian đầu, ngày giờ, địa điểm tổ chức Event phải được cân nhắc kỹ và chốt lại để các kế hoạch theo đó được kiểm soát deadline Rehearsal và Execution là tất yếu vì đó là kết quả của quá trình planning Khi từng chi tiết hoàn hảo thì sẽ hợp lại một Event hoàn hảo

Nền tảng để tổ chức một Event tốt, ngoài vai trò "tướng lĩnh" của Event

Manager thì một Event Team có kỹ năng lãnh đạo, điều phối tốt góp phần

làm nên thành công của sự kiện Để có một Event Team phối hợp nhịp nhàng, ăn ý và phối hợp nhịp nhàng Điều này tùy thuộc rất nhiều và kỹ năng lãnh đạo của Event manager

Nhiều khi người Event Manager không thể quản lý hết một Team lớn hàng trăm người, lúc đó phải có phương án chia họ thành nhiều team nhỏ, mỗi 1 team nhỏ phụ trách 1 mảng công việc riêng và có 1 team leader, ví dụ: Bộ phận hành chính chuyên lo các giấy tờ, giấy phép, hợp đồng (hợp đồng biểu diễn với các nghệ sỹ, hợp đồng với các thầu phụ, hợp đồng nhân sự, bộ phận logistics chuyên về đạo cụ, dựng biển báo poster, vận chuyển người & máy móc tới địa điểm Bộ phận thiết kế chuyên về xây dựng ý tưởng, sáng tạo, theming, decor, bộ phận finance, bộ phận marketing, bộ phận planning

Các team leader này phải được đào tạo, mô tả, hướng dẫn công việc cụ thể

do nhóm mình phụ trách Việc mô tả (Briefing) ở đây rất chi tiết bao gồm cả

kỹ năng khích lệ nhân sự: mỗi nhân viên phải được nghỉ ngơi (15-30 phút)

sau 4 tiếng làm việc liên tục, phải đảm bảo thức ăn đồ uống được cung cấp đầy đủ cho nhân viên luôn tôn trọng ý kiến của từng cá nhân tuyệt đối không tranh cãi, không thiên vị hoàn thành công việc là ưu tiên số 1

Việc khích lệ tinh thần của nhân sự rất quan trọng Chỉ cần một nhân viên bất mãn cũng có thể làm hỏng một event Tùy từng trường hợp cụ thể mà ta

xử dụng "cây gậy" hay "củ cà rốt" Tuy nhiên, nguyên tắc bất di bất dịch là không bao giờ để ác cảm cá nhân xen lẫn công việc chuyên môn Ví dụ một nhân viên "trông cái mặt trâng tráo thấy ghét" nhưng lại là người đưa ra những ý tưởng sáng giá nhất Đừng hà tiện lời khen, một đóng góp nhỏ cũng cần được tuyên dương

Những bài học quí giá thường được đúc rút từ thất bại Với nghề Event, điều này có đúng không?

Thường thì là thế, nhưng không biết là có may mắn không, bản thân mình chưa tổ chức một Event nào thất bại hay gặp rủi ro, có lẽ cũng nhờ planning

vô cùng chặt chẽ và kỹ càng Hơn nữa mình không cho phép mình thất bại, những cái nhỏ thôi cũng phải thật hoàn hảo Đó là tiêu chuẩn làm việc của

Nghề Event đặc biệt ở chỗ "bạn chỉ có một cơ hội, hoặc thất bại hoặc thành công", Event không cho bạn cơ hội làm lại lần thứ hai Chính vì vậy tất cả các khâu phải được thực hiện hoàn hảo 101% (kể cả back-up plan), hãy luôn tâm niệm "đánh 1 lần là phải thắng" nếu bạn tin vào điều đó thì bạn sẽ dốc hết tâm lực cho 1 event và bạn sẽ được phần thưởng xứng đáng Tuy rằng những yếu tố khách quan (khủng bố, động đất, thiên tai ) cũng có thể làm

hỏng một Event nhưng bạn không phải hối tiếc vì mình đã làm tất cả những

Nói về vấn đề back-up plan để có một Event "không thất bại",

Một điều hết sức quan trọng nhưng không phải ai cũng lưu ý đúng mức là khi lên kế hoạch cho một Event bao giờ cũng phải có plan B (contingency plan) Đây là điều bắt buộc đối với một người làm Event chuyên nghiệp Khi lên kế hoạch, không điều gì được phép mơ hồ hay dựa theo cảm tính bao giờ cũng phải có sự phân tích cụ thể, logic ở mọi góc cạnh Ví dụ:

 Một event ngoài trời gặp đúng ngày mưa bão - contingency plan phải làm sao thu vào bên trong nhà mà vẫn chương trình vẫn không bị hủy

bỏ hay gián đoạn

 Một buổi concert bỗng dưng mất điện - contingency plan phải có máy phát điện dự phòng

 Một tiệc cưới khách đến quá đông so với dự tính - contingency plan phải có thức ăn/đồ uống dự trữ

 Một cuộc thi chạy marathon - contingency plan phải có thêm xe cứu thương phòng trường hợp một xe mới chở vận động viên đi bệnh viện

mà một vận động viên khác bị trụy tim cần đi cấp cứu

 Một festival có nguy cơ bị khủng bố - contingency plan phải có cảnh sát chuyên nghiệp mặc thường phục trà trộn cùng khách tham gia

 Một fashion show người mẫu say xỉn - contingency plan luôn phải có người mẫu dự phòng để thay thế

tiêu chí nào để đánh giá sự thành công của một sự kiện do một Event Manager tổ chức, và đằng sau những giọt mồ hôi nhọc nhằn, những trăn trở lo lắng cho từng sự kiện, người làm Event Manager được gì?

Mình cho rằng sự thành công của một sự kiện được đánh giá dựa trên những tiêu chí ban đầu do khách hàng đặt ra Ví dụ: Sau một Product Launching Event đài báo đều đưa tin ấn tượng về sự kiện đó: 500 khách mời đều tham

dự đầy đủ, feed back 98% hài lòng, sức mua tăng vọt, doanh số bán hàng

Đối với mình sự tung hô cho người làm Event là sự hài lòng khen ngợi của khách hàng, những tràng pháo tay dành cho người làm Event là những hợp đồng event tới tấp sau đó, làm quanh năm không hết việc, đó mới là giá trị thực của 1 người làm Event Bản thân mình sau mỗi Event thành công là một niềm hạnh phúc, niềm hạnh phúc này không cần phải đăng báo, không cần được tung hô, đó là sự tự hào nghề nghiệp