Tiểu luận - phần mềm quản trị khách sạn - Chủ đề - PHẦN MỀM TCSOFT

Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT -Là sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp nhiều phân hệ ứng dụng phục vụ quản lý mọi hoạt động tác nghiệp điều hành của một khách sạn -.. -Hi

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ TCSOFT

1 Lịch sử hình thành:

-Được thành lập vào đầu năm 2008, Công ty TCSOFT đã trải qua 7 năm hình thành và phát triển, với tập thể lãnh đạo đầy nhiệt huyết và gắn kết, đội ngũ nhân viên sáng tạo và nhiệt tình

-.Trong những năm qua, TCSOFT đã khẳng định mình là một trong những đơn vị

có hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp và một chính sách hậu mãi chu đáo

2 Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT

-Là sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp nhiều phân hệ ứng dụng phục vụ quản lý mọi hoạt động tác nghiệp điều hành của một khách sạn

- Phần mềm có tính mở cao, dễ sử dụng, đáp ứng mọi yêu cầu phát triển và mở rộng theo quy mô hoạt động kinh doanh

-Hiện tại TCSOFT đã cho ra mắt 2 bộ sản phẩm của Phần mềm quản lý khách sạn: +TCSOFT - HOTEL 3.2 với các nghiệp vụ đơn giản và phổ biến nhất phù hợp với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ

+ TCOSFT - HOTEL 3.5 với đầy đủ các nghiệp vụ chuyên sâu của khách sạn, nhà nghỉ cao cấp, yêu cầu các chức năng phức tạp, chi tiết chuyên dùng cho tất cả các

3 Giá thành: 2.600.000 VNĐ

Phần 2: CHỨC NĂNG PHẦN MỀM TCSOFT HOTEL

1 Quản lý phòng

- Cho phép nhập các thông tin phòng nghỉ chi tiết, được lưu trữ giúp nhân viên tìm kiếm và quản lý dễ dàng

Hình : Danh mục phòng nghỉ

2 Quản lý thông tin sản phẩm

- Danh mục sản phẩm lưu trữ toàn bộ thông tin về sản phẩm, đồ ăn, uống của khách sạn Giúp quá trình quản lý được dễ dàng hơn

Hình : Danh mục sản phẩm

3 Quản lý đặt phòng

- Với những khách hàng đặt phòng trước, chức năng này sẽ cho phép nhân viên đặt phòng trước với đầy đủ các thông tin về khách hàng đặt phòng, ngày đặt, ngày trả,

số tiền đặt cọc và các thông tin cần thiết khác một cách chi tiết

Hình : Danh mục đặt phòng nghỉ

4 Quản lý thông tin khách hàng

- Hệ thống khách hàng giao dịch với công ty sẽ được cập nhật thường xuyên, với tất cả các thông tin của khách hàng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sẽ giúp người sử dụng có thể tìm kiếm thông tin rất dễ dàng

Hình : Danh mục quản lý khách hàng

5 Quản lý tình trạng phòng nghỉ - tình trạng bàn ăn

- Không chỉ cho thấy sơ đồ của khách sạn, chức năng này còn cho phép thống kê phòng nghỉ: số phòng đang có khách ở và số lượng phòng còn trống, vị trí các phòng

Hình : Danh mục quản lý tình trạng phòng nghỉ Tương tự, với phần quản lý tình trạng bàn ăn cũng cho phép thống kê số lượng bàn

sử dụng và số lượng bàn còn trống

Hình : Danh mục quản lý tình trạng bàn ăn

6 Phiếu thu – chi

- Với phiếu thu, sẽ có đầy đủ các thông tin cần thiết cho phép nhân viên giao dịch với khách hàng, lập bảng thanh toán một cách nhanh chóng, tránh sai sót Chức năng này cũng giúp cho khách hàng theo dõi, đối chiếu các thông tin, dịch vụ mà khách hàng sử dụng tại khách sạn

Hình : Phiếu thu theo phòng

Hình : Thống kê phiếu thanh toán

PHẦN 3: Những ưu, nhược điểm của phần mềm

1 Ưu điểm

- Quản lý được sơ đồ của khách sạn hiệu quả, thống kê các phòng đang có khách, phòng đã đặt, dễ dàng theo dõi trạng thái các phòng (đang sửa chữa, bảo trì, đang dọn)…để lễ tân theo dõi tình trạng phòng nhằm chọn phòng cho khách hoặc cập nhập lại tình trạng phòng giúp bộ phận buồng biết phòng cần dọn, bộ phận buồng phòng nhận biết phòng cần dọn, sau khi dọn phòng xong sẽ cập nhập hệ thống chuyển trạng thái của phòng Quản lý các tiện nghi của từng phòng

- Hệ thống Check - in, Check - out nhanh chóng và thuận lợi giúp đăng kí phòng cho khách nhanh chóng và hiệu quả

- Phần mềm Quản lý khách sạn giúp quản lý các dịch vụ kèm theo của khách sạn (giặt là, điểm tâm…) tự động tính tiền khi khách hàng trả phòng

Hỗ trợ in ấn biểu mẫu đăng kí lưu trú tại khách sạn cho chính quyền hoặc cơ quan an ninh

- Với hệ thống báo cáo chi tiết giúp nhà quản lý - chủ doanh nghiệp khách sạn dễ dàng thống kê theo dõi tình hình hoạt động của khách sạn cũng như doanh số của đơn vị

- Quản lý thống kê danh sách khách đăng kí (đã từng lưu trú tại khách sạn hoặc khách hàng mới…): Khách sạn dựa vào danh sách khách hàng có thể phân loại khách VIP hoặc đưa ra chính sách khuyến mãi cho khách (nếu có)

- Giao diện hiện đại, Tiếng Việt dễ sử dụng

2 Nhược điểm

- Hầu hết khách sạn chủ yếu quản lý thông qua phần mềm TC SOFT HOTEl nên:

+ đòi hỏi nhân viên phải có khả năng và kinh nghiệm trong việc sử dụng phần mềm, như vậy khách sạn sẽ phải khá tốn kém chi phí đào tạo nhân viên cũng như mau bản quyền phần mềm và trường hợp phần mềm gặp vấn đề thì công tác quản lý sẽ gặp rắc rối

 VÍ DỤ : Sẽ không được cập nhật kịp thời số lượng phòng còn trống nếu khi đó có khách đến thuê phòng)

- Thiếu dấu vết của các giao dịch: các phần mềm kế toán thông thường ít khi được thiết kế các chức năng hỗ trợ trong việc kiểm tra hoặc nếu được thiết

kế lưu lại đầy đủ dấu vết của các giao dịch thường chỉ tồn tại trong thời gian ngắn hoặc chỉ có thể đọc trên máy tính Do đó, các sai xót gian lận trong quá trình xử lý dữ liệu trên máy tính khó có thể phát hiện kịp thời bởi các thủ tục thủ công

- Quy trình xử lý các nghiệp vụ: máy tính xử lý đồng loạt tất cả các nghiệp vụ giống nhau Điều này cho phép loại bỏ gần như tất cả các sai sót có thể xảy

ra nếu xử lý thủ công Tuy nhiên, những sai sót do phần cứng hoặc do

chương trình phần mềm sẽ dẫn đến việc tất cả các nghiệp vụ đó bị xử lý sai

- Hạn chế trong việc phân công trách nhiệm: trong môi trường tin học, các thủ tục kiểm soát có thể tập trung vào một người hoặc một số ít người , quyền hạn tập trung sẽ khiển khả năng gianlaanj xảy ra cao hơn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm khó được đảm bảo

- Khả năng xảy ra gian lận sai sót và không tuân thủ: sai sót của con người trong việc thống kê bảo dưỡng và vận hành hệ thống tin học sẽ cao hơn so với hệ thống xử lý thủ công, khả năng xảy ra gian lận cũng cao hơn do việc truy cập trái phép , đánh cắp dữ liệu

- Trường hợp khách lẻ tự động gọi điện, gửi email, fax đến đặt phòng thì rất khó biết được thông tin đặt phòng là giả hay thật nên có thể gây thất thoát cho khách sạn

- Việc quản lý bằng phần mềm giúp giảm số lượng nhân viên cần thiết nhưng làm tăng tính chủ quan do mỗi người đảm nhận một phần và vẫn có khả năng chi phối thông tin bộ phận khác