BÁO CÁO THỰC TẬP KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN doc

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện trong việc thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực sau: - Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp, Nghị quyết củ

BÁO CÁO THỰC TẬP KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN

Qua bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, quan tâm, chỉ bảo trong quá trình học tập tại Trường Đại học Đồng Nai Đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Văn thư nói chung và Chị Nguyễn Thị Thu Trang- Chuyên viên văn thư nói riêng đã nhắc nhở, động viên, hướng dẫn và tạo điều kiện hết sức chu đáo, giúp đỡ tôi hoàn thành bài “báo cáo thực tập giữa khóa” này

Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo UBND huyện Định Quán đã tiếp nhận tôi vào thực tập tại cơ quan

Tôi xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị hiện đang công tác tại UBND huyện Định Quán đã tận tình hướng dẫn, góp ý kiến để tôi hoàn thành tốt đợt thực tập cũng như bài báo cáo của mình

Định Quán, ngày tháng năm 2012 Sinh viên

Nguyễn Thị Bích Phượng

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN

ở địa phương và hoạt động cho đến nay

Định Quán là một vùng đất mới được thiên nhiên ưu đãi, khí hậu thuận hòa, đất đai màu mỡ (60% diện tích là bazan) Nhân dân huyện Định Quán từ nhiều địa phương của đất nước hội tụ về, nhưng cùng chung một thành phần xuất thân, đó

là những người nông dân lao động nghèo bị địa chủ tư bản thực dân áp bức bóc lột Quá trình đấu tranh với thiên nhiên khắc nghiệt để sinh tồn, tạo lập xóm làng, đấu tranh chống áp bức ở đồn điền cao su, đã kết nối các tầng lớp nhân dân thành một khối thống nhất, đoàn kết tương thân, tương ái

Huyện Định Quán được thành lập từ tháng 7 năm 1991, trên cơ sở chia tách

từ huyện Tân Phú cũ, là huyện thuộc khu vực miền núi của Tỉnh Đồng Nai, được Tỉnh xác định là hậu phương chiến lược trong kế hoạch phòng thủ; Diện tích tự nhiên là 96.879 ha, từ km 86 đến km 123 cách thành phố Biên Hòa 85 km và thành phố Hồ Chí Minh là 115 km ( tính từ trung tâm thành phố) về phía Tây, Diện tích đất nông nghiệp hiện nay là 38.446 ha, chiếm gần 40% diện tích đất tự nhiên của huyện

2 Vị trí địa lý

Huyện Định Quán có diện tích: 971.090.462 ha

+Phía Bắc và Đông Bắc giáp huyện Tân Phú

+Phía Đông giáp tỉnh Bình Thuận

+Phía Nam giáp huyện Thống Nhất

+Phía Tây giáp huyện Vĩnh Cửu

Địa hình huyện Định Quán thuộc dạng miền núi trung du, các nhóm đất chính như: Đất xám bạc màu, đất đỏ, đất đen …

Với vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên nêu trên huyện Định Quán có những thuận lợi về kinh tế như: Phát triển sản xuất nông nghiệp mà chủ yếu là trồng các loại cây lương thực( lúa, bắp), cây công nghiệp hang năm, cây công nghiệp lâu năm, cây ăn

trái, ( xoài, tiêu, điều, cao su …) Về thủy sản khá thuận lợi với diện tích 17.000 ha long hồ Trị An cùng với 2 con sông chinh là Sông đồng Nai và Sông La Ngà là

nguồn nước dồi dào cung cấp cho nuôi trồng thủy sản và nguồn nước tưới cho cây trồng Ngoài ra, ngành khai thác xây dựng cũng là một thế mạnh của huyện đã và đang được tận dụng Cơ cấu kinh tế phát triển theo hướng: Nông nghiệp-Công nghiệp-Thương mại dich vụ, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần của người dân ngày càng ổn định và nâng cao

3 Tình hình phát triển

Từ một cơ quan ngày đầu thành lập, với rất ít cán bộ có trình độ Đại học, cao đẳng Đến nay, ủy ban nhân dân huyện Định Quán đã chuẩn hóa cán bộ công chức

có trình độ Đại học và trên đại học

Ủy ban nhân dân huyện Định Quán là cơ quan nhiều năm liền liên tục hoàn thành xuất sắc mhiệm vụ được giao

3.1Về dân số

Hiện nay dân số trên địa bàn huyện ước tính khỏng 222 821 người (năm 2007), tuy nhiên mật độ dân cư phân bố không đồng đều giữa các xã Như xã Thanh Sơn thuộc vùng xa, đất rộng người thưa đời sống nhân dân còn khó khăn Dân cư đông đúc là nguồn lao động dồi dào và là tiềm lực để phát triển kinh tế của huyện Mật độ dân số 221 người/km2

3.2 Kinh tế - Xã hội

Huyện Định Quán là một huyện có diện tích lớn, nền kinh tế- xã hôi của huyện chưa thực sự phát triển Vì nơi đây nằm ở khu vực vùng sâu vùng xa tiềm lực kinh tế thì mạnh nhưng chưa có nguồn đầu tư thích đáng, người dân chủ yếu là làm ruộng làm rẫy, tuy nhiên những năm gần đây nền kinh tế huyện đã từng bước phát triển rõ rệt

Với quá trình công nghiệp hóa ngày nay, tình hình kinh tế- xã hội của huyện có nhiều bước tiến rõ rệt Hàng loạt trường học, các cơ sở văn hóa, các công ty, doanh nghiệp ra đời, góp phần đứa nền kinh tế- xã hội của huyện đi lên và từng bước hòa nhập với sự phát triển của đất nước

Để đạt được kết quả trên, ủy ban nhân dân huyện Định Quán không ngừng phấn đấu luôn bám sát sự chỉ đạo sâu sắc của tỉnh Đồng Nai và sự quan tâm sâu sắc của lãnh đạo cán bộ huyện

3.3 Về công tác phong trào

Tham gia tích cực, đầy đủ các hoạt động và đạt được nhiều thành tích trong các phong trào thi đua do tỉnh, hội, đoàn tổ chức

Bên cạnh đó, bản thân từng cán bộ công chức trong ủy ban nhân dân huyện

nỗ lực không ngừng, luôn luôn tu dưỡng, rèn luyện phẩm chất đạo đức, tích cực trong công tác nêu cao tinh thần tự học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp

vụ

4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Định Quán

a.Chức năng của UBND huyện Định Quán

Theo điều 123 của Hiến pháp 1992: UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm

thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND, UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vừa do HĐND giao cho vừa chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ

UBND là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thông suốt cả nước, nhưng thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hàng ngày công việc hành chính Nhà nước địa phương Như vậy, UBND có vị trí pháp lý riêng, nhưng gắn bó mật thiết với HĐND

b Nhiệm vụ và quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện trong việc thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực sau:

- Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp, Nghị quyết của Huyện ủy và các Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của các cơ quan Nhà nước cấp trên

- Chỉ đạo các cấp, các ngành thuộc quyền mình thực hiện kế hoạch và ngân sách, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, củng cố quốc phòng cải thiện đời sống nhân dân địa phương, đồng thời bảo đảm sự thống nhất của Nhà nước ở địa phương

- Bảo đảm an ninh trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng

vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân

- Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ kinh tế, xã hội hàng năm và tổ chức thực hiện nhiệm vụ đó

- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn và thực hiện phân bổ ngân sách theo quy định

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ nhu cầu công ích ở địa phương

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thong trong huyện theo phân cấp

- Quản lý việc xây dựng nhà ở tại huyện theo quy định

- Tổ chức bảo vệ, liểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thong và các công trình khác tại địa phương

- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng, kỹ thuật trên địa bàn huyện, ngăn chặn xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kinh tế theo quy định của pháp luật

- Quản lý và tổ chức biên chế lao động tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội

- Tổ chức việc thu chi ngân sách của địa phương, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác tại địa phương

- Quản lý địa giới đơn vị hành chính địa phương, đồng thời có trách nhiệm phối hợp với HĐND và các ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị các nội dung các kỳ họp với HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xét duyệt và quyết định

- Huy động sức đóng góp tự động của nhân dân để xây dựng đường giao thong, cầu cống và giúp các gia đình khó khăn, các đối tượng chính sách, gia đình thương binh- liệt sỹ, người có công với cách mạng

- Thực hiện phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội ở huyện

- Quản lý hộ khẩu, việc tạm trú, việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các tranh chấp tại huyện

- Tổ chức công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền

- Phố hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật

- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn huyện

- Tổ chức thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện về việc thực hiện đảm bảo thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và quy hoạch

c Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của ủy ban nhân huyện Định Quán

UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra gồm Chủ tịch và các Phó chủ tịch, Chủ tịch là Đại biểu bầu cử vì vậy phải được Chủ tịch UBND Tỉnh trực tiếp phê chuẩn, các Phó chủ tịch UBND là người giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm trực tiếp về lĩnh vực công tác được phân công

Các phòng ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về những vấn đề quan trọng liên quan đến địa phương vừa là cơ quan tham mưu giúp việc cho UBND huyện UBND huyện gồm có 12 phòng ban QLNN và 1 số đơn vị sự nghiệp, đơn

vị lực lượng vũ trang, đơn vị thuộc ngành dọc cụ thể theo Nghị Định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 thánh 02 năm 2008 của Chính Phủ về việc Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như sau:

+phòng Giáo dục và Đào tạo

+Phòng Văn hóa và Thông tin

+Phòng Tài chính - kế hoạch

+Phòng nông nghiệp và Phát triển nông thôn

+Phòng công thương

+Phòng Lao động- Thương binh và xã hội

Các đơn vị sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang, đơn vị thuộc ngành dọc:

+ Các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc ngành dọc vừa có sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về mặt quản lý Nhà nước ở địa phương, đồng thời có sự chỉ đạo

về chuyên môn nghiệp vụ theo ngành dọc từ cấp trên xuống

+ Vừa có sự chỉ đạo quản lí của UBND huyện về mặt quản lí Nhà nước ở địa phương đồng thời có sự chỉ đạo về chuyên môn nhiệp vụ theo ngành dọc từ cấp trên xuống

+ Cùng hoạt động trên địa bàn huyện có Viện kiểm sát nhân dân và Toà án nhân dân là cơ quan độc lập với UBND, nhưng hoạt động của UBND, Viện kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân có liên quan chặt chẽ với nhau, cùng phối hợp thường xuyên để kiểm tra thi hành pháp luật, giữ nghiêm pháp chế xã hội chủ nghĩa

Số lượng thành viên của UBND huyện Định Quán gồm 9 đồng chí:

+ Chủ tịch UBND;

+ 3 Phó chủ tịch;

+ Thủ trưởng 1 số cơ quan chức năng: Văn phòng HĐND – UBND huyện, Thanh tra huyện, Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự huyện và Phòng Tài nguyên môi trường

5 Quy chế hoạt động của cơ quan

a Nguyên tắc làm việc của UBND huyện

1 Uỷ ban nhân dân huyện làm việc theo nguyên tắc tâp trung dân chủ; tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, bảo đảm phát huy vai trò của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm của cá nhân

2 Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền, bảo đảm sự lãnh đạo của Huyện uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân huyện và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên,

3 Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một cơ quan, đơn vị, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính Cấp trên không làm thay công việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại Công việc được giao cho cơ quan, đơn vị thì thủ trưởng cơ quan đơn vị đó phải chịu trách nhiệm về công việc được giao

4 Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của UBND huyện

5 Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, bảo đảm dân chr, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được pháp luật quy định

Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn huyện, có trách nhiệm

xử lý các vấn đề về hành chính nhà nước, về dịch vụ hành chính công cho nhân dân tại trụ sở UBND huyện Định Quán

Mọi văn bản giấy tờ về xử lý hành chính, dịch vụ hành chính công đều dùng danh nghĩa và đóng dấu UBND huyện

• Chủ tịch UBND huyện Định Quán:

UBND huyện Định Quán đứng đầu là Chủ tịch, điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của UBND Theo định kỳ Chủ tịch báo cáo tình hình phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh trật tự trên địa bàn huyện và có trách nhiệm báo cáo những hoạt động của mình cho UBND Tỉnh Đồng Nai, Huyện uỷ

và HĐND huyện về thực hiện nhiệm vụ chung

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện được kí và đóng dấu lên văn bản do UBND huyện Định Quán ban hành

1 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt

động của văn phòng HĐND – UBND :

1.Điều 2,3 Quyết định số 5173/QĐ-CT.UBH quy định:

Chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện là tham mưu, nghiên cứu, tổng hợp, phục vụ mọi hoạt động của HĐND-UBND

Về nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND là:

Nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý,

6 tháng, năm, các nghị quyết và kế hoạch hoạt động của HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND, UBND huyện trong việc thực hiện các Chương trình, Nghị quyết và Kế hoạch đã được ban hành

1 Tổ chức rà soát, thẩm định các đề án, dự án kinh tế - xã hội, các văn bản xin chủ trương ý kiến của các đơn vị; biên tập, chỉnh lý các sự thảo văn bản pháp quy trước khi trình HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu về chất lượng, nội dung và thời gian quy định

2 Văn phòng HĐND và UBND là đầu mối thu thập, xử lý thông tin, nghiên cứu đề xuất ý kiến để tham mưu kịp thời việc ban hành các văn bản phục vụ cho

sự chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND

3 Tổ chức triển khai kịp thời các chủ trương, chính sách của Đảng, các văn bản pháp quy của Trung ương, của Tỉnh và các văn bản của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND huyện đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn

4 Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, các văn bản Chỉ thị, Nghị quyết,Quyết định của Trung ương, của Tỉnh và của HĐND, và UBND và UBND, Chủ tịch HĐND huyện đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn theo thẩm quyền

5 Tổng hợp thông tin, phối hợp các phòng, ban nghiệp vụ chuyên môn của huyện xây dựng báo cáo HĐND, UBND theo quy định (tháng, quý, 6 tháng, năm), báo cáo chuyên đề, báo cáo đề xuất theo quy định của tỉnh hoặc yêu cầu của Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện

6 Quản lý tài chính Văn phòng HĐND và UBND huyện theo chế độ quy định, đảm bảo cho hoạt động HĐND, UBND và của Văn phòng

7 Quản lý tài sản, đảm bảo cơ sở vật chất kĩ thuật, trang thiết bị, điều kiện, phương tiện hoạt động cho HĐND, UBND và Văn phòng HĐND và UBND huyện theo chế độ quy định; tổ chức, phục vụ tốt công tác lễ tân, tiếp khách và các cuộc hội nghị của HĐND, UBND do Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện triệu tập

8 Đảm bảo công tác hành chính, văn thư lưu trữ theo quy định chung để kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành HĐND, và UBND

9 Văn phòng HĐND và UBND được cử công chức tham dự các cuộc họp bàn về công tác, hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của các cơ quan, đơn vị trong huyện

+ Được đề nghị các cơ quan, đơn vị trong huyện cung cấp hoặc phối hợp các cơ quan liên quan trong việc nắm bắt thông tin, tư liệu, số liệu cần thiết theo yêu cầu của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện

+ Được tham gia ý kiến với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện trong việc chuẩn bị đề án, dợ án kinh tế- xã hội phù hợpvới chương trình hoạt động và chủ trương của HĐND, và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND tỉnh và huyện

2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND :

Căn cứ theo Quyết định số 34/2008/QĐ-UBND ngày 28 tháng 04 năm 2008 của UBND tỉnh Đồng Nai về việc Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hoà Các cơ quan phòng, ban có những chức năng và nhiệm vụ sau:

a Chức năng các phòng ban :

Phòng Nội Vụ : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ Nhà nước; thi đua – khen thưởng

Phòng Tư Pháp : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện hực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác

Phòng Tài chính - Kế hoạch : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản;

kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

Phòng Tài nguyên và Môi trường : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ

Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới

Phòng Văn hóa và Thông tin : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; Công nghệ thông tin; hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản

Phòng Giáo dục và Đào tạo : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm : Mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

Phòng Y tế : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm : Y

tế cơ sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ

truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh

an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số

Thanh Tra huyện : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân : Tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, Uỷ ban nhân dân và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND

và UBND

Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Nông nghiệp; Lâm nghiệp; Thuỷ lợi; Thuỷ sản; Phát triển nông thôn; Phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghể, làng nghề nông thôn trên địa bàn xã

Phòng Công thương : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công nghiệp; Tiểu thủ công nghiệp; Thương mại; Xây dựng; Phát triển đô thị; Kiến trúc, quy hoạch xây dựng; Vật liệu xây dựng; Nhà ở và công sở; Hạ tẩng kỹ thuật đô thị ( gồm: cấp, thoát nước;

vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ

xe đô thị); Gíao thông; Khoa học và công nghệ

b Nhiệm vụ các phòng, ban :

- Tham mưu, trình UBND huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

- Trình UBND huyện Chương trình, Kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm

về lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Trình UBND huyện Chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm

vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của

cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND huyện

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn cho công chức xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)

- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vị của cơ quan chuyên môn huyện

- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của

cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND huyện

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn cho công chức xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)

- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vị của cơ quan chuyên môn huyện

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và Sở quản lý ngành, lĩnh vực

- Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với

tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của cơ quan chuyên môn huyện theo quy định của pháp luật, theo phân công của UBND

- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện

C Quy chế hoạt động và cơ cấu tổ chức của văn phòng

UBND huyện Định Quán tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung

dân chủ

Mỗi tháng họp thành viên một lần, các Quyết định của UBND huyện phải đựoc hơn nửa số thành viên tán thành

Hoạt động của UBND huyện theo nhiệm kỳ của HĐND cùng cấp(5 năm)

3.Khảo sát tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan:

Cuối tháng 10 cán bộ chuyên môn, trưởng phòng ban trình UBND huyện những vấn đề lớn vào chương trình công tác năm sau

Tháng 11 theo sự chỉ đạo của Chủ tịch và căn cứ vào kiến nghị của cán bộ chuyên môn, trưởng các phòng, ban Văn phòng UBND dự thảo chương trình công tác năm gửi đến các thành viên UBND huyện Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tác, các trưởng phòng, ban có trách nhiệm xem xét và góp ý kiến về những vấn đề cần thay đổi, bổ sung và gửi lại văn phòng

Lịch làm việc của Chủ tịch và Phó Chủ tịch được thông báo vào sáng thứ 6 hàng tuần

Mỗi tháng UBND huyện giao ban 01 lần vào cuối tháng

Chương trình công tác của UBND và lịch làm việc của Chủ tịch, các phó Chủ tịch được gửi đến các xã

II.Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của cơ quan

1.Lập kế hoạch, chương trình công tác:

Văn phòng UBND huyện xác định việc đổi mới lề lối làm việc là nội dung trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng công tác, quan tâm đề cao hơn nữa trách nhiệm phục vụ lãnh đạo triển khai công tác cải cách hành chính của địa phương Văn phòng đã duy trì thực hiện các quy trình quản lý theo tiêu chuẩn ISO đã được xây dựng trong một số quy trình công việc nhằm đảm bảo chuẩn hóa, kiểm soát quá trình xử lý, nâng cao chất lượng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo theo kế hoạch tiến độ đề ra Việc cải tiến lề lối làm việc của văn phòng đã gắn với việc nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn của CBCC, làm cho bộ máy Văn phòng từng bước vận hành thông suốt và đạt hiệu quả cao

Theo quy định của cơ quan việc xây dựng chương trình, kế hoạch được căn

cứ vào chức năng, nhiện vụ, quyền hạn của văn phòng cơ quan

Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch chung cho văn phòng, ngoài ra mỗi phòng ban tùy vào điều kiện hoạt động của mình cũng tự lập những kế hoạch công tác

2.2 Hoạt động thu thập và xử lý thông tin

Hoạt động thu thập và xử lý thông tin được thực hiện liên tục và cập nhật thường xuyên để theo dõi, kịp thời đề ra cách giải quyết khi có vấn đề xảy ra Đồng thời Văn phòng đã duy trì và tiếp tục thực hiện tốt các mối quan hệ, tạo nên

sự phối hợp thường xuyên trong công tác để bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất của các cơ quan lãnh đạo của tỉnh Các Văn phòng đã xây dựng

và duy trì được mối quan hệ trong công tác, trao đổ kinh nghiệm và hỗ trợ nhau giải quyết các công việc có tính chất liên ngành ngày càng tốt hơn Nhờ đó mà tài liệu được quản lý chặt chẽ, thông tin đảm bảo chính xác, không bị thất lạc và sẽ nhanh chóng kịp thời giải quyết

2.3 tổ chức hội họp

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung trong việc chỉ đạo và phân công các đơn vị tham gia tổ chức phục vụ các cuộc họp; lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo các phòng chuyên ngành thực hiện các nhiệm vụ theo lĩnh vực được phân công, trực tiếp chủ trì công tác chuẩn bị và làm đầu mối chung cho việc tổ chức phục vụ các cuộc họp và phân công của Chánh Văn phòng

- Chuyên viên các phòng giúp Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng trong việc chuẩn bị nội dung các cuộc họp theo lĩnh vực phân công

- Thư ký Ban Cán sự Đảng UBND huyện chịu trách nhiệm tổ chức phục vụ các cuộc họp Ban Cán sự Đảng UBND huyện

- Phòng Tổng hợp chuẩn bị nội dung họp báo của Chánh Văn phòng, thông báo tình hình hoạt động của UBND huyện và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện

- Phòng Tổng hợp chủ trì phối hợp phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tiếp nhận, đánh máy, in sao, gửi và quản lý tài liệu phục vụ họp

- Phòng Quản trị Tài vụ chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu ăn, ở, đi lại, tổ chức phục vụ cuộc họp; chủ trì việc bảo đảm an ninh, an toàn các cuộc họp, bảo đảm đủ, kịp thời khinh phí cho việc tổ chức phục

vụ các cuộc họp của UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện

2.4 Tổ chức sắp xếp phòng làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng

Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan: Văn phòng cơ quan được bố trí theo kiểu cổ điển, tách từng phòng riêng Có ưu điểm là hạn chế được sự ồn ào, công việc được tập trung, không bị chi phối bởi hoàn cảnh khách quan, tâm lý làm việc thoải mái Nhưng lại có nhược điểm là trong việc xử lý công việc không nhanh bằng mặt bằng mở

Cán bộ được phân công công việc với khả năng và trình độ chuyên môn của mỗi người, cách bố trí sắp xếp chỗ ngồi làm việc tương đối thuận lợi, hợp lý, các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như tủ, bàn ghế, giá kệ đựng tài liệu đều đầy đủ, điện thoại và máy fax, máy vi tính, máy photo… các phương tiện dùng để soạn thảo, sao in văn bản, máy quét tài liệu… giúp cho việc xử lý thông tin một cách chính xác, nhanh chóng và thuận lợi

Trên cơ sở vật chất của Văn phòng đã được trang bị, việc bảo quản tài liệu các trang thiết bị tiếp tục được quan tâm đảm bảo, đáp ứng yêu cầu, phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của UBND huyện và công tác tham mưu giúp việc của Văn phòng

Hoạt động tài chính đã được thực hiện tốt, tuân thủ chế độ kế toán, thống

kê, quản lý thu, chi tài chính, quản lý tài sản cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc và pháp luật của Nhà nước Thực hiện nghiêm quy chế chi tiêu nội bộ và các quy

định về tiết kiệm chống lãng phí, thực hiện tiết kiệm, tạo điều kiện tăng thu nhập, góp phần cải thiện đời sống cho CBCC Văn phòng

Văn phòng đã làm tốt công tác lễ tân, phục vụ khách trong và ngoài nước Đội xe đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, bảo đảm an toàn về người và phương tiện

Công tác bảo vệ trật tự an ninh phòng cháy, chữa cháy trong khu vực của

cơ quan được tăng cường, bảo đảm an toàn trong và ngoài giờ làm việc

Bên cạnh đó, Văn phòng đã quan tâm sắp xếp công việc trong nội bộ các phòng để thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ về chính trị, nghiệp

vụ, chuyên môn cho CBCC, đặc biệt chú trọng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ, kiến thức quản lý Nhà nước cho CBCC trong cơ quan; tạo điều kiện cho CBCC tự học văn hóa, chuyên môn, thực hiện quy hoạch chức danh và quy hoạch đào tạo Nhiều cán bộ tự học tập đạt kết quả cao, từng bước đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc chuyên môn và tiêu chuẩn quy định đối với CBCC Nhà nước Ngoài

ra hàng năm UBND huyện còn tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp

vụ, chuyên môn cho các sở, ban, ngành, huyện, thị xã

3 nhận xét chung

• Ưu điểm

Văn phòng UBND huyện được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan làm cho công tác văn phòng được giải quyết nhanh chóng, khoa học đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc phục vụ cho sự quản lý điều hành của bộ máy nhà nước, cơ quan được hoàn thiện hơn

Văn phòng UBND huyện đã quan tâm triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hành chính tại Văn phòng; đã xây dựng được mạng tin học cục bộ và kết nối trên cơ sở mạng tin học diện rộng của Chính phủ Phần lớn cán bộ, chuyên viên đã được đào tạo tin học Văn phòng và sử dụng máy tính phục

vụ cho công việc chuyên môn Công tác hành chính của hệ thống Văn phòng được cải tiến một bước cơ bản

Công văn được chuyển giao kịp thời, nhận, phát thông tin nhanh, chính xác, giúp cho Lãnh đạo tiếp nhận thông tin kịp thời, đầy đủ và xử lý nhanh các thông tin cần thiết trong ngày

Trang thiết bị phục vụ cho công tác này được cơ quan cung cấp đầy đủ, nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc cụ thể như máy fax, máy quét tài liệu, toàn bộ văn bản được sử dụng bằng máy vi tính được nối mạng với văn phòng Chính phủ, các huyện và một số ngành trọng yếu trong tỉnh

Chất lượng cán bộ, chuyên viên của VPUBND huyện là nhân tố quyết định đến chất lượng hoạt động của UBND huyện Chính vì vậy công tác tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng đội ngủ cán bộ, chuyên viên của VPUBND huyện đã được chú trọng Hàng năm UBND huyện đã có các kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng về mọi mặt cho cán bộ, chuyên viên của VPUBND huyện chính vì thế chất lượng của đội ngũ cán bộ, chuyên viên của UBND huỵên đã được nâng cao và đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc của UBND huyện

• Nhược điểm

Bên cạnh những mặt ưu điểm trên đây công tác văn phòng ở UBND huyện Định Quán vẫn còn nhược điểm như sau:Việc sắp xếp và bố trí văn phòng theo mặt bằng đóng đã tạo nên sự ngăn cách giữa các phòng ban làm cho việc liên kết trong giả quyết công việc gặp nhiều khó khăn

• Ý kiến

Theo em cán bộ, chuyên viên của cơ quan cần được mở rộng thêm nhiều kiến thức về tin học, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để góp phần giải quyết công việc gọn gàng, nhanh chóng Trung tâm lưu trữ tỉnh thường xuyên mở các lớp tập huấn

về nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các nhân viên văn thư lưu trữ của các cơ quan trên địa bàn tỉnh

Để thực hiện mục tiêu công nghiệp hóa – hiện đại hóa nên UBND huyện phải thay đổi từ chính mình, phải thay đổi và xiết chắt hơn về công tác giám sát, kiểm tra, lãnh đạo của mình mà trước hết là với hoạt động của văn phòng UBND

huyện Các chương trình kế hoạch đặt ra phải được đảm bảo thực hiện có hiệu quả

và đem lại một sự thay đổi nhất định trong sự phát triển của nền kinh tế - xã hội của tỉnh

C Khảo sát về công tác văn thư

I.Tổ chức- cán bộ văn thư cơ quan

Văn thư là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước nói chung và Văn phòng UBND huyện nói riêng Văn thư có nhiệm

vụ tiếp nhận văn bản, đăng ký chuyển giao và theo dõi, giải quyết các công văn đến, tổ chức phát hành công văn đi, lập hồ sơ, nộp lưu, huỷ tài liệu, ứng dụng

khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Bộ phận văn thư gồm 03 phòng

- Phòng công văn đến

- Phòng công văn đi

- Phòng photo- đánh máy

Nhân viên chuyên trách gồm:

- Nhân viên văn thư quản lý công văn đi: nguyễn Thị Hồng, Đào Thị Huyên

- Nhân viên văn thư quản lý công văn đến: Hà Anh Tuấn,

- Nhân viên phát hành: Trương Tùng Lâm

- Nhân viên đánh máy: Lương Thị Mai

- Nhân viên kỹ thuật: Huỳnh Yến Nhi

- Bộ phận công văn đi ở UBND huyện Định Quán gồm 03 người: 01 người cho số công văn, ghi sổ theo dõi công văn, nhập văn bản pháp quy vào máy vi tính; 01 người kiểm tra để gửi đi các nơi; 01 người phát hành đi bưu điện

- Bộ phận công văn đến có 2 người: 1 người vào sổ, giao nhận công văn, chuyển giao công văn, báo chí; 1 người đóng dấu, điện thoại, máy fax…

- bộ phận photo- đánh máy có 03 người: 01 người đánh máy, 01 người photo và 01 người nhận và gửi email

Trình độ chuyên môn từ Cao đẳng trở lên

II Các văn bản chỉ đạo

* Văn bản hành chính là văn bản mang tính chất thông tin, điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp luật hoặc để giải quyết những vụ việc cụ thê, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc

* Văn bản hành chính thông thường bao gồm: công văn, thông báo, thông cáo, tờ trình, biên bản, đề án, phương án, kế hoạch, chương trình, diễn văn, công điện,…

* Các loại giấy: giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu,…

Các loại phiếu: phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình

* Văn bản Chuyên môn – Kỹ thuật

* Văn bản cá biệt: là các văn bản được ban hành để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những nhiệm vụ cụ thể đối với những đối tượng cụ thể như quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động, bổ nhiệm, phê duyệt dự án, pháp động phong trào thi đua Văn bản cá biệt không thuộc phạm vi điều chỉnh của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật gồm:

+ Văn bản cá biệt của Chủ tịch UBND huyện Định Quán

+ Văn bản cá biệt của Văn phòng UBND huỵên Định Quán

Nhìn chung tình hình ban hành văn bản và tổ chức văn bản của cơ quan diễn ra tương đối tốt, chất lượng nội dung được đảm bảo, đáp ứng được yêu cầu Làm cho người tiếp nhận văn bản hiểu và thực hiện đúng

Các văn bản của Văn phòng UBND huyện ban hành đúng thể thức gồm đầy

đủ những yếu tố sau:

 Quốc hiệu

 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

 Số, ký hiệu văn bản

 Địa danh, ngày, tháng ban hành văn bản

 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

 Nôi dung văn bản

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thảm quyền

 Dấu của cơ quan

 Nơi nhận

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo đúng TT 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật văn bản

2 Tình hình tổ chức quản lý văn bản

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ

3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Trước tiên phải là người có đủ trình độ, năng lực được cơ quan phân công phụ trách một lĩnh vực công tác nào đó, văn bản thuộc lĩnh vực nào thì phải là người thuộc về chuyên môn khối đó phụ trách soạn thảo Việc soạn thảo các văn bản như chỉ thị, thông tư, quyết định, báo cáo thường trải qua các bước sau:

+ Xác định mục đích, tính chất của văn bản dự định ban hành

+ Xác định tên loại văn bản

+ Thu thập và xử lý thông tin (thông tin pháp lý và thông tin thực tế)

+ Xác định đề cương văn bản và viết văn bản

+ Trình Lãnh đạo duyệt bản thảo

+ Nhân bản văn bản

+ Hòan thiện vản bản về mặt thể thức như: chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký

hiệu, ngày, tháng, năm văn bản

III Quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi đến Văn phòng UBND huyện đều là văn bản đến và phải được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc xử lý văn bản đến

Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính, và ở Văn phòng UBND huyện được đăng ký trên máy vi tính.Văn bản đến được đăng ký vào sổ theo cấp độ tác giả, cụ thể như sau:

- Sổ “A” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan Trung ương và các cơ quan ngoài tỉnh;

- Sổ “B” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp tỉnh;

- Sổ “C” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp huyện;

- Sổ “D” : đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của cá nhân;

- Sổ “M” : đăng ký các văn bản đến có tính mật;

- Sổ fax : đăng ký các văn bản đến bằng fax

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến (kể cả văn bản đến có tính chất mật) thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Khi đăng ký văn bản phải bảo đảm tính chính xác, rõ ràng, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Trường hợp văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản đến loại mật thì đóng dấu dưới phần số và ký hiệu trên bì và đăng ký theo thông tin ghi được ngoài bì văn bản đó; khi cần thiết người được phép mở bì sẽ cung cấp trích yếu nội dung văn bản đó để văn thư đăng ký

MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

-Tờ bìa

UBND HUYỆN ĐỊNH QUÁN

VĂN PHÒNG

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Ngày tháng

CV

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn

vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1) 2 3 4 5 6 7 8 9 06/8/

2012 01 Công ty Xăng dầu

Hòang 15/8/

2012 07 Ban toàn giao an

thông tỉnh

ATGT 12/8/2012 V/v cải tạo bảo dưỡng hệ thống

99/TT-tín hiệu điều khiển giao thông tại ngã 4 AMATA

Phòng Kinh

tế

Ngô Thị Anh Thy

09/8/2

009

03 Sở khoa

học – công nghệ

165/GM 07/8/

2012

V/v Mời tham

dự hội thảo ứng phó sự cố an tòan bức xạ trên địa bàn tỉnh ( 8 giờ ngày 06/8/2009)

Phòng CNN

Hòang Văn Thái

… … … …

IV Tình hình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả văn bản (kể cả bản sao và văn bản mật), bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác

và văn bản nội bộ do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi Quản lý văn bản đi gồm các bước như sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

3 Đăng ký văn bản đi:

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ;

-Lập sổ đăng ký văn bản đi: sổ đăng ký tất cả các loại văn bản(loại thường), sổ đăng ký văn bản đi (loại mật)

- Đăng ký văn bản đi

b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư-lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác

b) Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ cơ quan, tổ chức

- Chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện

- Chuyển phát văn bản qua bưu điện

- Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng

- Chuyển phát văn bản đi (loại mật)

c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

5 Lưu văn bản đi

a) Tại văn thư

Văn bản đi lưu tại văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đăng ký và đánh số chung được sắp xếp chung, được đăng

ký và đánh số riêng theo từng loại hoặc theo từng nhóm nhất định thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

Các tập lưu văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật

b) Tại đơn vị, cá nhân

Văn bản đi được lưu trong hồ sơ việc tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản đó cùng với bản gốc (nếu có) Hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của

cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật

c) Lưu văn bản đi (loại mật)

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng các dấu độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

- Tờ bìa

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

VĂN PHÒNG UBND HUYỆN ĐỊNH QUÁN

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm : 2008

Từ số ………đến số ………

Từ ngày: ……/……/……… đến ngày:……/……/………

Quyển số:

Đơn vị, người nhận

Số lượn

g văn bản

Ghi chú

số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính Phủ so với năm 2007

Đinh Quốc Thái

TT Tỉnh

uỷ, HĐND, Ban Pháp chế, sở Nội

Ao Văn Thinh

Ban CĐCTHT

KT hậu gia nhập WTO

Lại Thế Thông 30

527/UB

ND-KT 13/2/ 2012

V/v xem xét kiến nghị của công ty TNHH một thành viên Điện lực Biên Hoà

Nguyễn Quốc Hùng

Sở TMDL,côn

g ty Điện Lực Biên Hoà

Lại Thế Thông 10

V Quản lý và sử dụng con dấu:

a) Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ và theo Quy định của công tác văn thư – lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai

Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng con dấu tại Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai

Con dấu phải được quản lý chặt chẽ và được để tại trụ sở cơ quan Trong trường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Trưởng phòng

Hành chính Tổ chức có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang có dấu ra khỏi cơ quan

b) Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền

+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức

+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền

+ Không đươc đóng dấu khống chỉ

VI Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Căn cư Quyết định về việc lập, nộp và bảo quản hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện việc lập, nộp hồ sơ theo quy định

Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan;

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản anh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan:

Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định hàng năm

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm

Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải nộp bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm

b) Thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-cro-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc

c) Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, , tài liệu nộp lưu” và hai bản “ Biên bản giao nhận tài liệu” Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi người một bản

Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan:

+ Trưởng phòng Hành chính Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị và cá nhân thuộc Văn phòng UBND huyện

+ Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Hành chính Tổ chức thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Văn phòng UBND huyện;

Trưởng phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND huyện và cán bộ, công chức trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND huyện về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ thu nhận, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan

VII.Tình hình ứng dụng tin học

Hiện nay, việc soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Định Quán đang được hiện đai hóa bằng việc áp dụng ứng dụng tin học, mọi công việc đều được xử lý trên máy tính như lưu văn bản đến và văn bản đi, chuyển văn bản đến các cơ quan bằng địa chỉ email, photo và gửi văn bản đến nhiều cơ quan cùng 1