Tổng quan về cơ sở thực tập và bài toán quản lí.DOC

Tổng quan về cơ sở thực tập và bài toán quản lí

I Tổng quan về cơ sở thực tập và bài toán

quản lí

1.1.Tổng quan về công ty

1.1.1.Sứ mệnh của công ty:

Công ty trở thành kênh bán hàng bán hàng bằng thương mại điện tử số 1 tại Việt Nam.

1.1.2.Giới thiệu chung về công ty:

Giấy đăng ký kinh doanh

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố

Hà Nội- Phòng đăng ký kinh doanh số 2

Số : 0104008015

Ngày 25/9/2009

Tên công ty : Công ty TNHH Thương mại Công Viên Số Toàn Cầu

Tên giao dịch : Digital Park Global Trading Company Limited

Tên viết tắt: DIGIPARK Co, LTD

Địa chỉ trụ sở chính : Số 58, ngõ 180 Nguyễn Lương Bằng, phường Quang Trung, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Điênh thoại: 04730024422/0985869916

Email : support@vietapps.com

Website : http:// www.vietapps.com

Ngành, nghề kinh doanh chính: Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

Vốn điều lệ : 500000000 đồng ( Năm trăm triêu đồng)

Tên chủ sở hữu : HOÀNG QUỐC VŨ

Trụ sở công ty:

Công ty TNHH Thương mại Công Viên Số Toàn Cầu

Địa chỉ: Số 58 ngõ 180 Nguyễn Lương Bằng, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 04.73002422- Di động: 0979 26.24.22

Email: support@vietapps.com

Các công ty liên kết

Kiều Cao Khởi

Địa chỉ: Số 727 Phạm Văn Đồng, TP Pleiku, Gia Lai

Điện thoại: 04.73002422- Di động: 0905 77.44.99

Email: vietapps02@yahoo.com

2 Đối tác chính thức tại TP Hồ Chí Minh

Công ty TNHH Việt Liên Kết

Người phụ trách:Mai Quang Thanh

SĐT:0908569471

Địa chỉ: 191 Lý Tự Trọng, phường Bến Thành, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh Website: http://www.vi-link.com

Các mặt hàng công ty phân phối:

Vi tính:

Nhập sản phẩm vi tính từ thị trường Mỹ Các sản phẩm này đều thuộc các thương hiệu nổi tiếng HP-Compag, Dell, Lenovo, Soni Vaio

Phân phối các sản phẩm vi tính này tại thị trường Việt Nam

Phần mềm:

Cung cấp phần mềm diệt Virut hàng đầu Kaspersky

Điểm mạnh của sản phẩm :

Công ty chỉ cung cấp dòng sản phẩm là vi tính chính hãng của các thương hiệu nổi tiềng, các sản phẩm này cũng được kiểm định để có thể được phân phối tại thị trường Mỹ, do đó các sản phẩm này có thế mạnh lớn về chất lượng

Phần mềm Kaspersky cũng là một thương hiệu nổi tiếng và đã khẳng định được mình trên thị trường phần mềm diệt virut

Cách thức quảng bá hình ảnh tới khách hàng

Hiện tại kênh quản cáo chính của công ty là website www.vietapps.com

Website này có một giao diện khá đẹpvà bao gồm các chức năng sau:

Giới thiệu công ty tới khách hàng

Giới thiệu về tên và địa chỉ

Giới thiệu về các đợt khuyến mãi

Giới thiệu về chính sách bảo hành

Giới thiệu về cách thanh toán

Giới thiệu về sản phẩm

Giới thiệu các thông tin chi tiết về sản phẩm như : Dòng sản phẩm, giá, hình ảnh, cấu hình chung, cấu hình chi tiết,

Đăng các bài viết theo các chủ đề

Các thành tựu đạt được

Các thông tin về các hoạt động xã hội của Vietapps

Các thông tin tuyển dụng

Các bài viết trình bày các thủ thuật sử dụng máy vi tính hiệu quả hơn

Các đường dây liên lạc online để hỗ trợ khách hàng

Bên cạnh đó công ty còn sử dụng việc đăng quảng cáo trên các kênh bán hàng online đã khá nổi tiềng hiện nay :

www.EnBac.com

www.MuaRe.vn

www.VatGia.com

và một số diễn đàn khác

Bên cạnh đó tận dụng sự quảng cáo truyền miệng , những nhận xét tốt của chính khách hàng

Cáchthức thanh toán

Chuyển khoản trong nước

Khách hàng có thể thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản Sau đó liên hệ với VietApps theo thông tin phần liên hệ (điện thoại/email) để thông báo thanh toán bao gồm các thông tin sau:

Thời gian chuyển khoản

Tài khoản bạn dùng chuyển khoản

Số tiền chuyển khoản

Bạn chuyển tiền vào tài khoản ở ngân hàng nào của VietApps

Bạn mua mặt hàng gì

Danh sách các ngân hàng mà công ty có thể nhận chuyển khoản

Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - VietComBank Hà Nội

Ngân hàng Đông Á - EAB - Chi nhánh Hà Nội

Ngân hàng EximBank - Chi nhánh Hà Nội

Ngoài ra bạn cũng có thể chuyển khoản bằng hình thức gửi tiền qua hệ thồng ATM

Chuyển khoản cho khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn đỏ VAT

Ngân hàng EximBank - Chi nhánh Láng Hạ - Hà Nội

Thanh toán trực tuyến

1 Thanh toán qua Liberty Reserve

2 Thanh toán qua Ngân Lượng (www.NganLuong.vn)

Chính sách bảo hành

Chính sách bảo hành máy tính xách tay

Điều kiện được bảo hành tuân theo quy định của nhà sản xuất, chi tiết cho từng thương hiệu máy tính xách tay như sau:

1 Máy tính xách tay HP: (http://www.hp.com)

Tùy vào từng dòng máy tính mà HP bảo hành theo từng thời hạn từ 1 năm tới 3 năm

- Các dòng máy tính Compaq, Pavilion, HDX, NC thấp cấp bảo hành toàn cầu 1 năm

- Riêng dòng máy tính thuộc phân khúc doanh nghiệp cấp cao (NC cao cấp) thì bảo hành 3 năm

Các thông tin trên máy vi tính cần quan tâm như sau:

S/n: Serial number của máy (ký hiệu của dòng máy)

P/n: Product number của máy (Ký hiệu của máy)

Thời hạn bảo hành

Người dùng có thể mua máy tính xách tay có xuất xứ tại các thị trường khác như

Mỹ, châu Âu, Úc mà vẫn đảm bảo được bảo hành tại Việt Nam HP hiện đã thuê Công ty TNHH Dịch vụ Tin Học FPT bảo hành các sản phẩm máy tính xách tay của hãng Cho nên khách hàng có thể yên tâm mang máy tới các địa chỉ cung cấp

để bảo hành, thủ tục chỉ là kiểm tra số P/n và S/n của máy Địa chỉ bảo hành của HP tại Việt Nam như sau:

Tại Hà Nội: Công ty Dịch vụ Tin Học FPT

Địa chỉ: 198 Thái Thịnh – Hà Nội

Điện thoại: (04) 942 1792 Fax: (04) 942 4866

Tại Đà Nẵng: Chi nhánh Công ty Dịch vụ Tin Học FPT Đà Nẵng

Địa chỉ: 176 Trần Phú, Q Hải Châu, Tp Đà Nẵng

Điện thoại: (051) 562 666 Fax (051) 562 662

Tại TP.HCM: Chi nhánh Công ty Dịch vụ Tin Học FPT HCM

Địa chỉ: 207/4 Nguyễn Văn Thủ, Q.1, Tp.HCM

Điện thoại: (08) 285 2521 Fax: (08) 824 8010

2 TOSHIBA: (http://www.toshiba.com.vn/)

Trước đây,máy tính laptop nhãn hiệu Toshiba bán chính thức tại thị trường Việt Nam sẽ do Trung tâm bảo hành FPT đảm nhiệm.Nhưng kể từ ngày 10/6/2008,Trung tâm bảo hành Digicare (32 Nguyễn Trường Tộ, Q4,TP.HCM – ĐT: 08.8266065) thuộc Công ty Thế Giới Số (Digiworld) chính thức trở thành trung tâm bảo hành thứ

2 về máy tính laptop Toshiba tại Việt Nam

Cũng như các nhãn hiệu khác,ngoài việc nhận bảo hành các loại máy tính laptop Toshiba được bán chính thức ở Việt Nam,hai trung tâm này cũng sẽ nhận bảo hành máy tính laptop Toshiba mua trực tiếp ở nước ngoài hoặc mua lại từ đơn vị nhập hang tự phát nhưng phải có chế độ bảo hành toàn cầu

Chính sách bảo hành bản quyền phần mềm Kaspersky

1 Bản quyền phần mềm Kaspersky do VietApps phân phối được bảo hành trọn đời (toàn thời gian bản quyền có hiệu lực)

2 Bảo hành 1 đổi 1 trong các trường hợp sau:

Mã kích hoạt không kích hoạt được ngay sau khi cào thẻ,

Kích hoạt nhưng thời gian kích hoạt không đủ thời hạn như ghi trên thẻ (ví dụ hiệu lực 12 tháng nhưng phần mềm báo chỉ có 10 tháng)

Cơ cấu tổ chức :

Công ty TNHH Thương mại Công Viên Số Toàn Cầu mới đi vào hoạt động được 6 tháng , do đó nó có một cơ cấu tổ chức rất gọn Bao gồm

Tổng giám đốc : Hoàng Quốc Vũ

Kế toán : Đoàn Thị Huế

3 Nhân viên : Dương Duy Long

Đào Thế Huy Hoàng Văn Xuân

Do còn là một công ty mới và ít nhân viên, nên công ty vẫn chưa được phân chia thành các phòng ban chuyên biệt Các thành viên trong công ty đặc biệt là giám đốc vẫn đang kiêm nhiệm khá nhiều chức năng trong công ty

Các chức năng kinh doanh của công ty:

Tuy mới thành lập nhưng giám đốc công ty đã phân chia các chức năng kinh doanh công ty một các rất rõ ràng:

Công viêc cụ thể của từng chức năng

Nhập hàng:

Người chịu trách nhiệm chính : Hoàng Quốc Vũ

Công việc :

Liên hệ với các nhà cung cấp, chủ yếu thông qua các kênh liên lạc online

Chọn sản phẩm vi tính

Thỏa thuận giá

Ký kết hợp đồng mua sản phẩm

Thanh toán cho nhà cung cấp

Vận chuyển hàng về cơ quan hải quan

Làm thủ tục thông quan

Vận chuyển hàng về kho.

Quản lý hàng trong kho

Người chịu trách nhiệm : Hoàng Quốc Vũ

Công việc:

Xếp hàng vào kho

Lưu trữ số thông tin về máy tính

Thông tin này bao gồm : Dòng máy tính, nhà sản xuất, số lượng máy theo các dòng, cấu hình từng máy, giá từng máy

Cập nhật các thông tin về máy tính sau mỗi lần Nhập hàng, bán hàng, thay đổi giá hay thay đổi sau khi có các sự kiện phát sinh khác

Thống kê hàng trong kho, đưa ra các báo cáo

Bán hàng

Người chịu trách nhiệm : Hoàng Quốc Vũ và 3 nhân viên

Công việc :

Quảng cáo hàng bán thông qua các kênh quảng cáo

Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Khách hàng có thể đưa ra yêu cầu thông qua 3 hình thức liên lạc

 Thông qua điện thoại của công ty hay điện thoại của các thành viên trong công ty

 Thông qua Email đã được cung cấp trên các website

 Trực tiếp tới văn phòng công ty để đưa ra yêu cầu

Các yêu cầu này có thể là:

 Tìm hiểu thêm thông về sản phẩm mình quan tâm

 Tìm hiểu thêm về chế độ bảo hành sản phẩm của công ty

 Yêu cầu mua sản phẩm

Sau khi các yêu cầu đã được tiếp nhận

Nếu là yêu cầu tìm hiểu thêm thông tin, nhân viên trong công ty sẽ cung cấp đầy đủ Nếu là yêu cầu đặt hàng, khách hàng sẽ được nói chuyện trực tiếp với giám đốc để đàm phán về giá cả, được cung cấp những lựa chọn khác về sản phẩm có thể là phù hợp hơn về túi tiền và sở thích của khách hàng đó

Sau khi đã đi đến thỏa thuận, khách hàng sẽ trả tiền Việc trả tiền có thể tiến hành theo 3 phương thức thanh toán

 Dùng tiền mặt

 Qua các kênh thanh toán online

 Chuyển khoản

Có 3 chính sách thanh toán cho khách hàng :

 Trả ngay

 Trả chậm ( trả luôn một cục sau)

 Trả từng phần

Sau khi khách hàng thanh toán, máy tính sẽ được chuyển giao cho khách hàng ( nếu

Bảo hành

Người chịu trách nhiệm : Hoàng Quốc Vũ và 2 nhân viên

Công việc:

Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

Nhận sản phẩm cần bảo hành từ khách hàng

Làm phiếu bảo hành

Chuyển sản phẩm cần bảo hành cho các trung tâm bảo hành

Sau khi nhận lại sản phẩm đã được trung tâm bảo hành sửa chữa, công ty sẽ bàn giao lai cho khách hàng

Kế toán

Người chịu trách nhiệm : Nhân viên kế toán Đoàn Thị Huế

Công việc :

Lên các chứng từ để ghi nhận các phát sinh tăng giảm của nguồn vốn và tài sản vào

sổ sách

Đưa ra các báo cáo doanh thu

Lên báo cáo tài chính cuối mỗi kỳ kinh doanh

Các hoạt động trong công ty có thể được khái quát bằng

sơ đồ sau

1.2.Giới thiệu bài toán quản lí

1.2.1.Bản chất của bài toán (Chức năng quản lí)

Bài toán lớn

Cần một hệ thống hỗ trợ cán bộ trong công ty về 3 mảng :

Thông tin khách hàng :

Cần lưu trữ hoặc cập nhật thông tin về khách hàng khi có các sự kiện như sau phát sinh :

Có các yêu cầu tìm hiểu thông tin từ khách hàng

Có đơn đặt hàng từ khách hàng

Có yêu cầu bảo hành từ khách hàng

Có các thay đổi cần cập nhật trong thông tin khách hàng ( email, số điện thoại, địa chỉ , )

Quản lý kho hàng

Cập nhật thông tin về máy tính trong kho :

Số lượng máy tính ( sau xuất- nhập)

Các loại dòng máy

Cấu hình chi tiết các máy mới nhập

Cung cấp các thông tin cần thiết khi có các nhu cầu tìm kiếm

Lên các báo cáo thông kê theo yêu cầu

Quản lý các chứng từ

Lưu trữ thông tin về các chứng từ phát sinh

Lên báo cáo về các chứng từ theo yêu cầu

Bài toán riêng cần giải quyết

Quản lý kho hàng

Các tình huống cần trợ giúp của phần mềm :

 Cập nhật

Cập nhật máy tính sau khi kí kết hợp đồng ở Mỹ

Cập nhật máy tính đang lưu tại hải quan( bổ xung thêm các trường hợp nếu không thông quan được)

Cập nhật máy tính khi nhập kho

Cập nhật thông tin máy tính khi bán hàng, xuất kho cho khách hàng

Cập nhật thông tin khi có yêu cầu bảo hành

Cập nhật thông tin khi đưa máy tới trung tâm bảo hành

Cập nhật thông tin khi nhận máy từ nơi bảo hành

Cập nhật thông tin khi trao máy lại cho khách hàng

 Tìm kiếm

Khi người sử dụng ( có thể là giám đốc hoặc cán bộ) cần tìm kiếm các máy vi tính theo các tiêu thức khác nhau Công việc tìm kiếm có thể phát sinh với các trường hợp sau:

Tìm kiếm theo yêu cầu của khách hàng

Tìm kiếm khi phát sinh các nhu cầu quản lý của công ty

 Lên các báo cáo

Danh sách máy tính trong kho

Danh sách máy tính đang chuyển về

Danh sách máy tính lưu tại hải quan

Danh sách máy tính bảo hành

Dòng máy được mua nhiều nhất

Bản chất:

Bản chất của việc xây dựng phần mềm này là :

Xây dựng một cơ sơ dữ liệu hợp lý và một công cụ sử dụng thuận lợi để lưu trữ và

sử dụng tất cả các thông tin cần thiết về một chiếc máy vi tính trong xuyên suốt cả quá trình mua- nhập – bán – bảo hành

Cơ sở dữ liệu này phải phục vụ tốt cho nhu cầu tìm kiếm dữ liệu của nhân viên trong công ty (xa hơn nữa là phục vụ nhu cầu tìm kiếm sản phẩm của khách hàng thông qua website của công ty)

Phần mềm sẽ làm công việc tìm kiếm thông tin về máy tính khi cần thiết trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc thực hiện nó một cách thủ công như hiện nay

1.2.2.Thực trạng ứng dụng CNTT giải quyết bài toán hiện tại

Đối với 3 vấn đề

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý kho hàng

Quản lý chứng từ

việc áp dụng công nghệ thông tin trong công ty vẫn ở mức rất thấp, gần như hoàn toàn thủ công

Các khách hàng khi đến mua hàng sẽ được lưu lại các thông tin chính về khách hàng ( tên, số điện thoại, địa chỉ) và sản phẩm ( dòng sản phẩm ) Máy vi tính khi được đặt mua về hay xuất nhập kho vẫn chỉ được giám đốc ghi lại trên giấy hoặc file word các thông tin chính, rất nhiều thông tin giám đốc vẫn phải tự ghi nhớ ( dòng sản phẩm mới, số lượng trong kho, các sản phẩm được mua nhiều, ) Đặc biệt là giám đốc sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các thông tin về các sản phẩm

đã bán được một thời gian, khách hàng yêu cầu bảo hành Các chứng từ được nhập trên file excel để lưu trữ

Đối với riêng việc quản lý kho hàng

Hiện tại công ty phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của giám đốc Các thông tin chính

về cấu hình, giá sản phẩm, các thông tin về tình trạng của sản phẩm giám đốc công

ty đều phải tự ghi nhớ Khi qui mô công ty còn nhỏ, số lượng sản phẩm còn nhỏ thì công việc vẫn còn có thể hoạt động được Nhưng khi qui mô công ty lớn hơn, đặc biệt lầ kế hoạch mở rộng lượng hàng phân phối trong năm tới, công ty sẽ cần phải

có những thay đổi cải tiến viếc quản lý kho hàng

1.3.Đề xuất xây dựng giải pháp cho bài toán

1.3.1.Các giải pháp tin học hóa

Như vậy viêc xây dựng một bộ phần mềm với đủ 3 modul quản lý thông tin khách hàng, quản lý kho hàng, quản lý chứng từ là một việc cần thiết và đúng đắn Đặc biệt cần xây dựng phần mềm để tận dụng được các nguồn lực sẵn có của công ty là website của công ty và mối quan hệ tốt với các khách hàng đã từng mua sản phẩm

Để xây dựng được một phần mềm như vậy có thể có nhiều phương án để lựa chọn

Các giải pháp tin học hóa

Phần mềm có thể được xây dựng dựa trên nền tảng là lập trình cosole Như thế người sử dụng chỉ có thể là các nhân viên trong công ty, chỉ khi máy tính của họ được cài đặt phần mềm

Phần mềm có thể được xây dựng trên nền tảng các ngôn ngữ lập trình để có thể nhúng vào trang web của công ty Giải pháp này sẽ tận dụng được tối đa lợi ích từ phần mềm Phần mềm vừa có thể trợ giúp các nhân viên trong công ty, vừa có thể giúp đỡ được khách hàng thông qua việc sử dụng phần mềm trực tiếp trên website của công ty

Do việc xây dựng bộ phần mềm chung rất phức tạp và tốn nhiều công sức nên việc thực hiện phần mềm sẽ phải được thực hiện dần theo từng modul nhỏ trước Khi một modul đã chạy tốt sau khi triển khai sẽ tiếp tục triển khai các modul tiếp theo Chương trình lớn được chia làm 3 modul chính là

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý kho hàng

Quản lý chứng từ