GIÁO ÁN MÔN: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH pptx

Các thành phần của màn hình Excel - Thanh tiêu đề Title bar - Các thanh Menu, Công cụ, Định dạng giống như của M.Word - Thanh Công thức Formula Bar - Thanh trạng thái Status Bar: Ready

Trang 1

GIÁO ÁN MÔN: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

Khởi động Excel thực hiện một trong các bước sau:

- Nháy chuột vào Start/Program/Microsoft Excel

- Nháy chuộtvào Start/Run/Excel.exe

- Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel

Ví dụ: thực hiện trên máy với 03 cách trên

2 Màn hình.

a Các thành phần của màn hình Excel

- Thanh tiêu đề (Title bar)

- Các thanh Menu, Công cụ, Định dạng ( giống như của M.Word)

- Thanh Công thức ( Formula Bar)

- Thanh trạng thái (Status Bar): Ready, Enter, Pointer, Edit

- Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs)

- Thanh cuôn Dọc (Vertical Scroll Bar), cuộn Ngang (HorizontalScroll Bar)

- Cửa sổ Bảng tính (Worsheet Window)

Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy

Trang 2

- Con trỏ bàn phím.

Ví dụ: Hướng dẫn và thao tác trực tiếp trên máy

c Dịch chuyển con trỏ ô trong Bảng tính:

Thực hiện trong cách sau:

- Nhấn chuột tại ô chuyển tới

- Ấn các phím mũi tên: chuyển tới các hàng, cột lân cận

- PgUp, PnDn: lên xuống màn hình

- Ctrl + Home: Về ô A1

- Tab: Sang cột bên phải

- Shift + Tab: Sang cột bên trái

- Ctrl + ↓: Đến ô cuối cùng của cột chứa con trỏ ô

- F5, địa chỉ ô, Phím enter: Về ô đó

Ví dụ: Hướng dẫn và thao tác trực tiếp trên máy

- Paste Function: Điền tham số

- Sort Acsending: Sắp xếp tăng

- Sort Desending: Sắp xếp giảm

- Chart Wizad: Vẽ đồ thị

- Map: Chèn đồ thị

- Drawing: Vẽ

Ý nghĩa một số nút trên thanh định dạng (Formating)

- Merge and Center: Canh giữa nội dung

- Percent Style: Nhân với 100 và điền dấu %

- Currrency Style: Điền dấu tiền tệ

- Comma Syle: Tách dấu nghìn, triệu, tỷ

- Increase Decimal: Tăng thêm 1 số thập phân

- Decrease Decimal: Bớt đi 1 số thập phân

Trang 3

- Boders: Đường viền

- Fill Color: Mầu nền

- font Color: Mầu chữ

Ý nghĩa các thành phần của thanh công thức

- Hộp Tên (Địa chỉ) của ô hiện tại

II CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH.

1 Lưu (ghi) tập bảng tính lên đĩa.

- Nháy File/Save hoặc Save as

- Nháy vào biểu tượng hình đĩa mềm trên thanh toolbars

2 Mở tập bảng tính đã có trên đĩa.

- Nháy File/Open

- Kích vào biểu tượng Open hình tập vỡ trên thanh toolbars

và chọn đường dẫn đến tập tin bảng tính Execel

- Nháy vào thẻ Worksheet/inser/worksheet/ok

5 Xoá bảng tính.

- Nháy Edit/Delete Sheet

- Nháy vào thẻ Worksheet/sheet/menu tắt/Delete

6 Đổi tên bảng tính.

- Nháy đúp vào thẻ tên

- Format/Sheet/Rename

- Menu tắt/Rename

Trang 4

7 Sao chép/Chuyển bảng tính

Cách 1: dùng phím Crlt di chuyển thẻ tên

Cách 2: Edit or Copy Sheet, chọn vị trí đặt bảng tính

- Tool/Protection/Protect Workbook ( gỏ password)

- Gở bỏ tình trạng bảo vệ: Tool/Protection/Unprotect Sheet hayWorkbook ( gỏ mật password nếu có)

11 Chọn nhiều bảng

a Liền kề: Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi nháy chuộtvào thể tên cuối

b Cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt nháy chuột vào các thẻ tên

c Để bỏ việc chọn một bảng tính nào: Giữ Ctrl trong khi nháy chuộtvào thẻ tên của bảng tính đó

III XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH.

Trang 5

##### Cột quá hẹp, hãy nới rộng cột

#DIV/O! Chia cho 0, có thể do xoá ô có liên quan

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xách định hoặctên do ta đặt không gắn với một ô hay một vùng nào cả

#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc đến một giá trị không

- Hướng dẫn thiết lập ngày, tháng, năm

2 Các toán tử trong công thức.

b Dữ liệu trong các ô giống nhau.

c Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật.

- Chuỗi số với bước nhảy là 1

- Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ

- Chuỗi ngày tháng tăng

- Điền sanh sách tư tạo

d Dữ liệu kiểu công thức.

- Phải bắt đầu bởi dấu = hoặc các dấu +, -

Trang 6

4 Sửa, xoá dữ liệu.

a Xoá: đưa con trỏ về ô hoặc miền cần thiết, ấn phím Delete.

b Sửa: Nháy đúp chuột tại ô ( hoặc ấn phím F2)

b Sao chép, xoá, dán khối dùng bộ nhớ đệm.

- Sao chép: Nháy nút Copy hoặc ấn Ctrl + C hoặc chọn mục Edit,Copy

- Xoá: Nháy nút Cut, hoặc ấn Ctrl + X hoặc Edit, Cut

- Lấy khối từ bộ nhớ đệm ra dán vào bảng tính

c Sao chép, chuyển khối dùng chuột

Copy, Move, Copy Value, Copy Format

d Lệnh dán đặc biệt (Paste Special)

Chọn nội dung cần copy: nháy nút Copy hoặc Ctrl + C hoặc chọn mụcEdit, Copy

Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích, chọn mục Edit/PasteSpectical, xuất hiện hộp thoại chọn:

Formulas: Chỉ sao chép công thức

Add: Cộng nguồn với đích

Value: Chỉ sao chép giá trị

Subtract: Lấy nguồn trừ đích

Format: Chỉ sao chép định dạng

Multiple: Lấy nguồn nhân với đích

Notes: Lấy nguồn chia cho đích

Trang 7

Transpose: Chuyển hàng thành cột và ngược lại

6 Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

a Thay đổi kích thước cột, hàng

- Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên cột bất kỳ trong số cáccột đã đánh dấu khối sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới

- Hàng: tương tự thao tác trên ( chọn hàng)

- Ô: Chọn Edit, Delete

d Chuyển hàng thành cột và ngược lại.

- Chọn Window, Freeze Pane/Unfreeze Pane

Trang 8

8 Đặt tên cho ô.

a Đặt tên tuỳ ý cho ô hay nhóm ô

- Chọn mục Insert, Name, Define ( Ctrl + F3)

b Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)

- Chọn Insert, Name, Create

c Dán tên vào công thức.

- Ấn F3

- Chọn tên cần thiết từ danh sách + OK

d Về nhanh một ô ( miền) đã được đặt tên

9 Ghi chú cho ô.

a Tạo ghi chú.

- Chọn ô cần ghi chú

- Bấm Shift + F2 hoặc chọn mục Insert/Commet (hoăc Note)

- Gõ nội dung ghi chú

b Xem/Sửa/Xoá ghi chú.

- Xem ghi chú: rà chuột vào ô đã ghi chú

- Sửa ghi chú: bấm shift + F2 hoặc chọn Insert/Edit Comment

Trang 9

10 Bảo vệ ô.

- Chọn ô hay nhóm ô cần bảo vệ

- Chọn Format/Cells/Protection

- Trong hộp thoại đánh dấu chọn vào:

+ Locked: để khoá không cho sửa đổi

+ Hidden: để che công thức

IV HÀM TRONG EXECEL.

1 Quy tắc sử dụng hàm.

- Các dạng hàm tổng quát: Tên hàm(Các tham biến)

TODAY()

SUM(A1,B1)

- Tên hàm có thể viết thường hoặc viết hoa

- Các tham biến có thể có hoặc không và được đặt trong dấu ngoặcđơn ( ), cách nhau bằng dấu phẩy (,)

- Trong hàm không được dùng dấu cách

- Hàm bắt đầu bởi dấu bằng =

Trang 10

- FIND(find_ text, atnum): vị trí của chuổi con trong chuổi lớn

- LEFT(text,number): lấy number ký tự bên trái của text

- LEN(text): độ dài của chuỗi ký tự text

- LOWER(text): chuyển text thành chữ thường

- PROPER(text): chuyển các chữ cái đầu từ của text thành chữ hoa

- RIGHT(text,number): lấy ra number ký tự bên phải của text

- TRIM(text): cắt bỏ các ký tự trống vô nghĩa trong text

- UPPER(text): chuyển text thành chữ in hoa toàn bộ

- VALUE(text): chuyển text sang số

c Hàm toán học:

- ABS(x): Giá trị tuyệt đối của x

- ACOS(x): Hàm arccos của x

- ASIN(x): Hàm arcsin của x

- ATAN(x): Hàm arctangent của x

- COS(x): Hàm cos của góc x

- COUNTIF(range,criteria): đếm có điều kiện

- INT(x): hàm lấy phần nguyên

- LN(x): logarit tự nhiên của x

- LOG(x): logarit cơ số 10

- MOD(n,t): chia lấy phần nguyên

- PI(): trả về số pi

- ROUND(x,n): Hàm làm tròn

- SIN(x): hàm sin của x

- SQRT(x): Hàm căn bậc hai của x

- SUM(n1, n2…): Hàm tổng

- SUMIF(range, criteria,sum_range): Hàm cộng có điều kiện

- TAN(x): Hàm tan của góc x

Trang 11

d Hàm Logic.

- AND(logic1,logic2…): Trả về giá trị True( đúng) nếu tất cả các biểuthức logic1, logic2 đều đúng Trả về giá trị False (sai) nếu một biểu thứclogic sai

- COUNT(địa chỉ): Hàm đếm dữ liệu kiểu số

- COUNTA(địa chỉ): Hàm đếm dữ liệu kiểu chuỗi

- MAX(num1,num2): Trả về giá trị lớn nhất

- MIN(num1,num2): Trả về giá trị nhỏ nhất

- MODE(DC): trả về giá trị hay gặp nhất trong vùng DC

- RANK(Số, Danh sách,tuỳ chọn): Hàm xếp hạng

g Hàm tiềm kiếm.

VLOOKUP(lookup_value,table_array,Col_index_num,Range_lookup)Hàm tìm kiếm theo cột

HLOOKUP( // )Hàm tìm kiếm theo hàng

East

W est North

Trang 12

1 Các bước tạo đồ thị.

- Chọn miền dữ liệu đưa vào vẽ đồ thị

- Nháy nút (Chart Winzard, xuất hiện hộp thoại Chart Type)

- Chọn Rows để vẽ đồ thị theo hàng dữ liệu, Column vẽ cột dữ liệu

- Chỉnh sửa các đối tượng

- Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới

- Thêm nhãn dữ liệu (Data Labels)

- Bổ sung thêm đường biểu diễn

VII TRIỂU TRÌNH BÀY.

1 Tạo một kiểu trình bày mới

IX QUẢN TRỊ DỮ LIỆU.

1 Khái niệm cơ bản

Trang 13

- Nháy vào các ứng dụng

- Chọn một trong các mực tại Menu

b Lọc nâng cao (Advanced Filter).

- Tạo miền tiêu chuẩn, nên sao chép tiêu đề cột mà ta định lọc lênhàng đều của miền tiêu chuẩn ( không nên tự gõ)

- DMIN(database,field,criteria): Tính giá trị nhỏ nhất trên mộtcột(field) của CSDL(database) thoả mãn điều kiện trong miền tiêu chuẩn(criteria)

- DMAX(database,field,criteria): Tính giá trị lớn nhất trên mộtcột(field) của CSDL(database) thoả mãn điều kiện trong miền tiêu chuẩn(criteria)

- DCOUNT(database,field,criteria): Đếm số bảng ghi của CSDL trênmột cột(field) thoả mãn điều kiện trong miền tiêu chuẩn (criteria)

- DCOUNTA(database,field,criteria): Đếm số ô rỗng của cột bất kỳ(field) thoả mãn điều kiện trong miền tiêu chuẩn (criteria)

9 Tổng kết nhóm

10 Tổng kết theo vị trí

11 Tổng kết theo loại

12 Sự khác nhay của các loại tổng kết.

a Tổng kết theo nhóm: Dữ liệu ở trên cùng một trang tính

b Tổng kết theo vị trí: Dữ liệu ở trên cùng một trang tính hoặc ở

trên nhiều trang tính khác nhau và phải có cùng cấu trúc

c Tổng kết theo loại: Dữ liệu ở trên cùng một trang tính hoặc ở trên

nhiều trang tính khác nhau

Trang 14

X TRÌNH BÀY TRANG IN.

Header Lề của tiêu đề đầu trang

Footer Lề của tiêu đề cuối trang

3 Tạo tiêu đề đầu/cuối trang.

a Chọn tiều đề đầu/cuối trang.

- Chọn File, Page Setup

- Chọn Header/Footer

( Giải thích các ứng dụng kèm theo)

b Tự tạo tiêu đề đầu/cuối trang.

- Chọn File Page Setup

- Chọn Header/Footer

- Chọn Custom Header hoặc Custom Footer

- Cần tạo cho phần nào của tiêu đề đưa con trỏ đến phần đó và gõ vănbản hoặc chọn các nút tương ứng

4 Chèn/Xoá dấu ngắt trang.

a Chèn dấu ngắt trang dọc và ngang.

- Chọn ô nơi ta muốn bắt đầu trang mới

- Insert, Page Break

b Chỉ chèn một dấu ngắt trang ngang.

- Chọn hàng nơi ta muốn bắt đầu trang mới

Trang 15

c Chỉ chèn một dấu ngắt trang dọc.

- Chọn cột nơi ta muốn bắt đầu trang mới

d Xoá một dấu ngắt trang.

- Chọn ô bất kỳ phía dưới dấu ngắt trang ngang hoặc bên phải dấungắt trang dọc

- Insert, Remove Page Break

e Xoá tất cả các dấu ngắt trang.

- Chọn toàn bộ bảng tính

- Insert, Remove Page Break

5 Lập lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang.

- Chọn File, Page Setup, Sheet và hướng dẫn cụ thể các bước tiếp theo

6 Không in lưới có sẵn của bảng tính.

- Chọn File, Page Setup

XIII TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI WORD.

1 Chuyển kết quả của Excel cho Word

- Chọn miền dữ liệu của bảng tính cần chuyển cho Word

- Nháy nút Copy trên thanh thanh công cụ hoặc mục Edit, Copy

- Khởi động Word:

+ Nháy nút Paste hoặc mục Edit, Paste (hoặc chọn mục Edit, PasteSpecial, Pas Link

2 Chuyển bảng đã gõ bằng Word cho Excel.

- Trong Word chọn nội dung

Trang 16

- Nháy nút Copy trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Copy

- Khởi động Excel:

+ Nháy nút Paste trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Paste (hoặc chọnmục Edit, Paste Special, Paste Link)

B BÀI TẬP THỰC HÀNH

Trang 17

CHƯƠNG V INTERNET - SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB VÀ THƯ ĐIỆN TỬ

- Nháy chuột vào nút Start/Programs/Internet Explore (Firefox, )

- Nháy chuột vào biểu tượng của Internet Explorer trên màn hình

Giao diện và các chức năng của Internet Explorer

- Nút lùi (Back): quay lại trang mà vừa mới xem trước đó

- Nút Forward: Sau khi đã quay trở lại trang đã mở trước đó (bằng nútBack), nút Forward để đi tiếp theo

- Nút stop: ngừng tải một trang web

- Nút Refresh: tải lại nội dung của trang web đang xem

- Nút Home (trang nhà): đưa bạn đến trang khởi động mặc định

- Nút Search (tìm kiếm): cho phép mở một cửa sở bên trái trình duyệt,cho phép nhập các điều kiện tìm kiếm để tìm kiếm

- Nút Favorites (các trang web yêu thích): cho phép nhập các liên kếtđến các trang web yêu thích, cho phép mở một trang Web yêu thích đã cóđịa chỉ trong Favorites

- Nút History: chứa danh sách các trang Web đã truy nhập

- Nút Mail: cho phép kết nối đến chương trình thư điện tử mặc định(như Qutlook)

- Nút Print: cho phép thực hiện các chức năng in

Đóng trình duyệt web (internet explore): có 3 cách:

- Nháy vào biểu tượng đóng ứng dụng (dấu x bên góc phải của sổ)

- Vào file/Exit

- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

Hiển thị/Che dấu thanh công cụ

- Vào View/Toolbar

Trang 18

- Chọn thanh công cụ muốn hiện thị hoặc chi dấu (giống các trình ứngdụng khác)

Hiện thị trang Web

Hiển thị trang Web bằng các nhập địa chỉ

- Khởi động trình duyệt Web

- Gõ địa chỉ URL đầy đủ mà muốn hiển thị trong thanh địa chỉ, nhấnEnter hoặc nháy trái chuột vào nút Go trên thanh công cụ

Hiển thị trang Web trong một cửa sổ mới

Nhấn chuột phải tại siêu liên kết tới trang Web đang muốn mở

- Chọn Open in New Windows

Chỉnh Font chữ để hiện đúng nội dung trang tiếng Việt

- Nếu Font chữ có lỗi, chọn View

- Chọn Encoding, chọn Unicode(UTF-8) hoặc chọn User Defined

Mở một siêu liên kết và quay lại trang ban đầu

- Đi theo một siêu liên kế trong trang Web: nhấn chuột vào siêu liênkết sẽ có trang Web mới chứa thông tin chi tiết được mở ra

- Sử dụng nút Back: trở lại thao tác trước

- Sử dụng nút Foward: chuyển đến trang, nội dung đã quay lại (Back)Ngừng tải một trang Web: nhấn vào nút Stop trên thanh công cụ

Làm tươi (Refesh) một trang web (nhấn F5)

Thay đổi trang Home: trang khởi động của trình duyệt

(Giải thích trang Home?)

Thiết đặt trang Home của trình duyệt:

- Vào Tool/Chọn Internet Options/Chọn thẻ General, nhập địa chỉtrang web cần thiết lập/Ok

Hiển thị trang Web bằng cách chọn trong Favorite

- Nhấn chọn menu Favorite

- Chọn địa chỉ muốn mở trang web

Tại sao cần phải tổ chức các trang Web được đánh dấu

- Trang web được đánh dấu đã nhiều

- Cần tổ chức các trang Web được đánh dấu theo thể loại, theo cấutrúc thư mục

Tạo thư mục các địa chỉ đánh dấu

- Nhấn chọn menu Favorite (hoặc nhấn Alt + A)

Trang 19

- Chọn chức năng Organize Favorite

- Chọn Create Folder

- Nhập tên thư mục mới

Thêm một trang Web vào thư mục chứa các trang Web đánh dấu

- Nhấn chọn menu Farvorite (hoặc nhấn Alt + A)

- Chọn chức năng Add to favorite

- Chọn nút Create in để có thể lựa chọn thư mục muốn đưa trang webđánh dấu vào

- Chọn thư mục muốn đưa trang web đánh dấu vào/Ok

Xóa một Bookmark

- Nhấn chọn menu Favorite (hoặc nhấn Alt + A)

- Chọn chức năng Organize Favorite

- Chọn đối tượng muốn đổi tên hay xóa, nhấn vào Rename hoặcDelete

3 Tiện ích nâng cao của trình duyệt

Bật/Tắt việc hiện thị hình ảnh trong trang Web của trình duyệt

- Tool/internet Options/Advanded

- Tìm mục Multimedia/Chọn Show pictures

Cache history là gì? (giải thích)

Xóa History của trình duyệt

- Vào Tool/Internet Option/General

- Trong phần History, nháy chuột vào Clear History

- Các thông tin history cho dù xóa nhưng những tệp tin trong InternetCache vẫn còn Xóa hết bằng cách chọn Delete Files trong mục TemporaryInternet Files trong hộp thoại Internet Option

Sao chép lại một phần văn bản, hình ảnh, địa chỉ từ trang Web vào tài liệu.

- Mở một trang Web nào đó

Sao chép địa chỉ một trang web vào một tài liệu

- Nhấn chuột phải vào siêu liên kết đến một địa chỉ trang web nào đó

Định dạng
Số trang	21
Dung lượng	347 KB