LUẬN VĂN: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của Công ty xây dựng II Thanh Hoá docx

Có như vậy, bộ máy mới phát huy được vai trò của nó trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, song để làm được công tác nay hoàn toàn không phải là đơn giản bởi vì trong quá trình

LUẬN VĂN:

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng

cố bộ máy quản lý của Công ty xây dựng

II Thanh Hoá

Lời nói đầu

Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan đối với nhiều doanh

nghiệp, đặc biệt là trong cơ chế thị trường như hiện nay Đây là một vấn đề khó khăn do lực lượng lao động làm công tác quản lý là lao động có trình độ cao, mỗi hoạt động của họ đều gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Trong một Công ty, bộ máy quản lý đóng vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty đó Nếu một bộ máy được đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt, có trình độ thì chắc chắn bộ máy đó sẽ làm cho Công ty phát triển nhanh chóng

Xuất phát từ thực tế là bộ máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh hoá mới được hình thành do sự sát nhập hai bộ máy của hai Công ty sau qúa trình sát nhập giữa Công ty với Công ty Đường C, nên còn có nhiều vấn đề tồn tại cần phải khắc phục trong thời gian tới Vì vậy, hoàn thiện bộ máy quản lý là một điều cần thiết Có như vậy, bộ máy mới phát huy được vai trò của nó trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, song

để làm được công tác nay hoàn toàn không phải là đơn giản bởi vì trong quá trình hoàn thiện tất yéu khong tránh khỏi sự đụng chạm tới quyền lợi vị trí của nhiều cán bộ công nhân viên trong Công ty

Trong quá trình nghiên cứu thực tập tốt nghiệp tại Công ty, tôi đã nhận thấy sự cần thiết phải thực hiện đề tài này Lý do chính xuất phát từ thực té bộ máy của Công ty còn

có sự cồng kềnh, bố trí lao động chưa hợp lý, thời gian làm việc của các cán bộ công nhân viên chưa đảm bảo Đây thực sự là những lý do cơ bản làm cho bộ máy quản lý của Công

ty hoạt động chưa có hiệu quả trong giai đoạn hiện nay

Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của Công ty, bằng các phương pháp nghiên cứu như khảo sát, thống kê, phân tích tổng hợp số liệu bài viết của tôi đã đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức bộ máy quản lý, nghiên cứu các kinh nghiệm đã thành công trong công tác tổ chức bộ máy của một công ty và kết hợp với lý thuyết đã được tích lũy trong quá trình học tập vận dụng vào trong thực tế để đưa ra những kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Tôi hi vọng rằng với những hiểu biết, những ý kiến của bản thân có thể đóng góp được cho Công ty những điều cần thiết trong quá trình hoàn thiện công tác quản lý nhằm xây dựng được một bộ máy quản lý năng

động, sáng tạo và đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công

ty, đưa Công ty trở thành một công ty hàng đầu trong ngành xây dựng

Luận văn tốt nghiệp của tôi gồm các phần sau:

Chương I - Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý trong công ty

Chương II - Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh hoá

Chương III - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của Công ty

Chương i

cơ sở lý luận về bộ máy quản lý

trong một công ty

I – Những khái niệm cơ bản và một số mô hình tổ chức quản lý

A Những khái niệm cơ bản

1 Khái niệm về tổ chức, quản lý tổ chức và vai trò của tổ chức quản lý

Tổ chức: Để thực hiện một công việc, một mục tiêu xác định thì cần phải có sự tổ chức các cá nhân trong tổ chức đó thành những thành viên có chức năng nhiệm vụ nhất định để cùng thực hiện nhiệm vụ chung của tổ chức Việc tổ chức như vậy sẽ biểu thi công việc mà mỗi người làm có một mục đích hoặc có một mục tiêu nhất định song lại phải tạo

ra sự ăn khớp với cả nhóm, những thành viên khác để cùng kết hợp nhằm hoàn thành nhiệm vụ chính do đó mà nảy sinh tổ chức

Vậy, tổ chức được hiểu là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện những mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc và quy tắc quản trị

Quản lý: Đó là sự tác độngcó hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, nhằm duy trì hoạt động của hệ thống sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có, các

cơ hội để đưa hệ thống đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường

Qua khái niệm trên ta thấy:

Quản lý được tiến hành trong một tổ chức hoặc một nhóm nhất định trong xã hội Tức là hoạt động quản lý chỉ tồn tại trong một nhóm người

Quản lý gồm công việc chỉ huy tạo điều kiện cho những người khác thực hiện công việc và đạt mục đích của cả nhóm

Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực hiện một số mục tiêu nhất định Để thực hiện được những mục tiêu đó, mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải

có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện Lực lượng này chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý của doanh nghiệp Nhưng

để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành sản xuất kinh doanh thì trong doah nghiệp phải có người điều hành trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thực hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp sao cho phù hợp với mỗi nhân viên quản lý vào từng nhiệm vụ có thể đảm bảo

sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu nhằm khai thác tối ưu tiềm năng chuyên môn, trí sáng tạo của mỗi người trong việc thực hiện những mục tiêu đã đề

ra như năng suất, chất lượng, doanh thu, lợi nhuận…

Như vậy, mỗi doanh nghiệp nếu như không có một bộ máy quản lý thì không một lực lượng nào có có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý được Ngược lại, không một quá trình

tổ chức nào lại có thể thực hiện được nếu như không có bộ máy quản lý

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

- Mối liên hệ dọc của tổ chức cấp trên và cấp dưới

- Mối liên hệ ngang của các yếu tố ngang cấp

Cơ cấu tổ chức trực tiếp quyết định hệ thống chỉ huy và mạng lưới thông suốt trong

tổ chức Do đó, cơ cấu tổ chức thích hợp là hết sức quan trọng đối với việc thực hiện có hiệu quả những mục tiêu của tổ chức

Tóm lại, cơ cấu tổ chức là một kết cấu phân tầng lớp từ trên xuống dưới thể hiện hình thức lãnh đạo theo hình chóp, đứng đầu là người lãnh đạo cao nhất sau đó đến các bộ phận lãnh đạo thấp hơn cho đến tầng cuối cùng

Do có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức nên việc tổ chức cơ cấu của tổ chức phải hết sức hợp lý, xử lý xác đáng mối quan hệ giữa các cấp của tổ chức và mức độ quản lý Cần có sự phân định rõ ràng giữa quyền hạn chức năng và nhiệm vụ của các cấp trong tổ chức nhằm phát huy hiệu suất của các cá nhân từ đó làm lợi cho việc nâng cao hiệu quả công tác nói chung

b Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, từng khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và thực hiện mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp được gọi là cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hoạt động sản xuất, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển sản xuất

c Bộ máy quản lý doanh nghiệp

Bao gồm tập hợp những người có trình độ có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng trong quá trình tiến hành hoạt động quản lý doanh nghiệp

3 Những yêu cầu đối với tổ chức quản lý

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau:

a Tính tối ưu

Giữa các khâu và các cấp quản lý ( khâu quản lý phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiêù ngang, cấp quản lý lại thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong hệ thống cho nên cơ cấu quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của doanh nghiệp

4 Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Mục đích của việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là nhằm tìm ra một mô hình tổ chức quản lý góp phần nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định mô hình tổ chức bộ máy

quản lý của công ty, mà tổ chức bộ máy quản lý của công ty chịu ảnh hưởng của nhiều yếu

tố và các yếu tố này lại thay đổi tùy theo từng trường hợp

a Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hiện nay, một điều được chấp nhận chung là nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản lý doanh nghiệp

Chendler đã tiến hành nghiên cứu nhiều doanh nghiệp lớn ở Hoa Kỳ như: Dupond, Scars, Standart Oil, đã đi đến kết luận là khi có sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấp công ty thì bộ máy quản lý cũng phải thay đổi theo Lý do chính khiến các công

ty phải thay đổi bộ máy quản lý là vì bộ máy quản lý cũ gây ra sự kém hiệu quả trong việc phấn đấu đạt được những nhiệm vụ của công ty khi có sự thay đổi trong sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, không phải bao giờ cũng có sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng có sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý Song, các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý tưởng bộ máy quản lý cần đi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

b Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp

Ban lãnh đạo phải nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể quản lý được toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô càng lớn và phức tạp thì các hoạt động của doanh nghiệp cũng càng nhiều và phức tạp Do đó bộ máy quản lý càng phải được tổ chức một cách hợp lý, sao cho vẫn đảm bảo quản lý được toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo bộ máy quản lý không bị cồng kềnh và quá phức tạp về cơ cấu

c Địa bàn hoạt động

Việc mở rộng địa bàn hoạt động hoặc phân tán địa bàn hoạt động cũng đòi hỏi có sự

bố trí lại lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng, do đó sẽ dẫn đến sự xuất hiện của một cơ cấu tổ chức quản lý mới Như vậy, sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến bộ máy quản lý

d Công nghệ

Đặc điểm chung và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh nghiệp đang sử dụng

có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy quản lý Cụ thể là các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ cao thì thường có định mức quản lý thấp, bộ máy quản lý phải được bố trí sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và có thể thích ứng kịp thời trước sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ Các doanh nghiệp khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng cán bộ có trình độ học vấn cao và có kinh nghiệm về kỹ thuật, các cán bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào hậu thuẫn và việc duy trì sức mạnh

về công nghệ của doanh nghiệp, hệ thống cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ

và đảm bảo sự phối hợp một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến kinh doanh và công nghệ

e Mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh

Mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh cũng có ảnh hưởng tới bộ máy tổ chức quản lý Trong điều kiện môi trường kinh doanh ổn định thì các doanh nghiệp cũng có một

bộ máy quản lý ổn định, trong đó việc đưa ra các quyết định thường mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc cứng rắn, đều có thể quản lý tốt Ngược lại, những doanh nghiệp có được thành công trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng thường phải tổ chức bộ máy quản lý có mối liên hệ gắn bó hữu cơ, trong đó việc ra quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng linh hoạt, các phòng ban có sự liên kết chặt chẽ với nhau và với các tổ đội đa chức năng

f Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của cán bộ quản lý

Nhân tố này ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý (máy vi tính, điện thọai…) đầy đủ hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm được nhiều công việc thì nó sẽ góp phần giảm được cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý Các cán bộ quản lý theo phương cách truyền thống thường thích sử dụng những cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu truyền thống như tổ chức bộ máy, quản lý theo bộ phận chức năng và ít khi vận dụng các hình thức tổ chức mới khác như tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình ma trận Các cán bộ quản lý theo phong cách truyền thống cũng thích sự kiểm soát tập trung, do đó họ thường không thích những mô hình tổ chức bộ máy quản lý mang tính phân tán, càng nhiều nhân viên hơn

g Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Công nhân viên có trình độ học vấn cao và đã qua đào tạo thường rất có ý thức với công việc được giao và họ có thể hoàn thành tốt khối lượng công việc của mình Như vậy, sẽ không cần nhiều lao động quản lý để đôn đốc chỉ huy họ làm việc và số lượng lao động trong bộ máy quản lý được tinh giảm Tuy nhiên, cũng có những cán bộ công nhân viên có thái độ làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm, thường không hoàn thành công việc được giao, đối với các cán bộ công nhân viên như vậy thì cần phải có đủ lao động quản lý để đôn đốc, kiểm soát công việc của họ Điều đó làm tăng số lượng cán bộ quản lý trong doanh nghiêp

B - Một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý

Cùng với sự phát triển của các hệ thống đã hình thành những cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định

1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng)

Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp dưới Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của hệ thống Cơ cấu này được áp dụng phổ biến cuối thế kỷ 19 trong những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục

Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc “Thống nhất chỉ huy trong mọi hoạt động" theo học

giả H.FASOL, đường trực tuyến cần phải thống nhất, một người, một thủ trưởng

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến: Cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dưới, cấp dưới tiếp nhận, chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên Các mối liên

hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng (người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh qua một cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành theo lệnh của người đó thôi)

+ Ưu điểm:

- Đơn giản, rõ ràng do thống nhất chỉ huy

- Khả năng tách biệt rõ ràng các ký hiệu

- Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn

+ Nhược điểm:

- Không có sự phân công hợp lý, không có sự điều hành theo chiều ngang

- Dễ đi đến độc đoán do cá nhân ra quyết định

- Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp đồng thời không tận dụng được sự giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị

và khi cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì thông tin phải đi đường vòng

Cơ cấu tổ chức trực tuyến

2 Cơ cấu chức năng

Cơ cấu chức năng đầu tiên được áp dụng với thủ lĩnh các mảng công việc của các đảng phái chính trị và chế độ đốc công của các doanh nghiệp, sau đó được ứng dụng rộng rãi và phù hợp với khối lượng công tác quản lý ngày càng lớn Những vụ quản lý được phân công cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người đứng đầu các phân hệ được chuyên môn hoá chỉ đảm bảo chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các nhân viên trong hệ thống rất phức tạp những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo cao nhất của hệ thống mà còn cả

Người điều hành trực

từ những người lãnh đạo ở các chức năng khác nhau (nguyên tắc này do Taylor đề xuất và

áp dụng trong tổ chức lao động khoa học ở các xí nghiệp của mình)

Mô hình này phù hợp với xí nghiệp loại nhở hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp

Cơ cấu chức năng :

3 Cơ cấu trực tuyến - tham mưu

Lãnh đạo doanh nghiệp

Cấp dưới

Cấp dưới

Cấp dưới

Vẫn là cơ cấu trực tuyến, nhưng lãnh đạo đã có bổ sung thêm một bộ phận tham mưu giúp việc Đây là một hình thức quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp

Cơ cấu trực tuyến tham mưu

4 Cơ cấu trực tuyến - chức năng

Mô hình này kết hợp giữa chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong

xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các bộ phận chức năng do đó vừa giữ được ưu điểm của các cơ cáu trực tuyến và chức năng đồng thời khắc phục được nhược điểm của từng cơ cấu riêng lẻ

Lãnh đạo

Tham mưu

Cấp dưới

Theo cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định và hướng dẫn kiểm tra Mệnh lệnh được truyền theo hướng quy định Người lãnh đạo các phòng ban không trực tiếp ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến

do không thống nhất quyền hạn và quan điểm

Cơ cấu trực tuyến chức năng:

Ngoài những cơ cấu đã trình bày ở trên, hiện nay còn tồn tại một số mô hình tổ chức quản lý khác như cơ cấu ma trận, cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức…

Lãnh đạo chức năng

Lãnh đạo tuyế

n 2

Cấp dướ

Cấp dướ

Cấp dướ

Cấp

dướ

Cấp dướCấp

dướ

Xã hội ngày càng phát triển dẫn tới sự thay đổi mạnh mẽ trong các đơn vị Sự phát triển này gắn liền với sự chuyên môn hoá cao đòi hỏi pgải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình tổ chức hoạt động Vì vậy, hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức là một điều tất yếu

Doanh nghiệp là một hệ thống được tạo bởi hệ thống bộ phận là hệ thống quản lý và

hệ thống bị quản lý Hệ thống quản lý bao gồm hệ thống các chức năng quản lý, hệ thống các bộ phận quản lý (phòng, ban) và những cán bộ nhân viên làm việc trong đó Hệ thống

bị quản lý là hệ thống sản xuất bao gồm các phân xưởng, bộ phận sản xuất và toàn bộ lưc lượng lao động, vật tư máy móc và phương tiện sản xuất và phương pháp công nghệ được

bố trí và sử dụng trong đó Sự tác động của hệ thống quản lý lên hệ thống bị quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp được thông qua quá trình hoạt động lao động của cán bộ công nhân viên làm việc trong bộ máy quản lý và những người thực hiện các chức năng quản lý

Trong doanh nghiệp, lao động quản lý bao gồm những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và những người thực hiện các chức năng quản lý, đó là: Ban giám đốc, lãnh đạo phòng ban các nhân viên làm việc trong trong các phòng ban chức năng và một số người phục vụ khác

Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp

b Sự phân loại quản lý

+ Theo chức năng, vai trò của họ đối với quản lý toàn bộ quá trình sản xuất

Theo cách phân loại này lao động quản lý được phân chia thành nhân viên quản lý

kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế và nhân viên quản lý hành chính

-Nhân viên quản lý kỹ thuật: là người được đào tạo tại các trường kỹ thuật hoặc đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác kỹ thuật Đó là giám độc, phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban

-Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh như giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, cán bộ công nhân viên công tác tại các phòng ban kế hoạch, tài chính, kế toán, cung tiêu…

-Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng, quản trị kinh doanh, văn thư lưu trữ, bảo vệ

+ Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý Lao động quản lý được chia thành:

- Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện các chức năng lãnh đạo bao gồm: Giám đốc, phó giám đốc, các trưởng phó phòng ban trong bộ máy quản lý Đây là những người chịu trách nhiệm trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Các chuyên gia: là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện những công việc chuyên môn bao gồm các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa học Đây là lực lượng tham mưu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Nhân viên thực hành kỹ thuật: đây là các cán bộ quản lý thực hiện các công việc giản đơn bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán kiểm tra như nhân viên kiểm định,

kế toán, thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên làm công tác văn thư, bảo vệ, lái xe…nhiệm vụ

của họ là tiếp nhận và xử lý thông tin ban đầu, truyền tới nơi nhận cũng như nơi chuẩn bị

và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp

Như vậy, một doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng quản lý đòi hỏi phải có

sự phối hợp nhịp nhàng của cả ba loại hoạt động trên Mặt khác, sự phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức được bộ máy quản lý có hiệu quả hơn

2 Nội dung của hoạt động quản lý

Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau do đó có nội dung lao động rất khác nhau Nguyên nhân dẫn đến sự khác nhau này là do tính chất chức năng quản lý quy định Tuy nhiên, nội dung lao động của tất cả các loại lao động đều được hợp thành từ các yếu tố thành phần sau:

- Yếu tố kỹ thuật: thể hiện ở sự thực hiệncác công việc mang tính chất thiết kế và mang tính chất chuyên môn như thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới phân tích thiết kế và áp dụng các phương pháp mới nhằm cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động…

- Yếu tố tổ chức hành chính:thể hiện ở các công việc nhằm tổ chức thực hiện các phương án thiết kế, các quyết định như lập kế hoạch, hướng dẫn công việc, điều chỉnh kiểm tra việc thực hiện và đánh giá công việc

- Yếu tố sáng tạo: thể hiện ở việc thực hiện công việc như tư duy, suy nghĩ, tìm tòi, phát minh vấn đề mới, cách thức mới để nâng cao hiệu quả công việc

- Yếu tố thực hành đơn giản: thể hiện ở việc thực hiện các công việc đơn giản được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn có sẵn như công việc có liên quan đến thu thập xử

lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ…

- Yếu tố hội họp và sự vụ: thể hiện ở sự tham giavề các cuộc họp về chuyên môn hoặc ra quyết định giải quyết công việc mang tính thủ tục

Những yếu tố trên đều có mặt trong nôi dung của các lao động quản lý song tỷ trọng khác nhauvà làm cho nội dung lao động của họ cũng khác nhau

3 Đặc điểm của lao động quản lý

a Hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc mang nhiều đặc tính sáng tạo

Lao động trí óc là lao động cơ bản nhất trong hoạt động lao động quản lý nói chung Đặc trưng này tạo ra tính phức tạp trong công tác xây dựng định mức lao động trong lĩnh vực quản lývà nó đặt ra những nhu cầu cần được lưu ý trong quá trình tổ chức lao động quản lý các loại

Lao động trí óc được định nghĩa:đó là sự tiêu hao sức lao động dưới tác động chủ yếu về khả năng trí tuệ và thần kinh tâm lý đối với con người trong quá trình lao động Do

đó hoạt động quản lý mang tính sáng tạo nhiều hơn so với hoạt động chân tay Nó thể hiện:

- Sáng tạo độc lập:tạo ra những kiến thức, tri thức mới

- Sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã được quy định trước,sáng tạo về cách thức thực hiện công việc

b Hoạt động lao động quản lý là hoạt động mang tính tâm lý xã hội cao

Do là loại lao động trí óc nên hoạt động lao động quản lý đặt ra các yêu cầu cao về yếu tố tinh thần và tâm lý đối với người lao động Đó là khả năng nhận biết khả năng thu nhận thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết khác Đồng thời trong quá trình giải quyết nhiệm vụ lao động quản lý các cán bộ công nhân viên phải thực hiện nhiều mối quan hệ giao tiếp qua lại với nhau Do đó yếu tố tâm lý xã hội đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lao động ảnh hưởng tới quá trình chất lượng công việc, nhiệt tình hay tiến trình làm việc…thêm vào đó là do đối tượng quản lý là người lao động và tập thể lao động nên đòi hỏi hoạt động lao động quản lý phải mang tính tâm lý xã hội giữa những người lao động với nhau

c Thông tin kinh tế vừa là đối tượng lao động – kết quả lao động vừa là phương tiện lao động của lao động quản lý

Trong quá trình lao động quản lý, đối tượng lao động quản lý không phải là các yếu

tố vật chất thông thường mà là các thông tin kinh tế Khi các thông tin kinh tế chưa được

xử lý là đối tượng của lao động quản lý còn những thông tin đã được xử lý chính là kết quả của hoạt động lao động của họ Mặt khác, thông tin kinh tế là phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ của tất cả các loại lao động quản lý

d Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dưới dạng hiện vật một cách trực tiếp

Đây là một đặc điểm nổi bật của hoạt động lao động quản lý và là một khó khăn cho công tác tổ chức lao động

Do nội dung công việc đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dưới dạng vật chất trực tiếp nên hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động khó theo dõi, khó đánh giá và khó định mức nên tiến hành tổ chức lao động cần có những phương pháp nghiên cứu, phương án tổ chức phù hợp, các dạng mức lao động phù hợp

e Hoạt động lao động quản lý là các thông tin các tư liệu phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý

Do vậy, đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của các cán bộ công nhân viên phải cao Tính chất công việc của lao động quản lý là phức tạp và đa dạng nên cán bộ công nhân viên cũng cần năng động, sáng tạo trong quá trình giải quyết nhiệm vụ Đặc điểm này dẫn tới yêu cầu đặc biệt khi tuyển chọn và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, lưu ý khi định mức lao động và yêu cầu xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong phân công lao động

4 Yêu cầu đối với lao động quản lý

Do đặc trưng của hoạt động quản lýlà lao động trí óc mang tính chất phức tạp, đa dạng cho nên lao động quản lý cần có những phẩm chất tương ứng Đó là:

- Lao động quản lý là loại lao động có trình độ cao, kiến thức chuyên môn vững vàng Có như vậy mới giúp cho lao động quản lý thực hiện công việc một cách tốt được, đáp ứng được các yêu cầu công việc

- Lao động quản lý là những người có đầu óc quan sát và nắm được cả cái tổng quát

và các chi tiết để tổ chức cho hệ thống mà mình hoạt động Cần phải xác định được mình phải làm gì và làm như thế nào

- Đối với năng lực tổ chức cần phải biết tiếp cận với con người, chan hoà, cởi mở, chân thành và trung thực Đồng thời cần phải tháo vát, có sáng kiến và không chịu bó tay trước mọi khó khăn

- Dám chịu trách nhiệm đối với công việc mình làm

- Có ý trí và quyết tâm trong quá trình công tác, lường trước được các tình huống có thể xảy ra và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề một cách đungs đắn, tận dụng tốt thời cơ

- Có phương pháp tư duy khoa học để quan sát, phân tích và giải quyết vấn đề: + Nhạy cảm với cái mới

+ Có tư duy hệ thống

+ Biết dùng đúng người đúng việc

+ Cần phải dũng cảm nhận sai lầm, rút kinh nghiệm trong công tác khi mắc phải + Có cách làm việc khoa học, hợp lý và hiệu quả trong quá trình làm việc

- Trong công tác cần thể hiện sự quan tâm giúp đỡ mọi người để tạo nên bầu không khí tâm lý thoải mái nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác chung của đơn vị

- Cuối cùng, tuyệt đối phục tùng quyết định của cấp trên cố gắng trong công việc được giao Nghiên cứu tham khảo đề nghị cấp trên giải quyết những khâu những bộ phận chưa hợp lý và chưa hiệu quả

Tóm lại, trong tổ chức bộ máy quản lý, người lãnh đạo cần xem xét tỉ mỉ công việc cũng như những phẩm chất và khả năng của cán bộ sẽ được giao công việc đó để tránh tình trạng không đúng người, đúng việc gây thiệt hại do không đảm bảo hiệu quả công việc

III- Hoàn thiện bộ máy quản lý- một biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

1 Hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng chuyên tinh gọn nhẹ và có hiệu lực

Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy đựơc hết vai trò, năng lực lãnh đạo

và quản lý của bộ máy quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao là một đòi hỏi tất yếu

Hoàn thiện bộ máy quản lý trên có thể giải thích chuyên tinh là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc Gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ, chi tiết thành phần không rườm rà, không thừa không thiếu và có tỷ trọng nhỏ Có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người chấp nhận một cách nghiêm chỉnh ý nghĩa của việc hoàn thiện bộ máy đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống

Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý được Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng kìm hãm hoàn thiện bộ máy quản lý làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản lý, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường một doanh nghiệp có thể tồn tại

và phát triển thì cần có bộ máy quản lý của nó phải có hiệu quả trong hoạt động

Mặt khác, hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ

mà vẫn có hiệu lực cao

Như vậy, sẽ làm cho chi phí quản lý được giảm bớt, giảm giá thành tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Đây là điểm rõ nét nhất của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

2 Hoàn thiện sự phân công, phân cấp trong bộ máy điều hành của hệ thống

a Phân công trong bộ máy quản trị điều hành doanh nghiệp

Doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quá trình kinh doanh theo một ý trí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống dưới:

Giám đốc là người được giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, là người chỉ huy cao nhất, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt, hoạt động sản xuất,

kỹ thuật kinh doanh và đời sống của doanh nghiệp Để có thời gian tập trung vào vấn đề lớn giám đốc nên giao quyền chỉ huy sản xuất và kỹ thuật cho một phó giám đốc Người này có trách nhiệm tổ chức và chỉ huy quá trình sản xuất hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất kinh doanh đến bố trí lao động, tổ chức cấp phát vật tư

Trong tình hình hiện nay nền kinh tế chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang

cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng có ý nghĩa quan trọng, quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp do vậy cần một phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc này phụ trách chủ yếu mảng đối ngoại của doanh nghiệp từ việc hiệp tác sản xuất, liên doanh liên kết đến công tác mua vật tư tổ chức tiêu thụ sản phẩm…nói rộng là tổ chức hoạt động “marketing” của doanh nghiệp

Hoạt động tài chính kế toán theo quyết định hiện nay được giao cho kế toán trưởng

có vị trí như một phó giám đốc

Một vấn đề có ý nghĩa cả về lý luận lẫn thực tiễn là trong việc phân công phụ trách, cần quy định giới hạn tối đa số lượng các phòng ban chức năng, bộ phận sản xuất trực thuộc một chức danh quản lý Vì như chúng ta đều biết giữa những người tham gia quá trình quản lý có vô vàn mối quan hệ qua lại chằng chịt, tác động lẫn nhau, quy định lẫn nhau Khi số lượng bộ phận hoặc nhân viên trực thuộc một cán bộ quản lý nào đó tăng lên thì những mối quan hệ cũng tăng lên không phải theo cấp số cộng mà theo cấp số nhân.VA.Gray Quynaxe đưa ra công thức sau:

2n

+ (n-1)

2

Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành nhiệm vụ được giao vừa phải phôí hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm bảo đảm cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng

Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xưởng, các bộ phạn sản xuất

Trong tình hình hiện nay khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã được mở rộng, cơ chế quản lý nói chung, cơ chế quản trị doanh nghiệp nói riêng

đã đổi mới doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng ban chức năng theo hướng chuyên tinh gọn nhẹ Đồng thời phải hết sức coi trọng những bộ phận có quan

hệ trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đến công tác nghiên cứu cải tiến kỹ thuật công nghệ, nghiên cứu thị trường…

Việc tổ chức các phòng ban chức năng cần tiến hành theo các bước sau:

Một là, phân tích sự phù hợp giữa các chức năng và bộ phận quản trị

Trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ trách trọn vẹn Song, do số lượng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vào ba chức năng có liên quan mật thiết với nhau thuộc cùng lĩnh vực vào một phòng, do đó sẽ thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách

Hai là, tiến hành lập sơ đồ tổ chức nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc Đồng thời, phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách, nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại,

có chức năng không có bộ phận nào chịu trách nhiệm Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xây dựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định tỉ mỉ trách nhiệm quyền hạn chung của cả phòng cũng như riêng cho từng thành viên trong phòng

Ba là, tính toán số lượng cán bộ công nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác có căn cứ khoa học nhằm vừa đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý

Đây là công việc khá phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ chưa được tiêu chuẩn hoá, việc sắp xếp bố trí cán bộ, nhân viên quản trị trong nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý để lại những hậu quả không thể giải quyết một sớm, một chiều

3 Hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ

Thường xuyên đề ra được nội dung chương trình học tập, hình thức tổ chức đào tạo

và đối tượng đào tạo phù hợp Không ngừng nâng cao cán bộ trong hệ thống đồng thời tiến hành đào tạo cán bộ công nhân viên trẻ để đội ngũ lao động quản lý trong tương lai có năng lực chuyên môn vững vàng đảm bảo cho việc thực hiện một cách tốt nhất công tác quản lý nói riêng và sự phát triển của tổ chức nói chung

4 Hoàn thiện công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc

Quá trình hoạt động quản lý có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức phục vụ nơi làm việc Nếu như nơi làm việc được trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu công việc của hoạt động quản lý sẽ góp phần tăng hiệu quả của công việc, đồng thời cũng

là cơ sở để tinh giảm bộ máy, chuyên môn hoá hoạt động của bộ máy quản lý

Mặt khác, đây cũng là một biện pháp nhằm tạo bầu không khí tâm lý thoải mái tại nơi làm việc

5 Hoàn thiện công tác khuyến khích người lao động

Một thực tế là trong cơ chế thị trường, công tác khuyến khích người lao động đang được quan tâm một cách đúng đắn trong các doanh nghiệp Công tác này bao gồm khuyến khích vật chất và khuyến khích phi vật chất Nếu như được quan tâm đúng mức sẽ là động

cơ giúp cho người lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng hăng say làm việc, tìm tòi sáng tạo nâng cao hiệu quả hoạt động của mình Công việc này đòi hỏi đánh giá chính xác nỗ lực của cá nhân cũng như tập thể (phòng ban, tổ đội ) và tính công bằng Có như vậy mới phát huy được mục đích của công tác

Tóm lại, công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của một hệ thống Để thực hiện công tác quản lý thì phải xuất phát từ bộ máy quản lý ổn định, thích hợp và có năng lực Do đó, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng II-Thanh Hoá là một sự cần thiết Đây là công việc nhằm hoàn thiện lao động quản

lý, hợp lý hoá lao động, tiết kiệm thời gian, kinh phí và sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực trong công ty Đảm bảo một bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao, phát huy năng lực của mỗi cá nhân cũng như tập thể lao động trong bộ máy của công ty đưa công ty phát triển lên ngang với tầm cao mới

chương ii

phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng II

thanh hoá

I - Những đặc điểm cơ bản ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty xây dựng II _Thanh hoá là một trong những công ty có quá trình hình thành và phát triển lâu dài tại tỉnh Thanh hoá Quá trình hình thành và phát triển của Công

ty có thể chia thành các giai đoạn sau:

+ Giai đoạn 1971 - 1986

Tiền thân của Công ty xây dựng II ngày nay là Công ty xây lắp công nghiệp thuộc

ty Công nghiệp ( nay là Sở công nghiệp ), được thành lập theo quyết định 1268/ TC - UBTH của Uỷ ban hành chính tỉnh Thanh hoá ngày 08/12/1971 Sau đó được chuyển sang

+ Giai đoạn 1986- 4/1992

Trong giai đoạn này Công ty có những đặc điểm nổi bật sau:

Nằm trong xu thế chung của công cuộc chuyển đổi nền kinh tế của đất nước từ cơ chế kế hoạch hoá tập chung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, Công ty cũng như nhiều Công ty khác đều gặp không ít khó khăn

Đó là sự phải tự hạch toán kinh doanh trên cơ sở cạnh tranh không còn sự bao cấp của Nhà nước Để thích nghi trong môi trường mới, Công ty tiến hành chỉnh đốn lại bộ máy quản lý và lực lượng lao động sản xuất trong toàn bộ Công ty Vì vậy mà trong thời gian này tổng số lao động của Công ty chỉ còn hơn 300 người Ban lãnh đạo Công ty ra sức tìm tòi các phương án phát triển sản xuất kinh doanh nhằm tạo việc làm cho cán bộ

công nhân viên và tăng lợi nhuận cho Công ty Số lao động dôi dư được Công ty cho phép nghỉ hưu theo quyết định QĐ 176/ TTg của chính phủ

Nhờ đó mà Công ty tạm thời ổn định sản xuất kinh doanh và bước đầu thu được những kết quả khả quan

Theo yêu cầu chung của Chính phủ, các Công ty nhà nước phải thành lập lại thành các doanh nghiệp nhà nước Nằm trong xu thế chung đó, công ty xây dựng II_Thanh hoá chính thức được thành lập lại là doanh nghiệp nhà nước vào năm 1992 theo tinh thần chỉ thị số 388/ HĐBT

+ Giai đoạn 4/1999 đến nay

Nhằm tăng khả năng cạnh tranh và hợp lý hoá lao động, đáp ứng yêu cầu thực tiễn của thị trường xây dựng trong giai đoạn hiện nay, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh hoá đã quyết định sát nhập Công ty Đường C vào với Công ty xây dựng II thành một Công ty mới vẫn lấy phiên hiệu là công ty xây dựng II_Thanh hoá theo quyết định số 34/UBND

Với sự sát nhập này Công ty đã mở rộng được phạm vi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh tạo thêm việc làm cho cán bộ công nhân viên đòng thời tăng thêm lực lượng lao động trong toàn Công ty Việc sát nhập cũng tạo ra nhiều thách thức mới cho lãnh đạo Công ty về các lĩnh vực như: giải quyêt công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, hợp

lí hoá các quá trình sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả

Sau quá trình sát nhập cho đến nay, Công ty đã dần dần ổn định các hoạt động sản xuất kinh doanh Tạo nên được thế và lực mới trong quá trình phát triển

Lực lượng lao động sản suất kinh doanh trong Công ty ổn định ở mức 429 người, các kết quả kinh doanh có chiều hướng tăng trưởng khá Tuy nhiên, hiện tại vẫn còn nhiều vấn đề sau khi sát nhập cần tiếp tục hoàn thiện và cải tiến

Tóm lại, ta thấy Công ty xây dựng II có một quá trình hình thành, phát triển lâu dài trải qua nhiều biến động của đất nước Trong quá trình đó Công ty có những bước thăng trầm nhất định song luôn đảm bảo được mục tiêu hoạt động của mình và đóng góp hữu ích cho xã hội

2 Đặc điểm hoạt động sản suất kinh doanh của Công ty

Qua phân tích biểu 1 ta thấy rằng trong 2 năm 1995,1996 giá trị tổng sản lượng của Công ty đạt khá cao Nhưng đến năm 1997, chỉ tiêu này lại giảm xuống chỉ còn có 8.600 triệu đồng Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do có sự cạnh tranh trên thị trường găy gắt giữa Công ty với một số công ty khác và Công ty không có những công trình bổ xung kịp thời khi không trúng thầu các công trình lớn có giá trị kinh tế cao Ban lãnh đạo công ty đã cố gắng tìm kiếm giải pháp tối ưu cho vấn đề này

Sang cuối năm 1997, Công ty chủ trương thực hiện đa dạng hoá ngành nghề, mở rộng phạm vi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tạo thêm nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên , nâng cao giá trị tổng sản lượng nhờ đó mà bước đầu hoạt động sản suất kinh doanh dần dần ổn định và phát triển Mức thu nhập bình quân của cán

bộ công nhân viên ngày một tăng, cho đến nay đã xấp xỉ 650.000đ/người/tháng, với tốc độ tăng thu nhập trung bình mỗi năm khoảng 8-10%.Đây là bước tiến đang khích lệ, phần nào nói lên sự đúng đắn trong chiến lược phát triển mới của Công ty trong giai đoạn hiện nay

Chuyển sang năm 1999, tổng doanh thu của Công ty đã có sự tăng trưởng mạnh

mẽ Nguyên nhân chủ yếu là do có sự sát nhập giữa Công ty với Công ty đường C (4/1999) và sự thực hiện tốt chủ trương mà Công ty đã đề ra, nhờ đó mà các chỉ tiêu kinh

tế tăng lên Trên phương diện số lượng đây là một kết quả tương đối có ý nghĩa Nhưng để thực sự nắm rõ được vấn đề ta còn cần phải đi sâu nghiên cứu một cách tỉ mỉ và sâu sắc hơn

3 Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ

Là một công ty của nhà nước hoạt động trên lĩnh vực xây dựng, công ty xây dựng II_Thanh hoá chuyên thực hiện việc xây lắp và thi công các công trình dân dụng & công nghiệp cho nên viêc trang bị thiết bị cho công ty là vấn đề thiết yếu Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty là trang thiết bị đa dạng, nhiều chủng loại, khác nhau về trình độ kỹ thuật, đặc biệt để đáp ứng nhu cầu cao về thi công xây dựng đòi hỏi máy móc thiết bị phải hiện đại đủ khả năng để thi công được công trình, do đó cần phải có kinh phí đầu tư cho lĩnh vực này Nhưng do đặc điểm của ngành xây dựng là công việc không ổn định, địa bàn

hoạt động rộng lớn và có tính chất mùa vụ nên máy móc thường không được sử dụng tối

ưu lúc nhàn rỗi lúc lại hoạt động quá công suất

Một đặc điểm chung nhất của về kỹ thuật công nghệ của Công ty đó là máy móc thiết bị nghèo nàn lạc hậu, nhiều loại có tuổi thọ đã lâu nên khó có khả năng đảm bảo hiệu suất cũng như chất lượng thi công công trình Mấy năm gần đây, Công ty chưa có điều kiện mua sắm thêm mà chủ yếu thuê mượn của các đơn vị khác khi công trình thi công đòi hỏi, một số khác được đầu tư từ những năm trước tuy hiện đại song không phù hợp với hoàn cảnh thực tế nên không phát huy được hiệu quả và tác dụng Một số máy móc cần thiết trong xây dựng như máy ủi, cần cẩu bánh lốp, hệ thống đà - chống Công ty chưa có hoặc có nhưng không đảm bảo thi công nên chưa chủ động trong thi công dẫn tới tình trạng chậm trễ trong thi công công trình

Biểu 2: Máy móc thiết bị của Công ty

SST Tên máy móc thiết bị Đơn vị tính Số lượng Chất lượng(%)

Máy trộn bê tông 250 lít

Máy trộn bê tông 150 lít

Giàn giáo ống thép

Máy đầm bàn các loại

Máy đầm dùi các loại

Cần cẩu thiếu nhi

Máy hàn điện các loại

Máy bơm các loại

Bộ

Bộ

Bộ Cái Cái

M2Cái Cái Cái Cái Cái

Máy kinh vĩ, thuỷ bình

Súng bật nảy kiểm tra chất

lượng bê tông

Cái Cái Cái Cái Cái Cái

kế hoạch hoá tập chung bao cấp, Công ty đã gặp khó khăn lớn trong vấn đề giại quyết công ăn việc làm cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty Điều này khiến Công

ty phải sắp xếp lại lao động, số lao động dôi dư không bố trí được việc làm Công ty giải quyết theo chế độ 176, một số chuyển sang đơn vị kháchoặc bỏ ra ngoài tự túc việc làm, một số lao động còn trẻ có năng lực được Công ty cử đi học nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn Trong vài năm trở lại đây, lực lượng lao động của Công ty tương đối ổn định (283 người), bắt đầu từ 4/1999 số lao động trong toàn Công ty tăng lên là 429 người do có

sự sát nhập giữa Công ty với Công ty đường C

Vì là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, một lĩnh vực đòi hỏi nhiều về thể lực nên lực lượng lao động trong Công ty chủ yếu là nam giới (chiếm tới 82-84%), lao động nữ chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực phi sản xuất

Biểu 3: Cơ cấu lao động của Công ty năm 1999

Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kinh tế

Nhân viên hành chính quản

Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính

Qua biểu trên ta thấy rằng trong Công ty lực lượng lao động sản xuất chiếm tỉ lệ 70,86% trong khi công nhân chính chiếm tới 81%,đây là môt tỉ lệ phù hợp đối với một công ty xây dựng.Song trong thực tế Công ty có tới 58 lao động không có trình độ đây thực sự là không cần thiết.Công ty cần có giải pháp cho vấn đề này

Biểu 4 : Cơ cấu trình độ lao động qua các năm 1997-1999

STT Chỉ tiêu

Số lượn

g

Tỉ trọng

Số lượn

g

Tỉ trọng

Số lượn

g

Tỉ trọng

25 10,6

14

2,8 72,4

25 10,6

14

2,8 72,4

17,25 11,2

13,5

4,4 70,86

Nguồn: Phòng TC_HC

Qua bảng trên ta thấy rằng bậc thợ bình quân là tương đối thấp so với tuổi đời bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty nói riêng cũng như đối với doanh nghiệp sản xuất nói chung

Những số liệu trên cho thấy cần thiết phải đầu tư vào công tác đào tạo, nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động để đáp ứng kịp thời với yêu cầu của nền kinh tế thị trườnghiện nay Đồng thời tiếp thu thêm những cán bộ khoa học kỹ thuật trẻ có trình độ, năng lực, những cán bộ đại học về các chuyên ngành như giao thông, thuỷ lợi và những thợ bậc cao về với Công ty

5.Một số đặc điểm khác

Địa bàn hoạt động: Công ty có một địa bàn hoạt động rộng lớn,bao gồm toàn bộ

tỉnh Thanh hoá,một số tỉnh lân cận, khu vực miền Nam và tỉnh Hủa phăn nước Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào

Do địa bàn hoạt động của Công ty rộng lớn như vậy nên việc điều động cán bộ công nhân viên khi thực hiện các công trình xây dựnh thường gặp nhiều khó khăn.Để giải quyết tình trạng này, lãnh đạo Công ty chư trương thành lập các đội công trình.Đội công trình được phép thuê lao động tại địa phương để thi công xây dựng và lắp đặt công trình tới khi hoàn tất Giải pháp này có thuận lợi là không phải di chuyển cán bộ công nhân viên

đi xa mà vẫn đảm bảo thực hiện được công trình,đồng thời tận dụng được lực lượng lao động tai địa phương Tuy nhiên,tình trạng lao động của chính Công ty lại dư thừa không sử dụng hết trong khi Công ty phải thuê lao động ngoài,có thể dẫn đến việc không đảm bảo tiến độ thi công do lao động là không đồng bộ

Ii - phân tích hoạt động của bộ máy quản lý công ty xây dựng II _ Thanh hoá

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy:

Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy rằng bộ máy quản lý của Công ty được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng Đây là một mô hình phổ biến hiện nay trong các doanh nghiệp Bộ máy của Cô ng ty bao gồm :

Như vậy, giám đốc vừa đại diện cho Công ty vừa đại diện cho nhà nước

Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc thực hiện thao các lĩnh vực được phân công

Các phòng ban chức năng chuyên môn giúp việc cho giám đốc về các khâu chuyên môn nghiệp vụ liên quan trực tiếp tới sản xuất

Ta biết rằng quy mô của một doanh nghiệp phụ thuộc vào các yếu tố sau:

-Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được giao

Năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý nói riêng và đội ngũ cán bộ công nhân viên nói chung

-Chiến lược phát triển của Công ty

-Hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty

Các doanh nghiệp luôn phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình để

bố trí cán bộ và lựa chọn cán bộ cho phù hợp trên cơ sở đáp ứng yêu cầu sản xuất thực tế của hoạt động kinh tế Cần phải xác định mục tiêu "sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả,có hiệu quả mới tổ chức hoạt động kinh doanh".Mọi cải tiến về tổ chức, kỹ thuật, quản lý, là nhằm mang lại lợi nhuận về kinh tế, uy tín cho doanh nghiệp, cũng như nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một tốt hơn

* Cơ cấu các đội xây dựng trong Công ty

Các đội xây dựng trong Công ty là không thể thiếu được trong quá trình tồn tại và phát triển của Công ty Các đội xây dựng chính là cơ sở thực tiễn để Công ty đề ra các chiến lược phát triển lâu dài cũng như ngắn hạn.Sự phát triển của các đội xây dựng tạo ra một hệ quả tất yếu là sự phát triển của bản thân Công ty.Do đó, một cơ cấu hợp lý mà phát huy được khả năng quản lý trong sản xuất của mỗi đội là sự cần thiết Vấn đề chính là làm sao xây dựng được một mô hình quản lý cấp đội vừa đảm bảo gọn nhẹ vừa đảm bảo phát huy được hiệu quả tối ưu Đặc điểm của đội xây dựng trong hoạt động sản xuất là hạch toán kinh doanh trực tiếp không có các phòng ban mà chỉ có các nhân viên chuyên trách

- 01 đội trưởng

- Nhân viên kinh tế

-Nhân viên kỹthuật (kỹ thuật viên công trình)

Số lượng nhân viên kinh tế và nhân viên kỹ thuật phụ thuộc vào qui mô của từng đội trong từng thời kì nhất định Đội trực thuộc ban giám đốc, các phòng ban chuyên phụ trách về các mặt nhân sự, tài chính, kỹ thuật của từng đội

Quá trình phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản lý của Công ty:

*Phân công lao động

Toàn bộ hệ thống quản lý của Công ty được phân chia thành nhiều chức năng một cách rõ rệt Dựa vào trình độ chuyên môn, kỹ thuật của từng lao động trong những điều kiện lao động nhất định, kết hợp với danh mục tiêu chuẩn công việc theo các cấp bậc công

việc do nhà nước ban hành, Công ty hình thành nên các phòng ban chức năng cụ thể Các phòng ban này đề ra các nhiệm vụ, mục tiêu hình thành nên các nhiệm vụ, chức năng rõ ràng, từ dó phân công những công việc cụ thể cho từng thành viên trong từng phòng cùng thực hiện

*Hiệp tác lao động

Người đứng đầu và trực tiếp chịu trách nhiệm chung trước ban giám đốc ở các phòng chức năng trong Công ty là trưởng phòng Do cơ cấu của các phòng có quy mô điều hành nhỏ số lượng lao động không nhiều nên việc duy trì chức danh phó phòng là chưa hợp lý Trên thực tế đây chính là các trưởng phòng tương ứng của Công ty đường C chuyển sang tạm được bổ nhiệm thành các phó phòng,các phó phòng này phụ trách từng mảng công việc được giao như một nhân viên chuyên trách Vì vậy, sự phối hợp trong công tác ngay trong cùng phòng hay giữa các phòng với nhau của lao động quản lý trong công ty là một tất yếu

Việc hợp tác trong phòng thường là các mảng công việc bổ xung cho nhau trong một chuỗi bao gồm nhiều nhánh khác nhau Việc hợp tác giữa các phòng chức năng thường là sự kế tiếp nhau trong công việc của một chuỗi các mắt xích trong một tổng thể công việc Biểu hiện ở việc phòng nọ lấy kết quả công việc của phòng kia làm tiền đề để thực hiện công việc của phòng mình, nên hoạt động của các phòng là sự độc lập một cách tương đối

Như vậy, để thực hiện một cách tốt nhất quá trình phân công cũng như hiệp tác lao động trong Công ty cần xây dựng qui chế qui định rõ chức năng nhiệm vụ cho từng cá nhân, từng phòng ban và duy trì mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau

2 Phân tích kết cấu lao động quản lý của Công ty

a Kết cấu lao động của Công ty trong những năm gần đây

Trong những năm gần đây lực lượng lao động của Công ty tương đối ổn định Trước khi sát nhập công ty có 283 cán bộ công nhân viên trong đó có 78 người làm công tác quản lý Sau khi sát nhập với Công ty Đường C số cán bộ công nhân viên tăng lên 429 người trong đó có 125 lao động làm công tác quản lý Như vậy tỷ trọng lao động quản lý tăng lên một cách đáng kể từ 27,56% lên đến 29,15% Điều này cho thấy rằng bộ máy quản lý của Công ty hoạt động thực sự chưa có hiệu quả cao do sự cồng kềnh cần có giải pháp thiết yếu cho vấn đề này

Trong bảng bên ta thấy rằng lực lượng lao động sản xuất hiện tại có trình độ chưa cao Tính trung bình của cả Công ty bậc thợ mới chỉ là 3,40 Đặc biệt thợ giỏi , thợ lành nghề trong Công ty không có ( thợ bậc 7/7 ) Theo số liệu thống kê của Công ty qua các năm cho thấy rằng số lượng thợ bậc 6 (10 người) trong 3 năm trở lại đây cũng không thay đổi Điều này phản ánh một góc độ nào đó trong chính sách đào tạo và phát triển của Công

ty trong nhữn năm vừa qua

Là một Công ty xây dựng hoạt động trong cơ chế thị trường tất yếu có sự cạnh tranh, thì lực lượng lao động có trình độ cao cũng là một trong những ưu thế, song trong thực tế ở Công ty xây dựng II_Thanh hoá nó đang là một yếu điểm cần được khắc phụ Chính vì vậy, mà nó đang đặt ra những thách thức lớn đối với bản thân Công ty trong giai đoạn hiện nay

b Phân tích kết cầu lao động quản lý

Biểu 7: Lao động quản lý trong Công ty

Tổng số cán bộ công nhân viên 283 283 283 429

Qua biểu trên ta thấy trong 3 năm 1996, 1997, 1998 lực lượng lao động quản lý trong Công ty rất ổn định ( 78 người), sang năm 1999 tăng nhanh một cách đột ngột, nguyên nhân chính là sự sát nhập giữa hai Công ty công ty xây dựng II_Thanh hoá và công

ty Đường C

Do sát nhập nên quy mô Công ty tăng lên, địa bàn hoạt động được mở rộng, lĩnh vực hoạt động cũng được mở rộng, số lượng các đội xây dựng cũng tăng lên Cán bộ công nhân viên hoạt động ở các đội cũng vì thế mà tăng lên

Xét về tỷ lệ lao động quản lý trên tổng số cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty qua các năm, ta có số liệu sau:

+Năm 1996: 77/283x100 = 27%

+ Năm 1997: 78/283x 100 = 27,56%

c Phân tích số lượng và chất lượng cán bộ lãnh đạo

Biểu 8: Cơ cấu trình độ- tuổi của lãnh đạo Công ty

ST

T Chức danh

Số lượng

Biểu 9: So sánh yêu cầu công việc và trình độ thực tiễn của lãnh đạo Công ty