LUẬN VĂN: Công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức trên cơ sở lý thuyết pot

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là hiểu rõ hơn về công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức trên cơ sở lý thuyết, đồng thời đi sâu vào thực tế sử dụng các kết quả của phân t

Mở đầu

Nguồn nhân lực là rất quan trọng đối với cả quốc gia nói chung và đối với mỗi tổ chức nói riêng Trong một tổ chức, cho dù nguồn tài chính có dồi dào, có cơ sở vật chất và máy móc hiện đại nhưng nếu đội ngũ lao động chất lượng kém thì khó có thể sản xuất kinh doanh hiệu quả chứ chưa nói đến việc đứng vững trên thị trường đầy cạnh tranh khốc liệt như ngày nay

Chính vì vậy, chiến lược tuyển dụng nhân lực trở thành chiến lược quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào Hiện nay công tác tuyển dụng chưa thực sự được quan tâm ở nhiều công ty nói chung và trong thời gian thực tập tại công ty Đông Đô-Bộ Quốc phòng em thấy công tác tuyển dụng của công ty vẫn chưa được quan tâm sát đáng Hậu quả là công ty chưa

có đội ngũ công nhân chất lượng cao, dẫn tới năng suất lao động và hiệu quả lao động chưa cao Để giải quyết vấn đề mà công ty đang quan tâm hiện nay nên em chọn đề tài : “ Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty Đông Đô-Bộ Quốc phòng” trong báo cáo thực tập chuyên đề của mình

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là hiểu rõ hơn về công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức trên cơ sở lý thuyết, đồng thời đi sâu vào thực tế sử dụng các kết quả của phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc tại công ty Đông Đô để góp phần hoàn thiện công tác tuyển dụng của công ty

Các phương pháp được sử dụng để tiến hành nghiên cứu đề tài là phương pháp phân tích, tổng hợp thống kê các tài liệu giáo trình, quan sát thu thập số liệu thực tế về công tác tuyển dụng của công ty

Kết cấu của chuyên đề gồm ba chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác tuyển mộ, tuyển chọn trong tổ chức

Chương II: Phân tích hiện trạng về công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty Đông Đô- Bộ Quốc Phòng

Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty Đông Đô-Bộ Quốc Phòng

Chương I

CƠ sở hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn

trong doanh nghiệp

I ) Khái niệm, vai trò, yêu cầu đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn

1 Khái niệm về tuyển mộ tuyển chọn

- Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm, thu hút những người có khả năng và trình độ từ các nguồn khác nhau và động viên họ tham gia dự tuyển vào công ty

- Tuyển chọn là quá trình chọn được những người có năng lực và trình độ phù hợp nhất với công việc trong số những người tham gia dự tuyển

- Tuyển mộ và tuyển chọn có nội dung và yêu cầu khác nhau nhưng nằm trong một quá trình thống nhất không tách rời đó là quá trình tuyển dụng Tuyển mộ tạo cơ sở cho tuyển chọn, tuyển mộ tập hợp các ứng cử viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên đó ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty

2 Vai trò của công tác tuyển mộ, tuyển chọn trong doanh nghiệp

- Một tổ chức muốn hoạt động được dĩ nhiên phải có đội ngũ nhân viên và hoạt động tuyển dụng là khâu đầu tiên để đưa đội ngũ lao động đến với công ty

- Công tác tuyển dụng có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức bởi tuyển đúng người có năng lực vào làm việc trong tổ chức sẽ là một dấu hiệu quan trọng cho thành công của tổ chức

- Việc tuyển chọn tốt còn tránh được rủi ro trong sản xuất kinh doanh, vì nêú tổ chức chọn nhân viên có năng lực kém vào làm việc sẽ làm cho công việc sản xuất kinh doanh kém hiệu quả Nếu nhân viên không nhanh nhẹn ở một số ngành sản xuất kinh doanh

đặc biệt có thể gây ra tai nạn lao động, hỏng dây chuyền sản xuất và sẽ là gánh nặng với

tổ chức

- Làm tốt công tác tuyển dụng còn có vai trò giúp cho các hoạt động quản lý khác được thuận lợi và có hiệu quả hơn như công tác bố trí sử dụng nhân lực, công tác đào tạo, đánh giá thực hiện công việc

- Tuyển dụng còn đóng vai trò rất quan trọng góp phân xây dựng nền móng vững chắc, tạo cơ sở thực hiện mục đích của tổ chức, đáp ứng được công việc

3 các nguyên tắc đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn

- Việc tuyển mộ phải đảm bảo đúng tiến độ về thời gian, tuyển mộ công khai trên phạm vi rộng để thu hút được nhiều ứng viên tham gia, quan tâm

- Công tác tuyển chọn phải đảm bảo nguyên tắc công bằng, không thiên vị Bởi nếu trong quá trình tuyển chọn mà không công bằng sẽ gây cảm giác lo ngại đối với các ứng viên

về tổ chức, không thực sự tin tưởng vào tổ chức, lo ngại về một môi trường làm việc thiếu công bằng

4 Yêu cầu đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn

Có nhiều phương pháp để tuyển mộ, tuyển chọn khác nhau nhưng công tác tuyển dụng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Việc tuyển dụng nhân lực phải xuất phát từ mục tiêu sản xuất kinh doanh, phải gắn liền với các kế hoạch về lao động của tổ chức chứ không thể tuyển dụng bừa bãi

- Yêu cầu của tuyển chọn là phải chọn đúng người, chọn người có năng lực, trình độ phù hợp nhất với yêu cầu của công việc

- Phải tuyển chọn được những người có sức khỏe , làm việc lâu dài trong tổ chức

- Tuyển chọn người có kỷ luật, trách nhiệm, trung thực và gắn bó trong tổ chức

- Tuyển chọn người có kỷ luật, trách nhiệm, trung thực và gắn bó với công việc

- Công tác tuyển mộ phải đảm bảo được quảng cáo rộng rãi, đa dạng và đúng nguồn, phải được nhiều người biết đến

5 Mối liên hệ giữa công tác tuyển mộ, tuyển chọn với việc bố trí, sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

- Tuyển mộ và tuyển chọn là hai khâu của quá trình tuyển dụng nhân lực vì vậy mà nó luôn có mối liên hệ với nhau tác động mạnh đến nhau

- Tuyển mộ là khâu đầu tiên vô cùng quan trọng vì không có tuyển mộ sẽ không có tuyển chọn Tuyển mộ tập hợp các ứng viên lại sau đó tuyển chọn sẽ lựa chọn ra người phù hợp với tổ chức, công tác tuyển mộ đã khó nhưng công tác tuyển chọn còn khó hơn nhiều

- Nếu việc tuyển mộ hợp lý về nguồn, về số lượng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc tuyển chọn được diễn ra tốt đẹp, thành công và tiết kiệm được chi phí lẫn thời gian Ngược lại quá trình tuyển chọn sẽ là thước đo để kiểm chứng công tác tuyển mộ làm được đến đâu, làm có tốt không

- Như vậy tuyển mộ và tuyển chọn là hai giai đoạn liên tục không thể tách rời, luôn bổ sung cho nhau phải làm tốt công tác tuyển mộ thì công tác tuyển chọn mới đạt hiệu quả cao Ông cha ta thường nói: “ thiên thời, địa lợi, nhân hoà” Nhưng thiên thời không bằng địa lợi và địa lợi không bằng nhân hoà Muốn cho yếu tố “ nhân” được “ hoà” cần phải biết “ thuật dùng người” Thuật dùng người được tóm gọn trong câu nói “đúng người, đúng chỗ, đúng lúc”- nghĩa là chọn đúng người, bố trí họ đúng vị trí và đúng thời điểm cần thiết

( trích từ nguồn: Quản trị nhân sự- Nguyễn Trọng Thân, trang 177)

Chính vì vậy mà công tác tuyển dụng và việc bố trí sử dụng nguồn nhân lực lại có mối liên hệ với nhau, nó gắn bó với nhau để cùng giúp tổ chức thành công hơn, giúp cho

yếu tố “nhân” được “ hoà” Khi một nhân viên mới được tuyển vào công ty thì họ còn bỡ ngỡ với môi trường, với công việc Chính vì vậy mà các nhà quản trị nhân lực không những chỉ tuyển nhân viên mà còn phải giúp họ làm quen với môi trường mới, sắp xếp, bố trí công việc mới cho họ để làm sao công tác tuyển dụng được thành công mỹ mãn khi mà các lao động mới này làm việc một cách hiệu quả

6 Tầm quan trọng của công tác tuyển dụng

- Việc coi nhẹ công tác tuyển dụng sẽ dẫn đến sự thất bại của tổ chức, bởi thông qua tuyển dụng mà hình thành nên nguồn nhân lực của tổ chức Điều đó khẳng định tầm quan trọng của công tác tuyển dụng

- Tuyển chọn tốt là điều kiện trung tâm cho thành công của tổ chức vì tuyển dụng đã góp phần nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực mà nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của bất kỳ tổ chức nào

- Công tác tuyển dụng còn có vai trò quan trọng vì tuyển chọn tốt sẽ tránh được những thiệt hại, rủi ro trong quá trình tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, do các lao động kém tay nghề, trình độ gây ra

II/ một số cơ sở của công tác tuyển dụng

1 Kế họạch hoá nguồn nhân lực

- Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu đó

- Công việc kế hoạch hoá nguồn nhân lực được tiến hành theo ba bước:

 Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực:

Là việc dự đoán số và các loại nhân lực cần để thực hiện công việc của tổ chức trong tương lai, việc dự đoán về nhu cầu tài nguyên nhân sự này dựa vào kế hoạch sản

xuất kinh doanh của công ty Tức là dựa vào khối lượng công việc cần thực hiện trong

kỳ kế hoạch để tính ra thời gian cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc trong kỳ

kế hoạch và từ đó xác định số người lao động công việc đó

 Bước 2: Xác định cung nhân lực:

Là việc dự tính số và loại lao động mà tổ chức có thể có đáp ứng nhu cầu của công việc Việc dự đoán cung về nhân lực bao gồm cả cung nhân lực bên trong và bên ngoài của tổ chức

Dự đoán cung về nhân lực bên trong tức là dự đoán khả năng đáp ứng nhu cầu về nhân lực dựa trên phân tích lực lượng lao động hiện có của tổ chức để trả lời các câu hỏi:

Bao nhiêu người đang thực hiện công việc gì?

Số lượng lao động trong từng công việc?

Tốc độ và kỹ năng của người lao động?

Dự đoán cung nhân lực từ bên ngoài: Bằng cách phân tích môi trường bên ngoài

để thấy được trên thị trường có cung cấp được số lượng lao động mà ta cần hay không

 Bước 3: So sánh cung cầu và đưa ra giải pháp:

So sánh giữa cung và cầu nhân lực để thấy được sự chênh lệch, từ đó xây dựng các giải pháp, các chương trình để khắc phục

Nếu thiếu nhân lực thì có thể thuyên chuyển, tuyển dụng thêm; nếu thừa nhân lực thì thuyên chuyển, cắt giảm tinh giảm đội ngũ lao động

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một cơ sở của công tác tuyển dụng nhân lực vì

có thể tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực mới xác định xem có cần tuyển thêm nhân viên không và tuyển với số lượng, chất lượng như thế nào

2 Phân tích công việc

- Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các

kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức

- Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản trong mọi giai đoạn của quản trị TNNS, nó là cơ sở để tuyển dụng bình đẳng

- Mục đích của phân tích công việc là đưa ra 3 bảng: mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc

- Bảng mô tả công việc: Là một văn bản viết giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các điều kiện làm việc và các vấn đề khác có liên quan đến công việc Nó cho ta biết công nhân làm cái gì, làm thế nào và các điều kiện mà các nhiệm vụ đó được thực hiện Bảng

mô tả công việc thường bao gồm các điểm sau đây:

+ Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành

+ Tỉ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ

+ Các tiêu chuẩn hoàn thành công tác

+ Các điều kiện làm việc, nơi làm việc và các rủi ro có thể xảy ra

+ Số người làm việc đối với từng công việc và các mối liên hệ tường trình báo cáo

+ Máy móc và thiết bị để thực hiện công việc đó

Từ bảng mô tả công việc nhà quản trị thảo ra bảng yêu cầu của công việc và bảng này là cơ sở để kế hoạch hoá nguồn nhân lực phục vụ cho tuyển dụng lao động

- Bảng xác định yêu cầu của công việc: Đó là một văn bản liệt kê về các đòi hỏi của công việc với người thực hiện, bao gồm: Các yêu cầu về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục, các đặc trưng về tinh thần và thể lực cần có công việc và các điều kiện

khác liên quan đến năng suất lao động Như vậy, từng công việc đòi hỏi người lao động được giáo dục ở mức độ nào và phẩm chất tâm lý của người đó như thế nào Căn cứ vào các yêu cầu đặt ra trong bảng yêu cầu thực hiện công việc, nhà quản trị quyết định tuyển dụng người lao động có đầy đủ các tiêu chuẩn đảm bảo người lao động phù hợp với công việc

- Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là một bảng thống nhất các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu cả về số lượng của công việc hoàn thành nhiệm vụ được quy định trong mô

tả công việc Đây là căn cứ để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động làm

cơ sở cho tuyển dụng nhân lực

- Như vậy, kết quả của phân tích công việc đã cung cấp những thông tin quan trọng để nhà quản trị căn cứ vào đó có quyết định tuyển dụng Đồng thời, nó cung cấp những thông tin cho những hoạt động của quản trị nhân lực khác làm cơ sở cho tuyển dụng lao động được đúng, chính xác

3 Đánh giá thực hiện công việc

- Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là chìa khoá giúp cho công ty có cơ sở để hoạch định, tuyển mộ- tuyển chọn, phát triển tài nguyên nhân sự, cũng như đền bù đãi ngộ, phát triển nghề nghiệp Việc đánh giá đúng, chính xác sự thực hiện công việc của người lao động là góp phần vào sự thành công của công tác quản trị nhân sự trong tổ chức

- Đánh giá thực hiện công việc là quá trình đánh giá một cách có hệ thống và chính xác tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu thức đã được xây dựng từ trước và thảo luận sự đánh giá đó với người lao động

- Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc là:

 Cải thiện hiệu suất công tác và thông tin phản hồi nghĩa là cấp trên nhận định gì về sự hoàn thành công việc của nhân viên và cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên và nâng cao hiệu quả của toàn doanh nghiệp

 Hoạch định tài nguyên nhân sự: Nhờ việc đánh giá mà biết được tiềm năng của nhân viên vì thế mà nhân viên có thể hoạch định các kế hoạch về nhân sự trong tương lai

 Tuyển mộ và tuyển chọn: Việc đánh giá thành tích công tác của nhân viên có thể giúp cho công ty dự báo khả năng hoàn thành công tác của các ứng viên sau này vì thế giúp cho công tác tuyển dụng được thuận lợi hơn

 Phát triển tài nguyên nhân sự: Việc đánh giá sẽ cho công ty biết về nhu cầu đào tạo và phát triển đối với đội ngũ lao động

 Hoạch định và phát triển nghề nghiệp

 Lương bổng và đãi ngộ: Căn cứ vào sự thực hiện công việc của nhân viên để tăng lương, thăng chức nếu nhân viên làm tốt công việc

 Quan hệ nhân sự: Việc đánh giá sự thực hiện công việc còn giúp cho ban lãnh đạo ra các quyết định như: thăng chức, giáng chức, ký kết, huỷ bỏ hợp đồng, cho nghỉ việc, thuyên chuyển

Đánh giá tiềm năng của nhân viên: Đánh giá hành vi, thành tích trong quá khứ giúp một phần tiên đoán hành vi trong tương lai của nhân viên

Việc đánh giá thực hiện công việc cho biết người lao động hoàn thành công việc được đến đâu, chính vì thế nó cho biết công tác tuyển dụng có thành công hay không, giúp cho lần tuyển dụng sau được tôt hơn Từ những phân tích trên cho ta thấy: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, phân tích công việc và đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động

là những cơ sở khoa học quan trọng để nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng nguồn nhân lực

III/ Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển mộ, tuyển chọn

Để tìm kiếm, lựa chon sàng lọc những ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng của tổ chức nhằm lựa chọn được những người phù hợp nhất với yêu cầu của công việc và đưa ra quyết định tuyển dụng đúng, đòi hỏi phải có tính tới sự tác động của rất nhiều yếu tố

mà gộp lại có thể chia thành hai nhóm: các yếu tố thuộc môi trường bên trong và các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài

1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài

a) Tình hình cung cầu trên thị trường lao động

Những điều kiện của thị trường lao động ảnh hưởng rất nhiều tới quá trình tuyển dụng

Trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc bất ổn có chiều hướng đi xuống thì tổ chức sẽ giảm thiểu lượng lao động, giảm giờ làm và xu hướng tuyển lao động giảm Ngược lại nếu nền kinh tế phát triển ổn định, có xu hướng đi lên các tổ chức mong muốn mở rộng sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải tuyển thêm người cùng với các chính sách đãi ngộ khác

Nói tóm lại, nếu trên thị trường lao động dư thừa loại lao động mà tổ chức cần( tức

là cung lớn hơn cầu) thì có lợi cho công tác tuyển dụng Nếu cung nhỏ hơn cầu thì công tác tuyển dụng sẽ gặp khó khăn hơn, do phải đấu với các đối thủ cạnh tranh để dành lấy nhân tài Vì vậy, hoạt động tuyển dụng sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn bình thường để tuyển các nhân viên theo dự định

b) Các quy định của pháp luật về lao động

Các quy định của pháp luật cũng chi phối đến hoạt động tuyển dụng Chẳng hạn những quy định về cơ hội tìm việc làm, giữa nam và nữ, những quy định đối với các hoạt động của trung tâm giới thiệu viêc làm, quy định về tiền lương tối thiểu cũng ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, làm cho hoạt động tuyển dụng dễ hay khó

c) Đối thủ cạnh tranh

- Ngày nay các công ty cạnh tranh nhau về nguồn lực lao động bằng mọi cách, nguồn lực

là tài nguyên quý giá đối với tổ chức, có được nhân tài là mong muốn của bất cứ một tổ chức nào

- Để cạnh tranh, thu hút nhân tài, các công ty phải có chính sách nhân sự hợp lý Như chính sách lương bổng, đãi ngộ, sự thăng tiến trong công việc, môi trường làm việc và bầu văn hoá công ty đó là các yếu tố mà các ứng viên quan tâm đến khi muốn tuyển vào

tổ chức

- Cạnh tranh luôn đòi hỏi các tổ chức phải đa dạng hoá các hình thức và phương thức tuyển dụng

d) Xu hướng kinh tế của thời đại

Xu hướng kinh tế ở đây đề cập đến chu kỳ kinh tế Nếu trong giai đoạn kinh tế phát triển thì các công ty hướng tuyển thêm nhân lực để mở rộng sản xuất Ngược lại, trong giai đoạn kinh tế suy thoái, các công ty sẽ không tuyển thêm nữa

Như vậy, chu kỳ kinh tế ảnh hưởng lớn đến tuyển dụng nhân lực

e) Thái độ xã hội đối với một nghề nhất định

Đó là tâm lý của quần chúng đối với một nghề nào đó và điều này nó thay đổi qua thời gian Chẳng hạn nếu công ty muốn tuyển thêm người vào công việc mà nhiều người trong xã hội ưa chuộng thì các ứng viên sẽ hăng hái tham gia, nếu công tác tuyển dụng được thuận lợi hơn do công ty không phải mất nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí

để tìm kiếm, lựa chọn họ

2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong

a) Tình hình tài chính của công ty

Nếu một công ty có nguồn tài chính dồi dào thì có thể chi trả cho mọi hoạt đông của công tác tuyển dụng, sẽ có phương pháp tuyển dụng tốt Mặt khác với nguồn tài chính dồi dào của công ty có thể thu hút được nhiều người tài với mức lương hấp dẫn hơn các công ty khác Như vậy, các công ty lớn, mạnh sẽ dễ dàng tuyển được lao động giỏi hơn là các công

ty nhỏ, tài chính hạn chế

b) Bầu văn hoá, uy tín của tổ chức

Bầu không khí, văn hoá của tổ chức ảnh hưởng lớn đến quá trình tuyển dụng Nó tạo

sự thoả mãn, tâm lý tốt đối với người lao động, các ứng viên tất nhiên đều mong muốn được làm việc trong không khí thoả mái, cởi mở, giữa lãnh đạo và nhân viên Những ứng viên tham gia tuyển dụng sẽ thấy tự tin, thoải mái, họ có thể được đưa ra ý kiến, sáng tạo để góp phần vào sự phát triển chung của công ty Ngược lại, bầu không khí văn hoá khép kín

sẽ tạo khoảng cách lớn giữa lãnh đạo và nhân viên, nhân viên không được khuyến khích nêu sáng kiến, phát huy ý tưởng trong công việc và hầu hết các ứng viên giỏi, năng động sáng tạo không thích làm việc trong một môi trường như vậy Các công ty này sẽ tuyển được đội ngũ lao động kém chất lượng, hậu quả là hoạt động công ty ngày càng trì trệ, kém phát triển

c) Các chính sách nhân sự của tổ chức

Các chính sách nhân sự của công ty ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng Ví dụ công

ty có các ưu tiên cho các con em trong ngành như vậy hoạt động phải hướng chọn các con

em trong ngành trước sau đó mới tuyển từ nguồn khác

d) Thái độ của nhà quản trị

Thái độ của nhà quản trị là yếu tố quan trọng quyết định thắng lợi của tuyển dụng Các nhà quản trị phải coi trọng và có thái độ nghiêm túc với công tác tuyển dụng như vậy mới đạt được hiệu quả cao, tránh sự lãng phí về thời gian và tài chính của tổ chức

Nhà quản trị phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho công tác tuyển dụng, phải tạo được bầu không khí thoải mái làm sao để ứng viên không e dè, bộc lộ hết khả năng thực tế của mình,

có như vậy tuyển dụng mới đạt kết quả cao

e) Công tác quảng cáo

Quảng cáo là mấu chốt để đưa đến sự thành công cho công tác tuyển mộ Hình thức quảng cáo phải đa dạng, phải phù hợp với tập quán và tâm lý người lao động có như vậy mới thu hút được nhiều các ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng

IV/ Tiến trình tuyển mộ tuyển chọn

1 Xác định nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp

Việc đầu tiên trước khi tuyển dụng lao động là các nhà quản trị phải xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức, xem thiếu vị trí nào, số lượng bao nhiêu, yêu cầu như thế nào, sau đó tìm kiếm các giải pháp trước khi tiến hành tuyển mộ

Chúng ta không thể nghĩ đơn giản rằng khi chúng ta thiếu người là chúng ta đăng báo tìm người Thậm chí chúng ta chỉ thiếu nhân sự trong một thời gian ngắn mà chúng ta vẫn

cứ tuyển mộ thêm người, hậu quả là tổ chức đó cứ phình lên mà làm ăn kém hiệu quả

Thực chất là tuyển mộ là quá trình rất phức tạp và tốn kém, do đó khi tổ chức cần thêm lao động chúng ta không nên tuyển mộ ngay mà nên xem xét có giải pháp nào cho sự thiếu hụt này không Ví dụ như các giải pháp: cho lao động làm thêm giờ, tăng ca, thuê hợp đồng gia công, mướn nhân viên của các hãng khác khi áp dụng các biện pháp nêu trên mà vẫn không giải quyết được vấn đề nhân lực, chúng ta sẽ tuyển nhân viên theo hai hướng: hướng nội bộ và hướng bên ngoài

2 Xác định mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch tuyển mộ tuyển chọn

Trước khi tiến hành tuyển mộ phải xác định mục tiêu chiến lược của công ty sau đó lập kế hoạch và trình lên ban giám đốc phê duyệt sau đó sẽ tiến hành tuyển chọn, tuyển mộ,

b) Nguồn bên ngoài

- Tuyển mộ từ bạn bè con em nhân viên

Các nhân viên đang làm trong một tổ chức thường biết rõ bạn bè mình đang cần một việc làm nên họ thường giới thiệu cho công ty những người có khả năng và chất lượng tốt Tuyển mộ theo kiểu này có khả năng dẫn tới sự thiên vị, hay cảm tưởng không tốt với nhân viên khi bạn bè hoặc người thân của họ không được vào làm việc

- Tuyển mộ nhân viên cũ của công ty

Nhiều trường hợp một số công nhân viên đang có thế đứng tốt ở công ty, lại rời bỏ công

ty làm cho một công ty khác hoặc vì công việc mà nghỉ việc Nhưng khi làm việc ở công ty mới này họ lại thấy rằng công việc lại kẻm hiệu quả hơn và hoặc công việc riêng đã giải quyết xong họ muốn quay lại công ty cũ để làm việc Có nhiều lý do khiến ta không nhận một người như thế nhưng thực tế cho thấy những nhân viên này lại làm việc rất tốt, vui vẻ hơn và gắn bó với công ty

- ứng viên tự nộp đơn xin việc: Có nhiều trường hợp công ty không đăng quảng cáo tìm người nhưng vẫn có người đến nộp đơn xin việc Trong trường hợp này công ty nên giữ

lại đơn để khi cần có thể mời họ làm việc mà có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí và thời gian Tuy nhiên chúng ta vẫn phải sàng lọc và tuyển chọn kỹ lưỡng những ứng viên này

- Nhân viên của các hãng khác: Tuyển dụng nhân viên có sẵn tay nghề của một hãng khác, của cơ quan nhà nước, của các trung tâm nghiên cứu là con đường ngắn nhất và

có hiệu quả nhất vì công ty không phải chi cho nghiệp vụ đào tạo và gần như không phải qua thời kỳ tập sự

- Tuyển mộ từ sinh viên các trường đại học, cao đẳng: Sinh viên mới tốt nghiệp ở các trường đại học và cao đẳng ngày càng trở thành nguồn nhân lực quan trọng đối với các công ty ngày nay Các nhà quản trị tiến hành các hoạt động thông báo, tuyển chọn những người thích hợp từ khi họ chuẩn bị tốt ngiệp Các tổ chức thích tuyển nhân viên trực tiếp từ nguồn này bởi họ vẫn giữ được thói quen học tập, dễ đào tạo, có sức bật vươn lên và có nhiều sáng kiến

- Tuyển từ những người chưa có việc làm hoặc thất nghiệp: Những người chưa có việc làm hay đang thất nghiệp cũng là một nguồn nhân lực có giá trị đối với tổ chức nếu biết khai thác Đây là nguồn tuyển dụng cần quan tâm bởi tổ chức có thể tuyển được người giỏi vào làm việc, bởi có thể họ cũng có thể làm việc cho một công ty nào đó nhưng vì bất mãn với chính sách của công ty mà nghỉ việc

- Phương pháp tuyển mộ từ nguồn bên ngoài có ưu điểm lớn nhất là giúp tổ chức đổi mới được chất lượng nguồn nhân lực đồng thời còn tạo ra động lực cho những người đang làm việc cho một tổ chức vì điều này đưa đến sức ép về việc làm trong tổ chức buộc họ phải quan tâm và làm việc tốt hơn nếu không sẽ bị sa thải

- Mặt khác tuyển mộ từ nguồn bên ngoài cũng có nhược điểm là tốn kém, mất thời gian, người lao động vào làm việc khó hoà nhập với môi trường cũng như vị trí mới

- Do vậy mà tuyển từ nguồn nào còn phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhiều yếu tố khác của tổ chức sao cho phù hợp và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất

4 Phương pháp tuyển mộ

Có rất nhiều phương pháp để tuyển mộ nhân viên sau đây là một vài phương pháp điển hình:

a) Phương pháp quảng cáo

Phương pháp này tuyển mộ bẵng cách quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như tivi, đài, báo chí, tờ rơi tại các trạm ga, trạm đỗ xe buýt, và hiện nay người ta còn quảng cáo trên mạng internet Nội dung quảng cáo nêu rõ những thông tin về công việc, những tiêu chuẩn để tham gia tuyển dụng

b) Phương pháp tuyển mộ qua các trung tâm giới thiệu việc làm

Ngày nay ở Việt Nam còn xuất hiện rất nhiều các trung tâm giới thiệu việc làm, các trung tâm xuất khẩu lao động, nhất là các thành phố lớn

Các tổ chức có thể ký hợp đồng với các trung tâm giới thiệu việc làm, yêu cầu họ tuyển dụng những người phù hợp cho tổ chức bởi các trung tâm có nhiệm vụ săn lùng tin tức về cung nhân lực, và tổ chức phải trả cho trung tâm một khoản lệ phí đối với việc tuyển dụng này

c) Cử chuyên viên tuyển mộ đến các trường:

Theo phương pháp này các chuyên viên có thể liên hệ với các phòng đào tạo phòng quản lý sinh viên của các khoa hay trung tâm giới thiệu việc làm của các trường nhờ giới thiệu những sinh viên sắp tốt nghiệp hội đủ các tiêu chuẩn để tuyển dụng

Ngày nay có đã có rất nhiều các công ty đã đến các trường đại học để giao lưu với sinh viên, mở ngày hội việc làm tại các trường Đây là một xu hướng rất tốt nó có lợi cho

các nhà tuyển dụng và có lợi cho sinh viên vì họ được tiếp xúc trực tiếp với các cán bộ tuyển dụng, hiểu biết hơn về công ty, về công việc khi vẫn còn ngồi trên ghế nhà trường

d) Thuê chuyên gia để tuyển

Các công ty có thể thuê chuyên gia chuyên về một lĩnh vực chuyên môn phức tạp nào đó để tuyển nhân viên cho công ty mình Như vậy sẽ tuyển những nhân viên có chất lượng cao, và đáng tin cậy

e) Phương pháp tuyển từ sinh viên thực tập

Tuyển mộ từ sinh viên thực tập cũng là một hình thức tuyển mộ, sinh viên là những người được trường đại học cử đến thực tập tại tổ chức Trong quá trinh học tập, tổ chức có thể biết những sinh viên nào hội đủ những tiêu chuẩn cần thiết Phương pháp này rất hiệu quả bởi chi phí thấp và có thể tuyển được những người phù hợp

Ngoài các phương pháp trên ra còn có một vài phương pháp cũng được sử dụng như: -Tuyển mộ thông qua dịch vụ của các công ty săn tìm nhân tài

-Thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong công ty

-Thông qua các hiệp hội nghề nghiệp

5 Các bước tuyển chọn nhân lực

a) Xem xét hồ sơ đơn xin việc

Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển trọn bao gồm việc xem xét mẫu đơn xin việc do chính ứng viên viết hoặc do chính công ty soạn thảo Phòng nhân sự sẽ đánh giá xem ứng viên có phù hợp với nhu cầu của công ty hay không Những thông tin mà ứng viên điền vào chỗ trống trong đơn sẽ được so sánh với bản mô tả công việc để đánh giá mức phù hợp của các ứng viên với công việc

b) Phỏng vấn sơ bộ

Là cuộc gặp gỡ đầu tiên của cán bộ tuyển dụng và người lao động Người lao động

sẽ hỏi những câu về bằng cấp, chuyên môn, kinh nghiệm để đánh giá ứng viên Qua cuộc phỏng vấn cán bộ tuyển dụng sẽ loại dần những ứng viên không đạt yêu cầu

c) Kiểm tra sức khoẻ

Các ứng viên phải vượt qua quá trình kiểm tra sức khoẻ để bố trí công việc phù hợp với sức khoẻ, ngoài những trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm nghề nghiệp và các tiêu chuẩn khác

Có tổ chức thì khâu khám sức khoẻ sẽ tiến hành sau cùng, điều này phụ thuộc vào mỗi tổ chức

d) Trắc nghiệm

Trắc nghiệm nhân sự là cách thức có giá trị để đánh giá các đặc điểm của cá nhân Hàng trăm câu trắc nghiệm được đưa ra để đánh giá các khía cạnh khác nhau của hành vi con người như trắc nghiệm thực hiện công việc, trắc nghiệm tính trung thực trắc nghiệm

đo lường được khả năng thể lực, kiến thức, kỹ năng, đặc điểm cá nhân, sở thích và các thái

độ hành vi khác

e) Phỏng vấn sâu

Sự truyền thông, giao tiếp trực tiếp một mặt cho phép người phỏng vấn và ứng viên biết phải cung cấp những thông tin gì để đáp ứng bên kia, mặt khác qua cuộc phỏng vấn có thể chỉ rõ ứng viên hoà hợp đến mức độ nào với các thành viên của nhóm làm việc Các tổ chức thường thành lập một nhóm phỏng vấn bao gồm các chuyên gia, nhà chuyên môn, nhà quản trị là những người đang làm việc trong tổ chức để phỏng vấn các ứng viên

f) Kiểm tra kiến thức, kỹ năng có liên quan đến công việc

Kiểm tra sự đúng đắn của thông tin mà người dự tuyển cung cấp qua đơn xin việc và các cuộc phỏng vấn Việc kiểm tra về việc làm trước đây, các chứng nhận về học thức, các ghi chép về tính trung thực và các đặc điểm chung

g)Phỏng vấn lần cuối

Trước khi ra quyết định tuyển dụng người đi xin việc có thể phải trải qua một cuộc phỏng vấn chung do một cán bộ của phòng nhân lực hỏi với mụctiêu là để kiểm tra các thông tin đã thu thập được trong quá trình tuyển chọn và làm rõ các thông tin còn thiều hoặc không nhất quán cuộc phỏng vấn lần cuối thường thực hiện với sự tham gia của người quản lý trực tuyến hoặc người giám sát mà sau này người xin việc sẽ làm việc dưới quyền của họ

h)Ra quyết định tuyển chọn

Sau khi nhận xét và đánh giá thông tin về những người được tuyển chọn qua các bước tuyển chọn, nhà quản trị phải ra quyết định tuyển chọn Qua mỗi công đoạn của quá trình tuyển chọn số ứng viên giảm dần và bước cuối cùng này chỉ còn lại những người được chọn là người có phẩm chất, tiêu chuẩn đáp ứng những yêu cầu của công việc

6 Đánh giá quá trình tuyển mộ, tuyển chọn:

Để xem xét quá trình tuyển dụng có đạt kết quả cao hay không chúng ta có mấy chỉ tiêu để đánh giá như sau :

Xem xét hồ sơ xin

Tỷ lệ tuyển chọn = Error!

Nó phản ánh mối quan hệ giữa tuyển mộ và tuyển chọn Nếu tỷ lệ tuyển chọn cao tức là công tác tuyển dụng của công ty đã thu hút được số người tham gia tuyển mộ nhiều hay đây chính là thắng lợi của tuyển mộ

+Tỷ lệ đào tạo lại = Error!

Phản ánh số người phải đào tạo lại trên số người chúng tuyển Thông qua đánh giá việc thực hiện công việc của những người đã chúng tuyển để quyết định xem trong số đó ai không đáp ứng được yêu cầu của công việc Nếu tỷ lệ này càng cao chứng tỏ hiệu quả của tuyển dụng càng kém tức là việc tuyển chọn những người này chưa đánh giá được năng lực thực tế của họ

+Phần trăm tăng = Error! 100%

Tăng NSLĐ là mục tiêu cuối cùng của nhà quản trị nhân lực Chỉ tiêu này cụ thể hoá chất lượng tuyển dụng Vì rằng nếu tỷ lệ người lao động phải đào tạo lại lớn hơn tỷ lệ phần trăm tăng NSLĐ không thể cao được Dựa vào chỉ tiêu này để đánh gía hiệu quả của tuyển dụng từ đó tìm ra nguyên nhân và tìm cách giải quyết

Ngoài ba chỉ tiêu trên ,việc đánh giá hiệu quả của hợp đồng và tuyển dụng căn cứ vào thời gian và chi phí dành cho hợp đồng tuyển dụng

Chương ii phân tích hiện trạng về công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty đông đô- bộ quốc

Đo Company( tên giao dịch quốc tế)

Công ty được thành lập ngày 20 tháng 4 năm 1996 dưới quyết định số 529/ QĐCP của Bộ Quốc Phòng, nội dung của Quyết định gồm 4 điều:

1 Điều 1:

Đổi tên xí nghiệp vật liệu xây dựng và chất đốt thành công ty Đông Đô thuộc Học Viện Quốc Phòng

2 Điều 2 :

Bổ sung ngành nghề kinh doanh cho công ty Đông Đô như sau:

+ Sản xuất kinh doanh gốm sứ

+ Khai thác, sản xuất kinh doanh đá

+ Sản xuất và kinh doanh đồ nhựa, xà phòng, mỹ phẩm và các chất tẩy rửa

+ Đại lý bán chất đốt

Kể từ ngày thành lập, công ty dưới sự chỉ đạo của Học Viện Quốc Phòng và sự lãnh đạo của ban giám đốc công ty ngày càng làm ăn có hiệu quả hơn Nắm bắt được nhu cầu của thị trường và sự đòi hỏi mở rộng quy mô, công ty đã bổ sung thêm nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh và đã được Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng phê duyệt Từ ngày thành lập đến năm 2001 hầu như năm nào Bộ Quốc Phòng cũng có quyết định bổ sung ngành nghề kinh doanh cho công ty Đông Đô

 Ngày 2 tháng 7 năm 1997 quyết định bổ sung :

 San lấp mặt bằng

 Kinh doanh vận tải; thiết bị chậm luân chuyển và thanh sử lý

 Ngày27 tháng 5 năm 1998 quyết định bổ sung :

 Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông

 Đại lý bán hàng, cắt xén kể giấy, đóng vở học sinh

 Ngày 10 tháng 3 năm 2000 quuết định bổ sung:

 Xây dựng công trình thuỷ lợi

 Ngày 20 tháng 2 năm 2001 quyết định bổ sung:

 Kinh doanh và vận chuyển khí hoá lỏng( gas)

Cho đến thời điểm này tất cả những ngành nghề mà công ty đã kinh doanh kể từ khi thành lập:

-Kinh doanh vật liệu xây dựng và chất đốt

-Kinh doanh sản xuất gốm sứ

-Khác sản xuất kinh doanh đá

-Sản xuất và kinh doanh đồ nhựa, xà phòng, mỹ phẩm và các chất tẩy rửa

-Đại lý bán chất đốt( than)

-San lấp mặt bằng

-Kinh doanh vật tư, thiết bị chậm luân chuyển và thanh sử lý

-Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông

-Kinh doanh và vận chuyển khí hoá lỏng ( gas)

-Đại lý bán hàng cắt xén kẻ giấy, đóng vở học sinh

-Xây dựng công trình thuỷ lợi

Mới chỉ có mấy năm sau khi thành lập công ty đã có rất nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh điều đó đã thể hịên sự nhạy bén và sáng tạo của ban lãnh đạo công ty Điều này

là rất cần thiết đối với cơ chế thị trường đầy sôi động của nước ta Quy mô của công ty ngày càng mở rộng, số lượng phòng ban, công nhân viên, đội ngũ lao động tăng lên đòi hỏi phải có một cơ sở hạ tầng rộng hơn và khang trang hơn Ngày 24 tháng 9 năm 2001 công

ty được chuyển về tổ 57 phường Yên Hoà quận Cầu Giấy thành phố Hà Nội

- Phòng kỹ thuật thi công

Ngoài ra công ty còn có các chi nhánh xí nghiệp và văn phòng đại diện tại các tỉnh khác như :

- Chi nhánh Quảng Ninh

- Chi nhánh Thái Nguyên

- Xí nghiệp xây dựng giao thông 1 số 94 đường Láng

ở mỗi chi nhánh có giám đốc chi nhánh và phó giám đốc, các phòng tài chính, kế toán, kế hoạch và các nhân viên ở xí nghiệp chỉ có giám đốc xí nghiệp chứ không có phó giám đốc

sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy tổ chức của công ty Đông Đô :

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến trên hai cấp độ: cấp công ty và cấp xí nghiệp, chi nhánh

a) Ban giám đốc

- Đứng đầu công ty là giám đốc, người có thẩm quyền cao nhất, điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật; chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh, về công ăn việc làm, đời sống vật chất tinh thần cũng như mọi quyền lợi khác của cán bộ công nhân viên chức và chịu sự kiểm tra giám sát của Học Viện Quốc Phòng về thực hiện nhiệm vụ của mình

- Tiếp nhận vốn, đất đai, tài sản và các nguồn lực khác để quản lý, sử dụng theo

Ban giám đốc

PHòNG

Kế HOạCH KINH

Tế

PHòNGK

ế TOáN TàI CHíNH

PHòNG

Kỹ THUậT THI CÔNG

LạNG

SƠN

CHI NHáNH HảI DƯƠNG

CHI nhánH BắC GIANG

CHI NHáNH THáI NGUYÊN

CHI NHáNH CAO BằNG

X.N

XÂY DựNG GIAO THÔNG

I

V.P

ĐạI DIệN LONG

AN

mục tiêu, nhiệm vụ nhà nước giao cho công ty

- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, chương trình hoạt động và khai thác mọi tiềm năng của công ty, dự án mới, phương án, lao động, liên kết

- Điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ chức năng cấp trên giao

- Đề nghị cấp trên bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cấp dưới

- Xây dựng phương án tổ chức, bộ máy quản lý, điều chỉnh, phát triển bộ máy của công ty hoặc các xí nghiệp trực thuộc, thành lập hoặc chỉ đạo quản lý bộ máy chung, bộ máy giúp việc

Giúp việc cho giám đốc gồm có hai phó giám đốc, điều hành công ty theo phân công và uỷ quyền của giám đốc công ty và trước pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công và uỷ quyền

Một phó giám đốc trực tiếp phụ trách các mặt về mặt kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách về công tác quản lý nội bộ công ty, công tác chính trị Hai phó giám đốc này thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng

b) Các phòng ban

Các phòng ban nghiệp vụ có chức năng tham gia, quản lý nghiệp vụ, chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực công tác của mình trên phạm vi công ty

- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu giúp cho giám đốc công ty về công tác tổ chức, bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh nội bộ của công ty, tuyển dụng và phân công lao động, công tác cán bộ, công tác lao động và thực hiện chế độ chính sách đối với ngươì lao động, công tác tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, công tác an ninh chính trị Phòng tổ chức hành chính còn phục vụ , tạo điều kịên thuận lợi cho các phòng ban, đơn vị

- Phòng kế toán-tài chính có chức năng theo dõi, kiểm soát hệ thống tài chính kế toán của công ty theo quy định của nhà nước Tổ chức thực hiện công tác thống kê, kế toán chính xác, quản lý sổ sách của công ty; phân tích đánh giá hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh

- Phòng kinh tế- kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu giúp việc giám đốc về công tác quản lý kế hoạch, thực hiện quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai tài sản thực hiện công tác đầu tư chuyển nhượng trích lập và sử dụng các quỹ của công ty theo quy định của nhà n-ước Tìm kiếm bạn hàng, lập hồ sơ thầu, thu thập và phân tích các thông tin phản hồi từ khách hàng, công tác dự án, phân tích hiệu quả kinh tế của công ty

- Phòng kỹ thuật thi công có nhiệm vụ tham mưu giúp việc giám đốc về các chức năng xây dựng phương án kỹ thuật thi công và kiểm tra chất lượng các công trình, kết hợp với phòng kinh tế - kế hoạch để lập hồ sơ kỹ thuật cho các dự án, chỉ đạo thi công các công trình ở cả các chi nhánh và xí nghiệp, nghiệm thu và quản lý các hồ sơ liên quan đến công trình kỹ thuật…

Đó là các chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban ở cấp công ty Còn ở các chi nhánh và xí nghiệp thì cơ cấu tổ chức gọn nhẹ hơn Tại các chi nhánh đều có một giám đốc chi nhánh và một phó giám đốc chi nhánh, dưới ban giám đốc chi nhánh có phòng tổ chức, phòng kế toán, phòng kế hoạch và các nhân viên ở xí nghiệp có một giám đốc xí nghiệp và không có phó giám đốc, dưới giám đốc là các phòng ban và nhân viên