LUẬN VĂN: Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp nhà nước doc

Kế toán quản trị KTQT và phân tích kinh doanh PTKD là công cụ quản lý vi mô không thể thiếu cho quản trị một doanh nghiệp DN trong cơ chế thị trường, chưa được các nhà quản trị quan tâm

LUẬN VĂN:

Tổ chức kế toán quản trị và phân

tích kinh doanh trong doanh nghiệp

nhà nước

Mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hơn 10 năm qua, Chính phủ đã triển khai hàng loạt biện pháp tích cực nhằm đổi mới và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp nhà nước (DNNN) Trong bối cảnh thế giới có nhiều diễn biến phức tạp và nền kinh tế còn có nhiều khó khăn, gay gắt, song DNNN đã vượt qua nhiều thử thách, đứng vững và không ngừng phát triển, góp phần quan trọng vào thành tựu to lớn của sự nghiệp đổi mới và phát triển đất nước, đưa nước ta ra khỏi khủng hoảng kinh tế - xã hội, chuyển sang thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo định hướng xã hội chủ nghĩa

DNNN đã chi phối được các ngành, các lĩnh vực then chốt và sản phẩm thiết yếu của nền kinh tế, góp phần chủ yếu để kinh tế nhà nước thực hiện được vai trò chủ đạo, ổn định và phát triển kinh tế xã hội, tăng thế và lực của đất nước, là lực lượng quan trọng thực hiện chính sách xã hội, khắc phục hậu quả thiên tai và đảm bảo nhiều sản phẩm, dịch vụ công ích, thiết yếu cho xã hội, quốc phòng, an ninh DNNN đã ngày càng thích ứng với cơ chế mới, năng lực sản xuất tiếp tục tăng, cơ cấu ngày càng hợp lý hơn, trình độ công nghệ

và quản lý có nhiều tiến bộ, hiệu quả và sức cạnh tranh từng bước được nâng lên, đời sống của người lao động từng bước được cải thiện

Tuy nhiên, DNNN cũng còn nhiều tồn tại, yếu kém, vướng mắc, còn nhiều bất hợp

lý như trình độ công nghệ còn lạc hậu, quản lý còn yếu kém, chưa thực sự tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh (SXKD), kết quả đạt được chưa tương xứng với các nguồn lực đã có và sự hỗ trợ, đầu tư của Nhà nước, hiệu quả và sức cạnh tranh còn thấp,

nợ không có khả năng thanh toán tăng lên, lao động thiếu việc làm và dôi dư còn lớn

Hiện nay, DNNN đang đứng trước thách thức gay gắt của yêu cầu đổi mới, phát triển và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực Để kinh tế nhà nước nói chung, DNNN nói riêng thực sự giữ vai trò chủ đạo trong việc giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước, cần phải tìm ra những

nguyên nhân chủ yếu để có giải pháp cụ thể, thiết thực khắc phục những mặt hạn chế, nâng cao hiệu quả SXKD

Những hạn chế, yếu kém của DNNN có nguyên nhân khách quan, nhưng phần nhiều là do những nguyên nhân chủ quan, trong đó chủ yếu là việc quản lý và hạch toán kinh tế ở DNNN chưa tốt, sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn còn nhiều lãng phí, bất cập Thực tế cho thấy các DNNN còn nhiều lúng túng trong nhận thức về cơ chế thị trường, trong việc sử dụng các công cụ quản lý vi mô để điều hành và quản lý hoạt động SXKD

Kế toán quản trị (KTQT) và phân tích kinh doanh (PTKD) là công cụ quản lý vi mô không thể thiếu cho quản trị một doanh nghiệp (DN) trong cơ chế thị trường, chưa được các nhà quản trị quan tâm sử dụng, thậm chí còn bỡ ngỡ cả trong nhận thức về vai trò, chức năng và cách thức tổ chức thực hiện chúng trong DN

Đề tài "Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp nhà nước" được chọn nghiên cứu với mong muốn góp phần bổ sung thêm những vấn đề

lý luận về KTQT và PTKD, tăng cường tính ứng dụng của KTQT và PTKD đối với các

DN nói chung, DNNN nói riêng; góp phần phát triển công tác KTQT và PTKD ở Việt Nam cũng như nâng cao trình độ quản lý, sức cạnh tranh trong các DNNN

2 ý nghĩa khoa học và thực tiễn

KTQT và PTKD là công cụ phục vụ cho các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh Trong điều kiện kinh tế thị trường, để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, kịp thời, nhà quản trị DN cần dựa vào các thông tin hiện tại có liên quan đến tương lai và phân tích các tình huống, các phương án kinh doanh để lựa chọn phương án hay quyết định hợp lý nhất

Với vai trò ngày càng quan trọng trong quản lý kinh tế, KTQT và PTKD đã và đang là vấn đề được giới chuyên môn quan tâm Trên thế giới đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu và viết sách, tạp chí về vấn đề này ở Việt Nam cũng đã được nhiều nhà nghiên cứu và cán bộ quản lý ở các DN quan tâm, đặc biệt trong gần 10 năm trở lại đây

Hiện nay, các nhà nghiên cứu, các giảng viên trong các trường đào tạo chuyên ngành đang còn nhiều quan điểm khác nhau về lý luận và tính ứng dụng của nó đối với các

DN Thực tế, các DN nói chung, các DNNN nói riêng chưa thực sự quan tâm đúng mức đến KTQT và PTKD nên dẫn đến thiếu thông tin phù hợp cho các nhà quản trị hoạch định chính sách và đưa ra các quyết định quản lý tối ưu Nếu nhận thức đúng vai trò, chức năng, mục đích của KTQT và PTKD trong quản lý vi mô, tổ chức KTQT và PTKD một cách khoa học, hợp lý, chắc chắn góp phần nâng cao trình độ, năng lực quản lý, điều hành SXKD và hiệu quả kinh tế của các DN

Xuất phát từ những vấn đề đã nêu trên đây, việc nghiên cứu đề tài tổ chức KTQT

và PTKD trong DNNN vừa có ý nghĩa lý luận, vừa có ý nghĩa thực tiễn và là vấn đề thời

sự cấp thiết hiện nay

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Hệ thống hóa và phân tích những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức KTQT và PTKD trong DN, góp phần làm sáng tỏ hơn một số vấn đề lý luận về tổ chức KTQT và PTKD

- Nghiên cứu, phân tích thực trạng về tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN

4 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu

Với mục đích đã xác định, luận án chỉ tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa và phân tích những vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN, tập trung chủ yếu vào các DN sản xuất

Luận án sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp chung: Duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, tổng hợp, phân tích, khảo sát

- Phương pháp thực hiện: Nghiên cứu các tư liệu trong và ngoài nước, tiếp xúc trực tiếp với một số DNNN thuộc loại hình DN sản xuất, trao đổi ý kiến với đồng nghiệp và các cán bộ quản lý trong DN

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận án gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh

trong DN

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong

DNNN Việt Nam hiện nay

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong

DNNN

Chương 1

Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán quản trị

và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp

1.1 Khái quát chung về kế toán quản trị và phân tích kinh doanh

1.1.1 Khái niệm về kế toán quản trị và phân tích kinh doanh

Kế toán là nhu cầu tất yếu khách quan, là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế tài chính

V.I Lênin cho rằng, kế toán là một trong những hình thức kiểm tra, giám đốc có

hiệu quả nhất, Người viết: "Kế toán và giám đốc, đó là điều quan trọng, là yêu cầu cần

thiết để xã hội cộng sản chủ nghĩa hoạt động đúng đắn", hay "chủ nghĩa xã hội là kế toán"

[7]

Năm 1941, Viện các giám định viên kế toán (American Institute of Certified

public Accountants - AICPA) đã định nghĩa: "Kế toán là một nghệ thuật của việc ghi chép,

phân loại và tổng hợp bằng một phương pháp riêng và ghi bằng tiền các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó" [1]

Theo định nghĩa này, kế toán không chỉ ghi chép số liệu về hoạt động tài chính mà còn phân tích, diễn giải số liệu đó, từ đó cung cấp thông tin có ích cho việc ra quyết định quản lý trong các đơn vị, tổ chức kinh tế

Trong "Từ điển thuật ngữ kế toán" có nêu: "Kế toán là quá trình ghi chép, đánh

giá, chuyển đổi và thông tin về các số liệu tài chính" [81]

Về cơ bản, khái niệm này cũng phù hợp với khái niệm mà AI CPA đã nêu

Điều lệ tổ chức kế toán ban hành theo Nghị định số 25-HĐBT ngày 18/03/1989 có

nêu: "Kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành,

quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư,

tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất, kinh doanh và tự chủ tài chính của

tổ chức, xí nghiệp" [37]

Khái niệm này cũng phù hợp với quan niệm của V.I.Lênin, nhấn mạnh vai trò công

cụ quản lý kinh tế trong đơn vị của kế toán

Giáo sư tiến sĩ Robert N.An Thony Trường Đại học Haward của Mỹ còn cho rằng:

"Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh" [10]

Mục đích của ngôn ngữ là cung cấp thông tin nên khái niệm này cũng nhấn mạnh chức năng cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh của kế toán Khái niệm này hàm ý

cả về tính linh hoạt, kịp thời của thông tin kế toán Vì là "ngôn ngữ" nên kế toán cần phải thay đổi để đáp ứng những nhu cầu biến động của xã hội, của những chủ thể tham gia thông tin Nghĩa là, khái niệm về kế toán cũng thường có sự biến đổi và hoàn thiện để thực hiện chức năng thiết yếu đối với mỗi đơn vị, tổ chức trong xã hội, đặc biệt là các DN Đây

là cách tiếp cận với khái niệm kế toán mới và phù hợp với yêu cầu về sự phát triển của kế toán trong nền kinh tế thị trường

Sự phát triển không ngừng của kinh tế xã hội theo xu hướng khu vực hóa, quốc tế hóa, đã tạo ra những thời cơ và thách thức mới cho DN, đòi hỏi DN luôn phải đưa ra những quyết định kinh tế nhanh nhạy, phù hợp DN thành công hay thất bại, tồn tại hay phá sản phụ thuộc vào chính các quyết định quản lý của chủ DN, bởi cơ chế tự chịu trách nhiệm, bởi quy luật đào thải khắc nghiệt của thị trường - một thị trường ngày càng mở rộng với sức cạnh tranh ngày càng gay gắt Các nhà quản trị không chỉ còn cần số liệu kế toán tổng hợp, phản ánh những cái đã xảy ra mà còn phải được cung cấp số liệu kế toán được theo dõi riêng cho từng vấn đề, lĩnh vực hoạt động để sử dụng vào việc lập kế hoạch

và kiểm soát các hoạt động hàng ngày của đơn vị hay lập các kế hoạch SXKD và ra các quyết định quan trọng như nên quy định đặt gia công một phần nào (chi tiết nào) của mặt hàng sản xuất; chấp thuận hay từ chối một đơn đặt hàng với giá thấp so với giá niêm yết; điều chỉnh kịp thời những yếu tố khác nhau trong giá thành sản phẩm v.v Trong bối cảnh

đó, KTQT được hình thành và phát triển, tách biệt với KTTC

KTQT thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về hoạt động SXKD của DN một cách cụ thể, chi tiết cho từng quá trình, từng hoạt động và toàn bộ các mặt hoạt động SXKD của DN Trên cơ sở thông tin kế toán và các thông tin có liên quan thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, KTQT thực hiện "chế biến" và cung cấp cho nhà quản trị những thông tin thích hợp, kịp thời

Cũng cần thấy rõ rằng, KTQT là một bộ phận của hệ thống kế toán DN KTQT sử dụng rộng rãi các số liệu ghi chép hàng ngày của kế toán trên cơ sở khai triển và phân tích

số liệu này để dự báo cho nhà quản trị về những khả năng có thể xảy ra trong tương lai, từ

đó có biện pháp ứng phó phù hợp, sẽ đảm bảo hoạt động của DN luôn trôi chảy, phù hợp với mục tiêu, luôn ở thế chủ động trong kinh doanh

Như vậy, trên giác độ chung nhất có thể kết luận, KTQT là khoa học thu nhận, xử

lý và cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tình hình và kết quả hoạt động SXKD, phục vụ cho nhà quản trị DN lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động SXKD trong nội bộ DN

Khi có số liệu kế toán, công việc thứ hai không kém phần quan trọng là phân tích các số liệu đó trên cơ sở kết hợp giữa thông tin kế toán và các nguồn thông tin khác Có

thể nói, "kế toán ở đơn vị có hai chức năng không tách rời nhau là chức năng cung cấp tin

tức và chức năng phân tích Thật sai lầm nếu nghĩ rằng giữa hai chức năng đó có một ranh giới rõ rệt ngăn cách cái nọ với cái kia, mà chúng luôn liên hệ mật thiết với nhau" [7]

Quá trình phân tích thường tiến triển qua những giai đoạn nhất định, như

V.I.Lênin đã viết: "Bất kỳ công việc nghiên cứu nào cũng có thể tiến triển với trình độ sâu

sắc khác nhau, phát triển từ hiện tượng đến bản chất và từ bản chất sâu sắc ít đến bản chất sâu sắc hơn" [7]

Để nhận thức đúng đắn thực trạng quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, thông tin kế toán phải được nghiên cứu riêng để rút ra những kết luận nhất định về mức độ thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính Đó là giai đoạn "đọc" số liệu kế toán Giai đoạn này người ta tiếp thu và nhận thức được hiện tượng kinh tế, còn bản chất của hiện tượng thì phải tiếp tục nghiên cứu sâu sắc hơn nữa, tức là phải thực hiện quá trình phân tích một

cách phức tạp và có tính chất hoàn chỉnh Để cân nhắc và đánh giá, cần phải sử dụng thêm một số nguồn thông tin khác có liên quan như kế hoạch (dự toán), thông tin về hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, thông tin về thị trường, về kết quả hoạt động của đơn vị khác trong ngành v.v Trong đó, số liệu kế toán được coi là "trụ cột" của việc phân tích

Khi công việc thu thập, xử lý và cung cấp số liệu kế toán chủ yếu do máy móc đảm nhận thì công việc quan trọng sẽ là phân tích nhanh chóng những số liệu đã được xác định để cung cấp kịp thời cho nhà quản trị những số liệu "đã được chế biến" ở dạng dễ sử dụng nhất cho việc ra quyết định điều chỉnh kịp thời quá trình hoạt động (nếu cần thiết) Nếu để quá lâu, sau một thời gian dài thực hiện mới phân tích, tính toán để phát hiện ra các biến động thì như "việc đã rồi", chỉ có tác dụng "rút kinh nghiệm" mà không mang lại hiệu quả thực sự trong kỳ, thậm chí có thể dẫn đến những thiệt hại đáng kể đến lợi nhuận của đơn vị khi tình hình thực tế có biến động lớn so với dự kiến (Ví dụ giá cả nguyên vật liệu thay đổi, nhu cầu thị trường về sản phẩm nào đó của doanh nghiệp giảm sút hoặc có xu hướng tăng v.v )

Như vậy, PTKD là một yêu cầu tất yếu khách quan, nó phát sinh và phát triển cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, nó liên quan đến chức năng quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động thực tiễn của con người Khi sử dụng các số liệu (thông tin) đã phân tích, người quản lý có khả năng tập trung chú ý tăng cường vào các khâu và các chỉ tiêu có

ý nghĩa quyết định trong việc hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra với chi phí hợp lý

Lênin viết:

Cán bộ kinh tế sắc sảo phải bỏ qua những đề mục không quan trọng mà phải biết nghiên cứu tỉ mỉ các nhân tố, số liệu và các tài liệu cần thiết, phải từ kinh nghiệm thực tế của mình mà phân tích rõ các tình hình số liệu ấy và nói được rằng

đó là điều sai lầm cần phải sửa chữa ngay Các cán bộ quản lý giỏi, trên cơ sở đã điều tra nghiên cứu kỹ càng, có thể kiến nghị hoặc tự mình điều động nhân lực, điều động cán bộ, điều chỉnh báo cáo, cải tiến bộ máy [6]

Do một số lãnh đạo chưa làm chủ được công tác PTKD nên không phải lúc nào cũng giải quyết và đánh giá đúng kết quả hoạt động của mình trên quan điểm hiệu quả kinh tế của sản xuất, đôi khi dẫn đến những sai lầm đáng tiếc

Vậy, có thể nói rằng, PTKD trong các tổ chức kinh tế là việc nghiên cứu một cách

sâu sắc, toàn diện, có căn cứ khoa học các mặt hoạt động SXKD của tổ chức kinh tế trong một thời kỳ nhất định, nhằm đánh giá một cách đúng đắn chất lượng công tác quản lý kinh

tế của tổ chức kinh tế, xác định xu hướng phát triển và phát hiện các khả năng tiềm tàng

để phát triển sản xuất, trên cơ sở đó kiện toàn và cải tiến công tác tổ chức sản xuất và quản lý đơn vị

1.1.2 Vai trò, chức năng và mục đích của kế toán quản trị và phân tích kinh doanh

Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán trong DN, là một công cụ trong hệ công cụ phục vụ cho quản trị doanh nghiệp

Vai trò của KTQT trong các DN xuất phát từ yêu cầu quản lý của các nhà quản trị

DN, nó gắn liền và phục vụ cho các hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch đến kiểm tra phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

Do yêu cầu và trình độ quản lý của các DN có thể khác nhau nên vai trò của KTQT trong mỗi DN được phát huy ở mức độ khác nhau Nếu DN tổ chức KTQT không khoa học hợp lý hoặc nhà quản trị DN đề ra yêu cầu về thông tin KTQT không rõ ràng thì vai trò KTQT trong DN trở nên mờ nhạt và ngược lại

Chức năng cơ bản của KTQT là cung cấp thông tin cụ thể về từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả từng loại hoạt động trong từng thời kỳ, thời điểm,

ở từng bộ phận của DN Dựa trên thông tin đó, nhà quản trị các cấp đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Thông thường, nhà quản trị cấp cao được cung cấp thông tin tổng hợp, ngắn gọn còn nhà quản trị cấp thấp hơn được cung cấp thông tin cụ thể hơn có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ Do đó sẽ giúp cho nhà quản trị từng cấp đỡ tốn kém

thời gian công sức hay tản mạn chú ý vì những thông tin không thích hợp với phạm vi quyền hạn của mình

Một chức năng nữa của KTQT là kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị như kế hoạch sản xuất, dự toán chi phí, kế hoạch giá thành, kế hoạch doanh thu và kết quả v.v Thông tin do KTQT cung cấp giúp nhà quản trị DN kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị ở cả ba giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kết thúc và kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch

Chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, giám sát của KTQT cũng xuất phát từ chức năng của kế toán nói chung, nhưng có khác biệt với chức năng của KTTC do bản chất và mục đích của chúng khác nhau Về bản chất, KTTC thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành (quá khứ), còn KTQT thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đang phát sinh và sẽ phát sinh (quá khứ, hiện tại, tương lai) Do vậy, thông tin KTTC giúp cho nhà quản trị kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch SXKD trong từng kỳ (cái

đã đạt được), còn thông tin KTQT giúp cho việc kiểm tra được tính khả thi của kế hoạch, diễn biến quá trình thực hiện kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết và dự đoán trước kết quả thực hiện kế hoạch để có biện pháp điều chỉnh lại hoạt động của DN một cách kịp thời, nhằm thực hiện tốt mục tiêu đã định của đơn vị Sau khi kết thúc quá trình thực hiện mục tiêu, một số thông tin KTQT có thể không còn tác dụng nữa

Về mục đích, KTQT cung cấp những thông tin về hoạt động SXKD trong phạm vi yêu cầu quản lý cụ thể của từng cấp quản lý nhưng KTTC không phục vụ trực tiếp cho mục đích này

Như vậy, vai trò, chức năng và mục đích của KTQT luôn thể hiện, gắn liền với

việc thực hiện các chức năng và mục đích của hoạt động quản trị DN

Để thực hiện tốt chức năng quản lý và điều hành hoạt động SXKD, nhà quản trị không những phải được cung cấp thông tin KTQT mà còn phải yêu cầu thực hiện PTKD

để đánh giá đúng kết quả SXKD và thấy rõ những nhân tố và nguyên nhân khách quan hay chủ quan, tích cực hay tiêu cực ảnh hưởng cụ thể đến quá trình và kết quả SXKD, chỉ ra

các nguồn tiềm năng cần được khai thác, trên cơ sở đó đề ra các phương án và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD ở DN

Trong điều kiện sản xuất kém phát triển, quy mô sản xuất nhỏ, các mối quan hệ kinh tế chưa nhiều, cạnh tranh chưa gay gắt, công việc PTKD cũng đơn giản hơn, một phần vì do nhu cầu thông tin cho nhà quản trị chưa nhiều (thậm chí không phát sinh nhu cầu thực hiện PTKD nếu hoạt động sản xuất quá giản đơn), một phần vì lượng thông tin liên quan chưa đáng kể nên nhà quản trị có thể nắm bắt tình hình ngay khi xem xét số liệu

kế toán

Ngày nay, nền kinh tế các nước đều phát triển nhanh, quy mô sản xuất ngày càng

mở rộng, các mối quan hệ kinh tế ngày càng tăng, Nhà nước cũng tăng cường quản lý kinh

tế bằng những chính sách cụ thể, thiết thực và ngắn hạn, cùng với sự biến động phức tạp của nền kinh tế thị trường đã dẫn đến có rất nhiều nhân tố, nguyên nhân chủ quan và khách quan luôn tác động đến quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, DN cần phải tiến hành PTKD thường xuyên và định kỳ để nắm bắt kịp thời việc thực hiện mục tiêu ở mức độ nào? Còn mặt nào hạn chế? Khó khăn, vướng mắc ở đâu? Khả năng dẫn đến rủi ro nhiều hay ít? v.v Qua đó nhà quản trị mới đưa ra được những quyết định kinh tế phù hợp nhằm phòng ngừa rủi ro, hạn chế yếu điểm, tháo gỡ khó khăn một cách kịp thời Như vậy, vai trò của PTKD là giúp nhà quản trị DN nhìn nhận đúng đắn về khả năng, sức mạnh, triển vọng cũng như những hạn chế, vướng mắc trong DN mình để có giải pháp phù hợp, đạt được mục tiêu mong muốn

Vậy, chức năng của PTKD là cung cấp cho nhà quản trị DN thông tin cụ thể về quá trình và kết quả SXKD, chỉ ra những nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình và kết quả đó

Nói về mối liên hệ tích cực của PTKD đối với công tác quản lý, Lênin viết: " những

nhà kinh tế thực sự cầu thị cần phải thay thế việc soạn thảo những chương trình vô nghĩa bằng việc nghiên cứu những nhân tố, những con số và tài liệu, phân tích những kinh nghiệm thực tế của chúng ta và chỉ rõ: Sai lầm ở chỗ nào và phải sửa chữa sai lầm đó như thế nào " [6]

Người đã dạy chúng ta cần phải hiểu rõ sai lầm ở đâu để sửa chữa kịp thời bởi vì trong quá trình hoạt động không thể tránh khỏi sai lầm Nếu không có sự phân tích, xét đoán kịp thời thì có thể sẽ mắc sai lầm lớn hơn, đặc biệt trong trường hợp quá coi trọng thành tích đã đạt được càng nguy hiểm hơn, sẽ không nhận thức đúng thực trạng tình hình Người viết:

Các nhà kinh tế, các cán bộ làm thống kê không được ba hoa về kế hoạch nói chung mà phải đi sâu nghiên cứu tỉ mỉ việc hoàn thành các kế hoạch, xem xét những tồn tại của mình trong thực tế công tác này để có biện pháp khắc phục những tồn tại, khuyết điểm ấy Chúng ta sẽ không biết gì hết nếu chúng ta thiếu sự nghiên cứu tỉ mỉ như thế [6]

Mục đích của PTKD không chỉ dừng lại ở đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu (các chỉ tiêu kinh tế) mà còn phải chỉ rõ DN đã sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuất và lực lượng lao động ra sao? áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật như thế nào? Có những yếu điểm gì cần khắc phục, đồng thời cũng chỉ ra nguồn dự trữ tiềm năng của DN còn chưa được khai thác sử dụng Kết quả cuối cùng của PTKD phải là những kiến nghị cụ thể về cách

sử dụng tốt hơn các nguồn lực của DN trên cơ sở giải quyết những vấn đề quản lý, có thể thay đổi cách sử dụng nguồn lực như bố trí sắp xếp lại lao động, thay đổi nguồn cung cấp chủ yếu, thay đổi phương án sản xuất, khai thác hiệu quả hơn máy móc thiết bị bằng phương án bổ sung v.v Kết quả phân tích có tác dụng đối với cả ba giai đoạn của quá trình quản lý và thực hiện kế hoạch Những ý kiến đề xuất trong phân tích định kỳ là cơ sở cho nhà quản trị lập kế hoạch sát thực và khả thi Trong quá trình thực hiện kế hoạch, dựa vào kết quả phân tích thường xuyên, nhà quản trị DN sẽ kiểm soát được tiến độ thực hiện kế hoạch, thấy rõ những khó khăn vướng mắc cần tháo gỡ kịp thời, khi cần thiết có thể điều chỉnh lại kế hoạch, cân đối lại việc sử dụng các yếu tố sản xuất để sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường ở giai đoạn kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch, PTKD giúp nhà quản trị nhận thức rõ hơn về quá trình và kết quả hoạt động để rút kinh nghiệm cho lập kế hoạch kỳ sau

Như vậy, vai trò, chức năng và mục đích của phân tích kinh doanh cũng gắn liền với việc thực hiện yêu cầu, chức năng và mục đích của các hoạt động quản trị DN

KTQT và PTKD đều là công cụ quản lý quan trọng, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị DN Vai trò, mục đích, chức năng của KTQT và PTKD đều xuất phát và gắn liền với việc thực hiện các chức năng và mục đích của hoạt động quản lý và điều hành hoạt động SXKD của nhà quản trị các cấp trong DN Thông tin KTQT và PTKD cung cấp đều phục vụ cho quá trình quản lý và kiểm soát của nhà quản trị DN ở cả ba giai đoạn: lập

kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch Đó là những

"nguyên liệu chủ yếu" cho quá trình đưa ra các quyết định quản lý tối ưu của nhà quản trị

nhà quản trị DN có được cái nhìn số liệu kế toán ở các góc độ khác nhau, từ đó nhận thức

rõ ràng, cụ thể về quá trình hoạt động kinh doanh (đặc biệt đối với doanh thu, chi phí và kết quả), nên nhanh chóng đưa ra quyết định quản lý phù hợp

PTKD không thực hiện thu thập số liệu mà sử dụng những số liệu, tài liệu đã được tổng hợp từ các loại hạch toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ, hạch toán kế toán (cả KTQT

và KTTC) để phân tích đánh giá kết quả hoạt động SXKD theo hệ thống chỉ tiêu kế hoạch (dự toán) hay nhiệm vụ SXKD mà DN đã đặt ra Để xử lý và cung cấp thông tin, PTKD sử dụng các phương pháp so sánh, thay thế liên hoàn v.v , không sử dụng các phương pháp

kế toán Do vậy thông tin PTKD cung cấp không chỉ thể hiện mức độ thực hiện các chỉ tiêu mà còn chỉ rõ sự ảnh hưởng của các nhân tố và nguyên nhân cụ thể đến kết quả đó, giúp nhà quản trị thấy rõ nhân tố và nguyên nhân tích cực để phát huy, nhân tố và nguyên nhân tiêu cực cần loại bỏ

+ Các nhân viên trong phòng kế toán (hay nhân viên KTQT) thực hiện thu nhận,

xử lý và cung cấp thông tin KTQT Còn thông tin PTKD có thể do phòng kế toán, phòng

kế hoạch, phòng kinh doanh hoặc các phòng ban chức năng khác cung cấp Cũng có thể do

bộ phận chức năng chuyên thực hiện PTKD cung cấp

+ Thông tin thực hiện và tương lai trong KTQT đều xuất phát từ số liệu kế toán, thông qua quy trình kế toán, kết hợp với các thông tin khác trong và ngoài DN, và được cung cấp qua các báo cáo KTQT

Thông tin PTKD gồm phân tích thực hiện và phân tích dự báo không thông qua quy trình kế toán mà dựa trên số liệu kế toán, số liệu thống kê, hạch toán nghiệp vụ và các thông tin khác, thông qua quy trình PTKD và được cung cấp qua các báo cáo PTKD

+ Trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT, các kế toán viên

có thể thực hiện phân tích các chỉ tiêu chủ yếu trên các báo cáo KTQT hay chỉ tiêu kinh tế

- tài chính khác Đó cũng là một phần công việc của PTKD, nhưng thường không chú trọng phân tích kỹ các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng như quá trình PTKD

Còn quá trình PTKD không thực hiện KTQT mà chỉ sử dụng thông tin do KTQT cung cấp

+ Thông tin KTQT chủ yếu phục vụ cho nhà quản trị các cấp, và thường có tác dụng cho từng kỳ kinh doanh hay từng quyết định quản lý cụ thể

Thông tin PTKD cung cấp không chỉ có tác dụng đối với nhà quản trị DN mà còn tác dụng đối với mọi thành viên trong DN, và cả những đối tác có quan hệ và lợi ích kinh

tế với DN Thông tin PTKD có thể sử dụng cho nhiều kỳ kinh doanh hay nhiều loại quyết định quản lý khác nhau

v.v

+ KTQT và PTKD đều thực hiện việc kiểm tra, đánh giá quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN nhưng nội dung và phạm vi của PTKD thường rộng và sâu hơn KTQT

Tóm lại, KTQT và PTKD là những công cụ quản lý quan trọng không thể thiếu

trong quản lý vi mô, giúp nhà quản trị các cấp trong DN quản lý và điều hành có hiệu quả hoạt động SXKD, hoạch định chương trình SXKD hợp lý trong tương lai Trong điều kiện

SXKD theo cơ chế thị trường, KTQT và PTKD càng trở nên cần thiết, giúp cho DN luôn chủ động đưa ra những biện pháp ứng phó phù hợp, kịp thời, nâng cao hiệu quả SXKD, đứng vững và không ngừng phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt

1.2 Các quan điểm cơ bản về tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp

1.2.1 Các quan điểm cơ bản về tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Tổ chức KTQT khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng, đáng tin cậy, kịp thời và đảm bảo tiết kiệm chi phí, nói cách khác là đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán

Việc tổ chức KTQT là vấn đề phức tạp, cần phải chú ý đến các nhân tố ảnh hưởng

để tổ chức cho phù hợp Có thể kể đến bốn nhóm nhân tố cơ bản cần xem xét khi tổ chức KTQT trong DN, đó là:

Nhóm 1: ảnh hưởng bởi loại hình kế toán áp dụng

Đây là yếu tố quan trọng, có tính quyết định đến mô hình tổ chức KTQT trong

Kế toán tĩnh theo nguyên tắc "giả định doanh nghiệp bị thanh lý định kỳ" Theo

mô hình kế toán này, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho mục tiêu là kiểm tra xem tại một thời điểm nhất định nào đó, việc thực hiện các tài sản có cho phép trả nợ hay không? Do vậy, chỉ những tài sản thuộc quyền sở hữu của DN mới được ghi nhận và phản ánh trên bảng cân đối kế toán

Kế toán động theo nguyên tắc "giả định DN hoạt động liên tục" Theo mô hình kế toán này, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho mục tiêu đánh giá hiệu quả của một DN trong từng thời kỳ trên cơ sở các tài sản hiện đang sử dụng, các khả năng mang lại lợi ích kinh tế cho DN Tài sản đó có thể không phải thuộc quyền sở hữu mà chỉ thuộc quyền sử dụng, kiểm soát lâu dài của DN

Căn cứ vào loại hình kế toán áp dụng, các nước trên thế giới phân thành hai khối tương đối khác biệt nhau về kế toán:

Khối các nước Anglosaxon như Anh, Mỹ, Canađa, Bulgari, Hà Lan, các nước thuộc địa cũ của Anh ở châu Phi lựa chọn loại hình kế toán động Quá trình thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin kế toán được chia thành KTQT và KTTC, trong đó KTTC để công bố công khai những thông tin tài chính, còn KTQT nhằm cung cấp thông tin dành riêng phục vụ quản trị DN

Khối các nước tổ chức kế toán theo mô hình truyền thống Pháp như Pháp, Đức, ý, Rumani, Hunggari, Nhật, các nước thuộc địa cũ của Pháp ở châu Phi lựa chọn kế toán tĩnh (kế toán tổng quát) cho mục đích công bố công khai tài chính, thuế và kế toán động (kế toán phân tích) cho mục đích cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN

Như vậy, kế toán giành cho nhà quản trị là KTQT của khối các nước Anglosaxon

và kế toán phân tích của khối các nước theo kế toán truyền thống Pháp đều là kế toán động, phụ thuộc yêu cầu quản lý của DN

Các mô hình kế toán khác nhau cho phép thiết lập hệ thống kế toán khác nhau Theo PGS.TS Vương Đình Huệ thì "Kế toán doanh nghiệp Việt Nam từ lần cải cách 1995 đến nay cơ bản được thiết kế theo loại hình kế toán động" [56] Việc lựa chọn loại hình kế toán động là chủ đạo dẫn đến việc tổ chức kế toán ở Việt Nam theo kiểu "nhất nguyên chính thống", sẽ ảnh hưởng nhiều đến tổ chức KTQT trong các DN Việt Nam mà chúng tôi sẽ bàn đến nhiều hơn trong phần tới

Nhóm 2: ảnh hưởng bởi tính chất, loại hình kinh doanh, quy mô, phạm vi hoạt động của từng DN

KTQT theo dõi chi tiết, cụ thể các mặt hoạt động SXKD của DN nên loại hình DN khác nhau (DN thương mại hay DNSX) có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức KTQT trong DN: Đối với DNSX trọng tâm của KTQT là cung cấp thông tin cụ thể về các yếu tố sản xuất, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, còn đối với các doanh nghiệp thương mại trọng tâm của KTQT là cung cấp thông tin cụ thể về quá trình mua hàng, bán hàng, doanh thu và kết quả

DN có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng rãi đòi hỏi việc tổ chức KTQT phức tạp hơn, công phu hơn để theo dõi chi phí, kết quả và đánh giá trách nhiệm, trình độ quản lý của từng bộ phận, từng trung tâm trong DN và ngược lại

Nhóm 3: Phụ thuộc vào đặc điểm quy trình công nghệ, tính chất loại hình sản xuất sản phẩm

DN có quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, gồm nhiều quy trình công nghệ đòi hỏi việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về chi phí sản xuất - giá thành nửa thành phẩm, thành phẩm cho từng giai đoạn công nghệ và thành phẩm cuối cùng sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với DN có quy trình công nghệ sản xuất giản đơn, không chia nhỏ làm nhiều công đoạn

Mặt khác, nếu DN sản xuất đơn chiếc, hàng loạt nhỏ sẽ tổ chức KTQT khác với

DN sản xuất hàng loạt đại trà với khối lượng lớn DN sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng

sẽ tổ chức KTQT khác với DN sản xuất hàng loạt không theo đơn hàng

Nhóm 4: Phụ thuộc đặc điểm về tổ chức sản xuất, quản lý kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý của DN

Tổ chức sản xuất, quản lý kinh doanh của DN như thế nào thì KTQT phải tổ chức tương ứng để thu thập, xử lý thông tin và lập các báo cáo bộ phận về doanh thu, chi phí, kết quả cho phù hợp, nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin cần thiết cho quản trị DN

KTQT cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý nên tùy thuộc vào yêu cầu về thông tin cụ thể của các nhà quản lý mà tổ chức KTQT cho phù hợp Nhà quản trị yêu cầu thông tin rõ ràng, cụ thể đến mức độ nào, cần tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin

đến mức độ ấy Khi sản xuất ổn định, có thể nhà quản trị không cần loại thông tin cụ thể nào đó nữa thì không cần cung cấp để tiết kiệm thời gian và chi phí Thông thường, yêu cầu về thông tin phụ thuộc vào nhận thức về vai trò, chức năng của thông tin và trình độ năng lực quản lý của nhà quản trị DN Nhà quản trị có trình độ nhận thức và năng lực quản

lý cao thường dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn để ra quyết định quản lý nên thường xuyên đòi hỏi được cung cấp thông tin thích hợp một cách đầy đủ, kịp thời Ngược lại, nhà quản trị không nhận thức đúng vai trò của thông tin thường đưa ra các quyết định quản lý một cách võ đoán, thiếu cơ sở nên ít đòi hỏi, thậm chí không đòi hỏi thông tin KTQT

Sự ảnh hưởng của các nhóm nhân tố thường khác nhau đối với mỗi DN cụ thể Do vậy, cần phải xem xét, phân tích đầy đủ các nhóm nhân tố trên để xác định thông tin cần cung cấp (xác định cụ thể yêu cầu) để tổ chức KTQT cho phù hợp, có thể đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin đồng thời tiết kiệm chi phí (không thu thập thông tin khi không cần thiết)

Tùy thuộc ảnh hưởng của bốn nhân tố nói trên mà từng DN lựa chọn mô hình tổ chức KTQT cho phù hợp Tuy nhiên, quan điểm về tổ chức công tác kế toán DN, bao gồm KTTC và KTQT thì thường thống nhất trong từng quốc gia Hiện nay trên thế giới có hai quan điểm cơ bản về tổ chức công tác kế toán DN, đó là:

* Quan điểm thứ nhất: Tổ chức KTQT kết hợp chặt chẽ với KTTC trong cùng

một bộ máy

Theo quan điểm này, để thu nhận và xử lý thông tin KTQT, DN chỉ tiến hành mở các tài khoản chi tiết (theo từng cấp cần thiết) của hệ thống tài khoản sử dụng cho KTTC, xác định nội dung, phương pháp ghi chép trên các tài khoản chi tiết phù hợp với việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cụ thể Phương pháp ghi chép trên tài khoản chi tiết (KTQT) là ghi đơn và có thể sử dụng hỗn hợp các thước đo hiện vật, giá trị, thời gian lao động Sổ kế toán phục vụ cho KTQT được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý để đảm bảo tập hợp, hệ thống hóa những thông tin cần thiết, có thể ghi đồng thời với KTTC

Ưu điểm của cách tổ chức này: Bộ máy kế toán DN được tổ chức thống nhất, bao

gồm các bộ phận kế toán theo các phần hành công việc kế toán Mỗi phần hành kế toán đều thực hiện cả công việc KTTC và KTQT nên có thể kết hợp giữa quản lý tổng hợp và

quản lý chi tiết từng chỉ tiêu, dễ phân công chuyên môn hóa và có điều kiện quản lý chặt chẽ khối lượng công việc của nhân viên kế toán, thuận lợi cơ giới hóa công tác kế toán, tạo điều kiện tiết kiệm thời gian và chi phí trong công tác kế toán

Tuy nhiên, cách tổ chức này đòi hỏi người tổ chức phân công công việc phải hiểu được trình độ, năng lực cụ thể của nhân viên kế toán và phải xác định rõ công việc của KTTC và KTQT trong từng phần hành, tức là xác định rõ phần việc kế toán nào, loại thông tin nào cần cho việc lập BCTC và phần việc nào, loại thông tin nào phục vụ lập các báo cáo KTQT Nó cũng yêu cầu nhân viên kế toán cần hiểu rõ công việc KTTC và KTQT

Hạn chế cơ bản của cách tổ chức này là: không thực hiện chuyên môn hóa theo

từng loại KTTC và KTQT

Các nước thuộc khối kế toán Anglo-Saxon tổ chức KTQT theo quan điểm thứ nhất này

* Quan điểm thứ hai: Tổ chức KTQT độc lập với KTTC, KTQT sử dụng hệ thống

tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán riêng biệt với KTTC Trong phòng kế toán có bộ phận riêng thực hiện nội dung KTQT Hệ thống tài khoản KTQT có thể sử dụng 3 hoặc 4 chữ số ký hiệu và cũng cần phải phân loại theo từng nội dung mà KTQT phản ánh Các tài khoản được phân loại và quy định phương pháp ghi chép phản chiếu phù hợp những nội dung cơ bản của KTQT, nhằm tạo ra sự phối hợp cung cấp thông tin phục vụ quản lý KTQT thực hiện lập dự toán từng loại công việc cho từng bộ phận, sau đó tập hợp số liệu thực tế về kế toán chi phí, giá thành, kết quả kinh doanh có liên quan (trực tiếp hoặc phân bổ) để lập báo cáo KTQT cần thiết

Ưu điểm của cách tổ chức này là: tạo điều kiện chuyên môn hóa KTQT nên thông

tin được cung cấp đầy đủ kịp thời theo yêu cầu quản trị Tuy nhiên sẽ tốn kém thời gian và chi phí hơn vì phải tăng thêm trong khâu luân chuyển chứng từ và xử lý kế toán Do vậy,

DN cần phải phân định rõ ranh giới giữa KTQT và kế toán chi tiết phục vụ lập BCTC

Hạn chế cơ bản của cách tổ chức này là: không có sự kết hợp giữa quản lý tổng

hợp và quản lý chi tiết từng chỉ tiêu nên có thể dẫn đến nhà quản trị không có được cái nhìn nhất quán nếu chỉ dựa vào thông tin KTQT

Khối các nước thực hiện kế toán theo mô hình truyền thống Pháp tổ chức KTQT (kế toán phân tích) theo quan điểm này

Các DN Việt Nam có thể áp dụng một trong hai quan điểm tổ chức KTQT trên (Nhà nước không bắt buộc) Nhưng cần phải nhận thức rằng, KTQT cần phải tổ chức theo

mô hình phù hợp nhất, nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời thông tin cho yêu cầu công tác quản

lý, phù hợp với từng quyết định kinh doanh cụ thể, đồng thời dễ dàng cho người thực hiện

và phải đảm bảo tính hiệu quả trong công tác kế toán

Theo quan điểm đó, KTQT trong các DN Việt Nam nói chung, các DNNN nói riêng trong thời gian hiện nay nên tổ chức KTQT theo quan điểm kết hợp KTTC và KTQT sẽ thuận lợi hơn, hợp lý hơn bởi những lý do cơ bản sau:

(1) Hệ thống kế toán Việt Nam hiện nay được tổ chức chủ yếu theo mô hình kế toán động, nên tổ chức kết hợp KTTC và KTQT sẽ phù hợp với xu thế chung của thế giới - khối Anglo-Saxon Điều đó cũng dẫn tới tiết kiệm thời gian và chi phí do KTTC và KTQT thực hiện trên cùng hệ thống chỉ theo dõi chi tiết thêm cho mục đích quản trị DN

(2) Trình độ cán bộ kế toán của các DN Việt Nam hiện nay chưa cao nên nếu kế toán trưởng xác định rõ yêu cầu cần thu thập, xử lý thông tin cho quản trị DN trong từng phần hành để phân công cho nhân viên kế toán thì họ sẽ thực hiện tốt hơn là bố trí nhân viên nào đó chuyên thực hiện KTQT, vì họ đã quen với mảng công việc đó, chỉ cần chuyên sâu hơn thêm phần việc KTQT Đồng thời sẽ không làm đảo lộn cấu trúc hoặc cồng kềnh thêm bộ máy kế toán DN vốn đang cần tinh giảm, gọn nhẹ

(3) Việc thu nhận, xử lý thông tin KTTC và KTQT từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc cung cấp số liệu đều dựa trên cùng một thông tin đầu vào là chứng

từ gốc sẽ thuận tiện cho cơ giới hóa công tác kế toán

(4) Đối với các DNNN, việc tổ chức KTTC và KTQT cần có mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau để tiện cho việc quản lý, kiểm soát, đối chiếu của Nhà nước khi cần thiết vì Nhà nước chính là người chủ sở hữu lớn nhất của loại hình DN này Tuy nhiên,

sự quản lý, kiểm soát của Nhà nước phải theo cơ chế quản lý đảm bảo quyền tự chủ của các DNNN

Cũng cần nhận thức về hạn chế của mô hình này trong việc chuyên môn hóa theo KTTC và KTQT nên có thể cung cấp thông tin không kịp thời cho quản trị DN Điều đó cần phải khắc phục bằng cách nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán đồng thời quy định cụ thể về loại thông tin cần cung cấp, thời gian cung cấp cụ thể để các nhân viên kế toán thực hiện tốt công việc của mình, đảm bảo tiến độ chung

1.2.2 Các quan điểm cơ bản về tổ chức phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp

PTKD cũng là một công cụ kinh tế quan trọng phục vụ quản trị DN nên tổ chức PTKD như thế nào là tùy thuộc từng DN cụ thể, không có mô hình chung cho tất cả mọi loại hình DN

Tổ chức PTKD trong DN phụ thuộc vào các nhóm nhân tố chủ yếu sau:

Nhóm 1: Phụ thuộc vào quy mô và địa bàn hoạt động của DN

Những DN có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động trong phạm vi hẹp thì bộ máy PTKD sẽ gọn nhẹ hơn, có thể chỉ tập trung ở phòng kế toán hay bộ phận chức năng chuyên phân tích Ngược lại, đơn vị có quy mô lớn, địa bàn phân tán cần tổ chức phân tích cả ở các bộ phận chức năng và từng bộ phận hoạt động riêng biệt

Nhóm 2: Phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại hình dịch vụ của đơn

vị

Đối với những đơn vị sản xuất kinh doanh ổn định, ít chịu tác động của thị trường và cạnh tranh thì không cần PTKD thường xuyên như các đơn vị hoạt động SXKD phức tạp, luôn chịu tác động của thị trường và cạnh tranh gay gắt

Nhóm 3: Phụ thuộc vào yêu cầu, trình độ, năng lực quản lý của nhà quản trị DN

Nhà quản trị DN nào có trình độ, năng lực quản lý cao, quan điểm thận trọng trong các quyết định quản lý thường đặt yêu cầu cao hơn đối với PTKD để có được thông tin liên quan kịp thời, có căn cứ khoa học và thực tiễn để đưa ra những giải pháp, những phương án tối ưu Do vậy, PTKD phải được tổ chức thực hiện thường xuyên, chu đáo, tỉ

mỉ ở nhiều bộ phận chuyên môn mới đưa ra thông tin có sự diễn giải rõ ràng nguyên nhân làm cơ sở cho các quyết định quản lý Ngược lại, nhà quản trị hạn chế về năng lực, trình độ quản lý có thể đưa ra các quyết định quản lý không dựa trên đầy đủ thông tin thích hợp, thậm chí quyết định võ đoán, chỉ dựa trên kinh nghiệm của bản thân hay ước tính sơ

bộ trên số liệu kế toán thì thường chỉ cần những phép so sánh đơn giản, không thực hiện phân tích thường xuyên

Các nhóm nhân tố ảnh hưởng có thể biểu hiện khác nhau ở mỗi DN Do vậy, tổ chức PTKD ở từng DN có thể khác nhau, dựa vào chính những đặc điểm riêng có của đơn

vị để tổ chức cho phù hợp, vừa đảm bảo có được kết quả PTKD theo yêu cầu quản lý cụ thể, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí hợp lý, nâng cao hiệu quả của PTKD

Trên giác độ chung hiện nay có hai mô hình tổ chức PTKD trong các DN như sau:

* Mô hình thứ nhất: Không tách biệt PTKD thành bộ phận riêng biệt mà được

thực hiện ở nhiều bộ phận theo các chức năng quản lý cụ thể, nhằm cung cấp và thỏa mãn thông tin cho các bộ phận quản lý được phân quyền, trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các hoạt động và ra quyết định quản lý trong phạm vi quyền được trao đó, cụ thể:

+ Từng bộ phận (phân xưởng, tổ, đội, cửa hàng ) được phân quyền quản lý, kiểm soát hoạt động sản xuất và tiêu thụ như doanh thu, chi phí, kết quả, sản lượng sản xuất v.v thực hiện phân tích tình hình thực hiện tiến độ sản xuất, tình hình chi phí qua phân tích báo cáo sản xuất, báo cáo thu nhập bộ phận để phát hiện chênh lệch, tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp ứng phó kịp thời nhằm thực hiện thắng lợi các mục tiêu của bộ phận đó

+ Phòng kế toán tổ chức phân tích chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả, tình hình tài chính của toàn DN thông qua báo cáo tài chính, báo cáo sản xuất, thu nhập của các bộ phận gửi lên, cũng có thể phân tích hiệu quả đầu tư vốn ngắn hạn, dài hạn thông qua tài liệu về tình hình đầu tư v.v từ đó cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, diễn biến của quá trình SXKD để nhà quản trị nhận thức tổng quát về thực trạng kinh tế của DN, khi cần sẽ cung cấp thêm thông tin chi tiết về những biến động (sai lệch) bất thường v.v , từ đó nhà quản trị có được căn cứ xác đáng để đưa ra các quyết định đầu tư hay sử dụng nguồn lực của DN hiệu quả hơn, thực hiện tốt các mục tiêu của toàn DN

Mô hình này có ưu điểm cơ bản là có thể thực hiện phân tích thường xuyên ở các

bộ phận trực thuộc để nhanh chóng nhận biết những sai lệch, từ đó đưa ra những biện pháp ứng phó nhạy bén, kịp thời, không để xảy ra trường hợp đáng tiếc, đặc biệt đối với những

DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán và các bộ phận được phân quyền hoạt động tương đối độc lập Nó góp phần nâng cao trách nhiệm, năng lực, trình độ quản lý của từng

bộ phận trong DN Đồng thời nhà quản trị cấp cao có thể tập trung cho việc giải quyết những vấn đề trọng tâm cần trình độ, năng lực quản lý cao hơn

Mô hình này có hạn chế: Nếu không phân định nội dung rõ ràng, có thể trùng lặp

phân tích giữa bộ phận hoạt động SXKD với phòng kế toán Đồng thời nó yêu cầu phải chú ý bồi dưỡng trình độ cho cán bộ quản lý từng bộ phận để họ có được kỹ năng phân tích tốt, nếu không sẽ nhận thức sai lệch và đi đến những quyết định không phù hợp

Để thỏa mãn yêu cầu thông tin cho quá trình lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định, tổ chức PTKD phải làm sao thỏa mãn cao nhất cho nhu cầu của nhà quản trị từng cấp khác nhau Do vậy, các DN hiện nay nên áp dụng mô hình tổ chức công tác PTKD này, đặc biệt đối với các DN có quy mô lớn, hoạt động phân tán trên địa bàn rộng hay quá trình SXKD luôn gặp phải những biến động bất thường, cần phải có những quyết định điều chỉnh kịp thời thì mô hình này càng phù hợp

* Mô hình thứ hai: Tổ chức một bộ phận chức năng riêng biệt chuyên làm công

tác PTKD, đặt dưới sự kiểm soát trực tiếp của Ban giám đốc và làm tham mưu cho giám

đốc (phòng, tổ, ban phân tích, tùy theo quy mô của DN) hoặc có thể trực thuộc phòng kế toán

Theo cách tổ chức này, bộ phận PTKD thực hiện phân tích toàn bộ các mặt hoạt động SXKD Kết quả phân tích sẽ được cung cấp thường xuyên cho lãnh đạo cấp cao Trên cơ sở đó, các thông tin đã được phân tích, diễn giải, tìm nguyên nhân và ý kiến đề xuất (kết quả phân tích) sẽ được lãnh đạo DN xem xét, phê chuẩn và truyền đạt từ trên xuống theo các kênh, căn cứ vào chức năng quản lý của từng cấp Quá trình đánh giá, kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh, chấn chỉnh đối với từng bộ phận của DN được truyền từ Ban giám đốc xuống các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất có liên quan

Mô hình tổ chức này có ưu điểm là: Ban giám đốc thường xuyên được cung cấp

kịp thời những thông tin đã được phân tích sâu sắc, tỉ mỉ để nhận thức đúng thực trạng về quá trình và kết quả hoạt động SXKD của đơn vị, từ đó có căn cứ xác đáng để đưa ra quyết định quản lý và điều hành hoạt động SXKD của đơn vị một cách kịp thời, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của Ban giám đốc đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị Hình thức này còn thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa đối với những người thực hiện công việc phân tích

Hạn chế của mô hình này là: công việc phân tích tập trung vào một bộ phận và kết

quả phân tích chỉ cung cấp cho Ban giám đốc, nên nếu quy mô và địa bàn hoạt động của

DN lớn, phân tán, có thể không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho việc chỉ đạo, điều hành SXKD ở các bộ phận, nên có thể xảy ra thiệt hại đáng tiếc cho lợi nhuận của đơn vị Đồng thời, mọi diễn biến của hoạt động SXKD của đơn vị từ tổng quát đến chi tiết đều tập trung phản ánh cho ban giám đốc nên có thể ban giám đốc sẽ không tập trung chú ý đến những vấn đề trọng tâm cần giải quyết ("loãng" thông tin) hoặc lãng phí thời gian cho việc chú ý đến những vấn đề thuộc sự quản lý, giải quyết của cấp quản trị thấp hơn Hơn nữa, các quyết định điều chỉnh của ban giám đốc đưa xuống có thể không kịp thời

Do vậy, mô hình tổ chức này chỉ phù hợp với những DN có quy mô nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung, quá trình SXKD thường ít chịu tác động thường nhật của môi trường và nguồn cung cấp

Mô hình này hiện nay ít được áp dụng do các DN có xu hướng mở rộng quy mô hoạt động SXKD trên nhiều lĩnh vực và quá trình SXKD của DN thường chịu tác động thường xuyên bởi sự biến động của các yếu tố khách quan nên nhà quản trị DN cần có thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp

1.3 Tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Theo trình bày ở mục 1.2, các DN Việt Nam hiện nay nên áp dụng mô hình tổ chức KTQT kết hợp với KTTC nên trong phần này, luận án chỉ tập trung trình bày nội dung tổ chức KTQT theo mô hình đó

Theo mô hình kết hợp, KTTC và KTQT được thực hiện trong cùng phòng chức năng Do vậy, phòng kế toán của DN bao gồm các bộ phận (phần hành) kế toán kết hợp thực hiện cả KTTC và KTQT Nhân viên kế toán đảm nhận từng bộ phận đồng thời thực hiện cả công việc KTTC và KTQT Công việc chủ yếu về KTTC của từng bộ phận ở các

DN đều tương tự như nhau vì đều nhằm phục vụ cho việc lập các BCTC có nội dung thống nhất cho tất cả các DN Còn công việc về KTQT của từng bộ phận sẽ khác nhau ở mỗi DN

do trình độ và yêu cầu quản lý vi mô ở từng DN thường khác nhau Tuy nhiên, về khái quát chung, có thể chỉ ra nhiệm vụ chủ yếu của các nhân viên kế toán trong từng phần hành kế toán, bao gồm cả công việc KTTC và KTQT, theo mô hình sau:

Bảng 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

và xác định

Bộ phận kế toán tổng hợp

và kiểm tra Các nhân viên hạch

Chức trách, nhiệm vụ về KTTC và KTQT của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của DN được thể hiện ở bảng 1.2

Bảng 1.2: Chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán

Nhiệm vụ của từng bộ

phận trong phòng kế toán Công việc đảm nhiệm cụ thể

Phần việc kế toán tài chính Ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết làm cơ

sở cho việc lập các chỉ tiêu liên quan trên BCTC

Phần việc kế toán quản trị

Lập các dự toán (kế hoạch), ghi chép số liệu chi tiết theo từng chỉ tiêu đã lập dự toán, phân tích số liệu để lập báo cáo KTQT cung cấp thông tin chi tiết về tình hình thực hiện các chỉ tiêu liên quan

Bảng trên đây nêu lên những công việc cơ bản mà kế toán phải thực hiện trong từng bộ phận kế toán của DN Tuy nhiên, những công việc cụ thể mà từng bộ phận kế toán phải làm giữa các DN không giống nhau Do vậy, tùy theo yêu cầu về thông tin KTQT cần cung cấp cho yêu cầu quản trị DN, tùy hình thức kế toán cụ thể áp dụng ở từng DN, tùy số lượng và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán ở DN mà kế toán trưởng có thể phân công rõ ràng công việc cụ thể cho từng nhân viên, từng bộ phận trong phòng kế toán

Do yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN trong từng thời kỳ, thời điểm

có thể khác nhau nên nội dung KTQT trong từng phần hành, từng DN cũng luôn thay đổi cho phù hợp

1.3.2 Tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

1.3.2.1 Tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin thực hiện (thông tin quá khứ) trong KTQT

Phần này luận án chỉ trình bày quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin thực hiện theo quy trình kế toán, không đề cập đến các loại thông tin ngoài quy trình kế toán phục vụ cho quản trị DN

Các công việc kế toán phân công cho các bộ phận cụ thể có thể khác nhau, song toàn bộ công việc đều nằm trong quy trình kế toán thống nhất, vì vậy các bộ phận kế toán đều có liên quan mật thiết với nhau, không hoàn toàn tách biệt, do kế toán trưởng chi phối, điều hành trong một tổng thể thống nhất, cùng tiến hành thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động SXKD ở DN

Quá trình KTQT nói chung đều phải thực hiện bốn nội dung cơ bản: Tổ chức hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống

sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu trong kế toán quản trị

Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình hạch toán kế toán nên nó quyết định chất lượng của thông tin kế toán KTTC và KTQT đều dựa vào hệ thống hạch toán ban đầu để thu nhận thông tin Các mẫu chứng từ ban đầu sử dụng phải thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở DN để có thể ghi nhận được đầy đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh Các DN đều phải sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc để phục vụ KTTC, thu thập, hệ thống hóa thông tin cho việc lập các BCTC theo chế độ hiện hành Đồng thời, để phục vụ cho mục đích KTQT,

DN có thể thiết kế các chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý, hệ thống thông tin và lập được báo cáo KTQT theo yêu cầu quản lý nội bộ DN

Tiếp theo, cần quy định về việc ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ (lập chứng từ) Vì việc ghi chép vào chứng từ không phải hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện mà chủ yếu do những người làm việc

ở các bộ phận khác nhau trong DN, nơi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu thực hiện, nên phải quy định rõ cách ghi nhận thông tin vào từng loại chứng từ sao cho hợp lý, hợp

lệ, phải ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, đảm bảo kiểm tra, kiểm soát được nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ

Sau đó, phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý tùy theo yêu cầu tiếp nhận thông tin của các bộ phận liên quan trong DN, giúp các bộ phận này có thể kiểm tra

và ghi chép (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê) và phòng kế toán thu nhận, kiểm tra

và ghi sổ kế toán được kịp thời, tránh trùng lắp, bỏ sót nghiệp vụ

Khi chứng từ được chuyển đến phòng kế toán, việc đầu tiên kế toán cần phải thực hiện là kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và hợp thức của chứng từ Kế toán có thể đề nghị ghi đầy đủ thêm các yếu tố liên quan hoặc từ chối không nhận chứng từ bất hợp lý Như vậy, có thể có ý kiến trách móc nhân viên kế toán là đòi hỏi quá nhiều, thường gây khó dễ trong việc tiếp nhận chứng từ v.v , nhưng từ đó những người có liên quan sẽ có ý thức trong việc lập chứng từ Đây là việc làm rất quan trọng, bởi vì chứng từ kế toán là "nguyên liệu" của quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán Chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp thức là yếu tố quan trọng đầu tiên đảm bảo cho số liệu kế toán đáng tin cậy Chứng từ không hợp lệ, hợp

lý là chứng từ "hỏng", sẽ sản sinh ra thông tin không đáng tin cậy ví như nguyên liệu kém, mất phẩm chất không tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt Nếu không kiểm tra chứng từ, coi thường và bỏ qua những sai sót trên chứng từ thì sẽ đưa đến tính bất hợp lý của số liệu kế toán, làm sai lệch thông tin, toàn bộ công việc kế toán sẽ trở nên vô nghĩa, thậm chí mang lại hậu quả đáng tiếc Chính vì vậy, kế toán luôn phải nghiêm khắc xét duyệt chứng từ trước khi chấp nhận và phải thực hiện thường xuyên, liên tục

Trong điều kiện DN xây dựng được hệ thống định mức khoa học, hợp lý, có thể thiết kế những chứng từ báo động khi phản ánh những biến động vượt định mức về vật tư, lao động (có thêm dấu hiệu riêng biệt) thì kế toán phải đặc biệt chú ý đến những chứng từ

đặc biệt này, tìm hiểu nguyên nhân, nếu cần thiết phải phản ánh ngay cho người có trách nhiệm liên quan biết để có giải pháp phù hợp, nhằm sử dụng tiết kiệm vật tư, lao động, tiền vốn trong sản xuất

Hạch toán ban đầu chính xác, trung thực, kịp thời rất quan trọng nhưng rất khó thực hiện Vì vậy lãnh đạo và kế toán trưởng DN phải quan tâm, chỉ đạo và kiểm tra chặt chẽ quá trình hạch toán ban đầu ở mọi bộ phận trong DN, nhằm đảm bảo chất lượng thông tin kế toán

 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho kế toán quản trị

Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, sử dụng để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập các báo cáo kế toán

Việc xác định hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với từng DN là điều kiện cần thiết để hệ thống hóa được thông tin theo yêu cầu quản lý của DN Điều đó tùy thuộc chuẩn mực, chế độ kế toán quy định ở mỗi quốc gia

ở một số quốc gia (điển hình như Mỹ), Nhà nước không quy định hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mà chỉ quy định chung về loại tài khoản, nên việc xác định số lượng, tên gọi, nội dung cụ thể của từng tài khoản tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản

tài khoản cấp 1 không có trong hệ thống tài khoản thống nhất, nếu muốn mở thêm phải xin

ý kiến của cơ quan chủ quản và Bộ Tài chính và phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính

Để phục vụ KTQT, các DN có thể mở các tài khoản chi tiết các cấp 2, 3, 4 ở mức độ cần thiết Tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý, cần thông tin chi tiết đến mức độ nào mà DN mở tài khoản chi tiết cho phù hợp Tuy nhiên, yêu cầu về thông tin KTQT chi tiết, cụ thể đến mức độ nào phải được đưa ra từ khi lập kế hoạch (dự toán) đến khi hạch toán kế toán để có căn cứ kiểm soát, so sánh đánh giá, phân tích khi sử dụng thông tin kế toán Đồng thời phải chú ý đến tính hiệu quả của công tác kế toán Nếu chi phí hạch toán quá cao, tốn kém nhiều thời gian hoặc khó thực hiện bằng phương pháp kế toán, thì có thể phải sử dụng các phương pháp ngoài hạch toán để xử lý và cung cấp thông tin, phục vụ yêu cầu quản trị DN

Mặt khác, thiết kế tài khoản trong KTQT phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho công tác kế toán Đặc biệt trong trường hợp DN xử lý thông tin bằng các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại, cần phải tiến hành mã hóa các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết theo quy luật nhất định để tiện lợi cho hạch toán và quản lý, hệ thống hóa được thông tin kế toán theo yêu cầu quản trị DN

 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức ghi chép trên sổ kế toán phục vụ cho kế

toán quản trị

Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để thu nhận và hệ thống hóa toàn bộ thông tin

về hoạt động kinh tế, tài chính của DN, nhằm lập được các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính

Sổ kế toán được thiết kế theo các mẫu có kết cấu phù hợp để tiện lợi cho việc ghi chép, phân loại, hệ thống hóa thông tin theo tài khoản kế toán tổng hợp, theo tài khoản kế toán chi tiết hoặc kết hợp giữa tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp ghi chép, phản ánh theo các chỉ tiêu kinh tế - tài chính ở các tài khoản cấp 1 Nó dùng để thu nhận và cung cấp thông tin một cách khái quát, tổng hợp theo đối tượng quản lý chung

Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết, tỉ mỉ, cụ thể số liệu đã ghi ở sổ kế toán tổng hợp nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận phụ thuộc, phục vụ cho quản trị DN

Sổ kế toán kết hợp tổng hợp và chi tiết ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu trên tài khoản cấp 1 và chi tiết của nó trên cùng trang sổ nhằm đơn giản hóa công tác kế toán trong trường hợp số liệu chi tiết không nhiều Loại sổ này cũng có tác dụng phục vụ cho quản trị

Dựa vào các chứng từ kế toán, kế toán viên từng bộ phận (phần hành) kế toán thực hiện ghi vào sổ kế toán liên quan theo thời gian và theo hệ thống của đối tượng trên sổ chi tiết đó

Việc ghi sổ kế toán chi tiết có thể đồng thời với ghi sổ kế toán tổng hợp hoặc tách rời độc lập Nhưng theo mô hình kết hợp KTTC và KTQT thì nên ghi chép đồng thời theo một thông tin đầu vào để đảm bảo tính thích ứng và hiệu quả của công tác kế toán, tránh nhầm lẫn, sai sót Trường hợp doanh nghiệp sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán thì

việc ghi sổ đồng thời thường được cài đặt sẵn trong chương trình kế toán nên rất dễ dàng thực hiện

 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho quản trị doanh nghiệp

Hệ thống báo cáo KTQT là phương tiện để cung cấp thông tin mà KTQT đã thu nhận, xử lý và hệ thống hóa theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính nhất định, nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin cụ thể cho nhà quản trị DN

Để KTQT có thể cung cấp những thông tin hữu ích giúp các nhà quản trị DN đưa

ra các quyết định quản lý phù hợp, kịp thời, cần thiết phải tổ chức hệ thống báo cáo KTQT khoa học, hợp lý, từ đó cung cấp thông tin mọi mặt về quá trình hoạt động SXKD của DN theo yêu cầu cụ thể của từng nhà quản trị các cấp khác nhau trong DN

Các DN Việt Nam đều có thể áp dụng mô hình tổ chức KTQT kết hợp với KTTC, nhưng hệ thống báo cáo KTQT không giống nhau vì nó còn phụ thuộc phạm vi, quy mô, loại hình sản phẩm, dịch vụ, đặc điểm tổ chức SXKD, yêu cầu và trình độ quản lý của từng

DN Đặc biệt nó còn phụ thuộc vào yêu cầu thông tin cụ thể cho quản trị DN trong từng thời kỳ, thời điểm, cũng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của cán bộ kế toán nói chung, kế toán trưởng DN nói riêng Như vậy, ở các DN khác nhau, số lượng báo cáo KTQT, nội dung thông tin cần báo cáo và kết cấu mẫu biểu báo cáo KTQT rất khác nhau, mà nó cũng thay đổi giữa các thời kỳ ngay cả trong một DN vì yêu cầu thông tin cho quản trị DN luôn

có sự biến động

Trên giác độ chung nhất, các DN thường lập các báo cáo KTQT để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng loại vật tư, tài sản, nguồn vốn cụ thể; các báo cáo KTQT để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả của từng bộ phận và toàn bộ DN v.v

Để lập báo cáo KTQT, cần phải tổ chức thu nhận và xử lý thông tin phù hợp, tức

là phải tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phục vụ cho mục đích thu nhận,

xử lý và cung cấp thông tin tương ứng cần phản ánh trong báo cáo KTQT Ngoài ra, để lập báo cáo KTQT còn cần thông tin từ các bộ phận khác như thống kê, kế hoạch, PTKD v.v

Tóm lại, báo cáo KTQT là sản phẩm cuối cùng của quá trình KTQT nên việc tổ

chức hệ thống báo cáo KTQT có ý nghĩa rất quan trọng, quyết định chất lượng, hiệu quả của thông tin do KTQT cung cấp Tùy theo sự phân cấp quản lý và yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu để có thể xác định nội dung và thiết kế mẫu biểu báo cáo, lựa chọn phương pháp lập báo cáo cho phù hợp Do tính linh hoạt của KTQT nên không có mẫu biểu thống nhất cho mọi DN Nhưng căn cứ vào những nguyên tắc cơ bản và yêu cầu quản lý đối với những chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu trong DN, Nhà nước có thể ban hành các tài liệu hướng dẫn về thiết kế mẫu biểu một số dạng báo cáo KTQT cơ bản để giúp cho các DN Việt Nam nói chung, DNNN nói riêng thuận lợi hơn trong việc tổ chức KTQT trong những ngày đầu bỡ ngỡ hiện nay

1.3.2.2 Tổ chức thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị

Để quản lý và điều hành SXKD có hiệu quả, nhà quản trị DN không chỉ cần thông tin quá khứ mà còn cần thông tin liên quan đến tương lai Đó là những thông tin rất cần thiết cho chủ DN trong tác nghiệp kinh doanh hàng ngày để ứng phó với thị trường luôn biến động, chủ động phòng ngừa rủi ro cũng như xác định sách lược, chiến lược kinh doanh phù hợp trong tương lai, từ đó giúp DN phát triển đúng hướng và đạt được mục tiêu

đã lựa chọn

Những thông tin liên quan đến tương lai ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị DN bao gồm rất nhiều loại, như thông tin về thị trường trong nước, khu vực và quốc tế; thông tin về đường lối, chính sách phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước, của ngành; khả năng phát triển và chiến lược kinh doanh của các DN cùng loại, của các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước; sự biến đổi của thị trường các yếu tố đầu vào của DN; khả năng huy động và phát triển các nguồn lực cho sản xuất, khả năng tiến triển của doanh thu, chi phí và kết quả của DN; thông tin về sự phát triển của khoa học công nghệ, kỹ thuật sản xuất v.v

Tuy nhiên, không phải toàn bộ thông tin tương lai đều thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý của nhà quản trị DN Để nhanh chóng đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với từng tình huống cụ thể, nhà quản trị cần phải được cung cấp đầy đủ những thông tin thích hợp, đặc biệt là những thông tin thích hợp có liên quan đến tương lai

Việc thu thập thông tin tương lai nào là tùy thuộc vào loại hình DN, tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý của nhà quản trị trong từng DN cụ thể

Quy trình thu thập thông tin tương lai nói chung phải thực hiện qua ba bước cơ bản sau:

* Bước 1: Xác định loại thông tin cần thu thập

Mỗi loại thông tin có ảnh hưởng khác nhau đến quyết định quản lý của nhà quản trị DN Nếu được cung cấp những thông tin phù hợp, kịp thời sẽ giúp cho nhà quản trị tập trung chú ý và nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn, nếu thông tin không phù hợp sẽ tốn kém thời gian cho phân tích, sử dụng thông tin, thậm chí đưa đến những quyết định sai lầm Do vậy, cần xác định đúng loại thông tin cần thu thập; xử lý và cung cấp cho nhà quản trị trong mỗi tình huống cụ thể

Việc xác định thông tin cần thu thập cần dựa trên hai căn cứ cơ bản sau:

- Dựa vào mục đích sử dụng thông tin: Nhà quản trị cần loại thông tin gì thì tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp loại thông tin đó Có thể nhà quản trị đặt ra yêu cầu cụ thể

về thông tin cần cung cấp cho kế toán Trong một số trường hợp, có thể kế toán cần phải chủ động biết được loại thông tin cần thiết (dựa trên kinh nghiệm nghề nghiệp và khả năng chuyên môn nghiệp vụ của bản thân) để tư vấn cho nhà quản trị khi cần thiết

- Dựa vào điều kiện thu thập thông tin cụ thể: Để đưa ra một quyết định quản lý, nhà quản trị cần nhiều loại thông tin khác nhau, nhưng phải tùy thuộc vào điều kiện cụ thể

mà thu thập loại thông tin nào cho phù hợp Nếu chi phí quá lớn cho việc thu thập thông tin hoặc thông tin thu thập được không đủ cơ sở vững chắc, độ tin cậy không cao thì phải tìm nguồn thông tin khác thay thế, bởi vì dựa vào thông tin không chính xác hoặc chi phí thu thập quá cao có thể còn nguy hại hơn cho lợi ích của DN

* Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị

Thông tin liên quan đến tương lai phục vụ cho quản trị DN có thể là thông tin trong nội bộ DN hay thông tin bên ngoài Thông tin trong nội bộ DN có thể thu thập dựa vào số liệu hạch toán kế toán, hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và các nguồn số

liệu, thông tin liên quan khác Thông tin bên ngoài DN có thể thu thập dựa vào các số liệu thăm dò, khảo sát thực tế, các sách báo, tạp chí chuyên ngành trong và ngoài nước và các phương tiện thông tin đại chúng khác

Để thu thập thông tin tương lai cần dựa vào thông tin thực hiện và những thông tin

dự báo có liên quan mà DN đã thu thập được Thông thường, thu thập thông tin tương lai trong KTQT bao gồm những nội dung cơ bản sau:

+ Thu thập các thông tin đã thực hiện có liên quan đến chỉ tiêu từ các nguồn số liệu hạch toán (3 loại) trong đó chủ yếu là hạch toán kế toán, từ các báo cáo tổng kết, báo cáo kết quả nghiên cứu, thăm dò thị trường mà DN đã thực hiện

+ Ước tính kết quả thực hiện chỉ tiêu trong thời gian tiếp theo dựa vào các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức khoán, kết quả thực tế kỳ trước (nếu không có định mức) khả năng về các nguồn lực cụ thể của DN và các nguồn thông tin khác có liên quan đến chỉ tiêu

+ Tính ra số liệu dự báo (sát đúng) có thể thực hiện được đối với từng chỉ tiêu ở cuối kỳ theo công thức sau:

+

Kết quả ước tính sẽ thực hiện được của chỉ tiêu (cho đến cuối kỳ)

* Bước 3: Lập báo cáo KTQT, trình bày và cung cấp những thông tin tương lai

1.4 Tổ chức phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp

1.4.1 Tổ chức phân công thực hiện công việc phân tích

Trong phần 1.2.2.2 luận án đã phân tích và chỉ ra rằng mô hình tổ chức PTKD ở phòng ban chức năng kết hợp với các bộ phận SXKD, nếu cần có thể tổ chức thêm một nhóm chuyên trách phân tích để tổng hợp tình hình, là mô hình có nhiều ưu điểm, phát huy tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời cung cấp kịp thời kết quả phân tích cho

của đơn vị

Trong nội dung phần này, luận án trình bày cụ thể hơn về việc tổ chức phân công thực hiện công việc phân tích theo mô hình kết hợp này

Công việc phân tích có thể do giám đốc hoặc kế toán trưởng (nếu được giám đốc

ủy quyền) phân công cho từng bộ phận Thông thường có thể phân công như sau:

+ Phòng kế hoạch, vật tư: Thực hiện phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất trên những chỉ tiêu chủ yếu, phân tích tình hình cung ứng vật tư theo từng nguồn cung cấp chủ yếu về số lượng, thời hạn, quy cách, chất lượng, giá cả theo hợp đồng cung ứng hoặc theo kế hoạch đã lập

+ Phòng kinh doanh: Phân tích sự biến động thị trường, tình hình thay đổi thị phần các sản phẩm chủ yếu của DN, dự đoán xu hướng phát triển sản phẩm của DN, tình hình tiêu thụ sản phẩm chủ yếu theo đơn đặt hàng (hay theo kế hoạch tiêu thụ), kế hoạch vận chuyển

+ Phòng tổ chức hành chính: Phân tích tình hình tăng giảm lao động, tình hình đào tạo tay nghề cho lao động v.v

+ Phòng kế toán - tài chính: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, nhiệm vụ hạ giá thành so sánh được, tình hình lãi (lỗ), tình hình thanh toán với các đơn vị cung ứng và tiêu thụ, tình hình dự trữ nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa, tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, tình hình huy động và sử dụng vốn trong đó đảm nhiệm cả phân tích những chỉ tiêu chủ yếu trên các báo cáo tài chính

+ Các phân xưởng (tổ, đội) sản xuất: Phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất của phân xưởng, tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu, định mức lao động và chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm, tình hình dự trữ sản phẩm dở dang, bán thành phẩm căn cứ vào các báo cáo KTQT bộ phận

Khi thực hiện công việc phân tích, có thể huy động thêm các cán bộ đoàn viên, công đoàn tích cực, hiểu biết ở các bộ phận và các cán bộ kỹ thuật tham gia, tìm nguyên nhân thực tế tác động đến quá trình và kết quả hoạt động của từng bộ phận cũng như toàn DN, đồng thời họ có thể chỉ ra những khả năng tiềm tàng có thể khai thác sử dụng để tăng sản lượng, hạ giá thành, tăng lợi nhuận

v.v

Trên đây chỉ là mô hình chung có thể áp dụng cho DN Tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu và trình độ quản lý cụ thể, các DN có thể phân công nhiệm vụ khác nhau cho từng

bộ phận chức năng của DN cho phù hợp

ở DN có quy mô lớn, tính chất sản xuất phức tạp, có thể tổ chức thêm một tổ chuyên trách PTKD do một vài người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có nhiều kinh nghiệm thực tế về kinh tế - kỹ thuật đảm nhiệm Và khi cần thiết có thể mời thêm chuyên gia tài chính - kế toán trong các trường đại học, Viện nghiên cứu tham gia để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị DN Ngược lại, DN có quy mô nhỏ, có thể công việc phân tích chỉ do phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng kế hoạch đảm nhiệm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Nói chung, cần tổ chức linh hoạt để đảm bảo vừa cung cấp thông tin hữu ích cho quản trị DN, vừa tiết kiệm chi phí

Cũng cần lưu ý rằng, trong mô hình kết hợp phân tích giữa các bộ phận chức năng

và phòng kế toán thì trọng tâm chủ yếu là phòng kế toán Phòng ban, bộ phận chức năng có nhiệm vụ xét duyệt và đánh giá các mặt công tác có liên quan, nhưng chỉ ở từng mặt nhất định (tuy rằng rất quan trọng) mà họ không thể tổng hợp để đánh giá toàn diện những kết quả mà DN đã đạt được trong toàn bộ các mặt hoạt động Phòng kế toán là nơi tập hợp đầy

đủ tình hình về cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và kết quả tài chính Do vậy trọng tâm của

PTKD là do phòng kế toán - tài chính đảm nhiệm và kế toán trưởng DN phải là người có trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo và điều hành PTKD trong DN

1.4.2 Tổ chức công tác phân tích trong doanh nghiệp

1.4.2.1 Lựa chọn loại hình, chỉ tiêu, phương pháp phân tích

a) Các loại hình phân tích

Để đáp ứng yêu cầu thông tin cho hoạt động quản lý và điều hành SXKD, trong tổ chức phân tích cần biết lựa chọn và kết hợp sử dụng các loại hình phân tích thích hợp

Các loại hình phân tích rất phong phú, đa dạng, tùy theo tiêu thức xem xét

(1)- Xét theo mối quan hệ với quá trình (thời điểm) sản xuất kinh doanh, phân tích

chia làm ba loại: Phân tích trước, phân tích trong và phân tích sau quá trình sản xuất kinh doanh

+ Phân tích trước quá trình kinh doanh là việc phân tích nhằm phục vụ cho việc

lựa chọn phương án sản xuất, mục tiêu kinh doanh hay lập kế hoạch những chỉ tiêu kinh tế

- tài chính Phân tích trước thường dựa vào kết quả thực tế kỳ trước, hàng loạt kỳ trước kết hợp với phân tích các thông tin dự báo về tình hình thị trường, các mối quan hệ kinh tế, năng lực sản xuất thực tế và các nguồn lực khác có thể huy động trong DN Loại phân tích này cung cấp thông tin giúp nhà quản trị có cơ sở đưa ra những quyết định phù hợp với thực tiễn, phòng ngừa rủi ro nên nó rất quan trọng với DN trong cơ chế thị trường

+ Phân tích trong quá trình hoạt động (còn gọi là phân tích hiện tại hay phân tích tác

nghiệp) là việc phân tích nhằm phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát thường xuyên quá trình thực hiện mục tiêu (kế hoạch) đề ra Loại phân tích này thường dựa vào kết quả hạch toán (kế toán, nghiệp vụ, thống kê) của từng thời điểm và kế hoạch hoặc mục tiêu đã đặt ra Nó cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch, những khó khăn vướng mắc cần tháo gỡ, những sai lệch cần điều chỉnh kịp thời để thực hiện tốt kế hoạch (mục tiêu) đã

đề ra

+ Phân tích sau khi kết thúc quá trình kinh doanh là việc phân tích nhằm đánh giá

mức độ thực hiện kế hoạch (mục tiêu) đã đề ra, xác định các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể, chỉ ra yếu tố tích cực, tiêu cực, những sai lầm, những tiến bộ trong quá trình thực hiện kế hoạch Tài liệu phân tích là tài liệu hạch toán chi tiết và tổng hợp trong kỳ, các chỉ tiêu kế hoạch và các thông tin khác có liên quan Kết quả phân tích sau thường giúp cho việc rút kinh nghiệm để lập kế hoạch và chỉ đạo điều hành quá trình SXKD kỳ tới

Cần chú ý kết hợp phân tích trước, trong và sau quá trình SXKD để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị DN

(2)- Theo thời hạn (thời gian) phân tích, phân tích được chia làm phân tích thường

xuyên và phân tích định kỳ

+ Phân tích thường xuyên (phân tích nghiệp vụ) là việc phân tích ngay trong quá

trình hoạt động, xử lý nghiệp vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Loại phân tích này dựa trên số liệu hạch toán kế toán, nghiệp vụ, thống kê hàng ngày, dựa trên kinh nghiệm SXKD và tổ chức quản lý Kết quả phân tích giúp cho việc nhận ra kịp thời những nhân

tố tích cực để phát huy, những nhân tố tiêu cực cần hạn chế ngay, nhằm thực hiện tốt quá trình SXKD, ngăn chặn kịp thời những sai lệch, không để xảy ra những thiệt hại đáng tiếc

+ Phân tích định kỳ là việc phân tích sau mỗi kỳ báo cáo (tháng, quý, năm) Mục

đích nhằm đánh giá tình hình hoạt động của những thiếu sót tồn tại trong công tác và những khả năng tiềm tàng chưa được sử dụng Phân tích định kỳ thường dựa vào hệ thống báo cáo định kỳ, các chỉ tiêu kế hoạch và những nguồn thông tin khác phản ánh quá trình

và kết quả hoạt động trong kỳ So với phân tích thường xuyên, phân tích định kỳ thực hiện phân tích sâu sắc, toàn diện hơn và có tác dụng chủ yếu cho việc lập kế hoạch hoặc điều chỉnh kế hoạch kỳ sau, đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm ngăn ngừa rủi ro, khắc phục khó khăn vướng mắc và khai thác khả năng tiềm tàng chưa được sử dụng, tạo nên những bước đi chắc chắn và không ngừng phát triển của DN

Trong PTKD cần lựa chọn phân tích thường xuyên và định kỳ một cách phù hợp

để đáp ứng thông tin theo yêu cầu quản trị DN