TIN HỌC VĂN PHÒNG (LÊ NGUYÊN PHƯƠNG) - PHẦN 1 TIN HỌC CƠ BẢN pdf

Thiết bị ngoại vi• Thiết bị nhập: dùng nhập dữ liệu từ bên ngoài vào như: bàn phím Keyboard, chuột Mouse, … • Thiết bị xuất: dùng để xuất dữ liệu hay thông tin từ CPU như: màn hình Moni

VIỆN KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ DOANH

PHẦN I:

TIN HỌC CĂN BẢN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TIN

2.Máy tính điện tử là gì?

Máy tính điện tử là thiết bị do con người nghiên cứu chế tạo ra để giải quyết các bài toán do yêu cầu thực tế đòi hỏi

Máy tính gồm 2 phần:

Phần cứng: Là các thiết bị cấu tạo nên máy tính bao gồm bộ phận xử lý, các thiết bị lưu trữ và các thiết bị ngoại vi khác

Phần mềm: Là các chương trình điều khiển các hoạt động phần cứng của máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu

Phần mềm chia làm 2 loại: phần mềm hệ thống và phần mền ứng dụng

•Phần mềm hệ thống được đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo máy tính thực hiện các công việc

•Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn

đề cụ thể đáp ứng nhu cầu

MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ THIẾT BỊ

PHẦN CỨNG

Hình ảnh về máy tính:

Hình ảnh về CPU

Hình ảnh về RAM

c Thiết bị ngoại vi

• Thiết bị nhập: dùng nhập dữ liệu từ bên ngoài vào như: bàn phím (Keyboard), chuột (Mouse), …

• Thiết bị xuất: dùng để xuất dữ liệu hay thông tin

từ CPU như: màn hình (Monitor), máy in (Printer),

…

d.Thiết bị lưu trữ

• Đĩa cứng (HDD – Hard disk): được cấu tạo bởi các vi mạch điện tử, thường được gắn cố định trong máy tính

• Đĩa mềm (FDD – Floppy disk): có cấu tạo giống băng từ…

Hình ảnh về thiết bị nhập xuất

Keyboard Mouse Monitor

Hình ảnh về thiết bị lưu trữ

3.Đơn vị lưu trữ thông tin

Đơn vị bé nhất dùng để lưu trữ thông tin là bit Lượng thông tin chứa trong 1 bit là vừa đủ để nhận biết một trong hai trạng thái có xác suất xuất hiện như nhau Trong máy tính tùy theo từng phần mềm, từng ngôn ngữ mà các số đưa vào máy tính có thể là các hệ cơ số khác nhau, tuy nhiên mọi cơ số khác nhau đều được chuyển thành hệ cơ số 2 (hệ nhị phân) Trong hệ nhị phân bit được thể hiện bằng 2 chữ số 0 và 1

Trong tin học ta thường dùng một số đơn vị bội của bit sau đây:

Tên gọi Viết tắt Giá trị

Kilobyte KB 1024 bytes=2 10 B Megabyte MG 1024 bytes=2 10 KB Gigabyte GB 1024 bytes=2 10 MB

II.Tập tin và thư mục

1.Tập tin (File)

Tập tin là hình thức đơn vị lưu trữ thông tin trên đĩa của hệ điều hành

<TênTậptin>=<phầntênchính>.<phầnmởrộng>

dạng tập tin, bắt đầu là các ký tự, số và không được dùng ký tự đặc biệt (#, $, *,…)

nhận dạng loại tập tin, tối đa 3 ký tự và được ngăn cách với phần tên chính bằng dấu chấm (.)

2.Thư mục và cây thư mục

Để có thể tổ chức quản lý tốt tập tin trên đĩa người ta lưu các tập tin thành nhóm và lưu trong từng chỗ riêng gọi là thư mục

Mỗi thư mục được đặc trưng bởi một tên cụ thể, quy tắc đặt tên thư mục giống như tên tập tin Các thư mục có thể đặt lồng vào nhau và tạo thành một cây thư mục.

Trong thư mục có thể tạo ra các thư mục con Như vậy các thư mục tạo ra có thể là thư mục cấp 1 hay cấp 2,…

-Thư mục gốc: là thư mục do định dạng đĩa tạo ra

và chúng ta không thể xóa được

-Thư mục con: là thư mục cấp dưới của thư mục,

do đó ta có thể tạo hay xóa đi các thư mục này bằng các lệnh thông thường

- Thư mục hiện hành: là thư mục mà chúng ta đang chọn hay đang làm việc.

- Thư mục rỗng: là thư mục trong đó không chứa tập tin hay thư mục con nào

3.Khái niệm về đường dẫn (Path)

Để truy nhập đến một đối tượng (một tập tin hay một thư mục cấp con), ta cần các thông tin sau: tên ổ đĩa, thư mục và tên tập tin đối tượng

Các thông tin trên được trình bày dưới dạng quy ước được gọi là lộ trình tìm kiếm đối tượng hay đường dẫn

VD: C:\UNESCO Trial\TRIAL04.exe là đường dẫn đi đến tập tin TRIAL04.exe

CHƯƠNG 2: HỆ ĐIỀU HÀNH

WINDOWS

I Giới thiệu hệ điều hành windows

Windows XP được xậy dựng dựa trên nền tảng của Windows 2000 hay Windows NT Windows

XP là phiên bản hệ điều hành máy tính cá nhân mới nhất của Microsoft với nhiều tính năng ưu việt như:

- Khả năng tự phục hồi hệ thống

- Khả năng sửa chữa hỏng hóc một cách nhanh chóng

- Cung cấp nhiều giải pháp giúp người sử dụng dễ dàng tìm và sửa chữa các hỏng hóc trong hệ thống của windows.

- Cung cấp khả năng chia sẻ tài nguyên Internet cho nhiều người dùng

- Cho phép người dùng tự thiết lập chế độ hiển thị

- Cung cấp ứng dụng nghe nhìn đa phương tiện

- Tích hợp nhiều ứng dụng và thiết bị thông dụng khác

- Có khả năng bảo mật cao

II.Bàn phím và chuột

1.Bàn phím

Bàn phím máy tính gồm các ký tự chữ cái (A-Z), các phím số (0-9) và các phím chức năng khác (F1-F12)

Caps Lock Đèn sáng: chữ hoa

Đèn tắt: chữ thường Shift Một ký tự được gõ trong khi ấn giữ

phím Shift sẽ được in ra chữ hoa hoặc

in ra ký tự ở trên nếu phím đó có 2 ký tự

Phím Chức năng

Backspace Xóa ký tự đứng trước con trỏ

Delete Xóa ký tự ngay vị trí con trỏ

Enter Xuống dòng hoặc thực hiện / kết thúc

một công việc Space bar Tạo một khoảng trắng

Esc Hủy bỏ việc thi hành mệnh lệnh

Num Lock Bật tắt các phím số của bàn phím số

nằm bên phải bàn phím Ctrl, Alt Các phím này chỉ có tác dụng với các

chương trình ứng dụng

Trên chuột gồm có 2 nút: nút trái và nút phải

Trỏ

(pointer) Di chuyển con trỏ tới vị trí mong muốn

Nhắp (click) Nhắp nhả nút trái của chuột, thường

dùng để chọn lệnh cần thi hành

Nhắp chuột

phải Nhắp nhả nút phải chuột

Nhắp đúp Nhắp 2 lần nút trái chuột với tốc độ cao Kéo (drap) Trỏ chuột ở đúng vị trí, bấm giữ phím trái

đồng thời di chuyển chuột sang vị trí mới

III.Khởi động và tắt máy

1.Khởi động máy tính

Muốn máy tính hoạt động ta phải khởi động máy tính Để khởi động máy ta nhấn nút Power trên CPU

2 Tắt máy tính: Nhấn Start\Shutdown và chọn:

- Shutdown (turn off): tắt máy tính

- Restart: tự khởi động lại máy tính

- Stand by: tạm ngừng các hoạt động của máy, nhưng không tắt máy

IV.Màn hình Windows

Sau khi khởi động xong máy tính, windows sẽ bày ra một màn hình sau:

Desktop (nền)

Thanh tác

vụ (Taskbar) Biểu

tượng

Màn hình windows gồm các thành phần sau:

-Thanh tác vụ (Taskbar): chứa nút Start, các biểu tượng tác vụ khác và hiển thị các cửa sổ chương trình đang mở

-Nền màn hình (Desktop): vùng diện tích làm nền cho các mục trong windows, có thể lựa chọn nhiều màu nền khác nhau

-Các biểu tượng (Icon): có thể là Folder hay Shortcut do windows hoặc người dùng tạo ra

V.Quản lý Desktop, thanh tác vụ và menu

Start

1.Sắp xếp các đối tượng trên Desktop

Để sắp xếp các đối tượng ta click phải chuột tại màn hình vào Arrange Icon sau đó chọn một trong các cách sắp xếp sau:

• By name: sắp xếp các biểu tượng theo tên

• By type: sắp xếp các biểu tượng theo kiểu mở rộng tên tập tin

• By Size: sắp xếp biểu tượng theo kích thước

• By date: sắp xếp biểu tượng theo ngày tạo lập

2.Thay đổi màn hình Desktop

Ta thực hiện việc thay đổi như sau: click phải chuột tại nền màn hình và chọn Properties Sau

đó chọn hộp thoại Display properties, chọn lớp Destop

- Chọn một trong các hình đã có sẵn trong khung Background

- Ta cũng có thể chọn các hình ảnh khác bằng cách click nút Browse, sau đó chọn đường dẫn đến hình cần làm nền rồi click Open

- Chọn kiểu hiển thị ảnh trong khung Position

- Chọn màu cho các biểu tượng trong khung Color.

3.Quản lý thanh tác vụ (Taskbar)

a Di chuyển thanh tác vụ:

Muốn di chuyển thanh tác vụ đến các cạnh của màn hình trước hết ta click phải chuột vào vùng trống trên thanh Taskbar để bỏ khoá (Lock the Taskbar) nếu đã bị khoá

Sau đó Click + Drap thanh tác vụ đến các cạnh khác nhau của màn hình

b.Quy định thuộc tính cho thanh Taskbar

Để mở hộp thoại Taskbar properties ta thực hiện một trong các cách sau:

• Click Start\Setting\Taskbar and Start Menu

• Right click vào vùng trống tại thanh tác vụ, sau

đó chọn Prpperties

Ta có thể chọn các thuộc tính cho thanh Taskbar

• Lock the taskbar: khoá thanh tác vụ không cho

di chuyển

• Auto hide: tự động ẩn khi không làm việc với thanh tác vụ và tự động hiện khi đưa con trỏ đến

• Keep the Taskbar on top of other windows:

luôn hiển thị thanh tác vụ lên trên các cửa sổ khác nếu có

• Show the clock: hiển thị đồng hồ ở góc phải

2 Cửa sổ Windows Explore

Để mở cửa sổ Windows Explore ta có các cách sau:

• Right click tại nút Start\Explore

• Start\Programs\Accessories\Windows Explore

• Right click vào biểu tượng My Computer bên

ngoài màn hình\Explore

Cửa sổ My Computer

Thanh công cụ Thanh tiêu đề

Thanh trạng thái

Thanh địa chỉ

Vùng nội dung Thanh Menu

Cửa sổ Windows Explore

Thanh công cụ Thanh tiêu đề

Thanh trạng thái

Thanh địa chỉ

Vùng nội dung Thanh Menu

Cửa sổ My Computer và Windows Explore được chia làm các phần:

-Thanh Menu: chứa các lệnh thao tác trên cửa sổ

-Thanh công cụ: chứa các biểu tượng để thực hiện nhanh các lệnh

-Thanh địa chỉ (Address): Duyệt đến các tài nguyên

-Thanh trạng thái (Status bar): cho biết trạng thái hiện hành của đối tượng

-Vùng nội dung: chứa các chi tiết của đối tượng trong thanh Address

3.Các chế độ hiển thị trong My Computer và Windows Explore

Để thay đổi chế độ hiển thị của các biểu tượng trong My Computer hay Windows Explore, vào View và chọn vào một trong các mục:

- Large Icon: các đối tượng thể hiện dưới dạng biểu tượng lớn

- Small Icon: các đối tượng thể hiện dưới dạng biểu tượng nhỏ

- List: các đối tượng thể hiện dưới dạng danh sách

- Detail: các đối tượng thể hiện dưới dạng danh

sách nhưng có thêm phần chi tiết như kiểu file, kích thước hay ngày tạo lập file

- Thumbnails: các đối tượng thể hiện dưới dạng

hình

VII.Quản lý tập tin và thư mục

1 Chọn tập tin và thư mục

a Chọn một tập tin hay thư mục

Muốn làm việc với tập tin hay một thư mục nào, thi nhất thiết ta phải chọn đúng chúng

Muốn chọn tập tin hay thư mục ta chỉ cần click chuột vào vị trí tập tin hay thư mục muốn chọn.

b Chọn nhiều tập tin hay thư mục liền nhau

- Chọn tập tin hay thư mục ở đầu khối, sau đó

nhấn giữ phím Shift và sử dụng phím mũi tên lên hay xuống để mở rộng vùng chọn

- Chọn tập tin hay thư mục đầu khối, nhấn giữ

phím Shift và dùng chuột chọn tập tin hay thư mục ở cuối khối

c Chọn nhiều tập tin hay thư mục không liền nhau

Nhấn giữ phím Ctrl và click vào những tập tin hay thư mục cần chọn

2 Sắp xếp tập tin hay thư mục

Để sắp xếp các tập tin hay thư mục theo một trình tự nào đó, ta thực hiện như sau:

- Mở cửa sổ My Computer hay Windows

Explore

- Vào View\Arrange Icons by hay right click vào

khung phải của cửa sổ chọn Arrange Icons by sau đó chọn kiểu sắp xếp

3 Tạo thư mục

Để tạo thư mục ta mở cửa sổ My Computer hay Windows Explore, sau đó chọn thư mục gốc cần tao thêm thư mục Click phải chuột vào bên phải khung cửa sổ rồi vào New\Folder hay vào trình đơn File\New\Folder, tiếp theo đặt lại tên cho thư mục rồi nhấn Enter

4 Đổi tên tập tin hay thư mục

Chọn tập tin hay thư mục cần đổi tên Click phải chuột rồi chọn Rename, sau đó nhập tên mới cho tập tin hay thư mục

5 Xóa tập tin hay thư mục

Chọn một hay nhiều tập tin hay thư mục cần xóa Nhấn phím Delete để xóa hay click phải chuột chọn Delete, cũng có thể vào File\Delete Các tập tin hay thư mục vừa xóa này sẽ được đưa vào Recycle Bin Nếu muốn phục hồi lại, ta chỉ cần mở Recycle Bin, chọn tập tin hay thư mục cần khôi phục sau đó click phải chuột và chọn Restore

Để xóa mà không chuyển vào Recycle Bin, ta nhấn giữ phím Shift và thực hiện thao tác xóa

PHẦN II:

MICROSOFT WORD

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU

MICROSOFT WORD

I Khởi động và thoát Microsoft Word

Word là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy dưới dạng môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở tạp chí,… phục vụ cho công tác văn phòng

1.Khởi động Microsoft Word