Excel cơ bản và nâng cao (Lê Uyên Phương) potx

Chuẩn bị môi trường làm việc cho Excel • Vào Settings  Control Panel  Regional and Language Options  Regional Options  Customize…điều chỉnh lại kiểu định dạng ngày, số, … cho phù hợp

Trang 1

VIỆN KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ DOANH

Trang 2

MICROSOFT

EXCEL

Trang 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ

MICROSOFT EXCEL

I Chuẩn bị môi trường làm việc cho Excel

• Vào Settings  Control Panel  Regional and Language Options  Regional Options  Customize…điều chỉnh lại kiểu định dạng ngày, số, … cho phù hợp với cách sử dụng của bạn

• Vd: Decimal symbol: (.) - vd: 3.5

Digit grouping symbol: (,) - vd 100,000

List sparator: (;) - vd: Sum(a;b;c)

Short date format: dd/mm/yyyy - vd: 25/10/2006

Trang 4

- Thanh thực đơn (Menu bar)

- Thanh công cụ (Toolbar)

- Thanh công thức (Formular bar)

- Bảng tính (Sheet)

- Thanh trạng thái (Status bar)

Trang 5

MICROSOFT EXCEL

III.Giới thiệu về bảng tính Excel

- Cột (Column): tên của cột được đánh dấu bằng các ký tự

- Dòng (Row): tên dòng được đánh dấu bằng các số

- Ô (Cell): tên của ô xác định bởi tên của dòng và cột tạo ra nó

- Vùng bảng tính: là tập hợp các ô đứng liền nhau, được xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải của vùng

- Bảng tính (Sheet): tập hợp tất cả các ô

- Book: tập hợp tất cả các Sheet

Trang 6

MICROSOFT EXCEL

IV.Làm việc với tập tin Excel

1 Tạo tập tin mới:

+ Vào File \ New

+ Nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ

Trang 7

MICROSOFT EXCEL

IV.Làm việc với tập tin Excel

3 Lưu tập tin với tên mới:

+ Vào File \ Save As

+ Chọn vị trí (ổ đĩa, thư mục) lưu tập tin

+ Đặt tên cho tập tin và nhấn nút Save

4 Lưu tập tin với tên cũ

+ Vào File \ Save

+ Nhấn Ctrl + N hoặc click vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

Trang 10

2 Kiểu dữ liệu chuỗi

Có thể bao gồm chữ, số hoặc toàn số

Vd: “Viện Kế Toán & Quản Trị Doanh Nghiệp”

“123456”

Trang 11

MICROSOFT EXCEL

VI.Kiểu dữ liệu trên Excel

3 Kiểu dữ liệu ngày

+ Nhập ngày tháng năm phân cách bằng dấu / hay dấu –

+ Lưu ý: trước khi nhập liệu bạn kiểm tra trong Control Panel kiểu định dạng

4 Kiểu dữ liệu công thức

+ Nhập công thức bắt đầu bằng dấu = hay dấu +

+ Vd: =4+6

=if(C3>5;”Đậu”;”Rớt”)

Trang 12

+ Dùng chuột: Click chuột vào ô muốn chọn

2 Chọn một khối ô liên tiếp

+ Chuyển dấu chọn đến ô đầu tiên của nhóm

+ Chọn 1 trong 3 cách sau: Kéo chuột đến ô ở góc dưới phải của nhóm; Nhấn Shift và click chuột trên ô cuối của nhóm; Nhấn Shift và dùng phím mũi tên để chọn khối

Trang 13

MICROSOFT EXCEL

VII.Chọn vùng bảng tính

3 Chọn nhiều khối ô không liên tiếp

+ Chọn ô đầu tiên của nhóm Giữ phím Ctrl và dùng chuột chọn các ô khác

4 Chọn một hoặc nhiều dòng (cột)

+ Chọn 1 dòng (cột): click chuột lên tên dòng (cột)

+ Chọn nhiều dòng (cột) liên tiếp: Click + Drag lên các tên dòng (cột) muốn chọn

+ Chọn nhiều dòng (cột) không liên tiếp: chọn dòng (cột) đầu tiên Giữ Ctrl + click lên các dòng (cột) khác

Trang 15

MICROSOFT EXCEL

VIII.Hiệu chỉnh dòng và cột

1 Thay đổi chiều rộng dòng, cột

 Cách 1: Đưa con trỏ chuột đến vị trí giao nhau giữa dòng (cột), click và drag chuột để thay đổi độ rộng

 Cách 2: Double click vào giao điểm của tiêu đề dòng (cột): chiều cao (rộng) của dòng (cột) bằng với chiều cao (rộng) của dòng (cột) của ô dữ liệu cao nhất (rộng nhất)

 Cách 3: Vào Format \ Row (Column)

Trang 16

+ Đưa con trỏ chuột đến trước ô muốn chèn

+ Vào Insert \ Rows (Column)

 Cách 2:

+ Bấm chọn tiêu đề dòng (cột)

+ Click phải chuột lên tiêu đề dòng (cột) chọn Insert

Trang 18

MICROSOFT EXCEL

IX.Sao chép dữ liệu

- Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép

- Click phải chuột chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + C, hoặc vào Edit \ Copy)

- Di chuyển chuột đến vị trí muốn chép

- Click phải chuột chọn Paste (hoặc nhấn Ctrl + V, hoặc vào Edit \ Paste)

Trang 20

- Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước mỗi cột, dòng của địa chỉ tương đối Loại địa chỉ này không thay đổi khi sao chép công thức Vd: $A$1 $B$1

Trang 21

Khi gõ địa chỉ ta có thể gõ trực tiếp dấu $ hoặc có thể dùng phím F4 để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ

Trang 22

- Nhập công thức bằng cách chỉ đến các địa chỉ ô cần tính toán

Chọn ô cần nhập công thức Gõ dấu = Sử dụng các phím mũi tên đưa đến địa chỉ ô cần đưa vào công thức Nhập các toán tử cần thực hiện Nhấn Enter để kết thúc

Trang 23

#VALUE! Không tính được

#N/A Tham chiếu 1 giá trị không tồn tại

#NAME? Tên sử dụng trong công thức không hợp lệ

#NUM! Giá trị không hợp lệ

#DIV/0 Trong công thức có phép toán chia cho số không

#REF! Không tham chiếu được đến địa chỉ

#NUL! Giá trị NUL

Trang 24

MICROSOFT EXCEL

XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức

3 Sửa đổi công thức

- Chọn ô cần sửa đổi công thức

- Nhấn F2 hoặc Double click trên ô đó Sửa nội dung công thức Nhấn Enter để kết thúc

4 Sao chép công thức

- Chọn ô cần sao chép công thức Thực hiện lệnh Copy

- Chọn ô cần chép cộng thức Thực hiện lệnh Paste

Trang 25

+ Đưa chuột vào vị trí góc dưới bên phải của vùng chọn Click + Drag chuột sang các ô tiếp theo

- Cách 2:

Nhập số 1 vào ô thứ nhất Click chọn ô vừa nhập, nhấn giữ Ctrl, click + drag sang các ô tiếp theo

Trang 28

- Vào Format \ Cell  Number

- Trong khung Category, chọn Number xác định các thông số

Use 1000 seperator: quy định có xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn; Decimal place: quy định số lẻ sau dấu thập phân;

Negative numbers: quy định cách hiện thị số âm

- Chọn OK

Trang 29

- Trong khung Category, chọn Currency xác định các thông số sau:

Decimal place: quy định số lẻ sau dấu thập phân;

Symbol: quy định kiểu tiền tệ (theo thông lệ quốc tế)

- Chọn OK

Trang 30

+ Vào Format \ Cell  Number

+ Chọn Custom, trong vùng Type gõ vào như sau: #,##0 [$đồng]

+ Click OK

Trang 31

CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ

KIỂU DỮ LIỆU

II Định dạng các kiểu dữ liệu

3 Định dạng kiểu hiển thị ngày tháng

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Trong khung Category, chọn Date trong khung Type chọn dạng hiển thị ngày tháng Hoặc cũng có thể chọn Custom và nhập dạng tổng quát cần thiết

- Chọn OK

Trang 32

- Vào Format \ Cell  Border

- Chọn các kiểu định dạng mong muốn:

Style: đường nét của đường viền; Color: màu của đường viền;

None: không có đường viền khung; Outline: tạo khung bao quanh vùng chọn; Inline: tạo đường viền cho các ô bên trong vùng chọn

- Chọn OK

Trang 33

CHƯƠNG 2: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU VÀ

KIỂU DỮ LIỆU

III.Định dạng khung viền và tô màu

2 Tô màu cho ô

- Chọn vùng dữ liệu cần tô màu

- Vào Format \ Cell  Patterns

- Chọn các kiểu định dạng mong muốn:

Color: chọn màu tô cho ô;

Pattern: chọn kiểu tô màu

- Chọn OK

Trang 34

- Click vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ

- Click + drag chuột lên vùng muốn sao chép

2 Sao chép định dạng bằng lệnh Paste Special

- Chọn ô có định dạng cần sao chép  nhấn Ctrl + C

- Click phải lên vùng ô muốn sao chép đến  Paste Special  Format  OK

Trang 35

CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL

I Khái niệm và sử dụng hàm trong Excel

1 Khái niệm và cú pháp của hàm

Trang 36

1 Khái niệm và cú pháp của hàm

b Cú pháp của hàm

=Tên hàm (đối số 1, đối số 2, , đối số n)

+ Dấu = để Excel biết tiếp theo sau là một hàm hay một công thức

+ Tên hàm: theo quy ước của Excel

+ Các đối số: là các giá trị, chuỗi, công thức, biểu thức, hay một hàm khác Nếu đối số là một chuỗi thì phải được đặt trong cặp dấu nháy kép

Trang 37

Trang 38

Trang 39

Trang 40

Trang 41

Trang 42

Trang 43

II Nhóm hàm về số

4 Hàm MOD

Cú pháp: MOD ( Số bị chia, Số chia )

Công dụng: tính số dư của phép chia

Vd: =MOD(9,2)

=MOD(15,3)

=MOD(13,8)

Trang 44

Trang 45

Trang 46

III.Nhóm hàm thống kê

1 Hàm AVERAGE

Cú pháp: AVERAGE (giá trị 1, giá trị 2, …, giá trị n)

AVERAGE (vùng địa chỉ)Công dụng: Tính trung bình cộng trong phạm vi

Vd: = AVERAGE ( 10, 15, 20 )

= 3

Trang 47

Trang 48

Trang 49

Trang 50

Trang 51

Trang 52

III.Nhóm hàm thống kê

7 Hàm SUM

Cú pháp: SUM (giá trị 1, giá trị 2, …, giá trị n)

SUM (vùng địa chỉ)Công dụng: tính tổng số trong một phạm vi

Trang 53

IV.Nhóm hàm logic

1 Hàm AND

Cú pháp: AND (điều kiện 1, điều kiện 2, …, điều kiện n)

Công dụng: cho giá trị đúng (TRUE) khi mọi điều kiện nêu ra trong danh sách điều cho giá trị đúng

Vd: =AND(3>2,5<8)

=AND(TRUE,FALSE)

Trang 54

2 Hàm OR

Cú pháp: OR (điều kiện 1, điều kiện 2, …, điều kiện n)

Công dụng: cho giá trị đúng (TRUE) khi có bất kỳ một điều kiện nêu ra trong danh sách cho giá trị đúng

Vd: =OR(3>2,5=8)

=OR(1+1=3,2+3=6)

Trang 55

3 Hàm NOT

Cú pháp: NOT (điều kiện)

Công dụng: cho giá trị đúng (TRUE) nếu điều kiện sai và cho giá trị sai (FALSE) nếu điều kiện đúng

Vd: =NOT(3>2)

=NOT(1=6)

Trang 56

V Nhóm hàm về chuỗi

1 Hàm LEFT

Cú pháp: LEFT (chuỗi)

LEFT (chuỗi, n)Công dụng: trích n (n>0) ký tự bên trái của chuỗi

Vd: =LEFT(“Viện Kế Toán”,4)

=LEFT(“Viện Kế Toán”)

Trang 57

V Nhóm hàm về chuỗi

2 Hàm RIGHT

Cú pháp: RIGHT (chuỗi)

RIGHT (chuỗi, n)Công dụng: trích n (n>0) ký tự bên phải của chuỗi

Vd: =RIGHT(“Viện Kế Toán”,4)

=RIGHT(“Viện Kế Toán”)

Trang 58

Trang 59

Trang 60

Trang 61

Trang 62

Trang 63

Trang 64

Trang 65

VI.Nhóm hàm điều kiện

1 Hàm IF

Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)

Công dụng: điều kiện là một biểu thức Logic Hàm này trả về giá trị đúng khi điều kiện cho giá trị đúng, ngược lại hàm trả về giá trị sai

Vd: =IF (12=5, 4, 9)

=IF (“a” > “b”, 8-3*2, 5*4-12)

Trang 66

Trang 67

3 Hàm COUNTIF

Cú pháp: COUNTIF (Vùng muốn đếm, điều kiện đếm)

Công dụng: đếm số ô trong vùng muốn đếm có trị thoả điều kiện

Trang 68

VII.Nhóm hàm ngày và thời gian

1 Hàm WEEKDAY

Cú pháp: WEEKDAY (biểu thức ngày)

WEEKDAY (biểu thức ngày, n)

Công dụng: trả về một số từ 1 đến 7 để nhận biết thứ ngày trong tuần dựa trên biểu thức ngày cần tính

Tham số n: là kiểu giá trị trả về Nếu:

* n=1: chủ nhật (1) cho đến thứ bảy (7)

* n=2: thứ hai (1) cho đến chủ nhật (7)

* n=3: thứ hai (0) cho đến chủ nhật (6)

Trang 69

Trang 70

4 Hàm DAY

Cú pháp: DAY (biểu thức ngày)

Công dụng: trả về ngày (theo thứ tự trong tháng) của biểu thức ngày

Vd: =DAY (“05-Jan”)

=DAY (“12-Apr-2005”)

=DAY (“25/02/2005”)

Trang 71

5 Hàm MONTH

Cú pháp: MONTH (biểu thức ngày)

Công dụng: trả về tháng (theo thứ tự trong tháng) của biểu thức ngày

Vd: =DAY (“05-Jan”)

=DAY (“12-Apr-2005”)

=DAY (“25/02/2005”)

Trang 72

5 Hàm YEAR

Cú pháp: YEAR (biểu thức ngày)

Công dụng: trả về năm (theo thứ tự trong tháng) của biểu thức ngày

Vd: =YEAR(“02/02/2006)

=YEAR (“12-Apr-2005”)

Trang 73

6 Hàm DATE

Cú pháp: DATE (năm, tháng, ngày)

Công dụng: đổi ba giá trị năm, tháng, ngày thành một biểu thức ngày

Vd: =DATE (06, 04, 12)

7 Hàm TIME

Cú pháp: TIME (giờ, phút, giây)

Công dụng: đổi ba giá trị giờ, phút, giây thành một biểu thức giờ Vd: =TIME (10,30,45)

Trang 74

8 Hàm HOUR

Cú pháp: HOUR (biểu thức giờ)

Công dụng: trả về phần giờ của biểu thức giờ

Vd: =DATE (“10:15:30”)

9 Hàm MINUTE

Cú pháp: MINUTE (biểu thức giờ)

Công dụng: trả về phần phút của biểu thúc giờ

Vd: =MINUTE (“20:22:03”)

Trang 75

10.Hàm SECOND

Cú pháp: SECOND (biểu thức giờ)

Công dụng: trả về phần giây của biểu thức giờ

Vd: =DATE (“10:15:30”)

Trang 76

VIII.Hàm đánh giá xếp hạng (RANK)

Trang 77

VIII.Hàm đánh giá xếp hạng (RANK)

Trang 78

IX.Nhóm hàm tìm kiếm

1 Hàm VLOOKUP

Cú pháp: VLOOKUP(trị dò, bảng dò, cột trả giá trị, cách dò)

Công dụng: tìm kiếm “trị dò” trên cột đầu tiên của bảng

do và cho kết quả tương ứng với cột trả giá trị

Lưu ý: Sau khi quét bảng dò của hàm VLOOKUP, ta phải bấm F4 để tuyệt đối địa chỉ bảng

+ Cách dò = 0: tìm chính xác

+ Cách dò = 1: tìm gần đúng

Trang 79

Trang 80

2 Hàm HLOOKUP

Cú pháp: HLOOKUP(trị dò, bảng dò, dòng trả giá trị, cách dò)

Công dụng: tìm kiếm “trị dò” trên dòng đầu tiên của bảng

do và cho kết quả tương ứng với cột trả giá trị

Lưu ý: Sau khi quét bảng dò của hàm HLOOKUP, ta phải bấm F4 để tuyệt đối địa chỉ bảng

+ Cách dò = 0: tìm chính xác

+ Cách dò = 1: tìm gần đúng

Trang 81

Trang 82

3 Hàm INDEX

Cú pháp: INDEX(mảng 2 chiều, vị trí dòng, vị trí cột)

Công dụng: trả về giá trị của một ô trong mảng dựa vào

số dòng và số cột đã cho (hay đó là vị trí giao nhau của dòng và cột)

Trang 83

Trang 86

CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE

I Khái niệm vùng dữ liệu, vùng tiêu chuẩn

3 Các dạng tiêu chuẩn

a) Tiêu chuẩn số:

Ô điều kiện có kiểu số

Vd: tiêu chuẩn SỐ CON bằng 2

b) Tiêu chuẩn chuỗi:

Ô điều kiện có kiểu chuỗi

Trang 87

b) Tiêu chuẩn chuỗi:

Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hoặc *

Vd: tiêu chuẩn TÊN bắt đầu bằng “H”

Trang 88

Vd: tiêu chuẩn ký tự đầu tiên có tên khác “H”

Công thức trong ô điều kiện là: =left(C2,1)<>”H”

TEN-H

True

Trang 89

e) Tiêu chuẩn liên kết:

Tức là tiêu chuẩn có nhiều điều kiện được liên kết với nhau Có thể tìm kiếm, xóa hay rút trích các mẫu tin trong vùng dữ liệu bằng các toán tử AND hay OR của nhiều điều kiện khác nhau

Vd: Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện:

Tiêu đề	Excel Cơ Bản Và Nâng Cao
Tác giả	Lê Nguyên Phương
Trường học	Viện Kế Toán Và Quản Trị Doanh Nghiệp
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Tài Liệu
Thành phố	Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	90
Dung lượng	377 KB

Excel cơ bản và nâng cao (Lê Uyên Phương) potx

II.Định dạng các kiểu dữ liệu

CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VII.Nhĩm hàm ngày và thời gian