Đồng thời, nó là nguồn tư liệu xác thực và có giá trị cần thiết cho việc nghiên cứu ở trên tất cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học- công nghệ, lịch sử… Thực
Trang 2
mở đầu
Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung Đồng thời,
nó là nguồn tư liệu xác thực và có giá trị cần thiết cho việc nghiên cứu ở trên tất cả các lĩnh
vực: chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học- công nghệ, lịch sử…
Thực hiện tốt công tác quản lý và giải quyết tốt văn bản quản lý nhà nước là một trong những yếu tố có tính chất quyết định đến hiệu quả công việc và có ảnh hưởng rất tích cực đến chất lượng hoạt động chung của cơ quan, đơn vị Đặc biệt, trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, khi Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện chủ trương từng bước cải cách nền hành chính quốc gia, thì công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN
có ý nghĩa và tầm quan trọng hơn bao giờ hết
Thời gian qua, cũng như nhiều địa phương trong tỉnh Quảng Bình, UBND xã Đức Trạch đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng, gửi cán bộ đi tập huấn để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, đồng thời ban hành quy chế về công tác văn thư - lưu trữ của UBND Cán bộ văn phòng của UBND xã đã có sự nỗ lực cố gắng, phát huy tốt tinh thần trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao…Nhờ những cố gắng đó mà công tác quản lý và giải quyết văn bản của xã về cơ bản được thực hiện tốt
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những yếu kém, hạn chế: Một bộ phận cán bộ trong UBND còn xem nhẹ công tác quản lý và giải quyết văn bản; cán bộ làm công tác văn phòng còn hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quản lý và giải quyết văn bản chưa khoa học, hiệu quả không cao… Những hạn chế trên phần nào ảnh hưởng, gây trở ngại cho hoạt động của UBND xã
Là một cán bộ của UBND xã Đức Trạch, trong nhiều năm công tác tôi luôn tâm huyết với công việc quản lý và giải quyết các văn bản của UBND xã Vậy nên, sau thời gian tham gia học tập chương trình Trung cấp Hành chính tại Trường Chính trị Quảng Bình, với lý luận, chuyên môn nghiệp vụ được Nhà trường trang bị và những hiểu biết từ
thực tiễn, tôi chọn đề tài " Công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xó
Đức Trạch " để làm tiểu luận cuối khóa Mong muốn đầu tiên của tôi là thông qua tiểu
luận này đóng góp một phần nhỏ công sức và trí tuệ của mình cho xã nhà trong việc thực hiện công tác cải cách hành chính mà Đảng và Nhà nước đã đề ra
Trang 3
Bên cạnh đó, riêng đối với bản thân, việc thực hiện nghiên cứu, viết tiểu luận lần này thực sự là một dịp tốt để tôi vận dụng những kiến thức và lý luận đã được học vào thực tiễn công tác nhằm nâng cao hơn nữa về trình độ nhận thức và chuyên môn nghiệp vụ, trau dồi kỷ năng soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản QLNN ngày một tốt hơn
Với tinh thần trên, đề tài được kết cấu ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội dung gồm các mục chính sau:
I: Nhận thức lý luận về công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN
II: Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã Đức Trạch
III: Phương hướng và những giải pháp chủ yếu trong việc thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã Đức Trạch
Xây dựng, quản lý văn bản và giải quyết văn bản QLNN là những nội dung công việc đụng chạm đến nhiều cơ quan, tổ chức, nhiều lĩnh vực hoạt động rất phong phú và đa dạng Mặc dầu rất cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những khuyết điểm, hạn chế
Bản thân mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và đồng nghiệp
để tiểu luận được hoàn thiện hơn
Xin chân thành cảm ơn !
Nội dung
I- một số vấn đề chung về công tác quản lý và giải quyết văn bản quản lý nhà nước
1: Văn bản và các hình thức văn bản
1.1 - Văn bản: Là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay
ký hiệu) nhất định Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với nhiều nội dung và hình thức khác nhau Trong hoạt động quản lý Nhà nước, văn bản quản lý Nhà nước (QLNN) là văn bản hành chính do các
cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền theo luật định, mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể
1.2 - Các hình thức văn bản quản lý nhà nước:
Trang 4
1.2.1- Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)
+ Văn bản QPPL là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ
tục, trình tự luật định, trong đó có chứa các quy tắc xữ sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN
+ Hệ thống văn bản QPPL
Điều 1 của Luật Ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996 quy định hệ thống văn bản QPPL bao gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị và Thông tư
+ Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL
Theo Hiến pháp và các luật tổ chức , thẩm quyền ban hành văn bản QPPL được quy định như sau:
- Quốc hội được ban hành Hiến pháp, Luật và Nghị quyết
- ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị quyết
- Chủ tịch nước ban hành Lệnh, Quyết định
- Chính phủ ban hành Nghị quyết, Nghị định
- Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị
- Bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan ngang bộ và cơ quan thuộc chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị và Thông tư
- Viện trưởng VKSNDTC ban hành Quyết định, Chỉ thị và Thông tư
- Hội đồng thẩm phán TANDTC ban hành Nghị quyết
- Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết
- ủy ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định và Chỉ thị
1.2.2 - Văn bản quy phạm cá biệt
Văn bản quy phạm cá biệt mang tính chất quyết định, quy định những vấn đề có liên quan đến một sự việc, một cơ quan, một cá nhân, một phạm vi riêng biệt, do thủ trưởng cơ quan có tư cách pháp nhân ban hành dựa trên cơ sở văn bản QPPL
1.2.3 - Văn bản hành chính
Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc của các cơ quan Nhà nước Hệ thống văn
Trang 5
bản hành chính phổ biến hiện nay ở các cơ quan Nhà nước gồm có: Đề án, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, công văn, công điện, biên bản, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi
1.2.4 - Văn bản chuyên môn - kỹ thuật
Văn chuyên môn - kỹ thuật ngày nay tham mưu đắc lực vào sự quản lý Nhà nước Văn bản chuyên môn là loại hình văn bản mang tính đặc thù chuyên môn cao Các lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước sau đây có nhiều văn bản chuyên môn như: Thống
kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, y tế, tòa án, tư pháp, ngoại giao, an ninh, quốc phòng
Văn bản kỹ thuật: Đặc điểm của văn bản kỹ thuật là khối lượng lớn vì một công trình thường hình thành một bộ văn bản, chứ không phải chỉ một vài văn bản như văn bản hành chính - chuyên môn Văn bản kỹ thuật thường được sử dụng nhiều trong các cơ quan thuộc các lĩnh vực như: Kiến trúc, xây dựng, cơ khí, trắc địa, thủy văn
2- Công tác quản lý và giải quyết VBQLNN trong cơ quan, đơn vị
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện
Trong đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, các cơ quan Nhà nước hằng ngày thường tiếp nhận, xử lý và ban hành rất nhiều văn bản Cơ quan có vị trí, trách nhiệm càng cao thì khối lượng văn bản đến và ban hành văn bản đi càng nhiều Vì vậy, việc quản
lý và giải quyết văn bản trong mỗi cơ quan phải được thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: tiếp nhận, phân loại, chuyển giao (đối với văn bản đến); soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp lưu (đối với văn bản đi) Đồng thời, phải bảo đảm đuợc yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác, bảo mật và an toàn Làm được như vậy sẽ góp phần đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, đơn vị vào nề nếp và ngày càng được hoàn chỉnh hơn
2.1 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
2.1.1 - Tổ chức quản lý văn bản đến
Công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan tiếp nhận của nơi khác chuyển đến được gọi là
"công văn đến" hay " văn bản đến "
Trang 6
Văn bản đến cơ quan bằng bất kỳ từ nguồn nào đều phải được chuyển tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan Đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất Sau khi có ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn bản phải được chuyển đến tổ chức, cá nhân thực hiện văn bản kịp thời, đúng địa chỉ Người nhận văn bản quản lý ký nhận vào sổ chuyển văn bản và có trách nhiệm tổ chức thực hiện văn bản đúng quy định Thủ trưởng cơ quan
có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc việc thực hiện văn bản
2.1.2 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu mang danh nghĩa của cơ quan gửi đi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân được gọi là " Văn bản đi"
Văn bản đi do cơ quan ban hành phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm các thủ tục đăng ký, trình ký, đóng dấu, nộp lưu và phát hành Cá nhân hay đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra rà soát nội dung, thể thức văn bản xem đã đầy đủ, chính xác chưa, kiểm tra lại mức độ "Khẩn", "Mật' (nếu có), Kiểm tra số lượng văn bản, địa chỉ gửi văn bản sau đó chuyển cho cán bộ văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký, phát hành
Văn thư cơ quan khi nhận bản thảo phải có trách nhiệm rà soát lại lần cuối, đồng thời kiểm tra về mặt thể thức, nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản Nếu phát hiện có sai sót thì trao đổi với bộ phận soạn thảo văn bản để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh
Để quản lý việc ban hành văn bản của cơ quan được thống nhất về mặt nội dung và thể thức, yêu cầu văn bản của cơ quan, đơn vị và cá nhân nào ban hành thì chính bộ phận
cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản đó thực hiện
Văn bản đi được lập thành hồ sơ lưu trữ để ghi lại các hoạt động của cơ quan Vì vậy, cần phải được lưu giữ để phục vụ cho việc nghiên cứu và sử dụng Mỗi một văn bản
do cơ quan ban hành và gửi đi đều được lưu lại cơ quan ít nhất là 02 bản trong đó, 01 bản lưu ở đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc; 01 bản lưu ở văn thư cơ quan để thành lập tập lưu văn bản Bản lưu văn bản phải là bản gốc
Việc sắp xếp, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng văn bản lưu phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước
2.1.3 - Quản lý, giải quyết văn bản nội bộ
Trang 7
Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ Văn bản nội bộ bao gồm: Những quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao công văn
Mỗi loại giấy tờ trên phải có sổ đăng ký riêng, trong đó nêu rõ: Số, ký hiệu, ngày, tháng ký, người ký công văn, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận, ký nhận theo các quy định như đối với việc quản lý công văn đến và công văn đi
2.1.4 - Quản lý, giải quyết văn bản mật
Số đăng ký công văn, văn bản mật đến có nội dung cơ bản tương tự sổ đăng ký công văn, văn bản thường, chỉ thêm cột "mức độ mật" sau cột "trích yếu" Đối với những văn bản "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" do thủ trương cơ quan ủy nhiệm cho chánh văn phòng hoặc phó văn phòng hành chính quản lý Chỉ có người được giao quản lý văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản, công văn
Sổ đăng ký văn bản công văn mật đi tươmg tự như sổ đăng ký công văn đi, nhưng thêm cột ghi "mức độ mật" sau cột "trích yếu" Những văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc", ngoài việc đóng dấu vào công văn phải đánh dấu cả vào phong bì công văn Riêng công văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ được đánh dấu vào công văn, người chịu trách nhiệm làm bì trong ghi đầy đủ, số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên bì trong, rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và làm phong bì ngoài
Đối với văn bản Mật chỉ được phổ biến trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành Không được mang tài liệu, văn kiện mật về nhà riêng Khi cán bộ đi công tác xa, không được mang tài liệu, công văn mật không liên quan đến công tác được giao Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc vào sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số Sổ tay trong đó có ghi những điều
bí mật cũng xem như tài liệu, công văn mật, và được bảo quản như tài liệu mật Phải có hòm, tủ, khóa chắc chắn để bảo quản công văn, tài liệu mật
Trang 8
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn
vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng 01 con dấu cùng loại giống nhau Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tùy tiện mang con dấu theo người Con dấu của các cơ quan, tổ chức phải giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư lưu giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu
II Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đức trạch
- Vài nét về điều kiện tự nhiên và xã hội
Đức Trạch là một xã miền biển: phía Đông giáp biển Đông, phía Tây giáp đường QL1A, phía Nam tiếp giáp xã Đồng Trạch, phía Bắc giáp sông Lý Hoà Với vị trí địa lý nêu trên, Đức Trạch có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc giao lưu, trao đổi kinh tế, văn hoá và nhiều lĩnh vực khác với các địa phương trong huyện, trong tỉnh và trong cả nước
Đức Trạch có diện tích tự nhiên tương đối khiêm tốn, toàn xã có 249 ha đất, trong
đó diện tích đất đồi cát hoang chiếm 97 ha, còn lại là đất ở, đất canh tác hầu như không có Tổng dân số hiện nay là 1.436 hộ, 6.523 khẩu, có 3.126 lao động, được phân bố gần như đồng đều trên 6 thôn
Người dân Đức Trạch có một bề dày truyền thống về tình đoàn kết, gắn bó, tinh thần hăng say lao động, cần cù và sáng tạo trong công việc Hơn thế nữa, Đức Trạch còn là một
xã anh hùng, trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, Đảng bộ và Nhân dân Đức Trạch đã góp một phần xứng đáng công sức của mình cùng với cả nước đấu tranh bảo vệ nền độc lập, thống nhất và toàn vệ lãnh thổ, xây dựng Tổ quốc bình yên Trong thời kỳ đổi mới, cùng với cả nước, Đức Trạch đang hàng ngày hàng giờ phấn đấu vươn lên, xoá đói, giảm nghèo, ra sức thi đua phát triển kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn; phát triển văn hoá, xây dựng xã hội ấm no hạnh phúc Bên cạnh đó, Đức Trạch luôn giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội; làm tốt
Trang 9- Về tổ chức trong hệ thống chính trị
Đảng bộ xã có 176 đảng viên (trong đó 17 đảng viên dự bị) sinh hoạt ở 10 chi bộ Hội đồng nhân dân xã nhiệm kỳ 2004-2009 có 25 đại biểu, ủy ban nhân dân xã có 7 thành viên và ủy ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã đã tập hợp đầy đủ các thành viên trong khối mặt trận gồm các tổ chức đoàn thể như Hội thanh niên, Hội cựu chiến binh, Hội nông dân, Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi và Hội chữ thập đỏ
Nhìn chung, trong thời gian gần đây, xã Đức Trạch đã có nhiều bước chuyển biến và thay đổi mới hơn so vơi trước về nhiều mặt Song so với mặt bằng chung của toàn huyện thì Đức Trạch đang còn gặp nhiều khó khăn ( 9,7% hộ dân đang thuộc diện hộ nghèo)
Tuy nhiên, phát huy truyền thống của một xã Anh hùng, phát huy cao độ đức tính cần cù, chịu khó của người dân ở đây; với tiềm lực phát triển kinh tế của địa phương còn
Trang 10
rất dồi dào cùng với sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng bộ sẽ là nguồn nội lực thúc đẩy kinh tế-xã hội của xã nhà phát triển mạnh mẽ trong những năm đầu của kỷ nguyên mới, đặc biệt
là trong vấn đề chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng CNH, HĐH…
Đức Trạch
ủy ban nhân dân (UBND) xã Đức Trạch là cơ quan hành chính cấp xã, có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, Pháp luật và các nhiệm vụ khác của cơ quan Nhà nước cấp trên Đồng thời, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã Đức Trạch - UBND xã còn phải thực hiện các nhiệm vụ mà Nghị quyết của Hội đồng nhân dân đề ra và thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực ở cơ sở
Với chức năng và nhiệm vụ như trên nên thường ngày UBND xã tiếp nhận và xử lý cũng như soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng và thẩm quyền của mình
Trong khoảng 3 năm trở lại đây, công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND
xã được thực hiện khá tốt, thông qua những kết quả đã làm được:
Trước hết, ngay từ đầu nhiệm kỳ mới (2004-2009), UBND đã xây dựng được bản quy chế quy định về các nội dung chủ yếu của công tác văn thư - lưu trữ, trong đó có nội dung nói về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đây chính là cơ sở ban đầu để đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã từng bước đi vào nề nếp
+ Năm 2004, UBND xã đã tiếp nhận và xử lý toàn bộ là 476 văn bản đến; ban hành
185 văn bản đi Trong 155 văn bản đi có 42 văn bản quy phạm pháp luật, 98 văn bản nội
bộ, còn lại là văn bản hành chính thông thường
+ Năm 2005, tiếp nhận 658 văn bản đến và ban hành 345 văn bản đi Trong đó có
55 văn bản QPPL,185 văn bản nội bộ, còn lại là văn bản hành chính thông thường
+ 6 tháng đầu năm 2006, UBND xã đã tiếp nhận 350 văn bản đến , ban hành 225 văn bản đi Trong đó có 45 văn bản QPPL, 120 văn bản nội bộ , còn lại là văn bản hành chính thông thường