quản trị sự kiện tổ chức sự kiện team building tại công ty cổ phần việt tinh anh

E A JU E-~E Ạ Ô Ự ÿ - LAP KE HOACH TO CHUC SU KIEN vé quan tri su kién Khai niém loại kế hoạch đề quản trị sự kiện Vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện Quy trình chung lập kế ho

TRUONG DAI HQC LAC HONG _- KHOA QUAN TRI KINH TE QUOC TE

QUAN TRI SU KIEN

DE TAI: TÔ CHỨC SỰ KIỆN TEAM pune

TAI CONG TY CO PHAN VIET TINH ANH Lép: 23QT501 —

Nganh: QUAN TRI Giang : Nguyễn Thi Kim Hiệp

x

nam

THANH VIEN NHOM 1

UU

CHUONG 1 E A JU E-~E Ạ Ô

Ự ÿ - LAP KE HOACH TO CHUC SU KIEN

vé quan tri su kién

Khai niém

loại kế hoạch đề quản trị sự kiện

Vai trò của kế hoạch trong quản trị sự kiện

Quy trình chung lập kế hoạch tô chức sự kiện

Lên kế hoạch chi tiết sự kiện team building:

Loại hình, mục đích và đối tượng :

Thời gian và địa điểm

Sau Gala Diner và sau chuyến đi

Ứ

LOI MO DAU

Sự kiện là một phần quan trọng trong cuộc sống và hoạt động của con người Từ những buổi họp nhỏ, các cuộc gặp mặt hàng ngày cho đến các sự kiện lớn như hội nghị,

triên lãm hay lẽ kỷ niệm, việc tô chức sự kiện đòi hỏi sự chuan bi va dieu phôi công việc

Tổ chức sự kiện hiệu quả không chỉ mang lại những trải nghiệm tốt cho khách mời

mà còn giúp tạo ra cơ hội quảng bá thương hiệu, xây dựng mối quan hệ và thu hút đối tác

mới Tuy nhiên, quá trình tổ chức sự kiện có thê gặp nhiều khó khăn và thách thức, từ việc

lựa chọn địa điểm, quyết định ngày diễn ra, thiết kế chương trình, chuân bị nguồn lực, đến

việc quản lý chi phí và hỗ trợ logistik

Trong tiêu luận này, chúng ta sẽ tìm hiểu vẻ quá trình tô chức sự kiện và những yếu

tố cần thiết đê đảm bảo thành công của sự kiện Chúng ta sẽ đi sâu vào các bước cơ bản từ

lập kế hoạch, quản lý đối tác, triên khai chương trình cho đến đánh giá sau sự kiện Bên

cạnh đó, chúng ta cũng sẽ xem xét một số nguyên tắc và chiến lược quan trọng trong việc

tố chức sự kiện hiệu quả

Hy vọng rằng tiêu luận nảy sẽ cung cấp những kiến thức cân thiết đề tô chức được những sự kiện thành công và mang lại những trải nghiệm tốt cho khách mời Chúng

bắt đầu khám phá thế giới của sự kiện và tìm hiểu cách tô chức chúng một cách chuyên

nghiệp

Lý do chọn đề tải :

Trong bài luận này, đề tài của chúng em sẽ là “Tổ chức sự kiện Team Building cho

công ty” Qua bài tiêu luận này, chúng em mong muốn đem lại cái nhìn tông quan về việc

tô chức sự kiện nói chung cũng như ngành quản trị sự kiện nói riêng Nhìn chung, tô chức

sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu

tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tổ thiết yếu; và tô chức tiến

hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thê đề truyền đạt những

thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội Có thê khẳng định tô

chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu

sự chỉ phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của

nghề tô chức sự kiện

Bài trình bày gồm 2 chương :

* Chuong 1: Khai quat vé quan tri su kién — Kế hoạch tô chức sự kiện quy trình chung lập kế

hoạch tô chức sự kiện

* Chương 2: Tổ chức sự kiện team building cho công ty Việt Tình Anh

CHUONG 1 E A ITU E-E A Oo U

CHUC SU KIEN

về quản trị sự kiện

Khái niệm

Quản sự kiện trị là quản lý dự án sự kiện bao gồm các công việc lên kế hoạch, điều

phối công việc sự kiện Các sự kiện có quy mô lớn như hội nghị, đâm cưới, lễ hội đảm

bảo mọi hoạt động diễn ra thành công tốt đẹp Người quản trị sự kiện cần có cái nhìn tổng quan, thực viện các công việc như nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng khách mời

tham gia, từ đó phân công nhân sự và điều phối kỹ thuật sẵn sàng trước khi ra mắt sự kiện

hân loại kế hoạch để quản trị sự kiện

°Ồ = heo mức độ chi tiết của khách hàng: kế hoạch tông thê, kế hoạch chỉ tiết hoạt

động, kê hoạch thực hiện nhiệm vụ của cá nhân

° = heo phương pháp lập khách hàng: Kế hoạch cuốn chiếu, dòng chảy song song, hỗn hợp

heo các nguồn lực tham gia quá trình kế hoạch: Kế hoạch nhân sự, về địa điểm tổ chức sự kiện, về trang thiết bị, an ninh an toàn

heo quy trinh tô chức sự kiện:, đón tiếp khai mạc sự kiện, điều hành diễn biến sự kiện, khăc phục sự cô phát sinh, bề mạc kết thúc sự kiện, cho công việc sau sự kiện

Vai trò của kê hoạch trong quản trị sự kiện

* Giúp nhà tô chức sự kiện phôi hợp và sử dụng tôi ưu các nguôn lực nhăm thực hiện hiệu quả các nội dung của sự kiện

ác định được tiên trình và thời gian của các hạng mục, đảm bảo tiên độ chân bi và triên khai sự kiện

aco so cho việc: chuân bị, thực hiện, kiêm tra, kiếm soát và đánh giá kêết quả sự kiện

1úp nhà tô chức sự kiện tôi thiêu hóa các tác động tiêu cực của sự cô và chủ động

tiên hành các biện pháp khắc phục khi có những vân đề phát sinh

1úp việc dự trù, tính toán và điêu chỉnh dự toán ngân sách tô chức sự kiện một

each day du chinh xac hon

Quy trình chung lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công gồm các bước sau

> Bước I: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện

Có rất nhiều các loại hình tô chức sự kiện, dựa vào tính chat của sự kiện mà có thé

chia thành cả loại hình như sau:

- _ Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thô, lễ khánh thành

* - Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới

* _ Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,

- - Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội

chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing

* Sw kién thé thao, giải trí: ngày hội thê thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải,

Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dé

dàng lên kế hoạch chính xác nhất Từ đó tiết kiệm thời gian công sức mà vẫn đảm bao hướng tới mục đích chính cuối cùng

> Bước 2: Xác định đối tượng khách mời

Đề sự kiện diễn ra hiệu quả, khi lên kế hoạch doanh nghiệp cần phân loại và chọn

ra đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện Nên xác định danh sách khách

mời sớm việc nảy sẽ giúp tính toán chỉ phí hiệu quả và tìm địa điểm tổ chức phù hợp

Đồng thời, cũng nên gửi thiệp, thông tin trước ít nhất khoảng 2 tuần đê khách mời có thê

sắp xếp công việc và thời gian tham dự

> Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện

Ý tưởng là” linh hồn của sự kiện” Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng

đầu trong các bước tô chức sự kiện, nó như” kim chỉ nam” định hướng cho nhà tô chức triển khai thực hiện sự kiện đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan chính Một sự

kiện thành công là sự kiện có ý tưởng tốt ( tính độc đáo, mới lạ, ấn tượng và kha thi) Phải xác định được ý tưởng và chủ đề của sự kiện đê tìm ra địa điểm cách trang trí

phù hợp, thời gian tô chức đề đạt được hiệu quả cao từ đó xâu chuỗi toàn bộ hoạt động

của sự kiện, giúp nó diễn ra đúng hướng và đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất

> Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm

Địa điểm: Ở Việt Nam, thời gian từ thàng chín tới thàng giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới.Tháng mười hai tới tháng hai năm sau là tháng cao điểm của lễ tết,

thang hai va tháng ba 1a tháng cao điểm của lễ hội Vi vậy khi lựa chọn địa điểm tổ chức cần chú ý đến vấn đề thời tiết Căn cứ vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, các

iép sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp Cần ưu tiên đánh giá và lựa chọn các yếu tố

như không gian rộng rãi, dé dàng di chuyên, thuận tiện giao thông, đầy đủ tiện ích và có

bãi đỗ xe lớn

Thời gian: Khi xác định thời gian tô chức, bạn cần ưu tiên lựa chọn các khung giờ

thuận lợi cho khách mời Thông thường có thê là cuối tuần hoặc thời gian buôi tối, ngoài giờ hành chính đề không ảnh hưởng đến công việc của khách

> Bước 5: Dự trù chỉ phí tô chức cho công ty

Xây dựng kế hoạch dự trù giúp hạn chế các rủi ro thiếu hụt ngân sách của doanh

nghiệp Nếu không có một bảng chi phi rõ ràng, sự kiện có thể xảy ra những sai sót không đáng có Việc này sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về công ty

> Bước 6: Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ ( nếu có)

Đối với các sự kiện quy mô, đòi hỏi mức ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục

phải thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chỉ phí lớn Điều nảy được thể hiện thông qua việc cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay

trang thiết bị

Thêm vào đó, những đơn vị có nhận diện thương hiệu tốt hoặc có tầm ảnh hưởng

trong lĩnh vực sẽ giúp tăng cường hiệu quả truyền thông Đồng thời khăng định độ chuyên nghiệp của sự kiện, dễ gây được tiếng vang với công chúng

> Bước 7: Xây dựng kịch ban va timeline cho sw kién

Việc xây dựng timeline giống như đang vẽ một sơ đồ từng bước cần thực hiện đề hoàn thành sự kiện tương ứng với khung thời gian nhất định của chương trình Nó giúp người dùng dé dàng quản lý tiến độ công việc cũng như thời gian hoàn thành công việc đó

của một sự kiện thường sẽ được chia làm 3 phan chinh: Khai mạc — chuong trình chính và bê mạc Trong môi phân này, bạn cân lựa chọn tô chức các

hoạt động tương ứng nhằm truyền tải đến khách mời thông điệp

Kịch bản: Kịch bản phải bao quát toàn bộ các hoạt động của sự kiện Trong kịch bản, bạn sẽ phải lập chỉ tiết nội dung chương trình, nhân sự phụ trách, đạo cụ sử dụng và thời gian diễn ra từng hạng mục Nên tập trung xây dựng một kịch bản chi tiết và độc đáo

đê đảm bảo chương trình dién ra thuận lợi và gây được ấn tượng cho khách mời

> Bước 8: Lập kế hoạch quảng bá

Các kênh quảng bá được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là:

» - Quảng cáo trên mạng xã hội: facebook, Instagram, zalo

« Tiếp thị qua email, báo điện tử

* Tiép thị qua áp phích, tờ rơi

« _ Quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng: truyền hình, báo chi

> Bước 9: Triển khai kế hoạch tô chức sự kiện

* Trang tri địa điểm dựa theo concept chương trình

* Setup trang thiết bị

* - Lựa chọn menu tiệ

* Chuan bị tài liệu tiếp thị

* Chuan bj qua ting

> Bước 10: Đánh giá, rút kinh nghiệm

ập kế hoạch tô chức sự kiện tốt đến đâu thì trên thực tế vẫn sẽ có những phát sinh

không đáng có, hoặc những đầu mục công việc mà bạn có thể làm tốt hơn Các buổi họp

đánh giá sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp có sự nhìn nhận lại các vấn đề này, rút ra kinh

nghiệm tô chức cho các sự kiện sau Từ đó nâng cao chất lượng các sự kiện, cải thiện mức

độ uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

CHƯƠNG2 TỎ CHỨC SỰ E

VIỆT TINH ANH

Giới thiệu chung về công ty Việt Tỉnh Anh

Logo công ty Việt Tình Anh

Các nghiên cứu đã cho thấy rằng, trẻ em thường sử dụng khoảng 15.000 giờ để chơi trong 6 năm đầu đời Việt Nam là đất nước có dân số trẻ nên nhu cầu về đỗ chơi dành

cho trẻ đang tăng trưởng liên tục trở thành một nhu cầu thiết yêu trong mỗi gia đình

Hiểu được xu hướng phát triển này Công ty Cô Phần Việt Tinh Anh đã được thành lập từ giữa năm 2009 bởi một nhóm doanh nhân trẻ, nhiệt huyết và yêu trẻ em nhằm cung

cấp đồ chơi chất lượng mang tính giáo dục cao cho trẻ em tại Việt Nam

Mục tiêu của Việt Tình Anh là giúp trẻ rèn luyện ý thức, giáo dục nhân cách, đánh

thức tiềm năng sáng tạo và khẳng định cá tính riêng của trẻ thông qua đồ chơi cho trẻ Hiện tại, công ty Việt Tinh Anh là nhà phân phối chính thức sản phâm đồ chơi LEGO tại thị trường Việt Nam đồng thời cũng là đối tác phân phối của những thương hiệu

đồ chơi nỗi tiếng trên khắp thế giới như SIKU mô hình xe đến từ Đức; búp bê Moxie Girlz

của tập đoàn MGA Hoa Kỳ; Pink Poppy, Champion, đồ chơi cho trẻ so sinh K’s Kids,

nhạc cụ Janod của Pháp

Việt Tỉnh Anh sở hữu các chuỗi thương hiệu đồ chơi cao cấp và hệ thống cửa hàng

phu rong rai trong ca nude : MYKINGDOM , HOBIVERSE, ZUZU

WvKineDoly () HOBIVERSE

we AMZ

Logo mội số nhãn hàng của công ty VTA

GIOL THIEU CAC/NHAN

HIỆU

Tâm nhìn

Việt Tỉnh Anh mong muốn trở thành người bạn thân thiết, dang tin cậy của mọi gia

đình Việt Nam, giúp các bậc phụ huynh trong việc phát triển toàn diện về trí não, sự sáng

tạo và khả năng vận động của trẻ thông qua những món đồ chơi chất lượng cao mà công †

mang lại

Sứ mệnh

Công ty Việt Tỉnh Anh cung cấp các sản phâm đồ chơi mang tính giáo dục, giải trí

và an toàn nhằm phát triên khả năng tư duy sáng tạo và trí tưởng tượng của trẻ em Việt

Tinh Anh cam kết mang đến cho trẻ em Việt Nam nhiều niềm vui trong quá trình phát triển

một cách tích cực nhất Phương châm: vừa học vừa chơi, phát triển trí tuệ tư duy sáng tạo!

Lên kế hoạch chỉ tiết sự kiện team building:

Loại hình, mục đích và đối tượng

Loại hình: du lịch kết hợp team building

Mục đích: thư giản cũng như là phần thưởng nhỏ cho tập thê công nhân viên đã cô găng làm việc trong thời gian qua Kêt nôi, cô vũ, khích lệ và tiếp

lửa cho nhân viên đánh thức được những nội lực, những khả năng còn chưa bộc

Đối tượng tham gia : toà thê cán bộ công nhân viên của công ty Việt Tỉnh Anh Thời gian và địa điểm

Thời gian : Khoảng thời gian bán hàng thấp điểm trong năm là Quý II, ví thế tinh thần mọi người đi xuống do doanh số bán hàng thấp, thị trường ảm đạm, vì thế chọn tháng

9 làm thời gian tô chức sự kiện

Địa điểm: Với tiêu chí thời gian là 2 ngày 1 đêm và theo mùa hè nên sẽ chọn bãi biên

Dự toán chỉ phí và lựa chọn đơn vị đồng hành :

Địa điểm: Phan Thiết

Số lượng nhân viên : 500 người

Địa điểm xuất phát : TP Hồ Chí Minh

Đơn vị đồng hành : Bến Nghé Travel

VND /người Chỉ tiết như bảng sau :