Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - QUẢN LÝ VÀ TRA CỨU HÀM TRONG EXCEL pot

Phần mềm này hỗ trợ người sử dụng Excel làm quen với các hàm trong Excel cũng như việc sử dụng của các hàm này thông qua các ví dụ cụ thể ngoài ra người sử dụng còn có thể bổ sung sửa ch

ĐỒ ÁN:

QUẢN LÝ VÀ TRA CỨU HÀM TRONG EXCEL

Lời nói đầu

Công nghệ thông tin là một ngành được ứng dụng từ lâu Nhưng vào cuối những năm của thế kỷ 20 và đến nay, công nghệ thông tin mới thực sự phát triển mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực Công nghệ thông tin không những phát triển ở những nền kinh tế phát triển mà ngay cả những nước có nền kinh tế đang phát triển hoặc chưa kịp phát triển thì cũng có sự xâm nhập và phát triển công nghệ thông tin ở đó

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay nếu trễ một phút là có thể mất một ngày công hoặc hơn thế nữa Trong bất kì một ngành nào thì thời gian cũng vô cùng quý giá Bạn là nhân viên văn phòng hay kĩ sư…thì việc biết và sử dụng các ứng dụng của tin học là điều cần thiết

Hiện nay phần mềm Excel đã chứng tỏ khả năng đáp ứng tốt các vấn đề xử lí

số liệu mà trước đây ta phải làm bằng tay Nhưng không phải bất kì ai cũng nắm rõ được phần mềm này, đặc biệt là nhớ được các hàm sử dụng trong Excel vì nó đòi hỏi chính xác cao trong từng câu lệnh và cách sử dụng nó

Đề tài “Quản lí và tra cứu hàm trong Execl” cũng không ngoài mục đích giúp cho người sử dụng dễ dàng trong việc tra cứu cũng như quản lí các hàm trong Excel

để khai thác và học tập Phần mềm này hỗ trợ người sử dụng Excel làm quen với các hàm trong Excel cũng như việc sử dụng của các hàm này thông qua các ví dụ cụ thể ngoài ra người sử dụng còn có thể bổ sung sửa chữa thêm hay xoá hàm một cách đơn giản và thuận tiện

Trong quá trình thực hiện, được sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Minh Quý cùng các bạn trong lớp nên nhóm em đã hoàn thành công việc của mình

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cùng các bạn !

MỤC LỤC

Lời nói đầu 4

Đề tài 5

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 6

CHƯƠNG II: MÔ TẢ HỆ THỐNG 8

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG……… ……… ………8

1 Mục đích khảo sát hiện trạng……… ………8

2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng……… ……….8

3 Các yêu cầu đối với một cuộc điều tra……….………9

4 Chiến lược điều tra……… ……… …………9

4.1Các nguồn điều tra……… ………… ……….9

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13

I Xây dựng biểu đồ chức năng……… ……… …………13

II Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ……… …… ……… 14

1.Vẽ biểu đồ luồng giữ liệu ……… ………14

1.1 Biểu đồ mức bối cảnh ……… ………… 15

1.2 Biểu đồ mức đỉnh ……… …… …… 16

1.2.1 Định nghĩa chức năng tra cứu và tìm kiếm hàm………… … 16

1.2.2 Định nghĩa chức năng cập nhật 17

1.2.3 Định nghĩa chức năng in ấn 17

III Biểu đồ thực thể liên kết 18

IV Bảng quan hệ và mối quan hệ giữa chúng 18

V Lưu đồ thuật toán 20

VI Thiết kêt giao diện 21

1.Form chính……… ……… 21

2 Sửa hàm……… 22

3 Thêm hàm 22

4 Xoá hàm 23

LỜI KẾT 25

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

Trong những năm gần đây việc ứng dụng máy tính trong công tác quản lý thông tin, học tập, nghiên cứu khoa học ở nước đang phát triển mạnh Song song với việc phát triển nghiên cứu thì các phần mềm tin học cũng phát triển không kém Các phần mềm không ngừng ra đời để đáp ứng nhu cầu học tập, làm việc, giải trí của con người Phần mềm Excel được ra đời từ rất sớm để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng

Phần mềm Excel được sản xuất bởi hãng Microsoft nó có các phiên bản 97,

2000, 2003, 2007; trong đó các phiên bản về sau là những phiên bản được nâng cấp

và cải tiến từ các phiên bản ra trước qua đó ứng dụng Excel cũng được cải tiến hơn Người sử dụng Excel thường gặp phải nhiều vấn đề trong đó việc quên hàm và cách

sử dụng nó là một vấn đề nan giải cần có cách khắc phục

Hàm là một phương thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó, hoặc giúp đỡ người sử dụng ra một quyết định dựa trên những thông số được cung cấp bởi người dùng Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm trong Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy ta có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình

Đối với một phần mềm trợ giúp người sử dụng thì yêu cầu đầu tiên là nội dung phải phong phú, chính xác Cách thể hiện nội dung và trình bầy nội dung phải khoa học, dễ hiểu, dễ nghiên cứu, sao cho người dùng có thể sử dụng một cách dễ dàng Người dùng có thể tìm những kiến thức mình cần một cách nhanh chóng mà không phải xem hết nội dung mới tìm thấy Ngoài những chức năng chính ra phần mềm cũng phải có một giao diện thân thiện, phù hợp với nội dung kiến thức

Qua thăm dò ý kiến của người sử dụng biết được nhu cầu và nguyện vọng của người sử dụng nhóm chúng tôi đã đưa ra phần mếm “Quản lý và tra cứu hàm trong Excel” Phần mềm này không những giúp người sử dụng dễ dàng tra cứu các hàm trong Excel mà nó còn giúp người sử dụng biết cách dùng các hàm trong đó một cách

dễ dàng thông qua ví dụ, mô tả, diễn giải Ngoài ra phần mềm còn giúp người sử dụng quản lý hàm bằng cách cho phép người sử dụng xóa những hàm sai, sửa chữa những hàm bị lỗi và thêm những hàm mà trong phần mềm chưa có

Do vậy đối với phần mềm “Quản lý và tra cứu hàm trong Excel ” cũng phải đáp ứng được các yêu cầu:

 Nội dung các hàm phải phong phú và chính xác: Phần mềm phải cung cấp các hàm cơ bản, thông dụng trong Excel Đối với mỗi hàm phải có phần mô tả, cú pháp, diễn giải, ví dụ minh hoạ làm sao cho người sử dụng có thể tiếp cận một cách dễ dàng và vận dụng một cách nhanh chóng

 Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, giúp người dùng có thể tìm kiếm nhanh các hàm mình cần

 Ngoài ra người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh các hàm mình cần thông qua các ứng dụng cho việc tra cứu như: Tra cứu trên danh sách hàm, tra cứu theo tên hàm, tra cứu gần đúng

 Với mỗi hàm đều có các ví dụ minh hoạ

 Xây dựng một số chức năng hỗ trợ trong việc quản lý như chức năng sửa chữa, xoá hàm, thêm hàm,hiển thị toàn màn hình…

 Giao diện thân thiện,dễ sử dụng, có bố trí các menu tầng…

CHƯƠNG II: MÔ TẢ HỆ THỐNG

Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, vì “Nhu cầu là mẹ của mọi sự sáng tạo” do đó đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ hệ thống để sáng tạo ra một

hệ thống mới trước hết phải làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà

hệ thống đó đòi hỏi phải đáp ứng Tìm hiểu nhu cầu, các vấn đề đặt ra đối với hệ thống và thu thập tất cả các thông tin liên quan đến sự hoạt động của hệ thống Nhằm mục đích làm cho chương trình thực hiện đún yêu cầu mà công việc đòi hỏi

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

1 Mục đích khảo sát hiện trạng

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đầu của quá trình phân tích

hệ thống Việc khảo sát thường được tiến hành qua hai giai đoạn

+ Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án

+ Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định lợi ích kèm theo

Từ mục đích trên chúng tôi đã đưa ra được mục đích trong đề tài của mình:

 Hệ thống được xây dựng nhằm mục đích giúp người sử dụng dễ dàng tra cứu và quản lý các hàm trong Excel để người sử dụng đỡ mất thời gian nhớ lại hay tìm trong sách vở

 Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

 Chỉ ra chỗ hợp lý của hệ thống cần được phát huy và những chỗ bất hợp

lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống hoàn thiện hơn

và đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra

2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng

Qua thực tế cho thấy phần mềm Excel ứng dụng rất rộng rãi được nhiều đối tượng sử dụng và được sử dụng trong rất nhiều các ngành nghề khác nhau như kế toán, giáo viên, học sinh, sinh viên đó là một lợi thế cho người thiết kế phần mềm này vì phần mềm này tạo ra sẽ được sử dụng rộng rãi với nhiều đối tượng và trong nhiều môi trường khác nhau

Nhận biết được tâm lý của người sử dụng nhóm thực hiện phần mềm đã :

 Tìm hiểu môi trường và phạm vi sử dụng của phần mềm từ đó biết được nhu cầu của người sử dụng (xem họ cần gì và nguyện vọng của họ về một phần mềm như thế nào)

 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với phuơng thức xử lý các thông tin đó

 Thu thập các hàm trong Excel và các cách sử dụng nó từ những tài liệu, sách, báo…trong quá trình sử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng vì vậy ta người dùng có thể viết thêm những hàm mới thích hợp cho riêng mình

 Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng

 Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai

 Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề suất hướng giải quyết

 Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

3 Các yêu cầu đối với một cuộc điều tra

 Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại

 Không bỏ sót thông tin

 Các thông tin thu thập phải được tìm hiểu, nghiên cứu một cách kỹ lưỡng

 Không được trùng lặp

 Không gây phản ứng ở người bị điều tra

4 Chiến lược điều tra

 Điều tra từ người dùng hệ thống: đây là nguồn thông tin điều tra đầu

tiên vì nó rất quan trọng phục vụ trược tiếp cho người sử dụng Phương pháp điều tra thường dùng là phỏng vấn hoặc điều tra bằng phiếu

 Điều tra bằng cách phỏng vấn thông qua các câu hỏi mở hoặc những câu hỏi đóng ban đầu là những câu hỏi khái quát, sau đó là những câu hỏi tập chung vào một chủ điểm, một chi tiết nhất định

 Học hỏi từ các phần mềm có ứng dụng tương tự như trong ngôn ngữ lập trình VB…

 Thu thập thông tin qua giao tiếp xã hội

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU ĐIỀU TRA

 Bạn có hay sử dụng phần mềm Excel không?

 Nếu bây giờ có một phần mềm “Quản lý và tra cứu hàm trong

Excel” ra đời thì bạn mong muốn gì ở phần mềm đó?

 Bạn nghĩ gì về phần mềm của chúng tôi?

Để phần mềm của chúng tôi đáp ứng được tốt hơn nhu cầu sử dụng của các bạn Chúng tôi rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành từ phía các bạn

Thay mặt cho những người làm phần mềm “Quản lý và tra cứu hàm trong

Excel” xin chân thành cảm ơn!

** Chú ý: Quá trình điều tra phải tiến hành lặp đi, lặp lại

 Phân loại và biên tập các thông tin điều tra

 Hiện tại / tương lai

 Nội bộ / môi trường

 Tĩnh / động / biến đổi

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Qua quá trình khảo sát hiện trạng và phân tích yêu cầu của hệ thống nhóm

thực hiện phần mềm đã đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng sau:

Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng

Từ việc tìm hiểu thực tế nhóm đã đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như trên Qua biểu đồ phân cấp chức năng ta thấy được mục đích mà người xây dựng phần mềm muốn tạo ra

Phần mềm quản lý và tra cứu hàm trong Excel có những chức năng chính là: Cập nhât hàm, Tra cứu và In ấn

Cập nhật hàm trong Excel có chức năng sửa chữa, xoá hàm và thêm hàm

 Sửa chữa giúp người sử dụng có thể sửa chữa những sai sót của các hàm

trong chương trình Người sử dụng phát hiện lỗi sai của các hàm trong chương trình có quyền tự sửa chữa những lỗi sai đó nhưng phần mềm này

QUẢN LÝ VÀ TRA CỨU HÀM TRONG

chỉ hỗ trợ người sử dụng phần mêm trong chương trình mình sử dụng còn phần mềm vẫn không hề bị sửa đổi khi người khác dùng

 Xoá hàm nhằm mục đích giúp người sử dụng xoá những hàm dư thừa hay

loại bỏ những hàm sai sót do quá trình nhập, bổ xung hoặc do tài liệu sai

 Thêm hàm là quá trình bổ xung những hàm hay nhóm hàm mà trong

chương trình chưa hoặc cũng có thể do người sử dụng cập nhật từ các tài liệu tham khảo hay do chính bản thân người sử dụng tự định nghĩa trong quá trình làm

dàng thông qua những hỗ trợ đặc biệt như tra cứu trên danh sách hàm, tra cứu theo tên hàm, tra cứu gần đúng

 Tìm kiếm theo tên hàm: được dùng khi người sử dụng nhớ tên hàm nhưng

không biết cách sử dụng hoặc cũng có thể chưa chắc chắn về độ chính xác của hàm khi đó người sử dụng chỉ cần đánh tên hàm vào thanh công cụ tìm kiếm nếu hàm của mình cần tra có sẵn trong kho dữ kiệu thì hàm đó sẽ trả ra còn nếu hàm không được trả ra thì có thể hàm đó không có trong kho dữ liệu hoặc hàm mìn đưa ra là sai

 Tìm kiếm theo nội dung hàm: Các bạn đã từng tìm kiếm trên Google bao giờ

chưa? Đây là một cách tìm kiếm hiệu quả trên mạng mà rất nhiều người biết đến vì tính hiệu quả cao của nó Từ việc tìm hiểu nhu cầu của người sử dụng

để đáp ứng việc tra cứu một cách dễ dàng phần mềm đã áp dụng cách tra cứu hiệu quả của Google để đưa ra chức năng này Mục đích của việc tìm kiếm theo nội dung hàm được áp dụng trong trường hợp người dùng không nhớ chính xác được hàm hay nhóm hàm mình cần sử dụng nhờ vào ứng dụng này

mà người sử dụng có thể tra cứu bằng những gợi nhớ như chữ cái đầu tiên hay mục đích của hàm cần sử dụng

 Tra cứu trên danh sách hàm: Cùng mục đích là được trả về hàm cần tra

nhưng tra cứu khác với tìm kiếm ở chỗ dùng tìm kiếm là ta đưa ra hàm cần tra qua công cụ tìm kiếm hàm cần tìm sẽ được trả về còn tra cứu là ta tìm kiếm trên cây thư mục có sẵn Trong phần tra cứu này sẽ có cây thư mục trả

ra nhóm hàm và các hàm để giúp bạn tìm trực tiếp trên cây thư mục đó

In ấn hỗ trợ việc in ví dụ, in mô tả, in diễn giải

II Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

1.Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu

Qua phân tích và nghiên cúu nhóm thưc hiện đề tài đã đưa ra được biểu đồ

luồng dữ liệu các mức như sau:

1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức bối cảnh.

 Người sử dụng gửi yêu cầu hàm cập nhật thì hệ thống sẽ tự động cập nhật trong chương trình và trả lại kết quả sau khi đã cập nhật Kết quả cập nhật ở đây có thể là thông báo đã cập nhật

 Người sử dụng đưa ra hàm cần in thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu cầu sẽ tự động trả ra kết quả in Kết quả in đó có thể là danh sách các hàm, nội dung của hàm hay các ví dụ …

cứu hàm trong excel

 Chức năng in ấn như trong phần biểu đồ phân luồng dữ liệu mức bối cảnh Người sử dụng đưa ra hàm cần in thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu cầu sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là thông tin người sử dụng cần in

1.2.1 Định nghĩa chức năng tra cứu và tìm kiếm hàm

Trong biểu đồ tra cứu và tìm kiếm này tác nhân là Người sử dụng Người sử dụng có các chức năng: tìm kiếm theo tên hàm, tìm kiếm theo nội dung hàm, và tra cứu theo nội dung hàm Biểu đồ còn có các luồng dữ liệu, các tác nhân và kho HÀM

 Khi người sử dụng yêu cầu đưa ra tên hàm thì ngay sau khi hệ thống nhận được tên hàm mà người sử dụng đưa ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là bao gồm tên hàm, cú pháp, nội dung, ví dụ, các hàm liên quan và chú ý

 Khi người sử dụng không nhớ tên hàm mà chỉ nhớ nội dung hàm đó, hàm đó dùng để làm gì thì người sử dụng sẽ đưa ra nội dung hàm cần tra yêu cầu hệ thống trả lại tên và nội dung hàm thì ngay sau khi hệ thống nhận được nội dung hàm mà người sử dụng đưa ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là bao gồm tên hàm, cú pháp, nội dung, ví dụ, các hàm liên quan và chú ý

 Khi người sử dụng yêu cầu đưa ra tên hàm bằng cách tìm trực tiếp trên cây thư mục thì ngay sau khi hệ thống nhận được tên hàm mà người sử dụng đưa

ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là bao gồm tên hàm, và nội dung liên quan