3.Quy trình hoạt động của công ty: Khách hàng muốn công ty giao hoặc nhận hàng qua Cảng, trước tiên sẽ giao dịch trực tiếp với giám đốc và gửi thông tin về hàng hoá đósố lượng, chủng l
Trang 1ĐỀ TÀI:
Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của công ty TNHH thương mại và dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong
Trang 2
I.Mô tả bài toán và giải pháp:
1.Giới thiệu khái quát công ty:
Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong
Địa chỉ : số 514 Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phòng
Điện thoại: 031 769555
Công việc chính là vận tải hàng hoá theo yêu cầu của khách qua Cảng Hải Phòng, chủ yếu là nhận hàng nhập khẩu chuyển qua Cảng và giao lại cho khách hoặc nhận chuyển hàng cho khách đến Cảng
Cơ sở vật chất gồm có: một văn phòng đặt tại số 514 Lê Thánh Tông -Ngô Quyền -Hải Phòng, ngoài ra công ty còn sở hữu 2 xe kéo rơ moóc loại 20’ và 40’
Nhân viên trong công ty gồm có 5 người
Trong đó:
Giám đốc : bà Đặng Thị Huê
Kế toán : Nguyễn Thị Thu Hà
Nhân viên giao nhận: Trần Thành Trung
Ngô Hữu Đình
Nguyễn Khánh Nhân
2.Cơ cấu tổ chức và chức năng:
Công ty gồm 3 bộ phận: Giám đốc,bộ phận kế toán và bộ phận giao nhận hàng
GIÁM ĐỐC
Trang 3
Trong đó :
GIÁM ĐỐC: điều hành mọi hoạt động công việc của công ty
KẾ TOÁN: có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, chứng từ và theo dõi việc thu chi hàng ngày của công ty,từ đó lập các báo cáo thống kê doanh thu trình lên giám đốc Ngoài ra nhân viên kế toán còn kiêm luôn chức năng của một nhân viên văn phòng
BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG: trực tiếp làm các thủ tục cần thiết để lấy hàng hoặc gửi hàng cho khách
3.Quy trình hoạt động của công ty:
Khách hàng muốn công ty giao hoặc nhận hàng qua Cảng, trước tiên sẽ giao dịch trực tiếp với giám đốc và gửi thông tin về hàng hoá đó(số lượng, chủng
loại,…).Giám đốc sẽ chuyển cho kế toán tính toán và gửi cước phí tính toán cho
khách hàng dựa trên bảng giá, nếu khách hàng đồng ý sẽ thông báo lại với công
ty kế toán lập hợp đồng gửi cho khách, khách sẽ ký hợp đồng, đồng thời gửi
thêm bộ hồ sơ hàng Giám đốc sẽ giao cho kế toán để kế toán lưu thông tin vào
hồ sơ khách hàng, sau đó hồ sơ này chuyển cho nhân viên giao nhận hàng để nhân viên này làm thủ tục tại Cảng Sau khi nhận được hồ sơ nhân viên giao
nhận hàng sẽ đến nơi để hàng làm thủ tục nhận hàng (nếu nhận hàng từ Cảng
phải cần có phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho sau khi hồ sơ về hàng được
kiểm tra xác nhận, còn nếu nhận hàng từ khách tiến hành lập biên bản giao nhận hàng ).Khi nhận hàng xong tiến hành chuyển hàng, lập phiếu yêu cầu vận chuyển và đưa cho chủ xe ký nhận Sau khi chuyển hàng đến nơi làm thủ tục giao hàng (nếu giao hàng tới cho khách thì lập biên bản giao nhận hàng còn nếu
giao hàng tới Cảng thì sẽ nhận phiếu giao nhận kiêm phiếu nhập kho của Cảng
sau khi trình mọi hồ sơ về hàng) Kết thúc việc giao hàng kế toán lập, gửi phiếu
yêu cầu thanh toán đến khách hàng, sau khi khách thanh toán xong sẽ ghi hoá đơn thanh toán đưa lại cho khách
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cũng được
Cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng kết hoạt động và lập báo cáo tình hình giao
nhận hàng, doanh thu cho giám đốc
4.Giải pháp cho hệ thống:
Qua việc phân tích hoạt động của công ty ta thấy: hồ sơ về mặt hàng vận chuyển rất phức tạp cần lưu trữ để có thể đối chiếu, công việc tính toán cước phí vận chuyển Cần xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng với dữ liệu vào là: thông tin về hàng cần giao hoặc nhận, bộ hồ sơ thông tin liên quan mặt
Trang 4
hàng,….Hệ thống sẽ đưa ra :cước phí vận chuyển, phiếu yêu cầu vận chuyển, biên bản giao nhận hàng, phiếu yêu cầu thanh toán, hoá đơn thanh toán…
5.Các hồ sơ liên quan:
5.1)Biên bản giao nhận:
Trang 5
5.2)Phiếu yêu cầu vận chuyển:
Trang 6
5.3)Phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho:
Trang 7
5.4)Phiếu đề nghị thanh toán:
Trang 8
6.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhận và hồ sơ:
Trang 9
Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét
tính toán cước phí
gửi cước phí
lập hợp đồng
làm thủ tục nhận hàng
lập biên bản giao nhận
lập phiếu yêu cầu vận chuyển
làm thủ tục giao hàng
lập phiếu đề nghị thanh toán
viết hoá đơn thanh toán
lập báo cáo
Khách hàng Công ty Cảng Giám đốc
Kế toán Nhân viên giao nhận Bảng giá
Hợp đồng Biên bản giao nhận Phiếu yêu cầu vận chuyển Phiếu đề nghị thanh toán Hoá đơn thanh toán Báo cáo
Hồ sơ khách hàng
( tác nhân ) = ( tác nhân ) ( tác nhân ) ( tác nhân ) ( tác nhân )
hồ sơ DL
hồ sơ DL
hồ sơ DL
hồ sơ DL
hồ sơ DL
hồ sơ DL
hồ sơ DL
hồ sơ DL
II.Mô hình nghiệp vụ của hệ thống:
1.Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh:
Trang 10
a) Sơ đồ:
Hình1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý giao nhận hàng
0
HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIAO NHẬN HÀNG KHÁCH HÀNG
gửi thông tin hàng
tính cước phí gửi hợp đồng
ký ,gửi hồ sơ vận chuyển hàng gửi phiếu y/c thanh toán
thanh toán tiền ghi hoá đơn thanh toán
CẢNG
gửi hồ sơ hàng xác nhận,gửi phiếu xuất(nhập)kho lấy (gửi) hàng
GIÁM ĐỐC
y/c báo cáo báo cáo
Trang 11
2.Biểu đồ phân rã chức năng:
Hình 2: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý giao nhận hàng
3.Mô tả chi tiết chức năng lá:
Hệ thống quản lý giao nhận hàng
1.1.Tính toán cước
1.2.Lập hợp đồng
1.3.Ký , nhận hồ sơ hàng
1.4.Làm thủ tục nhận hàng
2.1.Làm thủ tục giao hàng
2.2.Lập ,gửi phiếu y/c thanh toán
2.3.Viết hoá đơn thanh toán
3.1.Lập báo cáo
1.5.Lập phiếu y/c vận chuyển
Trang 12
(1.1)Tính toán cước: Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng sẽ gửi
thông tin về mặt hàng cần vận chuyển đến công ty ,thông tin bao gồm: chủng loại, số lượng, quãng đường vận chuyển,… Đồng thời cũng tính cước phí cho khách để khách xem xét
(1.2)Lập hợp đồng: Nếu khách hàng đồng ý với giá cước thì kế toán sẽ
thảo hợp đồng
(1.3)Ký nhận hồ sơ hàng: Khách hàng sẽ ký vào hợp đồng và đồng thời
gửi cho công ty hồ sơ đầy đủ về mặt hàng đó
(1.4)Làm thủ tục nhận hàng: Sau khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ về mặt
hàng, nhân viên giao nhận hàng của công ty sẽ đi tiến hành thủ tục để nhận hàng
Nếu nhận hàng tại Cảng thì phải cầm theo bộ hồ sơ về hàng (đã đầy đủ mọi thủ tục, giấy tờ liên quan do khách hàng cung cấp), sau khi Cảng xác nhận
sẽ đưa cho lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho để lấy hàng ra
Nếu nhận hàng từ khách thì khi nhận hàng chỉ cần lập biên bản giao nhận hàng
(1.5)Lập phiếu yêu cầu vận chuyển: Phiếu này được tạo ra giữa nhân viên
giao nhận hàng với chủ xe, gồm yêu cầu chuyển hàng và thông tin về hàng, địa điểm, thời gian đóng trả hàng và mức cước
(2.1)Làm thủ tục giao hàng: Khi hàng được vận chuyển tới địa điểm yêu
cầu, nhân viên giao nhận hàng sẽ tiến hành làm thủ tục giao hàng
Nếu giao hàng cho khách thì tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và yêu cầu khách ký nhận
Nếu giao hàng vào Cảng thì cần có bộ hồ sơ về hàng, sau khi Cảng xác nhận sẽ đưa lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho và cho phép đưa hàng vào kho của Cảng
(2.2)Lập,gửi phiếu yêu cầu thanh toán: Sau khi hoàn tất công việc giao
hàng cho khách sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu thanh toán gửi cho khách hàng
(2.3)Viết hoá đơn thanh toán: Khách hàng sau khi thanh toán đủ tiền cho
công ty ,kế toán sẽ lập hoá đơn thanh toán gửi lại cho khách để xác nhận
(3.1)Lập báo cáo: Cuối mỗi tháng kết toán sẽ tiến hành thống kê và lập
báo cáo chi tiết gửi cho giám đốc
4.Danh sách các hồ sơ dữ liệu có liên quan:
D1.Hồ sơ khách hàng
Trang 13
D2.Bảng giá
D3.Hợp đồng
D4.Biên bản giao nhận hàng
D5.Phiếu giao nhận kiêm xuất kho
D6.Phiếu giao nhận kiêm nhập kho
D7.Phiếu yêu cầu vận chuyển
D8.Phiếu đề nghị thanh toán
D9.Hoá đơn thanh toán
D10.Báo cáo
5.Ma trận thực thể chức năng:
Hồ sơ khách hàng
Bảng giá
Hợp đồng
Biên bản giao nhận
Phiếu giao nhận kiêm xuất kho
Phiếu giao nhận kiêm nhập kho
Phiếu yêu cầu vận chuyển
Phiếu đề nghị thanh toán
Hoá đơn thanh toán
Báo cáo
Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10
Hình 3: Ma trận thực thể chức năng
III.Mô hình hoá quá trình xử lý:
1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10
1 U R C C R C
Trang 14
Hình 4a: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý giao nhận hàng
1.0 Nhận hàng Khách hàng
gửi thông tin hàng tính cước phí gửi hợp đồng
ký ,gửi hồ sơ gửi biên bản giao nhận
xác nhận
Cảng
gửi hồ sơ hàng xác nhận, gửi phiếu giao nhận
D1
D3
D4
D7
D5 D2
2.0 Giao hàng Khách hàng
Cảng
gửi biên bản giao nhận xác nhận
gửi hồ sơ hàng
xác nhận, gửi phiếu giao nhận
D1
D3 D4
D6
D7 D8
D9
gửi phiếu y/c thanh toán
thanh toán tiền ghi hoá đơn thanh toán
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10
1 U R C C R C
Trang 15
Hình 4b: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý giao nhận hàng
2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:
3.0 Báo cáo
D1
D3 D9
D10
Giám đốc
y/c báo cáo báo cáo
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10
1 U R C C R C
Trang 16
Hình 5a: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 từ biểu đồ mức 0
1.1 Tính toán cước
1.2 Lập hợp đồng
1.3
Ký , nhận
hồ sơ hàng
1.4
Làm thủ tục nhận hàng
1.5
Lập phiếu y/c vận chuyển
Khách hàng
gửi thông tin hàng
tính cước phí
D2
đồng ý
Giá cước phí gửi hợp đồng
ký ,gửi hồ sơ
hàng
D1
D3
Hợp đồng
gửi biên bản giao nhận
Cảng
gửi hồ sơ hàng
biên bản giao nhận
D7
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10
1 U R C C R C
Trang 17
Hình 5b:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 từ biểu đồ mức 0
IV Thiết kế cơ sở dữ liệu:
V Thiết kế các giao diện:
2.1
Làm thủ tục giao hàng
2.2 Lập phiếu
đề nghị thanh toán
2.3
Viết hoá đơn thanh toán
Khách hàng
Cảng
gửi biên bản giao nhận xác nhận
gửi hồ sơ hàng
xác nhận, gửi phiếu giao nhận
D7
D4
biên bản giao nhận ( phiếu giao nhận )
D1
D3 D6
D8
D9
gửi phiếu y/c thanh toán
thanh toán tiền ghi hoá đơn thanh toán
Trang 18
Hình 8: Giao diện “TRUY NHẬP HỆ THỐNG”
Hình 9: Giao diện “CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG”
TRUY NHẬP HỆ THỐNG
TÊN NGƯỜI SỬ DỤNG
MẬT KHẨU
CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG
MÃ KHÁCH HÀNG
TÊN KHÁCH HÀNG
ĐỊA CHỈ
ĐIỆN THOẠI
