tiểu luận tiểu luận đề tài kỹ năng làm việc nhóm

3.1 KHÁI NIỆM CHUNG3.1.1 Thuật ngữ - Ví dụ: 1 nhóm học gồm 5 bạn, sau mỗi bài học cô giao về cho nhóm, mỗi bạnsẽ có mỗi một nhiệm vụ khác nhau, cùng nhau tìm hiểu và giúp đỡ lẫn nhau đểh

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



TIỂU LUẬN

Đề tài:

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Thành

1 Phạm Huỳnh Như 21066371 Tìm ảnh, làm

powerpoint

100%

Giảng viên hướng dẫn Thực hiện Lớp

: Lê Thị Kim Oanh : Nhóm 7

: DHMK17HTT

Tp Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 9 năm 2022

2 Huỳnh Mỹ Tâm 21061611 Soạn nội dung I 100%

3 Nguyễn Thị Ni 21026441 Soạn nội dung II,

III

100%

Huỳnh Như 21053321 Soạn nội dung IV,tìm hình ảnh, tổng

hợp word

100%

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

2

MỤC LỤC

3.1 KHÁI NIỆM CHUNG 4

3.1.1 Thuật ngữ 4

3.1.2 Khái niệm giao tiếp trong nhóm 4

3.1.3 Phân loại nhóm 5

3.1.4 Quá trình giao tiếp và phát triển nhóm 6

3.2 Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM 7

3.2.1 Lợi ích của làm việc nhóm 7

3.2.2 Một số hạn chế trong hoạt động nhóm 7

3.3 NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA LÀM VIỆC NHÓM 8

3.3.1 Nguyên tắc của làm việc nhóm 8

3.3.2 Đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả 9

3.4 MỘT SỐ HIỆN TƯỢNG TÂM LÝ XÃ HỘI CỦA NHÓM 10

3.4.1 Thủ lĩnh 10

3.4.2 Quan hệ liên nhân cách 11

3.4.3 Sự tương hợp nhóm 12

3.4.4 Các nhóm tính cách 12

3

3.1 KHÁI NIỆM CHUNG

3.1.1 Thuật ngữ

Nhóm

- Khái niệm: Nhóm là một tập hợp người tạo thành một chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc và những chức năng nhất định

- Ví dụ: Các đội thể thao bóng đá, bóng rổ, bóng chuyền

N

hóm làm việ c

- Khái niệm: Nhóm làm việc là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Nhóm tạo ra được một tính thần hợp tác, biết phối hợp và phát triển cùng nhau Nhóm tồn tại khi các thành viên trỏng nhóm tự nguyện tham gia vào nhóm và được đối xử bình đẳng như nhau, Các thành viên trong nhóm làm việc không chịu trách nhiệm về kết quả khác ngoài chính họ Mặt khác, các đội đòi hỏi cả trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm lẫn nhau Có nhiều chia sẻ thông tin, thảo luận nhóm và tranh luận nhiều hơn để đi đến quyết định nhóm

- Ví dụ: 1 nhóm học gồm 5 bạn, sau mỗi bài học cô giao về cho nhóm, mỗi bạn

sẽ có mỗi một nhiệm vụ khác nhau, cùng nhau tìm hiểu và giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành bài tập về nhà thật hiệu quả và đúng hạn

3.1.2 Khái niệm giao tiếp trong nhóm

- Giao tiếp trong nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở

lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm nhằm thống nhất thực hiện mục đích chung

- Mỗi một thành viên trong nhóm cần có một số kỹ năng sau đây:

 Lắng nghe: Là một trong những kỹ năng quan trọng nhất Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến giữa các thành viên, không chỉ

là tiếp nhận thông tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận và phản hồi bằng thái độ tôn trọng

 Chất vấn: Là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực Đây là kĩ năng khó bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện Chất vấn bằng những lời lẽ thông minh dựa trên vấn đề đặt ra, lời chất vẫn cần mềm mỏng, lịch sự Điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để mọi người có thẻ tiếp nhận những ý kiến trái chiều với quan điểm mà không tự ái

Too long to read on your phone? Save

to read later on your computer

Save to a Studylist

 Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét nhứng ý tưởng đưa ra,

tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình Ta phải biết dựa vào những ý kiến chung để củng cố làm cho nó hợp lý khi thuyết phục chứ không dựa vào lý lẽ cá nhân

 Tôn trọng: Các thành viên trong nhóm phải biết tôn trọng ý kiến của mọi người được thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ, nỗ lực

 Trợ giúp: Mỗi người sẽ mạnh về mỗi lĩnh vực khác nhau, khi nhóm đang giải quyết vấn đề cần phải biết giúp đỡ lẫn nhau

 Chia sẻ: Các thành viên cần phải biết đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi cả nhóm đang thảo luận về một vấn đề nào đó

 Chung sức: Mọi người phải biết đóng góp trí lực, cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra

 Trách nhiệm: Mỗi người phải có trách nhiệm của bản thân đối với công việc được phân công và có trách nhiệm chung với các thành viên trong nhóm

3.1.3 Phân loại nhóm

3.1.3.1 Dựa theo quy mô

- Tùy theo số lượng người mà chia thành nhóm lớn và nhóm nhỏ

 Nhóm lớn: Là nhóm đông người quan hệ mọi người không mang tính cá nhân, không tiếp xúc nhiều mà chỉ quan hệ với nhau một cách gián tiếp

 Nhóm nhỏ: Là nhóm có số lượng các thành viên không nhiều, các thành viên này liên kết với nhau bởi một hoạt động xã hội chung, giao tiếp với nhau một cách trực tiếp

3.1.3.2 Dựa theo quy chế xã hội

- Có nhóm chính thức và không chính thức

 Nhóm chính thức: Là tập hợp những người đã cùng nhau đạt được một mục tiêu cụ thể, được tạo ra với ý định thực hiện một số yêu cầu chính thức Sự hình thành của nhóm được thực hiện bởi ban quản lý Nó sở hữu một cấu trúc

có hệ thống, ở dạng phân cấp

 Nhóm không chính thức: Các nhóm được tạo ra một cách tự nhiên, trong

tổ chức, do các lực lượng xã hội và tâm lý được gọi là các nhóm không chính thức Theo nhóm này, các nhân viên của tổ chức, tự tham gia vào các nhóm, mà không có sự chấp thuận của ban quản lý để đáp ứng nhu cầu xã hội của họ trong công việc

3.1.3.3 Dựa theo giá trị

5

- Gồm những quy chiếu và nhóm hội viên:

 Nhóm quy chiếu (nhóm chuẩn): Là nhóm lấy một số giá trị hoặc quan điểm nào đó định chuẩn để làm theo

 Nhóm hội viên: Là loại nhóm mà các cá nhân có thể không đứng trong nhóm nhưng lại hướng vào nó và tuân thủ các chuẩn mực của nó

3.1.4 Quá trình giao tiếp và phát triển nhóm

3.1.4.1 Giai đoạn hình thành nhóm

- Đây là giai đoạn được thành lập, các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm với nhau và bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mắt Ở giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm Nhóm có thể đưa ra những quyết định dựa trên sự đồng thuận, hiếm có các xung đột gay gắt do mọi người vẫn đang còn dè dặt với nhau

3.1.4.2 Giai đoạn xung đột

- Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầu bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tắc của nhóm đã được thiết lập từ đầu Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu

3.1.4.3 Giai đoạn bình thường hóa

- Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết

3.1.4.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

- Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc Sự công tác diễn ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào Đây là một giai đoạn

mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được Ở giai đoạn này, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào Các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm phát huy hiệu quả tốt

3.1.4.5 Giai đoạn kết thúc

6

- Đây là thời kì mà các mục tiêu của nhóm đã được thực hiện xong Nhóm có thể tự giải tán hoặc chuyển sang hoạt động một lĩnh vực khác với các mục tiêu khác Kết quả của nhóm sẽ được đánh giá lại để rút kinh nghiệm cho những nhóm khác

3.2 Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM

3.2.1 Lợi ích của làm việc nhóm

- Những lợi ích mà làm việc nhóm đem lại bao gồm: Tăng năng suất làm việc; thành viên hỗ trợ lẫn nhau; thúc đẩy tư duy sáng tạo; nâng cao động lực làm việc; thu hút người có năng lực; kết nối các mối quan hệ; làm việc linh hoạt; cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề; hỗ trợ phát triển sự nghiệp cá nhân

3.2.2 Một số hạn chế trong hoạt động nhóm

- Khó khăn trong việc tổ chức làm việc nhóm:

- Quá nể nang các mối quan hệ: Người Việt Nam hay chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng hoặc nếu có đôi khi cãi nhau vặt vì chuyện công tư lẫn lộn Chúng ta thường có thái độ “Dĩ hòa

vi quý” nhưng đây là yếu tố để tạo sự đồng thuận chứ không phải sự xuề xòa, dễ dãi trong làm việc Và đã làm việc chung với nhau thì việc tranh luận để chọn lọc ra ý kiến tốt nhất thì hết sức cần thiết, nếu quá nể nang sẽ không thể tranh luận một cách thực sự được Người Việt quan trọng việc xây dựng một mối quan hệ tốt giữa các thành viên hơn việc một công trình bị chậm tiến độ

- Đùn đẩy trách nhiệm cho nhau: Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghi đó là việc của người khác chứ không phải của mình Khi đang đóng vai im lặng đồng ý thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, sáng suốt hơn nhưng lại không nói ra

- Không chú ý đến công việc của nhóm: Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng chịu chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác Một số thành viên trong nhóm cho rằng chỉ nên bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm

Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian Đây là yếu tố quan trọng gây sự chia rẻ trong nhóm

7

3.3 NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA LÀM VIỆC NHÓM

3.3.1 Nguyên tắc của làm việc nhóm

+ Tạo sự đồng thuận: Nên có các buổi họp nhóm để các thành viên làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao Cần thống nhất, bàn bạc, thảo luận và định hình mục tiêu Để đạt được kết quả cao nhất, phải kết hợp giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng

+ Thiết lập các mối quan hệ với ban chủ quản: Mọi nhóm đều cần có sự hỗ trợ của đội ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản như người bảo trợ chính, người đầu ngành và người quản lý tài chính của nhóm

+ Khuyến khích óc sáng tạo: Nên hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm

và ý tưởng của các thành viên trong nhóm nêu ra

+ Phát sinh những ý kiến mới: Mọi ý kiến cần được ghi chép, sau đó loại bỏ những ý kiến bất khả thi Sử dụng phương pháp “tư duy hành động nhóm”, không nên chỉ trích và tránh miệt thị ý kiến của người khác

+ Học cách ủy thác: Có hai hình thức là uỷ thác công việc và uỷ thác quyền hành

+ Khuyến khích mọi người phát biểu: Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn bạc, đóng góp ý kiến

+ Chia sẻ trách nhiệm: Giám sát tiến độ, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại Cần tạo bầu không khí thông hiểu giữa các thành viên

+ Cần linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình, mọi người đều được phân nhiệm vụ rõ ràng Nếu có sự đồng lòng thì dù việc khó đến đâu nhóm cũng sẽ hoàn thành

3.3.2 Đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả

3.3.2 1 Mục tiêu của nhóm

- S(specific): Có tính cụ thể, rõ ràng Tính cụ thể, rõ ràng ở đây được thể hiện ở chỗ mục tiêu không mơ hồ và mọi thành viên hiểu được mục tiêu của nhóm giống nhau, và dễ dàng xác định được mục tiêu đó là gì

- M(measurable): Đo lường được Các mục tiêu được đề ra cần phải được lượng hóa cụ thể bằng con số qua các phương pháp: cân đong, đo đếm

-A(Agreed upon): Tính đồng thuận Mục tiêu đề ra cho nhóm phải được sự đồng thuận chung của cả nhóm

8

-R(Relevant): Tính phù hợp thực tế, tính khả thi Điều này nó đảm bảo cho mục tiêu của nhóm có thể trở thành hiện thực Một mục tiêu được đề ra có thể rất đẹp, có nhiều ý nghĩa với cuộc sống nhưng nếu không thực tế, không khả thi thì

nó cũng sẽ trở nên vô dụng

- T(Time-bound): Có giới hạn về thời gian Bất kỳ một mục tiêu nào được đề ra cần phải có yếu tố thời gian, nó đảm bảo mục tiêu đáp ứng được yêu cầu và cơ hội của nhóm

3.3.2 2 Các thành viên tận tụy với mục tiêu chung của nhóm

- Tính hiệu quả của nhóm phụ thuộc rất nhiều vào sự tận tâm của mỗi thành viên trong nhóm Ngoài việc hiểu biết rõ công việc, thì việc nhiệt tình, ý thức trách nhiệm cao của mỗi thành viên sẽ tạo nên sức mạnh và tính hiệu quả của cả nhóm

- Để tăng cường sự tận tâm của mỗi thành viên đối với nhóm cần:

 Xác định quy mô của nhóm phù hợp

 Hoạt động các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác cùng nhau Điều này có nghĩa là các thành viên cần có mối liên hệ thường xuyên với nhau, trao đổi với nhau về công việc, để gắn kết họ lại thành một khối thống nhất

 Đảm bảo sự ghi nhận cống hiến của các thành viên đối với nhóm

3.3.2 3 Tất cả các thành viên trong nhóm đều phải tham gia hoạt động của nhóm

và đều được hưởng lợi từ kết quả của nhóm

- Điều này có ý nghĩa rằng mọi thành viên trong nhóm đều phải có ý thức coi việc tham gia hoạt động nhóm như là trách nhiệm, nghĩa vụ của bản thân mình, không ai được quyền từ chối nghĩa vụ đóng góp cho nhóm Tuy nhiên, thời gian hoạt động cho nhóm của mỗi thành viên có thể là khác nhau phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất công việc của mỗi thành viên đảm nhiệm Vai trò của người trưởng nhóm ngoài việc phụ trách điều phói các hoạt động của các thành viên trong nhóm, họ có thể phụ trách đảm nhiệm một công việc cụ thể nào đó trong nhóm tùy theo sự thỏa thuận chung của cả nhóm Việc gắn lợi ích với các kết quả hoạt động đóng góp của các thành viên là lẽ đương nhiên, có như vậy nó mới khuyến khích sự đóng góp của các thành viên Những lợi ích này có thể là những phần thưởng về tinh thần, những kinh nghiệm được tích lũy trong công việc hoặc có thể là lợi ích vật chất Thiếu vắng lợi ích khuyến khích sẽ làm mất

đi động lực phấn đấu của các thành viên

3.3.2 4 Có môi trường khuyến khích hoạt động của nhóm

9

- Nhóm tồn tại không độc lập đơn lẻ mà nó gắn kết chặt chẽ môi trường hoạt động của nó Bởi vậy, tính hiệu quả hoạt động của nó không thể tách rời khỏi sự

hỗ trợ của môi trường Những ủng hộ, hỗ trợ có thể là về cung cấp các nguồn lực cho nhóm như: tạo điều kiện cho nhóm có thể tìm kiếm, tuyển dụng người phù hợp, hỗ trợ về mặt tài chính, vật chất, hoặc hỗ trợ về thông tin…hoặc có cơ chế khen thưởng phù hợp cho nhóm khi nó đạt hiệu quả cao

3.3.2 5 Mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Nhóm là một bộ phận không thể tách rời của tổ chức do vậy mục tiêu của nhóm phải thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức Bất kỳ một khác biệt, thậm chí đối nghịch với mục tiêu của tổ chức, nhóm sẽ không nhân được sự ủng

hộ, thậm chí có thể bị cản trở mọi hoạt động của mình từ tổ chức

- Lưu ý về đặc điểm một nhóm làm việc hiệu quả:

10

11

3.4 MỘT SỐ HIỆN TƯỢNG TÂM LÝ XÃ HỘI CỦA NHÓM

3.4.1 Thủ lĩnh

- Khái niệm: Thủ lĩnh là cá nhân nổi bật trong nhóm không chính thức được các thành viên của nhóm suy tôn để giữ vai trò điều khiển nhóm

- Phân biệt sự khác nhau giữa thủ lĩnh và thủ trưởng:

- Giống nhau:

 Đều là những người đứng đầu các nhóm, tổ chức

 Là những người có uy tín và được đưa ra các quyết định quan trọng định hướng mục tiêu hoạt động của nhóm

- Khác nhau:

 Thủ trưởng là người đứng đầu một tập thể (nhóm chính thức), là người được

bổ nhiệm hoặc qua bầu cử nên có thể có hoặc không có uy tín phù hợp, có vai trò phối hợp mọi hoạt động của nhóm, phạm vi hoạt động rộng, điều khiển nhóm lớn, xuất hiện do yêu cầu từ bên ngoài

 Thủ lĩnh là người đứng đầu nhóm không chính thức, là người được nhóm suy tôn nên có uy tín tuyệt đối, phạm vi hoạt động hẹp, điều khiển nhóm nhỏ, xuất hiện do yêu cầu của nội bộ nhóm tự phát

- Ví dụ thủ lĩnh: các nhóm trưởng nhóm nhạc, đội trưởng đội bóng

- Ví dụ thủ trưởng: chủ đầu tư, trưởng phòng, giám đốc sở, bộ trưởng

- Cơ chế xuất hiện thủ lĩnh:

 Do động cơ chủ quan của cá nhân, muốn khẳng định vị trí của mình trong nhóm, muốn vươn lên làm thủ lĩnh để thúc đẩy tập thể tiến lên

12