Chương 4: Các chu trình nghiệp vụ pdf

– Xác lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các đối tượng KT – Theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động – kể cả các nghiệp vụ, hoạt động phi tài chính.. Tổ chức HT kế toán xử lý chu trình chi phí •

Chương 4:

Các chu trình nghiệp vụ

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠI

Nội dung chương 4

4.1 Các chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp 4.2 Chu trình doanh thu (bán hàng)

4.3 Chu trình chi phí (mua hàng)

 Chu trình chuyển đổi (sản xuất)

 Chu trình tài chính

4.1.1 Khái niệm về CTNV

 Mục đích:

– Hiểu sự khác biệt giữa cách tiếp cận HTTT KT theo chu trình nghiệp vụ và theo cách tiếp cận truyền thống.

– Nhận biết các hoạt động trong mỗi chu trình.

– Yêu cầu thông tin và các quyết định quan trọng trong mỗi hoạt động của từng chu trình.

– Quy trình lập – luân chuyển chứng từ.

– Các thủ tục kiểm soát.

– Các báo cáo quan trọng.

4.1.2 Mối liên hệ giữa các CTNV trong DN

tính lặp theo chu kỳ.

tin kế toán chịu ảnh hưởng và có liên hệ với tất

cả các hoạt động.

có liên quan chặt chẽ với nhau.

4.1.2 Mối liên hệ giữa các CTNV trong DN(tt)

– Tiếp cận theo đối tượng KT/ nhóm đối tượng KT cùng loại.

– Theo hoạt động – nhóm NV - nghiệp vụ cùng loại.

– Xác lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các đối tượng KT

– Theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động – kể cả các nghiệp vụ, hoạt động phi tài chính.

– Kiểm soát nội bộ theo chu trình nghiệp vụ

4.2 Chu trình chi phí (mua hàng)

Chu trình chi phí

– Các sự kiện xảy ra trong chu trình chi phí

– Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý sự kiện tạo báo cáo

Xử lý bằng tay

Xử lý bằng máy

Lưu ý: các bộ phận liên quan khác như bán hàng (lập Back

Order) hay BP có nhu cầu TSCĐ cũng có thể lập yêu cầu

mua

Xử lý nhận hàng, nhập kho

Nhận hàng

– Kiểm tra số lượng,

chất lượng hàng nhận

Kho hàng

• Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận

• Nhập kho hàng nhận

• Ký nhận thông tin nhận hàng

Chấp nhận HĐBH - theo dõi phải trả

• Theo dõi phải trả người bán

Thanh toán tiền

Tổ chức HT kế toán

xử lý chu trình chi phí

•Báo cáo

• Công nợ:

• Công nợ theo người bán

• Công nợ theo hóa đơn bán hàng

• Phân tích nợ theo thời hạn nợ.

• Thanh toán:

• Yêu cầu tiền thanh toán

• Báo cáo chi tiền

• Báo cáo quản trị khác

Yêu cầu

thông tin?

Theo dõi chi tiết phải trả người bán

 Có 2 hình thức tổ chức theo dõi phải trả người bán:

– Theo dõi theo từng người bán

– Theo dõi theo từng hóa đơn bán hàng (hệ

thống Voucher)

DFD ngữ cảnh HT chu trình chi phí

Nhà cung

cấp

Chu trình doanh thu

KS hàng tồn

kho

Chu trình chuyển đổi

Các bộ phận khác

Sổ cái và báo cáo

DFD chu trình chi phí

Ðặt hàng

Các bộ phận

khác

Thông báo thiếu hàng 1a

Kiểm soát hàng tồn kho

Y/C bổ sung hàng

Nhận hàng

ĐH th.hiện H.tồn kho

Ch.thuận Hoá đơn

Hàng hóa

Nhà cung cấp

Ch.trình DT

Ch.trình chuyển đổi

ÐH mua được chấp thuận

Thông tin mua hàng-phải trả

4.3 Chu trình doanh thu (bán hàng)

Thông tin và các quyết định

 Thông tin:

– Thông tin về tình trạng hàng hóa.

– Thông tin về khác hàng – tình hình công nợ - và tình trạng tín dụng.

– Thông tin về hiệu quả của các hoạt động.

– Thông tin về nguồn lực của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

 Các quyết định:

– Giá cả

– Hoạt động

– Chính sách tín dụng

– Quảng cáo, khuyến mãi

– Nhu cầu vay vốn

Mục tiêu kiểm soát

 Tất cả các nghiệp vụ đều phải được xét duyệt.

 Các nghiệp vụ sau khi xét duyệt phải được thực hiện đúng đắn.

 Tất cả các nghiệp vụ ghi chép đều có thực.

 Ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ hợp lệ.

 Bảo vệ tài sản liên quan.

 Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

Các hoạt động trong CTDT

khách hàng.

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu

đặt mua hàng của khách hàng

hàng.

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu

đặt mua hàng của khách hàng (tt)

 Quy trình lập – luân chuyển chứng từ

– BP tiếp nhận y/c mua hàng của khách hàng – lập lệnh bán hàng.

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu

khả năng thanh toán.

• Nhập liệu vào hệ thống sai.

 Hoạt động kiểm soát

 Kiểm soát chứng từ gốc.

 K/ tra đối chiếu hàng tồn kho.

 Tách biệt xét duyệt và bán chịu.

 Phân quyền truy cập đối với danh mục hàng hóa, k/h, chức năng nhập Đơn đặt hàng, in Lệnh Bán hàng.

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng

toán  Lập hóa đơn.

Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng (tt)

 Quy trình lập – luân chuyển chứng từ

• Việc xác nhận đã xuất kho, đã giao

hàng được thực hiện trên máy

• Dữ liệu sau khi xuất hàng sẽ được

T/h doanh nghiệp không ứng dụng ERP:

• Căn cứ Lệnh bán hàng để lập phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng

• BP kho căn cứ Phiếu XK xuất hàng cho BP gửi hàng hay cho Khách hàng

• BP gửi hàng căn cứ Phiếu giao hàng,giao hàng cho doanh nghiệp vận tải

• Kiểm đếm hàng và ký xác nhận Ghi thẻ kho

• Chuyển chứng từ cho kế toán và BP lập

Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng (tt)

• Ghi sổ, nhập liệu sai.

• Chỉnh sửa dữ liệu sau khi

xuất hàng.

 Hoạt động kiểm soát

 P hân chia trách nhiệm giữa BP bán hàng, BP kho, BP gửi hàng và

Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu

thu.

Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu(tt)

BP kế toán.

T/h doanh nghiệp ứng dụng ERP:

•BP lập hóa đơn kiểm tra dữ liệu

•Kế toán kiểm tra dữ liệu, cập nhật

doanh thu, giá vốn, nợ phải thu

của

KH.

•Lưu hóa đơn theo tên/ mã KH.

T/h doanh nghiệp không ứng dụng ERP:

•BP lập hóa đơn kiểm tra dữ liệu bán hàng, đối chiếu chứng từ, lập HĐ.

•HĐ được gửi cho Khách hàng.

•Kế toán kiểm tra dữ liệu, nhập liệu/ghi

•sổ nghiệp vụ bán hàng, cập nhật doanh thu, giá vốn, nợ phải thu của KH.

•Theo dõi chi tiết hàng hóa, doanh thu bán hàng, nợ phải thu.

•Lưu hóa đơn theo tên/ mã KH

•Lưu các chứng từ: Lệnh BH, Phiếu XK, Phiếu Giao hàng.

Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu(tt)

 Rủi ro

• Không lập hóa đơn.

• Lập hóa đơn cho nghiệp vụ

bán hàng không có thực.

• Lập hóa đơn sai.

• Ghi sổ, nhập liệu sai.

• Chỉnh sửa dữ liệu trước khi

thực hiện nghiệp vụ.

• Mất dữ liệu, lộ bí mật thông tin.

 Hoạt động kiểm soát

• Phân chia trách nhiệm giữa BP gửi hàng, BP bán hàng, bp kế toán.

• KS chứng từ.

• Kiểm tra hóa đơn trước khi giao cho KH.

• Đối chiếu số liệu giữa các BP.

• Phân quyền truy cập dữ liệu.

• KS nhập liệu hóa đơn, KS xử lý

Theo dõi việc thanh toán của khách hàng

 Tiếp nhận y/c chiết khấu, giảm giá hay trả lại

hàng từ khách hàng.

 Xét duyệt giảm nợ/ xóa nợ phải thu.

 Nhận hàng bán bị trả lại.

 Thu tiền.

 Nộp tiền vào ngân hàng.

 Ghi sổ/ nhập liệu và cập nhật dữ liệu.

 Lưu chứng từ.

DFD ngữ cảnh HT - chu trình doanh thu

HT lương

Ngân hàng

Sổ cái và báo cáo

hoa h ồng