TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ ĐỀ TÀI ĐỀ TÀI QUẢN LÝ VĂN BẢN – TÀI LIỆU ĐOÀN QUẢN LÝ VĂN BẢN – TÀI LIỆU ĐOÀN VÀ ĐOÀN VIÊN VÀ ĐOÀN VIÊN GVHD: Ths. Nguyễn Thành Trường GVHD: Ths. Nguyễn Thành Trường SVTT: Lê Quang Tuyến SVTT: Lê Quang Tuyến Lớp: 07CTH Lớp: 07CTH MSSV: 0722120070 MSSV: 0722120070 TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009 TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1. Lý do hình thành đề tài − Ngày nay, các phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin đã quá quen thuộc với mọi người. Từ các công sở, trường học, xí nghiệp… cho đến các công ty lớn, ngân hàng… hầu như đều sử dụng các phần mềm, các ứng dụng công nghệ thông tin để áp dụng vào các nghiệp vụ, quy trình, xử lý công việc hàng ngày của bộ phận, phòng ban. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình, nghiệp vụ sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp… sẽ xử lý chính xác các nghiệp vụ, quy trình với thời gian ngắn hơn Tiết kiệm được con người, thời gian − Trường Đại học Tài chính Marketing, một đơn vị trực thuộc Bộ Tài Chính được Bộ giao nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cho ngành Tài chính nói riêng và cho xã hội nói chung. Bước vào giai đoạn phát triển mới (2005-2010), Đại học Tài chính Marketing luôn luôn ý thức được những thay đổi về phương diện kinh tế, chính trị và kỹ thuật ở cả phương diện quốc gia lẫn quốc tế. Do đó trường Đại học Marketing thấu hiểu nhu cầu cần phải có một phương hướng tiếp cận hoàn toàn mới đối với nền giáo dục đại học. Vì vậy chiến lược lâu dài của trường thể hiện một cách rõ ràng mục tiêu phát triển của mình sẽ luôn là việc cải thiện toàn diện chất lượng đào tạo; củng cố và phát triển trường Đại học Tài chính Marketing thành một tổ chức giáo dục đào tạo then chốt cho nguồn nhân lực tài năng, có chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế, thương mại và ngoại ngữ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu của Việt Nam; nâng cao năng lực nghiên cứu để trở thành một trung tâm nghiên cứu có uy tín; và quảng bá hình ảnh và uy tín xã hội của trường lên tầm cỡ quốc gia, khu vực và quốc tế. − Để giải quyết những vấn đề trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và đào tạo cũng là mục tiêu chung của nhà trường nhằm tăng tính chính xác, tiết kiệm thời gian, con người và tiền bạc SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 2 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường − Văn phòng Đoàn – Trường Đại học Tài chính Marketing là phòng ban thuộc tổ chức Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại học Tài chính Marketing có nhiệm vụ xử lý tất cả các quy trình, nghiệp vụ, công việc của Đoàn trường như: Quản lý Hồ sơ Đoàn của tất cả các chi đoàn, quản lý tất cả các văn bản, tài liệu từ Đoàn cấp trên như: Trung ương Đoàn, Thành đoàn Thành phố Hồ Chí Minh… và các cơ sở Đoàn gửi lên Đoàn trường, phát hành các loại Văn bản, Tài liệu phục vụ cho công tác Đoàn… − Văn phòng Đoàn là văn phòng chính của Đoàn Trường Đại học Tài chính – Marketing. Cùng với tổ chức Hội Sinh viên trường Đại học Tài chính Marketing, Trung tâm hỗ trợ sinh viên, Phòng Công tác chính trị và các phòng ban khác của Trường có nhiệm vụ xây dựng tư tưởng chính trị cho Sinh viên, giúp đỡ Sinh viên về đời sống, sinh hoạt của Sinh viên trong cũng như ngoài Trường như: giới thiệu việc làm, nhà trọ, các hoạt động giải trí cho sinh viên… − Từ trước tới nay việc quản lý Hồ sơ Đoàn và các văn bản hoàn toàn làm bằng tay. Không có áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình này − Việc xử lý các quy trình và nghiệp vụ trên bằng tay rất chậm và đôi khi thiếu sự chính xác. Nếu muốn xuất ra một báo cáo về thông tin đoàn viên hay báo cáo tổng hợp về các loại Văn bản thường rất mất nhiều thời gian và cả con người dùng để tập hợp lại dữ liệu − Chính vì những lý do đó, phần mềm “Quản lý Văn bản – Tài liệu Đoàn và Đoàn Viên” ra đời dùng để giải quyết những vấn đề trên. Chương trình được viết bởi ngôn ngữ Visual Basic. Net và dùng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005. − Đề tài được thực hiện với nhiều ưu điểm tính năng vượt trội:  Cho phép người dùng nhập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác  Dữ liệu được hiển thị một cách rõ ràng, dễ hiểu, thể hiện tính gần gũi với thực tế và các quy trình thực hiện hàng ngày  Người dùng có thể cập nhật, tìm kiếm các thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng − Phần mềm được thiết kế với các tính năng phù hợp với hệ thống như sau:  Tính đúng đắn: thực hiện đúng, đầy đủ và chính xác các yêu cầu của người dùng và hệ thống  Tính tiến hóa: có thể mở rộng phần mềm không những áp dụng cho văn phòng Đoàn mà áp dụng cho tất cả các phòng ban, cơ quan có khối lượng văn bản lớn và tài liệu nhiều SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 3 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường  Tính tiện dụng: giao diện dễ sử dụng, thiết kế một cách khoa học, có hướng dẫn sử dụng và cài đặt cho người sử dụng  Tính tương thích: phần mềm dễ dàng tích hợp, cài đặt trên máy tính và tương thích với các phần mềm khác  Tính hiệu quả: có thể chạy trên máy tính cài hệ điều hành Windows 2000 trở đi. Tiết kiệm được thời gian và con người cho các quy trình của văn phòng Đoàn 1.2. Mục tiêu đề tài − Là một học phần trong chương trình khung của Bộ Giáo dục - Đào tạo và chương trình đào tạo của Khoa Tin học quản lý – Trường Đại học Tài chính Marketing − Thực hiện một chương trình mang tính tổng hợp kết hợp giữa kiến thức kinh tế và kiến thức máy tính, lập trình trong việc tin học hóa hệ thống quản lý của một doanh nghiệp, tổ chức − Kết hợp giữa lý thuyết và thực hành để áp dụng vào mô hình quản lý cụ thể của một doanh nghiệp, tổ chức − Là một bước chuẩn bị cho việc thực tập tốt nghiệp vào học kỳ cuối. − Học hỏi, nâng cao kĩ năng và kiến thức về chuyên môn trong thực tế. − Đề tài hoàn thành sẽ giúp cho Văn phòng Đoàn tin học hóa các nghiệp vụ quản lý văn bản - tài liệu, quản lý Đoàn viên. Giúp cho các quy trình và nghiệp vụ thực hiện chính xác và nhanh chóng − Phát triển một chương trình quản lý trên nền Windowsform với ứng dụng đã học là Visual Basic.Net và hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 1.3. Nội dung đề tài − Đề tài bao gồm hai phần chính: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Quản lý Đoàn viên  Đối với Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn:  Quản lý văn bản: có thể xem, xóa, sửa các văn bản hiện có trong hệ thống  Cập nhật văn bản: thêm văn bản mới vào hệ thống, sửa thông tin văn bản đã có trong hệ thống  Tra cứu văn bản: có thể tìm văn bản theo các điều kiện như: theo loại văn bản, theo cơ quan ban hành, theo người ký, văn bản còn hiệu lực, văn bản hết hiệu lực…  Xuất báo cáo văn bản: có thể xuất báo cáo theo yêu cầu. Báo cáo có thể xuất dưới dạng tài liệu là: Word, Excel, Pdf  Quản lý tài liệu: có thể xem, xóa, sửa các tài liệu hiện có trong hệ thống  Cập nhật tài liệu: thêm tài liệu mới vào hệ thống (có đính kèm file), sửa thông tin tài liệu đã có trong hệ thống SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 4 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường  Tra cứu tài liệu: có thể tìm tài liệu theo các điều kiện như: theo loại tài liệu, cơ quan phát hành tài liệu, kiểu tài liệu (.doc, .mp3)  Cập nhật Danh mục o Cơ quan ban hành: thêm, xóa, sửa các cơ quan ban hành văn bản như: Trung ương Đoàn, Thành Đoàn Thành phố Hồ Chí Minh, Tỉnh đoàn Kontum, Đoàn khoa Tin học quản lý… o Thể loại văn bản: thêm, xóa, sửa các thể loại văn bản như: Báo cáo, Hướng dẫn, Thông báo, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, Công văn… o Lĩnh vực: thêm, xóa, sửa lĩnh vực về công tác Đoàn như: Mùa hè Xanh, Công trình Thanh niên, Đợt vận động Thanh niên làm theo lời Bác, Cuộc thi Tầm nhìn xuyên thế kỷ…  Đối với Quản lý Đoàn viên:  Quản lý thông tin Đoàn viên: lý lịch Đoàn viên  Quản lý Đoàn viên từng Đoàn khoa: tổng số Đoàn viên, xếp loại Đoàn viên, Đoàn phí…  Tra cứu thông tin: có thể tìm thông tin Đoàn viên, Đoàn khoa theo các điều kiện yêu cầu  Xuất các báo cáo liên quan: o Báo cáo tổng số Chi đoàn, Đoàn viên theo năm o Báo cáo tổng số Đoàn viên của Đoàn khoa theo năm o Báo cáo tiền Đoàn phí theo năm o Báo cáo xếp loại Đoàn viên theo năm o Báo cáo xếp loại Đoàn khoa theo năm 1.4. Phạm vi đề tài − Đề tài thực hiện chỉ giải quyết được các quy trình quản lý văn bản và quản lý trong đoàn viên trong số tất cả các quy trình, nghiệp vụ hàng ngày của Văn phòng Đoàn 1.5. Kết quả dự kiến đạt được − Hoàn thành được một chương trình viết bằng ngôn ngữ Visual Basic.Net và kết hợp với Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 dưới dạng Windows Form tích hợp đầy đủ các tính năng như ở phần nội dung đề tài: Quản lý, Cập nhật, Tra cứu, Xuất báo cáo các văn bản – Tài liệu, Cập nhật danh mục, Quản lý Đoàn viên từng chi đoàn, từng đoàn khoa, Báo cáo xếp loại đoàn viên… − Chương trình có thể ứng dụng thực tế tại Văn phòng Đoàn và giúp cho Văn phòng Đoàn tin học hóa các quy trình, nghiệp vụ trên. − Ý nghĩa về mặt Kinh tế:  Tiết kiệm được thời gian, con người và kinh phí để thực hiện các quy trình trên SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 5 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường  Tạo ra được một chương trình ứng dụng công nghệ thông tin cho Đoàn trường. Từ đó phát triển chương trình lên thành một chương trình áp dụng cho những hệ thống lớn hơn. − Ý nghĩa về mặt Khoa học:  Giúp cho các quy trình thực hiện được một cách chính xác và nhanh chóng  Kế thừa và ứng dụng thành tựu của Công nghệ thông tin vào thực tế 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Lý do sử dụng Cơ sở dữ liệu SQL và ngôn ngữ Visual Basic.Net để thực hiện đề tài − Hệ thống Quản lý Văn bản – Tài liệu Đoàn và Đoàn viên của Đoàn trường Đại học Tài chính – Marketing là một hệ thống:  Tính an toàn dữ liệu phải tốt nhất.  Tương đối lớn Để quản lý Cơ sở Dữ liệu của Hệ thống này phù hợp với những tiêu chí trên, SQL Server là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp với các tiêu chí trên. Mặc khác, so với các Hệ quản trị cơ sở dữ liệu em đã được học theo chương trình đào tạo của Trường như: Visual Foxpro, Microsoft Access, SQL Server 2005… thì SQL Server là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể quản lý được một khối lượng khổng lồ các mẫu tin, khả năng truy xuất dữ liệu nhanh và tính an toàn bảo mật đạt đến mức cao nhất. SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 6 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường − Việc sử dụng một chương trình dùng để thiết kế phần mềm sao cho hiệu quả, dễ dàng sử dụng, giao diện đẹp, có khả năng kết nối với Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server thì chương trình Visual Basic.Net là chương trình phù hợp. Được tích hợp trong bộ Visual Studio của Microsoft. Đây là chương trình lập trình theo hướng đối tượng (OOP) và cũng là một trong số các Ngôn ngữ lập trình có trong chương trình học của Trường 2.2. Tổng quan về Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 − SQL Server là mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ dạng client/server của Microsoft được ứng dụng phổ biến và rộng rãi hiện nay với những đặc điểm ưu việt cho phép bạn xây dựng, phát triển và quản trị các ứng dụng thương mại điện tử và quản lý − Được phát triển từ phiên bản SQL Server 2000, phiên bản SQL Server 2005 bổ sung thêm những tính năng ưu việt mà một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh cần phải có − Trước hết, SQL Server 2005 tổ chức và lưu trữ dữ liệu trong Table, bạn có thể định nghĩa các Table với nhau, nó cho phép người dùng truy cập dữ liệu thông qua ứng dụng Management Studio truy cập trực tiếp đến server để thực hiện các tác vụ như : cấu hình, quản trị, bảo trì, bảo mật cơ sở dữ liệu − SQL Server 2005 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép bạn lưu trữ dữ liệu với số lượng lớn, hỗ trợ hệ thống ra quyết định, hỗ trợ các công cụ khác nhau giúp bạn xây dựng và triển khai ứng dụng một cách hiệu quả và có tính bảo mật cao trong môi trường đa người dùng − SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( Relational Management System (RDBMS)) sử dụng T – SQL (Transact SQL) để trao đổi cơ sở dữ liệu giữa Client Computer và Server computer. Một RDBMS bao gồm : Database, Database Engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ và các bộ phận khác nhau trong RDBMS − SQL Server 2005 được thiết kế tối ưu có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu lớn (Very large database Environment) lên đến Tetra Byte, có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn User. SQL Server 2005 có thể kết hợp “ ăn ý ” với các Server khác như Microsoft Internet Information Service (IIS), Proxy Server, E – commerce Server… − SQL Server bao gồm các tiện ích :  Book Online: Tiện ích này cho phép chúng ta có thể tra cứu trực tuyến tất cả các thông tin liên quan đến SQL Server 2005 một cách đầy đủ với các tính năng tìm kiếm dễ dàng và một giao diện dễ sử dụng. Nội dung giúp đỡ được trình bày theo từng phần dễ dàng xem trong các trang Contents. Ngoài ra các trang Index và SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 7 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường Search cho phép các bạn tra cứu nhanh theo chỉ mục đã được sắp xếp trước đó hoặc gõ vào các từ khóa cần tìm. Khi cần tham khảo cú pháp của các lệnh, hàm, biến hệ thống… của SQL Server 2005 một cách đầy đủ nhất thì chúng ta vào đây xem là hoàn toàn chính xác. Tuy nhiên, nội dung trình bày là hoàn toàn bằng tiếng Anh.  SQL Native Client Configuration: Tiện ích này cho phép chúng ta thay đổi, tạo mới và lưu lại các nghi thức nối kết mạng (network protocol) mặc định của máy trạm khi thực hiện kết nối vào SQL Server 2005 tại các máy chủ  SQL Server Management Studio: Tiện ích này giúp chúng ta quản trị một hoặc nhiều SQL Server khác nhau, với giao diện đồ họa thân thiện (user friendly). Tiện ích này sẽ giúp có các bạn có thể tạo lập cơ sở dữ liệu và các thành phần bên trong SQL Server một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, muốn quản trị SQL Server thì chúng ta phải đăng ký (register) máy chủ vào tiện ích này SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 8 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường Hình 1. Giao diện SQL Server 2005  Import and Export: Tiện ích này cho phép chúng ta thực hiện các chức năng trong việc nhập (import), xuất (export) và chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa SQL Server 2005 và những loại cơ sở dữ liệu khác thường dùng như: Access, Visual Foxpro, Microsoft Excel, tập tin văn bản ASCII…  Performance Monitor: Tiện ích này cho phép chúng ta quan sát (monitor) các tài nguyên trên máy chủ trong khi SQL Server 2005 đang hoạt động theo dạng biểu đồ. Chúng ta có thể biết được hiện giờ việc sử dụng bộ nhớ máy tính của SQL Server nhiều hay ít  Profiler: Tiện ích này cho phép chúng ta phát hiện những biến cố đã xảy ra của SQL Server khi đang thực hiện một xử lý nào đó trên máy chủ. Các biến cố này có thể được ghi lại trong một tập tin lưu vết (trace file) để sau này sử dụng lại cho việc phân tích nhằm phát hiện những vấn đề khi thực hiện các câu lệnh truy vấn trong xử lý đó. Hoạt động của tiện ích này gần giống công cụ tìm lỗi trong các ngôn ngữ lập trình, có nghĩa là chúng ta sẽ thực hiện tuần tự các câu lệnh trong một xử lý lô (batch) để phát hiện ra lỗi của một câu lệnh nào đó (nếu có)  Query Editor: Tiện ích này cho phép chúng ta soạn thảo các tập tin kich bản (script file) – là tập tin văn bản ASCII chứa các câu lệnh SQL giao tác trên cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 hoặc có thể thực hiện các truy vấn trực tiếp trên cơ sở dữ liệu SQL Server và nhận kết quả trực tiếp ngay sau khi thực hiện truy vấn đó. Tuy nhiên để thực hiện được tính năng trên thì hệ thống SQL Server 2005 sẽ yêu cầu chúng ta đăng nhập vào hệ thống với tài khoản hợp lệ bởi vì SQL Server la một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạng máy tính. Trong đó, tài khoản đăng nhập sẽ do người quản trị SQL Server 2005 tạo ra trước đó.  Server 2005 Network Configuration: Tiện ích này cho phép chúng ta quản lý các thư viện nghi thức kết nối mạng của máy chủ dùng để lắng nghe các yêu cầu từ các máy trạm – có nghĩa là các nghi thức kết nối mạng giữa máy chủ và máy trạm phải ăn khớp nhau để chúng có thể giao tiếp qua lại. Tuy nhiên, hầu hết các nghi thức kết nối mạng chuẩn của máy chủ sẽ được định nghĩa trong quá trình cài đặt SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 9 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trường  Server 2005 Network Services: Tiện ích này cho phép chúng ta quản lý dịch vụ liên quan đến SQL Server 2005. Có thể thực hiện việc: khởi động (start), tạm dừng (pause), và ngưng lại (stop) các dịch vụ đó. Các dịch vụ (Service) này được xem như là các ứng dụng chạy ngầm định bên dưới hệ thống trong môi trường Windows. 2.3. Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic.Net − Visual Basic.Net (VB.Net) là một ngôn ngữ lập trình mới. Nó không kế thừa, phát triển hay bổ sung từ VB6 mà là một ngôn ngữ được Microsoft thiết kế lại dựa trên nền tảng .Net Framework. VB.Net là ngôn ngữ hướng đối tượng (Object Oriented Programming Language) không những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo mọi cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những vấn đề khúc mắc khi lập trình. Hơn nữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu những gì xảy ra bên trong… hậu trường OS, Visual Basic.Net (VB.Net) giúp ta đối phó với các phức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó, ta chỉ tập trung công sức vào các vấn đề liên quan đến dự án, công việc hay doanh nghiệp mà thôi. − Một số thay đổi quan trọng của Visual Basic.Net so với các phiên bản trước:  Ngôn ngữ hoàn toàn là theo kiểu hướng đối tượng (Object Oriented Programming Language)  Các thành phần và các ứng dụng được viết trong Visual Basic.Net truy xuất hoàn toàn tới .Net Framework một thư viện lớp mở rộng cung cấp các dịch vụ hệ thống và các dịch vụ ứng dụng  Tất cả các ứng dụng phát triển bằng cách sử dụng Visual Basic.Net đều chạy trong môi trường thi hành được quản lý ( Managed Runtime Environment), đó là sự thi hành chung của ngôn ngữ .Net  Visual Basic.Net hỗ trợ rất nhiều công cụ để thiết kế giao diện (Form)  Visual Basic.Net hỗ trợ nhiều công cụ để kết nối tới các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau: SQL Server, Oracle, Access  Hệ điều hành Windows cung cấp khả năng tạo ra các cửa sổ. Song các tính năng được gọi từ một chương trình C++ khác hẳn với cách mà nó gọi từ một chương trình Visual Basic.Net, cách mà tất cả dịch vụ của hệ điều hành này được gọi là giống nhau trên tất cả các ngôn ngữ. Phần .Net này được gọi là thư viện lớp .Net Framework SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 10 [...]... và u cầu Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu phát hành văn bản 6) Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu sẽ sao lưu văn bản theo u cầu của Chun viên chun trách Đồn 7) Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu chuyển văn bản/ tài liệu tới các cơ quan/ Cơ sở Đồn theo đúng u cầu 8) Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu lưu thơng tin văn bản/ tài liệu phát hành và văn bản/ tài liệu vào kho lưu trữ văn bản/ Tài liệu B Mơ hình chức... quản lý văn bản/ Tài liệu tiến hành sao lưu và SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 16 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths Nguyễn Thanh Trường chuyển văn bản cho Chun viên chun trách Đồn/Bí thư Đồn trường (tùy u cầu của văn bản/ Tài liệu) 3) Chun viên chun trách Đồn/Bí thư Đồn trường nhận văn bản từ Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu và xử lý 4) Bộ phận quản lý văn bản/ Tài. .. Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths Nguyễn Thanh Trường Hình 9 Mơ hình chức năng quản lý văn bản/ Tài liệu Thông tin Văn bản Hình 10 Mơ chức năng quản hình Quản lý Văn bản Cơ quan/Cơ sở Đoàn Đồn viên C lý Thông báo Mơ hình xử lý GHI CHÚ − Mơ hình dòng dữ liệu (DFD) Quản lý văn bản  Mức 0 1.1 CHƯƠNG SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 19 Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu. .. Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths Nguyễn Thanh Trường 3) Người có quyền ra văn bản/ tài liệu (Bí thư, P Bí thư Đồn trường ) kiểm tra và ký phát hành 4) Người có văn mình quyền ra văn bản/ tài liệu trả lại bản/ tài liệu có chữ ký của cho Chun viên chun trách Đồn 5) Chun viên chun trách Đồn tiếp nhận văn bản/ tài liệu đã ký từ Người có quyền ra văn bản/ tài liệu và u cầu Bộ phận quản. .. nhiều văn bản Quan hệ giữa văn bản và cơ quan là 1-n (1-nhiều) VANBAN − (1,1) Thuộc (1,n) COQUAN Mơ tả: Mỗi văn bản chỉ thuộc một loại văn bản Một loại văn bản có ít nhất một văn bản Quan hệ giữa văn bản và loại văn bản là 1-n (1-nhiều) (1,1) VANBAN − Thuộc (1,n) LOAIVANBAN Mơ tả: Mỗi văn bản chỉ thuộc một lĩnh vực Một lĩnh vực có ít nhất một văn bản Quan hệ giữa văn bản và lĩnh vực là 1-n (1-nhiều)... Kiể m tra và sao lưu vă n bả n liệu đến Bộ phận quản lý văn 1 Chuyển vă n bả n nhận văn bản/ Tài liệu sở chuyển văn bản/ Tài bản/ Tài liệu 2) Bộ phậ n quả n lý vă n bả n /Tà i liệ u Cơ quan / Cơ sở Đoà n Bộ phận 4 Lưu và o Kho lữ u trữ Vă n bả n/Tà i liệ u 3 Chuyể n vă n bả n Chuyê n viên chuyê n trá ch Đoà n /Bí thư quản Kho lưu trữ văn bả n/Tà i liệ u lý văn bản/ Tài liệu kiểm tra văn bản/ Tài liệu đến... trữ Văn bản Hình 12 Mơ hình DFD Quản lý văn bản mức 14: K  Mức 2 Thông tin Văn bản đến Cơ quan 1 Nhận Văn bản Ma CQ Thông báo không nhận Ma CQ Thông báo nhận Lưu trữ Cơ quan/Cơ sở Đoàn Ma loai VB Thông tin Văn bản Phát hành Thông báo Loại Văn bản SVTT: Lê Quang Tuyến Lónh vực Ma LV Ma loai VB Lưu trữ 2 Phát hành Văn bản Ma LV Kho lưu trữ Văn bản MSSV: 0722120070 Trang 20 Đề tài: Quản lý văn bản – tài. .. tài liệu Đồn và Đồn viên GVHD: Ths Nguyễn Thanh Trường Hình 13 Mơ hình DFD quản lý văn bản mức 2 − Mơ hình dòng dữ liệu (DFD) Quản lý Hồ sơ Đồn  Mức 0 5 Hình 14 Mơ hình DFD quản lý Hồ sơ Đồn mức 0  Mức 1 6 Thông tin Hồ sơ Đoàn Quản lý Hồ sơ Đoàn Đoàn viên Thông báo 7 Hình 15 Mơ hình DFD quản lý Hồ sơ Đồn mức 1  Mức 2 Nộp Hồ sơ Đoàn Không chấp nhận 1 Tiếp nhận Hồ sơ Đoàn mới Ma CĐ Chấp nhận Đoàn viên. .. lý 4) Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu lưu thơng tin văn bản/ tài liệu đến và văn bản/ tài liệu vào kho lưu trữ văn bản/ Tài liệu Quy trình phát hành văn bản − 1 Soạ n thả o vă n bả n /tà i liệ u Hình 8 Quy 6 Sao lưu và phá t hà n h 3 Kiể m tra và ký Ngườ i ký 2 Trình ký phát hành văn 4 Trả vă n bả n/tà i liệ u bản/ Tài liệu trình 5 Yê u cầ u phá t hà nh Bộ phậ n quả n lý vă n bả n /tà i liệ u Chuyê n viê... (2) Thể loại văn bản: lưu trữ các thơng tin thuộc tính mã thể loại văn bản, tên thể loại văn bản (3) Lĩnh vực: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã lĩnh vực, tên lĩnh vực (4) Văn bản: lưu trữ thơng tin các thuộc tính mã văn bản, mã cơ quan, mã lĩnh vực, mã thể loại văn bản, số văn bản, tên văn bản, ngày văn bản, Loại văn bản, Ngày hiệu lực, Ngày hết hiệu lực, mức độ văn bản, nội dung văn bản, người ký, . tài liệu Đoàn và Quản lý Đoàn viên  Đối với Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn:  Quản lý văn bản: có thể xem, xóa, sửa các văn bản hiện có trong hệ thống  Cập nhật văn bản: thêm văn bản mới vào. viên chuyên trách Đoàn tiếp nhận văn bản/ tài liệu đã ký từ Người có quyền ra văn bản/ tài liệu và yêu cầu Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu phát hành văn bản 6) Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu. xử lý 4) Bộ phận quản lý văn bản/ Tài liệu lưu thơng tin văn bản/ tài liệu đến và văn bản/ tài liệu vào kho lưu trữ văn bản/ Tài liệu − Quy trình phát hành văn bản Hình 8. Quy trình phát hành văn