1.Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường xác định được danh mục các mặt
Trang 1Bộ giáo dục và đào tạo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU
CHI HÀNG NGÀY
Địa điểm: Công ty TNHH Thương Mại-Kỹ thuật-Dịch vụ ITA
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Vũ Anh Hùng
Hải phòng, 8/2007
Trang 2NỘI DUNG CHÍNH
1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và
thu chi hàng ngày của công ty
Trang 31.Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng
và thu chi hàng ngày
Quá trình nhập hàng:
Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng để nhập hàng
Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng, phiếu này đồng thời là hóa đơn thanh toán
Lập phiếu chi để trả tiền hàng nhà cung cấp
Vào sổ quỹ số tiền đã chi
Trang 41 Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất
hàng và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng
Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh
doanh giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của
Tiến hành lập phiếu thu và thu tiền của khách
Trang 51 Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng
và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng (tiếp)
Sau đó nhân viên kế toán phải vào sổ quỹ số tiền đã thu (đã thanh toán).Và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách hàng còn nợ lại
Theo định kỳ kế toán phải kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán
Trang 61 Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất
hàng và thu chi hàng ngày
Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hàng cho khách khi khách mua hàng
Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành
Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng
kỹ thuật để được bảo hành
Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên
phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị
Nếu bảo hành hết hạn mà khách vẫn yêu cầu bảo hành sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa
Chuyển phiếu sửa chữa này cho bộ phận kế toán để lập phiêu thu
Trang 71 Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng
và thu chi hàng ngày
Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo
Trang 82 Nhận xét, đánh giá
Trước kia khi tin học chưa phát triển thì công việc quản
lý trên chủ yếu làm bằng phương pháp thủ công, tức là
người quản lý, ghi chép các hồ sơ tài liệu liên quan đến
nghiệp vụ công việc trên giấy tờ, sổ sách
Việc lưu trữ dữ liệu rất cồng kềnh, và khối lượng công việc rất lớn
Mất nhiều thời gian, công sức khi muốn tìm kiếm một hồ sơ tài liệu liên quan trong khối hồ sơ dữ liệu khổng lồ kia
Đó là nhược điểm rất lớn của phương pháp quản lý thủ công
Công ty ngày càng nhiều mặt hàng kinh doanh, số lượng
khách hàng ngày càng nhiều, làm cho công việc quản lý hồ
sơ sổ sách bằng thủ công không còn phù hợp nữa
Yêu cầu đặt ra là phải xử lý các thông tin trên thiết bị máy tính để hỗ trợ đắt lực cho con người
Trang 9 Bảo đảm độ tin cậy, tính nhất quán, bảo mật thông tin.
Phát triển các ứng dụng và liên kết với các hệ thống khác
Nâng cao tính linh hoạt của hệ thông như áp dụng các
phương pháp quản lý CSDL hiện đại
Trang 103 Mô hình nghiệp vụ
a)Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
Trang 113 Mô hình nghiệp vụ
b) Biểu đồ ngữ cảnh
Trang 123 Mô hình nghiệp vụ
c)Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
Trang 143 Mô hình nghiệp vụ
Trang 154 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu nhập hàng
Trang 164 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu chi
Trang 174 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu yêu cầu
Trang 184 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu xuất hàng kiêm bảo hành
Trang 194 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu thu
Trang 204 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu biên nhận
Trang 214 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Báo cáo xuất hàng
Trang 224 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Báo cáo thu chi
Trang 234 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Báo cáo nợ khách hàng
Trang 245.Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
NHÀ CUNG CẤP
Đơn đặt hàng
KHÁCH HÀNG
KHÁCH HÀNG
BAN LÃNH ĐẠO
Phiếu giao hàng
Y/c bảo hành Phiếu biên nhận
NGÂN HÀNG
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Thông báo KQ Báo giá công ty
Phiếu yêu cầu
Thông báo nợ
Báo cáo Y/c báo cáo
D5 Sổ kho
Phiếu chi
NGÂN HÀNG
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Thông báo KQ
Phiếu thu
D15 Báo cáo
D6 Phiếu chi Trả lại hàng lỗi
D9 Báo giá công ty Đổi hàng
D12 Phiếu thu
D9 Báo giá công ty D14 Phiếu sửa chữa
Trang 25Lập đơn hàng
Lập phiếu nhập hàng
1.4
Lập phiếu chi
D5 Sổ kho
D1 Báo giá nhà cung cấp
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng
NHÀ CUNG CẤP
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ D6 Phiếu chi
Đơn đặt hàng
Phiếu giao hàng
NHÀ CUNG CẤP
Báo giá
NHÀ CUNG CẤP Thông báo nợ
Lập ds hàng trả lại NCC 1.5 D16 DS hàng trả lại NCC
Trả lại hàng lỗi
NGÂN HÀNG
Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản
Thông báo KQ Phiếu nhậphàng
Trang 26Kiểm tra hàng trong kho
Tiếp nhận phiếu yêu cầu
Lập phiếu xuất hàng
Lập phiếu thu
D8 Phiếu yêu cầu
D9 Báo giá công ty
D5 Sổ kho
D10 Phiếu xuất hàng
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu
KHÁCH
HÀNG
Phiếu yêu cầu
KHÁCH HÀNG
Y/c chuyển khoản ktra tài khoản
Thông báo KQ
Còn hàng
Thông tin phiếu yêu cầu
Thông tin phiếu xuất
Thông tin phiếu thu
2.6
Nhập hàng trở lại kho
D17 DS hàng nhập lại kho
Đổi hàng Thông tin
phiếu xuất
Trang 27Lập phiếu thu
D10 Phiếu xuất hàng
D9 Báo giá công ty
D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu
KHÁCH HÀNG
Hết hạn, không được BH
Giấy biên nhận
D13 Giấy biên nhận Y/c bảo hành Thông tin hàng BH
Phiếu thu
3.2
Lập giấy biên nhận
3.4
Lập phiếu sửa chữa
D14 Phiếu sửa chữa
Trang 28Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo thu chi
BAN LÃNH ĐẠO
Y/c báo cáo
Y/c báo cáo
D6 Phiếu chi
D4 Phiếu nhập hàng
D15 Báo cáo D15 Báo cáo
D15 Báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
BAN LÃNH ĐẠO
BAN LÃNH ĐẠO
Y/c báo cáo Báo cáo Báo cáo
Y/c báo cáo
Yêu cầu báo cáo Báo
cáo
Trang 296 Các kiểu thực thể
NHÀ CUNG CẤP có các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ Trong đó Mã nhà cung cấp là thuộc tính khóa
HÀNG có các thuộc tính: Mã hàng, Tên hàng , Mô tả chi tiết, Đơn vị tính, Thời gian bảo hành Trong đó Mã hàng là
thuộc tính khóa
NHÓM HÀNG có các thuộc tính: Mã nhóm, Tên nhóm, Chức năng Trong đó Mã nhóm là thuộc tính khóa
DM GIÁ có các thuộc tính: Đơn giá, Ngày áp dụng, Thuế, Chi phí nâng cấp
Trang 30Ngày nhập
Có
Số phiếu yêu cầu
1 1
Ngày hẹn trả
Mã nhà cung cấp
Địa chỉ
Thời gian bảo hành
1 1
1
Ngày áp dụng
Chi phí nâng cấp
Lý do chi Số tiền chi
n
Số phiếu thu
Số tiền thu
Lý do thu
n
Thuộc 1
n
n m m
Họ tên
Ngày nhận n
1
Hình thức thanh toán
Tên nhà cung cấp
Số lượng
Số phiếu nhập
Số lượng
Số phiếu xuất
Số lượng
Tình trạng
Đơn giá yêu cầu 1
m 1
Mô tả chi tiết Đơn vị tính
Ngày đặt
Đơn giá nhập
Ngày xuất
Số tiền nợ
Số tiền nợ Giới tính
Số biên nhận
Nhập Tiếp nhận
yêu cầu
Ngày thu
Ngày chi
Mô tả hàng
Số lượng
Chức vụ
Địa chỉ
Mã số thuế
KHÁCH HÀNG
Xuất
Số phiếu xuất
Chức năng
Mã nhóm
DM GIÁ
Tên hàng
Mã hàng
Số phiếu nhập
NHÀ CUNG CẤP
Ngày giao hàng Đơn giá đặt
Hình thức thanh toán
NHÓM HÀNG
Đặt
Số lượng Đơn giá xuất
Ngày yêu cầu
Thuế
Tổng tiền
Tổng tiền
Lý do nhập
Lý do xuất
Số tiền nợ
Trang 318 Các quan hệ
NHACUNGCAP ( MaNCC , TenNCC, Diachi)
HANG(Mahang, Tenhang, Motachitiet, DVT,
ThoigianBH,Manhom)
NHOMHANG ( Manhom , Tennhom, Chucnang, Mahang )
DMGIA (Dongia, Ngayapdung, Thue, Chiphinangcap, Mahang) KHACHHANG ( MaKH , Hoten, Diachi, MST )
NHANVIEN ( MaNV , HotenNV, DiachiNV, Gioitinh, Chucvu ) DONHANG (SoDH , Ngaydat, Ngaygiaohang, MaNV, MaNCC )
HANGDAT ( SoDH , Mahang, Motahang, Soluong, Dongiadat)
PHIEUNHAP ( Sophieunhap , Ngaynhap, Lydonhap, HTTT,
tongtien, MaNV, MaNCC)
HANGNHAP ( Sophieunhap , Mahang, Soluong, Dongianhap)
Trang 32Sotienchi, Sotienno, MaNV, MaNCC )
PHIEUTHU ( SoPT , Ngaythu, Sophieuxuat, Lydothu,
Sotienthu, Sotienno, MaNV, MaKH )
PHIEUYEUCAU( SophieuYC , Ngayyeucau, MaNV,MaKH) HANGYEUCAU ( SophieuYC , Mahang, Soluong,
DongiaYC, Motahang )
GIAYBAONO ( SoTBno , Ngaythongbao, Sophieuxuat,
Sotienno, Tongtienno, Ngaydenhantra, MaKH, MaNV )
GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan , Ngaynhan, Ngayhentra,
Sophieuxuat, MaNV, MaKH )
HANGBIENNHAN (Sobiennhan , Mahang, Soluong,
Tinhtrang)
Trang 339 Một số giao diện chương trình
Trang 349 Một số giao diện chương trình
Trang 359 Một số giao diện chương trình
Trang 369 Một số giao diện chương trình
Trang 379 Một số giao diện chương trình
Trang 38đặc quyền truy cập của từng người, người ấy có
thể biết được ngay lập tức tình hình hàng xuất,
hàng nhập, tồn kho và thu chi hàng ngày
Trang 39Kết luận
Trong đề tài của em đã xây dựng được một số
chức năng chính của chương trình
Tuy nhiên do thời gian có hạn nên chương trình chưa có tính chuyên nghiệp cao, chưa giải quyết hết được các nảy sinh trong quá trình quản lý
Nên em rất sự đóng góp ý kiến giúp đỡ của thầy
cô để có thể hoàn thiện chương trình tốt hơn
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã tham gia buổi bảo vệ tốt nghiệp
Trang 40Các kiểu liên kết
Hàng có nhiều danh mục giá
Mỗi nhóm hàng có nhiều hàng khác nhau
Một nhân viên đặt nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau
Có
Thuộ c
Trang 41Các kiểu liên kết
Nhân viên nhập nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp
Nhà cung cấp nhận tiền thanh toán hàng từ nhân viên
Nhân viên tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng
HÀNG NHÀ CUNG CẤP
Số phiếu nhập
Số lượng
m
1 n
NHÂN VIÊN
Ngày nhập Nhập
Đơn giá nhập Hình thức thanh toán
Tổng tiền
Lý do nhập
HÀNG NHÀ CUNG CẤP
Số phiếu nhập
Số lượng
m
1 n
NHÂN VIÊN
Ngày nhập Nhập
Đơn giá nhập Hình thức thanh toán
Tổng tiền
Lý do nhập
HÀNG m
Số phiếu yêu cầu
1 NHÂN VIÊN
Mô tả hàng KHÁCH HÀNG
Trang 42Các kiểu liên kết
Nhân viên xuất nhiều hàng cho khách hàng
Khách hàng trả tiền hàng cho nhân viên
Số phiếu xuất NHÂN VIÊN
Đơn giá xuất Hình thức thanh toán
Số lượng
1
Ngày xuất Xuất
Lý do thu
Số phiếu thu Số phiếu xuất
Trả tiền Ngày thu
Trang 43Các kiểu liên kết
Một nhân viên thông báo nợ cho nhiều khách hàng
Một nhân viên bảo hành nhiều hàng cho nhiều khách hàng
Thông báo nợ 1
Số biên nhận
