Đề tài XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN ppt

THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯƠNG NHÂN VIÊN THỰC TẾ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN... Chọn đề tài “XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC QUẢN LÝ NH

XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC

QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN

Đề tài 1

XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN 1

Lời giới thiệu 5

1.1 Quá trình hình thành Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội 6

Nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội 7

1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An 9

Công tác tổ chức mạng lưới và đào tạo cán bộ 9

CHƯƠNG II: 13

PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA ĐỀ TÀI – HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 13

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 13

I.1 Hệ thống thông tin và nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 13

I.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý 14

1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin 14

2 Phân tích chi tiết 14

3 Thiết kế logic 14

4 Đề xuất các phương án của giải pháp 15

5 Thiết kế vật lý ngoài 15

6 Triển khai hệ thống thông tin 15

7 Cài đặt và khai thác 16

II KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 16

I.1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý 16

I.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự 16

I.1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn 17

I.1.4 Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới 17

I.1.5 Các chức năng cơ bản của hệ thống: 17

I.1.6 Mô tả công việc: 18

I.1.6.1 Khi cú một nhõn viờn mới 18

I.1.6.2 Khi có thông tin thay đổi liên quan đến một nhân viên 18

I.1.6.2.1 Thụng tin bổ sung: 18

I.1.6.2.2 Thụng tin nhất thời: 19

I.1.6.2.3 Khi có các nhu cầu tham khảo đến các hồ sơ nhân viên, thống kê về nhân sự: 19

I.1.7 Các quy ước về thông tin lưu trữ trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự 19

I.1.7.1 Thông tin liên quan đến nhân viên được tổ chức dưới ba dạng chớnh: .19

I.1.7.2 Thông tin biến động liên quan đến mỗi nhân viên: 19

I.1.7.3 Cỏc thủ tục xử lý dữ liệu: 19

I.1.7.3.1 Đăng ký nhân viờn mới: 19

I.1.7.3.2 Cập nhật thụng tin mới về nhõn viờn: 20

II.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin quản lý nhân sự 20

Mô hình HTTT quản lý nhân sự 21

II.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự 21

II.3 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 23

Một số tính năng của VB 6.0 25

II.4 Các công cụ mô hình hoá 25

CHƯƠNG III 28

I MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯƠNG NHÂN VIÊN 28

II.1 Phương pháp thu thập thông tin tại ngân hàng 29

II.2 Các thông tin đầu vào của hệ thống quản lý hồ sơ và lương nhân viên 30II.4 Sơ đồ mô tả hệ thống quản lý hồ sơ và lương nhân viên 31

III THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

VÀ LƯƠNG NHÂN VIÊN THỰC TẾ TẠI VĂN PHÒNG CHI

NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN 39

Lời giới thiệu

Nói đến quản lý hẳn không ai là không biết đến tầm quan trọng của

nó Đây là một vấn đề rất cấp thiết và có liên quan tới nhiều lĩnh vực khácnhau Chính vì lẽ đó mà hình thức quản lý cũng khác nhau: dân số, nhân sự,công cụ, tài chính, thuế, giáo viên, học sinh…

Bài toán quản lý luôn luôn là một bài toán phức tạp trong mọi bàitoán Những bài toán quản lý luôn đòi hỏi một sự hợp lý cao, đặc biệt là bài

toán “Quản lý nhân sự” Ngày nay sự phát triển của kinh tế hàng hoá và

công nghệ kéo theo sự phát triển các doanh nghiệp, cơ quan thì quản lý đòihỏi ở mức cao và hợp lý Chính vì vậy mà có lẽ quản lý nhân sự được đặt lênhàng đầu

Chọn đề tài “XÂY DỤNG HỆ TIN HỌC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN” mặc dự biết rằng hiện nay đó rất nhiều người giải quyết vấn đề

này và chúng được ứng dụng khá rộng Nhưng không ngoài mục đích nàokhác là trau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm, em rất mong rằng sẽ rút

ra được những bài học quý cho bản thõn sau khi hoàn tất đề tài

Khi thực hiện đề tài này em đó cố gắng để thực hiện tốt những yêucầu của chương trinh quản lý, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi nhữngthiếu sót em rất mong được sự giúp đỡ của thầy cô và các bạn

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới TS Trần Thị Song Minh_ người

đó hướng dẫn em thực hiện đề tài này, Ban giám đốc và Phũng Kế toán –Ngân quỹ nơi em thực tập và thực hiện đề tài, cùng bạn bè đó giỳp đỡ emthực hiên đề tài này !

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương I: TỔNG QUAN VÈ CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH NGHỆ AN

1 Khái quát về Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.

1.1 Quá trình hình thành Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh

Nghệ An

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh nghệ an được thành lậptheo Quyết Định số 44/QĐ - HĐQT ngày 14 tháng 01 năm 2003 của Chủtịch hội đồng quản trị Ngân hàng chính sách xã hội việt nam Chi nhánhNgân hàng Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã đi vào hoạt động từ ngày 10tháng 04 năm 2003, trong thời gian từ ngày thành lập đến nay toàn thể nhânviên của Chi nhánh Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã vừa củng

cố cơ sở vật chất, vừa ổn định cơ cấu tổ chức cán bộ, vừa phải từng bướcđưa Ngân hàng Chính sách xã hội ngày một lớn mạnh và làm tròn tráchnhiệm được giao

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh, thành phố trực thuộctrung ương là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Ngân hàng Chính sách

xã hội, do Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Chính sách xã hội quyếtđịnh thành lập, sát nhập và giải thể

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội là đại diện pháp nhân theo uỷquyền của Tổng giám đốc trong việc chỉ đạo các hoạt động của Ngân hàngChính sách xã hội trên địa bàn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội.

Chức năng của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội

- Triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách tính dụng ưu đãicủa Nhà nước đối với người nghèo và các đối tượng chính sáchtrên địa bàn.

- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về huy động vốn; cho vay vàcác dịch vụ Ngân hàng theo quy định tại Điều lệ về tổ chức và hoạtđộng của Ngân hàng Chính sách xã hội

- Nhận uỷ thác cho vay ưu đãi của chính quyền địa phương, các tổchức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, các hiệp hội, các hội, các

tổ chức phi Chính phủ, các cá nhân trong và ngoài nước

- Kiểm tra, giám sát việc vay vốn của các tổ chức, cá nhân; việc thựchiện hợp đồng của các đơn vị nhận uỷ thác

Nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội

- Huy động vốn

+ Nhận tiền gửi có trả lãi và tự nguyện không lấy lãi của các tổ chức,các nhân trong nước và ngoài nước bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ;nhận tiền gửi tiết kiệm của người nghèo

+ Tổ chức thực hiện việc phát hành trái phiếu và các giấy tờ có giá đểhuy động vốn trên địa bàn theo quyết định của Tổng giám đốc trongtừng thời kỳ

+ Tiếp nhận các nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của chính quyền địaphương, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, các hiệp hội,các tổ chức phi Chính phủ, các cá nhân trong và ngoài nước theo quyđịnh của Tổng giám đốc

+ Vay vốn các tổ chức tài chính, tín dụng trong nước khi Tổng giámđốc cho phép

- Cho vay: Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội thực hiện chovay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn bằng hợp đồng Việt Nam đối

với các đối tượng được quy định tại điều 2 Nghị định số78/2002/NĐ-CP ngày 04 tháng 10 năm 2002 của Chính phủ về tíndụng đối với người nghèo và các đối tượng chính sách khác.

- Thực hiện các dịch vụ ngân hàng theo chỉ đạo của Tổng giám đốc

- Thực hiện hạch toán kế toán thống nhất trong toàn hệ thống Chấphành chế độ quản lý tài chính theo quy định

- Kiểm tra việc thực hiện hợp đồng vay vốn và trả nợ của các tổchức, cá nhân vay vốn Ngân hàng Chính sách xã hội

- Thực hiện các chế độ đối với cán bộ, viên chức tại Chi nhánh về:tuyển dụng, đào tạo, nâng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điềuđộng, thi đua khen thưởng, kỉ luật theo sự phân cấp của Tổnggiám đốc

- Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ Kiểm tra, giám sát các đơn

vị nhận uỷ thác trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng Chínhsách xã hội

- Phổ biến, hướng dẫn và triển khai thực hiện các cơ chế, quy chếnghiệp vụ và văn bản pháp luật của Nhà nước, ngành ngân hàng vàNgân hàng Chính sách xã hội liên quan đến hoạt động của Chinhánh và đơn vị nhận uỷ thác

- Nghiên cứu, phân tích kinh tế hoạt động tín dụng cho vay hộ nghèo

và các đối tượng chính sách khác để đề ra các giải pháp triển khaithực hiện chính sách tín dụng phù hợp với các chương trình, dự ánphát triển kinh tế – xã hội tại địa phương

- Chấp hành đầy đủ các quy định về báo cáo định kỳ, đột xuất theoyêu cầu của Tổng giám đốc

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Tổng giám đốc Ngân hàngChính sách xã hội giao

1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.

Về tổ chức quản lý, đứng đầu Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội

là Giám đốc - người trực tiếp điều hành hoạt động của Chi nhánh Ngânhàng Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước pháp luật

về hoạt động chỉ đạo Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Giúp việcGiám đốc có hai Phó Giám đốc và các Phòng chuyên môn nghiệp vụ

Cơ cấu của các phòng chuyên môn nghiệp vụ tại Chi nhánh Ngânhàng Chính sách xã hội gồm:

- Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ tín dụng

- Phòng Kế toán – Ngân quỹ

- Phòng Hành chính – Tổ chức

- Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ

Điều hành phòng chuyên môn nghiệp vụ là Trưởng phòng

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng chuyên mônnghiệp vụ tại Chi Nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội do Giám đốc Chinhánh quy định phù hợp với nhiệm vụ và Chi nhánh và hướng dẫn của cácPhòng chuyên môn nghiệp vụ tại Hội sở chính

Công tác tổ chức mạng lưới và đào tạo cán bộ.

- Về công tác tổ chức mạng lưới:

Toàn tỉnh đã hình thành và hoàn thiện phòng giao dịch ở 18huyện, thị xã và văn phòng ngân hàng Tỉnh Tổng số CBCNV 156người trong biên chế

- Công tác đào tạo:

Ngân hàng tỉnh đã mở 5 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 180 lượtcán bộ tín dụng, kế toán, ngân quỹ, tin học và cán bộ mới Tổ chứccho đoàn cán bộ ( Giám đốc phòng giao dịch, trưởng phó phòng ngân

hàng tỉnh 14) đi học tập kinh nghiệm ở một số tỉnh hoạt động tốt Bêncạnh việc đào tạo, tập huấn tập trung trong một thời gian nhất định thìtoàn chi nhánh đã và đang duy trì chế độ học tập hàng tuần vào chiềuthứ 5 và tạo điều kiện tốt cho đội ngũ cán bộ tiếp cận với tài liệu sáchbáo có ý nghĩ thiết thực đối với hoạt động tín dụng chính sách

Sơ đồ hoạt động của trụ sở Chi nhánh Ngân hàng chính sách xã hộitỉnh Nghệ An (còn gọi là Văn phòng ngân hàng tỉnh)

II Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.

Hiện nay, tất cả các phòng của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xãhội của tỉnh Nghệ An hầu hết là đã được trang bị máy vi tính Hầu hết tất cảnhân viên trong Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đã sử dụng thành

Phòng h nhànhChính Tổ tra kiểm soátPhòng kiểm

thạo máy vi tính, tất cả các máy đều được trang bị máy in đầy đủ, đặc biệt ởquầy giao dịch với khách hàng còn được trang bị thêm máy in kim

Hiện tại, Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đang sử dụng phầnmềm giao dịch với khách hàng qua chương trình Giao Dịch, chương trìnhnày được Tổng Ngân hàng Chính sách xã hội cung cấp, chương trình đượcviết trên ngôn ngữ FoxPro Chương trình được cài đặt và hướng dẫn sử dụngthông qua Đồng chí Nguyễn Văn Triển là cán bộ của phòng Kế toán – Ngânquỹ nhưng trực tiếp chịu trách nhiệm về tin hoc của toàn bộ Chi NhánhNgân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An

Trong năm 2005 Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ

An đã được cấp thêm một số máy tính, máy in và chấn lưu ổn định điệnnhằm phục vụ cho chương trình Giao Dịch và một số công nghệ khác

Do Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Nghệ An mới được thànhlập nên hiện tại Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội chưa có phòng tinhọc riêng cho mình mà phòng tin học của toàn Chi nhánh Ngân hàng Chínhsách xã hội nằm trong phòng Kế toán – Ngân quỹ Trong Chi nhánh Ngânhàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An chỉ có mỗi một mình đồng chí

Nguyễn Văn Triển chịu trách nhiệm về tin học cho toàn Ngân hàng

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đang từng bước cải thiệncông tác tin học của mình cũng như là nâng cao trình độ của của nhân viêntrong toàn Ngân hàng để phục vụ tốt cho công tác giao dịch của mình đểkhông nhằm mục đích nào khác là phục vụ khách hàng được tốt hơn

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An hiện nay cótất cả 18 phòng giao dịch ở các huyện và thị xã Trong đó có một chi nhánh

là ở Thành phố Vinh, được đạt tên là Văn phòng Ngân hàng Tỉnh hay là trụ

sở của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tại Tinh Nghệ An Do địahình của tỉnh Nghệ An là nhiều đồi núi cùng với sự đa dạng về các thành

phần dân tộc ở các vùng rẻo cao nên công tác quản lý gặp rất nhiều trở ngại,khó khăn Song với sự nhiệt tình với công việc cộng với trách nhiệm màĐảng và nhà nước giao phó toàn thể nhân viên thuộc Chi nhánh Ngân hàngChính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã nỗ lực phấn đấu đi đến được từng bảnlàng dân tộc, từng hộ dân để mang đến những lợi ích chính sách mà Đảng vàNhà Nước đã đề ra.

Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu tại Chi nhánh Ngân hàngChính sách xã hội tỉnh Nghệ An và căn cứ vào những kiến thức đã học, em

đã chọn đề tài “Xây dựng hệ tin học Quản lý nhân sự tại Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An” làm đề tài nghiên cứu cho

đề án tốt nghiệp của mình Do điều kiện đi lại khó khăn nên đề tài của emchỉ thực hiện trong phạm vi văn phòng ngân hàng tỉnh Hiện nay ở vănphòng ngân hàng tỉnh hiện có tất cả 35 nhân viên trong đó 33 người là nhânviên chính thức còn lại hai hợp đồng là hai bảo vệ

CHƯƠNG II:

PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA ĐỀ TÀI – HỆ THỐNG THÔNG

TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.

I.1 Hệ thống thông tin và nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan tớinhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin đểnhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kếhoạch, điều phối tình hình hoạt động của cơ quan

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trongnhững kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho cóthể tìm kiếm một cách nhanh nhất các dữ liệu cần thiết Kho dữ liệu nàyđược cài đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảoquản nhờ chế độ bảo mật và sao lưu dữ liệu

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục mộttổng thể các hiện tượng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sựkiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà

là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãitrong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theophương pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó.Như chúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn

đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiênthúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng còn một số nguyênnhân khác nữa như yêu cầu của người quản lý, công nghệ thay đổi và cả sựthay đổi sách lược chính trị

I.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý.

Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn, trongmỗi giai đoạn lại có các công việc khác cần tiến hành

1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin.

Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự

án Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này rất có thể làm lùi các bướctiến hành của dự án, kéo theo các kinh phí lớn cho tổ chức

Các công đoạn của giai đoạn này là: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu,Đánh giá khả thi, Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2 Phân tích chi tiết.

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩnđoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định những vấn đề chính cũngnhư nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt được của hệthống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mụctiêu đề ra

Các công cụ mô hình hóa: Sơ đồ luông thông tin, Sơ đồ luồng dữliệu

3 Thiết kế logic.

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ mọi ràng buộc.

Bắt đầu từ những thông tin đầu ra của hệ thống để chuẩn hoá thiết kế

cơ sơ dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các dòng vào

4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Mục đích chủ yếu của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho môhình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năngđạt các mục tiêu cũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức vànhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những kiến nghị cho lãnh đạonhững phương án hứa hẹn nhất

Các công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phương án giảipháp là: xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức, xây dựng các phương

án, đánh giá các phương án, chuẩn bị và trình bày báo cáo

5 Thiết kế vật lý ngoài.

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đãđược chọn ở giai đoạn trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vìnhững mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới côngviệc hàng ngày của những người sử dụng

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết các giao diện vào

ra, thiết kế các phương thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủtục thủ công

6 Triển khai hệ thống thông tin.

Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng một hệ thống hoạt độngtốt Những công chính của giai đoạn triển khai bao gồm: Lập kế hoạch triển

khai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống các tàiliệu, đào tạo người sử dụng.

7 Cài đặt và khai thác

Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá

II KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I.1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục mộttổng thể các hiện tượng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sựkiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà

là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãitrong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theophương pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó

I.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo choban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương, thi đua,chấm công, khen thưởng, kỷ luật hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạotrực tiếp của giám đốc

Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôncập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xungnhững thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên,việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cũng lànhiệm vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình

hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong

hệ thống quản lý nhân sự

I.1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Trước một khối lượng lớn nhân viên cũng như các yêu cầu đặt ra thìviệc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do đógặp rất nhiều khó khăn Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian

và công sức, mỗi nhân sự của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ,tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng

Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tinhọc hoá cho việc quản lý nhân sự cũng như các hệ thống quản lý khác

I.1.4 Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới.

Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cầnđược đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúpcấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ côngnhân viên chức

Trước hết để quản lý được một khối lượng nhân viên của một cơquan, phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được nhữngyêu cầu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi Hệ thống quản lýmới phải khắc phục được những nhược diểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệthống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắncủa dữ liệu ngay từ khi cập nhật

I.1.5 Các chức năng cơ bản của hệ thống:

+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch.

+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp

I.1.5.5.3>Báo cáo thống kê:

+ Thống kê Báo cáo về trình độ người lao động trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơnvị

I.1.6 Mô tả công việc:

I.1.6.1 Khi cú một nhõn viờn mới

Theo nhu cầu của đơn vị tuyển dụng nhân viên mới sẽ phải nộp Sơyếu lý lịch Đây sẽ là các thông tin cố định về một nhân viên không thể thayđổi được như: họ tên, mó nhõn viờn, ảnh của nhõn viờn giỳp phõn biệt giữacỏc nhõn viờn với nhau

I.1.6.2 Khi có thông tin thay đổi liên quan đến một nhân viên

- Thông tin biến động liên quan đến một nhân viên nhằm mô tả quátrỡnh cụng tỏc cũng như sinh hoạt của nhân viên như: quá trỡnh đào tạo,ngoại ngữ, chuyên môn…

- Thông tin biến động giữa nhân viên và các đơn vị cơ sở gắn liền vớinhân viên và quá trỡnh cụng tỏc của nhõn viờn tại đơn vị

Những thông tin biến động liên quan đến nhân viên có hai loại

I.1.6.2.1 Thụng tin bổ sung:

Là những thông tin cùng loại với những thông tin đó cập nhật từ trướcnhưng nó bổ sung cho cái trước đó cập nhật

Ví dụ như: Thông tin về các con, thông tin khen thưởng kỷ luật… củanhân viên.

I.1.6.2.2 Thụng tin nhất thời:

Là những thông tin là những thông tin cùng loại nhưng thông tin cậpnhật vào sau sẽ làm mất hiệu lực của thông tin trước đó

Vớ dụ : trỡnh độ chuyên môn của nhân viên…

I.1.6.2.3 Khi có các nhu cầu tham khảo đến các hồ sơ nhân viên, thống kê vềnhân sự:

- Tra cứu cỏc thụng tin về nhõn viờn

- Quỏ trỡnh khen thưởng cũng như kỷ luật của nhân viên

- Thống kờ danh sỏch nhõn viờn theo phũng ban và cỏc đơn vị sảnxuất

- Cung cấp thông tin về khả năng lao động

I.1.7 Các quy ước về thông tin lưu trữ trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

I.1.7.1 Thông tin liên quan đến nhân viên được tổ chức dưới ba dạngchớnh:

- Thông tin cố định về bản thân nhân viên

- Thông tin biến động về bản thân nhân viên

- Thông tin biến động về quan hệ giữa nhân viên và đơn vị

I.1.7.2 Thông tin biến động liên quan đến mỗi nhân viên:

- Đăng ký thông tin ban đầu cố định về bản thân nhân viờn

- Đănng ký các thông tin ban đầu (biến động) về bản thân nhân viên:quan hệ gia đỡnh, trỡnh độ chuyên môn…

- Đăng ký thông tin ban đầu (biến dộng) biểu thị mối quan hệ giữanhân viên và đơn vị: phân công tác

I.1.7.3.2 Cập nhật thụng tin mới về nhõn viờn:

- Thờm cỏc thụng tin(bổ sung, tớch lũy) mới về nhõn viờn:

+ Nhóm các thông tin liên quan đến bản thân nhân viên: quan hệ giađỡnh, trỡnh độ chuyên môn

+ Nhóm các thông tin biểu thị quan hệ giữa nhân viên và đơn vị: phâncông công tác, khen thưởng, kỷ luật

- Sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân viên: do nhập sai hoặcthông tin đó lạc hậu so với thực tế

II.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một tập hợp các yếu tố có liên quan tới nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ truyền đạt, phân phối các thông tin

có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định

Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo choban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương, thi đua,chấm công, khen thưởng, kỷ luật hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạotrực tiếp của phòng tổ chức

Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôncập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xungnhững thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên,việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cũng lànhiệm vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình

hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong

hệ thống quản lý nhân sự

Không những thế HTTT quản lý nhân sự còn cung cấp nhiều thông tinđầu vào cho các hệ thống khác Chẳng hạn các báo cáo về nhân lực choHTTT sản xuất, báo cáo lương cho HTTT tài chính Như vậy là HTTT quản

lý nhân sự không tồn tại độc lập mà cùng với HTTT chuyên chức năng kháctạo thành HTTT quản lý hoàn chỉnh của cơ quan doanh nghiệp Các HTTTnày thường xuyên cung cấp các thông tin khác nhau, hỗ trợ cho việc ra quyếtđịnh của lãnh đạo, đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả,đạt được mục tiêu đề ra

Trong HTTT nhân sự các đầu vào (Input) của hệ thống được lấy từcác nguồn (Sources) được xử lý với các dữ liệu đã lưu trữ trong hệ thống.Các kết quả này được gọi là Output và được chuyển đến đích (Destination)hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống

Mô hình HTTT quản lý nhân sự

II.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Theo từng cấp độ ta có thể phân loại HTTT quản lý nhân sự thành bamức: mức tác nghiệp, mức sách lược và mức chiến lược

Nguồn

Thu

Kho dữ liệu

Đích

Hồ sơ cán

bộ & các dữ liệu quan

Các báo cáo