báo cáo “tin học hóa hệ thống quản lý vật tư tại công ty tnhh thu hương”

Nhưng khi những công việc mà chúng ta đang phải thao tác bằng taytrước kia đã được lập trình sẵn trong máy, khi cần những thông tin yêu cầu thì trongkhoảng thời gian ngắn hệ thống sẽ cho

Báo cáo “Tin học hóa hệ thống quản lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương”

MỤC LỤC

Trang

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Nội dung nghiên cứu 2

Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3

1 Thực trạng khảo sát 4

a Nhược điểm của hệ thống cũ 4

b Ưu điểm của hệ thống cũ 5

2 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5

a Ưu điểm của hệ thống mới 5

b Nhược điểm của hệ thống mới 6

II Phân tích và thiết kế hệ thống 6

1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7

c2 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng 13

c3 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng 14

c4 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng 15

c5 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo 16

3 Các kiểu thực thể và mô hình EER 17

4 Thiết kế Database vật lý 19

5 Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 25

6 Thiết kế các Form nhập dữ liệu 29

7 Thiết kế các báo cáo/Report 32

C KẾT LUẬN 33

A LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đang ở trong giai đoạn bùng nổ với sự ra đời củahàng loạt sản phẩm được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, vănhóa, chính trị, xã hội…Với xu thế hội nhập hiện nay, công nghệ thông tin nói chung

và tin học nói riêng đang là công cụ, là bước đi dẫn đầu của các quốc gia trên thế giớitrên con đường phát triển của mình

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghiệp phát triển và nền kinh tế thị trường như ngày nay,việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏiphải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đếncác bộ phận của doanh nghiệp đó Để thực hiện được yêu cầu đó, chúng ta không thể

sử dụng phương thức quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây nữa vì làm như vậy

có nghĩa là chúng ta đang tự đào thải mình ra khỏi guồng máy công nghiệp của thờiđại Do đó việc áp dụng tin học vào trong quản lý là điều cần thiết và thích hợp với xuhướng chung của thời đại

Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều cơ quan sử dụng và đãđược thiết kế một cách đa dạng và phong phú Một trong những ứng dụng của côngnghệ thông tin vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư

Với sự trợ giúp của các phần mềm thích hợp, việc quản lý điều hành và pháttriển doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mấtnhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập cũng như xuất hàng vật tư Các kế toánviên sẽ đỡ vất vả hơn trong việc hạch toán thu chi Và ban lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng

quản lý công việc chung của công ty hơn Hơn nữa khi số lượng công việc tăng lên,hoạt động doanh nghiệp mở rộng ra thì việc quản lý cũng sẽ khó khăn hơn, đòi hỏi cảnhân viên lẫn người quản lý, lãnh đạo phải mất nhiều thời gian để nắm bắt tình hình

và đối chiếu nhiều loại sổ sách để tránh sai sót trong khi thao tác Do đó hiệu quả côngviệc sẽ giảm Nhưng khi những công việc mà chúng ta đang phải thao tác bằng taytrước kia đã được lập trình sẵn trong máy, khi cần những thông tin yêu cầu thì trongkhoảng thời gian ngắn hệ thống sẽ cho chúng ta một kết quả nhanh nhất với độ chínhxác cao

Cùng với tình hình trên công ty TNHH Thu Hương, địa chỉ số 234 Núi Thànhđang tiến hành tin học hóa hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin trong việcquản lý vật tư phục vụ ngày càng tốt hơn cho khách hàng hiện tại và tương lai Do đó

đề tài mà chúng tôi chọn để nghiên cứu và thực hiện là: “Tin học hóa hệ thống quản

lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương”.

2 Nội dung nghiên cứu

Với mục tiêu như trên, nội dung đề tài được xác định như sau:

 Trình bày về tình hình tổng quan việc quản lý vật tư tại công ty TNHH ThuHương, từ đó đánh giá được những ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại và đưa ragiải pháp tin học hóa

 Xây dựng chương trình “Quản lý vật tư” bằng hệ quản trị CSDL MicrosoftAccess

Trong khi thiết kế hệ thống này, chúng tôi đã sử dụng tối đa các ứng dụng của tinhọc vào việc quản lý và tính toán Cụ thể là:

 Máy tính hoá cho các hoạt động trong phạm vi toàn công ty

 Các bộ phận chủ yếu trong công ty (quản lý, kho, kế toán ) được đổi mới vàthiết kế lại sao cho phù hợp với công cuộc phát triển của đất nước hiện nay

 Làm giảm tối đa các hoạt động thủ công của công nhân viên trong toàn côngty

 Về mặt hình thức, hệ thống này vẫn dựa trên nguyên tắc hoạt động của hệthống cũ Nhưng trong từng công việc cụ thể đã có sự thay đổi sâu sắc

Nếu dự án này được thực thi thì việc giải quyết được các vấn đề về thời gian, độchính xác của công việc và theo dõi, kiểm soát sẽ dễ dàng hơn

Để đưa ra một số giải pháp nhằm giải quyết các khó khăn trong công ty, chúng tôi

đã tìm hiểu, theo dõi và thiết kế hệ thống này Tuy nhiên trong quá trình làm việckhông tránh khỏi những sai sót nhất định Mong thầy và các bạn thông cảm Chúng tôixin chân thành cảm ơn

BẢNG KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI

30 Chọn đề tài để thực hiện Cả nhóm

31- 32 Đến tại công ty để tham khảo thực tế và khảo sát

cách thức hoạt động quản lý vật tư

Linh - Nga

33 Đánh giá những ưu nhược điểm của hệ thống này Hà - Nhàn

34 - 35 Tiến hành phân tích và thiết kế sơ bộ về hệ thống Nga - Hà

36 Xây dựng các biểu đồ phân cấp chức năng, biểu

đồ luồng dữ liệu, biểu đồ thực thể liên kết

Linh Nhàn Nga

-37 - 38 Tiếp tục thiết kế hệ thống hoàn chỉnh Cả nhóm

39 - 40 Xây dựng hệ quản trị CSDL MS Access

cho hệ thống “ Quản lý vật tư”

Nhàn - Linh –Hà

41 Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập Cả nhóm

42 Hoàn thành

hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác,hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay Dựa vào việc tìm hiểu

và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ,đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái cũ xây dựngcái mới”

Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển,quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản

lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý chủ yếu thực hiện thủ công, hồ sơ của thiết bịvật tư được người quản lý ghi chép trên giấy tờ với một số lượng sổ sách rất lớn trong

đó lưu trữ các hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, thẻ kho Mỗi phiếu có ghitừng chi tiết về các mặt hàng cùng với thời gian mua bán các mặt hàng đó Tại đây cácgiấy tờ được kiểm soát và sắp xếp theo thứ tự Trong điều kiện kinh tế như vậy và quy

mô của các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp còn nhỏ hẹp thì việc quản lý bằng thủ công

là phù hợp và đáp ứng được nhu cầu bấy giờ

Nhưng ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanhnghiệp ngày càng được mở rộng, nhu cầu của con người ngày càng tăng lên, hànghoá, vật tư ngày càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót do vậy

mà quản lý thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mới mà thayvào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý hệ thống vật tư Cụ thể là tạicông ty TNHH Thu Hương số 234 Núi Thành

a Nhược điểm của hệ thống cũ.

 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về thiết bị vật tưrất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ khôngđược thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ

 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thôngtin về một loại vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian bởi vì người quản lý phải trực tiếpxuống tận nơi để kiểm tra.

 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khókhăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mớiphải có quyết định của giám đốc

 Khi nhập các thiết bị vật tư với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch,phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục

 Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hàng hoá, quá trình thanh toántiền và các chi phí khác rất mất thời gian, phải qua rất nhiều phòng ban

b Ưu điểm của hệ thống cũ.

 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp chocác doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc

 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tínhchất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quảnlý

Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ,còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ côngkhông có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử

lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản

lý công việc Chính vì vậy mà chúng tôi đã xây dựng một hệ thống mới để khắc phụcnhững yếu kém của hệ thống cũ tại công ty TNHH Thu Hương nhằm đáp ứng nhữngyêu cầu cần thiết của công việc trong xã hội hiện nay

Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong mộtthời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khảthi nhất định Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án và chính các mụctiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này

2 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới.

a Ưu điểm của hệ thống mới

 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cầnthiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin

 Quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác không mất nhiều thời gian và rútngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.

 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lýthủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc tổnghợp báo cáo số lượng hàng hoá trong kho được thuận tiện nhanh chóng

 Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tìnhtrạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý

b Nhược điểm của hệ thống mới.

 Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đạinên cũng phải có kinh phí để triển khai

 Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạomột đội ngũ nhân viên có tay nghề cao

 Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thayđổi để phù hợp với xu hướng hiện nay, vì vậy mà việc thay thế bằng hệ thống quản lýthiết bị vật tư mới có sử dụng máy tính nên các dữ liệu thông tin sẽ không còn trùngkhớp và có sự không thống nhất về phương hướng làm việc

Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thốngmới thì chúng tôi thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ côngcủa hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của công ty và khôngthoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sản xuất kinh doanh Do vậy màcông ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thốngmới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lý vật tư Đó là một phầnrất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả hon

II Phân tích và thiết kế hệ thống

Phân tích và thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ thống.Bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công

cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống Mỗi mô hình

là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan

Mục tiêu của phân tích mô hình là đưa ra một cách xác định các yêu cầu củangười dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này được bám sát từmột loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tàiliệu và qua các phép đo thử nghiệm

1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD.

Cập nhật

danh mục

Quản lý vật tư

Mua hàng Bán hàng Kiểm tra

Báo cáo mua hàng

Cập nhật phiếu xuất

Giao hàng

Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

Làm thẻ kho

Báo cáo bán hàng tháng

Báo cáo hàng tồn

Thống

kê hàng hóa

Dự trù xuất nhập

GIẢI THÍCH:

Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục

khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mụchàng hóa và danh mục kho

+ Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địachỉ đã yêu cầu đặt hàng Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũngnhư chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộphận quản lý

+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho kháchhàng lên các nhà quản lý cấp trên

Chức năng kiểm tra tồn hàng:

+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: Hàng tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loạihàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho

và cập nhật số hàng tồn này

+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàngtrong việc quản lý các loại vật tư

Chức năng báo cáo:

+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách

hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu

+ Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không

+ Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên

 Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không Nếu mặt hàng này còn tồn thì phải xuất ra hết và không nhập nữa

2 Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD.

a DFD mức khung cảnh

 Sự liên hệ giữa các chức năng hệ thống quản lý vật tư Khi hai bên đã có sự thoả thuận hợp tác thì nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình cho đối tác Sau khi đã tìm hiểu và chấp nhận thì hệ thống quản lý vật tư sẽ gửi nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng thì họ sẽ gửi cho hệ thống quản lý hóa đơn nhập khi tiến hành nhập hàng kèm theo hoá đơn thanh toán Khi nhận được hóa đơn thanh toán hệ thống quản lý vật tư sẽ gửi phiếu thanh toán cho nhà cung cấp với số Nhà cung cấp Khách hàng Quản lý vật tư Lãnh đạo Khiếu nại Đơn đặt hàng Hóa đơn nhập Phiếu thanh toán Thông tin nhà cung cấp

Hóa đơn bán hàng

Khiếu nại Từ chối bán hàng Thông tin khách hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

tiền phải trả tương ứng với số lượng vật tư đã đặt mua Đồng thời giữa hệ thống quản

lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đềvướng mắc xảy ra Khách hàng khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng nhữngthông tin của mình đến nhà quản lý vật tư Nhà quản lý vật tư sau khi xem xét nhữngthông tin này sẽ gửi cho khách hàng hóa đơn bán hàng nếu đồng ý và ngược lại có thể

từ chối bán hàng Ngoài ra giữa hệ thống quản lý vật tư và khách hàng có thể trao đổihoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra Vào hàng tháng hệthống quản lý vật tư sẽ phải làm những báo cáo tình hình xuất, nhập để gửi cho lãnhđạo khi có yêu cầu báo cáo

b DFD mức đỉnh

Yêu cầu báo cáo

Nhân viên

1.Cập nhật danh mục Nhân viên

Khách hàngKhách hàng

Thông tin khách hàng

3 Bán hàng

Yêu cầu mua hàng

Hóa đơn xuất

4 Kiểm tra tồn hàng

Thông báo xửlý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Lãnh đạo

5 Báo cáo

Báo cáo

Hàng

Khách hàngHóa đơn nhập

Yêu cầu mua hàng

nại

Đơn đặt hàng Phiếu thanh toán

Giải thích :

Biểu đồ này được phân rã từ biểu đồ mức khung cảnh cụ thể là chức năng quản lý vật

tư trong biểu đồ mức khung cảnh được phân rã làm năm chức năng là:

Thông tin nhà cung cấp

1.3 Cập nhật danh mục nhân viên

Nhân viênNhà cung cấp

1.4 Cập nhật danh mục loại

1.5 Cập nhật danh mục hàng hóa Hàng

c2 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng

Nhà cung cấp

2.1 Đặt hàng

khách hàngYêu cầu mua hàng

2.2 Nhập hàng

2.3 Báo cáo mua hàng

Hóa đơn nhập hàng

Hóa đơn nhập

Lãnh đạo

Phiếu thanh toán

Yêu cầu báocáoBáo cáo

c3 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng

Khách hàng

Xét đơn đặt hàng

Yêu cầu mua hàng

Từ chối bán hàng

3.1 Cập nhật phiếu xuất

Đồng ý

3.2 Giao hàng

Nhân viên

Khiếu nại

Hóa đơn

xuất

3.3 Báo cáo bán hàng

Lãnh đạo Yêu cầu

báo cáo

Báo cáo bán hàng

Kiểm tra tồn hàngThông tin xử lý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Khách hàng

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng xuất

Thông tin hàng xuất

c4 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng

Kho

Hóa đơn nhập

4.1 Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

4.2 Làm thẻ kho

Hàng

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng tồn

Thông tin hàng tồn đầu kỳ