Công tác chuẩn bị trước khi bắt đầu hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng giữa công ty sojii đến từ nhật bản và công ty balin đến từ australia

Trang 1 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI BÁO CÁO THỰC HÀNH SỐ 2 Môn học: Kỹ năng đàm phán và ký kết hợp đồng CHỦ ĐỀ: Công tác chuẩn bị trước khi bắt đầu hoạt động đàm phá

M Ở ĐẦ U

Vai trò công tác chu ẩ n b ị trướ c khi b ắt đầ u ho ạt động đàm phán và ký kế t h ợ p đồng

Trong mọi cuộc chiến, nếu có sự chuẩn bị chu đáo để hiểu thấu được đối phương và hiểu rõ chính ta luôn là yếu tố có tính quyết định thành công Điều này luôn đúng cả trong nghệ thuật đàm phán, bởi đàm phán là một mối quan hệ tổng hòa của con người với nhau, lấy lợi ích làm mục tiêu Giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 70% kết quả đàm phán

Thực hiện tốt công tác chuẩn bị sẽ giúp các nhà đàm phán:

Thứ nhất, hiểu mình và hiểu người, biết rõ thời thế để ứng biến

Thứ hai, xác định rõ mục tiêu cần đạt được, tối đa, tối thiểu để kiên định, chủ động và linh hoạt trong đàm phán

Thứ ba, xây dựng được chiến lược và chiến thuật hợp lý, định hướng cho đàm phán Thứ tư, xây dựng được phương án và lộ trình cụ thể cho đàm phán: Đưa ra chương trình hành động, cụ thể hóa những công việc cần làm, phân công trách nhiệm cho các thành viên để triển khai công việc

Trước khi tiến hành đàm phán, phải xác định rõ nhu cầu, mục tiêu của cuộc đàm phán, lựa chọn đề tài, thời điểm và sau đó mới giành quyền chủ động và kiểu soát được tình hình trong quá trình đàm phán.

Sự cần thiết của hoạt động thu thập và xử lý các thông tin cần thiết cho đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế

Thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán Công tác thu thập và xử lý tài liệu chiếm nhiều thời gian nhất nhưng là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị Nhiều cuộc đàm phán không đem lại kết quả là do khâu chuẩn bị vội vã, hời hợt, thiếu tài liệu, thiếu thông tin cần thiết Vì vậy, một cuộc đàm phán muốn đạt hiệu quả cao nhất, không nên giới hạn việc thu thập thông tin Để đàm phán diễn ra thành công đòi hỏi các bên tham gia đàm phán cần tiến hành nghiêm cứu các lĩnh vực thông tin bao gồm: nghiên cứu đối tác, nghiên cứu thị trường

Thứ nhất là tìm hiểu về tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, uy tín kinh doanh của đối tác Những thông tin vềtư cách pháp nhân giúp nắm được tính hợp pháp của đối tác giao dịch Năng lực tài chính và uy tín kinh doanh của đối tác là những thông tin quan trọng giúp xác định phần nào tư cách kinh doanh của đối tác

Thứ hai là tìm hiểu về nhu cầu, mục đích và mục tiêu kinh doanh của đối tác làm cơ sở để cân nhắc các mục tiêu, chiến lược, chiến thuật đàm phán Xác định rõ mục tiêu khi bước vào đàm phán là việc vô cùng quan trọng để giúp ta chủ động đàm phán, nghiên cứu phân tích, đánh giá, hiểu được lợi ích của đối phương là gì, mục tiêu ưu tiên đến đâu, lại càng có ý nghĩa quyết định thắng lợi trong đàm phán của doanh nghiệp

Thứ ba là nghiên cứu nhân sự trong đoàn đàm phán của đối tác, cần tìm hiểu năng lực sở trường, kinh nghiệm, tính cách, sở thích, quyền hạn của từng người trong đoàn đàm phán Đàm phán là hoạt động giao tiếp, do vậy nắm bắt được thông tin về con người của đối tác sẽ giúp doanh nghiệp xác định được thái độ ứng xử phù hợp với từng người, dựđoán trước được phản ứng của họ, khắc phục những trở ngại trong giao tiếp

Thứ tư là đánh giá thế mạnh và hạn chế của đối tác Khi đánh giá được thế mạnh và hạn chế của đối phương, doanh nghiệp sẽ vững tâm đề ra đối sách thích hợp cho mỗi trường hợp, chủ động được khi tiến, khi lùi đến đâu là vừa phải Nhờ đó, sẽ chủđộng dẫn dắt đàm phán, không để cho đàm phán đổ vỡ, luôn duy trì được quan hệ hợp tác

Nghiên cứu về hàng hóa, dịch vụ hoặc đối tượng của hoạt động đàm phán Các thông tin về yêu cầu đối với sản phẩm của khách hàng

Nghiên cứu về tình hình cung cầu, giá cả thị trường của mặt hàng định mua bán, có thể dự báo tình hình cung và cầu cho thời gian tới, xu hướng biến động giá cả trên thị trường, những quy định về sản phẩm tiêu dùng trên thị trường

Nghiên cứu về cạnh tranh, cần phải nắm vững tình hình cạnh trạnh trên thị trường ở thời điểm đang chuẩn bị tiến hành đàm phán

Nghiên cứu về điều kiện vĩ mô của thị trường

Nghiên cứu về điều kiện cơ sở hạ tầng, giao thông vận tải, phục vụ việc vận chuyển hàng hóa

Nghiên cứu về điều kiện tài chính và thanh toán, điều kiện giao dịch khác để lựa chọn một phương thức giao dịch hợp lý

Vấn đề đàm phán thường có liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau, do vậy cần nghiên cứu kỹ từng lĩnh vực để có đối sách thích hợp

N Ộ I DUNG

Hoạt động chuẩn bị đàm phán của Công ty công nghệ Sojii đến từ Nhật Bản

Tạo một mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với đối tác, qua đó giữa hai bên sẽ đưa ra được một lượng thông tin đầy đủ, chính xác về loại hàng hóa cung cấp, đưa đến một thỏa thuận thống nhất về các yếu tố chi phí, hợp đồng cung ứng Tìm kiếm lợi ích chung để tối đa hóa lợi nhuận mà không làm ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa các bên từ đó sẽ đẩy mạnh được hoạt động sản xuất của công ty và các mặt hàng kinh doanh sẽ mở rộng quy mô hơn.

Mục tiêu chủ yếu: Sojii đặt mục tiêu trở thành nhà cung cấp chính của Balin Đơn hàng đầu tiên xuất khẩu được tối thiểu 15.000 màn hình LED với giá 1000USD/sản phẩm

Mục tiêu thứ yếu: Tạo được mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, cùng nhau hợp tác lâu dài Mở rộng thị trường kinh doanh sang Australia, quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp Đồng thời học hỏi công nghệ của nước bạn để đổi mới doanh nghiệp

Về giá cả: Vì doanh nghiệp xác định hợp tác lâu dài nên giá cả đơn hàng đầu sẽ có giảm giá nhưng không quá 4%

Thời gian giao hàng: Trong vòng 1 tháng và giao hàng 2 đợt Đợt 1 giao 50% và đợt

2 sẽ giao nốt 50% còn lại

Yêu cầu thanh toán: Vì là hợp đồng đầu tiên nên đối tác phải đặt cọc tối thiểu 40% giá trị hợp đồng và thanh toán cho lần giao hàng đầu tiên là 35% và lần thứ hai là 25% Phương thức vận chuyển: Qua đường biển Giá vận chuyển: giá FOB (free on board) Thời gian vận chuyển: Vận chuyển đơn hàng trong vòng 2 tháng kể từ ngày kí kết hợp đồng để không ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh

Bảo hành: Hỗ trợ bảo hành 5 năm cho các thiết bị do lỗi của nhà sản xuất và không bảo hành với các trường hợp hỏng hóc do rơi vỡ, thiên tai

2.1.2Thu thập các thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán

2.1.2.1 Thu th ậ p thông tin v ề đố i tác – Công ty Balin đế n t ừ Australia a) Tư cách pháp nhân

 Tên doanh nghiệp: Công ty Công nghệ Balin

 Lĩnh vực kinh doanh: Công nghệ

 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 1312203403

 Địa chỉ trụ sở chính: 800 Toorak Road , Hawthorn East, Canberra, Úc

 Đại diện pháp lý: James Takka

 Chủ tịch hội đồng quản trị: James Takka

 Giám đốc điều hành: Nathan Le

Giá trị cốt lõi của Balin bao gồm sự tận tâm với khách hàng, thúc đẩy sự đổi mới, hợp tác và trung thực Qua các hoạt động kinh doanh của mình tại Úc, Balin cũng đang nỗ lực để bảo vệ và bảo vệ môi trường tự nhiên

Doanh thu trung bình 2 năm gần nhất: 1,280tỷUSD/năm.

Nhân sự: công ty hiện có 8.000 nhân viên chuyên nghiệp, có kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ với trình độ đào tạo phù hợp với vị trí công việc Ngoài ra, công ty còn có mạng lưới các chi nhánh và đại lý trên cả nước, vì vậy đòi hỏi công ty phải có dây chuyền sản xuất đáp ứng đủ cho chuỗi cung ứng và các hoạt động logistics của công ty Công ty Công nghệ Balin sở hữu và điều hành hơn 2,4 nghìn cửa hàng trên toàn quốc gồm siêu thị, cửa hàng tạp hóa đô thị và cửa hàng tiện lợi Bên cạnh đó, Balin Group còn có một hệ thống cung ứng hàng hóa rộng khắp, gồm nhà máy sản xuất và kho bãi phân phối, đảm bảo nguồn hàng đầy đủ và chất lượng cho các cửa hàng của mình Với quy mô lớn như vậy, Balin Group đã tạo ra số lượng việc làm lớn và đóng góp tích cực cho nền kinh tế trong nước b) Năng lực tài chính

Dựa theo số liệu cho thấy tình hình kinh doanh của công ty ổn định, trừ giai đoạn

2020 diễn ra dịch Covid-19 Tuy nhiên công ty đã vượt qua được giai đoạn khó khăn trên và gặt hái được nhiều thành công Tình hình sản xuất kinh doanh rất khả quan đặc biệt là doanh thu tăng trưởng đều đặn trong 3 năm

Tính đến đầu năm 2023 thì tổng tài sản của công ty Balin ở ngưỡng 6,1 triệu USD tăng 14,3% so với 2022 chủ yếu do sự tăng tài sản cố định Tài sản ngắn hạn và lượng

8 hàng tồn kho của công ty có sự suy giảm đáng kể Điều này cho thấy công ty hoàn thành nhanh chóng các dự án tuy nhiên không có nhiều dự án mới Vốn chủ sở hữu công ty cũng tăng trưởng qua các năm, tăng 1,2% so với 2020, công ty này đang cố gắng duy trì cơ cấu nguồn vốn của mình quanh tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu là 50% Nguồn vốn kinh doanh của công ty tăng dần trong 4 năm gần đây về mặt giá trị.

Tóm lại, với tình hình công ty hiện tại ngoài doanh thu tốt và lợi nhuận tăng trường trong nhiều năm liền thì Balin đang là một công ty sáng giá được kỳ vọng trong tương lai Để duy trì được những điểm mạnh này thì Balin cần tối ưu chi phí và giá vốn, cải thiện biên lợi nhuận cũng như giảm bớt tỷ lệ nợ để giảm bớt rủi ro kinh doanh.

Báo cáo tài chính Công ty Balin trong 4 năm gần nhất

Tổng doanh thu hoạt động kinh doanh

Chi phí bán hàng 57.400 USD 135.870

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 203.77 USD 314.336

332.643 USD 60.774 USD c) Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của Công ty Balin Điểm mạnh:

Thị phần lớn: Balin Group là một trong hai siêu thị lớn nhất ở Úc và có một phần thị phần ổn định Đội ngũ nhân viên đa dạng và kỹ năng cao: Bali Group có một đội ngũ nhân viên đa dạng có nhiều kỹ năng khác nhau, từ phục vụ khách hàng đến quản lý kho hàng và kế toán

Sự tiết kiệm chi phí: Bali Group đã có các chương trình tiết kiệm chi phí hiệu quả, cho phép giữ giá cả cạnh tranh và tăng lợi nhuận

Chiến lược gắn bó với khách hàng tốt, với các chương trình thưởng khách hàng và các ưu đãi thường xuyên Đội ngũ nhân viên tận tâm, đáng tin cậy và có kinh nghiệm

Công ty có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và nhanh chóng chiếm được nhiều sự tín nghiệm của người dân Thông tin của khách hàng cũng được Bali Group bảo mật một cách nghiêm ngặt nên được đối tác an tâm tin tưởng

Bali Group có đa dạng các loại thiết bị sản phẩm, chất lượng tốt và giá cả phải chăng Đáp ứng được nhiều yêu cầu của phía đối tác, đặc biệt là các sản phẩm có tính ứng dụng trong xây dựng và sản xuất Điểm yếu:

Hoạt động chuẩn bị đàm phán của Công ty Công nghệ Balin đến từ Australia

2.2.1 Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán

Mục chủ yếu: Công ty Balin sẽ nhập 10.000 màn hình LCD với giá 1.000 USD/sản phẩm, trong đó chất lượng sản phẩm đạt chuẩn Đồng thời cần kèm theo các dịch vụ khuyến mại, chiết khấu sản phẩm,

Mục tiêu thứ yếu: Trong cuộc đàm phán với phía đối tác Nhật Bản, là một doanh nghiệp lớn nhập khẩu linh kiện điện tử, Balin luôn đặt mục tiêu tạo ra những sản phẩm chất lượng tốt nhất làm hài lòng khách hàng Tìm được nguồn cung cấp nguyên liệu chất lượng để tạo ra những sản phẩm tốt nhất khi đưa ra thị trường Khẳng định thương hiệu trên thị trường Australia

Vì là hợp đồng đầu tiên giữa hai doanh nghiệp, công ty Balin mong muốn có sự ưu đãi riêng cho lần hợp tác này Với vức giá chiết khấu là 12% giá trị hợp đồng

Mục tiêu vận chuyển: Vận chuyển bằng đường biển và sử dụng loại Incomterms

Doanh nghiệp Australia sử dụng Incomterms 2020 loại CIF (Cost, Insurance and Freight): Với điều khoản CIF, doanh nghiệp Australia chỉ cần làm thủ tục thông quan nhập khẩu và đóng các phí thuế liên quan, còn mọi vấn đề về vận chuyển hàng hóa hay bảo hiểm về rủi do sẽ thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp Nhật Bản

Phương thức thanh toán: Coles muốn sử dụng hình thức trả sau tức là nhận đủ hàng rồi mới thanh toán

2.2.2Thu thập các thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán

2.2.2.1 Thu th ậ p thông tin v ề đố i tác Nh ậ t B ả n a) Tư cách pháp nhân

 Tên doanh nghiệp: Công ty Công nghệ Sojii

 Lịch sử thành lập: thành lập vào năm 1939

 Trụ sở chính: Shibaura, Minato, Tokyo, Nhật Bản

 Khu vực hoạt động: Toàn cầu

 Thành viên chủ chốt: Taro Shimada (Giám đốc điều hành) và Satoshi Tsunakawa (chủ tịch)

 Lĩnh vực hoạt động: thiết bị điện tử và công nghệ

Cùng với quá trình phát triển nền kinh tế của đất nước, sau một thời gian dài hoạt động Công ty Công nghệ Sojii ngày càng khẳng định vị thế, thương hiệu của mình trên thị trường trong và ngoài nước bằng việc cung cấp ra thị trường các sản phẩm đa dạng về chúng loại, đáp ứng tốt các yêu cầu chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế Hiện nay, Sojii đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn trong nước và quốc tế Doanh nghiệp đã xây dựng được 5 trụ trở lớn trên cả nước Với thiết bị công nghệ hiện đại nhất của thế giới ngoài ra công ty còn rất chú trọng đâò tạo và phát triển nguồn nhân lực b) Năng lực tài chính

Báo cáo tài chính Sojii 4 năm gần nhất:

Tổng doanh thu hoạt động kinh doanh 774.922 1.083.226 1.862.793 683.221

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 387.942 868.966 1.020.377 388.976

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 237.87 398.78 448.989 80.767 Đơn vị: triệu USD

Nhìn vào bảng ta có thể thấy Sojii tăng trưởng rất nhanh, ngoài trừ năm 2020 do ảnh hưởng của trận đại dịch Covid-19 làm kinh tế của công ti đi xuống mức thấp thì những năm còn lại công ty phát triển rất đều đặn Sojii phát triển nhanh chóng qua từng năm sau đó Ta dễ dàng có thể thấy, chỉ mới hết quý đầu năm 2023 nhưng tổng doanh thu của Sojii đã chiếm đến 36,68% tổng doanh thu hoạt động kinh doanh của năm 2022 và 88,17% của năm 2020 Lý giải cho việc tăng trưởng thần tốc này là do Sojii đã tìm được nguồn cung cấp đầu vào uy tín, chất lượng mà giá lại hạt rẻ, cộng với sự uy tín trong hơn 20 năm của mình, khách hàng nhanh chóng biết niềm tin của mình đặt ở đâu là đúng chỗ Giá vốn bán hàng được tối ưu dần qua các năm Điều này là do doanh nghiệp đã tìm được lời giải cho bài toán đầu vào nguyên vật liệu của mình

Tính đến đầu năm 2023 thì tổng tài sản của công ty Sojii ở ngưỡng 7,1 triệu USD tăng 22,6% so với 2022 Tài sản ngắn hạn và lượng hàng tồn kho của công ty có sự suy giảm đáng kể Điều này cho thấy công ty hoàn thành nhanh chóng các dự án tuy nhiên không có nhiều dự án mới Vốn chủ sở hữu công ty cũng tăng trưởng qua các năm, tăng 2,1% so với 2020 Nguồn vốn kinh doanh của công ty tăng dần trong 4 năm gần đây về mặt giá trị

Tóm lại, với tình hình hiện tại thì Sojii đang là một doanh nghiệp rất có triển vọng để hợp tác Với sự uy tín về cả chất lượng lẫn dịch vụ của mình, dự rằng đây sẽ là một đối tác làm ăn lâu dài của Balin trong tương lai Tuy nhiên vẫn cần cải thiện biên lợi nhuận cũng như giảm bớt tỷ lệ nợ để giảm bớt rủi ro kinh doanh c) Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của Công ty Sojii Điểm mạnh:

Dòng sản phẩm đa dạng: Sojii sản xuất và cung cấp nhiều dòng sản phẩm khác nhau như TV, điện thoại, máy ảnh, thiết bị gia dụng, hệ thống âm thanh và ánh sáng, máy tính xách tay và nhiều sản phẩm khác Điều này cho phép công ty tiếp cận được đến nhiều thị trường khác nhau và tăng khả năng tăng trưởng doanh thu Sáng tạo và nghiên cứu phát triển: Sojii đã đầu tư mạnh vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

Sojii là một thương hiệu nổi tiếng với một lịch sử lâu đời và uy tín trong lĩnh vực sản xuất điện tử tiêu dùng và các sản phẩm liên quan

Công ty đã đầu tư nhiều vào nghiên cứu và phát triển, đưa ra nhiều sản phẩm mới và sáng tạo

Sojii có mạng lưới phân phối toàn cầu và có mặt ở nhiều thị trường khác nhau Công ty đã đưa ra nhiều cam kết về bảo vệmôi trường và phát triển bền vững Điểm yếu:

Tốc độ ứng dụng chậm: Công ty Sojii có thể làm chậm ứng dụng thích ứng với sự thay đổi trong thị trường Điều này có thể dẫn đến mất khả năng cạnh tranh và giảm doanh thu

Sản xuất và quản lý chi phí: Sojii phải đối mặt với áp lực để giảm chi phí sản xuất để cạnh tranh với các đối thủ trong nước và quốc tế Tuy nhiên, điều này yêu cầu công ty phải đầu tư vào công nghệ sản xuất sản phẩm mới và hiệu quả hơn để giảm chi phí sản xuất, đồng thời phải duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình Nếu không thể quản lý hiệu quả chi phí, công ty có thể đối mặt với rủi ro về sự cạnh tranh và lợi nhuận giảm

Sojii đã gặp khó khăn trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau ngoài lĩnh vực điện tử tiêu dùng, như lĩnh vực ô tô và hệ thống điện

Có nhiều cơ hội để phát triển các sản phẩm mới trong lĩnh vực Internet of Things (IoT) và nhà thông minh

Có nhiều cơ hội để mở rộng các hoạt động kinh doanh ở các thị trường mới, đặc biệt là các thị trường đang phát triển như Trung Quốc và Ấn Độ

Có thể tận dụng cơ hội từ các cam kết về bảo vệ môi trường và phát triển bền vững để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới

Có nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh trong các thị trường truyền thống của Sojii, và có thể có sự chuyển đổi sang các công nghệ mới như IoT

Các vấn đề liên quan đến thương mại và chính sách có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty

Các sự cố tự nhiên và các vấn đề an ninh có thể gây ảnh hưởng đến sản xuất và cung ứng của công ty

2.2.2.2 Thu th ậ p thông tin v ề đối tượ ng kinh doanh