Tác giả Trang 13 TÓM TẮT Luận văn này được thực hiện với các mục đích phân tích thực trạng công tác quản lý dự án công nghệ thông tin theo các tiêu chí ngành điện tại Công ty Điện lực
NỘI DUNG
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG
1.1 Tổng quan về dự án công nghệ thông tin
Trong phần này, luận văn sẽ giới thiệu các quan điểm về các dự án và dự án CNTT:
1.1.1 Khái niệm dự án và dự án công nghệ thông tin
Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định”
Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng
Tại điều 2, khoản 1 của nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ định nghĩa như sau: “Dự án công nghệ thông tin là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật,phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin”
Về mặt hình thức, nghị định 102/2009/NĐ-CP nêu rõ “dự án CNTT là một tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí nhằm cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin, theo một kế hoạch được định trước để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai.Trên góc độ quản lý, dự án CNTT là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các hiệu quả vận
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT NGÀNH ĐIỆN
Tổng quan hiệu quả quản lý dự án CNTT
Tính đồng nhất: Các dự án đầu tư phải tuân thủ các quy định chung của các cơ quan chức năng về hoạt động đầu tư, kể cả các quy định về thủ tục đầu tư Với các dự án đầu tư quốc tế còn phải tuân thủ quy định chung mang tính quốc tế”
1.1.4 Phân loại dự án công nghệ thông tin
Theo Từ Quang Phương (2012) có 2 loại dự án: Dự án phần cứng là triển khai lắp đặt, đưa trang thiết bị công nghệ, phần cứng vào hoạt động (VD: Dự án lắp đặt hệ thống xử lý chất thải nguy hại chì niêm điện kế.v.v.); Dự án phần mềm là triển khai ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý, an ninh, hoạt động sản xuất (VD: Dự án an ninh mạng, xây dựng cơ sở dữ liệu… )
1.2 Tổng quan hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin
1.2.1 Tổng quan về quản lý dự án CNTT
1.2.1.1 Khái niệm quản lý dự án CNTT
“Công nghệ Thông Tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin” (Trích Wikipedia tiếng Việt) Ở Việt Nam, khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật Công Nghệ Thông Tin ban hành ngày 29/06/2006: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số” Như vậy dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến việc xây dựng, phát triển, áp dụng các hệ thống phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông
“Khái niệm quản lý dự án là quá trình tổ chức lập kế hoạch, phân bổ điều phối thời gian, nguồn lực và tổ chức triển khai thực hiện, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đạt được yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ, hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt và bằng những phương pháp, điều kiện tốt nhất cho phép” (Từ Quang Phương, 2012)
Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Khái niệm quản lý dự án công nghệ thông tin là quản lý dự án thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, có sự độc lập, riêng biệt và có điểm bắt đầu – kết thúc nhằm cho ra một sản phẩm cụ thể cuối cùng Mục tiêu của dự án chính là hoàn thành sản phẩm cuối cùng đúng thời hạn nhưng phải nằm trong phạm vi ngân sách cho phép Sản phẩm dự án công nghệ thông tin phải có chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn khách hàng hay nhà đầu tư đề ra”
1.2.1.2 Đặc điểm vai trò của quản lý dự án công nghệ thông tin
Theo Từ Quang Phương (2012) thì “ Đặc điểm của quản lý dự án công nghệ thông tin là:
Thứ nhất, “ hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi một số lượng vốn lớn (do chi phí cho đầu tư cho các thiết bị công nghệ thông tin thường rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu tư
Thứ hai, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường mang lại kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc Do đặc thù của các sản phẩm công nghệ thông tin là được tạo ra để trợ giúp hoạt động sản xuất chính Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rất khó ” khăn
Thứ ba, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường chịu rủi ro về mặt công nghệ, “ tức là kết quả của các hoạt động đầu tư có nhiều nguy cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tư công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn Lí do là ngày nay, công nghệ thông tin thường xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt Cho nên có thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra ” đời
Thứ tư, các thành quả của hoạt động đầu tư có giá trị sử dụng không lâu và đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật, nâng cấp “ Cũng do tốc độ phát triển như vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để từ đó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của mình”
Mục tiêu và vai trò của quản lý dự án công nghệ thông tin:
Mục tiêu “ cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành được các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho ” phép Đảng và Nhà nước ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại Trong những năm gần đây, quản lí dự án công nghệ thông tin đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng theo theo xu hướng chung của thế giới Do đó, để quản lí dự án công nghệ thông tin thành công trong điều kiện nguồn lực hạn chế là vấn đề mà các nhà quản lí và các nhà khoa học quan tâm
Chính vì vậy, Quản lý dự án công nghệ thông tin có vai trò rất quan trọng thể hiện ở những điểm sau: Quản lý theo dự án là quản lý hoàn thiện một quá trình để đạt được mục tiêu nhất định đã đề ra; Quản lý theo dự án cho phép nâng cao hiệu lực và tinh giảm bộ máy quản lý của đơn vị; Cho phép phân tích, tổng hợp và mô hình hoá toàn bộ quá trình theo một chu trình khép kín; Quản lý theo dự án nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa các giải pháp kỹ thuật, kinh tế xã hội để đạt mục tiêu chung
1.2.1.3 Quy trình các giai đoạn quản lý dự án công nghệ thông tin
“Theo Nghị định 59/2015/NĐ-CP của Chính phủ về “Quản lý dự án đầu tư xây dựng và Nghị định 102/2009/NĐ-CP của Chính phủ về Quy định trình tự đầu tư dự án công nghệ thông tin gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án, giai đoạn kết thúc dự án đưa vào sử dụng
Hình 1.1: Các giai đoạn quản lý dự án
Nội dung các giai đoạn quản lý dự án công nghệ thông tin:
Giai đoạn chuẩn bị dự án CNTT:
Giai đoạn chuẩn bị dự án là thực hiện tất cả các công tác liên quan để xây dựng dự án đầu tư CNTT (Báo cáo khả thi), trình lên cấp có thẩm quyền thẩm định phê duyệt Đây là giai đoạn rất quan trọng, quyết định đến sự thành công việc thực hiện Tùy theo tính chất, quy mô của từng dự án để chọn các công tác thích hợp như: Khảo sát thị trường, nguồn vốn, nguồn cung cấp, lựa chọn và khảo sát địa điểm, quy mô, phương án đầu tư,
Nội dung công tác quản lý dự án CNTT trong giai đoạn này là lập, thẩm định, phê duyệt nhiệm vụ, phương án kỹ thuật và dự toán chi phí các công tác tư vấn trong giai đoạn chuẩn bị dự án bao gồm: Lập, thẩm định, phê duyệt nhiệm vụ khảo sát; Lập, thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí tư vấn khảo sát; Lập, thẩm định, phê duyệt nhiệm vụ lập Báo cáo KTKT; Lập, thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí tư vấn lập BCNCKT/BCKTKT; Lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu các gói thầu tư vấn trong giai đoạn chuẩn bị dự án (Khảo sát, lập BCNCKT/BCKTKT, ); Tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn; Trình thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tư vấn; Ký kết hợp đồng tư vấn và triển khai thực hiện hợp đồng tư vấn; Trình thẩm định, phê duyệt BCNCKT/BCKTKT và kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự án
Giai đoạn thực hiện dự án CNTT:
Giai đoạn thực hiện dự án gồm các công tác tiếp nhận mặt bằng; lập dự toán gói thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; ký hợp đồng mua sắm, thi công xây dựng; tổ chức triển khai thực hiện hợp đồng; giám sát công trình
THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC TÂY NINH
Khái quát về Công ty Điện lực Tây Ninh
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Sau ngày 30/4/1975, khi đất nước hoàn toàn giải phóng, lực lượng cách mạng đứng đầu là Ông Nguyễn Văn Cung, được sự chỉ đạo của Lãnh đạo chính quyền tỉnh Tây Ninh thực hiện tiếp quản ngành điện tại địa phương, có tên gọi là Trung tâm Điện lực Tây Ninh Bước đầu, Trung tâm Điện lực Tây Ninh ổn định tổ chức, động viên tất cả công nhân viên chức trở lại làm việc bình thường và thực hiện sửa chữa, khắc phục ngay những thiết bị, đường dây bị hư hỏng để đảm bảo việc cung cấp điện Thời điểm này, khối lượng quản lý ban đầu rất ít, khoảng 21km đường dây trung áp và 23km đường dây hạ áp Tổng số khách hàng mà ngành điện lực quản lý chỉ có khoảng 4.039 khách hàng, chủ yếu là các cơ quan hành chính, quân sự tại tỉnh lỵ, một vài huyện lỵ của chính quyền Sài gòn cũ để lại và một số hộ dân tại trung tâm tỉnh Tây Ninh Sản lượng điện thương phẩm khoảng 3,8 triệu kWh/năm Trên địa bàn tỉnh Tây Ninh chỉ có một vài nơi có điện từ nguồn máy phát điện Diesel, cấp điện chủ yếu tập trung ở các khu vực Thị xã, thị trấn Hòa Thành, Châu Thành, Trảng Bàng và Gò Dầu
Ngày 07/8/1976, Trung tâm Điện lực Tây Ninh được đổi tên thành Sở Quản lý và Phân phối điện Tây Ninh theo Quyết định số 1594 QĐ/TCCB3 của Bộ Điện và Than
Từ năm 1980 đến 1996, Sở Quản lý và Phân phối điện Tây Ninh được chính quyền tỉnh Tây Ninh đổi tên thành Sở Điện lực Tây Ninh
Ngày 08/3/1996, Sở Điện lực Tây Ninh đổi tên thành Điện lực Tây Ninh theo Quyết định số 242/ĐVN/TCCB-LĐ của Tổng công ty Điện lực Việt Nam
Trong năm 2010, Điện lực Tây Ninh được đổi tên thành Công ty Điện lực Tây Ninh trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Nam theo Quyết định số 235/QĐ-EVN ngày 14/4/2010 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Năm 2010, khối lượng quản lý đường dây của Điện lực Tây Ninh là 2.254,17km đường dây trung áp 3.922,1km đường dây hạ áp và 5.578 trạm biến áp phân phối với tổng công suất lắp đặt là 613,1MVA, 7 trạm 110kV tổng công suất là 325MVA, số khách hàng mua điện trực tiếp là 286.324 khách hàng, sản lượng điện thương phẩm tương ứng là 1.161,9 triệu kWh/năm Tổng số lao động là 667 người
Trong giai đoạn 2010-2017, công tác dịch vụ khách hàng, chất lượng điện năng được đưa lên hàng đầu, lưới điện tiếp tục phát triển theo hướng hiện đại hóa, lấy chất lượng làm trọng tâm Giai đoạn này chủ yếu phát triển về chiều sâu, tuy khách hàng tăng ít nhưng nhu cầu sử dụng điện của phụ tải tăng rất cao Nên việc đầu tư mở rộng tăng ít, chủ yếu tập trung các nguồn vốn để nâng cấp lưới điện, đảm bảo truyền tải công suất lớn cho các phụ tải sử dụng
Tính đến tháng 12/2017, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh được cấp nguồn qua 12 trạm biến áp 110kV với 22 máy, tổng dung lượng 1.121MVA và 01 trạm 110kV chuyên dùng với công suất là 2x31,5MVA, nhận điện từ 02 trạm 220/110kV Tây Ninh và Trảng Bàng với 04 máy, tổng dung lượng 1.000MVA, ngoài ra còn được dự phòng từ 2 nguồn 110KV Bình Long và Thác Mơ, tất cả các trạm 110kV đã đạt chuẩn điều khiển, giám sát vận hành từ xa Tính đến 31/12/2017, Công ty Điện lực Tây Ninh hiện quản lý vận hành đến 2.719 km đường dây trung áp, 4.582 km đường dây hạ áp, 8.766 trạm biến áp với 1.171 MVA, lưới điện đã đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của nhân dân địa phương với số lượng hơn 388.306 khách hàng, đạt 99,59% số hộ có điện Sản lượng điện thương phẩm thực hiện năm 2017 khoảng 3.075 triệu kWh Tổng số lao động là 806 người
Tính đến 31/12/2019, tổng số khách hàng là 422.105 khách hàng, trong đó có 368.772 khách hàng sinh hoạt (87,36%) và 53.333 khách hàng ngoài mục đích sinh hoạt (12,64 %) Khối lượng quản lý toàn tỉnh Tây Ninh có 314 km đường dây 110kV; 13 TBA 110kV (với tổng dung lượng 1.167 MVA); 3.511 km đường dây trung áp; 9.597 TBA (tổng dung lượng 1.336,65MVA); 4.732 km đường dây hạ áp
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Công ty Điện lực Tây Ninh với chức năng, nhiệm vụ chính là quản lý, phân phối và phát triển điện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh, an sinh xã hội và các nhu cầu thiết yếu trong sinh hoạt, sản xuất của người dân Nhận thức được để có thể hoàn thành
30 chức năng nhiệm vụ trên, đảm bảo cung cấp điện liên tục, ổn định cần phải có sự đầu tư mạnh mẽ về cơ sở vật chất, hạ tầng cơ bản Bên cạnh đó được sự quan tâm của các sở ban, ngành của tỉnh Tây Ninh và lãnh đạo Tổng công ty, Công ty Điện lực Tây Ninh đã sử dụng bằng nhiều nguồn vốn khác nhau (vốn phụ thu, WB, AFD, JIBIC, KFW…) tập trung cải tạo, phát triển lưới điện nông thôn, ổn định điện áp vùng sâu, vùng xa, vùng biên giới, phát triển lưới điện thành thị, tạo nhiều mạch vòng đảm bảo việc cung cấp điện
Khi mới tiếp quản ngành Điện, số khách hàng mua điện trực tiếp là 4.039 khách hàng với 21 km đường dây trung áp, 23 km đường dây hạ áp Việc đầu tư xây dựng lưới điện trong những năm đầu cũng hạn chế do đất nước còn nhiều khó khăn, thiếu vốn để đầu tư cơ sở hạ tầng Đến thời điểm năm 1985 số khách hàng mua điện trực tiếp tăng thêm 40% đạt 5.655 khách hàng với 113 km đường dây trung áp, 37,2 km đường dây hạ áp
Bước ngoặc lớn của đất nước sau Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng năm 1986 chuyển nền kinh tế đất nước từ tập trung bao cấp dần sang kinh tế thị trường nhiều thành phần Đến năm 2001 số khách hàng mua điện trực tiếp là 34.639 khách hàng với 1.429,74 km đường dây trung áp, 1.283,08 km đường dây hạ áp và 2.717 trạm biến áp phân phối với tổng công suất lắp đặt là 146,983MVA Các nguồn vốn để đầu tư lưới điện tăng nhiều chủ yếu là vốn ngân sách, vốn phụ thu, vốn tự có của ngành Điện Chủ yếu phục vụ tiêu dùng dân cư và một phần công nghiệp chế biến
Các cột mốc đầu tư xây dựng nổi bật như sau:
Năm 1980 điện lưới quốc gia được đưa về huyện Trảng Bàng
Năm 1983, điều 02 tổ máy phát 1.500kW/máy từ Vinh về Tây Ninh nâng tổng công suất máy phát lắp trên địa bàn là 10.250kW
Năm 1985, triển khai đầu tư lưới điện trung áp từ Trảng Bàng về Thị xã dọc theo Quốc lộ 22B
Năm 1990 đưa vào vận hành trạm 66/15kV Tây Ninh
Năm 1995, triển khai điện khí hóa tại các xã Hòa Hội – Hòa Thạnh – Biên Giới, Hảo Đước – Phước Vinh, Trại Bí – Hòa Hiệp, Đồng Pan – Suối Dây – Tân Thành
Năm 1997, 100% các xã, phường, thị trấn trong tỉnh Tây Ninh có điện lưới Quốc gia
Năm 2000 - 2006: Thực hiện tiếp nhận lưới điện hạ áp nông thôn và thực hiện theo đề án “Đề án chuyển đổi mô hình quản lý điện nông thôn tại Tây Ninh” của UBND tỉnh Tây Ninh
Năm 1998 - 2006: Tiếp tục triển khai thực hiện Điện khí hóa lưới điện nông thôn tại các xã: Bình Minh – Thành phố Tây Ninh, Tân Lập – Tân Biên, Phước Thạnh – Gò Dầu, Ninh Thạnh – Thành phố Tây Ninh, Lộc Hưng –Trảng Bàng và Tân Hội –Tân Châu; Cầu Khởi – Dương Minh Châu, Bình Thạnh – Trảng Bàng, Trường Đông – Hòa Thành
Năm 2007, thực hiện hoàn tất nâng cấp lưới điện trung áp trên địa bàn tỉnh Tây Ninh vận hành từ 15kV lên vận hành 22kV
Công ty Điện lực Tây Ninh thực hiện ứng vốn Tỉnh để đầu tư cấp điện cho khu vực chưa có điện huyện Tân Biên vào năm 2010 và Khu dân cư Chàng Riệc – huyện Tân Biên vào năm 2012
Tập Đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Điện lực miền Nam đã đầu tư đưa vào vận hành các công trình lưới điện truyền tải trên địa bàn tỉnh Tây Ninh như: trạm 220/110kV Trảng Bàng, 220/110kV Tây Ninh (năm 2016); trạm 110/22kV Tây Ninh, trạm 110/22kV Tân Hưng (năm 2000), trạm 110/22kV Thạnh Đức, trạm 110/22kV Trảng Bàng, trạm 110/22kV KCN Trảng Bàng, trạm 110/22kV Bến Cầu (năm 2006), trạm 110/22kV Tân Biên (năm 2008), trạm 110/22kV Xi măng FICO (năm 2009), trạm 110/22kV Suối Dộp (năm
2012), trạm 110/22kV Phước Đông (năm 2014), trạm 110/22kV Phước Đức (năm 2015), trạm 110/22kV Hòa Thành (năm 2016) và trạm 110/22kV An Hòa (năm 2017)
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Điện lực Tây Ninh
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Điện lực Tây Ninh
Về hình thức pháp lý:
Đánh giá thực trạng hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin Công ty Điện lực Tây Ninh
2.2.1 Đánh giá thực trạng quản lý chất lượng dự án công nghệ thông tin
2.2.1.1 Về điều kiện năng lực của cán bộ thực hiện dự án công nghệ thông tin
Theo Nghị định 102 về năng lực cán bộ làm công tác quản lý dự án công nghệ thông tin đã đáp ứng được yêu cầu chung
Bộ phận Quản lý dự án gồm có:
- Trưởng phòng có trình độ thạc sỹ chuyên ngành về kinh tế
- Phó phòng quản lý dự án tốt nghiệp ngành kế toán, có nhiều năm kinh nghiệm trong hoạt động quản lý dự án ứng dụng CNTT của đơn vị
- Đội ngũ chuyên viên bộ phận quản lý dự án đều đạt trình độ đại học Các chuyên viên bộ phận quản lý dự án đều đã từng tham gia các hoạt động trong các dự án lớn hoặc đã có kinh nghiệm làm việc tại các công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Nhân lực quản lý chất lượng của các dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh đã đáp ứng rất tốt cho yêu cầu của công việc, đội ngũ năng động và nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và đáp ứng được yêu cầu của công việc góp phần to lớn trong công tác cải cách hành chính của Công ty Điện lực Tây Ninh trong những năm gần đây
2.2.1.2 Về các biện pháp để đảm bảo chất lượng quản lý dự án công nghệ thông tin
Các biện pháp để đảm bảo chất lượng quản lý dự án công nghệ thông tin bao gồm cụ thể như sau:
Biện pháp 1: Kiểm định các gói công việc đã hoàn thành cũng như đang thực hiện để đảm bảo đúng với kế hoạch chất lượng dự án công nghệ thông tin
Biện pháp 2: Kiểm định chất lượng các gói công việc là các điểm phụ thuộc trên đường giới hạn
Biện pháp 3: Kiểm định việc quản lý phiên bản và quy trình quản lý cấu hình các dự án nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành viên đang sử dụng cùng một phiên bản hệ thống công nghệ thông tin Các cấu hình ban đầu đã được ghi lại và các thay đổi về cấu hình đã được phê duyệt và ghi chép lại
Biện pháp 4: Phân tích biến động về chất lượng để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn để Trước khi thực hiện hiệu chỉnh cần xác định nguyên nhân này
Biện pháp 5: Đề cao mức độ chấp nhận các rủi ro đã được xác định trong quá trình lập kế hoạch, Giám đốc dự án hoặc chủ đầu tư sẽ dựa vào đây để quản lý dự án công nghệ thông tin
2.2.1.3 Công cụ được sử dụng để kiểm soát chất lượng dự án công nghệ thông tin
Công cụ quản lý chất lượng dự án công nghệ thông tin là biểu đồ, được sắp xếp các giá trị để theo dõi rất nhiều yếu tố như: Diễn tả sự phân bố dữ liệu, đánh giá được cả dữ liệu thuộc tính và dữ liệu biến thiên ( đo lường), xác định mức độ biến đổi của quá trình, phân tích sự ngẫu nhiên của sự biến đổi
Quản lý cấu hình: là một kỹ thuật kiểm soát dùng để kiểm tra chính chu trình phát triển dự án, nhiều thành phẩm có giá trị được tạo ra
Hình 2.8: Sơ đồ bộ máy quản lý chất lượng dự án CNTT tại Công ty Điện lực Tây Ninh
(Nguồn Ban Quản lý dự án của Công ty Điện lực Tây Ninh)
2.2.2 Đánh giá thực trạng quản lý khối lượng
2.2.2.1 Các thành tựu ứng dụng dự án CNTT
47 Đến hết năm 2017, “Chiến lược phát triển và ứng dụng dự án CNTT của EVN giai đoạn 2017-2020, tầm nhìn 2025” đã cơ bản hoàn thành một số mục tiêu và định hướng phát triển ứng dụng CNTT Các mục tiêu chính đạt được như sau:
Tất cả các hoạt động chủ chốt của EVN, EVNSPC và Công ty trong các lĩnh vực phát điện, truyền tải, phân phối, điều độ, kinh doanh, thị trường điện, đầu tư và các lĩnh vực khác… được áp dụng các hệ thống phần mềm từ dự án CNTT phục vụ quản lý, điều hành SXKD điện của Tập đoàn
Các dự án CNTT cải tạo hệ thống phần mềm được thiết kế thuận tiện cho việc mở rộng, nâng cấp, đảm bảo độ an toàn và bảo mật thông tin, đảm bảo tính mở, linh hoạt
Các dự án CNTT cải tạo hệ thống phần mềm hiện hữu được hiệu chỉnh, nâng cấp phù hợp với yêu cầu mới trong quản lý của EVN, EVNSPV và Công ty Cụ thể các hệ thống phần mềm đã được nâng cấp trong giai đoạn từ năm 2014 đến nay gồm: Nâng cấp hệ thống quản lý khách hàng dùng điện CMIS 3.0, Nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, luồng công việc E-Office 3.0 có chữ ký số, Nâng cấp hệ thống quản lý nguồn nhân lực HRMS 2.0; Nâng cấp cổng thông tin nội bộ EVN Portal; Nâng cấp trang Web đấu thầu điện tử ngành điện; Nâng cấp cổng thông tin pháp chế…
Triển khai đồng bộ, theo đúng lộ trình các dự án CNTT cải tạo hệ thống phần mềm dùng chung như: Hệ thống quản lý tài chính – vật tư (ERP); Hệ thống Quản lý kỹ thuật nguồn và lưới điện (PMIS); Hệ thống Quản lý đầu tư xây dựng (IMIS); Hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu đo đếm (MDMS); Hệ thống thu thập dữ liệu công tơ điện tử (EVNHES); Xây dựng hệ thống chữ ký số nội bộ (EVNCA), Xây dựng cổng thông tin điều hành công tác kinh doanh và dịch vụ khách hàng tại
Hoàn thành xây dựng dự án CNTT cập nhật và khai thác kho dữ liệu MDMS của EVN và các Tổng công ty phục vụ hoạt động phân tích, hỗ trợ ra quyết định
Các dự án CNTT cải tạo hệ thống phần mềm dùng chung của EVN và đặc thù của đơn vị cơ bản được triển khai theo lộ trình hợp lý Công tác xây dựng và triển khai các hệ thống phần mềm dùng chung tại Công ty Điện lực Tây Ninh đến nay đã được những kết quả sau:
Các dự án CNTT cải tạo hệ thống ứng dụng quản lý đang triển khai áp dụng tại Công ty Điện lực Tây Ninh:
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Công ty Điện lực Tây Ninh
2.3.1.Phân tích đánh giá yếu tố khách quan
2.3.1.1 Cơ chế, chính sách, tổ chức:
Theo phụ lục khảo sát, yếu tố cơ chế, chính sách được xếp thứ hai, với tỷ lệ 68,5% đồng ý trong tổng số phiếu khảo sát
Việc áp dụng hiệu quả công tác quản lý dự án trong quá trình quản lý dự án công nghệ thông tin ngành điện tại Công ty Điện lực Tây Ninh là cần thiết và cấp bách Trong tổng số 35 phiếu khảo sát, 65,7% là rất cần thiết, 34,3% là cần thiết Điều này thể hiện có sự nhận thức cao về yêu cầu cấp bách cần áp dụng hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin tại công ty Điện lực Tây Ninh Các quy định, quy trình hiệu quả quản lý dự án trong quản lý dự án công nghệ thông tin tại Công ty đang áp dụng, chủ yếu theo quy định chung của nhà nước, của ngành Còn có ít và thiếu những quy định hướng dẫn cụ thể của đơn vị Có đến 74,3% phiếu khảo sát cho rằng cần phải hoàn thiện
Việc thực hiện công tác hiệu quả quản lý dự án trong quản lý dự án công nghệ thông tin tại Công ty chủ yếu gặp khó khăn 74,3% do các yếu tố: Thiếu nhân lực có chuyên môn trong quản lý dự án Trình độ nhân viên không đồng đều; Quy chế, quy định thay đổi chồng chéo; Đơn vị chưa có các chính sách cụ thể,
Hiện trạng việc vận hành, áp dụng quy định, quy trình hiệu quả quản lý dự án trong công tác quản lý dự án CNTT tại Công ty Điện lực Tây Ninh được thể hiện qua các nội dung:
Quản lý hệ thống và các quá trình: Công ty thực hiện áp dụng (chủ yếu) hiệu quả quản lý dự án theo các quy trình, quy định của nhà nước, của đơn vị được đánh giá ở mức được thực hiện (từ 3,20 đến 3,40 điểm/5 – Phụ lục 1) Hầu như không có hoặc rất ít cải tiến để đem lại kết quả tốt hơn (3,00 điểm/5) Các quy trình, quy định của Công ty chủ yếu dẫn
58 giải từ quy định chung của nhà nước Chưa có quy định riêng, cụ thể Việc triển khai, ban hành các quy định này cũng ớ mức độ đạt yêu cầu
Hệ thống tài liệu cơ bản là có (3,43 điểm/5), tuy nhiên chưa thực sự sẵn sàng, đáp ứng và phù hợp với hoạt động thực tế Việc soạn thảo lại hay sửa đổi, bổ sung, cải tiến tài liệu ở mức thực hiện tương đối bị động (3,14 điểm/5)
Trách nhiệm của lãnh đạo trong hoạch định, điều chỉnh và truyền đạt định hướng hoạt động hiệu quả quản lý dự án công nghệ thông tin ngành điện của Công ty, cũng như đảm bảo tính sẵn có của các nguồn lực hay tham gia trong quá trình xây dựng – duy trì và cải tiến hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện ở mức được thực hiện (3,31-3,57 điểm/5) Tuy nhiên thực tế chưa thực sự chú trọng hay có quan tâm cao trong nội dung này Đơn vị chưa có lãnh đạo chuyên trách, có nghiệp vụ về quản lý dự án trong Ban giám đốc
Hoạt động nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu đầu tư, đáp ứng sự mong đợi của người sử dụng về sản phẩm dự án CNTT được thực hiện một cách bị động (2,83 điểm/5) Công ty chưa có bộ phận chuyên trách cho nhiệm vụ này Việc triển khai thực hiện những yêu cầu bắt buột và Công ty ở mức có thực hiện (3,34 điểm/5)
Chính sách chất lượng: Công ty chỉ có chính sách chung, chưa có chính sách cụ thể cho các nội dung chất lượng trong hoạt động hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện Do đó công tác hoạch định chất lượng cũng chưa được triển khai cụ thể (3,06-3,14 điểm/5)
Trách nhiệm – quyền hạn và thông tin: Việc thiết lập chức năng - nhiệm vụ, trách nhiệm của tổ chức cá nhân quản lý dự án và hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện khá cụ thể, rõ ràng Các thông tin được trao đổi, báo cáo và giải quyết ở mức độ khá (từ 3,31 đến 3,43 điểm/5)
Hoạt động xem xét của lãnh đạo về hiệu quả công tác quản lý dự án CNTT ngành điện được đánh giá khá tốt nhờ những thông tin kịp thời, các ý kiến xác đáng của cơ quan tham mưu về việc tổ chức triển khai nhanh chóng sau đó (3,31-3,63 điểm/5) là một doanh nghiệp 100% vốn nhà nước Những quy chế, chính sách của Công ty cơ bản dựa trên các quy định của Nhà nước, quy chế nội bộ của Tổng công ty
Theo khảo sát, yếu tố nguồn tài chính được xếp thứ 3, chiếm tỷ lệ 68,5% tổng số phiếu khảo sát
Nguồn lực tài chính: Nguồn lực tài chính của Công ty Điện lực Tây Ninh là đảm bảo sẵn sàng Hoạt động kiểm soát nguồn lực tài chính (lập kế hoạch thu – chi, cung cấp, đánh giá hiệu quả sử dụng) cho hoạt động quản lý dự án CNTT ngành điện của Công ty được thực hiện tương đối tốt Cơ quan cấp trên thường xuyên, định kỳ các hoạt động kiểm tra, thanh tra, kiểm toán các chỉ tiêu tài chính cho dự án và công ty cũng qua đó theo dõi và phân tích các chi phí sai hỏng, sự lãng phí trong quá trình quản lý dự án (3,23 – 3,37 điểm/5)
2.3.2 Phân tích đánh giá yếu tố chủ quan
Về nguồn nhân lực cho hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện được đánh giá thấp nhất, trong đó có việc tuyển dụng đào tạo (2,60 điểm/5), đây là một thực tế tồn tại của Công ty Điện lực Tây Ninh
Theo khảo sát , yếu tố con người được xếp đứng đầu chiếm tỉ lệ 82,8% tổng số phiếu khảo sát, điều này hoàn toàn phù hợp với thực tiễn đơn vị
2.3.2.2 Về Công nghệ, máy móc
Yếu tố được đánh giá xếp cuối trong bảng khảo sát Máy móc, công nghệ của đơn vị, chiếm tỉ lệ 71,4% tổng số phiếu khảo sát Yếu tố này mang nhiểu xu hướng tích cực
Đánh giá chung về thực trạng hiệu quả quản lý dự án CNTT
2.4.1 Những kết quả đạt được
Trong giai đoạn từ 2017 đến 2020, Công ty Điện lực Tây Ninh đã thực hiện 12/12 dự án CNTT Công ty đã áp dụng tốt quy định của Nhà nước, của ngành điện về việc quản lý các dự án CNTT của ngành và đem lại hiệu quả kinh tế cao trong sản xuất kinh doanh của Công ty Kết quả 12/12 dự án đạt được cụ thể như sau:
Dự án CNTT “Nâng cao thiết bị mạng truyền dẫn điều hành lưới điện tại các TBA 110kV không người trực” đã mang lại nhiều hiệu quả, tăng năng suất lao động Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng vẫn còn rất nhiều tồn tại cần khắc phục để ngày càng nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng phần mềm nhằm tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí
Dự án nâng cấp hệ thống quản lý tài chính – vật tư FMIS/MMIS (ERP): Đã triển khai, sử dụng tại tất cả các đơn vị trong Công ty Đây là công cụ quản lý tài chính hiện đại và tiên tiến phù hợp với xu thế quản lý chung của thế giới Ứng dụng chủ yếu phục vụ cho công tác quản lý của các đơn vị, người dùng là cán bộ lãnh đạo, các chuyên viên đã được đào tạo sử dụng Việc sử dụng phần mềm đã nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư (không để vật tư tồn đọng, chậm luân chuyển), báo cáo tài chính rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát, tăng hiệu quả làm việc, giảm thời gian đối chiếu chứng từ so với phương pháp bằng thủ công như trước đây
Dự án nâng cấp thiết bị hệ thống quản lý nhân sự (HRMS): Đã hoàn thành triển khai, sử dụng tại tất cả các đơn vị Hệ thống HRMS giúp Công ty quản lý được hơn 986 CBCNV trong toàn Công ty Hệ thống có thể quản lý được từ khâu quản lý công tác bổ nhiệm cán bộ, đăng ký kế hoạch đào tạo, phê duyệt kế hoạch đào tạo đến khâu cuối cùng là quản lý học viên Phần mềm đã phát huy tác dụng trong công tác quản lý và đào tạo nguồn nhân lực, giảm thời gian thống kê bằng thủ công
Dự án cải tạo hệ thống quản lý văn bản, luồng công việc (E-Office) chữ ký số: Được xây dựng với đầy đủ các tính năng, từ tính năng cơ bản như chuyển/tiếp nhận văn bản đến/đi, còn có nhiều tính năng nâng cao như quản lý các nhiệm vụ/chỉ thị/ nghị quyết của HĐTV, TGĐ giao các Ban, đơn vị; Thực hiện ký số văn bản trên hệ thống; Tổ chức quản lý hồ sơ công việc Ứng dụng chữ ký số và văn phòng điện tử giúp giảm phần lớn giấy tờ trong
61 các hoạt động văn phòng và việc luân chuyển, tra cứu hồ sơ, văn bản được thuận tiện và nhanh chóng Đây là một trong các ứng dụng đưa vào sử dụng làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm rất lớn chi phí cho đơn vị, giảm thời gian sao chép công văn và chuyển công văn bằng thủ công, giảm nhân lực thực hiện
Nâng cấp thiết bị hỗ trợ chương trình hệ thống Quản lý đầu tư xây dựng (ĐTXD): Được bắt đầu xây dựng vào cuối năm 2016 và chính thức đưa vào sử dụng tại 239 đơn vị từ tháng 10/2017 đúng theo Nghị quyết của HĐTV, là một trong các phần mềm được đánh giá cao ngay từ khi bắt đầu đưa vào sử dụng nhờ những tính năng mới, phù hợp với yêu cầu quản lý dự án và sát với nhu cầu thực tế nhất
Dự án nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu đo đếm (MDMS): Công ty đã xây dựng và ứng dụng Kho dữ liệu đo đếm dùng chung để lưu trữ, quản lý dữ liệu đo đếm điện năng giao nhận, mua bán giữa EVN và các đơn vị tại các NMĐ, TBA truyền tải, TBA phân phối để chia sẻ, khai thác chung trong EVN phục vụ công tác điều hành sản xuất kinh doanh, từ năm 2017 hệ thống đã được sử dụng để quyết toán điện năng giữa các đơn vị phục vụ quản lý đo đếm giao nhận điện năng đầu nguồn, ranh giới và thanh toán cho các Tổng Công ty, các Nhà máy điện, Trung tâm điều độ HTĐ Quốc gia và Công ty Mua bán điện Phần mềm đã làm tăng hiệu quả trong việc quản lý hệ thống đo đếm từ xa, giảm thời gian và nhân lực để kiểm tra trực tiếp tại hiện trường Tuy nhiên, Công ty cần phải xây dựng quy trình quản lý kết hợp CNTT và kiểm tra trực tiếp tại hiện trường để tránh trường hợp thất thoát điện năng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị
Dự án cung cấp thiết bị thu thập dữ liệu công tơ điện tử (EVNHES): đã được triển khai, áp dụng tại các đơn vị để thu thập dữ liệu công tơ điện tử từ xa của tất cả các chủng loại công tơ có trên lưới của EVN kết nối với hệ thống CMIS, Kho dữ liệu đo đếm, hệ thống MDMS để hỗ trợ công tác ghi chỉ số, tính toán hoá đơn cho khách hàng và giao nhận điện năng nội bộ Phần mềm đưa vào sử dụng đã làm giảm thời gian nhập chỉ số điện, giảm sai sót Việc sử dụng phần mềm đòi hỏi người dùng phải am hiểu và kiểm soát chặt chẽ số liệu
Các dự án còn lại cũng mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công tác sản xuất kinh doanh của Công ty
2.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Việc hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện theo các giai đoạn và những tồn tại hạn chế của Công ty Điện lực Tây Ninh chủ yếu tập trung vào một số công việc sau:
Cơ chế, chính sách, tổ chức:
Dựa trên các quy định của Nhà nước, của ngành Đặt mục tiêu, lợi ích của đất nước, của doanh nghiệp, tập thể người lao động lên trên hết Hướng tới hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện, phát triển doanh nghiệp bền vững
Có chính sách kiện toàn hiệu quả công tác quản lý dự án CNTT ngành điện chung cho Công ty Điện lực Tây Ninh trong thời gian tới
Chính sách quản lý dự án CNTT ngành điện của Công ty Điện lực Tây Ninh đang áp dụng tập trung vào chất lượng và kỹ thuật của dự án Theo chiến lược phát triển, đầu tư dự án CNTT ngành điện là một trong những chiến lược quan trọng, để Công ty chuẩn bị áp dụng Công nghệ số, công nghệ 4.0 ứng dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công tác tổ chức, cơ cấu hiện nay cũng có những vấn đề Việc quản lý dự án và hiệu quả quản lý dự án CNTT ngành điện bằng Ban quản lý dự án,Tổ thực hiện dự án không chuyên, trong đó thành phần là cán bộ, chuyên viên của các phòng ban, đơn vị làm việc kiêm nhiệm khiến hoạt động của các ban, tổ này đôi khi không hiệu quả Chỉ phù hợp khi số lượng dự án không nhiều và quy mô nhỏ
Chính sách tiền lương, thưởng cũng chưa khuyến khích những cá nhân làm việc kiêm nhiệm Công việc nhiều hơn, trách nhiệm cao hơn nhưng cũng chưa có quy định bồi dưỡng thêm cho những người tham gia nhiều dự án Quy chế lương hiện nay có sự chênh lệch giữa các thứ bậc là không cao, lương trung bình chỉ ở mức trung bình khá trong doanh nghiệp Nhà nước nên không tuyển chọn, khuyến khích được những người có tài làm việc
Cũng từ những lý do trên, nhiểu người ngại hoặc né tránh khi được cử tham gia quản lý dự án Do đó, đôi khi Công ty không huy động được hết nguồn nhân lực sẵn có để quản lý dự án một cách tốt nhất
